folleto del cdigo de tica

estndares de conducta comercial a nivel global

ethics

integridad responsabilidad cultura

Este folleto resume los temas de nuestro Cdigo de tica que son ms relevantes para los asociados de las primeras lneas, como
aquellos que se desempean en nuestras tiendas, centros de distribucin y de despacho. Para obtener informacin adicional, consulte el
Cdigo de tica completo. Para obtener una copia, visite su intranet local o consulte al departamento de Recursos Humanos (RR. HH.).

Qu es el Cdigo de tica? Por qu

esimportante?
Primero lo primero: qu es la tica? La tica no slo significa que se debe cumplir la ley, si bien
ese aspecto es inherente a aquella. Y no slo implica cumplir con las polticas de Staples, otra parte
importante. La tica es hacer lo correcto: proteger nuestro negocio, nuestros asociados y la marca
Staples, aun cuando podra ser ms fcil ceder.
Staples puede lograr un xito mayor si todos nuestros asociados entienden que pueden formular
cualquier pregunta o expresar cualquier inquietud con libertad, sin importar cun insignificante
sea. Y el Cdigo de tica, o simplemente el Cdigo, est diseado para ayudarlo a tomar las
decisiones correctas en todo tipo de situaciones.
Si tiene alguna pregunta, asegrese de decir lo que piensa! Ms adelante, le daremos informacin
detallada sobre cmo hacerlo. Al trabajar juntos, diferenciaremos a Staples no slo como un lder de
negocios, sino como un lder tico.

Cmo asumir la responsabilidad personal

Actuar con integridad es una de las responsabilidades ms importantes que todos compartimos,
independientemente del nivel o cargo. La integridad significa hacer lo correcto para Staples y para
nuestras numerosas partes interesadas: clientes, asociados, accionistas y nuestras comunidades.

Decisiones comerciales
ticas y responsables
Staples depende de cada uno de nosotros para
tomar buenas decisiones. Si no est seguro
de cmo manejar una situacin, comience por
preguntarse lo siguiente:

Se espera que usted:

A
 verige qu polticas debe
cumplir adems de nuestro Cdigo.

Es legal?

C
 umpla con la letra y con el espritu
de la ley y con todas laspolticas aplicables.

 Respeta nuestros valores TeamCARE,
nuestro Cdigo y otras polticas?

S
 olicite orientacin si tiene una pregunta
o se enfrenta a un dilema.

 Me preocupara si escuchara acerca de
esto en las noticias?

D
 iga lo que piensa si observa una posible
violacin de la ley, nuestro Cdigo
o cualquier otra poltica de Staples.

 Me sentira bien si mi familia y mis amigos
se enteraran de esto?
Si se ha formulado estas preguntas y an no
se siente seguro, solicite ayuda. Puede usar
cualquiera de los recursos que se enumeran
enDgalo!.

Responsabilidades de los asociados

Qu es el Cdigo de tica?

C
 olabore plenamente si se le solicita
que participe en una investigacin.

Dgalo!
Qu debo saber?
Decir lo que piensa es importante porque fortalece
nuestra cultura y ayuda a que Staples aborde posibles
asuntos antes de que se conviertan en problemas.
Debe decir lo que piensa cuando:
Tiene preguntas sobre nuestro Cdigo o desea
obtener ayuda con respecto a un dilema.
Sabe o sospecha que usted u otra persona ha violado
nuestro Cdigo, otras polticas de Staples o la ley.
Staples prohbe las represalias. En otras palabras,
plantear una inquietud honesta no puede utilizarse
como una razn para tomar una medida laboral
negativa en su contra, como separacin, descenso
de categora, suspensin, prdida de beneficios,
amenazas o acoso.
Por lo general, es mejor comenzar con su gerente,
pero siempre sintase libre de contactar a:
Otro gerente de su confianza.
Recursos Humanos.
Oficina de tica Global.
Departamento Legal.
La lnea de asistencia sobre tica: Staples EthicsLink.
Staples toma con seriedad todos los informes de
posible conducta indebida. Investigamos de la
forma ms confidencial posible todas las posibles
violaciones del Cdigo, tomamos una determinacin
sobre si el Cdigo o la ley han sido violados y
tomamos las medidas correctivas apropiadas.

Qu debo hacer?
 iga lo que piensa si tiene una pregunta o inquietud
D
mediante el mtodo que le resulte ms cmodo.
 i se ve involucrado en una investigacin sobre el
S
Cdigo, colabore totalmente y responda a todas las
preguntas de forma completa y honesta.

Nunca realice acusaciones falsas a sabiendas, no
mienta a los investigadores ni interfiera ni se niegue
a colaborar con una investigacin sobre el Cdigo.
3

Dgalo!

Staples EthicsLink
Staples EthicsLink es el nombre de nuestra
lnea de asistencia sobre tica. Puede usarla
para hacer preguntas o expresar inquietudes
en su idioma nativo todos los das, las 24
horas del da. Cuando se comunica con
Staples EthicsLink, un tercero independiente
rene informacin de usted y la guarda en un
sitio web seguro y protegido con contrasea.
Luego, la informacin se transfiere a la Oficina
de tica Global de Staples. El personal de
la Oficina de tica Global es responsable de
asegurarse de que su informe sea revisado y
abordado apropiadamente. Para obtener ms
informacin, consulte Preguntas frecuentes
de Staples EthicsLink visitando el sitio
www.staplesethicslink.com o su intranet local.

PyR
P: Cmo puedo comunicarme con Staples
EthicsLink?
R: Hay dos formas de hacerlo:
Visite www.staplesethicslink.com y siga las
indicaciones para realizar un informe en lnea.
Haga una llamada gratuita. Consulte la
intranet de su lugar de trabajo o
www.staplesethicslink.com para obtener
el nmero telefnico especfico del pas
correspondiente.
P: Creo que mi jefe podra haber violado el
Cdigo, por lo que inform al respecto a
Staples EthicsLink sin revelar mi nombre.
Desde entonces, he escuchado que mi
jefe quiere averiguar quin elev la queja.
Debera preocuparme?
R: No. Mientras que haya tenido un motivo
de buena fe para informar sus inquietudes,
el hecho de que las haya dado a conocer
no puede ser usado en su contra. No es
apropiado que su jefe intente averiguar quin
elev el informe. Por lo general, esperamos
no tenga inconveniente en identificarse
porque eso nos facilita realizar un seguimiento
de sus inquietudes. La Oficina de tica Global
tomar todas las medidas posibles para
mantener la confidencialidad de su identidad,
de manera coherente con una investigacin
exhaustiva y justa.

Cmo prevenir la
discriminacin y el acoso
Qu debo saber?
Todos merecemos ser tratados de forma justa, ser
respetados y tener acceso igualitario a un empleo
segn nuestras habilidades y esfuerzos. Staples
no tolera ninguna forma de discriminacin o acoso
por sexo, raza, color, nacionalidad de origen,
discapacidad, edad, religin, orientacin sexual,
identidad de gnero, ascendencia, estado civil
o condicin de veterano u otras caractersticas
protegidas legalmente.
Staples dispone de procedimientos para
asegurarse de que en nuestro lugar de trabajo no
haya discriminacin. Comunquese con su gerente o
con RR. HH. para recibir copias de nuestras polticas.

Qu debo hacer?
Siempre trtense unos a otros, y traten a nuestros
clientes y socios comerciales con dignidad y
respeto.
Nunca se involucre en ninguna conducta que
no sea del agrado de otra persona o que pueda
considerarse acoso o acoso sexual.
 nte cualquier caso conocido o sospechado de
A
discriminacin o acoso, informe inmediatamente a
su gerente, a RR. HH. o a cualquiera de los dems
recursos enumerados en Dgalo!.

Cmo prevenir la discriminacin y el acoso

PyR
P: A mis compaeros de trabajo y a m nos
gusta divertirnos mientras trabajamos y
bromear sobre algunos de los asociados
que no hablan ingls muy bien. No lo
hacemos con mala intencin, y todos
somos buenos amigos, entonces no hay
ningn problema, no?
R: Lo que podra parecer inofensivo para
usted puede ser percibido de manera
diferente por otras personas. Es ms
seguro no bromear sobre el sexo, la
raza, el color, la nacionalidad de origen,
la discapacidad, la edad, la religin,
la orientacin sexual, la identidad de
gnero, la ascendencia, el estado civil
olacondicin de veterano.
P: Me llevo muy bien con uno de mis lderes.
Todava somos slo amigos, pero estamos
interesados en conocernos mejor. Qu
deberamos hacer?
R: Hable con su gerente o con RR. HH.
Staples trabajar con usted para intentar
encontrar una solucin, pero mientras
tanto, no lleve su relacin al prximo nivel
porque eso podra significar un riesgo para
el trabajo de ambos.

Cmo respetar las leyes

de salarios y horarios
de trabajo
Qu debo saber?
Todos merecemos que se nos pague correctamente
por nuestro trabajo. Staples cumple con las leyes y
reglamentaciones en materia de salarios y horarios
de trabajo aplicables, como trabajo fuera del horario
laboral, horarios de comidas y descanso, pago por
horas extras, indemnizacin por cese y trabajo de
menores.

Qu debo hacer?
Conozca y cumpla las leyes de salarios y horarios
que se aplican a su trabajo.

Si usted es remunerado por hora, no trabaje
durante el horario de comidas o descanso o
despus de que haya marcado su salida.

Verifique
la precisin de sus registros de horario
ynotifique a RR. HH. de inmediato si encuentra
algn error.
 nte cualquier violacin de salarios y horarios,
A
informe inmediatamente a su gerente, a RR. HH.
o a cualquiera de los recursos enumerados en
Dgalo!.

Cmo respetar las leyes de salarios y horarios de trabajo

PyR
P: Un inspector visitar nuestro Centro de
despacho y nuestro supervisor nos ha
pedido a todos que trabajemos durante
nuestro horario de almuerzo para
asegurarse de que todo est en orden.
Deseo mostrar compromiso con mi
equipo, pero tambin creo que esto podra
violar las leyes de salarios y horarios
de trabajo. De todas maneras debera
trabajar en el horario de almuerzo?
R: No. Staples estara violando las leyes
de salarios y horarios si usted trabajara
durante el horario de descanso para
almorzar. Si su supervisor insiste en que
lohaga, comunquese con su gerente de
RR. HH. lo antes posible.

Cmo proteger los

bienesde la compaa
Qu debo saber?
Todos tenemos el deber de proteger los bienes
de Staples, incluidas sus instalaciones, vehculos,
equipos, suministros, tecnologas, dinero y sistemas
informticos. Tambin tenemos el deber de usar el
tiempo de la compaa slo para el negocio de la
compaa.

Qu debo hacer?
Staples entiende que, en ocasiones, es posible
que necesitemos utilizar determinados bienes de
la compaa, como computadoras y telfonos, por
motivos personales. Si bien este uso puede estar
permitido, asegrese de:
Proteger los bienes de Staples de robo, dao y
uso indebido.
Limitar el uso personal de los bienes de Staples al
mnimo absoluto y cumplir con las polticas de la
compaa cuando lo haga.
Nunca usar el tiempo ni los recursos de Staples
para realizar trabajo externo.
Nunca usar la propiedad de Staples para su
beneficio personal o el de otra persona o compaa.

Cmo proteger los bienes de la compaa

PyR
P: Estoy participando en una recaudacin
de fondos para mi obra de beneficencia
favorita. Puedo usar los suministros de
copiado e impresin de Staples con el
objetivo de realizar volantes para solicitar
donaciones a fin de colgarlos en la sala
de descanso y repartirlos a familiares,
amigos y compaeros de trabajo?
R: No. Si bien Staples alienta a los
asociados a ser miembros activos de la
comunidad, por lo general, no se pueden
utilizar los bienes de Staples para
actividades que no estn relacionadas
con el trabajo ni patrocinadas por la
compaa.
P: Mi turno es bastante tranquilo y a veces
pareciera que mi jefe desaparece por
aproximadamente una hora. Qu debo
hacer?
R: Probablemente su jefe tiene una buena
razn para ausentarse pero, al menos,
usted tiene que poder ubicarlo en caso
de emergencia. Si esto ocurre con
frecuencia, debera decir lo que piensa!

Cmo proteger la
privacidad y la informacin
Qu debo saber?
La Poltica Global de Privacidad y Manejo de la
Informacin (Privacy and Information Management,
PIM) explica cmo Staples maneja y protege la
informacin de los clientes, de los asociados y del
negocio, es decir, activos valiosos que necesitan ser
tratados con cuidado para mantener la confianza
de nuestros clientes y asociados, satisfacer las
expectativas de nuestros accionistas y cumplir
conlaley.

Qu debo hacer?
Muchos asociados tienen poco acceso a informacin
confidencial, o no tienen acceso en absoluto. Para
todo aquel que tenga acceso:
Lea la poltica de PIM y cumpla con esta.
Conozca los tipos de informacin que usted
debeproteger.
Utilice, almacene, comparta y elimine la informacin
de forma apropiada.
Siga los procedimientos aplicables antes de
divulgar cualquier informacin confidencial a
terceros u otros asociados.

Cmo proteger la privacidad y la informacin

PyR
P: Mi trabajo exige que maneje informacin
personal de nuestros clientes. Si creo
que ha ocurrido una violacin de la
poltica de PIM pero no tengo la certeza,
con quin debo comunicarme?
R: Si cree que se ha divulgado de forma
inapropiada informacin privada de un
cliente o asociado, informe a su gerente y
enve un correo electrnico que explique
los hechos a privacy@staples.com.
Siempre debe hacer esto, incluso en los
casos en los que no tenga la certeza. Es
mejor pecar por precavido al tratar con
posibles violaciones de la poltica de PIM.

A quin llamar
La Oficina de tica Global se encuentra siempre a su disposicin en caso de que tenga alguna
inquietud, necesite hacer una pregunta o simplemente necesite asesora sobre cualquiera de los
temas cubiertos en este Cdigo.
Para comunicarse con la Oficina de tica Global:
Llame al +1-508-253-7960
Enve correspondencia a: Global Ethics Office, Staples, Inc., 500 Staples Drive,
Framingham, MA 01702, EE.UU.
Use Staples EthicsLink y obtenga informacin visitando www.staplesethicslink.com
Tambin puede comunicarse con cualquiera de los siguientes recursos.

 mo respetar las leyes de

C
salariosyhorarios de trabajo

 mo prevenir la
C
discriminaciny el acoso

 mo proteger la privacidad
C
ylainformacin

A quin llamar

Recursos Humanos
Comunquese con su representante local de RR. HH.

Recursos Humanos
Comunquese con su representante local de RR. HH.

Equipo de Privacidad y Cumplimiento Global

Correo electrnico: privacy@staples.com

Formulario de reconocimiento

Yo,

, reconozco que:

He recibido el folleto del Cdigo de tica de Staples.

Comprendo que es mi responsabilidad leer el Cdigo y solicitar orientacin si tengo alguna
pregunta sobre cmo interpretar o aplicar el Cdigo en mi trabajo.

Nombre (por favor, escriba en letra imprenta)

Firma

Fecha

10
7063_COE_BR_US