Filtrar registros de una

tabla
Existe una caracterstica en Excel conocida como Auto filtrar que permite
esconder los registros de una tabla de Excel excepto aquellos que
deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla slo estamos
mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos una
mejor visibilidad de los mismos para realizar un buen anlisis.

Filtrar datos en Excel

El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera
temporal los registros que no cumplen con los criterios especificados.
Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla sigue los siguientes
pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando Ordenar y
Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y dentro
de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados

de cada columna. Si ya habas dado formato a los datos
como tabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya estaban
presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que
deseas filtrar y Excel desplegar una lista que incluye cada uno de los
valores nicos de la columna.

Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la

opcin (Seleccionar todo). Esto limpiar todas las cajas de seleccin
permitindote seleccionar solamente las opciones que ests interesado
ver:

Filtrar por varios criterios o columnas

Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios
criterios. Al hacer clic en el botn Aceptar Excel desplegar solamente los
datos que cumplen son la seleccin realizada. Tambin puedes aplicar

filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos que

acabamos de revisar para cualquier otra columna.
Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el cono de
flecha de filtrado es reemplazado por un cono de filtro.

Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cono de filtro de la
columna deseada y seleccionar la opcin Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros
al mismo tiempo puedes hacer clic en el comando Ordenar y filtrar y
seleccionar la opcin Borrar

Filtrar nmeros en Excel

Excel nos provee de diversas opciones para filtrar valores numricos. Es

posible obtener aquellos valores que estn dentro de un rango o inclusive
aquellos nmeros mayores o menores a un lmite previamente
establecido. En esta ocasin revisaremos con detenimiento las opciones
que tenemos para filtrar nmeros en Excel.
La siguiente imagen muestra los datos que utilizaremos en nuestros
ejemplos. En la primera columna se observan los nombres de alumnos y
en la segunda columna tenemos las calificaciones obtenidas por cada
uno de ellos en una escala de 100.

Para este ejemplo he creado una tabla de Excel (Insertar > Tabla) pero
los ejemplos funcionan correctamente aunque solo se inserten filtros con
el comando Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Para ver las opciones de filtrado que nos ofrece Excel para nuestros
datos numricos debemos hacer clic sobre el botn de flecha en el
encabezado de la columna Calificacin y elegir la opcin Filtros de
nmero.

Es importante recordar que la opcin Filtros de nmero solo ser

mostrada en aquellas columnas donde Excel haya detectado que los
valores son numricos.
Filtrar nmeros iguales o diferentes a otro nmero

Las primeras dos opciones que revisaremos sern las opciones Es igual
a y No es igual a. Al seleccionar la opcin Es igual a obtendremos un
cuadro de dilogo como el siguiente:

Lo nico que debemos ingresar es ese valor que estamos buscando y

pulsar el botn Aceptar. En la imagen anterior ingres el valor 80 y por lo
tanto obtendr el siguiente resultado:

Por el contrario, si elegimos la opcin de filtrado No es igual a e

ingresamos el valor 80, al aplicar el filtro obtendremos el siguiente
resultado:

Si comparas estos datos con el listado original, podrs notar la ausencia

de la fila correspondiente a Miguel quien tiene la calificacin igual a 80.
De esta manera, el filtro ha excluido aquellos valores que no son iguales
al valor indicado.
Cmo remover un filtro

Antes de continuar, quiero recordarte que para eliminar un filtro ser

suficiente con elegir la opcin Borrar filtro de que se mostrar al hacer
clic en el botn de flecha del encabezado que tenga el filtro.

Filtrar nmeros mayores o menores que otro nmero

El segundo grupo de opciones de filtrado que tenemos disponibles nos

ayudan a obtener aquellos nmeros que son mayores o menores que
otro nmero que hayamos indicado. Por ejemplo, seleccionar la
opcin Mayor que y posteriormente ingresar el valor 80.

Al hacer clic en el botn Aceptar obtendr el siguiente resultado.

El filtro nos permite ver aquellos valores que son superiores a 80 pero
excluye aquellos registros que son iguales a 80. Si quisiramos incluir
ese lmite inferior tendramos que elegir la opcin Mayor o igual que.
Con el siguiente ejemplo nos quedar claro lo que significa elegir alguna
opcin de filtrado que incluya la igualdad. Seleccionar la opcin Menor o
igual que ingresar el valor 80 como se observa en la siguiente imagen.

Como resultado tendremos todos los valores menores a 80 y tambin

obtendremos el registro que es igual a 80. La siguiente imagen muestra
el resultado de dicho filtro.

Filtrar nmeros entre un rango

Excel nos permite filtrar aquellos nmeros que se encuentra dentro de un

rango utilizando la opcin Entre. En el siguiente ejemplo aplicar un filtro
indicando los valores 70 y 90 como los lmites inferior y superior del
rango por el cual deseo filtrar los datos.

Observa que esta opcin de filtrado es la combinacin de las

opciones Mayor o igual a y Menor o igual a. Al aplicar el filtro obtendr el
siguiente resultado:

Filtrar los diez mejores

Aunque la opcin de filtrado est nombrada como Diez mejores la

verdad es que puedes utilizarla para obtener uno, dos, cinco, veinte,
treinta o los valores que necesites. De manera predeterminada el filtro
nos dar la opcin de filtrar los 10 valores superiores, pero podrs editar
ese nmero por cualquier otro que necesites.

En la imagen anterior he indicado al filtro obtener solamente los 3 valores

superiores y por lo tanto el resultado ser el siguiente:

Esta opcin de filtrado tambin es til para obtener los valores ms

pequeos es decir, los valores inferiores de una lista de nmeros. Lo
nico que debes hacer es elegir la opcin inferiores de la primera lista
desplegable.

Adems, la ltima lista desplegable nos permite elegir un porcentaje en

lugar de una cantidad especfica de elementos.

Lo que la imagen anterior quiere decir es que, podremos obtener el 25%

de elementos superiores de nuestra lista de nmeros. Esto es de gran
ventaja cuando no conocemos la cantidad exacta de elementos que
deseamos obtener y solo queremos indicar un porcentaje.
Filtrar nmeros por su promedio

El ltimo par de opciones de filtrado se refieren al promedio de los

valores numricos de la columna, as que es buena idea conocer dicho
promedio antes de aplicar el filtro. Podemos conocer fcilmente ese valor
al seleccionar todo el rango de celdas y observar el promedio en la barra
de estado.

Para nuestro ejemplo, el promedio de los valores numricos es 78.92 as

que al seleccionar el filtro Superior del promedio, obtendremos el
siguiente resultado:

Todos los valores de la imagen anterior son superiores al promedio. En

caso de elegir la opcin de filtradoInferior al promedio, obtendremos el
otro grupo de registros de nuestra lista.
Filtro personalizado en Excel

En varias de las opciones de filtrado anteriores pudiste observar un

cuadro de dilogo como el siguiente:

En dichas opciones, Excel seleccionar de manera predeterminada algn

valor de la lista, pero al elegir la opcin de Filtro personalizado las listas
aparecern sin seleccin previa para permitirnos elegir cualquiera de las
opciones disponibles.

Aunque en este listado aparecen todas las opciones de filtrado de Excel,

debes tener cuidado porque no podrs utilizar todas ellas para filtrar
nmeros. Por ejemplo, las opciones: comienza por, no comienza por,
termina con, no termina con, contiene, no contiene, son utilizadas
exclusivamente para filtrar cadenas de texto.
Con el resto de las opciones podrs hacer combinaciones para crear un
filtro ms especfico sobre tus datos. Por ejemplo, para obtener aquellos

registros que sean iguales a 60 y 80 puedo utilizar el filtro de la siguiente

manera:

La clave para obtener el resultado deseado es la seleccin de la opcin

O la cual indicar a Excel que filtre en base a cualquiera de las dos
condiciones. El resultado es el siguiente:

Filtrar nmeros pares o impares en Excel

Las opciones de filtrado que hemos revisado hasta ahora son todas las
que Excel nos permite aplicar sobre valores numricos sin embargo es
posible crear algunos filtros diferentes utilizando las funciones de Excel.
Por ejemplo, una de las necesidades frecuentes de los usuarios es
aplicar un filtro para obtener los nmeros pares o impares. Para lograrlo
haremos uso de la funcin ES.PAR sobre una nueva columna que
agregar a la tabla de datos de la siguiente manera:

La funcin ES.PAR evala cada nmero de la columna Calificacin y nos

dice si es par o no. Ya que mis datos estn en una tabla de Excel, la
funcin ES.PAR utiliza referencias estructuradas [@Calificacin] para
referirse a la columna Calificacin pero podra funcionar correctamente
con referencias relativas.
Para visualizar solamente los nmeros pares debo aplicar un filtro sobre
la columna ES.PAR y seleccionar la opcin VERDADERO como se
muestra en la siguiente imagen:

Como resultado de aplicar este filtro obtendremos solamente los

nmeros pares.

Para visualizar solamente los nmeros impares ser suficiente con elegir
el valor FALSO en el filtro de la columna ES.PAR.
Ya que los nmeros siempre estn presentes en las hojas de Excel, es
importante conocer los diferentes tipos de filtros que podemos utilizar de

manera que podamos obtener la informacin que necesitamos

analizar. Con los ejemplos que hemos realizado en esta ocasin has
aprendido a aplicar filtros sobre las columnas con valores numricos en
Excel.

Filtrar valores nicos

A veces tenemos una lista que contiene valores repetidos y necesitamos
conocer los valores nicos de dicha columna de datos. En esta ocasin
te mostrar cmo podemos utilizar el Filtro Avanzado de Excel para
lograr este objetivo.
El cuadro de dilogo Filtro Avanzado lo podrs abrir al hacer clic en el
botn Avanzadas que se encuentra en la pestaa Datos y dentro del
grupo Ordenar y filtrar. Es importante ubicar correctamente dicho
comando porque ser el encargado de ayudarnos a filtrar valores nicos
en Excel.
Filtrar valores nicos en Excel

El primer paso que debemos dar es seleccionar adecuadamente los

datos que sern filtrados. Puedes seleccionar solamente el rango que
contiene los datos como lo observas en la imagen inferior, donde he
seleccionado el rango A1:A26, pero tambin puedes seleccionar la
columna entera haciendo clic en el encabezado de la columna A.
Dentro de los datos de ejemplo puedes notar que la celda A1 tiene el
encabezado de columna Da el cual est en negritas y eso es necesario
para que el Filtro Avanzado de Excel funcione correctamente.

Si tus datos no tienen un encabezado de columna, ser necesario que

agregues uno o de lo contrario el Filtro Avanzado te obligar a hacerlo.
Adems, dicho encabezado de columna deber tener un formato
diferente al resto de las celdas. No tiene que ser un formato tan especial
sino que puede ser algo tan simple como aplicar el formato negrita, tal
como lo observas en los datos del ejemplo.

Si no aplicas un formato diferente al encabezado de columna, vers un

mensaje de advertencia de parte del Filtro Avanzado indicando que Excel
no puede determinar qu fila contiene las etiquetas de columna
requeridas.
Una vez que tus datos tienen el formato adecuado, debers
seleccionarlos e ir a la pestaa Datos, y dentro del grupo Ordenar y
filtrar, debers hacer clic en el botn Avanzadas.

De inmediato aparecer el cuadro de dilogo Filtro avanzado, y debers

asegurarte de seleccionar la opcin Filtrar la lista sin moverla a otro
lugar y adems debers activar la casilla de verificacin Slo registros
nicos y finalmente debers hacer clic en Aceptar.

Lista con valores nicos

Como resultado de aplicar el filtro avanzado, observars que la lista de

datos se contrae y solamente se mostrarn las celdas que contienen los
valores nicos. Los datos originales no han sido afectados, solamente se
ha aplicado un filtro sobre ellos. Esto lo puedes comprobar porque los
nmeros de fila de la hoja estn de un color diferente (azul) y adems
despus de la fila 10 observamos la fila 27, lo cual nos indica que existen
algunas filas que estn ocultas.

Para ver de nuevo todas las celdas debers seleccionar los datos y
remover el filtro haciendo clic sobre el botn Borrar que tambin se
encuentra en la pestaa Datos.

Ya hemos logrado filtrar los valores nicos de nuestra lista pero dicho
filtro esconde las celdas de los valores repetidos. Ser que Es posible
evitar que las filas sean ocultadas? Qu pasa si necesitamos copiar los
valores nicos a otra ubicacin?
A continuacin haremos una pequea modificacin a los pasos del
ejemplo anterior para lograr que los valores nicos sean colocados en un

rango de celdas diferente de manera que nuestros datos originales

queden intactos.
Colocar valores nicos en otro rango

Con una pequea modificacin a nuestro ejemplo anterior, podremos

filtrar valores nicos en Excel y hacer que la lista resultante sea colocada
en un rango diferente evitando as que se oculten las filas que contienen
los valores repetidos.
Para lograr este comportamiento debemos seguir los mismos pasos del
ejemplo anterior pero asegurndonos de seleccionar una opcin diferente
dentro del cuadro de dilogo Filtro Avanzado.
Comenzamos seleccionado los datos y ejecutando el comando Datos >
Ordenar y filtrar > Avanzadas. Al abrirse el cuadro de dilogo, elegimos la
opcin Copiar a otro lugar y en el cuadro de texto Copiar a debemos
escribir la referencia de la celda a donde se copiarn los valores nicos.
Por supuesto que no podemos olvidar la seleccin de la opcin Slo
registros nicos.

En este ejemplo he elegido que la lista de valores nicos sea colocada a

partir de la celda B1. Como resultado, los datos originales que se
encuentran el rango A1:A26 quedarn intactos y la lista de valores nicos

ser colocada en la columna B tal como se observa en la siguiente

imagen.

La lista de valores nicos recin generada no estar ordenada bajo

ningn criterio, solamente sern mostrados los valores de acuerdo al
orden en que son encontrados por Excel dentro del rango de celdas
especificado.

Valores nicos en otra hoja

Ya que al crear el filtro avanzado, Excel nos permite indicar la referencia

a la celda donde insertar los datos, todo indicara que podemos pedir
que los coloque en otra hoja de nuestro libro.
Qu pasa si pido a Excel que coloque los registros nicos en otra hoja?
Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el momento en que ingreso la
referencia Hoja3!$C$1 pidiendo a Excel que coloque los valores nicos
en la celda C1 de la Hoja3. Recuerda que las referencias a celdas de
otras hojas se forman con el nombre de la hoja, el smbolo de
exclamacin (!) y la celda.

Al momento de pulsar el botn Aceptar, Excel mostrar un mensaje de

advertencia como el siguiente.

Es evidente que el Filtro Avanzado no nos permite colocar el resultado

del filtro en otra hoja, pero existe una alternativa para obtener la lista de
valores nicos en una hoja diferente.
Lee con detenimiento los siguientes pasos. Recuerda que los datos
originales estn en la Hoja1 y quiero copiar los registros nicos a la
Hoja3.
1. Activa la hoja donde necesitas que Excel coloque los valores
nicos. Para el ejemplo activar la Hoja3.
2. Pulsa el comando Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas.
3. En el cuadro de texto Rango de la lista, coloca la referencia a los
datos originales en la otra hoja. Para el ejemplo colocar la
referencia Hoja1!$A$1:$A:$26.
4. En el cuadro de texto Copiar a, coloca la celda de la hoja actual en
donde se depositarn los registros nicos. En nuestro ejemplo, ya
tengo activada la Hoja3 as que solo colocar la referencia a la
celda C1.
5. Selecciona la opcin solo registros nicos y pulsa el botn
Aceptar.

Hemos visto que, el filtro avanzado no nos permite copiar los registros
nicos a una ubicacin que no sea la hoja activa. Sin embargo, podemos
filtrar los datos procedentes de una hoja diferente y depositarlos en la
hoja activa. La diferencia es muy sutil, pero de esta manera podrs
copiar los valores nicos a otra hoja de Excel.
Cualquiera de los mtodos mostrados en este artculo ser de utilidad
para filtrar registros nicos en Excel. En el primer mtodo aplicamos un
filtro sobre los datos de origen lo cual ocult las filas con los datos
duplicados y solamente visualizamos los valores nicos.
En el segundo y tercer mtodo, pedimos a Excel colocar el resultado del
filtro en otra ubicacin y de esa manera los datos originales quedaron
intactos. Solo debes elegir el mtodo que ms te convenga y comenzar a
filtrar valores nicos en Excel.