Sistemas de Informacin de

Gestin en la Logstica
Part I

Mg Ing Fernando A. Giannico

1.1. Tipo de licencia

Esta caracterstica es tan importante que muchas veces es utilizada para diferenciar
los sistemas dentro de un mismo tipo debido al gran impacto que tiene en el coste.
En funcin del tipo de licencia, encontramos dos tipos de sistemas: propietarios y
Opensource.
Los sistemas propietarios son aquellos que requieren del pago de una licencia para
poder ser utilizados. Esta licencia suele estar dividida en dos: la licencia por el
paquete de software y las licencias de usuarios. La primera da derecho a utilizar el
conjunto preciso de funcionalidades que contiene el paquete. La segunda es la
llamada licencia de usuario, requerida para cada usuario que vaya a acceder a esa
funcionalidad. Es necesario adquirir ambas para disfrutar de las soluciones
propietarias.

Figura 2. Esquema del sistema de licencias

Entre las ventajas que tienen estos sistemas, destacan las propias derivadas de la
responsabilidad corporativa de las empresas sobre sus productos, como el control
de calidad, contar con personal altamente capacitado, tener recursos para la
investigacin e incluso contar con publicaciones propias sobre el uso y aplicacin
de sus sistemas. Adems, tienen un porcentaje muy alto del mercado, y las
soluciones ms extendidas hasta ahora son de este tipo, por lo que es ms fcil
encontrar profesionales, desarrolladores o testadores. Por ltimo, existe software
propietario diseado para sectores muy especficos, donde no cuentan con
alternativas opensource.
Por otro lado, existen varios inconvenientes, algunos de los cuales surgen por la
propiedad por parte del desarrollador del producto, como son el cdigo fuente
secreto (que a veces resulta en el uso de un componente como si de una caja
negra se tratase), el derecho exclusivo de innovacin sobre los productos (que
limita la colaboracin de terceros a la mejora del producto), la imposibilidad de
compartir el sistema entre clientes (con el consiguiente riesgo de piratera) o el
riesgo de quedar sin soporte tcnico bien por la descontinuacin de un producto
al producirse una adquisicin bien por la quiebra del desarrollador, lo que
prcticamente obligara al cliente a implantar una nueva solucin.
Adems, suele ser necesario asistir a cursos de capacitacin caros para aprender
a utilizar eficientemente estos sistemas, y adaptar algn mdulo de los mismos a
necesidades particulares es ilegal o bien necesita de una fuerte inversin y que el
propio desarrollador lo modifique. Por ltimo, est el tema de las licencias (cuando
la forma de despliegue necesite de las mismas), pues suelen encarecer
considerablemente la inversin inicial en el sistema.
Los sistemas opensource son aquellos que no requieren del pago de una licencia
para poder ser utilizados. Pese a que muchas veces se utiliza indistintamente la
denominacin software de cdigo abierto y software libre para referirse a lo
mismo, existen pequeas diferencias. Como no es el objetivo del curso entrar en
estas consideraciones, se utilizarn ambas definiciones indistintamente en el
mismo. Para considerar un software como software libre, los usuarios del

programa deben tener las cuatro libertades esenciales (Free Software Foundation,
2012):

La libertad de ejecutar el programa, para cualquier propsito (libertad 0).

La libertad de estudiar cmo trabaja el programa, y cambiarlo para que haga

lo que el usuario quiera (libertad 1). El acceso al cdigo fuente es una
condicin necesaria para ello.

La libertad de redistribuir copias para que pueda ayudar al prjimo (libertad

2).

La libertad de distribuir copias de sus versiones modificadas a terceros

(libertad 3). Si lo hace, puede dar a toda la comunidad una oportunidad de
beneficiarse de sus cambios. El acceso al cdigo fuente es una condicin
necesaria para ello.

Aunque se tiende a asociar el hecho de que sea de cdigo abierto a que sea gratis,
esto no es del todo cierto, as como tampoco lo es que todo software libre este
hecho por un grupo de gente sin nimo de lucro. Las empresas desarrolladoras de
este tipo de sistemas suelen tener una comunidad de "partners" que ofrecen
servicios de implantacin, configuracin, integracin, parametrizacin soporte y
formacin de usuarios en sus ERP, por ejemplo. Adems, ofrecen cursos de
entrenamiento o capacitacin para nuevos partners o clientes que desean
implantar la solucin de forma independiente, ya que sin ellos es muy difcil llevar
a cabo la configuracin, parametrizacin e implantacin del sistema.

Figura 3. Modelo de desarrollo de los sistemas opensource

(adaptado de la web de OpenERP)

As pues, ah se encuentra el negocio de los desarrolladores Opensource. Sus

ingresos suelen provenir de diversas fuentes: los ya mencionados cursos de
capacitacin para implementaciones independientes, la certificacin de los partners
(que pagan una cantidad a cambio de obtener derecho a las mejoras y
actualizaciones que la red de partners vaya desarrollando), la oferta de soporte
(algunos proyectos, como OpenERP, ofrecen este servicio a cambio de una cuota
anual) y el cobro por documentacin especfica.
A grandes rasgos, muchas de las ventajas e inconvenientes de esto sistemas son
las comentadas para los sistemas propietarios, pero en sentido inverso. Es decir,
lo que en los propietarios son ventajas, aqu sern inconvenientes, y viceversa.
As, entre las ventajas de los sistemas opensource, destacan: la posesin de una
licencia a coste cero, el acceso al cdigo fuente (lo que significa que se puede
modificar y adaptar a las necesidades personales tanto como se quiera, adems
de poder saber qu hace el cdigo en detalle) y la posibilidad de obtener soporte
de diversas fuentes para una misma aplicacin, lo que asegura un muy buen
servicio, pues de lo contrario existen alternativas (otros partners), no como con los
sistemas propietarios, en los que el cliente tiene dependencia con el proveedor,
con los riesgos que ello conlleva.
Adems, el desarrollo de tecnologas libres, que est abierto a la participacin
colectiva, fomenta la colaboracin y la creacin de comunidades de desarrollo para
compartir recursos, de las que surgen proyectos de la suma de muchas ideas y
necesidades.
En cuanto a los inconvenientes ms destacados, cabe mencionar que: pueden no
ofrecer tantas funcionalidades como pueda ofrecer el software propietario, cabe la
posibilidad de que cambie el tipo de licencia a una propietaria si no hay suficientes
beneficios (dejando la aplicacin obsoleta/sin soporte), o incluso de que el
desarrollador desaparezca. Asimismo, estos sistemas se suelen entregar sin
garanta, por lo que no hay un responsable de los problemas que puedan surgir
(aunque el implantador o la comunidad suelan prestar ayuda).
Como ltimo apunte, recalcar que pese a que la licencia es gratuita, existen costes
ocultos que pueden hacer que el sistema sea mucho ms caro que lo inicialmente
proyectado (horas de servicios asociados, ya sea en anlisis, programacin,
soporte, formacin, etc.). De hecho, si la necesidad es muy especfica y requiere
muchas horas de desarrollo, puede pasar que la oferta de una solucin cerrada
que ya exista en el mercado adaptada a las necesidades del sector, sea
econmicamente ms competitiva.
Siempre teniendo en cuenta esta diferenciacin, ya que existen soluciones tanto
propietarias como opensource para todos los tipos de sistemas, a continuacin se

explican en detalle los diferentes tipos de despliegue y se comentan algunas las

principales caractersticas de cada uno de ellos.

1.2. Tipo de instalacin

Una vez revisados los diferentes tipos de licencia, se van a estudiar las principales
formas de despliegue de los sistemas que se pueden encontrar en el mercado
actual. En este sentido, hay tres modos principales de despliegue: el mtodo
tradicional, que son los sistemas conocidos como on-premise, el despliegue en la
nube (uso de la tecnologa Cloud Computing) y SaaS, que es un modelo concreto
de servicio del Cloud Computing que proporciona directamente la aplicacin
deseada.
SISTEMAS TRADICIONALES
Los llamados sistemas tradicionales, comnmente conocidos en ingls como onpremise, o en las instalaciones del cliente, son los ms extendidos en la
actualidad. Por ejemplo, en los ERP, un 58% del total de implantaciones realizadas
son de este tipo, segn Panorama Consulting Group (2012).
Antes de que las compaas comenzaran a asimilar la idea de aprovechar las
aplicaciones en la nube, el despliegue de los sistemas en sus instalaciones era la
nica opcin. Esto representaba un desafo para las PYMEs, que no disponan del
capital suficiente para realizar la inversin en software, hardware y licencias que
era necesaria al implantar el sistema.
Aun as, hoy en da los sistemas on-premise son la mejor opcin para las
empresas que tratan de aprovechar el valor de tener equipamiento propio y
controlar todos los datos gestionados sus sistemas. Pese a que el coste de
implementacin puede ser muy alto al comienzo, luego no hay cuotas de
suscripcin, y el equipo de TI de la empresa tiene un control total sobre el
rendimiento, el funcionamiento, las aplicaciones, el acceso y las actualizaciones de
la solucin. De esta manera, la seguridad, la continuidad del negocio y la integridad
de los datos son responsabilidad nica de la empresa
La parte negativa es que, para conseguir este control, hace falta un tiempo de
despliegue considerable, ya que se deben trabajar todos los procesos en los que
incide el sistema, elaborar un plan y poner en marcha el sistema en consecuencia.
Adems, el mantener y actualizar la infraestructura, la continuidad operativa (el
tener disponible el sistema el mayor tiempo posible) y el equipo de TI competente
no es una tarea sencilla.
En la actualidad, prcticamente todos los proveedores que ofrecen soluciones onpremise tambin ofrecen la posibilidad de desplegar sus sistemas en la nube.

Aunque no sucede lo mismo en sentido opuesto, pues han aparecido gran cantidad
de proveedores que nicamente ofrecen soluciones en la nube.
SISTEMAS CLOUD
Se entiende por el trmino Sistema Cloud a cualquier SI de soporte a la gestin
que utilice la tecnologa del Cloud Computing en alguna de sus formas, a excepcin
de SaaS, que como se ver, por su propia naturaleza incluye el sistema en s
mismo.
Cloud Computing es un nuevo modelo de sourcing tecnolgico basado en servicios
accesibles a travs de internet, tarificados segn el uso que se hace de ellos, sin
que el usuario necesite conocimiento sobre las tecnologas que los soportan. Una
de las definiciones ms extendidas del trmino es la del National Institute of
Standards and Technology (NIST):
Cloud computing es un modelo que permite acceso en Red, bajo demanda y en
cualquier parte a un conjunto compartido y configurable de recursos de
computacin (redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios) que
pueden ser desplegados con rapidez y mnima interaccin de un tercer proveedor.
Adems, segn el NIST, el Cloud Computing tiene 5 caractersticas clave:

Autoservicio bajo demanda: el consumidor puede requerir ms servicios, como

capacidad de almacenamiento o computacin, cuando sea necesario de forma
automtica sin intervencin humana.

Accesible a travs de la Web: las capacidades estn disponibles a travs de la

red y se accede a ellas a travs de protocolos estndares Web, utilizados por
una amplia variedad de dispositivos de usuario, desde telfonos mviles a
ordenadores porttiles.

Comparticin de recursos: la infraestructura de computacin del proveedor se

combina para dar servicio a mltiples usuarios a la vez, con diferentes recursos
fsicos y virtuales dinmicamente asignados y reasignados segn la demanda.

Rapidez de escalado: la disponibilidad de los recursos TIC se puede aumentar

o disminuir de forma automtica en funcin de las necesidades.

Medicin y monitorizacin: los sistemas Cloud controlan y optimizan de forma

automtica el uso de recursos. Adems, el uso de los recursos TIC se pueden
monitorizar, medir y asignar a cada usuario o unidad de negocio de manera
transparente tanto para el proveedor como para el consumidor.

Presenta a su vez distintos modelos de servicio:

Software como servicio (SaaS). La capacidad ofrecida al consumidor es el uso

de las aplicaciones del proveedor que se ejecutan en una infraestructura cloud.
Las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos a travs de una
interfaz de cliente ligero, como un navegador web, o un programa.

Plataforma como servicio (PaaS). La capacidad ofrecida al consumidor es el

despliegue en la infraestructura cloud de aplicaciones propias o adquiridas
creadas con lenguajes de programacin, bibliotecas, servicios y herramientas
admitidas por el proveedor. El consumidor no administra ni controla la
infraestructura cloud subyacente, lo que incluye la red, servidores, sistemas
operativos y almacenamiento, pero tiene el control sobre las aplicaciones
instaladas y las opciones de configuracin posibles para el entorno de
alojamiento de la aplicacin.

Infraestructura como Servicio (IaaS). La capacidad ofrecida al consumidor es

la de suministrar recursos de computacin tales como procesamiento,
almacenamiento, redes y otros recursos fundamentales donde el consumidor
es capaz de desplegar y ejecutar software arbitrario, que puede incluir
sistemas operativos y aplicaciones.

Generalmente, suele considerarse a estos tres componentes como las tres capas
de una esfera, en el que el ncleo interno sera el IaaS, la parte intermedia el PaaS,
y finalmente la parte de contacto ms directo con el cliente o capa externa, el
SaaS (CB Consulting, 2012).
Recientemente se est empezando a utilizar el trmino BPaaS (Business Process
as a Service), que sera un modelo de servicio ms all del SaaS. Este tipo de
servicio combina las propiedades del SaaS con el aspecto humano. La principal
diferencia con el tradicional BPO (Business Process Outsourcing) es el hecho de
que los recursos humanos que prestan el servicio BPaaS tambin se ponen en
comn entre los diferentes clientes.
Por ltimo, en cuanto a las opciones de despliegue de la infraestructura, se
diferencian los siguientes tipos:

Cloud privado. La infraestructura cloud est preparada para el uso exclusivo

de una sola organizacin que comprende varios consumidores (p.ej., unidades
de negocio). Puede estar gestionada y operada por la organizacin, un tercero,
o una combinacin de ellos, y pueden existir en las instalaciones de la empresa
(on-premise) o fuera (off-premise).

Cloud pblico. La infraestructura cloud est preparada para el uso abierto al

pblico en general. Puede pertenecer y estar gestionada y operada por una
empresa, una organizacin gubernamental o acadmica o una combinacin de
ellos. Existe en las instalaciones del proveedor de servicios en la nube.

Cloud hbrido. La infraestructura cloud es una composicin de dos o ms

infraestructuras cloud distintas (privada y pblica) que siguen siendo
entidades nicas, pero que estn unidas por tecnologas estndar o
propietarias que permite la portabilidad de datos y aplicaciones.

La aparicin de la nube ha tenido un gran impacto, y todas las predicciones

apuntan a que va hace reconsiderar los modelos tradicionales de propiedad de
infraestructura, plataformas y aplicaciones. Por otra parte cambia los modelos de
licenciamiento tradicionales, y democratiza las TI hacindolas ms accesibles
para las PYMEs.
Sin embargo, las diferencias de adopcin son muy significativas: un 86% de pymes
no est utilizando ninguna modalidad de Cloud Computing ni tiene planes de
hacerlo. En el otro extremo, un 61% de las grandes corporaciones ya utiliza alguna
modalidad de computacin como servicio, principalmente SaaS e IaaS (PenteoESADE, 2011).
Los beneficios esperados por las empresas al analizar la viabilidad de utilizar Cloud
Computing en alguno
fundamentalmente:

de

sus

modelos

pblicos

(o

hbridos),

son

Financieros. La inversin inicial que requiere el modelo tradicional de software

(licencias, mantenimiento, personal e infraestructura) es significativamente
superior en los dos primeros aos al de un modelo cloud. En este ltimo, el
pago se basa en el uso mensual por lo que slo existe un incremento del coste
si aumenta el uso del software o la infraestructura.

Eficiencia operativa. El hecho de escalar los recursos TIC al nivel exacto de

uso implica de por s una mayor eficiencia. Esto normalmente se traduce en
una reduccin de costes.

Agilidad y velocidad. Al poder centrar los recursos en los proyectos clave de la

compaa, se mejora la agilidad del negocio. Adems, la mayor velocidad de
implementacin y despliegue tambin influyen.

Tecnolgicos. Acceso a tecnologas de vanguardia en todo momento y a sus

beneficios, sin una accin especfica o conocimiento por parte del cliente, y a
precios asequibles, anteriormente prohibitivos en modalidad propietaria.

Innovacin. Capacidad de transformacin de la compaa para mantenerse

en la cresta de la ola tecnolgica al nivel del ms avanzado de los
competidores.

Pese a las ventajas, el modelo de computacin en la nube no est exento de

riesgos, tambin principalmente cuando la opcin de despliegue elegida incluye la
nube pblica o de un proveedor externo. Las barreras manifestadas por las
empresas se pueden concentrar en tres bloques:

Seguridad y cumplimiento regulatorio. Sin duda alguna son sealadas como el

principal escollo por las empresas ao tras ao. Las empresas tienen dudas
respecto a hasta qu punto se garantizan niveles de seguridad adecuados en
la transmisin y almacenamiento de datos y se preocupan por la falta de
control sobre dnde residen fsicamente los datos y quin es propietario de los
mismos, y qu regulaciones se podran incumplir. El hecho de dejar gran parte
del control, recuperacin de desastres, continuidad del negocio y seguridad
en manos del proveedor se puede ver como una amenaza - Se puede confiar
en que el proveedor cumplir todas sus promesas? Adems, las restricciones
de proteccin de datos varan sensiblemente por pas (Penteo-ESADE, 2011).

Interoperabilidad e Integracin. Casi a la par con la seguridad, las empresas

estn preocupadas o muy preocupadas por el reto que pueda suponer la
integracin, tanto entre los distintos modelos Cloud como entre stos y las
soluciones on-premise. La plena interoperabilidad entre soluciones de
diferentes proveedores no est en absoluto resuelta.

Predictibilidad. La tercera gran barrera, es la dificultad de conocer el coste

total del proyecto. No sirve de mucho trasladar partidas de inversin agastos
mensuales si no se puede predecir cules sern estos, derivados del pago por
uso de las aplicaciones e infraestructura. La planificacin y prediccin de
demanda de recursos TIC a futuro es fundamental para analizar la viabilidad
de un modelo de Cloud Computing.

Los Sistemas Cloud compiten contra el software on-premise ofreciendo las ventajas
antes comentadas, como un menor coste total de propiedad o mayor eficiencia
operativa. Sin embargo, aqu se debe hacer una diferenciacin entre SaaS y los
dems. SaaS tiene unas caractersticas especiales, ya que hablando en trminos
de SI, el propio modelo de servicio incluye el sistema en s, mientras que los otros
tan slo ofrecen una forma de despliegue para los SI. Esto hace que deba ser
analizado por separado.

A diferencia de SaaS, los Sistemas Cloud no compiten con los tradicionales por
aplicaciones de usuario final, sino por los componentes en cada capa de tecnologa,
desde el almacenamiento hasta la interfaz de usuario. Como resultado, la
competencia se centra alrededor de la arquitectura tanto como de la
externalizacin. As, la adopcin de SaaS suele ser impulsada por los ejecutivos
funcionales, y la adopcin de las dems soluciones Cloud es impulsada por los
ejecutivos de TI.
SaaS
La modalidad SaaS ya es el mayor alterador de las ofertas en la nube, y se espera
que lo sea an ms en los prximos aos. Muchas veces incluso se diferencia Cloud
Computing y SaaS, pese a ser este ltimo una modalidad del primero. Esto es
normal, ya que existen diferencias importantes entre SaaS y el resto de servicios
en la nube. De hecho, desde un punto de vista de negocio, se puede entender
perfectamente que se consideren cosas distintas.
Una forma de sencilla de exponer la diferencia es decir que SaaS son aplicaciones
en Internet utilizadas por personas, mientras que Cloud Computing son
componentes de aplicaciones en Internet utilizados por otros ordenadores. Ms
sucintamente, SaaS son sitios Web para usuarios humanos y Cloud Computing son
servicios Web para usuarios computadoras.
De hecho, si el mercado global de la nube era de 38.400 millones de dlares en
2011, tan slo el SaaS sumaba 18.880 millones, casi el 49%, repartindose entre
los otros 11 tipos la mitad restante (Forrester, 2011). Se espera que esta
proporcin se mantenga en 2012 e incluso aumente por encima del 50%, tal como
muestra la siguiente proyeccin.
Este xito se debe a varias razones. En primer lugar, con este modelo de entrega
de software, la compaa implantadora proporciona todos los servicios adicionales
necesarios para la correcta operacin del sistema (mantenimiento, soporte tcnico,
atencin al cliente, etc.). Esto implica eliminar cualquier preocupacin respecto al
software a travs de la automatizacin (del despliegue, del mantenimiento,
actualizaciones, etc.). El software simplemente llega y se ejecuta como sea
necesario de manera que es casi invisible para el cliente, por lo que ste se da
cuenta de la prestacin del servicio sin incurrir en los dolores de cabeza de la
gestin de la tecnologa. Es decir, la empresa cliente se despreocupa de cualquier
aspecto tcnico que se relacione con el sistema.
Por otro lado, al contrario que los sistemas Cloud, que si se pueden ver como
sustitutos de los on-premise, SaaS no se muestra como sustituto de los sistemas
tradicionales, sino ms bien se est adoptando como complemento.

Adems, SaaS toca todos los tipos de aplicaciones empresariales, por lo que el
rango de empresas que se plantean su adopcin es mayor. En este sentido, se
pueden distinguir tres grandes oleadas de adopcin segn los tipos de sistemas
(Forrester, 2012).

Figura 4. Las "olas" de SaaS en funcin de su adopcin para cada tipo de sistema.
Forrester, 2012

A los beneficios y desventajas comentados para los sistemas Cloud, hay que aadir
otros propios de estos sistemas. Entre las ventajas destaca el hecho de que la
empresa cliente no necesita un departamento especializado para dar soporte al
sistema y que la responsabilidad de la continuidad de la operacin recae sobre el
proveedor, que debe garantizar la disponibilidad de la aplicacin y su correcta
funcionalidad como parte del servicio ofrecido.
Otro punto favorable de estas soluciones es que su despliegue es ms rpido que
el de los otros tipos, as como su escalado, y el cliente se asegura la actualizacin
automtica constante del sistema. Adems, se elimina la necesidad de hacer una
gran inversin inicial en hardware, software o infraestructura. Esto ha propiciado
que estas soluciones hayan tenido una gran acogida en el sector de las PYMEs.
Por otro lado, SaaS tiene algunas desventajas con respecto a los dems Cloud,
como que este tipo de soluciones son las que menos flexibilidad ofrecen a la hora
de modificar o adaptar las soluciones estndar a los requerimientos especficos de
cada empresa.
Otras desventajas son que al ser el servicio y el programa dependientes de la
misma empresa, no se suele permitir al usuario migrar a otro servicio utilizando el
mismo programa. O el hecho de que un despliegue SaaS normalmente significa
compartir una instancia y una base de datos con otros clientes, mientras

que en los Cloud se tiene una instancia privada y segura, por lo que hay una total
flexibilidad para personalizar las soluciones, as como control sobre los cambios y
actualizaciones, al contrario que con SaaS.
COMPARATIVA
Tal y como se ha visto, los diferentes tipos de despliegue tienen ciertas
caractersticas propias que los diferencian.
Si bien se podra hacer una generalizacin an mayor separando los sistemas entre
sistemas de licencia y SaaS, ya que los sistemas on-premise y los Cloud comparten
varios rasgos, se considera que las diferencias que hay entre

implantar una

solucin al estilo tradicional y hacerlo en la nube son suficientemente importantes

como para clasificarlos por separado.
Tambin se podra distinguir entre sistemas on-premise y sistemas en la nube,
pero de nuevo las diferencias existentes entre el SaaS y los otros sistemas inducen
a considerar su categorizacin por separado.
As pues, a continuacin se muestra una tabla comparativa entre los distintos tipos
de despliegue en diferentes aspectos a tener en cuenta de cara a la decisin de
una posible implementacin.
Tipo de Despliegue
Caractersticas

Sistema on-premise

Sistema Cloud

SaaS

Licencia del software

La compaa la posee

La compaa la posee

La compaa la alquila

Localizacin del sistema

Dependencias propias

En la nube

En la nube

Hardware

Proporcionado por el
cliente

Proporcionado por el
proveedor de servicios
en la nube

Proporcionado por el
proveedor del sistema

Software (OS, Servidor)

Proporcionado por el
cliente

Proporcionado por el
proveedor de servicios
en la nube

Proporcionado por el
proveedor del sistema

Tasas de mantenimiento

Pago anual

Pago anual

Incluidas en el alquiler
de licencia

Recursos de TI

Equipo de TI propio o
externo (VAR)

Equipo de TI propio o
externo (VAR)

No necesario

Personalizacin

Muy Alta

Alta

Media/Baja

Velocidad de despliegue

Baja

Alta

Muy Alta

Accesibilidad

Baja

Alta

Muy Alta

Figura 5. Comparativa entre los tres tipos principales de despliegue

Hay diferencias importantes entre los sistemas en determinados conjuntos de

caractersticas.
Por ejemplo, los sistemas on-premise y los Cloud comparten las caractersticas
relacionadas con la componente personal (recursos) y la licencia (licencia y
mantenimiento).

Por otro lado, los Cloud y SaaS comparten la nube y todas las caractersticas
asociadas (hardware y software), aunque con matices.
Finalmente, se puede ver que los sistemas Cloud anan lo mejor de cada uno de
los otros dos tipos en cuanto a caractersticas de uso se refiere.

1.

INTRODUCCIN A LOS ERP

Una vez revisadas estas consideraciones, de aplicacin general a prcticamente todas

las modalidades de Sistemas, pasamos a centrarnos en cada una de ellas, comenzando
por la ms implantada.
Como hemos visto, las empresas estn dando cada vez mayor importancia a las
Tecnologas de la Informacin y a su alineacin con las estrategias de negocio,
permitiendo mejorar los procesos clave de la compaa. Prueba de ello, es la fuerte
inversin realizada por la mayora de las grandes compaas para la implementacin de
Sistemas de Gestin Empresarial, tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con
los cuales sus directivos esperan integrar todas las reas o departamentos de la
compaa que apoyan la generacin de sus productos y servicios. Bajo esta visin podra
considerarse el ERP como la mejor definicin de la inseparabilidad de las Tecnologas de
la Informacin y los negocios.
Hoy ms que nunca, la informacin que manejan las empresas se ha convertido en la
pieza clave en torno a la cual giran todas las decisiones que soportan los procesos y
estrategias de negocio. Las empresas requieren de herramientas que les faciliten la
gestin de su informacin, que permitan optimizarla para facilitar el anlisis de la
situacin en la que se encuentra, tanto a nivel interno como externo y as poder tomar
las mejores decisiones. En esta lnea, surge el concepto de ERP como una solucin
robusta y universal para la centralizacin y control de informacin, lo que ha supuesto
que el ERP se haya convertido en una parte fundamental de la estrategia de las
principales empresas.
El ERP (Enterprise Resource Planning o Planificacin de Recursos de la Empresa) es un
sistema integral de gestin empresarial, diseado para modelar y automatizar la mayora
de procesos de la empresa en las diferentes reas (finanzas, comercial, logstica,
produccin, recursos humanos, etc.). El ERP facilita la planificacin de todos los recursos
de la organizacin, y lo que es ms destacable, unifica y ordena toda la informacin de
la empresa en un solo lugar. De esta manera, cualquier suceso o imprevisto que pueda
surgir queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la respuesta y toma de
decisiones de forma ms rpida y segura.
Por tanto, el ERP ayudar a tener la empresa bajo control, incrementar la calidad de sus
productos y servicios, aumentar su productividad acortando los ciclos de fabricacin, y
lo que es ms importante, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la
improvisacin, facilitando la toma de decisiones y permitiendo responder ms
rpidamente a las necesidades competitivas.

Evidentemente, no todo son ventajas. Existen diversos puntos a tener en cuenta antes
de implementar un ERP: los proyectos de implantacin son largos y complejos, implican
redisear los esquemas de trabajo requiriendo, en la mayora de los casos, fuertes
cambios en la compaa y en los procesos que se llevan a cabo, se necesita un equipo
considerable de desarrollo y una extensa formacin para los empleados; se pueden
considerar proyectos de cierto riesgo, debido al alto coste que suponen y a la importante
inversin de tiempo. En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la
infraestructura existente, lo que implica una inversin de capital adicional.
Inconvenientes que hacen importante que las empresas identifiquen claramente cules
son sus necesidades y qu beneficios obtendr la organizacin, para as saber qu
sistema implementar y seleccionar la mejor solucin de las disponibles en el mercado.
De esta forma se evitar elegir un sistema muy sofisticado para una pequea empresa,
lo que provocara que no se recuperara la inversin; o bien, elegir un sistema demasiado
bsico como para soportar todas las necesidades que genera un determinado negocio,
lo que implicara redisearlo en un futuro con la inversin adicional que ello conlleva.
El xito en la implementacin de un ERP depende de la habilidad de la empresa para
integrar y consolidar todas las funcionalidades necesarias en el sistema. Si la compaa
define correctamente la estructura y metodologa del proceso de implantacin del
sistema ERP, y logra progresar desde la etapa de seleccin hasta la etapa de operacin,
puede reducir el grado de riesgo y aumentar la probabilidad de xito de la
implementacin.
Las grandes empresas son el segmento que ms rpidamente ha adoptado la filosofa
ERP. stas han visto en las soluciones de gestin empresarial un gran aliado para tener
mayor control y mejorar la gestin de la empresa. Con ellas, las organizaciones
consiguen tener toda la informacin necesaria sobre el negocio, proporcionando
informacin de calidad en tiempo real, lo que posibilita a los gestores adoptar decisiones
ms rpidamente y ms acorde con la situacin del entorno y la realidad de la empresa.
Sin embargo, la funcionalidad que aportan los ERP es de gran inters, es casi una
exigencia, para cualquier empresa independientemente de su tamao. Hace aos,
debido a los altos costes y complejidad, nicamente las grandes empresas podan
adquirir este tipo de sistemas, sin embargo, hoy, existen cada vez ms soluciones en el
mbito de los ERPs, adaptadas a la pequea y mediana empresa, ayudando a superar la
falsa creencia de que los ERPs son slo para las grandes compaas.

2.

SISTEMAS DE INFORMACIN INTEGRADOS. ANTECEDENTES.

El concepto de ERP ha evolucionado desde el de una aplicacin que da soporte a los

procesos internos de la empresa (comenzando por el rea de produccin), al de una
solucin que rebasa las barreras de la misma para dar soporte a las relaciones con
proveedores y clientes, pasndose a hablar del ERP extendido o ERP II.
Hoy en da se puede afirmar que los ERP son mucho ms que Sistemas de Informacin:
han contribuido de manera significativa a la integracin de procesos, a la mejora del
desarrollo de negocio y a la competitividad de la mayora de las empresas.
Los ERPs han dejado de ser una moda y han pasado a ser una herramienta de
productividad cada vez ms necesaria, no slo en las grandes organizaciones, sino
tambin en las pequeas y medianas empresas (PYMES). Cualquier empresa,
independientemente de su tamao y sector, y sobre todo, independientemente de los
recursos de los que disponga, tiene a su alcance alguna solucin ERP idnea para su
negocio.
La integracin de la informacin y de los procesos de negocio y la ptima gestin que
confiere la utilizacin de un ERP, es fundamental ya no para tener ventaja competitiva,
sino para simplemente competir.
Podemos comenzar diciendo que la denominacin que se da a estos sistemas, ERP,
Enterprise Resource Planning (Planificacin de Recursos Empresariales) procede de la
evolucin de la utilizada para nombrar a otro tipo de sistemas, los MRP, o Materials
Resource Planning (Planificacin de Recursos Materiales).
Estos ltimos sistemas, cumplen con el objetivo de convertir las estimaciones de la
demanda en programas de produccin, y a partir de ah generar listas de insumos
necesarios, crear rdenes de trabajo para cada paso del proceso productivo, registrar
los niveles de inventarios, coordinar las compras de los materiales con los requerimientos
de la produccin, generar informes sobre problemas detectados para propsitos
financieros, etc.
La M corresponde a la gestin de Materiales.
La R indica los Recursos que se utilizan en las tareas diarias.
La P representa las oportunas Planificaciones.

Una vez completada la organizacin y planificacin queda pendiente la verdadera

problemtica, que empieza cuando se recibe la primera orden de pedido. Es entonces
cuando entramos en la fase de Ejecucin. Aqu es donde el sistema MRPx (Manufacturing
Resource Planning eXecution) puede ofrecer una diferencia significativa.

PE DIDO

Figura 6. Sistema de Planificacin de Materiales

De la misma manera que las herramientas MRP pretenden proporcionar soluciones al

rea de produccin, las herramientas ERP pretenden ser otra solucin, pero esta vez
para toda la empresa a escala global.
Los sistemas ERP irn pues ms all de la planificacin de recursos para la fabricacin,
pues integran las necesidades del mercado; se basan principalmente en la integracin
de las necesidades de la distribucin, logstica, recursos humanos, finanzas, relaciones
con proveedores y clientes..., y otras actividades del da a da de la empresa:

Gestin de los almacenes

Gestin del transporte

Gestin de los recursos humanos

Automatizacin

...

Y la evolucin no termina ah. Las nuevas circunstancias a las que ha tenido que hacer
frente la ltima evolucin de estos sistemas han dado lugar al concepto de ERP II o ERP
extendido o de segunda generacin.
Estos sistemas transcienden las fronteras de la empresa y pasan a dar soporte a las
relaciones con proveedores (incluyendo sistemas SCM de soporte a la gestin de la
cadena de suministro) y a la gestin de las relaciones con clientes (sistemas CRM).
A estos dos tipos de sistemas, a pesar de estar embebidos en las ms importantes
aplicaciones ERP que nos podemos encontrar hoy en el mercado, dedicaremos de forma
especfica las dos unidades siguientes, dedicando la actual al ncleo tradicional de los
ERP (soporte a la actividad interna de la empresa).
Diferentes Planes de Necesidades
1970 MRP
-

- Material Requirement Planning

Orientacin hacia el Control de Inventarios

1980 MRP II - Material Resourse Planning

-

Gestin de los recursos de Control de Planta y Distribucin

Tiempo
1990 ERP
-

Gestin de todos los recursos de la empresa

HOY ERP II
-

- Enterprise Resourse Planning

- Enterprise Resourse Planning

ERP Extendido:eColaboracin entre empresas

Figura 7. Evolucin de los sistemas de planificacin

3.

SISTEMAS DE INFORMACIN INTEGRADOS. DEFINICIN

Aunque el origen de los ERPs es anterior, es al final de la dcada de los ochenta cuando
empieza a or hablar con asiduidad de sistemas modulares e integrados, concebidos para
que se pudieran realizar transacciones entre los distintos mdulos.
En un principio, la integracin sola basarse en un conjunto de interfaces entre los
distintos mdulos, o entre estos y otras aplicaciones.
Esto viene motivado por el hecho de que hasta ese momento, los datos y la informacin
generados por cada aplicacin se encontraban limitados a los departamentos
responsables y, por tanto, cuando se necesitaba informacin global y til que ayudara a
la toma de decisiones, sta deba ser recopilada desde las ms diversas fuentes.
Este tipo de prcticas se vienen an hoy dando en muchas empresas, y suponen fuertes
incrementos en los costes administrativos, a la vez que limitan la capacidad de reaccionar
ante eventos en el mercado con la toma de decisiones correcta.
Las herramientas ERP tratan de paliar estos efectos indeseados de los antiguos sistemas
de informacin. Habilitan un nuevo modo de enfocar y abordar los procesos de negocio
en las empresas, en busca de la competitividad, de la eficacia, y la mejora de resultados.

Procesos
S .I. d e co m pra s y
alm a ce ne s

Fa b ric ac i n

Pro cesos
S. I. de
Produc cin

Ad m in istra cin
y Fina nzas
Ad m in istra cin
y Fina nzas

Procesos
S .I. d e
Contabilida d

Marketin g
RRHH
v entas g
Marketin
y
v entas

Procesos
S. I. de
Ge sti n Com e rcia l
y Fa ct ura ci n

Figura 8. De las funciones a los procesos (I)

RRHH

Procesos
N m in a

Clientes

Frontera de la organizacin

A pro visio na m ie nt os

Fa b ric ac i n

Frontera de la organizaci n

Proveedores

A pro visio na m ie nt os

As, los Sistemas de Informacin Integrados, comnmente conocidos como ERP

(Enterprise Resource Planning) o sistemas de planificacin de recursos empresariales, se
pueden definir como sistemas de informacin para la gestin empresarial diseados para
cubrir las necesidades de todas las reas funcionales de la empresa.
ERP es un trmino paraguas para sistemas software integrados de negocios que
impulsan la estructura de informacin de una corporacin, de tal modo que ayuda a las
compaas a controlar sus inventarios, sus compras y ventas, sus fabricaciones, sus
finanzas y los recursos humanos.
Estos sistemas estn constituidos por un conjunto o paquete de aplicaciones, cada uno
diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera
que crea un flujo de trabajo entre los distintos usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, reduciendo el gasto
de tiempo en tareas repetitivas y permitiendo la comunicacin interdepartamental y por
tanto el desarrollo de procesos de negocio completos.
Otra caracterstica fundamental de estos sistemas es que la informacin se introduce
una sola vez, es compartida por todos los mdulos y siempre est disponible en tiempo
real.
As el ERP acta como director de orquesta de todo un proceso.
Es una solucin global compuesta de mltiples mdulos que se interrelacionan.
Un ERP es la columna vertebral de una empresa. Cada mdulo opera como una vrtebra,
otorgando as toda la flexibilidad necesaria para gestionar todos los procesos de una
empresa.
Ms bien se trata de todo el sistema seo. Son sistemas completos que soportan todo el
peso de la gestin de una empresa y le dan la flexibilidad que necesita para operar en
su mercado y ser ms competitiva.
Debido a su orientacin modular, las soluciones ERP pueden ser personalizadas para
cada empresa, ya que, dependiendo de la actividad de la compaa, sta puede elegir
los mdulos que ms le interesen.
Para una empresa del sector industrial se hace ms hincapi en los mdulos de
fabricacin, y para una de distribucin, en la gestin de las mercancas y en la relacin
con proveedores y clientes.

Frontera de la organizacin

Proveedores

Clientes

Frontera de la organizacin

Figura 9. De las funciones a los procesos (II)

EJEMPLO
La empresa ROPA-INTEGRAL se dedica a la fabricacin, distribucin y venta de ropa para
el hogar.
En un momento dado, recibe en su tienda de Crdoba un pedido de 200 edredones
azules. El cliente es un hotel y necesita que todos los edredones sean iguales. Y no slo
eso, los necesita para su inauguracin, dentro de dos das.
La tienda de Crdoba no tiene, evidentemente, ese nmero de edredones iguales, as
que llama por telfono a la central, que est en Barcelona. En Barcelona consultan con
el almacn central de Sabadell y resulta que del modelo solicitado por el hotel slo
existen 120 unidades, segn la aplicacin local de gestin de stocks que se maneja aqu.
De dnde sacar las unidades restantes? Rastreando entre todas las sucursales de
Espaa, desde la central de Barcelona, analizando la capacidad productiva de la fbrica
y cruzando los dedos para juntar la cantidad necesaria.
Con un sistema ERP, ROPA-INTEGRAL podra saber cuntos artculos como los que
necesita el hotel hay en cada una de las tiendas de la compaa, en el almacn, y cuantos
pueden ser fabricados y entregados a tiempo, desde la sucursal de Crdoba que recibe
el pedido. Podra centralizar el pedido y enviarlo a tiempo al cliente. Tambin podra
hacerse un pedido urgente a la fbrica para que produjese los edredones necesarios y
no perder esa venta. Y todo en cuestin de pocos minutos. Ver figura)1

Pero qu es un MRP?, Cinco Das, 19 febrero 1999.

Figura 10

Desde un punto de vista funcional y de arquitectura, podemos definir los ERP como:

sistemas informticos abiertos,

basados en tecnologa cliente/servidor,

y diseados para manejar las necesidades de informacin de una empresa,

dentro de su mbito de validez.

Son aplicaciones de gestin completamente integradas y estndar, que pueden modelar
las prcticas y procesos de negocio de una empresa en su propio modelo de datos.

odific -

Pago
ciin

MPS

Or

Ent ada
pedido

Figura 11. De las funciones a los procesos (III)2

En el prrafo anterior hemos hecho referencia a una serie de conceptos que vamos a
desgranar seguidamente, para aclarar la definicin desde el punto de vista que nos
ocupa.

4.1. Qu es un proceso de negocio?

Todas aquellas "cosas" que hacemos diariamente constituyen procesos de mayor
o menor nivel de importancia o dificultad.
Un proceso es un conjunto de actividades que utiliza una serie de entradas, para
transformarlas en unas salidas que sern utilizadas como entradas de otro(s)
procesos, produciendo un resultado (objetivo del proceso).
Vemos por tanto que la propia definicin hace nfasis en la interrelacin que existe
entre distintos procesos en la empresa. En este sentido podemos decir que todo
proceso tiene clientes, bien sean estos clientes externos o clientes internos de
la propia empresa. Es decir todo proceso genera un resultado cuya calidad es
susceptible de ser evaluada por su usuario o cliente.

Fuente SAP AG

Cada proceso, siempre es susceptible de descomponerse en otros procesos de

menor nivel jerrquico (que podramos llamar subprocesos) para su anlisis, y a
su vez cada uno de estos subprocesos podra de nuevo dividirse en otros y as
sucesivamente.
Llegados a este punto, cabra el preguntarse Cuntos procesos hay en una
empresa?... Algunos expertos llegan al extremo de identificar tres procesos
principales: desarrollo de nuevos productos, entrega de los productos a clientes y
relaciones con los clientes. Otros autores son menos extremistas...
El caso anterior nos sita en un nivel de generalidad que conlleva una dificultad
inabordable. Tampoco podemos caer en el extremo opuesto, definiendo cientos de
procesos, con lo que posiblemente caeramos en un anlisis de tareas, cuya mejora
no proporcionara especiales ventajas, en especial en lo que se refiere a la forma
en la que la empresa satisface las necesidades de sus clientes.
Por ejemplo si tomamos como ejemplo el aprovisionamiento de una pieza,
podramos analizarlo como sigue. Aprovisionar una pieza supone:

Conocer las especificaciones

Identificar la disponibilidad de la pieza

Seleccionar a los proveedores posibles

Acordar condiciones con el proveedor seleccionado

Pedir la pieza

Pagar

Cualquiera de los procesos anteriores es susceptible de anlisis en mayor

profundidad. Por ejemplo, Pedir la pieza supone:

Elaborar nota de pedido interna

Registrar el pedido

Enviar copia por fax y original por carta

Realizar el seguimiento

Recepcin y comprobacin visual

Registrar la entrada

Podramos repetir el ejercicio anterior con cualquiera de los subprocesos

identificados llegando a un nivel en el que no nos interesara profundizar,
quedndonos solamente con su resultado.
Las organizaciones suelen asignar a departamentos o personas la realizacin de
funciones muy amplias: Taller, planta, comercial, administracin, etc. Dichas
funciones abarcan multiplicidad de procesos comunes a varias funciones,
quedando procesos importantes sin cubrir suficientemente por ninguna de las
"grandes funciones" definidas. Es por ello que se hace necesario el plantearse
qu debe hacer la empresa? y asegurarse que dichos procesos quedan
perfectamente cubiertos o coordinados por las personas o funciones con que
cuenta la organizacin.
Existen diversos criterios que se aplican para clasificar los procesos existentes en
cualquier organizacin. Presentamos a continuacin una clasificacin de los
mismos en funcin del mbito organizativo al que afectan los procesos, puesto que
dicha clasificacin nos da una buena visin sobre las aportaciones que los ERPs
realizan a las organizaciones:

Procesos desarrollados dentro de un puesto de trabajo especfico.

Procesos que requieren la coordinacin de varias personas dentro de un

departamento.

Procesos que requieren la participacin de varios departamentos o procesos

interdepartamentales.

Procesos en los que interacta la empresa con otras del entorno, clientes,
proveedores, etc. o procesos interempresariales.

4.2. Qu es un sistema informtico abierto?

Hemos definido los ERPs como sistemas informticos abiertos.
La estrategia de una solucin tecnolgicamente abierta implica que sus
aplicaciones pueden funcionar sobre mltiples sistemas operativos, mltiples
gestores de bases de datos y protocolos de comunicaciones.
El cdigo fuente de las aplicaciones que se construyan deber ser por tanto
reutilizable y transportable entre sistemas.
Esta tecnologa permite que los clientes mantengan independencia respecto a los
fabricantes.

Lo que hace que los sistemas sean abiertos es el uso de formatos estndar para el
intercambio de datos, de interfaces de comunicacin entre sistemas y entre
programas.

4.3. Qu es la tecnologa cliente/servidor?

En general, cliente/servidor es un tipo de tecnologa informtica que permite
distribuir la carga de una aplicacin entre varios programas cooperantes.
Este tipo de tecnologa permite separar las tareas de usuario de las de la lgica de
la aplicacin y de las de gestin de los datos.
Cliente/ servidor se debe entender principalmente como un concepto de software,
que incorpora un conjunto de proveedores de servicios y de solicitadores de
servicios.
En la informtica cliente/servidor, los componentes individuales de software actan
bien como proveedores de servicios, solicitadores de servicios, o como ambos
a la vez. Los servicios software se comunican entre s mediante interfaces estndar
predefinidas.
Con este tipo de arquitecturas de sistema, obtenemos las siguientes ventajas:

Configuraciones flexibles
Mediante el uso de interfaces estndar de comunicaciones, existen mltiples
posibilidades para distribuir y planificar una instalacin cliente/servidor: desde
una configuracin centralizada, hasta un sistema altamente distribuido, incluso
teniendo una capa adicional Internet entre los servidores de aplicacin y
presentacin.

Distribucin de la carga de trabajo

Dado que los servidores de aplicacin trabajan en paralelo y se comunican con
el servidor de base de datos, se pueden distribuir los servicios y los usuarios
dependiendo del tipo de tareas y aplicaciones que utilicen. Existe tambin la
posibilidad de utilizar servidores de aplicacin dedicados para reas de negocio
concretas.

Alta escalabilidad
Mediante la arquitectura de sistemas cliente/servidor se puede ajustar
progresivamente la capacidad y potencia del hardware segn vayan
evolucionando las necesidades de rendimiento, o bien el crecimiento de la
propia empresa. Esta caracterstica es til y aplicable principalmente en

casos como aadir servidores de aplicaciones adicionales cuando se produce

un incremento en el nmero de usuarios, cuando entran en produccin nuevos
mdulos, cuando crece la base de datos, etc. La escalabilidad de este tipo de
arquitecturas que emplean actualmente las herramientas ERP permite a las
compaas proteger sus inversiones tanto en software como en hardware.
Presentacin

Servidor
web

Aplicacin

Servidor de
aplicaciones
aplicaciones

Servidor de
aplicaciones
aplicaciones

Base de datos
Servidor
base de datos

Figura 12. Ejemplo de Infraestructura en un ERP3

4.4. Qu son sistemas integrados?

Son aquellos en los que los datos de las distintas aplicaciones funcionales se
comparten e incorporan al sistema completo, como si se tratase de una autopista
interna de la informacin.
Esta caracterstica de las soluciones ERP, es una de las piedras angulares en las
que se apoyan estos sistemas; la integracin entre aplicaciones es la que asegura
que toda la informacin comercial y de gestin est disponible para todas las reas
de la compaa.
Los datos han de ser introducidos una nica vez, encargndose el sistema de
cambiar o actualizar otros datos o funciones relacionadas lgicamente.
Si ponemos un ejemplo, cuando introduzcamos un pedido de ventas, el sistema
deber encargarse de lanzar las funciones necesarias relacionadas con el plan de
produccin y el sistema de envos, los cuales, cuando sea apropiado, comenzarn
el proceso de facturacin y terminarn automticamente actualizando los apuntes
contables de la compaa.

Fuente SAP AG

Otro aspecto importante y de alto valor aadido de la integracin entre

aplicaciones, es su proceso en tiempo real; esto quiere decir que cuando se
introduce un dato en el sistema, las relaciones lgicas entre las aplicaciones
actualizan automticamente datos de mdulos relacionados de manera que
cualquier otra parte de la empresa tiene su informacin permanentemente
actualizada, y por tanto puede reaccionar ante estos datos y tomar las decisiones
o acciones pertinentes.
Este tipo de actualizacin interna reduce el trabajo de proceso manual de
comunicar y pasar la informacin a otros departamentos, y por supuesto,
proporciona un tiempo inestimable, sobre todo para la alta direccin a la hora de
tomar sus decisiones; de nuevo puntualizar aqu que esta caracterstica no es tan
fcil de lograr ni siempre se consigue al 100 %.

4.5. Software estndar y herramientas para la configuracin

Otra caracterstica fundamental de las herramientas ERP, y que las diferencia de
los sistemas de informacin tradicionales, es el hecho de que debemos considerar
estas herramientas, en la parte que a software se refiere, como paquetes y
aplicaciones estndar, en contraposicin a las aplicaciones tradicionalmente
desarrolladas a medida por los departamentos de informtica para su empresa.
Es necesario hacer hincapi en esta caracterstica, que muchas veces no es tenida
en cuenta, e insta a clasificar como ERP a cualquier sistema que no lo es.
Un sistema ERP consta de distintos mdulos estndar que, si bien debern ser
parametrizados segn las necesidades de cada empresa, no debern ser
programados ni desarrollados para la misma.
La diferencia entre parametrizacin y programacin, aunque a primera vista no lo
parezca, es sumamente importante: cuando un cliente recibe un software ERP,
este incorporar multitud de procesos de negocio, englobados en mdulos
funcionales.
El paso siguiente ser configurar o parametrizar el sistema para que dichos
procesos de negocio se ajusten a las prcticas de la empresa: por ejemplo, habr
que ajustar en el software el pas en el que nos encontramos, para que este trabaje
con la moneda adecuada; o bien habr que hacer ajustes algo ms complejos,
para tener en cuenta los impuestos o requisitos legales del lugar en que nos
encontremos. Pero el proceso de negocio en su fondo y sistemtica no habr de
ser programado para la empresa; es algo estndar.

Por este hecho - las herramientas ERP incorporan procesos de negocio

estandarizados - no es tan fcil su implantacin en las empresas, como montar
una red de ordenadores y cargar el software correspondiente. Antes de realizar
ninguna otra labor, la empresa que desee incorporar estas herramientas a su
negocio deber plantearse un anlisis exhaustivo de sus procesos y, en ciertas
ocasiones un rediseo de los mismos si se considera necesario.
El proyecto de la incorporacin de un ERP a la empresa no se podr llevar a cabo
desde el departamento de informtica de la misma nicamente, sino que cada
departamento deber responsabilizarse y hacerse dueo de sus propios procesos
de negocio, interviniendo en su configuracin; a la vez, deber ponerse de acuerdo
con otros departamentos con los que intervenga conjuntamente en procesos.
As, los departamentos de tecnologas de la informacin ahora son los responsables
de soportar las bases tcnicas o infraestructuras tecnolgicas de los sistemas, pero
sin intervenir en el diseo o desarrollo de los procesos, como ocurra en los
antiguos sistemas de informacin. En los proyectos tradicionales, el departamento
de SI, o de desarrollo de software se encargaba de satisfacer las necesidades de
los usuarios, en base a unas especificaciones funcionales en trminos
empresariales, que muchas veces no eran bien entendidas por los tcnicos. Esto
sola generar problemas de comunicacin o de terminologa que ahora vienen a
paliar las herramientas ERP.

4.

CARACTERSTICAS GENERALES DEL SOFTWARE ERP

Teniendo en cuenta los diferentes aspectos abordados en este captulo podemos resumir
que un ERP estar compuesto por un determinado nmero de mdulos funcionales.
Estos se pueden catalogar principalmente en tres tipos:

Mdulos bsicos: suelen ser mdulos obligatorios a adquirir, como el de contabilidad

o finanzas, alrededor de los cuales se aaden otros mdulos.

Mdulos opcionales: son los no obligatorios y de extensin a los bsicos. Incorporan

nuevas facilidades al paquete en su conjunto.

Mdulos verticales: se tratan de mdulos opcionales diseados especficamente para

resolver las funcionalidades de un sector especfico, como la sanidad, banca, etc.

Otras caractersticas que conviene destacar de los ERPs de modo general son:

La mayora de estos sistemas consisten en aplicaciones que son utilizadas en

entornos cliente/servidor. El uso de esta tecnologa los hace escalables y ofrece
configuraciones ptimas en hardware, gestin de base de datos y sistemas abiertos.

Ligado con el punto anterior, todas las reas de la empresa comparten una nica
base de datos. Cabe destacar que hay algunos fabricantes que ya incorporan su
propio gestor de base de datos, con las dificultades que entraa de cara a la
integracin con otras aplicaciones.

Todas las aplicaciones ofrecen una misma interfaz de usuario.

Ofrecen alta adaptabilidad a la situacin particular de cada empresa, algunas incluso

ofrecen al cliente su cdigo fuente, permitiendo de esta manera realizar un alto nivel
de modificaciones.

Alta capacidad de comunicacin interdepartamental.

Entre las funcionalidades derivadas de las caractersticas anteriores que deben aportar
a la organizacin en lneas generales, destacan:

Disponibilidad.
Controlar los datos del sistema y poseer las tcnicas de gestin adecuadas para
generar informacin til a la organizacin. Debe poseer un alto grado de
disponibilidad por tratarse de sistemas crticos que soportan todos los procesos.

Conectividad.
Ofrecer la posibilidad de conectarse de manera sencilla con otras aplicaciones de
terceros que se ejecutan en entornos totalmente heterogneos, tanto dentro de la
propia organizacin como con elementos externos (clientes o proveedores). Este
punto puede dar al software ERP un valor aadido. Como ejemplos citar las reas
de dispositivos de recoleccin de informacin en planta, sistema de control de
procesos, sistemas de control de personal, etc.

Productividad.
Incrementar la productividad de la organizacin, mejorando la gestin del sistema
con las bases de datos de la empresa. El objetivo es dedicar menos esfuerzos a las
tareas rutinarias, lo que permite concentrar los esfuerzos en una mejora de la
estrategia.

5.

LOS MDULOS FUNCIONALES

La funcionalidad de los ERP normalmente est basada en el concepto de proceso de

negocio.
Hemos visto que un proceso de negocio es una cadena de actividades completa dentro
de una prctica de gestin. Y esto es independiente del software que tenga que dar
soporte a dicho proceso. Esto significa que esta cadena de procesos de negocio puede
ser procesada por distintos mdulos.
Los ERP se descomponen en mdulos, relacionados con las reas funcionales de la
empresa, normalmente.
Y estos mdulos se relacionan entre s mediante aplicaciones que enlazan los pasos
operacionales para construir cadenas automatizadas, controlando as el flujo
interdepartamental de informacin y dando soporte a procesos de negocio que traspasan
las barreras departamentales o funcionales.
Esto permite por un lado organizar la funcionalidad que provee el sistema por reas de
actividad habituales dentro de las empresas y por otro dar un soporte global e integrado
a procesos generales de negocio proporcionando la eficiencia y eficacia necesaria para
la empresa.
Dependiendo de las necesidades especficas y partiendo de un amplio abanico de
funciones y procesos empresariales alternativos, se deben seleccionar aquellos mdulos
que sean realmente de inters para la implantacin particular.
La modularidad de estos sistemas permite elegir entre una instalacin progresiva o una
implementacin completa, con una conversin simultnea de todos los sistemas.
Tambin se pueden normalmente adaptar aplicaciones adicionales.
Adems, muchos ERP incluyen mdulos para cubrir las necesidades individuales de
numerosos sectores, integrando en el sistema los procesos empresariales especficos de
cada sector. Algunos sectores cubiertos son los de telecomunicaciones, automocin,
banca y seguros, petrleo y gas, administracin pblica, construccin, bienes de
consumo, etc.
En los ERPs, las aplicaciones o mdulos funcionales, normalmente se dividen en tres
grandes reas:

Financiera

Logstica (ventas, produccin, compras, )

Recursos humanos

Figura 13. Estructura de un sistema ERP. Adaptacin de Laudon, 2012

Como ya se ha sealado anteriormente, los mdulos funcionan de un modo integrado,

de manera que existe una conexin implcita entre los procesos logsticos y financieros,
as como con los recursos humanos.
No obstante la cantidad de mdulos y submdulos funcionales dentro de las grandes
reas, estas aplicaciones funcionan igual de bien aunque se empleen de manera
independiente.
Por ejemplo, hay empresas que deciden utilizar nicamente algunos de los mdulos del
ERP por el que se deciden. Frecuentemente se comienza con la implantacin de mdulos
financieros como la contabilidad general, cuentas a pagar, etc. y posteriormente se van
parametrizando y usando otras partes del sistema. A menudo tambin muchas
empresas, especialmente de los sectores industriales y la distribucin, comienzan con
los mdulos logsticos, como la gestin de aprovisionamiento, inventario, almacenes,
compras, ventas, etc.
A continuacin se van a presentar y sintetizar la funcionalidad y caractersticas
principales de los grandes mdulos citados. Para ello nos apoyaremos en una
herramienta concreta (el ERP de la empresa SAP). Con ello se podrn comprender una
buena parte de las posibilidades funcionales que estos sistemas ofrecen.

Figura 14. Aplicaciones funcionales del ERP de SAP y su integracin (Fuente SAP AG)

6.1. Mdulos del rea financiera

La actividad financiera cumple la funcin de documentacin e informacin para la
empresa y los grupos de inters que estn en contacto con ella.
Las finanzas externas se orientan ms por la necesidad de informacin de grupos
de inters externos a la empresa, las finanzas internas exclusivamente por las
solicitudes de informes de grupos internos a la empresa. Las finanzas internas y
externas son sistemas de finanzas que estn estrechamente enlazados. Pero
ambos utilizan mtodos, representaciones y valoraciones base distintos para
soportar procesos diferentes de determinacin de decisiones.
Los mdulos del rea financiera proporcionan una visin de las funciones contables
y financieras e incluyen un sistema de informacin y generacin de informes para
facilitar a los directivos la toma de decisiones rpida.
El rea financiera nos encontraremos normalmente con submdulos que abordan
la siguiente funcionalidad:

Gestin Financiera o Contabilidad General, genricamente conocido como FI.

Rene los datos de la organizacin relevantes para finanzas y proporciona una
documentacin completa e informacin exhaustiva. Asimismo, constituye la
base actualizada para el control y planificacin en toda la empresa.

Tesorera, mdulo TR.

Representa una solucin completa para una gestin financiera eficaz y capaz
de asegurar la liquidez la organizacin globalmente, estructurar activos
financieros de forma lucrativa y minimizar los riesgos.

Controlling (CO), que realiza la contabilidad de costes o contabilidad analtica.

Representa una serie completa de instrumentos de planificacin y control para
sistemas de controlling que abarcan toda la empresa. Dispone de un sistema de
gestin de informes uniforme para la coordinacin del contenido y de los
procedimientos de los procesos internos de la empresa.

Controlling estratgico empresarial, mdulo EC.

Representa la supervisin continua de los factores de xito de la organizacin y
de los indicadores de rendimiento sobre la base de una informacin de gestin
especialmente elaborada.

Gestin de Inversiones, mdulo IM.

Ofrece una gestin integrada y un procesamiento de medidas de inversin y
proyectos que van desde la planificacin hasta la liquidacin, incluyendo anlisis
previos a la inversin y simulaciones de amortizacin.

6.2. Mdulos del rea logstica

Las aplicaciones del rea logstica gestionan todo el proceso que supone la cadena
de suministros de una compaa: desde la adquisicin de la materia prima hasta
su entrega en el cliente como producto y su facturacin.

Ejemplo: Fabricacin sobre pedido

Tratamiento
del
TTr
rata taam
m iieentn
too
Tratamiento
del
pedido
de
d ell pe
p edid id o
do
pedido

Aprovisionamiento
AA
pprroovviis is io na
Aprovisionao na-mi
m ieennttoo
miento

Fabricacin
Fa
F abrb riic acic acinn
Fabricacin

Factura

Pago
Pag
o
P ago
Pago
F
acta ctuurr acia cinn
F
Facturacin
Facturacin

En
E nttrreeggaa
Entrega
Entrega

Figura 15. Un caso de proceso logstico (Fuente SAP AG)

Las aplicaciones logsticas se componen de los siguientes mdulos principales:

MM: gestin de materiales

Optimiza todos los procesos de compras, a travs de una relacin de
funciones. Permite automatizar evaluaciones de proveedores, as como reducir
los costes de aprovisionamiento y almacenamiento, gracias a la precisin de
gestin de stocks y almacenes. Adicionalmente est integrada con la
verificacin de facturas.

PP: Planificacin de la produccin

Proporciona procesos completos para todos los tipos de fabricacin: desde
fabricacin repetitiva, contra pedido, contra catlogo, por procesos, por lotes
y en serie, hasta la gestin integrada de cadenas de suministro, con funciones
ampliadas.

PM: Mantenimiento
Ofrece planificacin, control y procesos de mantenimiento, inspeccin y
reparacin de averas. Asimismo gestiona los servicios con el fin de asegurar
la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluidos los centros y los
equipos suministrados a los clientes.

QM: Control de calidad

Supervisa, reproduce y gestiona todos los procesos relacionados con la gestin
de calidad a lo largo de toda la cadena de suministro. Coordina la inspeccin,
inicia medidas correctivas e integra sistemas de informacin de laboratorio.

SD: Ventas y distribucin

Respalda de forma activa las actividades de ventas y distribucin gracias a
funciones relevantes para la determinacin de precios, tratamiento de pedidos
puntuales y suministros nicos, configuracin interactiva

de variantes

multinivel y una interfaz directa con la cuenta de resultados o la fabricacin.

6.3. El rea de recursos humanos

En este rea se realiza una gestin integral de los departamentos de recursos
humanos de las empresas.
Las funciones que abarca pueden ser muy amplias y engloba tanto las de carcter
estratgico como las puramente administrativas. Entre otras pueden ser las
siguientes: gestin de candidatos a puestos de trabajo, desarrollo de personal,
administracin de las nminas, control de tiempos, modelo de turnos, planificacin
de trabajo, gestin de gastos de viajes, etc.

Dato
toss
ma
ros
maes
esttros

HR
HR
Sistema de informacin
Sistem
Sistema
a de
de
infinfo
orm
rmacin
acin

Figura 16. Algunos procesos soportados por el mdulo de Recursos Humanos de SAP

6.4. Sistema de gestin de proyectos

La mayor parte de las soluciones ERP suelen integrar un mdulo que se aplica
cuando nos enfrentamos a proyectos de cierta complejidad, ya sea de inversin,
marketing, I+D, construccin de instalaciones, etc. Por su propia naturaleza este
mdulo estar muy relacionado con la mayor parte de los revisados anteriormente.
El sistema de proyectos consta de mdulos que dan soporte a la gestin del
proyecto en cada una de las fases de concepcin, estructuracin, planificacin de
costes y fechas, presupuestacin, realizacin y cierre.
Normalmente incorporan interfaces grficas que permiten realizar la estructuracin
del proyecto utilizando tcnicas estndar. Ejemplos de este tipo tcnicas son los
diagramas de Gantt y los diagramas de grafos.

6.5. Soluciones sectoriales

Debido a que cuando hablamos de ERPs estamos haciendo referencia a software
estndar que se parametriza para adecuarlo a las caractersticas particulares de
cada empresa, nos encontramos con el problema de que existen situaciones
especiales en ciertos sectores empresariales que no pueden generalizarse en otros
distintos.
SAP High Tech y electrnica

SAP Product. de consumo

SAP Ingeniera y Construccin

SAP Seguros
SAP
Recursos
Humanos

SAP Oil & Gas

SAP Utilities

SAP Sector Pblico

SAP Telecom.

SAP Service Provider

SAP
Logstica

SAP Sanidad

SAP Qumica
SAP
Econm/Financ.

SAP Automovil

SAP Farma
SAP Retail

SAP Media
SAP Aeroespacio y Defensa

SAP Banca

Figura 17. El soporte sectorial de SAP (Fuente SAP AG)

Los diferentes fabricantes suelen incorporar soluciones particularizadas para

diferentes sectores de actividad que ofrecen a sus clientes. Estos mdulos se
integran con el resto de las aplicaciones.
Las soluciones sectoriales se componen de una coleccin de procesos de negocio
especficos.

6.

APRECIACIONES ADICIONALES

Por la informacin que hemos dado en relacin con su origen, por los ejemplos
presentados y las apreciaciones realizadas, podramos estar pensando en estos
momentos que los ERPs son sistemas orientados sobre todo a las empresas dedicadas
a produccin y distribucin de productos tangibles; pero esto no es cierto.
El mismo concepto de herramienta ERP es til para cualquier empresa del sector
servicios, y debemos tenerlo en cuenta, pues este tipo de empresas proliferan cada da
ms, y crecen en importancia en la economa global.
En los ltimos aos, y de un modo creciente, los individuos nos gastamos cada vez una
mayor parte de nuestros ingresos en servicios, como pueden ser mejoras en nuestros
hogares, entretenimiento, publicidad, restaurantes, hoteles, vacaciones..., ocio en
general.
Del mismo modo y para cubrir la oferta que demandamos se desarrollan las empresas
de servicios. Adems, las empresas que venden productos tangibles intentan cada vez
de un modo ms notable incrementar los servicios prestados a sus clientes y de este
modo aadir valor a sus productos. No basta con vender el producto, sino con servir al
cliente en lo que este demande, para poder diferenciarnos de la competencia.
Muchas empresas estn practicando adems outsourcing para poder concentrarse en
aquello que realmente les resulta estratgico. Se estn subcontratando servicios tales
como seleccin de personal, publicidad, marketing, contabilidad..., todos ellos partes
fundamentales de las empresas.
A la vista de estas tendencias ya encontramos proveedores especializados en
herramientas ERP que particularizan sus aplicaciones para poder atender la demanda del
sector servicios, dando especial importancia y relieve a los mdulos que necesitan estas
empresas y alrededor de los cuales se centra su actividad.
Como contrapartida con aquellas empresas que fabrican productos, las empresas de
servicios proporcionan asistencia, consejo, informacin, consultora, y otro tipo de bienes
intangibles.
El concepto de venta deja de ser un punto en el tiempo en el que el material cambia de
manos, para pasar a ser el comienzo de un acuerdo por el cual la empresa proveedora
se compromete a colaborar durante algn tiempo con quien le contrata.
Desde las empresas que administran el personal temporal, las consultoras econmicas,
las empresas que se encargan de las campaas de publicidad, las que se encargan de
los servicios mdicos..., en todas ellas, el material base son los Recursos Humanos, y el
valor aadido es de contenido intelectual.
A pesar de sus diferencias operacionales con las empresas dedicadas a produccin,
tambin tienen los mismos procesos crticos para su negocio. Por tanto, las tendencias
en materia de soluciones informticas para atender sus necesidades sern en ambos
casos las mismas, teniendo en cuenta algunas caractersticas concretas de este tipo de
empresas.