Anlisis de Alternativas para la asignacin y redistribucin

de los puestos de trabajo para los Asistentes Graduados de

la Universidad de los Andes

Tabla de contenido

1.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA......................................................................3

2.

OBJETIVOS.................................................................................................... 3
Objetivo General.............................................................................................. 3
Objetivos Especficos....................................................................................... 3

3.

ESTRUCTURACIN DEL PROBLEMA...............................................................4

3.1

Principales aspectos............................................................................... 4

3.2

Principales actores................................................................................. 4

3.3

Fuentes de incertidumbre y riesgo.........................................................6

3.4

Variables relevantes............................................................................... 7

Variables de desempeo............................................................................... 7
Variable de decisin...................................................................................... 7
Variables Aleatorias...................................................................................... 7
3.5

Criterios de evaluacin de decisin........................................................7

3.6

Restricciones para la decisin................................................................8

3.7

Alternativas de decisin preliminares.....................................................8

1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

La universidad de los Andes requiere semestre tras semestre jvenes y

adultos con conocimientos previos, con formacin profesional, que se
encuentren estudiando una maestra en la institucin, y adems que
tengan vocacin de enseanza, para que apoyen a los docentes de
diversas reas en la generacin y afianzamiento del conocimiento entre
los estudiantes.
Dada esta necesidad la universidad contrata diversas personas de
muchas edades y perfiles, ofrecindoles por tales servicios el pago de la
matrcula de su maestra, un apoyo econmico, un puesto de trabajo,
entre otros. Sin embargo, uno de los aspectos que la universidad da a
los asistentes presente falencias, este es la asignacin de los puestos, la
cual es compleja, debido que el rea destinada para esto es limitada,
por lo que se ha ido presentando problemas logsticos para poder
calificar, estudiar y preparar sus clases.
A raz de lo expuesto anteriormente, pretendo junto con el apoyo y
asesora de la Universidad de los Andes realizar un plan de asignacin y
redistribucin de la Sala de los asistentes, de forma tal que se pueda
ofrecer a cada uno de los Asistentes un lugar de trabajo idneo, y
ajustado a las necesidades del curso que apoya, pero teniendo en
cuenta sta debe ser viable econmicamente.
En conclusin, busco disear una metodologa estructurada de anlisis
de decisiones bajo riesgo, que permita evaluar las diferentes
alternativas de asignacin o ubicacin de los puestos de trabajo de los
asistentes,
contemplando
para
ello
aspectos
econmicos
y
operacionales.

2. OBJETIVOS
Objetivo General
Desarrollar una metodologa estructurada de anlisis de decisiones bajo
riesgo para apoyar, acompaar y asesorar a la Universidad de los Andes
en la asignacin y ubicacin de los puestos de trabajo para los
Asistentes graduados, de tal manera que stos cuenten con un espacio
ptimo y adecuado para el desarrollo de sus actividades.
Objetivos Especficos
Estructurar y plasmar el modo actual en el que estn asignados los
puestos de los Asistentes graduados en el presente semestre,
detallando el nmero de asistentes por puesto, cajones e
implementos por equipo, ocupacin diaria del escritorio por
2

persona, entre otros. De manera tal que se puede formular de la

forma ms real las condiciones de la situacin problemtica.

Disear la metodologa de anlisis de decisiones bajo riesgo por

medio de la informacin captada en el medio y de las lecciones
aprendidas en el curso, para evaluar de manera eficiente las
alternativas, y escoger de entre ellas la ms viable ubicacin de
los puestos de trabajo para los Asistentes graduados.

Implementar la metodologa diseada, as como aquellos modelos

que permitan evaluar la conveniencia y eficiencia de las distintas
alternativas de asignacin de los puestos de trabajo.

Evaluar la conveniencia y asertividad de las soluciones expuestas

por la metodologa y los modelos, concluir, y mejorar con respecto
a sus resultados, para que a partir de ellas se pueda ofrecer un
ordenamiento de conveniencia de las distintas alternativas segn
las condiciones que presente la universidad.

3. ESTRUCTURACIN DEL PROBLEMA

3.1

Principales aspectos

A partir de la situacin problemtica expuesta inicialmente, se puede

identificar como aspectos principales a tener en cuenta en el diseo de
la metodologa y de los modelos, as como a la hora de tomar una
decisin los siguientes:

Econmico: Es de vital importancia contemplar que la alternativa a

seleccionar debe ser viable econmica y financieramente, para
que de esta manera la Universidad pueda aplicarla en pro de los
empleados. En este aspecto las variables importantes son la
inversin a realizar, los costos de generar nuevos espacios para
los asistentes (tanto de operacin como de mantenimiento), entre
otros.

Operativo: Para realizar la correcta ubicacin de los asistentes se

requerir de determinados procesos logsticos, administrativos y
del apoyo tanto de los empleados como de las directivas para
lograrlo (estos ltimos son variables claves para el xito del
ejercicio).

Tcnico: Las indicaciones y especificaciones para el rediseo o

redistribucin del espacio en el que se asignarn los puestos de
3

trabajo son necesarias para delimitar las alternativas que se

evaluarn y seleccionar la que maximice la utilizacin del rea. De
igual forma el aspecto tcnico es muy relevante porque expresa
las condiciones reglamentarias para un aula de trabajo, tales como
equipos informticos, iluminaria, etc.
3.2

Principales actores

Los actores que intervienen en la situacin problemtica expuesta en

este ejercicio, y que de una u otra manera se ven impactados por la
efectividad de la alternativa seleccionada son:

Equipo de Asistentes Graduados: Es el actor clave de la situacin,

ya que ellos son quienes definirn que tan adecuado o no fue la
decisin tomada, puesto que ellos son los que utilizarn los
puestos de trabajo. El estudio se hace para generarle mejores
condiciones.

Coordinacin de Asistentes Graduados: rea o equipo de la

universidad encargada especficamente en velar por el bienestar y
la buena gestin de los asistentes graduados. Esta coordinacin
ser la vocera ante la Coordinacin del Departamento de
Ingeniera Industrial y ante los directivos de la universidad de los
asistentes, transmitindoles a ellos las necesidades existentes.

Coordinacin del Departamento de Ingeniera Industrial: rea

superior a la Coordinacin de Asistentes Graduados, que evala
los
requerimientos
de
las
coordinaciones
y
docentes
pertenecientes al departamento de Ingeniera Industrial.

Equipo de docentes: Personal encargada de la enseanza a los

estudiantes, y adems son los jefes directos de los asistentes, por
lo que para ellos es indispensable que stos cuenten con el
espacio e implementos necesarios para apoyar la labor de
docencia.

Estudiantes: Grupo de jvenes a los cuales los asistentes apoyan

y/o refuerzan. Los estudiantes son la razn de ser de la Asistencia
Graduada, y es para ellos que se desea que los asistentes estn
laborando en ptimas condiciones, para que su funcin sea valiosa
en el aprendizaje de los chicos.

Comunidad Universidad de los Andes: Institucin interesada en

realizar la evaluacin de alternativas de ubicacin y asignacin de
4

puestos para los asistentes, con el fin de ofrecerles un espacio

adecuado para el desarrollo de sus actividades.
Ahora bien, la relacin entre estos actores es que a la hora de realizar
las alternativas y de seleccionar la que sea ms conveniente, debe
buscarse aquella que impacte de mejor manera, o que sea viable para
todos ellos, es decir, es de vital importancia que la metodologa a
desarrollar
permita
evaluar
y
escoger
la
alternativa
que
econmicamente se pueda ejecutar, y que al mismo tiempo beneficie y
vaya alineada segn los planes y las necesidades de las personas
involucradas.
A continuacin se ilustra y explica las relaciones entre los actores
principales para esta situacin problemtica:

Estudiantes

Comunidad
Universida
d de los
Andes

Equipo
Coordinaci
de
n de
Asistentes
Asistent
Graduados
es
Graduad
os Coordinaci

Equipo de
docentes

n del Dto
de Ing.
Industrial

Ilustracin 1: Relacin entre actores principales

El equipo de asistentes est relacionado con todos los dems actores ya
que por ejemplo stos ensean y apoyan con las dudas o inconvenientes
a los estudiantes. Adems apoyan y colaboran en la labor de la
enseanza a los docentes. De igual forma, los asistentes se comunican y
expresan sus inconformidades, sugerencias a la Coordinacin de los
Asistentes. Por ltimo, los asistentes ayudan y fomentan en la
Universidad de los Andes un nivel de aprendizaje ms grande y fuerte
que en las dems universidades.
Debido a lo anterior, y con el objetivo de lograr un mejor aprendizaje en
la institucin, las Coordinaciones estn atentas y abiertas al trabajo en
5

sinergia y al mejoramiento de las condiciones de los asistentes, as

mismo estas reas escuchan y trabajan bajo las denuncias o sugerencias
hechas por los docentes, estudiantes y dems reas, por lo que los
distintos actores se retroalimentan y se auxilian en pro a la mejora de la
educacin.
La Universidad de los Andes (directivas) se compone y trabaja en
conjunto con las Coordinaciones, docentes, estudiantes, asistentes para
generar una Institucin ms preparada, excelente e importante.
Los docentes estn para y por los estudiantes, por lo que su aprendizaje
es esencial para que la labor del profesor sea constante. Adems los
docentes aportan a las coordinaciones, a la universidad y a los
asistentes su conocimiento y sabidura para enfrentar los distintos retos.
3.3

Fuentes de incertidumbre y riesgo

Las principales fuentes de incertidumbre identificadas en esta situacin

problemtica son:

Demanda de puestos por parte de los asistentes, es decir, horarios

en los que ellos requieren el puesto, y adems identificar si es
posible o no que compartan el escritorio con compaeros de
equipo de rea segn la cantidad de horas que permanezca en la
sala de asistentes.

Inversiones necesarias para adaptar el espacio actual, y cambiar

de un lugar limitado, a una zona ms adecuada para las
necesidades de los asistentes.

Requerimiento de asistentes por semestre, ya que cada semestre

el nmero de asistentes puede variar segn los estudiantes
inscritos por curso, y segn los lineamientos planteados por el
Departamento de Ingeniera Industrial.

Costos de mantenimiento y de operacin de los nuevos puestos de

trabajo construidos.
3.4

Variables relevantes

Las principales variables que son importantes en el ejercicio son:

Variables de desempeo
Costo total de la instalacin y modificacin de los puestos de
trabajo

 Percepcin de los asistentes frente a los cambios generados en el

rea.
Aumento de la productividad de los asistentes graduados.
Aprovechamiento de m2 por parte de los asistentes graduados.
Variable de decisin
Asignacin y redistribucin correcta de puestos de trabajo entre
los equipos de Asistentes segn la ocupacin y tiempo presente en
la sala de asistentes.
Variables Aleatorias
Tasa de crecimiento de los asistentes contratados por semestre.
Nmero de horas que un asistente mantiene en la sala.
Costos de capital
Nmero de puestos de trabajo a modificar, ya sea porque son muy
amplios para una sola persona, o porque requiere de instalacin
de cajones, pc, etc.
3.5

Criterios de evaluacin de decisin

Los criterios para la evaluacin de las alternativas son:

Costos provenientes de la aplicacin de cada alternativa, en
trminos operativos y administrativos.
Complejidad logstica requerida para el diseo y redistribucin de
los puestos de trabajo, segn cada alternativa planteada.
Nmero de asistentes inconformes bajo la nueva redistribucin y
asignacin de los puestos de trabajo ofrecida por cada alternativa.
Nivel de ocupacin de los puestos de trabajos en el transcurso del
da obtenido por cada alternativa.
3.6

Restricciones para la decisin

La principal restriccin para la asignacin y redistribucin de los puestos

de trabajo para los asistentes graduados es el rea dispuesto para esta
actividad, ya que la Universidad slo ha dispuesto de una sala en el ML
752, as como algunas otras en el primer piso del ML, las cuales no son
suficientes para ubicar a todos.

3.7

Alternativas de decisin preliminares

Las alternativas expuestas a continuacin fueron desarrolladas con el

acompaamiento y asesoramiento de algunos asistentes graduados,
quienes nos expresaron sus necesidades y su situacin actual, buscando
no slo satisfacer sus necesidades sino generar una solucin viable en
los diferentes aspectos y que sea adecuada para los diferentes actores.
Alternativa 1: Reasignar los puestos a los asistentes segn la utilizacin
que requieran del puesto de trabajo, es decir, disponer de los escritorios
principalmente a aquellos que por su labor o compromisos permanecen
todo el da en la sala, en segunda instancia aquellos que permanecen
media jornada del da, y as sucesivamente hasta aquellos que
realmente estn en la sala un par de veces en la semana. Cabe resaltar
que algunos asistentes prefieren desarrollar sus actividades en espacios
diferentes a la Sala destinada por ellos, ya sea por las condiciones
actuales de la misma o por comodidad prefieren hacerla en otro lugar.
En esta alternativa no se requerira cambios estructurales, sino slo una
reasignacin de las personas que ocupan cada puesto, sin embargo esto
no beneficiara en la misma proporcin a todas las personas, y adems
se mantendra el problema del aprovechamiento del espacio.
Alternativa 2: Realizar una redistribucin de los puestos de trabajo, de
tal manera que se tenga un determinado espacio para cada asistente, es
decir, desarmar aquellos puestos que son extensos, y ubicar entre ellos
nuevos y ms prcticos escritorios. De igual manera construir nuevos
puestos en el centro de la sala con el objetivo de aprovechar de mayor
manera el espacio del lugar.
Esta alternativa requiere una inversin mucho mayor a la primera, y por
ende mayor compromiso de las Coordinaciones y de la comunidad
directiva de la Universidad.
Alternativa 3: Adquirir un nuevo espacio dentro de la universidad (otra
sala de asistentes), para que en sta se puedan disear nuevos puestos
de trabajos, en los cuales los asistentes puedan laborar, de forma tal
que en la sala actual no se hagan redistribuciones.
Esta posible solucin requiere de alto compromiso de las directivas de la
universidad, para que las mismas busquen y asignen un nuevo lugar
para los asistentes. Y luego, disear y construir en ste los puestos de
trabajo, contemplando el nivel y el crecimiento paulatino de asistentes
en el rea.

Alternativa 4: Comprar escritorios porttiles para que en la sala actual

los asistentes puedan acomodarse en los espacios libres de la sala (en el
centro de la sala hay unas mesas amplias y tableros que no son
frecuentemente utilizados y ocupan espacio esencial para poder disear
nuevos puestos), y de esta manera se aproveche de mejor manera el
espacio, y en caso tal de requerirse el espacio, solamente se transportan
los escritorios a otro lugar.
Esta alternativa requerir una inversin mayor a la de la alternativa 1,
pero menor a la 2, con el agravante que los escritorios no estarn
permanentemente en un sitio, permitiendo que si se requiere el espacio,
las personas puedan moverlos.