13-Administracin de Tecnologa [Parte 2].

Seleccin de Hardware y Software.

La adquisicin de hardware y software para un ambiente de aplicaciones comerciales, ya sea por primera vez o en
reemplazo del ya existente, constituye una decisin de alta trascendencia para la empresa, tanto por el monto de la
inversin que conlleva como por el hecho de que la adquisicin est normalmente concebida como un soporte vital a

estrategias de la empresa para alcanzar sus objetivos y metas: ampliar cualitativa y cuantitativamente la capacidad para
hacer negocros; aumentar la eficiencia de sus operaciones; apoyar la gestin administrativa de sus ejecutivos; ofrecer de
productos y servicios ms competitivos; y mejorar la imagen y confianza interna y externa.
En la decisin de adquirir estos recursos debera prevalecer el criterio de maximizar los beneficios de la empresa; pero a
menudo se toma la decisin en condiciones inadecuadas, como: escaso tiempo dedicado al anlisis de necesidades y
alternativas de solucin; influencia determinante de marcas tradicionales en el mercado; y escaso apoyo en criterios y
opiniones profesionales.

Protagonistas del Proceso.

En el proceso de seleccin de hardware

software deben lntervenir

de manera comprometida tres clases

de

protagonistas: el gerente informtico, la alta direccin de la empresa y los representantes de venta de los proveedores de
estos productos.
Gerente intormtico. Es la persona que debe llevar la iniciativa durante todo el proceso de seleccin, para lo cual
debe contar con conocimientos profundos y actualizados sobre TlC.
Atta direccin de Ia empresa. Debe estar representada en el proceso por el COMINFO. Provee el enfoque
corporativo y el apoyo algerente informtico en trminos de recursos, solidaridad y confianza.
Represenanes de venta. Su funcin dentro del proceso debe ser la de asesores encargados de proponer las
mejores soluciones desde la perspectiva de las empresas que representan y facilitar la informacin necesaria para
conocer y evaluar los productos y servicios que propongan.

Actividades Previas al Proceso.

Antes de iniciar el proceso de seleccin de hardware y software es necesario ejecutar ciertas actividades que justifican la
decisin de adquirir estos recursos y generan las condiciones que enmarcan el proceso de seleccin dentro de un
enfoque corporativo. Estas actividades son: constitucin del Comit de Desarrollo lnformtico, formulacin de un plan de
desarrollo informtico, especificacin de los macrorequerimientos informticos y evaluacin del sistema informtico actual
de la empresa.

Macrorequerimientos informtico.s. Se expresan mediante la especificacin funcional de los sistemas y subsistemas

informticos de la empresa, bases de datos, usuarios y volumen de transacciones, consultas, reportes, datos, etc. que el
sistema informtico de la empresa debe manejar a mediano plazo; todo ello estructurado segn el modelo del sistema de
informacin de la empresa que se haya adoptado previamente. El resultado de esta actividad es la arquitectura
informtica de la empresa.
Evatuacin det sisfema informtico actual. La evaluacin tiene por objetivo determinar la capacidad del sistema
informtico actual de la empresa para lograr los objetivos estratgicos y metas expresados en el plan de desarrollo
informtico; y para satisfacer plenamente los macrorequerimientos informticos. Estas capacidades haran innecesario

adquirir hardware o software adicional; pero cuando el sistema actual est siendo utilizado cerca del lmite de su
capacidad, la evaluacin tiende determinar la necesidad de adquirir estos recursos, debido a que los actuales exhiben
claros signos de obsolescencia tcnica, tecnolgica o econmica, aunque fsicamente funcione bien. La evaluacin
comprende a todos los elementos delsistema informtico: equipo, software, sistema operativo, recurso humano, mtodos
de trabajo, organizacin de la Unidad lnformtica, documentacin y satisfaccin de clientes y usuarios, entre otros.

Proceso de Seleccin.
La metodologa para la seleccin de hardware y software comprende los siguientes pasost:
1. Especificacin de criterios de evaluacin. 4. Evaluacin econmica
2. Obtencin de ofertas tcnico/econmicas. 5. Anlisis costo/calidad
6. lnforme tcnico
3. Evaluacin tcnica

Criterios de Evaluacin.
Las ofertas tcnico/econmicas para el suministro hardware y software deberan estar estructuradas y documentadas de
manera que faciliten lo ms posible su evaluacin posterior. Para promover esa facilidad es conveniente ejecutar las
siguientes actividades: definir los criterios de evaluacin y sus ponderaciones; especificar reglas de calificacin;

especificar los elementos de informacin requeridos en las ofertas; elaborar el Manual de Especificaciones e invitar a
ofertar.
1

Garcia C.E.,Seleeinde Srsfemasde Prccesamientode Dafos. Memorias del CONIMEIRA ll. San Salvador, septiembre/1986, p.562-584

Se parte de tres macrocriterios: calidad del hardware, calidad del software y calidad del soporte. El macrocriterio catidad
del hardware sirve para evaluar las caractersticas tcnicas del hardware; el de catidad del software para evaluar las
caractersticas tcnicas del software; y el de calidad
del soporte para evaluar las facilidades con que Cuadro 13.9. Criterios de evaluacin.
cuenta el proveedor potencial para proporcionar
soporte tcnico a la empresa en la solucin de MACROCRITERIO CRITERIO
problemas de mantenimiento y uso de lo ofertado; SOPORTE
1
Antecedentes de la empresa oferente
problemas de desarrollo de nuevas aplicaciones y
2
Soporte tcnico en general
problemas de conversin.
3 Soporte tcnico oara conversin
4. Procesador central
Cada uno de los tres macrocriterios se desagrega en HARDWARE
varios criterios para facilitar su posterior anlisis y
5. Memoria principal
6. Sistema de memoria en disco
evaluacin. En el Cuadro 13.9 se especifican a
7. Sistema de backup
manera de ejemplo diecinueve de estos criterios. De
la misma manera y con el mismo propsito, cada uno
8. Sistema de terminales
de los criterios es dividido en varios subcriterios, de
9. Sistema de impresin
los que se presenta una muestra para algunos crite10. Sistema de comunicaciones
rios en elCuadro 13.10.
1 1. Vida til del equipo
1 2. Requerimientos medio-ambientales
La desagregacin de macrocriterios en criterios y de
13.
Expandibilidad
criterios en subcriterios se realiza por las reglas de
14. Sistema operativo
un proceso topdown. El resultado final de este SOFTWARE
15. Sistema de manejo de archivos
proceso es una estructura jerrquica de criterios de
'16. Lenguajes de programacin
evaluacin, comprensiva con respecto a los fines que
1 7. Programas utilitarios
se persiguen. Tres niveles de desagregacin suelen
18. Sistema de manejo de bases de datos
ser suficientes.
19. Software de aolicacin
Los criterios para la evaluacin econmica son ms o
menos estndar y ampliamente conocidos: precios FOB y CIF; impuestos; costos de instalacin, entrenamiento

mantenimiento; tiempo de garanta; opciones de adquisicin y formas de pago.

Ponderaciones. La importancia de cada macrocriterio tcnico con respecto a los otros se establece Cuadro 13.10. Subcriterios y ponderaciones para la
a travs de una ponderacin porcentual. Por ejemplo:
evaluacin tcnica.

Calidad del soporte: 30%; calidad del hardware:3o/o;

y calidad del software:35o/o. Total: 100%

La importancia de cada criterio se define distribuyendo la
ponderacin porcentual de cada macrocriterio entre cada

uno de sus criterios, de manera proporcional a su

importancia relativa. En el Cuadro '13.11 se ilustra a
manera de ejemplo el resultado de estas ponderaciones.

Finalmente,

la

ponderacin

de cada

UK I EKI()/liUEGRITERIO:

t.

3.

subcriterio se

establece de manera individual, asignndoles un factor

de importancia dentro de una escala de enteros del 1 al
3, cuya interpretacin es la siguiente: 1: Se trata de un
subcriterio importante;2: Se trata de un subcriterio muy
impoante; y 3: Se trata de un subcriterio esencial. El
Cuadro 13.10 presenta ejemplos de ponderaciones
asignadas a una muestra de subcriterios.

4.

Reglas de calificacin; Se debe establecer una

regla bsica de calificacin para cada uno de los
subcriterios tcnicos de evaluacin, la cual en

algunos casos est basada en un conjunto de valores

preestablecidos y en otros casos en el valor ms
beneficioso exhibido por las alternativas que entren a

consideracin. En el Cuadro 1 3.12 se presentan

ejemplos de reglas bsicas para algunos subcriterios,
asumiendo una escala de calificacin entera entre
cero y diez.

13.

PONDER

Antecedentes de la empresa oferente:

1.1 .
1.2.
1.3.

Tiempo de operacin en El Salvador (aos)

Sede de la oficina principal
Relacin con fabricantes del sistema ofertado
Soporte tcnico para conversin:
Duracin estimada segn oferente (semanas)
Soporte que se espera del oferente
Cronograma de actividades
Herramientas de software disponibles
Observacin durante pruebas realizadas

3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.

2
2
3

2
1

Procesador central (CPU):

4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.

Tamao del procesador (bits)

Cantidad de registros generales
Tamao de registros generales (bits)
Nmero de puertos de entrada/salida
Ciclo de memoria (nseg)
Memoria de cach propuesta/mxima (Kb)
Nmero de instrucciones
Velocidad de reloj interno (GHz)
Arquitectura en general

2
2
2

2
2
1

2
2

Expandibilidad:
13

13.2.
13.3.
13.4.
13.5.

Memoria principal: propuesto/mximo (Kb)

Memoria en disco: propuesto/mximo (Mb)
Terminaleslocales: propuesto/mxima
Terminales remotas: propuesto/mximo
lmpresoras centrales: propuesto/mximo

2
2

3
2
1

El objetivo fundamental de establecer estas reglas es facilitar la calificacin de los subcriteros Oe

caOa oterta, aptaando reglas
normalizadas, lo que se facilita ya que son independientes del momento de calificacin y de los
criterios personales del
calificador.

Elementos de informacin. A partir de los Cuadro 13.12' Ejemplos de reglas de calificacin

criterios de evaluacin, las ponderaciones y SUBCRITERIO
REGLA BASICA
reglas de calificacin, se procede a definir qu
1.1. Tiempo de operacin de
Un punto por cada ao de operacin
elementos de informacin es necesario que
la empresa oferente en
en el pas.
proporcionen los potenciales proveedores en
sus ofertas.

Puesto que los valores de estos elementos de

informacin deben ser especificados por cada

oferente, resulta conveniente estructurarlos
como un cuestionario que refleje fielmente la
estructura jerrquica de los criterios tcnicos y
econmicos de evaluacin. Mediante este
instrumento se obtiene informacin de cada
oferta estructurada de manera uniforme y se

pas.

1.3. Relacin del oferente

con el fabricante del
sistema.
4.1. Tamao del procesador
central.
13.1. Expansibilidad de la
memoria principal.

Diez puntos si sucursal; ocho si

distribuidor exclusivo, seis si
distribuidor no exclusivo.
Diez puntos si 64 bits; 8 puntos si32
bits.

Un punto por cada 256 Mb arriba de

512.

facilita al oferente proveer dicha informacin. Por otro lado, este mecanismo tambin facilitar el anlisis comparativo de
las ofertas que entren a consideracin. La Figura 13.3 ilustra un ejemplo del cuestionario para dos criterios tcnicos:
Antecedentes de la Empresa Oferente y Soporfe Tcnico General.
Manual de Especificaciones. El Manual de Especificaciones es un documento hecho en la Unidad lnformtica y
aprobado por el Comit de Desarrollo lnformtico, para que sirva de base y orientacin a los proveedores de hardware y
software que van a ser invitados a ofertar, en la preparacin de sus ofertas tcnico/econmicas.

El contenido y la organizacin del manual deben orientarse a facilitar a los proveedores la formulacin de ofertas
pertinentes y oportunas; lo cual a su vez
cuadro 13.11. Ponderacin de criterios para evaluacin tcnica.
simplificar el proceso de evaluacin oe las
ofertas a la empresa. Para lograr este doble MACRO
PONDE.
PONDE.

el manual deber contener CRITERIO RACION CRITERIO

RACIN
informacin relevante acerca de:
1. Antecedentes de la empresa oferente
SOPORTE
30%
8o/o
a. Antecedentes de la Empresa: actividad a
2. Soporte tcnico en general
10o/o
que se dedica, filosofa de trabajo,
3. Soporte tcnico para conversin
12o/o
organizacin, etc.
HARDWARE
35o/o
4. Procesador central
3%
b. Sistema actual de procesamiento de datos:
5. Memoria principal
3%
configuracin del hardware, sistema
6. Sistema de memoria en dsco
5o/o
operativo, software utilitario, lenguajes de
7. Sistema de backup
3%
programacin, mtodos de procesamiento,
8. Sistema de terminales
5%
9. Sistema de impresin
4o/o
aplicaciones, etc.
'10. Sistema de comunicaciones
2o/o
c. Proyectos de desarrollo informtico:
11. Vida til del equipo
3o/o
objetivos, sistemas, subsistemas, bases de
12. Requerimientos medio-ambientales
2o/o
datos, usuarios, etc.
13. Expandibilidad
5%
d. Configuracin y capacidades esperadas del
SOFTWARE
3504
14. Sistema operativo
8o/o
hardware y software a adquirir.
15. Sistema de manejo de archivos
7o/o
e. Requerimientos de conversin: volumen de
16. Lenguajes de programacin
7o/o
aplicaciones, programas, procesos,
I 7. Programas utilitarios
8o/o
aplicaciones, etc.
18. Sistema de manejo de bases de datos
4o/o
f. Requerimientos de soporte: conversin de
19. Software de aplicacin
1%
aplicaciones, desarrollo de aplicaciones,
TOTAL
100%
100o/o
mantenimiento de hardware y software, etc.
g. Requerimientos de capacitacin: operadores, analistas/programadores, administradores y usuarios.
h. Reglas de presentacin de ofertas: fechas lmites, formatos, condiciones especiales, etc.
i. Elementos de informacin requeridos en la oferta: cuestionario a imagen de la estructura jerrquica de los criterios de
evaluacin tcnica y los de evaluacin econmica.
El manual debe tener en su primera pgina una nota de confidencialidad; en la que se debe establecer claramente que
toda la informacin contenida en el manual es propiedad de la empresa, y que se pone a la disposicin del oferente con
el exclusivo propsito de que pueda preparar una oferta.
lnvitacin a ofertar. Una vez que se tiene listo el Manual de Especificaciones, la empresa est lista para solicitar ofertas
a empresas proveedoras de hardware y software. En este momento, el gerente informtico ya debe tener un claro
conocimiento acerca de qu empresas pueden ser consideradas para presentar ofertas, conocimiento adquirido a travs
de los contactos informales que ha tenido durante el proceso y de su conocimiento del mercado. Lo ms recomendable
es que el nmero de empresas invitadas no pase de cinco.
propsito

La carta de solicitud de oferta debe estar dirigida al gerente general de la empresa invitada, acompaada de una copia

para el representante de ventas. La carta debe establecer en las condiciones generales bajo las cuales se espera que
sea presentada la oferta: idioma, nmero de copias, formato y fecha lmite de entrega; y a quin debe acudir el oferente
en caso de requerir alguna ampliacin. La carta debe ser firmada por una persona del ms alto nivel de la empresa,
como el gerente general o el presidente. Para la gran mayora de los casos, un perodo de cuatro semanas suele ser un
tiempo ms que suficiente para que los oferentes preparen sus propuestas.
Figura 13.3. Ejemplo de cuestionario para obtener elementos de informacin.
ELrrre

L.

r'tos oe lruroRvlnclru nrQuEnloos

EN Le

oprntn

Sobre la Empresa Oferente:

1.1

1.2.

Presentan una breve resea histrica (antecedentes) de la Compaa oferente, desde su fundacin
hasta la fecha, incluyendo tiempo de operacin en El Salvador, reas de servicio y personeria jurldica.
Pas sede de la oficina principal del oferente en Centroamrica:

1.3. Tipo de relacin del oferente con los fabricantes del hardware y software
2.

ofertados:

Sobre el Soporte Tcnico:

2.1

2.2.

Listar toda la documentacin que acompaa al hardware y software ofertados.

Describir brevemente las instalaciones fsicas permanentes con que cuenta el oferente,
exclusivamente dedicadas para el entrenamiento y desarrollo del personal tcnico y ejecutivo de sus
clientes: locales, equipos, mtodos, etc.

2.3.

Dar el nombre y una breve descripcin de la formacin tcnico/acadmica de cada miembro del
personal con que cuenta el oferente para brindar asesora tcnica a sus clientes en actividades de
anlisis, diseo, programacin y conversin de sistemas.

2.4.

Dar el nombre y una breve descripcin de la formacin tcnico/acadmica de cada miembro del
personal con que cuenta el oferente para dar servicio de mantenimiento a los equipos y software
incluidos en la oferta.
Describir brevemente las facilidades con que cuenta el oferente para el mantenimiento del hardware y
software incluidos en la oferta: inventario de repuestos, mtodos de diagnstico, equipos de backup,
tiempos de respuestas, etc.
Dar el nombre de las instituciones y empresas en las cuales el oferente haya instalado recientemente
o est por instalar equipos compatibles con el ofertado, dando una breve descripcin de su confi-

2.5.
2.6.

guracin,

2.7.

Describir brevemente las facilidades con que cuenta el oferente para llevan a cabo la actualizacin
peridica del hardware y del software delequipo incluido en la oferta.

2.8.

Describir brevemente las publicaciones peridicas que el oferente pone a disposicin de los usuarios
de sus equipos: nombre, periodicidad, polticas de suscripcin, idioma, etc. lncluir un ejemplar de la
edicin ms reciente.

2.9.

Trempo de respuesta mximo que el oferente puede garantizar para la atencin de fallas en el equipo

ofertado:

_horas.

Evaluacin Tcnica.
La metodologa para realizar la evaluacin tcnica comprende cinco pasos: anlisis de las ofertas, normalizacin de
especificaciones, validacin de especificaciones, calificacin de subcriterios y sntesis de calificaciones. Se basa
primordialmente en los valores de los elementos de informacin proporcionads por los oferentes en el cuestionario
incluido; pero tambin se alimenta de otras fuentes de informacin tales como: la informacin tcnica proporcionada por

los oferentes en sus propios formatos; la literatura tcnica publicada por los fabricantes anexa a las ofertas; la
informacin contenida en revistas y reportes tcnicos; las opiniones de clientes y exclientes de los oferentes; y las
opiniones de profesionales que han estado alguna vez involucrados en un proceso similar. De ms est decir qe la

evaluacin tcnica debe realizarse apoyndose en un computador.

Anlisis de ofertas. En este paso se revisan los valores de los elementos de informacin de cada oferta, con el fin de
excluir de cualquier consideracin posterior a las que no se apeguen en lo fundamental a los requerimientos esenciales
expresados en el Manual de Especificaciones o a los requerimientos generales de presentacin establecidos en la carta
de solicitud. Este anlisis debe realizarse de una manera rpida, siendo normalmente suficiente la dedicacin de un da
entero por oferta. De la misma manera, la decisin de excluir a cualquier oferta que no se apegue a los requerimientos
esenciales debe tomarse expeditamente.
Durante la ejecucin de esta etapa se descubre el hecho de que pocos proveedores estn en la capacidad de
aprovechar la totalidad de la informacin proporcionada en el Manuat de Especificaciones para formular ofertas

tcnicamente completas y adecuadas a la situacin de la empresa, pese a la gran cantidad de tiempo y esfuezo que la
mayora de ellos honestamente dedican.

Normalizacin de especificaciones. Esta actividad consiste en documentar para cada una de las ofertas todos los
subcriterios a considerar en la evaluacin, buscando simultneamente que la documentacin de cada subcriterio quede
normalizada en todas las ofertas en cuanto a unidades de medida, volumen, longitud, capacidad, potencia, ubicacin,
consumo, etc. y en cuanto a interpretacin conceptual.
La fuente fundamental de informacin para llevar a cabo esta documentacin son los valores de los elementos de
informacin especificados en las ofertas. Para ello se puede usar un formulario como el de la Figura 13.4 para el criterio
" Procesador Central (CPU)"
, asumiendo un caso de tres ofertas.
Esta actividad exige gran dedicacin y esfuerzo Figura 13.4. Hoja de Documentacin de Subcriterios.
al evaluador, debido sobre todo a elementos de
poHoenrcrru: gz
informacin en blanco o con valores CRITERIO: 4 - Procesador Central (CPU)

inconsistentes respecto

otros dentro de

la

misma oferta.

[o. Subcriterio

Peso

ofrt

Oferte B

oferts c

Tamao del procesador (bits)

32

32

Toda inconsistencia o informacin en blanco

debe resolverse de la mejor forma posible

Cantidad de registros generales

18

16

16

Tamao de registros generales (bits)

32

32

48

analizando el resto de la informacin incluida en

Nmero de puertos de entrada/salida

16

L2

Memoria cach (Mb)

512

256

384

Nmero de instrucciones

274

144

256

Velocidad de reloj interno (GHz)

2.0

2.5

2.5

Arquitectura en general

stack

Von

Von

la oferta; o consultando al representante de

venta o cualquier otra fuente de informacin.
Esta actividad suele consumir entre dos y tres

semanas.

Validacin de especificaciones. Esta actividad

es la que ms tiempo y esfuezo demanda en
proceso de evaluacin tcnica: entre cuatro y

64

OeSenVClt\S: Los tres procesadores detectan errores de doble bits y autocorrgen

errores de un slo bit.

seis semanas. Consiste en validar hasta donde sea posible los valores de todos los elementos de informacin brindados

por cada oferente, confrontndolos con fuentes de informacin alternativa apropiadas: escrituras

pblicas,

especificaciones tcnicas de fabricantes y opiniones de clientes de los oferentes.

La validacin de algunos de estos valores requiere la ejecucin de pruebas reales, para lo cual debe solicitarse

la

colaboracin del oferente para que facilite los medios para realizarlas. No se debe escatimar recursos para ello.

El tiempo de respuesta de los oferentes a los requerimientos de informacin adicional suele llevar varios das, a veces
semanas y no es raro que las respuestas nunca lleguen. Algunas veces es difcil confirmar la validez de la totalidad de
elementos de informacin de una oferta; pero de ninguna manera debera darse por concluida esta actividad, sin antes
haber validado todos los elementos de informacin que corresponden a subcriterios ponderados como "muy importantes"
o "esenciales".

Las inconsistencias entre los datos de los oferentes y los de los fabricantes son a veces sorprendentes, y suelen estar asociadas
a las capacidades mximas de los objetos propuestos.

Calificacin de subcriterios. Cada subcriterio

debe calificarse de manera individual y

Figura 13.5. Hoja de Calificacin de Subcriterios.

totalmente independiente de su factor de

importancia y de los valores asignados a otros
subcriterios. Resulta muy conveniente utilizar

Uo.
1

una escala de valores enteros entre cero y diez,

cero para la calificacin ms baja y diez para la

Tamao del procesador (bits)

6.2

10

10

10

Cantidad de registros generales

12.5

10

10

10

Tamao de registros generales (bits)

12.5

10

Nmero de puertos de entrada/salida

12.5

10

Memora cach (Mb)

12.5

10

Nmero de instrucciones

6.2

10

10

Velocidad de reloj interno (GHz)

18.8

10

10

Arquitectura en general

18.8

10

9.4

8.8

9.0

ms alta, como en la Figura 13.5, ya que la

mayora de personas est familiarizada con tal

escala. La calificacin debe

realizarse
exclusivamente en funcin de la informacin que
de cada subcriterio en la Hoja de Documentacin
de Subcriterios generada y validada en los pasos
previos.

poruornrqN:

CRITERIO: 4 - Procesador Central (CPU)

Subcrlterio

Promedio ponderado

%Pes

Oferta A

Oferta B

oferte c

Una vez asignada una calificacin a todos los subcriterios de cada alternativa, se procede a calculr tos promedios
ponderados de cada criterio, convirtiendo los factores de importancia de los subcriterios a factores porcentuales,
tomando como base la suma de los factores de importancia de los subcriterios. En la figura 13.5 se presenta un ejemplo
para el criterio "Procesador Central (CPUI' , asumiendo de nuevo un caso de tres ofertaJ.

Sness de calificaciones. Mediante esta actividad se produce un reporte sinttico de calificaciones ponderadas, como
se muestra en el Cuadro 13.13, en el que se presenta la calificacin de cada macrocriterio y criterio de cada oferta. La
ltima fila muestra la calificacin tcnica global de cada oferta; en este caso 8.9, 7.6 y 7.5 para las ofertas A, B y C

respectivamente. Desde un punto de vista puramente tcnico, la oferta A es la que debera ser seleccionada.
Ntese que en este caso, que corresponde a uno real, las calificaciones del soporte son las ms bajas para todas las
alternativas; y que en la fila penltima se muestra una calificacin, considerando slo el hardware y el software.
Este cuadro es por s slo la fuente principal para generar las conclusiones del proceso de evaluacin tcnica, pues
indica claramente cules son las mejores
opciones para la empresa desde varios Cuadro 13.13. Calificacin tcnica por macrocriterios y criterios.

ngulos

fuentes

cules son los puntos ms

y ms dbiles de

cada

El proceso de sntesis se lleva a cabo de

manera rpida y totalmente automtica.

Evaluacin Econmica.
En contraste con la evaluacin tcnica,
existe suficiente estandarizacin y
abundante literatura sobre los mtodos y
criterios a emplear para evaluar

econmicamente ofertas alternativas.

Vase por ejemplo a Davis2.

La

evaluacin econmica

puede

realizarse en paralelo con la evaluacin

tcnica o inmediatamente despus; pero
en todo caso, ambas evaluaciones deben

hacerse de forma independiente; es

decir, durante la evaluacin tcnica no
debe hacerse ninguna consideracin
econmica y durante la evaluacin
econmica no se debe tomar en cuenta
ningn criterio tcnico. Realizar la
evaluacin econmica a posterioritiene la
ventaja de que el nmero de alternativas
a considerar podra disminuir como

producto

Macrocrlterio/criterio
Calificacin del sooorte

alternativa.

de los

evaluacin tcnica.

resultados

de

la

%Peso

Oferta A Oferta B Oferta C

30

7.6

6.5

6.0

1. Antecedentes de la empresa oferente

7.1

9.1

2. Soporte tcnico general

3. Soporte tcnico para conversin

10

6.3

12

8.6
7.6
6.9

6.2

7.0
3.2

35

9.5

8.4

8.7

3
5

9.4
9.5
9.8

8.8
8.6
8.6

9.0
9.9
9.5

8.7

9.0
9.3
8.5
8.2
8.1

9.6
8.3
8.8
7.7
7.7
9.8

9.7
9.4
8.4
9.8
9.6
10.0

7.0

7.3

35

9.3

7.8

7.7

8
7

9.6
9.9
9.6

7.7
9.4
9.0

8.0
9.2
8.5

Calificacin del hardware

4. Unidad central de procesamiento
Sistema de memoria principal
Sistema de memoria en disco
Sistema de backup
Sistema de terminales
Sistema de impresin
10. Sistema de comunicacin remota
11. Vida til esperada del equipo
1 2. Requerimientos medioambientales
13. Expansibilidad
5.
6.
7.
8.
9.

Calificacin del software

14. Sistema operativo
15. Sistema de manejo de archivos
16. Lenguajes de programacin
17. Programas utilitarios
18. Sistema de manejo de base de datos
19. Software de aplicacin y conversin

Calificacin
Calificacin

4
2
3
2

8.0

8.8
9.8

6.2
7.8

6.1

3.8

1.7

1.7

7.4

de hardware y software I 70 I g. I A.t I S.Z

general
100 18.9 17.6 17.5

Formulacin de supuestos. El primer paso en el proceso de evaluacin econmica es la formulacin de ciertos

supuestos relacionados con los criterios de evaluacin definidos previamente en la etapa de preparacin para la
obtencin de ofertas. Entre tales supuestos podran figurar los siguientes:
a. Forma de adquisicin y pago. Al crdito o al contado.
b. Vida til del hardware o software. Usualmente de tres a cinco aos con valor residual cero.
c. Tasa de inters para calcular valor presenfe. Tasa de inters bancaria para prstamos a mediano plazo.
d. Impuesto de importacin. Entre elTo/o y 12o/o del valor CIF del hardware o software.
e. Desembo/so anual en concepto de seguros:. El 0.6% delvalor ClF.

Davis G., Olson M.; Management tnformation Sysfems; McGraw-Hill, 2a. ed., New York, 1994.

Figura 13.5. Hoja de Anlisis Econmico de Ofertas.

Documentacin

de

criterios. Los criterios

Oferta

de

evaluacin econmica son rubros que se documentan

para cada oferta en una Hoja de Anlisis Econmico de
Ofertas, como la que se ilustra en la Figura 13.6, en la

que se asume que la base de comparacin de las

alternativas es el valor presente (VP) de todos los

Rubro

subtotal

1- Desembolsos iniciales
Valor

el

numeral 1 es la suma de tales desembolsos.

El numeral 2 contiene los desembolsos que se harn
nicamente durante el primer ao. El valor presente de
stos es por lo tanto:

FOB

Sx,xxx

Hardware

$x,xxx

Software

Sx,xxx

Transporte

Sx,xxx

Otros

$x,xxx

lmpuestos de importacin ...

I nstalacin

$xx,xxx
$xx,xxx

Cableado

Donde D1 es la suma de desembolsos del primer ao e i

es la tasa de inters anual.

Hardware/software

$x,xxx

Otros

5x,xxx

VP = D"{[(1 +/)"-1 ]/[i(1 +,)"]]

Donde D" es la suma de desembolsos de cada ao, n es
el nmero de aos (5) e i es la tasa de inters anual.

La hoja provee espacio para los valores de

los

elementos de informacin directamente especificados

por el oferente, como precios CIF y FOB, y para los
valores que deben ser calculados por el evaluador.
Snfesis de resultados. Los resultados del anlisis
econmico se sintetizan en un slo cuadro que permita
el anlisis de las ofertas en trminos del valor presente

de todos los desembolsos, como se ilustra en

Cuadro'13.14.

el

Sx,xxx

Entrenamiento inicial ...........

Local

Sxx,xxx
Sx,xxx

Exterior

$x,xxx

2- Desembolsos slo de

ler ao

Conversin de aplicaciones ...........

Asesora
Tiempo
UPS

Sxxx,xxx

Sxxx,xxx

$xxx,xxx

$xxx,xxx

TOTAL

$lux,xn

$xx,xxx

Sx,xxx

computador

$x,xxx

c/estabilizador de lnea ..........

$xx,xxx

3- Desembolsos, aos del 1 al 5

Mantenimento

$xx,xxx

il;;;;

$x,xxx

Software

$x,xxx

Capacitacn

$xx,xxx

Seguro de da os .............

Sxx,xxx

Este cuadro es la fuente principal para generar las

conclusiones y recomendaciones del proceso de evaluacin
econmica, pues indica claramente cul es la mejor opcin para la

Cuadro 13.14. Valor presente de

desembolsos.

significativos para cada alternativa.

Tal como sucede en la evaluacin tcnica, el proceso de sntesis
de resultados en la evaluacin econmica debera ser muy
expedito, ya que se puede llevar a cabo de manera totalmente

RUBRO

empresa desde este punto de vista, y qu rubros son los ms

Desembolsos iniciales

Anlisis Costo/Calidad.
Los cuadros sintetizados de resuftados de la evaluacin tcnica y la
econmica proveen informacin suficiente para determinar cules son
las mejores opciones de la empresa para cada punto de vista.

Precio FOB del Sistema

Transporte y Otros
lmpuestos de lmportacin
Gastos de lnstalacin
Adiestramiento inicial

Pero las conclusiones de uno y otro pueden resultar

contradictorias, en el sentido de que mejor oferta desde el punto
de vista tcnico no es necesariamente la mejor desde el punto de

Cuadro 13.15.

Valor presente (US$)

Sist. A Sis B Sist. C
xx,xxx xx,xxx xx,xxx
xx,xxx xx,xxx xx,xxx

TOTAL

automtica.

vista econmico y viceversa. Un criterio ms significativo para

tomar la decisin con respecto a cul de las ofertas consideradas
es la mejor para la empresa es aqul que resulta de relacionar los
resultados de la evaluacin econmica con los de la evaluacin
tcnica. A este criterio de decisin se le llama ,,cosfo por unidad
de calidad' y se genera al dividir el valor presente de los
desembolsos totales considerados para cada alternativa entre su
correspondiente calificacin tcnica. Los resultados de este
anlisis costo/calidad pueden resumirse como se muestra en el

Sxxx,xxx

$xx,xxx

VP = D.r(1/('1+r))

El numeral 3 especifica los desembolsos que se harn

anualmente desde el primer ao hasta el quinto. El VP
de stos desembolsos uniformes es por lo tanto:

Valor
pfesente

$xxx,xror

CIF

Precio

desembolsos.

El VP de los desembolsos iniciales anotados en

Total

XX,XXX

XX,XXX

xx,)c

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

)'0(,XXX

xx,xxx
xx,xxx

Desembolsos de 1er. ao

xx,xxx

xx,xxx

xx,xxx

Gatos de conversin
UPS c/estabilizador de lnea

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

xx,xxx

xx,xxx

xx,xxx

Mantenimiento
Capacitacin
Seguros

XX,XXX

XX,XXX

xx,xxx

XX,XXX

xx,xxx

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

XX,XXX

Otros

XX,XXX

)O(,XXX

XX,XXX

Desembolsos, aos

al

Parmetros:

seguros

Valor de
: 10.0% de
lmpuestos imporlacin
5.0olo de

CIF Tiempo : 8 aos

CIF Tasa inters: 10.0%

Segn este resultado, la mejor opcin para la

empresa es la oferta A; la cual es la que obtuvo la
mejor calificacin tcnica; pero es la segunda en la
evaluacin econmica. Si la empresa se decidiera

Cuadro 13.15. Anlisis costo/calidad.

Valor

Calific.
tcnica

Costo/

Oferta

Oferente

presente

S556,250

89

S6,250

sacrificando.

532,000

76

7,000

lnforme Tcnico.

772,500

75

9,500

por la oferta de menor costo, el cuadro

demuestra cunto

de

le

calidad tcnica estara

Opcin

calldad

El ltimo paso en la metodologa consiste en elaborar un informe tcnico del proceso de seleccin, el cual debe incluir
una descripcin detallada y bien documentada de la metodologa, los resultados de cada etapa del proceso y las
conclusiones y recomendaciones derivadas de estos resultados. Esto ltimo se concretiza esencialmente en es decii qu
oferta es la mejor opcin para la empresa; cul es la segunda mejor opcin, etc.; haciendo ver las consecuencias
derivadas de la adopcin de cada una de ellas. La documentacin de las ofertas evaluadas debe incluirse ntegramente
en los anexos del informe tcnico.

El informe tcnico es el insumo para que el Comit de Desarrollo lnformtico de la empresa tome la decisin en cuanto a
la adquisicin de la tecnologa considerada.