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Y F O R M A C I N D E L C A P I T A L H U M A N O
Sesin 3 Introduccin a la
planeacin estratgica de la
capacitacin
Objetivos
El alumno:
En esta sesin
Figura 1. Mapa de la sesin
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Introduccin
Debido a los constantes cambios econmicos, polticos, sociales y
tecnolgicos, la planeacin se ha convertido en una de las actividades
ms caractersticas y necesarias en la actualidad.
La planeacin se encuentra presente en cualquier actividad humana, ya
sea de manera formal o informal. En este sentido, los recursos
humanos, y especficamente, la capacitacin, no son la excepcin.
De manera general, se entiende a la planeacin como el proceso por el
cual se comprenden los aspectos ms cruciales de una realidad
presente para despus proyectarla, diseando escenarios y cursos de
accin con el fin de obtener mejoras.
En las siguientes pginas exploraremos los aspectos generales de la
planeacin estratgica: su definicin, caractersticas, objetivos,
beneficios y niveles; describiremos ampliamente la planeacin
estratgica de recursos humanos y los factores internos y externos que
influyen en la organizacin.
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Caractersticas
Podemos resumir las caractersticas de la planeacin estratgica de la
siguiente manera:
1. Es conducida o ejecutada por los altos niveles jerrquicos de la
organizacin.
2. Establece un marco de referencia para toda la organizacin.
3. Afronta mayores niveles de incertidumbre con respecto a otros
tipos de planeacin.
4. Se orienta generalmente a amplios perodos.
5. Su parmetro es la eficiencia.
Objetivo
El principal objetivo de la planeacin estratgica es lograr el mximo
provecho de los recursos internos seleccionando el entorno donde se
han de desplegar y la estrategia con la que se har.
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Beneficios
La planeacin estratgica permite a la organizacin tomar parte activa y
no slo reactiva en la configuracin de su futuro, por lo que puede
emprender actividades e influir en ellas, colocndose en posicin para
controlar su destino.
Un beneficio significativo de la planeacin estratgica es que las
organizaciones tienen mejores estrategias, gracias a que usan un
enfoque ms sistemtico, lgico y racional para elegirlas. Sin embargo,
es posible afirmar que la contribucin ms importante de la planeacin
estratgica est en el proceso y no en la decisin o documento
resultantes.
Niveles de la
planeacin
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Propsito
Su propsito es utilizar los recursos humanos con tanta eficacia como
sea posible, donde y cuando se necesiten, con el fin de alcanzar las
metas de la organizacin. Es decir, se busca asegurar el ptimo
aprovechamiento del personal con que se cuenta, suministrando los
recursos humanos de acuerdo a las necesidades futuras de la
organizacin.
Caractersticas
Parte de la planeacin estratgica de recursos humanos consiste en
ubicar el nmero adecuado de personas calificadas en el puesto y
momento adecuados. Para ello, se sugiere responder las siguientes
cuestiones:
Objetivos
Los objetivos bsicos de la planeacin estratgica de recursos humanos
son:
a. Optimizar y motivar al factor humano de la empresa.
b. Asegurar en el tiempo la plantilla necesaria de forma cualitativa y
cuantitativa.
c. Desarrollar, formar y promocionar al personal actual de acuerdo
con las necesidades futuras de la organizacin.
d. Mejorar el clima laboral.
e. Contribuir a maximizar el beneficio de la empresa.
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Importancia
Definitivamente, el xito a largo plazo de una organizacin depende de
lograr tener a las personas adecuadas en los puestos adecuados y en el
momento adecuado.
La planeacin estratgica de los recursos humanos, permite reducir la
rotacin de personal al mantener a los empleados informados acerca de
las oportunidades de carrera que hay en la organizacin.
Los objetivos y estrategias definidos por la planeacin estratgica de
recursos humanos, slo pueden ser logrados cuando se dispone de
personas con las competencias apropiadas para llevar a cabo dichas
estrategias, por lo que una mala planificacin de los recursos humanos,
puede derivar en problemas graves a corto plazo.
Proceso de la
planeacin
estratgica
Para visualizar el proceso que se sigue en la planeacin estratgica,
Rodrguez Valencia (2007) propone las siguientes etapas tanto de
manera global como hacia los recursos humanos:
Etapas del proceso global
ENTRADA
Informacin
sobre
el
entorno
externo
Informacin
sobre
el
entorno
interno
PROCESO
DE
CONVERSIN
Anlisis
de
la
informacin
interna
y
externa
Anlisis
de
los
desafos
Decisiones
como
respuesta
a
los
desafos
SALIDA
Plan
estratgico
formal
Figura 2. Etapas del proceso global de la planeacin estratgica
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DECLARACIN
DE
LA
MISIN
Y
LA
VISIN
Razn
de
ser
Rumbo
que
tomar
la
organizacin
ANLISIS
ESTRATGICO
FORMULACIN
DE
ESTRATEGIAS
PLAN
DE
ACCIN
Aclarar
expectativas
futuras:
Posicin
Recursos
Objetivos
Estrategias
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
La
orientacin
y/o
pasos
que
deben
seguirse
en
lo
referente
al
personal.
RETROALIMENTACIN
Figura 3. Etapas del proceso de la planeacin estratgica hacia el personal
Ventajas
Entre las ventajas que ofrece la planeacin estratgica de recursos
humanos encontramos:
justo
para
los
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Factores
A continuacin se enlistan algunos factores propios de la planeacin
estratgica de recursos humanos:
Marcos
temporales
La planeacin estratgica de recursos humanos, al igual que cualquier
otra planeacin, debe considerar la temporalidad.
En este sentido, se distinguen tres marcos temporales que deben estar
relacionados de tal modo que el mediano plazo se modifique en funcin
del cumplimiento del corto plazo, y el largo plazo sea consecuencia del
avance del mediano plazo.
A continuacin se describe cada uno de ellos:
a. Corto plazo (de 0 a 2 aos).
Se centra principalmente en el anlisis cuantitativo.
Parte de la existencia de una plantilla con caractersticas
determinadas y necesidades u objetivos por cumplir de forma
inmediata.
Se considera el plan de establecimiento de la plantilla, as como
el de seleccin y formacin de los colaboradores.
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Capacidad
organizacional
estratgica
La planeacin de recursos humanos y la planeacin estratgica se tornan
eficaces cuando existe una relacin recproca e interdependiente entre
ellas, esto es, el equipo gerencial reconoce que las decisiones de
planeacin estratgica afectan aspectos de recursos humanos y viceversa.
Para vincular ambas planeaciones es necesario:
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Factores
internos
Factores internos. Se refieren a todo aquello que sucede al interior
de la institucin. El anlisis incluye una evaluacin de los recursos,
ordenndolos por importancia y sobre todo por su impacto.
Fortalezas.
Son todos los aspectos internos que benefician a la organizacin
y que repercuten en ella de manera positiva.
Ejemplo:
Cierto gimnasio mantiene una comunicacin de calidad entre
entrenadores y clientes respecto al servicio brindado. Esta
cualidad le ha dado fama y ha incrementado las inscripciones.
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Debilidades.
Son todas aquellas barreras que frenan la eficiencia y eficacia de
la organizacin. Pueden ser carencias o deficiencias en los
conocimientos, habilidades y actitudes, las cuales impactan de
manera negativa a la organizacin.
Es importante identificar las debilidades para canalizarlas,
eliminarlas, transformarlas y/o evitarlas.
Ejemplo:
Cierta fundacin de apoyo a adolescentes con adicciones sufre
una falta de compaerismo en el rea de terapia grupal, que se
refleja en incoherencia de las conferencias que se imparte a los
chicos.
Qu se puede mejorar?
Cmo se puede mejorar?
Qu se debera evitar?
Qu se debera anular?
Cmo se ha visto afectado el xito del producto o servicio?
Qu factores decrecen las metas de la institucin?
Factores
externos
Factores externos. Son todos aquellos elementos que se
encuentran fuera de la organizacin, sobre los que no se tiene
control y pueden repercutir de manera positiva o negativa.
Oportunidades.
Son todas aquellas situaciones o factores que pueden
aprovecharse para el bienestar de la organizacin, ya que una
vez identificadas son de gran empuje y mejora.
Ejemplo:
Una guardera privada del estado de Hidalgo es candidata para
ganar uno de los bonos de Apoyo a la mejora de infraestructura
que el gobierno estatal ofrece. Bajo esta premisa, los directivos y
personal se preparan para el concurso con el fin de ganar dicha
oportunidad.
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Amenazas.
Son aquellos factores que se interponen en el logro de los
objetivos y que impactan de manera negativa a la organizacin.
Al ser externas es difcil lidiar con ellas, sin embargo, pueden
analizarse y buscar soluciones para que su impacto sea menor, o
bien, en determinados casos, tomar provecho de las mismas.
Ejemplo:
El prximo ciclo escolar se abrir una nueva escuela en la misma
cuadra donde se ubica desde hace muchos aos otro colegio.
Los costos de inscripcin y colegiaturas de la nueva escuela son
menores a los de la antigua, por lo que es posible que atraiga
gran cantidad de alumnos.
C A P A C I T A C I N Y F O R M A C I N D E L C A P I T A L H U M A N O
FACTORES EXTERNOS
FACTORES
INTERNOS
Amenazas
(A)
Oportunidades
(O)
Debilidades
(D)
Estrategia
DA
Estrategia
DO
Fortalezas
(F)
Estrategia
FA
Estrategia
FO
Debilidades/
Amenazas
Estrategia DA (Debilidades/Amenazas)
Conocida tambin como estrategia de supervivencia, su fin es reducir
al mximo las debilidades y amenazas que rodean a la organizacin, as
como las consecuencias que de ellas se derivan.
Se implementa cuando la organizacin se encuentra en una situacin
sumamente negativa y extremista, por lo que las decisiones que se
tomen son para su supervivencia en el momento.
Fortalezas/
Amenazas
Estrategia FA (Fortalezas/Amenazas)
Conocida tambin como estrategia defensiva, tiene como objetivo
potencializar al mximo las fortalezas de la organizacin para disminuir
al mnimo las amenazas que se presentan en el contexto y que se
considera tendrn un impacto prximo.
Debilidades/
Oportunidades
Estrategia DO (Debilidades/Oportunidades)
Conocida tambin como estrategia de reorientacin, implica disminuir
y/o eliminar la magnitud de las debilidades que acechan a la
organizacin, aprovechando al mximo las oportunidades que al mismo
tiempo se presentan, esto es, usar las oportunidades para la mejora y
transformar o desaparecer las debilidades.
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Fortalezas/
Oportunidades
Estrategia FO (Fortalezas/Oportunidades)
Conocida tambin como estrategia ofensiva, su objetivo es aprovechar
al mximo el panorama tan til, positivo y provechoso que se presenta,
es decir, llevar las fortalezas y oportunidades de la mano para lograr un
salto gigantesco hacia el perfeccionamiento y el xito.
Conclusin
Si se cuenta con una investigacin realista de lo que ocurre dentro y
fuera de la organizacin y si se analiza cada uno de los factores que en
ella intervienen, se estar en condiciones de afrontar los factores
sorpresa y/o negativos que surjan, independientemente de su naturaleza
interna o externa.
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Qu es?
La planeacin estratgica de la capacitacin es el establecimiento de
los planes de accin relacionados con la capacitacin, que respondan a
las incertidumbres del entorno y contribuyan a los objetivos de la
organizacin.
Qu busca?
La planeacin estratgica de la capacitacin busca:
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Criterios para la
planeacin
estratgica
Los siguientes criterios permiten obtener un escenario ideal para que la
capacitacin y el esfuerzo de las organizaciones tengan una base
fundamentada que permita su incorporacin a los procesos
organizacionales:
1. Conviccin de querer crecer.
Una vez que se conocen las propias fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas, se debe buscar una mentalidad tanto
individual como organizacional, la cual deber estar claramente
orientada a la superacin personal y de todo el grupo de trabajo.
2. Apoyo de la direccin general.
Un factor de xito determinante para la capacitacin es que la autoridad
mxima de la organizacin sea lder de todos los planes y programas
que se planeen e implementen. La direccin debe participar en forma
metdica en todos los procesos que tengan que ver con la capacitacin,
interesndose por los resultados, buscando beneficios tangibles y
promoviendo una cultura de educacin en la organizacin.
3. Asegurar las condiciones de productividad.
La capacitacin representa slo una parte de la solucin de los
problemas, por lo que es fundamental trabajar con las dems reas de la
organizacin para asegurar que se cuente con los mtodos,
procedimientos, polticas, recursos, etc., que permitan la productividad.
4. Capacitacin de los colaboradores del rea de capacitacin.
En muchas organizaciones se cree errneamente que la gente que
labora en el rea de capacitacin no requiere capacitarse, sin embargo,
estos colaboradores requieren una capacitacin permanente en cuanto a
cmo disear, operar, evaluar y reciclar procesos y planes de
capacitacin orientados al logro de los objetivos estratgicos de la
organizacin.
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Internet
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Ejemplos:
b) Visin.
Es o son las metas que se pretenden alcanzar por medio de ingenio,
imaginacin, creatividad y esfuerzo.
Representa el futuro ideal que se quiere para la organizacin o rea,
planteando el tiempo en el que se lograr, los espacios que se requieren, la
tecnologa, el posicionamiento y la imagen que se dar ante clientes y/o
consumidores.
Es ms amplia que la misin, adems de ser modificable puesto que las
demandas del contexto as lo requieren.
La visin de la organizacin es creada por sus directivos, mientras que los
responsables del rea de capacitacin elaboran la suya.
Ejemplos:
La visin del rea de capacitacin de dicho banco es: ser el rea dentro
de la organizacin que fomente el desarrollo del personal, impulsando
su creatividad, innovacin y actitud positiva para llevar al banco a
nuevos escenarios.
c) Valores.
Los valores de una organizacin son los pilares ms importantes que
posee, ya que es a travs de ellos como se define a s misma. Se
establecen de acuerdo al giro, misin y visin, y bsicamente responden a
la pregunta:
Qu es importante para nosotros porque nos mejora y nos permite lograr
nuestra misin y alcanzar nuestra visin?
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Ejemplo:
Los objetivos de una Institucin de Educacin Superior son:
General: Incrementar 10% la matrcula de alumnos para el siguiente ciclo
escolar.
Particular: Promocionar los servicios de la institucin en nuevas
preparatorias, en anuncios cinematogrficos, peridicos y radio.
Especfico: Desarrollar campaas de publicidad impresas, visuales y
auditivas que sean atractivas y creativas.
e) Procedimientos.
Son todos aquellos procesos de operacin llevados al orden y seguimiento
para tener una buena produccin en un ambiente laboral sano y cordial.
En lo que se refiere al desempeo del personal, los procedimientos ayudan
a tener un control de conductas y actividades.
Ejemplo:
Este es el procedimiento de recepcin de productos de la empresa de
productos de belleza Revlon de Mxico:
1. Todo producto debe llegar entre las 22:00 y 6:00 hrs.
2. El recepcionista del producto debe verificar las placas del triler e
identificar al chofer.
3. El recepcionista deber cotejar la hoja de recepcin con la de entrega.
4. Antes de descargar el producto, el recepcionista deber subir a la
caja(s) del triler a cotejar, con su hoja de recepcin, que la carga sea
correcta en cantidad y tipo. Es muy importante verificar que el estado
del producto sea excelente.
5. De haber producto faltante o maltratado, se recibir con las reservas y
anotaciones de lo sucedido.
6. Para bajar el producto, primero se har con los lquidos, despus los
plasmas y al final los slidos.
7. Ya en el patio de distribucin, la persona encargada de cada producto
por lnea de marca (maquillaje, shampoo, crema reveladora, sombras,
pinzas, etc.) deber estar esperando.
8. Cada persona de las lneas de marca recoge su producto, coteja y firma
lo que ha recibido.
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Integracin
del entorno
a. Entorno interno. Todo lo que sucede dentro de la organizacin y en
lo que se puede influir directamente.
Ejemplo:
En un colegio de educacin primaria se puede dar capacitacin
sobre ambientes de aprendizaje a los docentes.
b. Entorno externo. Todo aquello que sucede fuera de la organizacin
y por lo tanto, est fuera de su alcance.
Ejemplo:
Por disposicin oficial, todos los docentes de educacin primaria
debern participar en un curso de actualizacin didctica.
c. Oportunidades. Son factores y eventos furtivos que pueden ser
percibidos como oportunidad. El planeador estratgico del rea de
capacitacin debe poner en marcha planes de accin para tomar
ventaja, mejora y aprovechamiento de ellos.
Ejemplo:
El 90% de los padres de familia de una escuela preescolar trabajan y
no cuentan con posibilidades de cuidar a sus hijos en la poca de
vacaciones, por lo que la escuela decide abrir un curso de verano y
el rea de capacitacin actualiza a las maestras en actividades
recreativas.
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Alcances
del contexto
Para lograr identificar el ambiente externo de la organizacin, deben
considerarse los siguientes factores:
a. Poltico: leyes, reglamentos, regulaciones del pas, estado, entidad
federativa, etctera.
b. Social: grupos sociales, cultura, nivel escolar, entre otros.
c. Econmico: estratos sociales, inflacin, aumentos de precio, y otros.
d. Mercado: importado, nacional, estatal, local, etctera.
e. Competencia: empresas dedicadas al mismo producto o servicio.
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c. Administrativo.
Este elemento incluye al personal del rea de capacitacin: su preparacin,
habilidades, carencias, etctera.
Lo administrativo implica:
Analizar si se lleva un control sobre la asistencia del personal a los cursos
de capacitacin, as como de sus procesos y resultados.
Determinar la prioridad con que se establece la capacitacin: por
necesidades, por niveles, por desempeo, etctera.
Llevar a cabo una evaluacin del personal y de los resultados de la
capacitacin, analizando si respondi al DNC en los plazos establecidos.
Analizar, en caso de que haya, las relaciones de capacitacin, sus rcords,
archivos, y si se aprovecha debidamente, esto es, si los procesos
manejados por el rea de capacitacin han dado los frutos esperados tanto
en el personal como en el producto y/o servicio que se ofrece.
Competencias
del personal de
capacitacin
La parte administrativa se considera gil, oportuna y eficiente. En este
sentido, las competencias del personal del rea de capacitacin deben ser:
Iniciativa
Liderazgo
Actitud de servicio
Visin
Empata
Manejo de grupos
Resolucin de
conflictos
Motivacin
Objetividad
Aptitudes
pedaggicas
Facilidad de
palabra
Negociacin
Net-working
Trabajo en
equipo
Trabajo
interdisciplinario
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5. Opciones estratgicas.
Contar con opciones para el logro de resultados facilita llegar a ellos y a su
vez, enriquece los pasos anteriores.
Se sugiere hacer la planeacin con base en una lluvia de ideas y encuestas
a personas del departamento para:
indagar sobre los tres escenarios planteados,
conocer qu tanta confianza se tiene en la capacitacin,
identificar la percepcin de los dems con respecto a los escenarios,
determinar cmo se da la comunicacin entre los dems departamentos
y el rea de capacitacin,
establecer cmo se responden las necesidades y en qu porcentaje se
cuidan y alinean los programas de capacitacin con el presupuesto, etc.
Posteriormente, se debe presentar a los directivos de las reas
involucradas, un plan de trabajo con los programas de capacitacin y
planes de accin que respondan a las necesidades detectadas,
manifestando cmo las acciones elegidas ayudarn a cubrir dichas
necesidades, y resaltando la importancia de contar con su apoyo y
compromiso para el xito de las estrategias.
Ejemplo:
En un colegio de educacin bsica es necesario remodelar el equipo de
cmputo para alcanzar el nivel de los dems colegios, incrementar la
calidad educativa de la enseanza y responder las demandas de los
cambios tecnolgicos. Despus de realizar el DNC y planear cmo se
resolver la carencia, se proponen las siguientes estrategias:
a. Realizar la renovacin del equipo
directamente en una tienda al mayoreo.
de
cmputo
comprando
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Consideraciones
tecnolgicas
Es importante considerar, que en la actualidad algunas organizaciones o
empresas, desean complementar la capacitacin presencial con
evaluaciones en lnea o reforzar dicho aprendizaje a travs de cursos
breves en plataforma tecnolgica. Considerando dichas peticiones, es
necesario saber las caractersticas tcnicas necesarias para una plataforma
genrica como son:
32/64
bits
(95/98/
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Referencias consultadas
Khan, B. (1997). Web-based instruction (WBI): What is it and Why is it? En B. Khan
(Edit.) Web-based Instruction. New Jersey, Englewood Cliffs, pp. 5-18. Consultado
en http://portal.educar.org/ambientesdeaprendizajeenlinea
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