Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Manuales Procedimientos PDF
Manuales Procedimientos PDF
elaboracin de manuales de
procedimientos en la Administracin
Pblica Provincial y Municipal
Autoridades
ndice
Presentacin ...................................................................................................... 7
Introduccin ....................................................................................................... 8
Marco terico-conceptual ................................................................................ 10
Qu es un proceso? ...................................................................................... 11
Qu es un procedimiento? ............................................................................ 13
Qu es un manual de procedimiento? .......................................................... 13
Principios y criterios orientadores para el diseo de procedimientos
en la provincia de buenos aires .................................................................... 15
Marco normativo .............................................................................................. 17
Marco normativo general ................................................................................. 18
Marco normativo especfico ............................................................................. 18
Etapas para la elaboracin de un manual de procedimientos......................... 19
Etapa I: identificacin y priorizacin de los procedimientos ............................ 19
Etapa II: relevamiento, descripcin y anlisis de procedimientos ................... 21
Etapa III: contenido y estructura de los manuales de procedimientos ............ 32
Etapa IV: convalidacin, implementacin y difusin del manual de
procedimiento ............................................................................................... 39
Anexo I - presentacin de las herramientas de relevamiento ......................... 41
Anexo II - modelos ........................................................................................... 54
Bibliografa ....................................................................................................... 63
Presentacin
Uno de los pilares de la gestin del gobernador Daniel SCIOLI es la nueva visin
estratgica que promueve el fortalecimiento institucional mediante la implementacin
de herramientas de gestin innovadoras, claves para el desarrollo y bienestar de la
ciudadana. La modernizacin de los mecanismos de gestin, la profesionalizacin
de los agentes pblicos y la mejora de los procesos administrativos, entre otras
acciones, consolidan su compromiso para lograr un mejor gobierno.
En consecuencia, hemos avanzado en la incorporacin de las denominadas
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) para dotar de mayor
capacidad y calidad a los organismos de la Administracin provincial y contribuir a la
consolidacin de un Estado ms transparente y sustentable, al servicio de sus
habitantes.
En este sentido, la Subsecretara de Modernizacin del Estado, a travs de la
Direccin Provincial de Gestin Pblica, desarrolla asistencias tcnicas y ofrece
asesoramiento a los organismos del Estado provincial y municipal en el diseo,
implementacin y ejecucin de planes, programas y acciones destinadas a mejorar
la calidad de la gestin, la atencin de los ciudadanos, el rgimen del empleo pblico
y la aplicacin de modalidades administrativas innovadoras.
Con el propsito de favorecer estas acciones, hemos revisado y actualizado la serie
de Guas de criterios generales en la gestin pblica. Asimismo, hemos elaborado
otras nuevas en la intencin de ampliar el marco de referencia general y promover
concepciones y un lenguaje comn sobre temas sustantivos de la gestin pblica
como: comunicacin escrita, procesos y procedimientos, planificacin estratgica,
implementacin de sistemas de gestin de la calidad, veeduras en la cobertura de
cargos y procesos de seleccin de personal.
Creemos que un Estado ms eficiente es aquel que mediante el fortalecimiento de
sus capacidades de gestin incrementa la calidad de los bienes y servicios pblicos
que satisfacen las demandas y necesidades de sus ciudadanos. Es para contribuir al
desarrollo de ese Estado que ponemos a disposicin de los organismos de la
Administracin Pblica Provincial y Municipal estos documentos orientadores.
La Gua para el diseo de procesos y la elaboracin de manuales de procedimientos
en la Administracin Pblica Provincial y Municipal tiene como objetivo difundir y
ampliar los conocimientos tcnicos de los servidores pblicos para el diseo,
identificacin y medicin de los procedimientos y la elaboracin de manuales que
describan los procedimientos vigentes en los organismos provinciales y municipales
de la Provincia de Buenos Aires.
En este sentido, la innovacin de los procedimientos organizacionales y la
elaboracin de los respectivos manuales permiten una mejora continua en la gestin
de las diferentes jurisdicciones.
La presente Gua brinda una metodologa de trabajo que posibilita la convergencia
de propsitos y acciones comunes en el marco de la poltica de modernizacin del
Estado.
7
Introduccin
El documento Gestin Pblica Iberoamericana para el siglo XXI seala: El objetivo
principal debe ser construir un Estado capaz de producir desarrollo, tanto en
trminos econmicos como sociales, polticos y ambientales. 1 En ese sentido,
afirma que ello slo ser posible en la medida que el mundo iberoamericano tenga
una administracin pblica efectiva, eficiente y democrtica. 2
Estos principios enmarcaran el accionar del Estado en la provisin de bienes y
servicios pblicos que deberan estar al alcance de todos los ciudadanos, para
garantizar la accesibilidad igualitaria a los mismos, a fin de construir el proyecto y el
sentido colectivo3, principal requisito de la gobernabilidad, definida en este marco,
como una situacin de equilibrio entre las demandas y aspiraciones sociales y la
forma en que el Estado ejerce la autoridad y gestiona los bienes y servicios pblicos.
Sin embargo, puede observarse que el vnculo entre la Administracin Publica 4 y la
ciudadana se ha deteriorado por el sinnmero de regulaciones y el llamado
formalismo burocrtico que dificultan el dilogo y el acceso, a causa del laberinto
de procedimientos establecidos.
Por esta razn, creemos que una de las prioridades del Estado es alcanzar una
mayor calidad en la prestacin de sus servicios, en la produccin de bienes pblicos
y en la implementacin de polticas, lo que permitir, al mismo tiempo, alcanzar un
mayor grado de legitimidad.
La complejidad del Estado como institucin y la importancia de preservar los
derechos individuales y sociales obliga a que la actividad pblica se enmarque en
una arquitectura jurdica que la legitime. Esta arquitectura se funda en la
Constitucin Nacional, los pactos internacionales con jerarqua constitucional y la
propia Constitucin Provincial.
Estas declaraciones de derecho deben expresarse en accin, por lo que la actividad
estatal se reglamenta mediante normas de menor jerarqua y con un carcter cada
vez ms operativo a medida que desciende en la jerarqua normativa. No obstante,
gran parte de actividad administrativa del Estado queda librada a la discrecionalidad
del funcionario.
Por esta razn, para el desarrollo de sus funciones y la realizacin de acciones,
dentro del marco normativo que rige su actividad, los equipos pblicos deben recurrir
a un amplio abanico de estrategias, tcnicas y recursos de gestin. Al constituir un
saber poltico tcnico especfico, su diseo y regulacin no es de carcter normativo,
1
Consejo Latinoamericano de Administracin para el Desarrollo (CLAD) (2010). Gestin Pblica Iberoamericana
para el siglo XXI. (Documento aprobado por la XL Reunin Ordinaria del Consejo Directivo del CLAD, 8-9 de
noviembre de 2010). Santo Domingo, Repblica Dominicana
2
Op.cit.
3
Proyecto de Modernizacin del Estado (2007). Macroestructura. La Construccin del Estado y los Bienes
Pblicos. Jefatura de Gabinete de Ministros de la Repblica Argentina
4
Entendiendo a sta como el conjunto de organismos pblicos que han recibido del poder poltico la
competencia y los medios necesarios para la satisfaccin de los intereses generales. Glosario de Planeamiento.
Estratgico. Direccin de Planeamiento y Reingeniera Organizacional, Oficina Nacional de Innovacin de
Gestin, Secretara de Gabinete y Gestin Pblica. 1 ed. Buenos Aires, agosto de 2008. p.21.
8
Op.cit.
Si bien las personas son el ncleo central y la garanta de toda actividad, resguardar los procesos en la
memoria individual da lugar a confusiones sobre el origen y finalidad de la actividad pblica: hacer algo porque
siempre se hizo as o porque cuando yo entr mi compaero me dijo que era as debilita la razn de ser de los
procesos pblicos y aliena a las personas que los ejecutan.
6
Marco terico-conceptual
El Estado desarrolla sus polticas pblicas a travs de sus organizaciones. El
comportamiento de stas se orienta hacia ciertas metas que de alguna manera son
conocidas por los miembros que las integran. La organizacin implica actividades
estructurales e integradas; es decir, individuos que trabajan juntos o cooperan en
relaciones de interdependencia.
Si bien existen diversos conceptos respecto del trmino organizacin, sta puede
entenderse como un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas
comunes y en funcin de la obtencin de objetivos especficos.
Desde el enfoque denominado sistmico, podemos concebir a la organizacin
como un sistema que interacta con el medio, que capta insumos, los procesa
(agrega valor) y entrega resultados (bienes o servicios) para satisfacer determinadas
necesidades del destinatario7.
Dentro de este marco, las organizaciones realizan diversas actividades
encadenadas en procesos para el logro de los objetivos deseados. El foco estar
puesto en el flujo de actividades que lleva a cabo la organizacin, traspasando las
fronteras que delimita la estructura 8.
Para conocer y analizar una organizacin y producir mejoras en su funcionamiento
es imprescindible determinar claramente los procesos y procedimientos que la
componen y sus caractersticas principales. En otras palabras, es necesario conocer
en forma precisa qu procesos se desarrollan en la organizacin, diferenciando
entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misin y objetivos y los
que apoyan y facilitan a los primeros.
Este enfoque permite identificar el producto de las organizaciones (qu hacen),
visualizar el destinatario de los bienes/servicios (para quin) y facilita el anlisis de
los procesos/procedimientos (cmo se hacen).
Asimismo, la aplicacin de las herramientas de procesos puede servir para resolver
algunas de las necesidades ms fundamentales que afectan a las organizaciones:
crear una organizacin orientada al ciudadano, adaptarse con rapidez e inteligencia
a las nuevas y cada vez ms complejas situaciones que requieren el accionar del
Estado, poner en marcha los cambios y derribar las barreras existentes entre las
demandas de los ciudadanos y la respuesta estatal.
Un enfoque basado en procesos es una excelente va para organizar y gestionar la
forma en que las actividades de trabajo crean valor para el ciudadano ya que
establece que los resultados estratgicamente planificados podrn alcanzarse de
manera ms eficiente cuando los recursos y las actividades para obtener un
Cabe destacar que si bien existen diversos enfoques para analizar la organizacin, en el presente documento
se toma el enfoque sistmico o basado en procesos ya que se considera el ms pertinente para el anlisis de las
organizaciones estatales.
8
Se comprende dentro de la estructura tanto lo que se denomina estructura formal (que incluye todo lo que est
previsto en la organizacin) como la estructura informal (que surge de la interaccin entre los miembros de la
organizacin y con el medio externo a ella, dando lugar a la estructura real de la organizacin).
10
Qu es un proceso?
Es todo conjunto articulado de procedimientos que agregan valor a los insumos que
se llevan a cabo para obtener un resultado esperado. El resultado de un proceso es
un producto o servicio (intermedio o final) producido para ser entregado a alguien
que lo usar o transformar.
Estos productos, definidos como la energa transformada en un valor de uso, son
bienes o servicios que surgen como resultado cualitativamente diferente de la
combinacin y/o transformacin de los insumos que lo componen y pueden ser de
dos tipos:
A.
Finales: Un producto es final a la red de produccin cuando no sufre ningn
otro proceso de transformacin en la institucin y condiciona directamente una
poltica y, a veces, otro producto final de la misma institucin. El receptor del
producto final es el destinatario externo de la organizacin 11;
B.
Intermedios: Son todos aquellos cuya produccin es exigida por los
productos finales y, en consecuencia, constituyen nudos intermedios de la red de
produccin que realiza la institucin. En una interpretacin ms amplia, los
productos intermedios son todas aquellas salidas (outputs) generadas por cada
sector, rea o persona cuyo destinatario es otra rea, sector o persona dentro del
organismo.12
Desde un punto de vista ms operativo, podemos decir que un proceso es un
conjunto de procedimientos (subprocesos) que se interrelacionan en forma lgica
para el cumplimiento de un objetivo final que es motivo y origen de todos y cada uno
de los procedimientos que lo componen.
Los procesos son la materializacin operativa de los objetivos de la organizacin,
por cuanto determinan en qu forma se organizan, suceden, complementan y
coordinan los diferentes procedimientos.
9
Siguiendo a Sander, el trmino eficiencia refiere al criterio econmico que revela la capacidad administrativa
de producir el mximo de resultados con el mnimo de recursos, energa y tiempos; con eficacia se alude al
criterio institucional que revela la capacidad administrativa para alcanzar las metas o resultados propuestos;
distinguindose de la efectividad en tanto que sta es el criterio poltico que refleja la capacidad administrativa
de satisfacer las demandas planteadas por la comunidad externa ( ) reflejando la capacidad de respuesta a las
exigencias de la sociedad. Sander, Beno. (1990), Educacin, administracin y calidad de vida, Buenos Aires,
Editorial Santillana. p.151.
10
Comit tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad: Orientacin sobre el concepto y uso del
enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin; ISO, 2004.
11
Halliburton (2006). Manual para el Anlisis, Evaluacin y Reingeniera de Procesos en la Administracin
Pblica, Subsecretara de la Gestin Pblica, Proyecto de Modernizacin del Estado BIRF 4423-AR; tercera
edicin. Buenos Aires.
12
Op. Cit.
11
Tipos de procesos
Los procesos que se llevan a cabo dentro de una organizacin se pueden clasificar
de la siguiente manera13:
A. Procesos sustantivos o primarios
Son todos aquellos que conducen necesariamente al cumplimiento de los objetivos o
finalidad de la organizacin, dando por resultado un producto que es recibido por un
ciudadano o usuario externo. Vinculan directamente al organismo con la sociedad.
13
Qu es un procedimiento?
Un procedimiento es el conjunto de actividades14 que se relacionan con la finalidad
de cumplir con un objetivo parcial del proceso (comnmente a corto plazo), que se
sigue repetidamente (por ejemplo, el procedimiento de contratacin de personal o
liquidacin de haberes).
El desarrollo de procedimientos constituye la base insustituible sobre la que la
organizacin se apoya para el logro de sus objetivos en condiciones de eficiencia y
eficacia, obteniendo a su vez la informacin necesaria para la toma de decisiones.
Un procedimiento se caracteriza por tener la siguiente configuracin 15:
Qu es un manual de procedimiento?
Los manuales de procedimientos son instrumentos que establecen formalmente los
mecanismos esenciales para el desempeo organizacional de las unidades
administrativas. En ellos se describen las tareas necesarias que deben desarrollar
las reas, su intervencin en las diferentes etapas del procedimiento, sus
responsabilidades y formas de participacin. Finalmente, proporcionan informacin
bsica para orientar al personal respecto de la dinmica funcional de la
organizacin.
14
Las actividades son un conjunto de tareas encadenadas lgicamente. Tanto las actividades como las tareas
han de ser definibles, repetibles y medibles de modo de permitir de manera estable y predecible la
transformacin de elementos de entrada en elementos de salida.
15
Valledor, Mnica (2004). Gua Conceptual del Manual de Procesos - Proyecto de Fortalecimiento de las
Micro-finanzas y Reformas Macro-Econmicas (Proyecto SALTO) DAI.
13
14
Agilizan las auditoras, porque los auditores pueden familiarizarse
rpidamente con los procedimientos del rea a auditar mediante la consulta a los
manuales.
16
15
16
Idoneidad: Procura que los agentes acten con pleno conocimiento de las
materias pertinentes, inspiren confianza en la comunidad y eviten acciones que
puedan poner en riesgo la finalidad de la gestin pblica, el patrimonio del
Estado o la imagen de sus servidores.
Marco normativo
La gua para el diseo de procesos y la elaboracin de manuales de procedimientos
y los productos que de ella emanen no escapan al principio jurdico por el cual el
Estado, como sujeto de derecho, debe ajustar su actuacin a la potestad legalmente
conferida; ello justifica incluir este apartado para ilustrar a quienes en ella se nutran
de algunas consideraciones jurdicas mnimas y necesarias a tal fin.
Al iniciar la tarea, se debe verificar la vigencia temporal de las normas receptadas en
cuanto a su validez y existencia de nueva normativa (leyes, decretos y resoluciones
a nivel provincial, o normativa nacional con incidencia provincial por cualquiera de
los mecanismos que el sistema federal prev) que influya tanto en la gua, como en
sus productos: diseos de procesos o manuales de procedimientos.
17
En este documento la gestin por resultados se entiende como el modelo que propone la administracin de
los recursos pblicos centrada en el cumplimiento de las acciones estratgicas definidas en el plan de gobierno,
en un perodo de tiempo determinado. De esta forma, permite gestionar y evaluar la accin de las organizaciones
del Estado con relacin a las polticas pblicas definidas para atender las demandas de la sociedad. Fuente:
http://www.sipalonline.org/glosario.html
17
18
19
(c)
N. Funciones
(d)
(e)
(f)
rganos que
intervienen
Producto
Procedimientos
esperado
Para qu se hace?
Qu trabajo se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Se busca determinar los medios, equipos, mtodos y tcnicas que se utilizan para
realizar las tareas o procedimientos a relevar.
Cundo se hace?
22
23
19
Claves o nodales, entendidos como sustantivos para el rea en el que se desarrolla el procedimiento .
25
A.
Narrativa
Representacin grfica
26
De esta forma, puede darse cuenta si hay pasos innecesarios, si faltan controles, si
se est perdiendo tiempo en satisfacer los requerimientos del destinatario final, etc.
Este anlisis y las posteriores correcciones de los procedimientos hacen a la
organizacin ms eficiente para poder brindar sus productos o servicios a los
destinatarios.
Mediante la utilizacin de este mtodo grfico se logra:
Mostrar objetivamente cmo funcionan en realidad todos los componentes de
un sistema, lo cual facilita el anlisis de su eficacia.
Reemplazar con ventajas los mtodos de descripcin narrativa y de
cuestionarios. La visualizacin de un proceso facilita el examen de sus
componentes y repercusiones.
Reducir el espacio necesario para la presentacin mediante la utilizacin de
smbolos convencionales.
Localizar con mayor rapidez pasos innecesarios, falta de controles, exceso de
formularios y/o registros, etc.
Permitir una comparacin ms fcil entre dos o ms sistemas (actual vs.
propuesto), de distintas organizaciones, etc..
La informacin bsica que se expone en todo flujograma incluye:
reas de responsabilidad: Es el lugar donde se realiza cada operacin o trmite.
Son las direcciones generales, direcciones, departamentos, divisiones o individuos
responsables de cada tarea. Para identificar las distintas reas en donde se llevan a
cabo los procedimientos se utilizan zonas delimitadas por lneas verticales.
Tipos de operaciones o trmites que integran el circuito: Representados mediante
smbolos (Norma IRAM 34.50120).
Sentido de circulacin: Muestra el flujo de la informacin a travs del circuito. El
sentido de circulacin se da mediante lneas que se utilizan uniendo los smbolos e
20
La presente simbologa constituye una sugerencia y fue tomada de lo que anteriormente recomendaba la
norma ISO respecto de la simbologa utilizada en flujogramas.
27
28
21
travs de la mejora de los procedimientos se puede optar por dos estrategias bien
definidas23:
A. La primera es conocida como Kaizen y responde a la idea de mejora continua24,
donde se consiguen aportaciones incrementales logradas con la participacin de
todo el personal, con una orientacin al proceso, motivado por un reto de superacin
permanente.
B. La segunda estrategia, conocida como Kairyo, se fundamenta en las aportaciones
o cambios radicales en los procesos y procedimientos. La reingeniera de procesos
es una forma de acometer el cambio a partir de grandes innovaciones que suponen
una ruptura con la forma anterior de hacer y la generacin de mejoras sustanciales
en el desempeo de las organizaciones.
La eleccin de cualquiera de estas dos estrategias depender de la realidad y
complejidad de cada organizacin. No obstante la estrategia elegida, para obtener
un producto de calidad ser necesario tener en cuenta los paradigmas sealados
anteriormente as como tambin cualquier otra cuestin que dificulte el desarrollo del
procedimiento.
Una vez medidas todas las tareas y considerada la conveniencia de mejorar o
redisear un procedimiento, se sugiere utilizar la tcnica presentada a
continuacin25:
A. Eliminar: El objetivo primordial de esta tcnica es eliminar todas las tareas
que no sean necesarias para el procedimiento.
B. Combinar: Si no se puede eliminar algo, el siguiente punto es tratar de
combinar alguna tarea del procedimiento con otra a los fines de simplificarlo;
C. Cambiar: Deber revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el orden en
el que est estructurado el procedimiento, puede simplificar el trabajo y por lo
tanto, el procedimiento;
D. Mejorar: Si resulta imposible eliminar, combinar o cambiar, se recomienda
mejorar el procedimiento, por ejemplo, a travs del rediseo de algn registro,
informe, el sistema de archivo, etc.;
E. Mantener: Consiste en conservar las tareas que no son susceptibles de
eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
23
Galiano Ibarra, Jos Antonio; Yaez Snchez, Guillermo y Fernndez Agero Emilio (2007). Anlisis y mejora
de procesos en Organizaciones Pblicas; Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin y
Polticas Pblicas (FIIAPP), Edicin a cargo de CYAN, Proyectos y Producciones Editoriales.
24
El diagnstico organizacional es una herramienta que permite a una organizacin detectar oportunidades para
mejorar su desempeo. A partir del ao 1950, y en repetidas oportunidades durante las dos dcadas siguientes,
Deming emple el Ciclo PHVA cuyo acrnimo significa Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PDCA Cycle por sus
siglas en ingls).
25
Secretaria de Relaciones Exteriores (2004). Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de
Procedimientos, Oficiala Mayor, Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, Direccin de
Organizacin; D.F., Mxico.
31
Para la medicin de los procedimientos, se sugiere armar una matriz de tareas por
problemas en la que se pueda volcar la totalidad de las tareas del procedimiento y
marcar los problemas que se detecten. A continuacin se presenta un ejemplo de
dicha matriz:
Nombre del Proceso:
Nombre del Procedimiento:
Responsable Administrativo:
Tipos de problemas
Tareas
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Tarea
valor
Tarea 1
SI
SI
NO
Tarea 2
NO
NO
NO
Tarea 3
NO
NO
SI
Tarea 4
NO
SI
NO
Tarea 5
SI
SI
SI
Tarea 6
NO
SI
NO
sin
Portada
33
La portada no deber llevar ningn diseo que sobresalga (lneas de colores, fondo
de color, etc.).
ndice
Cuadro de identificacin
Este cuadro se situar como encabezado en las pginas del documento y estar
integrado por los siguientes elementos:
A) Logotipo de la dependencia (si lo hay).
B) Nombre del documento: Se escribir Manual de procedimientos.
C) Nombre del rea: Se escribir la denominacin del rea encargada de la
elaboracin del procedimiento.
D) Nombre y nmero del procedimiento: Se deber escribir 1.- Procedimiento
para....
E) Si la unidad tiene logotipo propio, ste podr situarse en esta columna. Si no hay
un logotipo, se deber ajustar el recuadro de identificacin.
F) El cdigo es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente. Su
integracin es responsabilidad de la unidad administrativa 26.
G) Se escribir A cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin
se debe anotar 0, 1 para la segunda y as consecutivamente.
H) Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en el manual de
procedimientos, as como el nmero total de stas.
Este recuadro se situar al pie de todas las hojas del documento. Se compone de
los siguientes apartados:
A) Elabor: Persona que haya elaborado el documento. Podr elaborarlo cualquier
persona de la unidad administrativa o el responsable de la asistencia tcnica en
caso de ser por convenio entre distintos organismos.
B) Revis: Persona responsable del rea, Jefe de departamento, Subdirector de
rea, o Director de rea.
C) Autoriz: Persona que aprueba y autoriza el documento. sta podr ser el
Director de rea, Director Provincial, Director General, Subsecretario, Secretario.
26
Este apartado es requerido por la Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos.
34
Introduccin
Los objetivos deben definir el propsito final que se persigue con la implantacin del
instrumento. La formulacin del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo
a las siguientes indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar el qu y para
qu servir el manual; evitar el uso de gerundios y adjetivos calificativos as como el
subrayado de conceptos.
Alcance
Marco jurdico
C. Reglamentos.
D. Decretos.
E. Acuerdos.
F. Circulares, Oficios y Resoluciones.
G. Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guas o catlogos).
H. Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no
pueden ser incluidos en la clasificacin anterior).
Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las tareas que hay que
realizar dentro de un procedimiento. Debern agruparse en etapas y detallar quin,
qu, cmo, dnde y cundo se hace, a travs de la narrativa de las etapas que
constituyen las diferentes fases del procedimiento.
Secuencia de etapas:
1. Etapa primordial
1.1 Tareas
1.2 Tareas
1.3 Tareas, etc. Responsable A
2. Etapa primordial
2.1 Tareas
2.2 Tareas etc. Responsable B
3. Etapa primordial
3.1 Tareas
3.2 Tareas
3.3 Tareas, etc. Responsable C
36
Cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencia lgica del
procedimiento sean numeradas. Las etapas deben comenzar con palabras
como autorizacin, verificacin, etc.
Diagrama de flujo
37
Documentos de referencia
Glosario y abreviaturas
Codificacin
Los terceros dos dgitos sealan la tercera apertura poltica, mientras que los
cuartos corresponden a la identificacin de la cuarta apertura poltica.
Actualizaciones
En este apartado deber describirse en forma clara y breve las modificaciones que
se realicen a la ltima versin del manual, en cualquier parte del documento.
Cuando el documento es elaborado por primera vez, se consignar la leyenda No
Aplica en esta versin:
A. Nmero de revisin: Se anotar el nmero arbigo correspondiente a la revisin
del documento.
B. Fecha de actualizacin: Es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y
aprobaciones del procedimiento.
C. Descripcin del cambio: Se mencionarn brevemente las razones que motivaron
al cambio del procedimiento.
Anexos
En esta seccin se incorporaran al manual todos los documentos que sirven como
complemento para la aplicacin del procedimiento, y que se utilizan o generan
durante las actividades del mismo.
27
Se recomienda que en todas las etapas sugeridas en la presente Gua, participen todas las unidades
administrativas que tienen responsabilidad en las tareas del procedimiento.
39
40
Tipo de informacin
Las fuentes secundarias pueden clasificarse a su vez en permanentes o eventuales. Las primeras son las
estadsticas propias del organismo. Por ejemplo, en el Registro de las Personas, las actas de matrimonios. Un
ejemplo de estas fuentes secundarias son los censos o encuestas especficas con un determinado objetivo.
29
Esta situacin complica el anlisis de la informacin y fatiga tanto al que est realizando el relevamiento como
a la persona de la organizacin que brinda la informacin.
30
La confiabilidad de un instrumento de medicin se refiere al grado en que su aplicacin repetida al mismo
sujeto u objeto produce el mismo resultado y la validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide
lo que pretende medir (Hernndez Sampieri y otros, 1991).
41
2.
Encuestas
La encuesta consiste en la recoleccin de informacin estandarizada a travs de un
cuestionario en base a un conjunto ordenado y sistemtico de preguntas y
respuestas planteadas a personas acerca de determinando tema de estudio. Para
que las respuestas puedan compararse la informacin se recoge en forma
estructurada. Se recomiendan formular las mismas preguntas, en el mismo orden, a
cada uno de los encuestados 31.
31
Cea D Ancona, Ma. de los ngeles (1996). Metodologa cuantitativa: estrategias y tcnicas de investigacin
social, Sntesis, Madrid.
42
Modalidades de aplicacin
Segn el modo de administrar:
Telefnica.
Prueba piloto: Se realiza sobre una pequea muestra de la poblacin destinataria con el fin de evaluar: si el
lenguaje es comprensible (ajustes en redaccin), si se contemplaron todas las alternativas de respuestas, si es
oportuno rever el orden de preguntas, considerar la reaccin de los encuestados y duracin de la encuesta.
43
44
De hecho o de opinin
Abiertas o cerradas
33
Es decir que las respuestas solo debe caber en una, y solo una, de las opciones dadas.
Padua y otros (1993). Tcnicas de investigacin aplicadas a las ciencias sociales, Mxico D.F., Fondo de
Cultura Econmica.
34
45
35
Son ms difciles de construir puesto que hay que pensar previamente las opciones de respuesta para las
preguntas.
36
El encuestador debe prestar atencin a cmo registrar la informacin, debe tener cuidado de anotar
exactamente lo que el encuestado dijo y en sus propias palabras.
46
Preguntas horquilla: Son similares al tipo de pregunta anterior, pero dividen a los
encuestados en dos o ms grupos. Por ejemplo, los empleados que trabajan en
mesa de entradas y los que trabajan en comunicacin.
Datos sociales o de hecho: Se utilizan para obtener informacin sobre
determinados aspectos de los encuestados (por ejemplo, el nivel educativo,
actividad que realiza, etc.).
optar por una opcin) las preguntas incluyen la pregunta residual otros y para
registrar la falta de respuesta no sabe/no contesta (estos trminos indican
cuestiones distintas).
En la elaboracin de las respuestas, evitar asimetra entre opciones favorables y
desfavorables, ya que es una forma de influir las respuestas (un uso inadecuado
37
47
sera: excelente, muy bueno, bueno, regular y malo, son tres opciones positivas,
una intermedia y una negativa)
Las categoras deben medir de la misma forma al concepto, es decir no mezclar
distintos tipos de respuestas. (Por ejemplo, ante la pregunta Cada cunto realiza
x tarea?, sera un error que las opciones de respuesta fuesen: 7 veces al mes,
frecuentemente, a veces, poco).
Las preguntas que podran incomodar a un entrevistado tienen mayor porcentaje
39
Cea D Ancona, Ma. de los ngeles (1996). Metodologa cuantitativa: estrategias y tcnicas de investigacin
social, Sntesis, Madrid.
48
Ubicar las preguntas claves en el tercio medio del cuestionario (una vez
lograda la confianza y antes del cansancio).
Situar al final las preguntas amenazantes (en los casos en que se prev que
la reaccin a estas preguntas puede influir sobre el resto de las respuestas
posteriores).
3.
Entrevista
Seleccin de entrevistados
40
Hernndez Sampieri, Roberto, Fernndez Collado, Carlos y Baptista Lucio, Pilar (1991). Metodologa de la
investigacin. Mc Graw-Hill Interamericana Editores, Mxico.
41
En Valles (1997: 196) puede profundizarse las ventajas y desventajas de esta tcnica, aunque referidas a
entrevistas en profundidad en la investigacin social.
49
relevamiento del proceso. El entrevistado debe saber que sus opiniones sern
tomadas en consideracin y que su aporte contribuir a mejorar la situacin de la
organizacin.
Recomendaciones: en cuanto a la formulacin de las preguntas se debe tener en
los
de
de
se
45
Archenti, Nlida (2007). El papel de la teora en la investigacin social en Marradi, Alberto, Archenti, Nlida y
Piovani, Juan I., Metodologa de las ciencias sociales, Buenos Aires, EMECE y Fernndez, Graciela (2003). La
Observacin y el Registro en el mbito Institucional, en A. Corbaln de Mezzano, Institucionalistas trabajando.
Buenos Aires, EUDEBA.
51
Observacin
Anlisis documental
46
Algunos observadores para registrar las observaciones y las impresiones que pueden servir para el posterior
anlisis dividen a la hoja donde toman nota en dos: de un lado lo descriptivo y del otro lado la impresin.
(Fernndez, 2003).
47
Ruiz Olabunaga, Jos Ignacio (1999). Metodologa de la investigacin cualitativa, Bilbao, Universidad de
Deusto.
52
48
A travs del anlisis del contenido de un texto, se puede inferir las caractersticas del autor (sea una persona o
una institucin), el receptor al que est dirigido y realizar inferencias acerca del contexto en el que fue producido.
53
ANEXO II - Modelos
MINISTERIO DE..
SECRETARA/SUBSECRETARA .
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Direccin Provincial
Direccin de.
Departamento..
(En este caso utilizamos el ejemplo de un procedimiento que gerencia un
departamento. Se deben ordenar todas las unidades administrativas que
intervienen en el procedimiento de manera jerrquica)
- Marzo de -
54
I. INTRODUCCIN
II. OBJETIVO DEL MANUAL
III. ALCANCE
IV. MARCO JURDICO
V. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
VI. DIAGRAMA DE FLUJO
VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
VIII. GLOSARIO Y ABREVIATURAS
IX. CODIFICACIN
X. ACTUALIZACIONES
XI. ANEXOS
Nombre
Firma
Fecha
Elabor
Revis
Autoriz
55
I.
INTRODUCCIN
El presente manual tiene por objeto formalizar los circuitos administrativos que
II.
Nombre
Elabor
Revis
Autoriz
56
Firma
Fecha
ALCANCE
El alcance del procedimiento, en lo que se refiere al campo de aplicacin de sus
Interfases Internas:
Nombrar todas las unidades administrativas propias del Organismo que
intervienen en el procedimiento.
Interfases externas49:
Nombrar todas las unidades administrativas externas al Organismo que
intervienen en el procedimiento.
IV.
MARCO JURDICO
Las siguientes normas y actos administrativos dan fundamento y regulan el
Nombre
Firma
Fecha
Elabor
Revis
Autoriz
49
57
que compone el procedimiento que de una idea clara acerca de que se trata. Por
ejemplo: Etapa I Recepcin y anlisis de documentacin
1.
Se
debern
describir
las
tareas
indicando
claramente como comienza la tarea, que insumo ingresa y de quien, que valor se le
agrega al insumo y a donde se remite. Por ejemplo: 1. El interesado presenta la copia
del DNI, certificado de buena conducta al responsable de la Direccin XX
Plazo mnimo expresado en das: Se deber indicar el tiempo mnimo que tendr
la unidad administrativa para desarrollar las tareas nombradas.
Plazo mximo expresado en das: Se deber indicar el tiempo mximo que tendr
la unidad administrativa para desarrollar las tareas nombradas.
VI.
DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre
Elabor
Revis
Autoriz
58
Firma
Fecha
IX. CODIFICACIN
Se ha previsto la codificacin del Manual de procedimientos de acuerdo a los siguientes
criterios:
-
Firma
Fecha
Elabor
Revis
Autoriz
59
X. ACTUALIZACIONES
60
Firma
Fecha
Nombre
Firma
Fecha
Elabor
Revis
Autoriz
61
62
Bibliografa
(1992).
Diagnstico
organizacional,
Ediciones
Sitios web
http://www.sipalonline.org/glosario.html
www.gestionpublica.sg.gba.gov.ar
64