IMPORTANCIA DE LA APLICACIN DE LOS PROCESOS DE GESTIN EN LOS

PROYECTOS FORMATIVOS PARTE 1

Instructora Mara Victoria Gmez Navarro
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Importancia de la aplicacin de los procesos de Gestin

en los proyectos formativos Parte 1

TECNOLOGO EN FORMULACION DE PROYECTOS

CENTRO DE SERVICIOS Y GESTION EMPRESARIAL
REGIONAL ANTIOQUIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
MEDELLIN
2015

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Importancia de la aplicacin de los procesos de Gestin

en los proyectos formativos.
Por: Mara Victoria Gmez Navarro

Introduccin.
Los procesos de gestin , o sistemas de Gestin son una serie de procesos
que se aplican en diferentes reas y, facilitan el mejoramiento continuo de las
diferentes actividades de las empresas; los aprendices de formulacin de
proyectos, en el desarrollo de sus proceso formativo, elaboran un proyecto de
la naturaleza que ms les guste social, econmico, productivo, educativo,
deportivo, etc, este proyecto se construye en las diferentes fases anlisis
planeacin , ejecucin y evaluacin, en cada una de estas el aprendices
sustenta los avances del mismo, en la competencia Garantizar el cumplimiento de
la normatividad y legislacin vigente relacionada con los sistemas de gestin, segn la
naturaleza de la Organizacin, el aprendiz construye apropia los conceptos de

conocimientos y principios bsicos de las normas ISO 9001, 14001 y 45001

( antes ohsas 18001), se busca que al final de todo el proceso , y habiendo
interpretado y apropiado correctamente los elementos, los aplique de manera
practica en su proyectos, segn la naturaleza del mismo.

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Un sistema de gestin es un conjunto de reglas y principios relacionados entre

s de forma ordenada, para contribuir a la gestin de procesos generales o
especficos de una organizacin. Permite establecer una poltica, unos
objetivos y alcanzar dichos objetivos. Un sistema de gestin normalizado es un
sistema cuyos requisitos estn establecidos en normas de carcter sectorial,
nacional, o internacional. Las organizaciones de todo tipo y dimensin vienen
utilizando sistemas de gestin normalizados debido a las mltiples ventajas
obtenidas con su aplicacin y en el desarrollo y aplicacin a los proyectos es
determinante para una ptima gestin.

REFERENTE BIBLIOGRAFICO.

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Este referente bibliogrfico, solo nos presenta algunas de las muchas

aplicaciones que pueden tener los sistemas de gestin.
En el desarrollo del proceso formativo se debe identificar despus de algunos
anlisis del entorno y la propuesta de idea de negocio que traiga el aprendiz, el
tipo de entidad o sociedad con la cual el aprendiz quiere desarrollar su proyecto
formativo, que pueden en el mejor de los casos y si cumple unos requisitos de
normatividad, componente legal, de mercado, financiero y administrativo,
presentar en el Fondo Emprender para que esta idea finalmente se haga
realidad.
La aplicacin de las normas, con todo lo que esta conlleva, es una herramienta
de apoyo en la ptima gestin y desarrollo del proyecto, porque permite que se
visualice la optimizacin del mismo y si presenta falencias en su desarrollo, la
aplicacin del ciclo PHVA en la mejora continua, ayuda a encontrar el enfoque
se requiere.
QUE ES UN SISTEMA:
En el Diccionario de la Real Academia se lee que sistema es Conjunto
de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado
objeto (Microsoft Corporacin, 2007). Un concepto sencillo que desde hace
tiempo se ha vuelto transversal a las muy distintas disciplinas y ciencias
del acervo humano. Por ello se habla de sistema financiero, sistema decimal,
sistema administrativo,

sistema biolgico, sistema acusatorio, sistema

del deporte, entre otros. Como dira Bertalanffy (1968), quien fuere el mayor
difusor de la Teora General de los Sistemas (TGS), El concepto ha invadido

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todos los campos de la ciencia y penetrado en el pensamiento y el habla

populares y en los medios de comunicacin de masas.

El razonamiento

en trminos de sistemas desempea un papel dominante en muy variados

campos,

desde

las

empresas

industriales

los

armamentos

hasta temas reservados a la ciencia pura. (p.1).

Hagamos la relacin solo para los sistemas de calidad, para confirmar la
importancia de la aplicacin e estos en los proyectos formativos.
CALIDAD Y GESTIN DE LA CALIDAD
Se entender aqu el concepto de calidad, en los trminos que lo define la
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP1000) y la norma
internacional ISO9001.
En ambos referentes, se entiende calidad como grado en el que
un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
Los requisitos de la prestacin de un servicio de la naturaleza que sea
son establecidos por las normas legales, por los usuarios de tales servicios
(nios,
jvenes,
adultos,
organizaciones comunitarias)
y por
la
propia
entidad
que los lleva a cabo. Tales requisitos
(universalidad, oportunidad, pertinencia, integracin, entre otros) deben ser
traducidos en unas caractersticas especficas y mensurables del servicio (por
ejemplo, cobertura de los servicios, tiempo de atencin, nmero y tipo
de programas ofrecidos, eventos conjuntos con otras entidades) que
permitan
una
evaluacin
objetiva
de
la
satisfaccin de las necesidades de los clientes. La gestin de la
calidad incluir entonces el conjunto de acciones sistemticas y coordinadas
para la planificacin, el control, la evaluacin y el mejoramiento de los
servicios que presta la organizacin deportiva a sus clientes.
En esto proceso entra la muy buena aplicacin del Ciclo PHVA,
Este sistema organizacional se debe estructurar bajo un diseo lgico que
incluya las siguientes fases del ciclo de gestin administrativa:
Planificar: Se deben disear e implementar unos procesos que

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piensen y orienten estratgicamente el presente y el futuro de la

organizacin. Y definir en la estructura de la entidad los cargos y perfiles de los
responsables de esta planificacin (por ejemplo, Presidente, Gerente, Director).
Hacer: Una vez
definida la planificacin,
se la debe
ejecutar. Esto corresponde tanto a la Alta Direccin como al resto
de empleados de la entidad deportiva, quienes deben estar alineados
alrededor
de
los
planes
estratgicos
que
se
hayan establecido y trabajar para que se cumplan.
Verificar: Durante y despus de la ejecucin se debe hacer
medicin y seguimiento respecto del cumplimiento de los planes estratgicos
y del logro de los objetivos que en ellos se definieron.
Como
se
explicar
ms
adelante,
la
definicin
y
uso
de indicadores de gestin puede ser una herramienta apropiada para ello.
Actuar: Con los resultados de la verificacin se deben tomar acciones para
ajustar el rumbo de
la entidad, tanto respecto
a los planes
previamente definidos como tambin frente a los cambios en el entorno,
(normatividad,
necesidades
de
los
clientes, situaciones polticas o macroeconmicas, etc.).
Despus que tengamos claro como es la aplicacin del ciclo para revisar
procesos, actividades de la organizacin escogida, pasados a determinar
algunos principios de la calidad como otro referente lgico para la optimizacin
en el desarrollo y la gestin del proyecto.

ENFOQUE EN EL CLIENTE

El propsito bsico del Sistema de Gestin de la Calidad en una entidad debe

ser el de satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los
clientes. Estos clientes pueden ser los usuarios directos del servicio (por
ejemplo, los nios, los jvenes, los empresarios , quienes utilicen el servicio),
los que compran el servicio (por ejemplo, los padres de familia o
una entidad territorial con la cual se suscribe convenio) o aquellos que se
benefician de que el servicio se preste (los anunciantes, sponsors o
patrocinadores). Cada una de estas personas o entidades tiene unos intereses
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distintos frente a la organizacin, y ella debe en consecuencia reconocer

sus requisitos especficos para convertirlos en caractersticas del servicio que
se presta. La determinacin de las necesidades de los clientes y la posterior
medicin
de
su grado de
satisfaccin
pueden llevarse a cabo
mediante encuestas, entrevistas, grupos focales u otra tcnica apropiada, de
acuerdo
a
las
caractersticas
del
grupo
de poblacin o las entidades a las que vaya dirigida.

ENFOQUE EN LOS PROCESOS

Como se seal antes, el eje central de los sistemas organizacionales es el

concepto de proceso. La ya citada NTCGP1000 lo define como conjunto
de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.(Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, 2004) Con independencia de su objeto
social
especfico,
en
una
organizacin
deportiva
es
posible tipificar los siguientes procesos:
Procesos estratgicos: Competen a la Direccin o Gerencia
de la organizacin deportiva y son los responsables de definir la
plataforma estratgica de la entidad (Misin, Visin, Valores,
Plan estratgico), establecer los requisitos del servicio (tanto los
de los clientes como los legales aplicables), fijar las polticas
de
gestin
organizacional,
establecer
la
estructura organizacional (cargos, roles, responsabilidades
y
lneas de
autoridad)
y
establecer los flujos
de comunicacin externa e interna. Procesos misionales: Se
refiere a aquellos procesos que son especficos del objeto social
de la entidad y que constituyen su misin institucional. Por
ejemplo, establece la ley 181 de 1995 que en Colombia Col
deportes es el organismo planificador,
rector,
director
y coordinador del sistema nacional del deporte y, director del
deporte formativo y comunitario. Es decir, sus procesos
misionales son la Planificacin, Direccin y Coordinacin del
Sistema Nacional del Deporte.

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En una liga deportiva pueden ser procesos misionales la

Formacin,
la
Organizacin de eventos deportivos y la Competicin.
Procesos
de
apoyo: Incluye aquellos procesos
de carcter administrativo que son necesarios para que la
entidad deportiva pueda efectuar adecuadamente sus dems
procesos. Incluyen, por ejemplo, la gestin del talento humano
(seleccin, capacitacin, evaluacin del desempeo), la
gestin
de
equipos
e
infraestructura
(adquisicin,
mantenimiento),
la
gestin
financiera
(elaboracin
de
presupuestos,
6
control
a
la
ejecucin de presupuestos, contabilidad, administracin
de cartera), entre otros.
Procesos de evaluacin: Se refiere a aquellos procesos
necesarios para que la entidad haga seguimiento y medicin
peridica y sistemtica de su desempeo, mediante la
aplicacin
de
indicadores de
gestin,
la
realizacin de auditoras internas y externas y la formulacin de
planes de mejoramiento como resultado de la evaluacin. Tales
planes incluyen
las acciones correctivas,
preventivas
y de mejora necesarias.
Participacin del personal Adems de la orientacin del equipo
directivo, se debe facilitar la participacin, en el diseo de los
procesos,
del
personal
que
los
lleva
a
cabo. Es necesario, adems, que en el proceso de Gestin
del
Talento Humano se definan
las competencias
necesarias para cada uno de los cargos que participan en estos
procesos.

ENFOQUE BASADO EN HECHOS

Para la toma de decisiones Un elemento consustancial a la

gestin administrativa de las entidades u organizaciones debe ser la
medicin sistemtica y rigurosa de una serie de variables que
permitan orientar el rumbo de la entidad. A los instrumentos para medir esas
variables se les conoce como indicadores de gestin, ya que indican o

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sealan las tendencias del desempeo de la organizacin y permiten a los

directivos tomar decisiones ms acertadas.

MEJORA CONTINUA

Los resultados de la medicin de los indicadores de gestin deben conducir

al establecimiento de planes de mejoramiento. Tales planes apuntarn a
corregir las desviaciones encontradas respecto a los estndares o las metas
planteadas. Pero tambin se orientan a fijar metas ms ambiciosas, all donde
ya se las ha cumplido satisfactoriamente. A este proceso se le conoce como
mejora continua y busca que la entidad u organizacin tenga una capacidad
cada
vez
mayor
para
cumplir
con
los
requisitos establecidos (legales, del cliente, propios).

RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON LOS PROVEEDORES

Un ltimo elemento a considerar en el sistema de gestin es el de las

relaciones con los proveedores. Se identifica como proveedor a todo aquel
que le proporciona un bien o servicio a la entidad u organizacin. Esto
incluye,
por
ejemplo,
a
quienes
le
suministran
utilera,
transporte,
alimentacin,
software,
comunicaciones, mantenimiento de instalaciones y equipos, capacitacin. De
la calidad
de
estos suministros depende en buena medida la
calidad del servicio de la entidad. Por ello es necesario que a los proveedores
se les definan y formalicen con claridad y precisin los requisitos de los bienes
y servicios que van a entregar (caractersticas tcnicas, lugar, cantidad, fecha
de entrega, etc.) y que se asegure por parte de la entidad que tales requisitos
fueron adecuadamente entendidos por el proveedor. Y una vez que el bien o
servicio ha sido recibido, se debe hacer una evaluacin del proveedor que
permita retroalimentarlo a l y a la entidad acerca del cumplimiento de los
requisitos que se le haban establecido.

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Los 8 principios de la calidad, aplicados con el orden del sistema de gestin

apropiado segn la naturaleza del proyecto, articulara la gestin con la teora,
y determinara en el tiempo la permanencia, ejecucin y evaluacin del proyecto
tema de estudio.

BIBLIOGRAFIA:
Sistema de Gestin de la Calidad, Normatividad en Colombia, castao y apura,
2013, 125-137.
La Normatividad ambiental, construye proyectos, Miranda, 515
Importancia de la aplicacin de un sistema de gestin en una entidad deportiva,
2011, 124, 140-160.
Atehorta, Federico y otros. (2005). Gestin y auditora de la
calidad para organizaciones pblicas. Norma NTCGP1000:2004 conforme a la
ley 872 de 2003. Medelln: Editorial Universidad de Antioquia
Diplomado Sistemas de gestin de Calidad y Modelos de Excelencia, Sena,
2104, Diplomados integrales - certificada
CIBERGRAFIA:
https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF8#q=ohsas+18001
http://www.dnvba.com/es/Certificacion/Sistemas-de-Gestion/Pages/default.aspx

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