CMO FORMULAR UN

PROYECTO?
Por: Angela Mara Molina Castao
Corporacin Cultural Ciudad Latente
2011

Presentacin
Pese a que todo el tiempo estamos desarrollando ideas, no siempre lo hacemos de
manera consiente o planificada. Plasmarlas de manera coherente, en un documento
que sintetice lo que queremos hacer puede ser muy sencillo si se hace ordenadamente.
A ese ordenamiento consiente de las ideas en actividades o acciones es a lo que se le
denomina proyecto.
Elaborar proyectos no slo permite organizar la forma en que se trabaja adems, es
la manera ms comn de buscar fuentes de financiacin y de aprovechar
oportunidades de gestin y escenarios de promocin. Por lo general, todas las
instituciones o entidades financiadoras as como los posibles socios o inversionistas
solicitan por escrito el proyecto para, de esta forma, poder analizar lo que se propone
realizar, s es viable, importante y de inters.
Aunque no existe un mtodo nico para la elaboracin de proyectos, el presente
documento pretende ofrecer algunas recomendaciones para hacerlo de manera
sencilla. Surge de la experiencia que la Corporacin Ciudad Latente como
organizacin del sector cultural ha adquirido en la formulacin y gestin de proyectos
de este tipo. Por tal razn, es importante seguir indagando otras propuestas y desde
luego tratar de encontrar un mtodo propio.
Nota: Para continuar, retroceder o ampliar la informacin dar click en los botones de flecha.

QU ES UN PROYECTO?

Un proyecto es el conjunto de acciones o

actividades diseadas de manera coherente y
articulada para alcanzar un propsito o fin
especfico, durante un tiempo definido y con
recursos presupuestados.

PARA QU SE HACEN LOS

PROYECTOS?

Cmo se estructura un proyecto?

Para suplir necesidades o carencias previamente

identificadas.
Para alcanzar metas y/o cumplir sueos.
Para mejorar los resultados obtenidos en un proceso
o proyecto en curso.

Todos los proyectos obedecen a una estructura lgica que

permite que quin los consulte, revise o evalu pueda entender
claramente:

Qu se quiere hacer?
Por qu es importante hacerlo?
Para quin o para qu se va a hacer?
Cmo se va a hacer?
En cunto tiempo?
Quin lo va a hacer?
Cunto cuesta hacerlo?
Cmo se puede verificar que se est haciendo bien?

En trminos generales, un proyecto se compone por:

TITULO DEL PROYECTO
PRESENTACIN
JUSTIFICACIN
OBJETIVOS
RESULTADOS ESPERADOS
METODOLOGA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O PLAN DE EJECUCIN
PRESUPUESTO
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

TTULO DEL PROYECTO

Es la manera en que se denomina el proyecto.

Da cuenta del propsito principal del proyecto, es
decir, involucra en su construccin el objetivo
general que se ha definido.
Preferiblemente, debe ser corto y generar
recordacin. Por ejemplo: RICO: Red de Informacin
de Cultura y Ocio para el Eje Cafetero
Muchas veces, poner el ttulo es lo ltimo que se
hace.

PRESENTACIN

Es un texto breve en el que se cuenta de manera general en

qu consiste el proyecto, cules son sus objetivos, alcances y
antecedentes que motivan su realizacin.
No debe explicar la metodologa a emplear, ni emitir
conclusiones o recomendaciones. Esto se desarrollar ms
adelante en el cuerpo del proyecto.
Debe enfocarse en el problema o tema central del
proyecto.
Debe despertar inters y expectativa frente al mismo.
Se recomienda no extenderse ms de una pgina o en el
caso de proyectos que atienden a una convocatoria
especfica ajustarse a las extensiones que esta determine.

JUSTIFICACIN

La justificacin expresa de manera precisa:

El

por qu es importante realizar el proyecto?,

Las razones que motivaron su realizacin?
Los beneficios o transformaciones que puede generar.

Es decir, la justificacin permite identificar el cmo

las acciones o actividades propuestas pueden:
Ayudar

a suplir la necesidad carencia identificada

Alcanzar las metas y/o sueos propuestos
Mejorar los resultados obtenidos en un proceso o
proyecto en curso.

OBJETIVOS
Los objetivos expresan el qu se quiere hacer y en
qu orden de prioridades.
El

objetivo general expresa el gran fin o propsito del

proyecto y;
Los objetivos especficos dan cuenta de las acciones
que se van a desarrollar para contribuir con el
cumplimiento del objetivo general.

TIPS PARA LA ELABORACIN DE OBJETIVOS:

1.

2.

3.

OBJETIVO GENERAL
Lo primero que se debe hacer es identificar el problema, necesidad o deseo
principal por el cual se realiza el proyecto. Ejemplo: El Sector Cultural del Eje
Cafetero presenta dificultades para el acceso a medios de difusin y promocin
de las actividades y procesos que se desarrollan en la regin.
Para construir el objetivo general se debe plantear el como este problema,
necesidad o deseo principal se puede trasformar de forma positiva. Ejemplo:
Incrementar el acceso a medios de difusin y promocin de las actividades y
procesos culturales del Eje Cafetero.
Se sugiere comenzar por un verbo en infinitivo. Asimismo, se debe procurar que
estos verbos no sean blandos (facilitar, contribuir, apoyar, mejorar, etc.) pues
pueden conducir a ambigedades a la hora de evaluar los resultados del
proyecto. En este sentido, se recomiendan verbos duros (incrementar, reducir,
ampliar, disminuir, analizar, disear, etc.) pues permiten evidenciar los cambios o
transformaciones que el proyecto genera en relacin con una situacin inicial,
punto de partida o lnea base. De igual manera, facilitan el seguimiento y
evaluacin a la ejecucin del proyecto.

Cada proyecto debe tener un objetivo general, s se tiene

ms de un objetivo general, es probable que se tenga ms
de un proyecto, por tanto se debe priorizar cul responde
realmente a lo que se quiere o se necesita hacer.
5. Ya que cada verbo denota una accin, slo se debe usar un
verbo por cada objetivo. Si se tiene ms de un verbo por
objetivo se debe priorizar en el que mejor exprese la accin
que se espera desarrollar.
4.

1.

2.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Cada objetivo especfico representa una accin o componente necesario para
alcanzar el objetivo general.
En este sentido, los objetivos especficos deben estar planteados en una secuencia
lgica, como si se tratara de una receta de cocina o las instrucciones para armar
un mueble. Ejemplo: S el Objetivo General es: Incrementar el acceso a medios
de difusin y promocin de las actividades y procesos culturales del Eje Cafetero.,
los Objetivos Especficos podran ser:
1.
2.
3.

3.

4.

Identificar las organizaciones, personas y entidades que desarrollan actividades y

procesos culturales en el Eje Cafetero.
Identificar las necesidades de promocin y difusin de estos actores.
Disear una herramienta adecuada para la difusin y promocin de actividades y
procesos culturales en el Eje Cafetero

Al igual que en el objetivo general, siempre se debe comenzar por un verbo en

infinitivo. Por ejemplo: Disear, identificar, realizar, etc.
No se recomienda poner una lista demasiado larga de objetivos especficos pues
se vuelve muy complicada la ejecucin y seguimiento al proyecto.

RESULTADOS ESPERADOS

Cada objetivo especfico debe permitir alcanzar uno o

varios resultados.
De esta forma, los resultados esperados dan cuenta de la materializacin
de los objetivos especficos. Ejemplo: S uno de los objetivos especficos del
proyecto es: Identificar las organizaciones, personas y entidades que
desarrollan actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero. Los
resultados esperados pueden ser:

R1.1. Mapa de organizaciones, personas y entidades del sector cultural del Eje
Cafetero elaborado.
R1.2. Listado de Procesos y actividades culturales desarrolladas en el Eje Cafetero
durante los ltimos 3 aos compilado.

Como se aprecia en el ejemplo anterior, los resultados esperados se

enuncian de manera afirmativa, eliminando los verbos en infinitivo. Es
decir, en vez de decir Elaborar un mapa de actores se dice: Mapa de
actores elaborado en vez de Compilar un listado de actividades y
procesos culturales se dice Listado de actividades y procesos compilado

METODOLOGA

Da cuenta de los componentes del proyecto y de la forma en que ste se va a

desarrollar.
Es coherente con los objetivos especficos y con el orden que estos plantean.
Ejemplo:
Componente 1 o Fase 1. Diagnstico: permitir identificar:

1.
1.
2.

2.

Actores con actividades y procesos culturales

Necesidades de promocin y difusin de estos actores.

Componente 2 o Fase 2. Diseo: Define todas las sub - actividades y tareas

necesarias para disear una herramienta adecuada para la difusin y promocin de
actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero

Adems de enunciar las fases de desarrollo del proyecto, explica la forma en

que se va hacer (el cmo), las herramientas metodolgicas de las que har uso y
las tcnicas o recursos a emplear. Ejemplo: En el componente o fase Diagnstica,
se consultarn fuentes oficiales de informacin como Alcaldas, Consejos de
Cultura, etc. Para tal propsito se revisarn diagnsticos o inventarios previos,
se aplicarn tcnicas de investigacin cualitativa para la identificacin de
actores y necesidades del sector. De esta manera, se proceder a la aplicacin
de encuestas o de entrevistas semi-estructuradas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O
PLAN DE EJECUCIN

El cronograma de actividades o plan de ejecucin se

estructura a partir de los componentes o fases
metodolgicas del proyecto.
Organiza en el tiempo las actividades, sub
actividades y tareas a realizar.
En algunos casos, permite identificar los responsables
de cada actividad, subactividad o tarea propuesta.
Establece plazos para la ejecucin del proyecto.
Permite identificar los productos o resultados
esperados.

Ejemplo: Cronograma de Actividades

Plan de Ejecucin:

PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO)

FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AO)
FASE O
COMPONENTE

ACTIVIDADES

Identificacin de
actores

FECHA DE FINALIZACIN: (DIA/MES/AO)

SUBACTIVIDADES

Consulta directa

TAREAS

Entrevistas
actores
sector cult.
Encuestas

Revisin
bibliogrfica
DIAGNSTICO

Revisin
diagns.
Anteriores

Identificacin de
necesidades de
difusin
Consulta directa

Entrevistas
actores
sector cult.

RESULTADOS
ESPERADOS /
PRODUCTOS

Mapa de Actores del

Sector Cultural

Listado de actividades
y o procesos culturales
desarrollados en el
ltimo ao.
Listado de canales de
difusin disponibles.
Caracterizacin de las
principales dificultades
o necesidades de
difusin.

RESPONSABLES

Nombre de la
persona responsable
dentro de la
organizacin de
realizar este
proyecto.

DURACIN
SEMANAS O
DIAS
4 semanas
3 semanas
2 semanas

Nombre de la
persona responsable
dentro de la
organizacin de
realizar este
proyecto.

2 semanas

Nombre de la
persona responsable
dentro de la
organizacin de
realizar este
proyecto.

5 semanas

PRESUPUESTO

Presenta la informacin correspondiente a los recursos requeridos para

realizar o ejecutar cada una de las actividades, sub-actividades o tareas
planteadas para el proyecto.
Los recursos as sean en especie (horas de trabajo necesarias, maquinas y
equipos, materias primas, etc.) deben ser valorados y expresados en
trminos econmicos. Esto significa que si para un proyecto x se requiere
de una cantidad x de materia prima, lo que se consigna en el
presupuesto es el valor total en pesos (o la moneda que sea) de esa
materia prima si se comprara al da de hoy en el mercado.
La suma de los costos de todas las actividades permite conocer el valor
total del proyecto.
La correcta elaboracin del presupuesto hace la diferencia entre el xito o
el fracaso del proyecto. Un mal clculo puede implicar enormes perdidas
desperdicios.

Tambin presenta informacin sobre la cofinanciacin o contrapartidas del

proyecto. Esto es: quienes (incluyendo al proponente) invierten o ponen recursos
para el desarrollo del proyecto y en qu proporcin lo hacen.
Para realizar el presupuesto es importante tener valorado cunto cuesta
desarrollar cada actividad, esto implica saber:

De acuerdo a la duracin planteada en el cronograma de actividades y al tipo de

tarea (tcnica, investigativa, anlisis, artesanal, etc.) a realizar, se deben proyectar
cuntas horas de trabajo son necesarias para su realizacin y el costo de estas.
Si se trata de realizar una actividad para la cual se requieren insumos o materias
primas, se debe tener un estimado del costo de estas en el mercado y de la
cantidad requerida para la actividad planteada.
Para actividades que requieran de espacios fsicos se debe estimar segn la
duracin del proyecto el costo por da del alquiler de dicho espacio.
Estos clculos se deben realizar para todos los componentes, actividades, subactividades y tareas.

Ejemplo: Presupuesto:
PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO)
FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AO)
FASE O
COMPONENTE

ACTIVIDAD

Identificacin
de actores

FECHA DE FINALIZACIN: (DIA/MES/AO)

SUBACTIVIDAD

Consulta
directa

Identificacin
de
necesidades
de difusin

Consulta
directa

RECURSOS
REQUERIDOS

FUENTES DE FINANCIACIN / CONTRAPARTIDAS

REC. PROPIOS
$

REC.
SOLICITADOS $

SUBTOTAL $

Salario
encargado de
entrevista o
encuesta,
Grabadora,
Cassettes, etc

$3.000.000

$7.000.000

$10.000.000

Revisin
diagns.
Anteriores

Salario
encargado
revisar docs,
Fotocopias,
transporte, etc.

$5.000.000

$3.000.000

$8.000.000

Entrevistas
actores
sector cult.

Salario
Comunicador
o persona que
realice la
entrevista,
Grabadora

$5.000.000

$4.000.000

$9.000.000

Entrevistas
actores
sector cult.
Encuestas

Revisin
bibliogrfica

DIAGNSTICO

TAREAS

TOTAL

$27.000.000

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO O
EVALUACIN

Son los elementos que permiten dar cuenta del logro de los
objetivos del proyecto en sus diferentes fases o componentes.
Estos elementos normalmente se denominan Indicadores y se
caracterizan por:

Ser medibles
Ser verificables (que se pueden comprobar o corroborar)
Ser pertinentes (que tienen que ver o se relacionan con lo que se quiere
medir)

Por ejemplo: si se plantea realizar un diagnstico de los actores del

sector cultural del Eje Cafetero y una de las actividades propuestas
para este objetivo es la identificacin de actores, el indicador
podra ser: No. de Actores del sector cultural identificados en el Eje
Cafetero durante el 2010. La fuente de verificacin sera: los
registros de encuestas y entrevistas realizadas a actores del sector
cultural los estudios e inventarios revisados para este fin.

Factores para tener en cuenta en proyectos de

cooperacin internacional (Ochoa B., 2010):

Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados en el mbito de la cooperacin

internacional cuando forman parte de un programa y cuando responden a planes de desarrollo
nacionales, regionales o municipales. Es conveniente sealar que una de las polticas de las fuentes
de cooperacin es trabajar con el enfoque de programas, lo cual ha sido propuesto a escala
mundial y es uno de los criterios de seleccin.
El ciclo de vida de los proyectos: Los proyectos no nacen de la noche a la maana, deben ser la
construccin de una etapa de planeacin participativa entre los actores que se vern involucrados.
Primero se planea, se consulta con la comunidad, se ajustan los planes, luego se plasman las ideas,
se evala el contexto, los pro, los contra. Luego se negocia, se busca viabilidad tcnica y financiera.
Se comienza la ejecucin de las actividades, se hace una evaluacin y una retroalimentacin.
Se deben tener en cuenta las prioridades sectoriales de Colombia: Los proyectos son apoyados por
organizaciones pblicas o privadas que tienen sus propios intereses. Para esto es necesario conocer
la Estrategia de Cooperacin Internacional de Colombia (www.accionsocial.gov.co) o las prioridades
sectoriales del donante o de los actores a los que vamos a presentar los proyectos para poder tener
capacidad de negociacin y argumentacin.
Planes, programas y proyectos: necesidad de una visin integral. El proyecto debe ser en lo posible
parte de un proceso o programa que vaya ms all de un simple conjunto de actividades, debe ser
algo articulado.
Ver Factores de xito de un proyecto en el Manual de acceso a la cooperacin internacional de
Accin Social (p.19)

Bibliografa

Corporacin Cultural Ciudad Latente. Memorias Seminario de Formacin de

Formadores en Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas Cartagena
Emprende Cultura. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010.
Ministerio de Cultura. (2010). Manual de Emprendimiento Cultural. Bogot: La
Silueta Ediciones.
Salazar P., William A. Alta redaccin. Informes tcnicos y administrativos. NET
Educativa. Bogot, 2007.
Sandoval C., Carlos A. Investigacin Cualitativa. Programa de especializacin
en Teoras, Mtodos y Tcnicas de Investigacin social. Instituto Colombiano
para el Fomento de la Educacin Superior , ICFES. Bogot, 2002.

Ochoa B., Marcela. Memorias Taller de Planeacin Estratgica y

Oportunidades de Gestin para Proyectos de Emprendimiento de Bienes y
Servicios Culturales. Seminario de Formacin de Formadores en
Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas Cartagena Emprende Cultura.
Corporacin Cultural Ciudad Latente. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010.

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