SISTEMA DE INVENTARIO Y SISTEMA DE PUNTO DE ORDEN MRP

1Sistemas de inventarios
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, mtodos y procedimientos
aplicado de manera sistemtica para planificar y controlar los materiales y
productos que se emplean en una organizacin. Este sistema puede ser manual o
automatizado. Para el control de los costos, elemento clave de la administracin
de cualquier, existen sistemas que permiten estimar los costos de las mercancas
que son adquiridas y luego procesadas o vendidas.
Tipos de sistemas de inventario:
Sistema de Inventario Perpetuo: el negocio mantiene un registro continuo para
cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario
disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente.
Sistema de Inventario Peridico: En el sistema de inventario peridico el
negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin
del periodo, el negocio hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica los
costos unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la cifra de
inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para calcular el
costo de las mercancas vendidas. El sistema peridico es conocido tambin como
sistema fsico, porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema
peridico es generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario
que tienen un costo unitario bajo.
El anlisis <ABC>
Uno de los instrumentos ms utilizados para realizar la clasificacin de los
productos en categoras de <alta, media y baja> rotacin es el llamado ABC,
tambin conocido como ley 80:20.
El anlisis ABC se realiza con el fin de determinar la importancia de los distintos
productos en funcin de su aporte a las ventas totales de la empresa y a los
mrgenes brutos de beneficios generados.

Para realizar el anlisis ABC:

El primer paso consiste en ordenarlos, de mayor a menor, de acuerdo con

el tanto por ciento que representa respecto al total de las ventas de la empresa.

El segundo paso se completa colocando al lado del tanto por ciento sobre
las ventas el tanto por ciento que representa cada producto respecto al margen
bruto total generado por la venta de todos los productos de la empresa.

El tercer paso consiste en separar en tramos o categoras, con el fin de

clasificaren productos de alta, media, y baja importancia relativa. Este anlisis
permite determinar cules son los productos realmente importantes en la empresa.

Tipos de sistemas y modelos de inventarios

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema peridico y Sistema
permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios peridico: como su nombre lo indica, realiza un
control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un
conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios
disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la
empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas,
ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario

inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el

inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico.
En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se
contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta
compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado,
se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta
de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina
el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta
se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las
mercancas en trnsito, ni las mercancas recibidas en consignacin.
En el caso de las mercancas en trnsito, si se llegare a vender esas mercancas
estando en trnsito, el costo de venta que se considera provisional, se
contabilizar como diferido. La utilidad o prdida por esas ventas, se determinar
e incluir en la renta del ao en que se liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario peridico
para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la

declaracin tributaria firmada por contador pblico.

MODELOS DE INVENTARIO.
Comnmente los inventarios estn relacionados con la manutencin de cantidades
suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que garanticen una operacin
fluida en un sistema o actividad comercial.
La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto adverso,
encontrando un punto medio entre la poca reserva y el exceso de reserva. Est
actitud prevaleci en los pases industrializados de Occidente, incluso despus de
la segunda guerra mundial, cuando Japn instaur con gran xito el sistema
(famoso ahora) Just in time, ambiente
que requiere un sistema de produccin (casi) sin inventario.
La gestin de inventario preocupa a la mayora de las empresas cualquiera sea el
sector de su actividad y dimensin.
Por tres factores imperativos:
No hacer esperar al cliente.
Realizar la produccin a un ritmo regular, aun cuando fluctu la demanda.
Comprar los insumos a precios ms bajos. Una buena gestin de los inventarios
es definir perfectamente:
Mercadera a pedir.
Fechas de pedido.
Lugar de almacenamiento.
La manera de evaluar el nivel de stock.
Modo de re-aprovisionamiento.
Los modelos en que basar la planificacin de aprovisionamiento se agrupan en
dos categoras principales, segn la demanda sean dependientes o
independientes.

Modelos para Re-aprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de

tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos
actores ajenos a la cadena logstica (clientes o consumidores), el modelo ms
comn es el Lote Econmico de Compras.
Modelos para Re-aprovisionamiento programado, en los que la demanda es de
tipo dependiente, generada por un programa de produccin o ventas. Responden
a peticiones de Re-aprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en
tcnicas de optimizacin o simulacin.
A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras:
Modelos de Re-aprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de
pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de
pedido". La cantidad a pedir es el "lote econmico de compra".
Modelos de Re-aprovisionamiento peridico, en los que se lanza una orden de
pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir ser la
que restablece un cierto nivel mximo de existencias nivel objetivo.
Estos ltimos modelos podran, a su vez, subdividirse en funcin de demanda es
determinista o probabilista, constante o variable que no aportan diferencias
metodolgicas relevantes. Se utilizaron por muchos aos los modelos clsicos de
Re-aprovisionamiento no programados, lo que produca resultados anmalos y
extenda en las empresas ciertas dudas sobre la bondad de los modelos analticos
como sustitutos del buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que
en 1965 se defini los conceptos de demanda dependiente y demanda
independiente era claro que los modelos clsicos eran los nicos aplicables a
casos de demanda no programada o independiente.
Tipos de sistemas y modelos de inventario

Los sistemas de inventarios se enfocan a partir del VALOR del producto, ya que
con ello pueden establecer las dimensiones de los pedidos para los productos,
periodos de tiempo en cada uno, entre otros. Esto conduce a lo que se conoce
como modelos de inventario los cuales se destacan de la siguiente forma:
1- Modelos deterministas
Toma como punto de referencia los datos que supone cada inventario para su
pedido, estableciendo as factores como demanda plazo de entrega, precios,
costos de almacenamiento, periodos de los pedidos, y todo lo dems referente a la
caractersticas de cada producto.
2- Modelos probabilistas
Similar al modelo determinista, con la diferencia de que, basndose en datos tales
como la distribucin de los productos en su entorno determinado, hace
PROBABLE ciertos hechos como variacin en la demanda y el mercado, stock de
seguridad, entre otros.

5.1. Sistemas MRP comparado con sistemas de punto de orden Los sistemas de
Planificacin de Requerimientos de Materiales (MRP: Material Requirement
Planning -Planificacin de las requisiciones de materiales-) integran las
actividades de produccin y compras. Programan las adquisiciones a proveedores
en funcin de la produccin programada. El MRP, es un sistema de planificacin
de la produccin y de gestin de stocks o inventarios que responde a las
necesidades de lo que se debe fabricar y/o aprovisionar. El objetivo del MRP es

brindar un enfoque ms efectivo, sensible y disciplinado para determinar los

requerimientos de materiales de la empresa. El Punto de Reorden (ROP) se basa
en una probabilidad estadstica del agotamiento de bienes durante el periodo de
tiempo de entrega. El sistema se basa o se establece a partir de saber cul es el
nivel de la existencia de los artculos. El nivel de existencia es lo que provoca que
se prepare una orden de compra o un proceso de produccin. Tambin es esencial
conocer la distribucin de la demanda del tiempo de entrega; que se calcula,
tomando en cuenta tanto la demanda probabilstica como la duracin probabilstica
del periodo de tiempo de entrega. La diferencia fundamental entre las tcnicas de
punto de orden y las del MRP es la fase de tiempo. De hecho, el sistema MRP es
un sistema de punto de orden con fases de tiempo para las demandas
independientes. La demanda independiente no guarda relacin con la demanda de
los dems artculos. Los pedidos del cliente y los pedidos de piezas de servicio
son ejemplos de demandas independientes. Las tcnicas MRP son una solucin
relativamente nueva a un problema clsico en produccin, el de controlar y
coordinar los materiales para que se estn disponibles cuando se precisan y sin
necesidad de tener un inventario excesivo. Principalmente el MRP est enfocado
a: Determinar cuntos componentes se necesitan, as como cundo hay que
implantar o llevar a cabo el Plan Maestro de Produccin. La traduccin en
rdenes concretas de compra y fabricacin para cada uno de los productos que
intervienen en el proceso productivo y de las demandas externas de productos
finales. Disminuir los tiempos de espera en la produccin y en la entrega.
Determinar obligaciones realistas. Incrementar la eficiencia. Proveer alerta
temprana. Proveer un escenario de planeamiento de largo plazo. Actividades
Complementarias. Sistemas MRP comparado con sistemas de punto de orden,
que se localiza en el libro: Administracin de operaciones: estrategia y anlisis A
partir del artculo de consulta, realice las siguientes actividades: a) Investigue cual
es la capacidad que tienen los sistemas de Planificacin de Requerimientos de
Materiales MRP en los inventarios que se manejan en la organizacin de
produccin. b) Realice un cuadro sinptico con los enfoques de funcionamiento de
los sistemas de Planificacin de Requerimientos de Materiales MRP. c) Conteste

el siguiente Test. De las siguientes opciones, seleccione el inciso con la respuesta

correcta. 1) Que es el MRP? a) Es un sistema de planificacin de la produccin y
de gestin de stocks o inventarios que responde a las necesidades de lo que se
debe fabricar y/o aprovisionar. b) Es el almacn fsico de productos que una
organizacin mantiene a la mano para promover el manejo fluido y eficiente de sus
operaciones. c) Es la representacin de bienes corporales destinados a la venta
en el curso de los negocios, as como aquellos que se encuentran en proceso de
produccin. 2.- En que se basa el Punto de orden (ROP)? a) Es la determinacin
de los procedimientos ptimos de adquisicin de existencias en bienes de
consumo. b) Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y
evaluacin del inventario. c) En una probabilidad estadstica del agotamiento de
bienes durante el periodo de tiempo de entrega. 3.- Cul es principal diferencia
entre el sistema de Planificacin de Requerimientos de Materiales MRP y el punto
de orden (ROP)? a) Es la determinacin de los procedimientos ptimos de
adquisicin de existencias en bienes de consumo. b) La fundamental entre las
tcnicas de punto de orden y las del MRP es la fase de tiempo. c) En una
probabilidad estadstica del agotamiento de bienes durante el periodo de tiempo
de entrega. 5.2. La Operacin de un Sistema MRP La operacin del sistema MRP
es de la siguiente manera: Se utilizan los pedidos de productos para crear un
programa maestro de produccin, que establece el nmero de artculos que hay
que producir en periodos especficos. Un archivo de listas de materiales identifica
los materiales especficos que se usan para fabricar cada artculo y las cantidades
correctas de cada uno. El archivo de registros de inventario contiene datos como
el nmero de unidades disponibles y en pedido. Estos tres tipos de informacin se
convierten en las fuentes de datos principales en la operacin del sistema MRP, el
cual ampla el programa de produccin para obtener un programa detallado de
pedidos para toda la secuencia de produccin. El procedimiento del MRP est
basado en dos ideas esenciales: a) La demanda de la mayora de los artculos no
es independiente, nicamente lo es la de los productos terminados. b) Las
necesidades de cada artculo y el momento en que deben ser satisfechas estas
necesidades, se pueden calcular a partir de los datos que maneja la organizacin,

como son: las demandas independientes y la estructura del producto. Las

principales entradas de informacin son: Programa Maestro de Produccin (PMP
o MPS). Inventarios. Lista de Materiales (BoM). La operacin del MRP consiste
esencialmente en el clculo de necesidades netas de los artculos ( productos
terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo un
factor, no considerado en los mtodos tradicionales de gestin de stocks, que es el
plazo de fabricacin o plazo de entrega en la compra de cada uno de los artculos,
lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya
que indica la oportunidad de fabricar (o aprovisionar) los componentes con la
debida planificacin respecto a su utilizacin en la fase siguiente de fabricacin.
Un dato muy importante en el funcionamiento de los sistemas MRP esta
relacionado con la diferenciacin entre demanda independiente y demanda
dependiente. La Demanda Independiente, es aquella que se genera a partir de
decisiones ajenas a la organizacin, por ejemplo la demanda de productos
terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las
decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque s pueden
ser influidas). Tambin se clasificara como demanda independiente la
correspondiente a piezas de recambio. La Demanda Dependiente, es la que se
genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa ("Master Production
Shedule") por ejemplo an si se pronostica una demanda de 100 coches para el
mes prximo (demanda independiente) la Direccin puede determinar fabricar 120
este mes, para lo se ocuparan 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas, etc.
La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de
la decisin tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches. Es importante
esta distincin, porque los mtodos a usar en la gestin de stocks de un producto
variarn completamente segn ste se halle sujeto a demanda dependiente o
independiente. El programa MRP, trabaja sobre el archivo de inventario al que
hace continuas referencias al archivo de lista de materiales para calcular las
cantidades necesarias de cada artculo. Despus se corrige el nmero de
unidades de cada artculo para tomar en cuenta las cantidades disponibles y se
compensa (se mueve hacia atrs en el tiempo) para considerar el tiempo de

entrega necesario para obtener el material. El funcionamiento del Sistema MRP

debe satisfacer las siguientes condiciones: Asegurarse de que los materiales y
productos solicitados para la produccin son repartidos a los clientes. Mantener
el mnimo nivel de inventario. Planear actividades de fabricacin, entregas,
compras. Actividades Complementarias. Conteste el siguiente Test. De las
siguientes opciones, seleccione el inciso con la respuesta correcta. 1) Mencione
una de las ideas en la que se centra el procedimiento del MRP: a) Hay que
proporcionar un rea de recepcin donde los artculos se puedan separar y
desempacar antes que distribuir. b) Determinar la cantidad de bienes y los que
debera tener una organizacin para funcionar. c) Las necesidades de cada
artculo y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden
calcular a partir de los datos que maneja la organizacin. 2) Mencione las
principales entradas de informacin del MRP: a) Programa Maestro de Produccin
(PMP o MPS); Inventarios; lista de Materiales (BoM). b) Gestin avanzada de las
listas de los materiales; facilidad de adaptacin a los cambios de los pedidos;
gestin optimizada de rutas y centros de trabajo, con calendarios propios o por
grupo. c) Inventario "one-hand"; la demanda de pedidos; la cantidad de producto
requerido que se necesita al comienzo de un periodo. 3) Qu es la Demanda
Independiente? a) Para contener y proteger los artculos hasta que se utilizan, en
la forma que sea ms eficiente en el costo. b) Es aquella que se genera a partir de
decisiones ajenas a la organizacin. c) Para establecer la cantidad de cada
material que se va a almacenar, una vez determinado el nivel de inventario de
cada artculo almacenado. 4) Qu es la Demanda Dependiente? a) Implica la
planificacin de todos los elementos que se necesitan para llevar a cabo el plan
maestro de produccin. b) Es el archivo de inventario al que hace continuas
referencias al archivo de lista de materiales para calcular las cantidades
necesarias de cada artculo. c) Es la que se genera a partir de decisiones tomadas
por la propia empresa. 5) Menciona una de las condiciones que tiene que cumplir
el funcionamiento del sistema MRP a) Asegurarse de que los materiales y
productos solicitados para la produccin son repartidos a los clientes. b) Se
establece, cunto y cundo se va a producir, y cules son los recursos disponibles

para ello. c) El clculo de necesidades netas de los artculos (productos

terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.)