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Universidad Tcnica Particular de Loja

Tema: Fases de la auditoria

Estudiante:
Roni Chamba

Docente:
Ing. Victor Gonzalez

Titulacin:
Ingeniera Civil

Paralelo:
B

Contenido
1.

Temas a consultar.......................................................................................................1

2.

Fases de la a auditoria................................................................................................1

3.

1.

Preparacin (Recogida de datos)............................................................................1

2.

Investigacin (La entrevista)..................................................................................2

3.

Desarrollo (Cuadro de situacin)............................................................................3

4.

Presentacin (Informe final)...................................................................................3

Bibliografa................................................................................................................4

1. Temas a consultar

Fases de la auditoria

2. Fases de la a auditoria
Las fases de la auditoria se pueden resumir en lo siguiente:

Preparacin (Recogida de datos)

Investigacin (Encuesta, Entrevista)
Desarrollo (Cuadro de situacin)
Presentacin de resultados (informe)

1. Preparacin (Recogida de datos)

Lo primero que se deber hacer es la coleccin de datos, para dicho efecto,
se intervendr de forma fsica a la organizacin y se recolectara informacin
a travs de un cuestionario
El cuestionario permitir identificar el clima organizativo, conocer si los
miembros de la organizacin estn satisfechos con la informacin de que
disponen y cules son las reas crticas.
Aspectos que hay que incluir:
De qu recursos dispone la empresa. Qu informacin adquiere, crea,
procesa o transmite el personal de los diferentes departamentos.
Qu uso hace de la misma la organizacin de la informacin (para
seguir a la competencia, ofrecer servicios a los clientes, promocionar
a la empresa, etc.).
Personas involucradas en el uso de la informacin dentro de su
organizacin.
Quines son, qu responsabilidades tienen asignadas y qu medios
tecnolgicos utilizan.
Quines gestionan la informacin y qu formacin tienen. El hecho
de aquellos profesionales que gestionan la informacin estn cerca de
los centros de decisin contribuir al xito de las polticas de
informacin.
Quin procesa la informacin.
Qu tecnologa se utiliza para gestionar la informacin, y analizar si
sta es realmente adecuada (facilidad de uso, compatibilidad con
otros sistemas, etc.).
Evaluar el coste de la informacin. Aqu podemos distinguir 3 tipos
de costes: costes funcionales (de adquisicin, tratamiento tcnico,
almacenamiento, etc.), costes de recursos (hardware y software,
gastos administrativos, etc.) y costes temporales (validez temporal de
la informacin, gastos de alquiler, etc.).
Determinar el valor de la informacin a partir de su calidad (grado de
relevancia, simplicidad, pertenencia, etc.), su utilizacin (facilidad de
uso, acceso y presentacin), impacto en la productividad de la

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empresa e impacto en la eficiencia de la empresa y en la posicin
financiera.
Qu documentos se utilizan en relacin con los recursos de
informacin (manuales de procedimientos, descripciones de lugar de
trabajo, documentos expositivos de las polticas y objetivos, etc.).
Presupuesto asignado a los recursos de informacin y quin lo
gestiona
Universo al que ser dirigido el cuestionario
En funcin del tipo de organizacin, basada en jerarquas, departamentos,
etc. y la disponibilidad de tiempo y de medios humanos y materiales, se har
una distribucin masiva del cuestionario, o ms selectiva.
Personas directamente relacionadas con la informacin (profesionales
de la informacin, personal vinculado al rea de sistemas de
informacin).
Personas que para la tarea que desarrollan dedican buena parte de su
tiempo a leer, procesar informacin y trabajar con soporte
informtico.
Personas que aportan algn tipo de conocimiento a su trabajo para
alcanzar los objetivos de la organizacin.
Hay que tener muy presente que la informacin penetra toda la organizacin
y no es nicamente el rea de actuacin del profesional de la informacin.
En todas las organizaciones, siempre hay un tanto por ciento de personas que
no utilizan los recursos de informacin. Saben que existen y comprenden
que son importantes para la empresa, pero son indiferentes a la informacin.
Tambin hay otro colectivo de no usuarios que desconoce los recursos
disponibles y que cuando los descubre ve claramente la mejora que stos
pueden suponer para su trabajo
2. Investigacin (La entrevista)
Aparte del cuestionario, es muy aconsejable hacer entrevistas personales a
individuos de la organizacin que, por la funcin que desarrollan dentro de
la organizacin o por sus propias cualidades comunicativas personales, son
susceptibles de aportar datos muy vlidos sobre el uso de la informacin
dentro de la organizacin. Son los denominados gatekeepers, los porteros,
personas con capacidad de acumular y distribuir informacin, que estn
siempre al corriente de lo que sucede en la organizacin y que generalmente
no forman parte de la alta direccin. Tambin habr que entrevistar a los
principales directivos y a personal administrativo de todos los niveles.
Las entrevistas, de una duracin aproximada de una hora, tienen que ser
conversaciones dirigidas, basadas en los puntos mencionados en el apartado
anterior dedicado al cuestionario.
Con respecto al nmero de personas que hay que entrevistar, podemos decir
de forma orientativa que en una organizacin de unos 1.000 miembros se
proceder a hacer entrevistas a unas 90 personas. Es decir, aproximadamente
un 10%, aunque estas cifras variarn en funcin de la estructura y el tamao
de la organizacin.

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3. Desarrollo (Cuadro de situacin)
Una vez que los resultados de las encuestas y las entrevistas han sido
sintetizados y analizados, se elaborar un cuadro donde constarn las
principales discrepancias entre fuentes de informacin y necesidades de
informacin. Se trata de superponer la informacin que nos revela la
auditora de la informacin a los objetivos de la organizacin, y analizar
cmo coinciden los recursos de informacin con los objetivos y dnde se
producen los fracasos y disfunciones.
El cuadro en cuestin presentara de una forma grfica:
Cules son los recursos de informacin de los que dispone la
organizacin
Como utiliza estos recursos
Como utiliza los medios humanos y tecnolgicos en relacin con la
informacin
Relaciones de costes, valores, y resultados para la organizacin
Una vez que se han analizado los resultados de la auditora y los objetivos
corporativos con la informacin sobre la cultura organizativa, estamos en
disponibilidad de dibujar un perfil donde se evidencie la posicin de la empresa
para desarrollar una poltica de informacin. Por reas, se cuantificarn la
importancia asignada a la informacin para alcanzar los objetivos, el uso de la
informacin, los objetivos corporativos y la cultura organizativa (resultados
positivos); y la importancia asignada a la informacin, la disfuncin entre el uso
de la informacin y los objetivos y el clima organizativo desfavorable
(resultados negativos).
Si los resultados positivos superan los negativos, las posibilidades de llevar a
cabo una poltica de informacin con xito son muy favorables. En caso
contrario, si bien las posibilidades de tirar adelante una poltica de informacin
son improbables, la auditora habr servido para identificar la dicotoma entre
objetivos de la empresa y uso de la informacin
4. Presentacin (Informe final)
A partir del cuadro de situacin, la ltima parte del trabajo de auditora ser
la redaccin de un informe final. En este informe habr dos partes:
El dictamen de la auditora, donde se presentar el estado de la
cuestin y las conclusiones a las que se ha llegado. Teniendo en
cuenta que la auditora de la informacin se hace a los diferentes
niveles de la organizacin, las conclusiones variarn en cada uno de
estos niveles. Cuanto ms alto sea el departamento o cargo auditado,
ms valor aadido tendr la informacin que necesita, mientras que
los niveles de la base se alimentan de la informacin existente en los
recursos comerciales que hay en el mercado sin que sea necesario
elaborarla, slo hacer una buena seleccin de la misma.
Las recomendaciones que hay que seguir, es decir, qu directrices
debe seguir la organizacin con el fin de poner en prctica la poltica
de informacin adoptada. Estas recomendaciones sern de tipo

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general para toda la organizacin y adems para cada uno de los
departamentos auditados.
3. Bibliografa

Soy, C., Robertson, G., Oxbrow, N,.(2002). Auditora de la

informacin. Barcelona: Universat Oberta de Catalunya.