GUIA DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional
PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular

Sistema de Mejora
Continua

GUA DE APRENDIZAJE

Objetivo general del proyecto:

Desarrollar e implementar estrategias que mejoren el servicio al cliente con
caractersticas de calidad y oportunidad.

Identificacin de la gua de aprendizaje:
210601008 Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la
organizacin

Fase del proyecto: Ejecucin - Evaluacin
Duracin: HORAS 70 - 38
Modalidad(es) de Formacin: b- learning
Resultados de Aprendizaje:

21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la
legislacin vigente.

21060100804 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa,
teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas
colombianas para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas
y la legislacin vigente.

21060100802 Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y
la organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.

Presentacin

El proceso de gestin documental al interior de toda organizacin es hoy una estrategia
de informacin y comunicacin, el proceso archivstico sistemtico comprende las fases

1. FASE DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboracin de los
documentos y los aspectos de su origen, creacin conforme a las actividades de la
empresa. Esta fase la conforman las siguientes actividades: (Manejo de los documentos,
La impresin, la tinta, etc.)
2. FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la entidad debe realizar
para el control de su documentacin y para garantizar a la administracin la verificacin
de que los documentos y las comunicaciones oficiales han sido remitidos a la persona
que les corresponde o actuante.
3. FASE DE TRMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicacin de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, aplicando el principio de procedencia (es
el que trata de no mezclar los documentos de los fondos) y el principio del orden original
(trata de que los documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro
de las empresa); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y atendidas con
oportunidad.
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4. FASE DE DISTRIBUCION: Consiste en la entrega de los documentos a la persona
competente para que estos puedan ser distribuidos a cada una de las dependencias
dentro de la entidad, en esta parte del proceso se debe tener cuidado en la constitucin
de las series, las Subserie y verificar los tipos documentales los cuales van a ir en la tabla
de retencin documental TRD.

5. FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y proporcionar la consulta de los
documentos y el derecho que tienen las personas a este acceso de archivo.

6. FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia que los documentos van a
estar dentro del ciclo vital del documento.

7. FASE DE RECUPERACION DE LA INFORMACIN: Despus de elaborar los instrumentos
como los inventarios se puede acceder a la consulta a travs de dichos instrumentos
estipulados.

8. DISPOSICION FINAL: Los documentos se clasifican y se envan a los archivos de
gestin o a los archivos centrales o al archivo histrico.

En esta gua comprenderemos, analizaremos y desarrollaremos actividades pertinentes
a las fases de produccin, recepcin, trmite y distribucin de documentos.


Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje

ACTIVIDAD DEL PROYECTO


ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
ESTRATEGIAS
TIEMPO
(DIDACTICAS ACTIVAS) HORAS
1. Con el fin de determinar la viabilidad de la
propuesta empresarial cada GAES debe
disear y aplicar una encuesta del producto
y/o servicio elegido, que le permita
determinar mediante un muestreo a una
poblacin objetivo de 100 personas la
aceptacin en el mercado. Demostrar
mediante la tabulacin de resultados y
grficas del proceso.
Presentar un informe que contenga los
siguientes puntos:
Tipo de investigacin
Poblacin
Muestra
hiptesis nula
hiptesis alterna
operalizacin de las variables
Instrumentos para la recoleccin de la
informacin
PLAN DE ANALISIS: ( tabulacin, grficas,
pruebas estadsticas)
Cronograma
Recursos disponibles ( materiales, talento
humano y financieros)
Bibliografa
Personas que participan en el proyecto.

Juego de roles, imitar

empresas
de
mensajera.
Trabajo de campo,
investigacin
individual y grupal

Socializaciones, mesa
redonda, debates.

108

Lectura y anlisis
normatividad.
Videos
youtube,
unidad
de
correspondencia
Exposiciones grupales
Trabajo colaborativo
en grupos.
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2. Operar equipos y herramientas

tecnolgicas, manuales o automatizadas,
empleadas para la radicacin, recepcin y
despacho de documentos, de acuerdo con los
manuales de operacin.

A. En su Gaes, elabore el manual de gestin
documental de su empresa, en donde debe
indicar los siguientes aspectos:
a. Objetivo
b. Alcance
c. Poltica de operacin
d. Normatividad
e. Desarrollo de los procesos (ingreso,
radicacin, clasificacin, distribucin y
salida
de
documentos
y/o
comunicaciones tanto internas como
externas).
B. As mismo elaborar los formatos para el
recibo, distribucin y despacho de la
correspondencia, personalizados con la
identidad de sus empresas.

C. Aprpiese de los conceptos dados en la
anterior gua, y aquellas palabras que no
entiende a lo largo de la norma de
competencia y elabore un diccionario
archivstico, incluyendo los siguientes
conceptos: Gestin documental, Documento,
Clases de documentos, Documento de archivo,
Documento electrnico de archivo, Soportes
documentales, Comunicaciones oficiales,
Correspondencia

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Presentacin
en
diapositivas.
Ejemplos prcticos de
empresas reales

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

PRE
SEN
CIA
L
AU
TO
NO
MO
VIR
TU
AL

Actividad E-A-E

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70

Concienciacin ( antes de aprender)

1. ANALICE Y RESPONDA:
Usted considera que en el desarrollo de una investigacin, un
paso fundamental es la recoleccin de la informacin?
Justifique su respuesta?

2. De acuerdo a sus experiencias reales, en Grupo tome como
referencia una empresa real cualquiera e intente imitar las
funciones que usted ha visto que realizan en referencia a las
actividades relacionadas con la correspondencia de dichas
entidades. Realice una obra de teatro de acuerdo a toda la
informacin recopilada de su grupo de trabajo.

Conceptualizacin ( mientras aprende)
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican,
radican, registran y entregan los documentos y
comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y
funcionarios de las diferentes dependencias.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Las entidades debern establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones,
de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestin documental y los
programas de conservacin, integrndose a los procesos que
se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos.
Cuando existan regionales, debern contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede,
habr unidad de correspondencia. As, de acuerdo a la
anterior podemos mencionar algunas de las funciones que se
debe cumplir al interior de las unidades de correspondencia:
1. Vigilar que las acciones de las reas que integran la
Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de
acuerdo a los criterios establecidos.
2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de
recepcin de la correspondencia oficial dirigida a las
diferentes reas de la empresa.
3. Supervisar las actividades de los responsables de rea en
la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trmite y
control interno, que permitan ser eficientes en su
funcionamiento.
4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las
peticiones que an no han obtenido respuesta por parte
de las Dependencias asignadas para su conclusin.
5. Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos
de los recursos necesarios para el adecuado
cumplimiento de las actividades.
6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a
las unidades de correspondencia de las entidades pblicas y
las privadas que cumplan funciones pblicas, cumplir con los
programas de gestin documental, para la produccin,
recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta
de los documentos.

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A continuacin miraremos la normatividad de acuerdo al

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en cuanto al envo, radicacin
de documentos y los tiempos de respuesta a una solicitud.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control
que una institucin debe realizar para la admisin de los
documentos que son remitidos por una persona natural o
jurdica.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitucin Poltica
Artculo 15. Prrafo 3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos
originales y uso de sellos, ventanilla nica.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de
correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones
recibidas y enviadas.
ACTIVIDADES
Recepcin de documentos: se debe verificar que estn
completos, que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su radicacin y
registro con el propsito de dar inicio a los trmites
correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden
recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera,
correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio
que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances
tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los
manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo
tradicional, correo electrnico, pgina web, otros.

2. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones
reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las
comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al
interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de
distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos
de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En
este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribucin de documentos externos
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

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TRMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o
recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitucin Poltica. Artculo 23.
Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho
de peticin.
Decreto 2150 de 1995.
Artculos 6, 16, 17, 22.
Artculo 25.
Decreto 1222 de 1999
Artculo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las
comunicaciones, numeracin de actos administrativos.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un
conjunto de documentos objeto de trmites administrativos,
dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben
tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el
trmite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se sealan las actividades de:
1. Recepcin de solicitud o trmite
Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del
trmite.
Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de las
dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos
hasta la culminacin del asunto.

DEFINICIONES CONCEPTOS UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones
recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, independientemente del
soporte y medio utilizado.

Mensaje de datos: Es la informacin generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos,
pticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrnico,
el telegrama, el tlex o el telefax.

Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con
todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

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Documento Pblico: Es el producido o tramitado por servidor

pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin.

Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por
medio del cual, la entidad registra la informacin y asigna un
nmero nico consecutivo a las comunicaciones, segn sean
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y
cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.

Se considerarn oficiales las comunicaciones que sean recibidas
o producidas en la organizacin, las cuales siempre deben ser
radicadas en el Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivo
Oficial y enviadas al rea de Correspondencia; por lo tanto
ningn empleado est autorizado para recibir y dar trmite a las
mismas a travs de otras oficinas o dependencias.

Clasificacin de las comunicaciones. Las comunicaciones se
clasifican en oficiales o pblicas y correspondencia personal o
privada.

Comunicaciones oficiales o pblicas. Las comunicaciones
oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y
recibidas.

Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que
ingresan a travs de la ventanilla del rea de Correspondencia,
dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en calidad
de tales, a travs de las redes de correos, o entregadas en las
ventanillas autorizadas para tal fin.

Comunicacin ordinaria: Es la comunicacin que ingresa a la
entidad a travs de la ventanilla del rea de Correspondencia,
dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad
de tales y cuyo contenido es de conocimiento pblico.

Comunicacin reservada o confidencial: Es la comunicacin que
ingresa a travs de la ventanilla del rea de Correspondencia,
dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados en calidad
de tales y cuyo contenido debe ser conocido nicamente por el
destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el
trmite. Esta comunicacin slo se definir as, cuando el sobre o
empaque que la contiene haga explcita la categora de
confidencial y ser registrado en el sistema con la informacin
disponible del remitente y el destinatario institucional.
Comunicacin normal: Es la comunicacin que debe ser tratada
bajo el procedimiento normal.

Comunicacin urgente certificada: Es la comunicacin que de
acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta
y obligatoria y que por su implicacin jurdica debe ser
gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los
documentos relativos a procesos de contratacin, los
documentos relacionados con procesos de convocatoria a
concursos de mritos y documentos afines.

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Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de peticin

tendrn tems separados dentro de la presentacin del sistema
de gestin.


Correo electrnico: Es la comunicacin que ingresa a las
direcciones de correo electrnico establecidas para tal fin,
dirigidas a la entidad, y a sus funcionarios o empleados en
calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a travs
de correo electrnico, sern administradas por el rea de
Correspondencia, el cual garantizar la oficializacin,
seguimiento y control de su trmite.

Comunicacin o documento dispositivo o impositivo: Es la
comunicacin en la que la autoridad asienta su voluntad con
intencin de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos,
Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines.

Comunicacin o documento testimonial o probatorio: Es la
comunicacin en que la autoridad asienta o acepta una
informacin, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo:
los registros del estado civil, de graduados de universidad, del
estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y
seales. Son de este tipo los documentos notariales, los
diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente,
los testimonios con certificacin legal, los balances y libros
contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de
reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y
las dems afines.

Comunicacin o documento informativo o noticioso: Es la
comunicacin en que un sujeto cualquiera asienta una
informacin o noticia relacionada con una tramitacin, ejemplo:
boletines, revistas informativas, etc.

Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que
se recibe en la ventanilla del rea de Correspondencia, a ttulo
personal y cuyo contenido interesa nicamente al destinatario.
Esta correspondencia slo se definir as, cuando el sobre o
empaque que la contiene haga explcita la categora de personal.
Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas,
invitaciones, a excepcin de las invitaciones oficiales dirigidas a
las autoridades o Administrativos de la empresa. Esta
correspondencia no se radica y no genera ningn trmite, ni
responsabilidad para la entidad. A menos que la entidad as lo
requiera.

Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.

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Contextualizacin (despus de aprender)

1. Elabore un diccionario con los siguientes trminos:

Tipos de Investigacin: Exploratoria, descriptiva, correlacionar y
explicativa
Exploratoria, descriptiva, correlacionar y explicativa.
Mtodo cientfico: Concepto, etapas y aplicaciones
Metodologa para investigacin: Conceptos de: Estadstica y su
diferencial
Universo, Poblacin, Muestra.
Recoleccin de Datos: Fuentes de la informacin: Primarias y
secundarias.
Mtodos para la recoleccin de informacin: observacin
directa, observacin
indirecta Instrumentos de recoleccin de informacin:
entrevistas, cuestionario,
hoja de cotejo Control del nmero de formularios distribuidos y
recolectados.
Procesamiento de Datos:
Codificacin, Identificacin de variables, Clasificacin de la
informacin, Tcnicas para clasificacin del material: Material
bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible
pero desechable.
Tabulacin: Concepto, clases (manual o electrnica: Tablas de
frecuencias), Medidas de tendencia central o de concentracin:
Media, Mediana, Moda.
Medidas de variabilidad o dispersin. Desviacin estndar para
datos agrupados.
Elaboracin de tablas de frecuencias aplicando las tecnologas de
informacin y comunicacin.
Elaboracin Tablas, Cuadros, Grficos.
Presentacin de informacin recolectada.

2. De acuerdo a la anterior gua especifique con sus propias
palabras los objetivos d la unidad de correspondencia y su
misin
3. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en
cuanto a la unidad de correspondencia y preprese para
sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o internet
todo lo relacionado al tema propuesto.
4. Realice a travs de un mapa mental los pasos a seguir en la
radicacin y envo de documentos teniendo en cuenta y
tomando ejemplo una empresa real.
5. En grupos investigue, prepare y presente en exposicin los
temas dados a continuacin:
- Manual de gestin documental. Concepto e
importancia
- Legislacin vigente para trmite de documentos.
- Estructura orgnico-funcional de la organizacin.
- Tablas de retencin documental. Concepto e
importancia.
- Canales o medios de ingreso de los documentos:
Mensajera, fax, correo tradicional, correo
electrnico, pgina Web.
- Usos de la tecnologa en los procesos de gestin
documental

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5.- Evaluacin:

Criterios de Evaluacin:
Utiliza los tiles, papelera, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la
recepcin y despacho de documentos teniendo en cuenta las polticas de la
organizacin.
Opera los equipos y aplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y
externos, de acuerdo con el manual de operacin.
Controla la vigencia de los documentos teniendo en cuenta las tablas de retencin
documental.
Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente.
Ingresa los documentos aplicando el manual de gestin documental, las normas de
gestin de la calidad y la legislacin vigente.
Clasifica la documentacin recibida de acuerdo con las polticas de la organizacin.
Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia
correspondiente.
Utiliza los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas de seguridad
industrial y salud ocupacional durante el desempeo de sus funciones.
Aplica el procedimiento para la radicacin de los documentos por despachar,
utilizando la tecnologa disponible.
Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de
gestin documental y la tecnologa disponible.
Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas
internas y la legislacin vigente.
Conserva las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la
Organizacin y la legislacin vigente.
Aplica tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de
acuerdo con las normas tcnicas y las de correo y mensajera.
Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables
de su trmite, de acuerdo con el manual de gestin documental.
Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con
las normas y la legislacin vigente.
Utiliza con criterio tcnico las tecnologas de la informacin y la comunicacin de acuerdo
con las actividades a desarrollar.



Evidencias de Conocimiento: Desarrollo, anlisis e investigacin acerca de la
normatividad vigente para la unidad de correspondencia, exposiciones acerca de
conceptos, manual de gestin documental y uso apropiado de la tecnologa.
Evidencias de Desempeo: Juego de roles taller gestin documental.

Evidencia de Producto:

1. En conjunto con su grupo de estudio continuar la aplicacin del diseo metodolgico
para la investigacin de las necesidades del mercado al producto o servicio elegido por
ustedes.( actividad de proyecto enciso N 1)

2. Disear formatos especficos que se ajusten a las necesidades las unidades de
correspondencia para el Recibo , Despacho y Trmite de los documentos, elaboracin y
transcripcin de documentos .( actividad de proyecto enciso N 2)

6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos
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Escenarios de Aprendizaje: Aula de clases, empresas de mensajera, bibliotecas, internet.
Medios y Recursos Didcticos: Computador, Video Beam, televisor, videos y material
auto formativo.

7. BIBLIOGRAFA
Constitucin Nacional
Archivo General de la Nacin

8. CIBERGRAFA

http://www.google.com.co/#sclient=psy-
ab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B
3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete
nci%C3%B3n+documental%E2%80%9D+&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=s&gs_upl=1213l1213l
0l3902l1l1l0l0l0l0l369l369l3-
1l1l0&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.,cf.osb&fp=1c57c6d5762e04e7&biw=1366&bih=667

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

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