Tuicya001 2012

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE INGENIERAS EN

CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORA Y FINANZAS, CPA
TEMA:
DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA

MEJORAR LA UTILIZACIN DE LOS RECURSOS, EN LA SUBSECRETARA DE
TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN IMBABURA.
INTEGRANTES:
-
Amaguaa Jackie
Montenegro Mnica
ASESORA:
Dra. Germania Arciniegas, Mgs.
IBARRA, 2011
CERTIFICACIN
En calidad de asesora del presente trabajo de investigacin, certifico que la tesis cuyo ttulo es
DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO,
PARA
MEJORAR
LA
UTILIZACIN
DE
LOS
RECURSOS,
EN
LA
SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN

IMBABURA, fue elaborado por las Seoritas Jackie Amaguaa y Mnica Montenegro,
cumplen con los requisitos metodolgicos y cientficos que la Universidad UNIANDES
exige, por lo tanto autorizo su presentacin para los trmites pertinentes.
Atentamente,
Dra. Germania Arciniegas, Mgs.

ASESORA
DECLARACIN DE AUTORA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autnoma de los Andes declaramos que el
contenido de la tesis cuyo ttulo es DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA
DE CONTROL INTERNO, PARA MEJORAR LA UTILIZACIN DE LOS
RECURSOS, EN LA SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA,
DELEGACIN IMBABURA, presentada como requisito de graduacin para obtener la
Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditora y Finanzas, CPA es original, de nuestra
autora y total responsabilidad.
Atentamente,
Srta. Jackie Amaguaa
Srta. Mnica Montenegro
C.C. 1003324421
C.C. 1002602389
AUTORA
AUTORA
ii
DEDICATORIA
Primero a Dios por ser esa fuerza invisible y guiarnos siempre, por darnos
fe, salud y esperanza para culminar nuestra meta con satisfaccin, con mucho
cario para nuestros padres por el amor, el ejemplo y el apoyo incondicional
en el camino recorrido de nuestra vida, gracias por darnos una profesin para
nuestro futuro.
A todos y cada uno de los que estuvieron a nuestro lado en este largo camino
apoyndonos desinteresadamente nuestro eterno reconocimiento,
conjuntamente con nuestro compromiso de ser cada da mejores como tributo a
todos sus sacrificios.
Todo lo que se consigue con esfuerzo y sacrificio es lo que realmente tiene valor
en la vida.
Jackie
Mnica
iii
AGRADECIMIENTO
Hacemos pblico nuestro reconocimiento y gratitud a la Facultad de Sistemas Mercantiles,

Carrera de Contabilidad y Auditora de la Universidad Regional Autnoma de los Andes
UNIANDES Ibarra, al personal directivo, docente y administrativo que contribuyeron a
nuestra formacin acadmica.
A la Doctora Germania Arciniegas, Asesora de Tesis por su ayuda desinteresada, sus valiosas
sugerencias y confianza brindada en la presente investigacin.
Al Ing. Roberto Conejo Director Provincial del Ministerio de Agricultura, Ganadera,
Acuacultura y Pesca (MAGAP-I), y funcionarios de la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, Delegacin Imbabura, por la apertura y colaboracin brindada para la ejecucin de
esta Tesis.
Nuestra eterna gratitud a nuestros padres, sobrinos y todas aquellas personas que de una u
otra forma fueron participes por brindarnos su tiempo, paciencia y apoyo en momentos de
decline y cansancio, un gracias por ser parte de nuestros sueos.
iv
NDICE GENERAL
Certificacin....................................................................................................................... i
Declaracin de Autora ..................................................................................................... ii
Dedicatoria ....................................................................................................................... iii
Agradecimiento ................................................................................................................ iv
ndice General ................................................................................................................... v
ndice de Cuadros .......................................................................................................... xiii
ndice de Grficos .......................................................................................................... xiv
ndice de Flujogramas .................................................................................................... xiv
ndice de cuestionarios de Control Interno ..................................................................... xv
ndice de Matrices de Riesgo ......................................................................................... xvi
ndice del Instructivo de Documentos .......................................................................... xvii
Resumen Ejecutivo ........................................................................................................ xix
Executive Summary ....................................................................................................... xxi
Introduccin ................................................................................................................. xxiii
CAPTULO I. .................................................................................................................. 1
1. EL PROBLEMA ......................................................................................................... 1
1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 1
1.1.1 Formulacin del problema ......................................................................................... 4
1.1.2 Delimitacin del problema ......................................................................................... 4
1.2 Objetivos ........................................................................................................................... 4
1.2.1 Objetivo general ......................................................................................................... 4
1.2.2 Objetivos especficos................................................................................................. 4
1.3 Justificacin ...................................................................................................................... 5
CAPTULO II. ................................................................................................................ 7
2. MARCO TERICO ................................................................................................... 7
v
2.1 Antecedentes investigativos .............................................................................................. 7

2.2 Fundamentacin terica .................................................................................................... 7
2.2.1 Proceso Administrativo .............................................................................................. 7
2.2.1.1 Planificacin ....................................................................................................... 9
2.2.1.1.1 Principio de la Planeacin ........................................................................... 10
2.2.1.2 Organizacin ...................................................................................................... 12
2.2.1.2.1 Estructura Organizativa .............................................................................. 12
2.2.1.2.2 Tipos de Organizacin ................................................................................ 13
2.2.1.2.3 Principios de la Organizacin ..................................................................... 13
2.2.1.3 Direccin ........................................................................................................... 19
2.2.1.3.1 Importancia ................................................................................................. 20
2.2.1.3.2 Elementos de la Direccin .......................................................................... 20
2.2.1.3.3 Actividades importantes de la Direccin .................................................... 20
2.2.1.4 Control ............................................................................................................... 21
2.2.1.4.1 Importancia del control ............................................................................... 21
2.2.1.4.2 Actividades importantes del control ........................................................... 22
2.2.1.5 Coordinacin ..................................................................................................... 22
2.2.2 Proceso Financiero ................................................................................................... 23
2.2.2.1 Constancia documental de la recaudacin ........................................................ 24
2.2.2.2 Especies valoradas ............................................................................................ 24
2.2.2.3 Verificacin de los ingresos .............................................................................. 25
2.2.2.4 Medidas de proteccin de las recaudaciones .................................................... 25
2.2.3 Control interno ......................................................................................................... 26
2.2.3.1 Evolucin del control interno ............................................................................ 27
2.2.3.2 Controles contables............................................................................................ 28
2.2.3.2.1 Importancia del Control Contable ............................................................... 30
2.2.3.3 Controles administrativos .................................................................................. 30
vi
2.2.3.3.1 Importancia del Control Administrativo ..................................................... 31

2.2.4 Principios del control interno ................................................................................... 31
2.2.4.1 Responsabilidad delimitada ............................................................................... 31
2.2.4.2 Separacin de funciones de carcter incompatible. ........................................... 31
2.2.4.3 Ninguna persona puede ser responsable por una transaccin completa ............ 31
2.2.4.4 Seleccin de empleados hbiles y capacitados. ................................................. 31
2.2.4.5 Pruebas continas de exactitud. ......................................................................... 32
2.2.4.6 Rotacin de deberes ........................................................................................... 32
2.2.4.7 Fianzas ............................................................................................................... 32
2.2.4.8 Instrucciones por escrito .................................................................................... 32
2.2.4.9 Control y uso de formularios pre numerados .................................................... 32
2.2.4.10 Evitar el uso de dinero en efectivo .................................................................. 32
2.2.4.11 Contabilidad por partida doble ........................................................................ 33
2.2.4.12 Depsitos intactos e inmediatos. ..................................................................... 33
2.2.4.13 Uso y mantenimiento del mnimo de cuentas bancarias.................................. 33
2.2.4.14 Uso de cuentas de control ................................................................................ 33
2.2.4.15 Uso de equipo electrnico con dispositivos de control y prueba. ................... 33
2.2.5 Clases de control interno .......................................................................................... 33
2.2.5.1 Por la funcin..................................................................................................... 33
2.2.5.1.1 Control administrativo ................................................................................ 33
2.2.5.1.2 Control financiero ....................................................................................... 34
2.2.5.2 Por la ubicacin ................................................................................................. 34
2.2.5.3 Por la Accin ..................................................................................................... 34
2.2.5.3.1 Control previo ............................................................................................. 34
2.2.5.3.2 Control concurrente .................................................................................... 34
2.2.5.3.3 Control posterior ......................................................................................... 34
2.2.6 Alcance y Naturaleza del control interno ................................................................. 35
vii
2.2.6.1 Alcance del control interno................................................................................ 35

2.2.6.2 Naturaleza del control interno ........................................................................... 36
2.2.7 Tipos de sistemas ..................................................................................................... 36
2.2.7.1 Sistema de planeacin ....................................................................................... 36
2.2.7.2 Sistemas de informacin ................................................................................... 36
2.2.7.3 Sistema de operacin ......................................................................................... 38
2.2.7.4 Sistema Financiero ............................................................................................ 38
2.2.7.5 Sistema contable ................................................................................................ 39
2.2.8 Sistema de control interno ........................................................................................ 40
2.2.8.1 Caractersticas del sistema de control interno .................................................. 41
2.2.8.2 Objetivos del sistema de control interno ........................................................... 42
2.2.8.2.1 Objetivos de control de cumplimiento ........................................................ 43
2.2.8.2.2 Objetivos de control estratgico.................................................................. 43
2.2.8.2.3 Objetivos de control de ejecucin ............................................................... 44
2.2.8.2.4 Objetivos de control de evaluacin ............................................................. 44
2.2.8.2.5 Objetivos de control de informacin........................................................... 45
2.2.8.3 Estructura del sistema del control interno ......................................................... 45
2.2.8.4 Componentes del sistema del control interno ................................................... 46
2.2.8.4.1 Ambiente de control .................................................................................... 46
2.2.8.4.2 Evaluacin de riesgos ................................................................................ 48
2.2.8.4.3 Actividades de control ................................................................................ 50
2.2.8.4.4 Informacin y Comunicacin .................................................................... 52
2.2.8.4.5 Monitoreo o Supervisin............................................................................. 53
2.2.8.5 Responsables del sistema del control interno .................................................... 55
2.2.8.5.1 Administracin............................................................................................ 55
2.2.8.5.2 Directivos Financieros ................................................................................ 56
2.2.8.6 Importancia del control interno ........................................................................ 56
viii
2.2.8.7 Limitaciones del Sistema del Control Interno ................................................... 57

2.2.8.8 Elementos bsicos de un sistema de control interno ......................................... 58
2.2.8.9 Beneficios del sistema de control interno .......................................................... 60
2.2.9 Evaluacin del sistema del control interno .............................................................. 60
2.2.10 Tipos de evaluacin ................................................................................................ 62
2.2.10.1 Explicacin narrativa ....................................................................................... 62
2.2.10.2 Cuestionarios ................................................................................................... 62
2.2.10.3 Diagrama de flujo ............................................................................................ 63
2.2.11 Factores a tomarse en cuenta al revisar y evaluar el control interno ...................... 63
2.2.12 Matriz de control interno ........................................................................................ 64
2.2.12.1 Objetivos de la matriz de control interno ........................................................ 65
2.2.13 Evaluacin de riesgo y control interno ................................................................... 66
2.2.13.1 Riesgo de Auditora ......................................................................................... 66
2.2.13.2 Riesgo inherente .............................................................................................. 66
2.2.13.3 Riesgo de control ............................................................................................. 66
2.2.13.4Riesgo de deteccin .......................................................................................... 67
2.2.14 Manuales ................................................................................................................ 67
2.2.14.1 Definicin ........................................................................................................ 67
2.2.14.2 Alcance y limitaciones de los manuales .......................................................... 68
2.2.15 Clases de manuales................................................................................................ 69
2.2.15.1 Manuales especializados.................................................................................. 69
2.2.15.2 Manuales de planificacin estratgica ............................................................. 69
2.2.15.3 Manual de polticas.......................................................................................... 69
2.2.16 Polticas y prcticas de talento humano ................................................................. 70
2.2.16.1 Talento humano ............................................................................................... 70
2.2.16.2 Desempeo laboral .......................................................................................... 71
2.2.17 Flujogramas ........................................................................................................... 72
ix
2.2.17.1 Flujogramas secuenciales ............................................................................... 72

2.2.17.2 Flujogramas columnares .................................................................................. 72
2.2.17.3 Flujogramas analticos ..................................................................................... 73
2.2.18 Simbologa ............................................................................................................ 73
2.2.18.1 Flujo de informacin ....................................................................................... 73
2.2.19 Instructivo.............................................................................................................. 76
CAPTULO III. ............................................................................................................. 77
3. MARCO METODOLGICO ................................................................................. 77
3.1. Modalidad de la Investigacin ....................................................................................... 77
3.2 Tipos de Investigacin .................................................................................................... 77
3.2.1 Aplicativa ................................................................................................................. 77
3.2.2 De campo.................................................................................................................. 77
3.2.3 Bibliogrfica ............................................................................................................. 78
3.2.4 De Accin ................................................................................................................. 78
3.2.5 Explicativa ................................................................................................................ 78
3.2.6 Descriptiva ............................................................................................................... 78
3.3 Poblacin y Muestra ....................................................................................................... 79
3.4 Mtodos........................................................................................................................... 80
3.4.1 Histrico lgico. .................................................................................................... 81
3.4.2 Sistmico.. ................................................................................................................ 81
3.4.3 Inductivo Deductivo .............................................................................................. 81
3.4.4 Analtico Sinttico ................................................................................................. 81
3.5 Tcnicas.- ........................................................................................................................ 81
3.5.1 Encuesta .................................................................................................................. 81
3.5.2 Entrevista .................................................................................................................. 82
3.6 Instrumentos ................................................................................................................... 82
3.6.1 Cuestionario ............................................................................................................. 82
x
3.6.2 Gua de Entrevista .................................................................................................... 82

3.6.3 Medios tecnolgicos................................................................................................ 82
3.7 Verificacin de la Idea a Defender ................................................................................. 98
3.8 Conclusiones ................................................................................................................... 99
3.9 Recomendaciones ........................................................................................................... 99
CAPTULO IV ............................................................................................................ 100
4. MARCO PROPOSITIVO ...................................................................................... 100
4.1 Tema ............................................................................................................................. 100
4.1.1 Objetivo .................................................................................................................. 100
4.1.2 Esquema de la Propuesta ........................................................................................ 100
4.2 Diseo del Sistema de Control Interno ......................................................................... 101
4.2.1 Polticas Generales ................................................................................................. 101
4.2.2 Polticas Especficas ............................................................................................... 102
4.2 .3 Procedimientos que desarrollar el Delegado de la Unidad Provincial ................ 102
4.2.4 Procedimientos que desarrollar el responsable de Atencin al Usuario............... 113
4.2.5 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico Jurdico. ........................ 119
4.2.6 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico de Campo ..................... 126
4.2.7 Procedimientos que desarrollar el Topgrafo ...................................................... 133
4.2.8 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico de Archivo. .................. 139
4.2.9 Procedimientos que desarrollar el Responsable de Recaudacin. ........................ 144
4.2.10 Procedimientos que desarrollar Secretara ........................................................ 151
4.2.11 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico Socio Organizativo ..... 157
4.2.12 Procedimientos que desarrollar el Digitador. .................................................... 162
4.2.13 Procedimientos que desarrollar el Tcnico de Avalos .................................... 168
4.2.14 Procedimientos que desarrollar el responsable Analista de Titulacin .............. 174
4.2.15 Procedimientos que desarrollar el Chofer ......................................................... 182
xi
4.2.16 Instructivo de los documentos que se utilizan en la Subsecretara de Tierras y

Reforma Agraria, Delegacin Imbabura. ........................................................................ 187
4.3 Validacin de la propuesta....231
4.4 CONCLUSIONES....................................................................................................... 232
4.5 RECOMENDACIONES............................................................................................. 233
BIBLIOGRAFA............................................................................................................... 235
ANEXOS238
xii
NDICE DE CUADROS
CUADRO N 1 Procesos administrativos segn Fayol y otros autores Neoclsicos.9
CUADRO N 2 Estructura del Sistema de Control Interno.54
CUADRO N3 Funcionarios de la SSTRA-I...80
CUADRO N 4 Encuesta aplicada, pregunta N 1...83
CUADRO N 7 Encuesta aplicada, pregunta N 4..86
CUADRO N 10 Encuesta aplicada, pregunta N 7.89
CUADRO N 16 Smbolos que se utiliz para la elaboracin de los flujogramas.230
xiii
NDICE DE GRFICOS
GRFICO N 1 El proceso administrativo.23
GRFICO N 2 Pregunta N 1...83
GRFICO N 10 Pregunta N 9..91
GRFICO N 11 Pregunta N 1092
NDICE DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA N 1 Desarrollo de planes y proyectos..105
FLUJOGRAMA N 2 Actividades realizadas..108
xiv
FLUJOGRAMA N 3 Atencin al usuario...115

FLUJOGRAMA N 4 Invasiones..121
FLUJOGRAMA N 5 Oposicin a la adjudicacin..123
FLUJOGRAMA N 6 Resolucin a la adjudicacin.124
FLUJOGRAMA N 7 Inspeccin de campo.128
FLUJOGRAMA N 8 Revisin y aprobacin de planos...135
FLUJOGRAMA N 9 Archivar el documento..140
FLUJOGRAMA N 10 Cobro del avalo.146
FLUJOGRAMA N 11Recepcin de documentos152
FLUJOGRAMA N 12 Agenda153
FLUJOGRAMA N 13 Capacitaciones.158
FLUJOGRAMA N 14 Digitacin del informe de inspeccin.164
FLUJOGRAMA N 15 Clculo del avalo...170
FLUJOGRAMA N 16 Ingreso del trmite...176
FLUJOGRAMA N 17 Envi del expediente a la matriz.178
FLUJOGRAMA N 18 Chofer..183
NDICE DE CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO N 1 Delegado.111
xv
CUESTIONARIO N 2 Atencin al usuario.117

CUESTIONARIO N 3 Tcnico Jurdico.125
CUESTIONARIO N 4 Tcnico de campo...131
CUESTIONARIO N 5 Topgrafo.......137
CUESTIONARIO N 6 Archivo...142
CUESTIONARIO N 7 Recaudacin...149
CUESTIONARIO N 8 Secretara155
CUESTIONARIO N 9 Tcnico Socio Organizativo...161
CUESTIONARIO N 10 Digitador...167
CUESTIONARIO N 11 Avalos.172
CUESTIONARIO N 12 Analista de titulacin180
CUESTIONARIO N 13 Chofer...185
NDICE DE MATRICES DE RIESGO
MATRIZ N 1 Delegado Provincial..112

MATRIZ N 2 Atencin al usuario118
MATRIZ N 3 Tcnico Jurdico126
MATRIZ N 4 Tcnico de campo..133
xvi
MATRIZ N 5 Topgrafo..138
MATRIZ N 6 Archivo..143
MATRIZ N 7 Recaudacin..150
MATRIZ N 8 Secretaria...156
MATRIZ N 9 Tcnico Socio Organizativo...162
MATRIZ N 10 Digitador.168
MATRIZ N 11 Avalos.......173
MATRIZ N 12 Analista de Titulacin.....181
MATRIZ N 13 Chofer.186
NDICE DEL INSTRUCTIVO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO N 1 Memorando.188
DOCUMENTO N 2 Formulario de registro de usuarios atendidos.....190
DOCUMENTO N 3 Providencia, denuncia de invasin..191
DOCUMENTO N 4 Borrador del informe de inspeccin194
DOCUMENTO N 5 Formulario para el registro de aprobacin de planos......198
DOCUMENTO N 6 Formulario registro de ingreso y salida de expedientes..200
DOCUMENTO N 7 Comprobante de ingreso.202
DOCUMENTO N 8 Oficio..204
xvii
DOCUMENTO N 9 Formulario para el registro ingreso de documentos206

DOCUMENTO N 10 Registro de actividades.209
DOCUMENTO N 11 Informe de Inspeccin...213
DOCUMENTO N 12 Reporte del avalo220
DOCUMENTO N 13 Solicitud de tierras222
DOCUMENTO N 14 Declaracin juramentada..224
DOCUMENTO N 15 Informe de actividades semanal y mensual..228
xviii
RESUMEN EJECUTIVO
En calidad de aspirantes al Ttulo de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditora y

Finanzas, CPA de la Universidad Regional Autnoma de los Andes UNIANDES Ibarra, y
con la responsabilidad de hacer frente a los retos profesionales por los cambios acelerados que
se han venido presentando en el siglo XXI en el cual estamos inmersos, nos sentimos en la
obligacin de proponer soluciones acorde a las exigencias que requiere la sociedad y que nos
permita realizar ajustes de acuerdo a su evolucin.
La presente investigacin se considera como una herramienta til de control para la
institucin, por lo que en el captulo I identificamos la formulacin del problema que denota
las falencias y debilidades que muestra la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria cuyo
estado actual es: el mal uso de los recursos en la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, Delegacin Imbabura, por lo que mediante el objetivo general proponemos la
solucin que consiste en Disear e implementar un sistema de control interno aplicando
la norma vigente, para mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, el
mismo que permitir a la
Institucin optimizar los recursos y lo que ello implica, porque se considera uno de los
aspectos decisivos en la necesidad de llevar adelante una gestin eficiente y eficaz.
En el captulo II constan las bases tericas que se determinan dentro de la propuesta y
sustenta el objeto de transformacin para desarrollar los temas y subtemas fundamentados en
teoras de diferentes autores, paradigmas tericos necesarios que dan seriedad al trabajo
propuesto.
xix
En el captulo III se incluye la metodologa a seguir, que nos permiti un seguimiento lgico
para desarrollar nuestra investigacin, que est dirigida a mejorar la utilizacin de los recursos
en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, se complement el
presente proyecto con los diferentes tipos de investigacin, mtodos, tcnicas e instrumentos
que nos permiti obtener datos para el desarrollo de la propuesta.
En el captulo IV, se desarroll la propuesta que consiste en el Diseo e Implementacin de
un Sistema de Control Interno, para mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara
de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
La presente investigacin, se considera que contribuye de manera significativa al
mejoramiento de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, con
esta propuesta se permite mejorar la utilizacin de los recursos y la imagen de la institucin.
xx
EXECUTIVE SUMMARY
As an aspirant to the degree of Superior Engineering in Accounting and Finance, of the

Universidad Regional Autnoma de los Andes UNIANDES Ibarra, and the responsibility
to face the professional challenges and the changes of the XXI century, we must propose
solutions that the society demands and permit us to make adjustments according to its
evolution.
This research is really as a tool of control for the institution, so in the first chapter, we can
identify the formulation of the problem where you can see the flaws and weaknesses in the
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria which is: The inadequate use of the resources
in the Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegation Imbabura, it will allow
the institution to improve the resources, because it is considered one of the most important
aspects to carry out an effectiveness and efficient management.
In the second chapter we can read the theoretical bases which are inside the proposal and
supports the purpose of transformation to develop the topics and subtopics by different
authors, theoretical paradigms that give serious work.
In the third chapter we can find the methodology to follow. Which allowed us to develop a
logical follow in order to develop our investigation, that is aimed at improving the use of
resources in the Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegation Imbabura, in this
xxi
research work we use different types of research, methods, techniques and instruments which
allowed us to obtain data to develop the proposal.
In the fourth chapter we developed the proposal which consists in the design and
implementation of a System of Internal Control, to improve the use of resources in the
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegation Imbabura.
The research work permits the improvement of the Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, Delegation Imbabura; this proposal will allow better use of resources and the image
of the institution.
xxii
INTRODUCCIN
El objetivo es alcanzar la Soberana Alimentaria y la competitividad de las instituciones

pblicas y privadas para desarrollar una gestin bajo principios y procedimientos, que
garantice el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes que dispone la Contralora
General de Estado (CGE) para brindar un servicio de calidad.
Mediante decreto N 373 del 28 de Mayo del 2010 se dispuso que se suprima al Instituto
Nacional de Desarrollo Agrario (INDA) y que el Ministerio de Agricultura, Ganadera,
Acuacultura y Pesca (MAGAP) asuma todas las competencias de esa dependencia. Dicho
decreto crea la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, que se encargar de la titulacin
expropiacin y adjudicacin de tierras.
Por la razn antes mencionada, es necesario el diseo y aplicacin del sistema de control
interno por que lograr que la institucin cuente con controles eficientes, eficaces y
econmicos para implementarlos de manera consciente y crear un ambiente de autocontrol,
considerndose como una herramienta de gestin ptima que servir de directriz para la
institucin con la finalidad de administrar los recursos, servicios, documentacin y controlar
el proceso financiero que facilite el cumplimiento de los procesos y objetivos institucionales.
xxiii
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CAPTULO I.
1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El presidente de la Repblica, Rafael Correa, a travs del decreto 373 del 28 de Mayo de
2010, dispuso que se suprima al Instituto Nacional de Desarrollo Agrario (INDA) y que el
Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (MAGAP) asuma todas las
competencias de esa dependencia. Dicho decreto crea la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, que se encargar de la titulacin, expropiacin y adjudicacin de tierras.
La disposicin transitoria nica seala seis meses de plazo mximo, el INDA resuelva todas
las controversias, reclamos y dems causas que se iniciaron antes de la expedicin del
decreto, una vez cumplido ese plazo la entidad queda extinta. Este nuevo marco institucional
se da tras las denuncias de supuestos actos irregulares en las dependencias provinciales del
INDA, especialmente en el distrito de Guayas-Santa Elena, en perjuicio de organizaciones
comunales y tnicas.
Actualmente en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria por los cambios que se denotan
anteriormente se evidencia ciertas falencias como el no contar con una asesora jurdica que
ayude al usuario a resolver casos de oposicin a la adjudicacin, denuncias de invasiones y
expropiaciones, los mismos que se ven obligados acudir a los servicios de abogados
particulares, ocasionndoles gastos innecesarios en la realizacin del trmite.
Al no existir una segregacin de funciones en las diversas actividades que se realiza en la

institucin, la misma persona es asignada como secretaria - recaudadora de la Delegacin,
originando la duplicidad de funciones y una posible desviacin de fondos. Otro de los casos
que se evidencia es en el digitador que tambin realiza avalos, creando sobrecarga de
trabajo, malestar en los funcionarios, la posibilidad de cometer errores en la elaboracin del
informe tcnico de campo y la determinacin del valor del avalo.
La Institucin no cuenta con registros automatizados de documentos, lo que ocasiona la

desorganizacin del archivo, prdida de expedientes e impide una localizacin inmediata de
los mismos, y no se le pueda brindar una atencin oportuna al usuario.
A pesar de que la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria tenga el manual de

procedimientos sobre la investigacin de tenencia y explotacin del predio, los tcnicos
designados, realizan su trabajo incumpliendo esta normativa, originando que el usuario tenga
que firmar un documento en blanco y desconozca el contenido del informe, sin garantizar la
adecuada manipulacin del mismo.
Existe un nivel considerable de usuarios que acuden a la Institucin a requerir informacin

para la legalizacin de la tenencia de tierras, debido a que no hay un responsable exclusivo en
la atencin al usuario, por lo que estos se encuentran en la penosa situacin de pedir
informacin a cualquier funcionario sin tener una gua adecuada para realizar sus trmites,
dando lugar a la existencia de tramitadores, topgrafos paralelos, que cobran valores altos
para realizar el trmite e incluso la prdida de tiempo del mismo.
ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA INSTITUCIONAL PROYECTADA A

NIVEL ZONAL
1.1.1 Formulacin del problema

Cmo mejorar la utilizacin de los recursos en la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, Delegacin Imbabura?
1.1.2 Delimitacin del problema
OBJETO DE ESTUDIO: Proceso de Control Interno

CAMPO DE ACCIN: Sistema de Control Interno
LUGAR: Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura
TIEMPO: 2011
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
Disear e implementar un sistema de control interno aplicando la norma vigente, para mejorar
la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin
Imbabura.
1.2.2 Objetivos especficos

Fundamentar tericamente el sistema de control interno, procesos Administrativos
Financieros y recursos de la Institucin.
Diagnosticar el manejo actual del uso de los recursos en la Institucin.
Disear formatos que permitan definir estndares de control.
Determinar parmetros de valoracin de procesos.
Elaborar cuestionarios de control interno.
4
1.3 JUSTIFICACIN
En la actualidad dentro del Plan Nacional de Desarrollo como tambin en la Constitucin de

la Repblica del Ecuador actual, se plantea como objetivos alcanzar la competitividad y
desarrollar una gestin bajo principios, normas y procedimientos, para brindar un servicio de
calidad.
Es importante el diseo y aplicacin del sistema de control interno por que se lograr que la
institucin cuente con controles eficientes, eficaces y econmicos para implementarlos de
manera consciente y crear un ambiente de autocontrol. El mismo que se ajuste a las necesidad
y se ha considerado como una herramienta til para controlar el uso adecuado de los recursos
asignados a cada una de la reas y de igual manera poder justificar el rendimiento de sus
actividades como jefes departamentales de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura.
La presente investigacin es relevante porque ayudar a superar falencias en el manejo y uso
de los recursos econmicos, humanos y tiempo, las cuales sern superadas con la
implementacin del sistema de control interno, que permitir optimizar en un corto plazo los
mismos, y existan procesos giles de seguimiento que apoyen a la disponibilidad de la
informacin, y sea oportuna para la toma de decisiones en la Subsecretara de Tierras y
Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
El sistema de control interno es trascendente que permitir disponer de un proceso que
garantice el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes que dispone la Contralora
General de Estado (CGE). De igual forma el sistema de control interno conlleva a una gestin
transparente y como un medio de apoyo en la consecucin de objetivos y metas de la
institucin.
En la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura a pesar de existir

normas generales y reglamentos impuestos por instituciones de control como es el caso de la
Contralora General de Estado(CGE) y otras instancias, no est bien definida una normativa
que controle las irregularidades que se presentan de forma involuntaria por parte de los
funcionarios de la institucin, por lo que es imprescindible contar con un sistema de control
interno que permita realizar una gestin ptima y el manejo adecuado de los recursos.
Es factible el diseo e implementacin del sistema de control interno ya que se cuenta con el
apoyo de las autoridades y funcionarios de la institucin y es importante porque ayudar con
el desarrollo de la misma.
CAPTULO II.
2. MARCO TERICO
2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Esta investigacin va a ser considerada o sustentada de acuerdo a los diferentes manuales de

control interno existentes para las entidades pblicas, como; 1) Reingeniera de un sistema de
control interno contable para el rea financiera del Distrito Regional Carchi del Ministerio del
Ambiente, Autor Francisco Snchez, 2) Diseo de un sistema de control interno para el
departamento de tesorera en el Municipio de Cotacachi, Autores Moreno Garzn Ximena y
Bolaos Mauricio 3) Manual de procedimientos Administrativos Financieros para el INDA
Ibarra, Autora Herrera Cuasapaz Genny Lorena, 4) Manual de sistema de control interno del
rea comercial de la Empresa Elctrica Regional Norte S.A, Autor Jairo Daniel Maldonado
Orbe. Los cuales servirn de referencia, para la realizacin de una investigacin previa en
donde se determin que no existe un sistema de control interno especfico para la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, por lo tanto la presente
investigacin es autntica, haciendo referencia que mediante decreto presidencial 373 del 28
de mayo de 2010 se suprimi el INDA y se cre la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria.
2.2 FUNDAMENTACIN TERICA
2.2.1 Proceso Administrativo
De acuerdo a Fayol (2007), en la escala jerrquica los niveles ms altos predominan las
funciones administrativas, mientras que en los niveles inferiores predominan las dems
funciones (no administrativas). Las funciones administrativas son las mismas funciones del
administrador e implican los denominados elementos de la administracin que son:
1) Prever: Avizorar el futuro y trazar el programa de accin.

2) Organizar: Constituir el doble organismo material y social de la empresa.
3) Mandar: Dirigir y orientar el personal.
4) Coordinar: Juntar, unir, armonizar todos los actos y los esfuerzos colectivos.
5) Controlar: Verificar que todo ocurra de acuerdo con las reglas establecidas y las
rdenes dadas.
La administracin es un proceso esencialmente dinmico y evolutivo y se hace uso de este

para lograr la obtencin de resultados con un mayor ndice de eficiencia, eficacia y
efectividad.
Los autores neoclsicos manifiestan Gulick, Urwick, Mooney y Koontz (2007), el proceso de
administracin se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que
componen la empresa, dirigir y controlar las actividades.
El proceso administrativo es el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar
y controlar. Los elementos constituyen el proceso administrativo que pueden ser encontrados
en cualquier rea de la empresa, es decir, que cada cual desempea actividades de planeacin,
organizacin, etc; como actividades administrativas esenciales. Consideran que el
administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece ms exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales
que se encaminan al cumplimiento de la metas del grupo, por lo tanto cabe decir que la
administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el
propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin.
CUADRO N 1
PROCESOS ADMINISTRATIVOS SEGN FAYOL Y OTROS AUTORES
NEOCLSICOS
FAYOL
URWICK
GULICK
KOONTZ Y
NEWMAN
DALE
O`DONNELL
Investigacin
Previsin
Planeacin
Planeacin
Planeacin
Planeacin
Organizacin
Organizacin
Organizacin
Organizacin
Direccin
Direccin
Asesora
Designacin de
Liderazgo
Direccin
Control
Control
Previsin
Planeacin
Organizacin
Direccin
Organizacin
Direccin
personal
Coordinacin
Informacin
Control
Control
Presupuestacin
Control
FUENTE: Fundamentos de Administracin, Antonio Csar Amaro, 1ra. ED. 2009
2.2.1.1 Planificacin
Segn otros autores Neoclsicos, la planificacin incluye elegir, fijar las misiones y
objetivos de la organizacin, despus, determinar las polticas, proyectos, programas,
procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,
incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin
futuros.
9
La planificacin es fundamental, ya que esta:

Permite que la empresa est orientada al futuro.
Facilita la coordinacin de decisiones
Resalta los objetivos organizacionales
Se determinan anticipadamente que recursos se van a necesitar para que la empresa
opere eficientemente
Permite disear mtodos y procedimientos de operacin
Evita operaciones intiles y se logra mejores sistemas de trabajo
La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la
organizacin, direccin y control y es su fundamento.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones evitando las corazonadas o
empirismo
Facilita el control y permite medir la eficiencia de la empresa.
Es esencial la planificacin para que las organizaciones logren ptimos niveles de
rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para
adaptarse al cambio.
2.2.1.1.1 Principio de la Planeacin
Precisin.- Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con
la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas.
10
Flexibilidad.- Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, a
razn en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado despus de la
revisin.
Unidad de direccin.- Los planes deben ser de tal naturaleza que puedan decirse que
existe uno solo para cada funcin, y todos los que se aplican en la empresa deben estar
de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general.
Consistencia.- Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes,
para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los
recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad.- Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el
valor de los resultados que se obtendr en la forma ms cuantitativa posible.
Participacin.- Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas
que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento. AMARO, Antonio C. (2009), Fundamentos de Administracin,
Pearson Educacin, 1ra ED, Mxico.
Planeacin es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la consecuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para su
realizacin.
11
2.2.1.2 Organizacin
Es la parte de la administracin que implica el establecimiento de una estructura intencional
de papeles a desempear por la gente dentro de la misma, luego se debe disear la forma de
combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa..
HELLRIEGEL, Don; JACKSON, (2009), Administracin Un enfoque basado en
competencias, 11a. Cengage Learning Editores S.A, Mxico.
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos
de la organizacin. De la estructura establecida necesaria la asignacin de responsabilidades y
la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue
con esta funcin es el establecimiento de una estructura organizativa.
2.2.1.2.1 Estructura Organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organizacin

formal y no de la informal. La estructura organizacional generalmente se presenta en
organigramas. Casi todas las compaas necesitan unidades o departamentos tanto de lnea
como de asesora staff.
Los gerentes de lnea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales
de la organizacin. Se encuentran en la cadena de mando, los gerentes (unidades) de
asesora contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la
empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia
especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades staff no se halla en la cadena de mando.
AMARO, Antonio C. (2009), Fundamentos de Administracin, Pearson Educacin, 1ra
ED, Mxico.
12
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad a travs de
los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de desempeo en forma sistemtica de cada
funcionario, adems permite la divisin de funciones y jerarquizar lneas de autoridad.
2.2.1.2.2 Tipos de Organizacin
Organizacin Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada

formalmente. Cuando se dice que una organizacin es formal, no hay en ello nada
inherentemente inflexible o demasiado limitante. La organizacin formal debe ser flexible.
Deber darse cabida a la discrecin para aprovechar los talentos creativos, y para el
reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la ms formal de las
organizaciones.
Organizacin Informal: La organizacin informal es cualquier actividad personal conjunta sin
un propsito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos.
2.2.1.2.3 Principios de la Organizacin
Unidad de mando: un subordinado solo deber recibir rdenes de un solo jefe, cuando
no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin y
se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especializacin: consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal
forma que se pueda crear la especializacin en la ejecucin de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad: la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la
responsabilidad.
13
Equilibrio de direccin control: consiste en disear una estructura de tal forma que
nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la
misma.
Definicin de puestos: se debe definir con claridad el contenido de los puestos en
relacin a los objetivos de los mismos.
El propsito de una estructura organizacional consiste en ayudar a crear un ambiente para el
desempeo humano, adems es una herramienta administrativa y no un fin en s mismo.
Integracin de Personal.- Se define al proceso de cubrir y mantener cubiertos los puestos en
la estructura organizacional.
Requisitos.-
Mantener un inventario de las personas disponibles
Reclutar
Seleccionar
Emplear
Ascender
Evaluar
Planear las carreras
Remunerar
Capacitar
14
La integracin de personal tiene que estar vinculada a la organizacin, es decir, establecer

estructuras de roles y puestos. Proporciona valiosa ayuda, pero aun as, es trabajo de los
gerentes llenar los puestos de su organizacin y tener personal capacitado.
Factores que afectan la integracin del personal.- El proceso real de integracin de personal
resulta afectado por muchos factores ambientales, como son:
a. El ambiente externo
Pueden agruparse en educacionales, socioculturales, legales polticas y limitaciones y
oportunidades econmicas.
El ambiente econmico, determina la oferta y la demanda de gerentes.
Las limitantes legales y polticas exigen que las empresas cumplan con las leyes y las
pautas emitidas por diversos niveles de gobierno.
Oportunidades iguales de empleo.
Las leyes prohben prcticas de empleo que discriminen sobre la base de raza, color,
religin, nacionalidad, sexo o edad.
Se basa en leyes federales, estatales y locales, las cuales repercuten en la integracin

de personal.
Mujeres en la administracin.
Se incluye leyes que rigen las prcticas de empleo justo, el cambio de las actitudes de
la sociedad hacia las mujeres en el lugar de trabajo y el deseo de las compaas, de
proyectar una imagen favorable colocando a mujeres calificadas en la gerencia.
15
Integracin de personal en el ambiente internacional.
Se tiene que mirar ms all del ambiente externo inmediato y reconocer cambios
ocurridos en todo el mundo ocasionados sobre todo por la tecnologa avanzada de
comunicaciones y por la existencia de empresas internacionales que tengan equipos de
alta direccin integrados por gerentes de nacionalidades diversas.
b) El ambiente interno.Se relaciona con la integracin de puestos gerenciales, personal proveniente de la propia
empresa como del exterior.
Determina la integracin del personal y reconoce la necesidad de respaldo de la alta direccin
para superar la resistencia del cambio.
Promocin desde adentro. Implica que los trabajadores pasaban a puestos de supervisin de primera lnea y
despus ascendan a travs de la estructura organizacional.
La promocin desde adentro permite aprovechar la presencia de posibles buenos
gerentes entre los empleados de la empresa, pero los ejecutivos no deben depender
solamente de esta fuente, ya que existe el peligro producido por la poltica de llevar a la
seccin de personas que quiz lo nico que haya hecho, es imitar a sus superiores.
La poltica de competencia abierta.
La oportunidad de asegurar los servicios de los candidatos ms apropiados,

contrarrestar los inconvenientes de una poltica exclusiva de promocin desde
adentro, permitiendo a la empresa adoptar las mejores tcnicas para el reclutamiento.
16
Una poltica de competencia abierta, es un medio mejor y ms justo de asegurar la

competencia gerencial que la promocin obliga desde adentro.
Responsabilidad de la integracin personal.
Aunque debe descansar esta responsabilidad en los gerentes de cada nivel, la

responsabilidad definitiva le corresponde al director general y al grupo de altos
ejecutivos que establecen las polticas.
Estas personas desarrollan polticas, asignan su ejecucin a los subordinados y

aseguran su aplicacin apropiada.
Los gerentes de lnea deben hacer uso de los servicios de los miembros de staff para
que les ayuden en el reclutamiento, seleccin, empleo, promocin, evaluacin y
capacitacin del personal.
Necesidad de apoyo de la alta direccin para la resistencia a la integracin efectiva de

personal.
Para que la integracin de personal sea efectiva se debe aplicar el prestigio y el poder
de la alta direccin.
Seleccin adecuada de la persona con el empleo.
La seleccin es el proceso de elegir entre candidatos, dentro de la organizacin o del

exterior, a la persona ms apropiada para el puesto actual o el puesto futuro.
Requisitos y diseo de puestos.
Se requiere de la clara comprensin de la naturaleza y el propsito del puesto que va

ocupar.
17
Se tiene que hacer un anlisis objetivo de los requisitos del puesto y se tiene que
disear ste para que cumpla con las necesidades de la organizacin y del individuo.
Identificacin de los requisitos del puesto.
Al identificar los requisitos del puesto las empresas tienen que contestar preguntas
como:
Qu se tiene que hacer en estos puestos?
Qu antecedentes de conocimientos, actitudes, habilidades se necesitan?
Debido a que los puestos no son estadsticos, se tiene que tomar en cuenta otras
preguntas como:
Se puede hacer el trabajo de una forma diferente?
Cules son los nuevos requisitos?
Para analizar el trabajo, se observa, se entrevista, se realiza cuestionarios, es decir, una

descripcin del puesto.
Diseo del puesto para personas individuales y equipos de trabajo

a) Los trabajadores individuales se pueden enriquecer agrupando las tareas en unidades
naturales de trabajo, es decir, poner en una categora las tareas que estn relacionadas
entre s y asignar a una persona para que las realice.
b) Combinar varias tareas en un trabajo.
c) Establecer relaciones directas con el cliente.
18
d) Incorporar al sistema una retroalimentacin rpida y especfica.

e) Los trabajadores se pueden enriquecer mediante la carga de trabajo vertical, es decir,
aumentar la responsabilidad de las personas para planear, realizar y controlar sus
trabajos.
f) Los puestos se deben disear en forma tal que los grupos tengan una tarea completa
que realizar. A los equipos se les debe dar autoridad y libertad para decidir. AMARO,
Antonio C. (2009), Fundamentos de Administracin, Pearson Educacin, 1ra ED,
Mxico.
La integracin de personal implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructura de
la organizacin, se identifica los requerimientos de fuerza laboral, al llevar a cabo un
inventario de la gente disponible y al reclutar, para que las labores sean ejecutadas eficaz y
eficientemente.
2.2.1.3 Direccin
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
De hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudando a
sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos. AMARO, Antonio C. (2009), Fundamentos de
Administracin, Pearson Educacin, 1ra ED, Mxico.
La direccin debe de saber cmo es el comportamiento de la gente como individuo y cuando
estn en grupo y entender la forma en cmo operan los diferentes tipos de estructura.
La direccin es una fuerza que mediante la toma de decisiones basadas en los conocimientos
y entendimientos, relacionados entre s, e integra a travs de los procesos de unin apropiados
19
a todos los elementos del sistema organizado de una forma calculada para alcanzar los
objetivos de una organizacin.
2.2.1.3.1 Importancia
La direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben subordinar y

ordenar todos los dems elementos.
En efecto, si se prev, planea, organiza, integra y controla, es solo para bien realizar de nada
sirven tcnicas complicadas en cualquiera de los otro cinco elementos si no se logra una
buena ejecucin, la cual depende de manera inmediata y coincide temporalmente con una
buena direccin, en tanto sern todas las dems tcnicas tiles e interesantes en cuanto
permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecnica administrativa se ordenan a preparar las dinmicas y
de estas la central es la direccin; por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazn de
lo administrativo.
2.2.1.3.2 Elementos de la Direccin
El Jefe: Es aquel que tiene la funcin de dirigir
Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe
La Situacin: Es el momento donde se lleva a cabo la direccin
Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o

trabajos.
2.2.1.3.3 Actividades importantes de la Direccin
a) Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin.
b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
20
c) Motivar a los miembros.

d) Comunicar con afectividad.
e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g) Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.
h) Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
La direccin consiste en influir en la gente para que contribuya a los objetivos de la
organizacin y del grupo; predominante, tiene que ver con el aspecto interpersonal de la
administracin.
2.2.1.4 Control
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Se define
adems el control como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. AMARO, Antonio
C. (2009), Fundamentos de Administracin, Pearson Educacin, 1ra ED, Mxico.
En conclusin se define el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de

los resultados obtenidos contra los resultados esperados, originalmente, asegurando adems que
la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro
de los lmites de la estructura organizacional.
2.2.1.4.1 Importancia del control
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados

para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo.
21
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta
funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir
desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posterior, sino que, al
igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso
se debe estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han
sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro
no se cometan los errores del pasado.
2.2.1.4.2 Actividades importantes del control
Comparar los resultados con los planes generales
Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo
Idear los medios efectivos para medir las operaciones
Comunicar cuales son los medios de medicin
Transferir datos detallados de manera que muestre las comparaciones y las variaciones
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones
Ajustar en control a la luz de los resultados del control
Implica la medicin del desempeo, con base en objetivos y planes, mostrando los puntos en
donde existan desviaciones de los parmetros, y ayudando a corregirlas.
2.2.1.5 Coordinacin
Es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a
efecto de perseguir las metas de la organizacin con eficacia.
22
Sin coordinacin, la gente perdera de vista sus papeles dentro de la organizacin y enfrentara
la tentacin de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de la meta de la
organizacin. HELLRIEGEL, Don; JACKSON, (2009), Administracin Un enfoque basado
en competencias, 11a. Cengage Learning Editores S.A, Mxico.
GRFICO N 1
PROCESO ADMINISTRATIVO
Operacin
ORGANIZACIN
PLANIFICACIN
DIRECCIN
Definir responsabilidades
y coordinar esfuerzos.
Delinear objetivos y
procedimientos.
Mando: Coordinacin y
seguimiento.
CONTROL:
Anlisis del entorno

Identificacin del riesgo
Establecimiento de controles
FUENTE: Fundamentos de Administracin, Antonio Csar Amaro, 1ra. ED. 2009
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se

efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
23
2.2.2 Proceso Financiero

2.2.2.1 Constancia documental de la recaudacin
Segn las normas de control interno para las entidades, organismos del sector pblico y
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos; contralora general
del estado; publicado en Sup. R. O. N 87 del 14-dic-2009; acuerdo N 039-cg. El Ministerio
de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho
privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en
concepto de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea
responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.
Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier
concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y
prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos
establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones
realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional.
Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.
2.2.2.2 Especies valoradas
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del
Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos
del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se
entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del
sector pblico. Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de
ingresos en los bancos corresponsales.
24
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica

que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos
documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de orden. El Instituto
Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para
todo el sector pblico del Ecuador.
2.2.2.3 Verificacin de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con
la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a
los valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y
su registro contable. El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar
permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las
medidas que correspondan.
2.2.2.4 Medidas de proteccin de las recaudaciones
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de
los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente,
mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos
corresponsales.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador,
la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control
automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de
las instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de
transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
25
Toda institucin pblica debe cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la
Contralora General del Estado, para garantizar la razonabilidad y fiabilidad de los procesos
que efecten las entidades.
2.2.3 Control interno

Segn las normas de auditora SAS N 78 dice que: El control interno es un proceso afectado
por el consejo de directores de la entidad, gerencia y dems personal designado, para
proporcionar una razonable seguridad, en relacin con el logro de los objetivos de las
siguientes categoras:
a. Seguridad de la informacin financiera
b. Efectividad y eficiencia de las operaciones
c. Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas
coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la
exactitud de los datos contables, promover la eficiencia operante y estimular la adhesin a los
mtodos prescritos por la gerencia LOPEZ, Juan A.et al. (2010), El Contador Pblico
Auditora Interna, Edicontab, 1ra ED, Colombia.
El control interno comprende el plan de organizacin en todos los mtodos coordinados y las
medidas adoptadas en la empresa, para proteger los activos verificar la razonabilidad de su
informacin contable financiera, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la
adhesin a las prcticas prescitas por la administracin. LOPEZ, Juan A.et al. (2010), El
Contador Pblico Auditora Interna, Edicontab, 1ra ED, Colombia, Jhon Larsen.
26
El control interno segn las Normas y Procedimientos de Auditora est representado por el
conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos especficos de la institucin.
Segn la NEA # 10 dice: El control comprende la poltica y procedimientos adoptados por la
administracin de la entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar,
tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de un negocio incluyendo
adhesin de las polticas de administracin, salvaguardando los activos, la prevencin y
deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros contables y la oportuna
preparacin de la informacin financiera confiable.
El control interno es un proceso efectuado por la administracin, los directivos y el resto de
personal de una entidad, con la finalidad de ofrecer una seguridad razonable en la
presentacin de los informes financieros, eficacia y eficiencia en las operaciones y el
cumplimiento de las leyes para el logro de los objetivos.
2.2.3.1 Evolucin del control interno

Como se expresa Cepeda (2005): La importancia del sistema de control interno se manifiesta
inicialmente en el sector privado donde se reconoci como fundamental e indispensable, en
virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de operaciones, los niveles de riesgo,
la complejidad de los sistemas de informacin y el aumento en los niveles de riesgos reales y
potenciales.
El control interno en sus inicios tom importancia primeramente en el sector privado, donde
se reconoci como fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las
organizaciones, el volumen de sus operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los
sistemas de informacin y el aumento en los niveles de riesgo reales y potenciales.
27
De la misma manera, el funcionamiento del control interno de una organizacin se convirti

en un factor importante y prioritario para las normas de auditora; con tal fin se ha
desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos giles de evaluacin del
control interno, cuyos resultados, debidamente ponderados, sirvan de herramienta bsica para
que el auditor proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensin de los
procedimientos de auditora por aplicar, la aplicacin de la filosofa de la calidad total trae
consigo la aplicacin del autocontrol como sistema bsico de control.
Es por esto que una concepcin moderna de control es que sea permanente y ejercida por cada
persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial y compromiso es el
mejoramiento continuo; para poder ampliar las acciones de control, es conveniente y
necesario la utilizacin de tecnologas modernas disponibles (la informtica), los sistemas de
comunicacin e informacin, adems de disponer o construir indicadores que nos permitan
obtener resultados globales para orientar los anlisis ms detallados.
2.3.2 Controles contables
De acuerdo a las normas de auditora SAS # 1:Los controles contables comprenden el plan
de la organizacin y todos los mtodos y procedimientos, que tienen que ver principalmente y
estn relacionados directamente con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los
registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin,
segregacin de tareas relativas, anotacin de registros e informes contables de aquellos
concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles fsicos sobre los
activos y la auditora interna.
28
El control contable, tiene como finalidad proporcionar una seguridad razonable de que:
a. Las transacciones se llevan a cabo con la autorizacin general o especfica de la
gerencia.
b. Las transacciones se registran segn se requiere:
Para permitir la preparacin de los estados financieros, de conformidad con los
PCGA, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados.
Para mantener el registro contable de los activos.
c. El acceso de los activos se permite solamente de acuerdo a la autorizacin de la
gerencia.
d. El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a
intervalos adecuados, y se acta adecuadamente con respecto a cualquier diferencia.
El auditor est interesado en los controles internos de naturaleza financiera, aquellos que
tienen consecuencias directas sobre el grado de confianza que se pueda depositar en los
registros contables y en los estados financieros. MANTILLA, Samuel (2009), Auditora de
Informacin Financiera, Kimpres Ltda, 1ra. ED, Mxico.
El auditor no se ocupa en exmenes ordinarios de los controles de naturaleza administrativa
dedicados a promover operaciones ms eficientes en el campo de la produccin o la venta.
El Control Interno Financiero debe ser proyectado para dar seguridad razonable a fin de que
las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin, general o
especfica para mostrar transparencia en la ejecucin de las mismas.
29
2.2.3.2.1 Importancia del Control Contable
El Control Interno contable, abarca el registro conveniente, de las transacciones que permitan
la preparacin de los estados financieros de conformidad a los principios y normas de
contabilidad gubernamental y con sujecin a las dems disposiciones legales.
2.2.3.3 Controles administrativos
De acuerdo a las normas de auditora SAS # 1: Los controles administrativos comprenden el

plan de la organizacin y todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados
principalmente con la eficiencia de las operaciones, la (adhesin) a las polticas de la gerencia
y que, por lo comn, solo tienen que ver indirectamente con los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como:
a. Anlisis estadsticos
b. Estudio de tiempo y movimientos
c. Informes de actuacin
d. Programas de adiestramiento de personal
e. Controles de calidad.
El Control Interno Administrativo es el fundamento para el examen y evaluacin de los
procesos de decisin, eficiencia y economa. La administracin est interesada en mantener
fuertes controles internos sobre sus operaciones de produccin y actividades de venta, as
como sobre sus funciones contables y financieras. MANTILLA, Samuel (2009), Auditora
de informacin financiera, KimpresLtda, 1ra. ED, Mxico.
30
Est constituido por el plan de organizacin, los procedimientos y registros que conciernen a
los procesos de decisin, que conducen a la autorizacin de las transacciones por parte de los
niveles jerrquicos superiores, de tal manera que fomenten la eficiencia en las operaciones, la
observancia de polticas y normas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.
2.2.3.3.1 Importancia del Control Administrativo
El Control Interno Administrativo, abarca el anlisis estadstico, estudios de tiempo y

movimiento, informes de rendimiento, programas de capacitacin de funcionarios y controles
de calidad, entre otros aspectos.
2.2.4 Principios del control interno

Cabe resaltar que Mantilla Samuel (2008), destaca la aplicacin y aprobacin tanto en el
sector pblico como en el sector privado 15 reglas relativas al control interno, que se la ha
catalogado dada la universalidad que van adquiriendo y el beneficio que han generado y son:
2.2.4.1 Responsabilidad delimitada.- Por escrito deben constar las funciones, deberes y
atribuciones que correspondan a cada uno de los empleados.
2.2.4.2 Separacin de funciones de carcter incompatible.- Esto es, evitar que una persona
haga funciones que pueda conducir a fraudes o errores porque son incompatibles.
2.2.4.3 Ninguna persona puede ser responsable por una transaccin completa.- No
conviene que una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de operacin.
2.2.4.4 Seleccin de empleados hbiles y capacitados.- Debe exigirse capacidad tcnica y
profesional, experiencia, honestidad y que no exista impedimento legal para desempear el
puesto. La eleccin se debe efectuar mediante un anlisis cuidadoso del puesto y de los
31
requisitos que deben reunir quien ha de ocuparlos, para lo cual se realizar un concurso de
merecimientos.
2.2.4.5 Pruebas continas de exactitud.- Las funciones financieras que realiza una persona
debe ser revisada, aritmtica, contable y administrativamente por otra.
2.2.4.6 Rotacin de deberes.- Es conveniente que cada servidor tome normalmente sus
vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente, es
importante que las personas peridicamente sean rotadas a otras funciones o departamentos
como una medida que evite la rutina, o cometa errores.
2.2.4.7 Fianzas.- Todas las personas encargadas del registro, custodia o inversin de bienes o
recursos deben prestar una garanta o caucin.
2.2.4.8 Instrucciones por escrito.- Cuando se da disposiciones verbales se corre el riesgo de
confundir al personal y que se equivoque en sus labores. Para evitar estos problemas es
preciso que se den instrucciones por escrito.
2.2.4.9 Control y uso de formularios pre numerados.- Los formularios que respaldan
operaciones financieras, deben ser numerados al momento de su impresin en la imprenta,
esta medida facilita el control de los documentos, por la secuencia numrica y permite un
archivo lgico de los papeles. Cuando se anule un comprobante debe archivarse en juego
completo de los formularios.
En caso que la computadora emita los formularios, estos son numerados secuencialmente por
el mismo equipo.
2.2.4.10 Evitar el uso de dinero en efectivo.- Excepto el pago de gastos urgentes y de poca
cuanta que se atiende en caja chica, todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del
beneficiario y suscrito por dos firmas registradas en la entidad. Los cheques en lo posible
32
deben girarse utilizando mquinas de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta
corriente.
2.2.4.11 Contabilidad por partida doble.- Se establece un sistema de contabilidad de
manera que ningn recurso u obligacin, quede excluido de los registros e informes contables.
2.2.4.12 Depsitos intactos e inmediatos.-
Se realizar los depsitos tal como fueron
recibidos, al siguiente da de su recaudacin, mediante que facilita el control de las

operaciones y el cruce de informacin.
2.2.4.13 Uso y mantenimiento del mnimo de cuentas bancarias.- Hay que evitar abrir
muchas cuentas corrientes por que entorpece el control financiero y crea confusin.
2.2.4.14 Uso de cuentas de control.- Esto es abrir tarjetas de mayor general, auxiliares y
sub cuentas para registrar contablemente las operaciones financieras de la institucin.
2.2.4.15 Uso de equipo electrnico con dispositivos de control y prueba.- Con el avance
de la tecnologa se ha automatizado la gestin financiera de las entidades, siendo importante
el uso de dispositivos de control como alarmas, claves, llaves de registradoras, control de la
cinta auditora, etc. para evitar fraudes o robos.
2.2.5 Clases de control interno

Segn Mantilla Samuel (2008), clasifica el control interno en tres grupos:
2.2.5.1 Por la funcin

2.2.5.1.1 Control administrativo.- Es el que se aplica a todas las actividades de la entidad, por
ejemplo, el control de personal, control financiero, control de produccin, control de calidad.
33
2.2.5.1.2 Control financiero.De la mayora de actividades administrativas, se derivan una serie de operaciones que se
miden en trminos monetarios. Estas operaciones son de carcter financiero y en
consecuencia deben ser controladas, razn por la cual existe el control financiero.
2.2.5.2 Por la ubicacin
Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es
slido y permanente, resulta ser el mejor
Tericamente si una entidad tiene un slido sistema de control interno, no requerira de
ningn otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable el control externo o
independiente, que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira
desviaciones que la propia administracin no puede detectarlas y dado el carcter
constructivo del control externo, las recomendaciones que el formula resulta beneficiosas
para la organizacin.
2.2.5.3 Por la Accin

Se considera:
2.2.5.3.1 Control previo.- Cuando se ejerce labores de control antes de que el acto
administrativo surta efecto.
2.2.5.3.2 Control concurrente.- Es el que se produce al momento que se est ejecutando un
acto administrativo.
2.2.5.3.3 Control posterior.- Es el que se realiza despus de que se haya efectuado una
actividad dentro de este control se encuentra la auditora.
34
En el control interno hay que tener presente su clasificacin ya que la aplicacin de estas,
ayuda con el cumplimiento de las funciones y el logro de objetivos de una entidad.
2.2.6 Alcance y Naturaleza del control interno

2.2.6.1 Alcance del control interno
De acuerdo a la SAS # 1 manifiesta la importancia que tenga el alcance de la revisin del

control interno, depender de la calidad de los controles y necesariamente del tamao de la
compaa. Para determinar el alcance de una prueba particular de auditora, el mtodo de
seleccionar las partidas que deben examinarse, el auditor puede considerar el uso de la tcnica
del muestreo estadstico, las cuales se considera que son ventajosas en ciertas circunstancias.
Para tener una comprensin
ms detallada, se revisar la segunda norma de auditora
relacionada a la ejecucin del trabajo que dice:

Deber haber un estudio apropiado y una evaluacin del sistema de control interno existente,
como una base para confiar en l y para determinar el alcance necesario de las pruebas a las
que debern concretarse los procedimientos de auditora.
En un sentido amplio, el control interno es diseado para dirigir las acciones del personal e
incluye, todas las medidas para salvaguardar y asegurar los registros financieros e informes
dignos de confianza MANTILLA, Samuel (2009), Auditora de control interno, 2da. ED,
Ecoe Ediciones, Bogot.
El control interno constituye una parte esencial de una auditora, su alcance es amplio ya que
incluye actividades contables y financieras que permite evitar errores dentro de los
lineamientos de la institucin.
35
2.2.6.2 Naturaleza del control interno

El control interno de una empresa comprende el plan de organizacin y los medios adoptados
para la salvaguardia de los activos, la correcta informacin financiera, promueve la eficiencia
operativa, la adhesin a las polticas de la compaa y el cumplimiento de los objetivos
planteados.
2.2.7 Tipos de sistemas

2.2.7.1 Sistema de planeacin
La planeacin de actividades dentro del departamento debe enfocarse principalmente al curso

de accin que ha de seguirse, estableciendo para ello principios bsicos que orientan su
accin, as tenemos:
Precisin.- En la planeacin direccionada con la mayor precisin de los programas.
Flexibilidad.- Estableciendo un margen de espacio para imprevistos.
Unidad.- En la empresa debe existir un solo plan general, un solo plan para cada funcin, esto
a su vez deber estar coordinado e integrado para conformar un solo plan, bajo el
cumplimiento de las reglas generales.
Polticas.- Indispensablemente para la adecuada y oportuna delegacin.
2.2.7.2 Sistemas de informacin

A travs del uso de la tecnologa, ubicamos en el campo de los sistemas de informacin el uso
que se le da a esta, al ser el elemento que autoriza los procesos operativos en el rea de
recaudacin, proporcionado as apoyo a los procesos de toma de decisiones y sobre todo al
logro de las ventajas competitivas. El sistema de informacin est constituido por los mtodos
y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las
36
operaciones de una entidad. La calidad de informacin que brinda el sistema afecta la

capacidad de presidencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las
actividades de la entidad. Aqu tendremos en cuenta algunos aspectos importantes sobre sus
elementos:
En el equipo computacional.La proteccin de daos tanto intencionales como no intencionales en el software de
computacin. As como tambin en los equipos de hardware.
En el recurso humano principal interactuante del sistema de informacin.Fortaleciendo los datos que cada uno de las personas proporciona en sus labores, a travs del
desarrollo de sus capacidades con curso de capacitacin, motivacin, incentivo, etc.
Los datos e informacin fuente.Que son introducidos en el sistema, y que debern estar protegidas con las medidas de
seguridad lgicas indispensables.
Los programas.Se preocupar que los datos de entrada en los diferentes mdulos del sistema, sean
procesados correctamente para que produzcan los resultados acorde a cada actividad.
Complementando con la informacin informtica respectiva.
Las telecomunicaciones.En sus dos componentes hardware y software. Con la implementacin de la tecnologa para
la transmisin de datos, textos, imgenes etc.
37
Procedimientos.Incluyendo polticos y reglas de operaciones tanto en la parte funcional como en la aplicacin

de las actividades en la computadora, mediante el ingreso de informacin.
Plan de sistema de informacin.Establece las necesidades de informacin de la entidad. Tiene el propsito de prever el
desarrollo de los recursos fsicos y lgicos con un horizonte temporal determinado, de manera
que contribuya efectivamente con los objetivos de la entidad.
2.2.7.3 Sistema de operacin

El control como (proceso administrativo) constituyen parte integral de la empresa, ya que la
planificacin, organizacin y direccin de las actividades, todas y cada una de ellas necesitan
el desarrollo de un sistema de operacin para su ejecucin.
El auditor operativo como resultado de su trabajo, ofrecer la opinin o dictamen a todas
aquellas personas interesadas de tal informacin dentro de la empresa. Se establece as, la
confianza de los interesados en los estados financieros y los resultados de operacin de la
empresa.
Quedado as, al alcance del auditor el examen sobre la aplicacin de los principios de
contabilidad generalmente aceptados, la consistencia, la revelacin suficiente y por ende su
opinin.
2.2.7.4 Sistema Financiero

Al establecer el sistema financiero dentro de la organizacin como una base de datos central y
nica, soportado con la tecnologa informtica y telecomunicaciones, accesibles para todos los
38
usuarios de las reas de presupuestos, tesorera, crdito pblico y contabilidad, en el nivel

central y en el nivel operativo, para los administrativos gubernamentales.
La programacin financiera, depender del accionar, el modelo o naturaleza de la empresa,
sin embargo debe establecerse como una tcnica indispensable, la misma que debe
comprender un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y
evaluacin de los flujos de entrada y salida de fondos.
Adems de optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar
los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de los fondos y
priorizar su atencin.
2.2.7.5 Sistema contable

Cada entidad organizar e implementar un sistema contable que le permita proporcionar con
oportunidad informacin financiera para la toma de decisiones, sustentados en principios de
contabilidad generalmente aceptados y comprendido por un plan contable, procedimientos
contables, libros, registros y archivos de las operaciones.
Aqu tendremos en cuenta que:

Se establecer y mantendr un sistema contable dentro de los parmetros sealados
por la normativa aplicable, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de
informacin financiera de los distintos niveles de la administracin, y que proporcione
en forma oportuna estados financieros e informacin financiera que se requiera para
tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
Las operaciones se efecten de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la
entidad.
39
Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas

apropiadas, y en el periodo correspondiente.
Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda.
La informacin financiera se prepara de acuerdo con las polticas y prcticas contables
establecidas y declaradas por la entidad.
Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las
necesidades presidenciales.
2.2.8 Sistema de control interno

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son
las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene

que se violen las normas y los principios contables de general aceptacin. Los directivos de
las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de
control directo y las limitaciones del control interno. Gmez, Giovanny, (2009), Control
interno. Una responsabilidad de todos los integrantes de la organizacin empresarial.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlinterno.htm .
El sistema de control interno proporciona una seguridad razonable, el trmino razonable

reconoce que el control interno tiene limitaciones inherentes; esto puede traducirse en que
jams el directivo y sus trabajadores deben pensar que una vez creado el sistema han
erradicado las probabilidades de que los riesgo afecten con su impacto negativo a la
organizacin y que todos sus objetivos sern alcanzados, ya que estaran obviando la
posibilidad de que, as estn establecidos los procedimientos ms eficientes, se puedan
cometer errores por descuido, malas interpretaciones, desconocimiento o distraccin del
40
personal o sencillamente que algunas personas se ponga de acuerdo para violentar lo

establecido; por tanto el diseo del sistema de control interno debe ir enfocado a los recursos
humanos y las vas y mtodos para su mejoramiento continuo.
2.2.8.1 Caractersticas del sistema de control interno

El sistema de control interno est conformado por los sistemas contables, financieros, de
planeacin, verificacin, informacin y operacionales de la respectiva organizacin.
Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la
estructura, las caractersticas y la misin de la organizacin.
La auditora interna o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar en forma
independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control
interno de la organizacin y proponer a la mxima autoridad de la respectiva organizacin las
recomendaciones para mejorarla. Sus caractersticas son:
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organizacin.
Debe disear para prevenir errores y fraudes.
Debe considerar una adecuada segregacin de funciones, en la cual las actividades de
autorizacin, ejecucin, registro, custodia y realizacin de conciliaciones que estn
debidamente separadas.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redaccin de todas las normas de
la organizacin.
No mide desviaciones; permite identificarlas.
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
41
La auditora interna es una medida de control y un elemento del SCI. Mantilla,

Samuel (2009), Auditora de control interno, 2da. ED, Ecoe Ediciones, Bogot.
No hay control interno eficiente si la organizacin no lo permite, el recurso humano motivado
y capacitado est dispuesto a comprometerse con la institucin en el logro de una gestin de
calidad y racionalidad en la utilizacin de los recursos.
2.2.8.2 Objetivos del sistema de control interno

Segn las normas de control interno para el sector pblico de la repblica del ecuador: el
control interno de las entidades, organismos del sector pblico que tengan a su cargo recursos
pblicos deben necesariamente cumplir con los objetivos que se menciona a continuacin:
Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y
de transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes
y servicios pblicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdidas, despilfarros, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
Segn Mantilla Samuel (2009), establece como objetivos de control interno los siguientes.
Objetivos de control de cumplimiento.
Objetivos de control estratgico.
Objetivos de Control de Ejecucin.
Objetivos de control Evaluacin.

42
Objetivos de Control de informacin.
2.2.8.2.1 Objetivos de control de cumplimiento
Segn Mantilla Samuel (2009), manifiesta los siguientes objetivos.
a) Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la funcin

administrativa de la institucin, bajo los preceptos y mandatos que le impone la ley,
reglamentos y las regulaciones que les son propias.
b) Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulacin que permite la
coordinacin de actuaciones de la entidad.
c) Disear los instrumentos de verificacin y evaluacin pertinentes para garantizar que
la entidad cumpla con la reglamentacin que rige su hacer.
2.2.8.2.2 Objetivos de control estratgico
a) Crear conciencia en todos los servidores sobre la importancia del control, mediante la
creacin y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos
bsicos y favorezca la observancia de sus principios.
b) Disponer los procedimientos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y
desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, caractersticas y
propsitos de la entidad.
c) Disear los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad
proteger sus recursos, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que
los afecten.
43
2.2.8.2.3 Objetivos de control de ejecucin
a) Determinar los mecanismos de prevencin, deteccin y correccin que permitan

mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armona con los
principios de eficacia, eficiencia y economa.
b) Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estn dirigidos hacia el
cumplimiento de su funcin institucional.
c) Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generacin y registro
de informacin oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones internas, el
cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles, la informacin a los grupos
de inters sobre la forma de conducir la entidad.
d) Disear los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicacin interna
y externa a fin de dar a conocer la informacin de manera transparente, oportuna y
veraz, garantizando que la operacin de la entidad se ejecute adecuada y
convenientemente, as como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de
inters de los resultados de la gestin.
2.2.8.2.4 Objetivos de control de evaluacin
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real,

realizar seguimiento a la gestin de la entidad por parte de los diferentes niveles de
autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de correccin y de
mejoramiento.
b) Disponer de mecanismos de verificacin y evaluacin permanentes del control interno
que brinden apoyo a la toma de decisiones de los objetivos institucionales.
44
c) Garantizar la existencia de la funcin de evaluacin independiente del sistema de

control interno, como mecanismos neutrales y objetivos de verificacin del
cumplimiento a la gestin y los objetivos de la institucin.
d) Propiciar el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad y de su capacidad para
responder efectivamente a los diferentes grupos de inters.
e) Establecer los procedimientos que permiten la integracin de las observaciones
provenientes de los rganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.
2.2.8.2.5 Objetivos de control de informacin
a) Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generacin de informacin base,

para la elaboracin de los reportes de informacin y cumplimiento de las obligaciones
de la institucin ante los diferentes niveles de la empresa.
b) Establecer los procedimientos que permitan la generacin de informacin legalmente
establecida por los diferentes rganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de
la entidad.
c) Velar por la generacin de informes y elaboracin de reportes que en uso de su
derecho de informacin, soliciten los diferentes grupos de inters.
d) Disponer de la informacin legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulacin
de la entidad, que garantice la rendicin de cuentas.
2.2.8.3 Estructura del sistema del control interno

De acuerdo a lo que manifiesta Mantilla Samuel (2009), Es el conjunto de planes,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una empresa. Es un
sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de planes, mtodos,
45
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adaptados por

una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y actuaciones; as
como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes dentro de las practicas trazadas por la direccin y
en atencin de las metas u objetivos previstos.
El proceso de control se estructura bajo algunas condiciones que deben estar presentes o las
cuales deben desarrollarse, para dar lugar al control.
2.2.8.4 Componentes del sistema del control interno

Segn el informe COSO (2005) dice: El control interno est compuesto por cinco
componentes interrelacionados, se derivan de la manera como la administracin dirige su
negocio, y estn integrados en el proceso de administracin tales como:
Ambiente de control
Evaluacin de riesgos
Actividades de control
Informacin y comunicacin
Monitoreo
De una manera ms amplia y precisa detallamos cada uno de los elementos integrantes del
control interno.
2.2.8.4.1 Ambiente de control
De acuerdo al informe COSO (2005) manifiesta: Significa la actitud global, conciencia y
acciones de directores y administracin respecto de control interno y su influencia en la
46
entidad, el ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de

control especficos.
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una
entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado
en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.
Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin, la gerencia y
por carcter reflejo, los dems agentes con relacin a la importancia del control interno y su
incidencia sobre las actividades y resultados, los principales factores del ambiente de control
son:
1. La filosofa y estilo de la direccin y la gerencia.
2. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.
3. La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los
componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos
establecidos.
4. Las formas de asignacin de responsabilidades en la administracin y desarrollo del
personal.
5. El grado de documentacin de polticas y decisiones, formulacin de programas que
contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administracin y
comits de auditoras con suficiente grado de independencia y calificacin profesional.
47
El ambiente de control reinante ser tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que
lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de stos har, en ese
mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono
de la organizacin.
2.2.8.4.2 Evaluacin de riesgos
De acuerdo al informe COSO (2005) manifiesta: El control interno ha sido pensado
esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A
travs de la investigacin de anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el
control vigente los neutraliza se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse
un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes para identificar los puntos dbiles,
enfocando los riesgos tanto a los niveles de la organizacin (internos y externos) como de la
actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluacin de riesgos. Si bien aquellos no son
un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del
mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, informacin financiera y con el
cumplimiento), pueden ser explcitos o implcitos, generales o particulares. Estableciendo
objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores crticos del xito
y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institucin.
Una vez identificados, el anlisis de los riesgos incluir:
48
Una estimacin de su importancia / trascendencia.
Una evaluacin de la probabilidad / frecuencia.
Una definicin del modo en que habrn de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se
necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el
cambio. Aunque el proceso de evaluacin es similar al de los otros riesgos, la gestin de los
cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades
de que los mismos pasen inadvertidos para quienes estn inmersos en las rutinas de los
procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del impacto
potencial que plantean:
Cambios en el entorno
Redefinicin de la poltica institucional.
Reorganizacin o restructuracin internas
Ingreso de empleados nuevos o rotacin de los existentes
Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas
Aceleracin del crecimientos
Nuevos productos, actividades o funciones
Los mecanismos para prever,
identificar y administrar los cambios deben estar
orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los ms significativos a travs de

sistemas de alarma complementados con planes a un abordaje adecuado de las
variaciones.
49
2.2.8.4.3 Actividades de control

De acuerdo al informe COSO (2005) manifiesta: Son polticas y procedimientos que ayudan
a cumplir las instrucciones adoptadas por la direccin, formando parte de uno de los
mecanismos para poder aplicar las medidas necesarias y controlar los riesgos;
existen
actividades de control en toda organizacin, todos los niveles y todas las funciones se
incluyen como la aprobacin, verificacin, conciliacin, revisin de contabilidad operativa,
salvaguardado de activos y segregacin de funciones.
Estn constituidas por los procedimientos especficos establecidos como un reaseguro para el
cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevencin y
neutralizacin de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de
las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos segn lo expresado
en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o
minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categoras, segn el objetivo de la entidad
con el que estn relacionadas:
Las operaciones
La confiabilidad de la informacin financiera
El cumplimiento de leyes y reglamentos
A su vez en cada categora existen diversos tipos de control:
Preventivo / Correctivos
Manuales / Automatizados o informticos
Gerenciales o directivos
50
En todos los niveles de la organizacin existen responsabilidades de control, y es preciso que

los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debindose para ello
explicar claramente tales funciones dentro de las cuales podramos anunciar las siguientes:
totalidad de las mismas:
Anlisis efectuados por la direccin
Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las diversas funciones o

actividades
Comprobacin de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorizacin

pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, reclculos, anlisis de consistencia, pre
numeraciones.
Controles fsicos patrimoniales; arqueos, conciliaciones, recuentos.
Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros
Segregacin de funciones
Aplicacin de indicadores de rendimiento
Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologas de

informacin, pues estas desempean un papel fundamental en la gestin, destacndose al
respecto el centro de procedimientos de datos, la adquisicin, implantacin y mantenimiento
del software, la seguridad en los accesos de los sistemas, los proyectos de desarrollo y
mantenimiento de las aplicaciones.
A su vez los avances tecnolgicos requieren una respuesta profesional calificada y
anticipativa desde el control.
51
2.2.8.4.4 Informacin y Comunicacin

De acuerdo al informe COSO (2005) manifiesta: Todos los agentes conozcan el papel que
les corresponde desempear en la organizacin (funciones y responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben manejar para
orientar sus acciones en consonancia con las dems, hacia el mejor logro de los objetivos.
Dentro de este componente los empleados deben comprender cul es su papel en el sistema de
control interno y como las actividades individualidades se relacionan con el trabajo de los
dems, por otra parte deben tener medios para comunicar la informacin significativa al nivel
de los superiores.
La informacin relevante debe ser captada, procesada y trasmitida de tal modo que llegue
oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales, los
sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los
hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de
supervisin a travs de rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener
un esquema de informacin acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de
cambios constantes, evolucionan rpidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo
entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades
estratgicas, a travs de la evolucin desde sistemas exclusivamente financieros a otros
integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.
Y que el sistema de informacin influye sobre la capacidad de la direccin para tomar
decisiones de gestin y control, la calidad de aquel resulta de gran trascendencia y se refiere
entre otros aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.
52
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas deben conocer a

tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestin y control. Cada funcin ha
de especificarse con claridad, entendimiento en ello los aspectos relativos a la responsabilidad
de los individuos dentro del sistema de control interno.
Incumbe a la direccin la existencia de una estructura de control interno idnea y eficiente, as
como su revisin y actualizacin peridica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la
evaluacin de las actividades de control de los sistemas a travs del tiempo, pues toda
organizacin tiene reas donde los mismos estn en desarrollo, necesitan ser reforzados o se
impone directamente su remplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables.
Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestin que, al variar
las circunstancias generan nuevos riesgos a afrontar.
2.2.8.4.5 Monitoreo o Supervisin
De acuerdo al informe COSO (2005) manifiesta: El monitoreo asegura que el control interno
continua operando efectivamente. Este proceso implica valoracin, por parte del personal
apropiado, del diseo y de la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo, y
realizando las acciones necesarias. Se aplica para todas las actividades en una organizacin, lo
mismo que algunas veces para contratistas externos.
Dentro de las posibles actividades en las que se necesita llevar adelante este elemento de
control interno., podramos citar las siguientes:
En el desarrollo de las actividades regulares de administracin, ya que en su mayora

todo proceso necesita de una supervisin indistintamente de por quin se ha realizado.
Las comunicaciones recibidas por parte de entes externos, son un gran indicador de
cmo marcha las actividades dentro de la organizacin.
53
La estructura organizacional apropiada, sumada a la actividad
de supervisin
proporcionan una visin clara de lo que est sucediendo con las funciones de control
puestas en marcha dentro del ente controlado
La informacin y datos manejados por los trabajadores y dems integrantes de rea, ya

sea por los sistemas informticos y manuales en donde se incluya informacin
relacionada principalmente a los bienes, como por ejemplo: activos fijos, mercadera,
etc.
La informacin proporcionada por auditores internos y externos, quien son los

llamados a estar evaluando constantemente los controles fijados y son ellos quienes
emiten recomendaciones de cmo mejorarlos, para fortalecer el control de la
institucin internamente
Y por ltimo es necesario consultar a todos los trabajadores su cumplimiento del

cdigo de conducta de la entidad, y se puede ver reflejado en los controles que ejercen
los auditores a fin de evaluar si se cumplen a satisfaccin los controles establecidos.
CUADRO N 2
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO
FUENTE: Estupian, Rodrigo, (2010), Control Interno y fraudes, Ecoe Ediciones Ltda, 1ra ED, Bogot.
54
Una estructura de control interno slida es fundamental para promover el logro de sus
objetivos, la eficiencia y economa en las operaciones de cada entidad. Es importante
mencionar que ninguna estructura de control interno, por muy ptima que sea, puede
garantizar una gestin eficiente, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes,
especialmente en aquellas tareas que competen a cargos de confianza.
2.2.8.5 Responsables del sistema del control interno
La responsabilidad de implantar, mantener, ejecutar y evaluar el sistema del control interno

es de todos los miembros integrantes de una organizacin, cada uno de ellos en su respectiva
rea o proceso, sin embargo es la administracin, encabezada por el presidente o directos
ejecutivo sobre quien recae la responsabilidad del sistema de control. LOPEZ, Juan A.et al.
(2010), El Contador Pblico Auditora Interna, Edicontab, 1 ra ED, Colombia.
En todo el proceso existen responsabilidades muy importantes, tanto de las partes internas
como externas y cuyas acciones pueden afectar el sistema o ayudar a conseguir los objetivos
de la entidad. A continuacin mencionaremos las partes responsables:
2.2.8.5.1 Administracin
La responsabilidad directa del funcionario del sistema del control interno recae sobre los
directores y jefes principales de la organizacin, naturalmente esta depender del nivel de
jerarqua de estos, ya que el director ejecutivo ser el responsable de todos los componentes
del control interno estn en su lugar y a su vez proveer liderazgo y direccin a sus
subalternos. LPEZ, Juan A.et al. (2010), El Contador Pblico Auditora Interna,
Edicontab, 1ra ED, Colombia.
55
En cambio los jefes departamentales o administradores de las unidades componentes de la

organizacin, sern responsables del control interno relacionando con los ejecutivos de sus
unidades, ya que as se lograra cumplir los objetivos del departamento y contribuirn a la
consecucin de los objetivos globales.
2.2.8.5.2 Directivos Financieros
Los directivos financieros estn implicados en la elaboracin de presupuestos y planes
globales de la entidad, son los llamados a controlar y monitorear a su personal vinculado a
seguir la pista del desempeo de las operaciones desde el punto de vista financiero, logrando
con esto prevenir y detectar la informacin financiera fraudulenta. LOPEZ, Juan A.et al.
(2010), El Contador Pblico Auditora Interna, Edicontab, 1ra ED, Colombia.
Tanto el directivo financiero como el contador desempean un rol crtico en el control interno,
ya que deben desempear un rol importante en el establecimiento de objetivos y estrategias a
seguirse en la organizacin.
2.2.8.6 Importancia del control interno
Es importante resaltar el concepto de la responsabilidad, como uno de los factores claves

para el gobierno o direccin corporativa de las organizaciones e impulsa a una nueva cultura
administrativa y ha servido de plataforma para diversas definiciones para el control interno,
siendo as el corazn de una organizacin LOPEZ, Juan A.et al. (2010), El Contador
Pblico Auditora Interna, Edicontab, 1ra ED, Colombia.
El concepto de control interno es muy significativo cuando se le observa contra el teln de
fondo de una gran organizacin, pues el control interno se ha hecho una tcnica de vital
importancia al capacitar a la administracin de grandes empresas complejas para que funcione
56
eficientemente. Como el control interno ha alcanzado su significado ms grande en las

organizaciones comerciales e industriales a gran escala, este proporciona a la administracin
mayor confiabilidad de los registros contables que se utilizan para la toma de decisiones.
El control interno ayuda asegurar el acatamiento por parte de la compaa, la administracin
tambin tiene la responsabilidad de llevar, mantener los registros contables y
producir
estados financieros que sean adecuados y confiables. El control interno proporciona la base de
seguridad de que se cumple con esta responsabilidad.
Los sistemas de control interno varan significativamente de una empresa a otra, los
procedimientos de control depende de factores tales como:
El tamao de la compaa, la estructura de la organizacin, la naturaleza de las operaciones, y
los objetivos de la organizacin para los cuales fue diseado el sistema. Estos factores
influyen un plan lgico de organizacin, una estructura contable bien diseada, una funcin
de auditora en la calidad y entrenamiento del personal.
2.2.8.7 Limitaciones del Sistema del Control Interno
El control interno debe proporcionar solamente una seguridad razonable de que llegue a
alcanzarse los objetivos de la administracin a causa de limitaciones inherentes al mismo
control interno tales como:
a) El requisito usual de la administracin de que un control es eficaz en relacin a su
costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a
la prdida potencial debido a fraudes o errores;
b) El hecho de que la mayora de los controles tiendan hacer dirigidos a tipos de
operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales;
57
c) El error humano potencial debido a descuido, distraccin, errores de juicio o

comprensin equivocada de instrucciones;
d) La posibilidad de burlar los controles por medio de colusin con partes externas a la
entidad o con empleados de la misma;
e) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de
esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administracin que violara algn
control;
f)
La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar hacer inadecuados debido a

cambios de la condicin y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera
deteriorar el control. ESTUPIAN, Rodrigo, (2006), Control Interno y Fraudes,
Ecoe Ediciones Ltda, 2da ED, Bogot.
2.2.8.8 Elementos bsicos de un sistema de control interno
1. Definicin de los objetivos y las metas tanto generales, como especficas, adems de la
formulacin de los clientes operativos que sean necesarios.
2. Definicin de las polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de
los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes.
4. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.
6. Direccin y administracin del personal de acuerdo con un adecuado sistema de
evaluacin.
7. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.
58
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las

opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestin desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y el
control.
10. Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin.
11. Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de directivos
y dems personal.
12. Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.
En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos, contables y

administrativos.
Adems podemos mencionar los sub elementos que conforman el sistema de control interno:
a) Auditora u oficina de control interno
b) Polticas y objetivos estratgicos
c) Sistema de evaluacin
d) Personal idneo
e) Plan organizacional
f) Normas de calidad y ejecucin
g) Procesos procedimientos formales
h) Prcticas sanas, cumplimiento de deberes y funciones.
GMEZ, Giovanny, (2009), Introduccin a la evaluacin del sistema de control interno,
http://www.auditoria.uady.mx/arts/evaluacion%20cinterno.pdf
59
2.2.8.9 Beneficios del sistema de control interno

El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos, a prevenir las
prdidas de recursos, y a la obtencin de la informacin ms oportuna y eficaz.
Tambin puede reforzar la confianza en que la organizacin cumple con las leyes y normas
aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputacin y otras consecuencias. GMEZ,
Giovanny, (2009),
Introduccin a la evaluacin del sistema de control interno,
http://www.auditoria.uady.mx/arts/evaluacion%20cinterno.pdf
Bajo el nuevo marco conceptual el Sistema de Control Interno se disea a travs de cinco
componentes bsicos, que a su vez tienen normas bien definidas para poder efectuarlos y
evaluarlos: el ambiente de control, la evaluacin de riesgo, las actividades de control, la
informacin y comunicacin, y la supervisin o monitoreo. Los componentes estn
interrelacionados lo que hace que al existir un cambio en el ambiente de control se deriven
transformaciones en el resto de los componentes, esto es precisamente lo que le da al control
interno un carcter de sistema, y su efectividad est en la habilidad que tenga el dirigente para
crear en su entidad una cultura de gestin peridica de los riesgos, para que realmente el
sistema de control interno forme parte del proceso de gestin.
2.2.9 Evaluacin del sistema del control interno
Segn Estupian Rodrigo, (2006), en su libro manifiesta lo siguiente, el estudio que debe
hacerse como base para la evaluacin del control interno, incluye dos fases:
a. Conocimiento y comprensin de los procedimientos y mtodos prescritos.
60
b. Un grado razonable de seguridad de que se encuentren en uso y que estn operando tal
como se planearon.
Aunque estas dos fases se comentan separadamente, estn ntimamente relacionadas en lo que
respecta a que algunas partes de cada una deben realizarse concurrentemente y pueden
contribuir a la evaluacin del auditor de los procedimientos prescritos y del cumplimiento de
los mismos.
A estas dos tesis se las puede describir como: La revisin del sistema y como pruebas de
cumplimiento.
La revisin del sistema es principalmente un proceso de obtencin de informacin

respecto a la organizacin y de los procedimientos prescritos, y pretender servir como
base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluacin del sistema. La
informacin requerida para este objeto, normalmente se obtiene a travs de entrevistas
con el personal y referencia a la documentacin, tal como manuales de
procedimientos, descripcin de puestos, diagrama de flujo y cuadros de decisin.
Las pruebas de cumplimiento, tienen el propsito de suministrar una seguridad

razonable de que los procedimientos relativos a los controles contables, estn siendo
aplicados tal como fueron prescritos. Tales pruebas son necesarias si se va a confiar en
los procedimientos prescritos para la determinacin de la naturaleza, oportunidad o
extensin de las pruebas sustantivas, de determinadas clases de transacciones o
saldos.
61
2.2.10 Tipos de evaluacin

Mantilla Samuel (2009), manifiesta los medios que facilitan la recopilacin de la
informacin necesaria para la revisin y evaluacin adecuada del sistema de control interno
son las siguientes:
a. Explicacin narrativa
b. Cuestionarios
c. Diagrama de flujo
2.2.10.1 Explicacin narrativa

Es conocida generalmente como memorando, la misma que resulta ideal para auditorias en
empresas pequeas. Este tipo de evaluacin es muy simple y resulta por lo tanto flexible para
que, quien lo utilice pueda adoptarlo fcilmente a cualquier situacin de la empresa. El
memorando que se utiliza nicamente como herramienta descriptiva es la ms adecuada para
la pequea empresa.
2.2.10.2 Cuestionarios
Es una serie de instrucciones el mismo que recopila informacin por varios canales. Se lo
puede entregar en un principio al contador o al jefe de contabilidad. Al finalizar la misma, el
auditor comprueba si los procedimientos realmente utilizados son los indicados y llenar el
cuestionario personalmente comprobando si los procedimientos se adaptan a las normas de
control interno objeto de la auditora.
El cuestionario hace preguntas especficas y normalmente en las respuestas negativas seala
la existencia de una deficiencia en el sistema. El mismo cuestionario puede utilizarse para
varios aos, codificando las respuestas de manera que se pueda identificar el ao al que
62
corresponde; esto permitir al auditor detectar cualquier cambio en el sistema de control

interno de la empresa.
2.2.10.3 Diagrama de flujo

Muchas de las compaas de auditora consideran que los diagramas de flujo resultan ms
eficaces que los cuestionarios por las explicaciones narrativas a la hora de interpretar el
procesamiento de los datos y controles de la empresa en estudio.
Un diagrama de flujo de sistemas es la representacin grfica simblica de un sistema o serie
de procedimientos mostrando cada uno de ellos en forma secuencial. El diagrama de flujo
proporciona al lector experimentando una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y
secuencia de los procedimientos, divisin de responsabilidades, fuentes y distribucin de
documentos, tipos de situacin de los registros y archivo de contabilidad.
La ventaja que tiene un diagrama de flujo es que se presenta una imagen clara de la empresa y
resulta fcil identificar los cabos sueltos, pudiendo actualizarse sin muchos problemas. La
desventaja potencial puede ser una inversin considerable de tiempo en su preparacin inicial;
adems puede que no sea tan fcil detectar una deficiencia de control interno en un diagrama
de flujo como en un cuestionario.
2.2.11 Factores a tomarse en cuenta al revisar y evaluar el control interno
De acuerdo a lo que manifiesta Mantilla Samuel (2009), los objetivos fundamentales de la
revisin y evaluacin del control interno son obtener informacin prctica, evaluar su
conveniencia y efectividad segn los propsitos establecidos e identificar posibles debilidades
de suficiente importancia para justificar un examen ms profundo.
Para la revisin y evaluacin del control interno se debe tomar en cuenta los siguientes
factores:
63
1. Si la poltica de la entidad y los procedimientos y practicas relacionadas seguidas en la

realidad, estn en conformidad con las autoridades bsicas, requerimientos legales e
intencin legislativa.
2. Si los procedimientos de control interno dan como resultado actividades que estn en
conformidad con lo planeado por la alta direccin, en forma eficiente y econmica.
3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos,
observaciones, ingresos y gastos.
4. Si las prcticas de la entidad dan resultado la promocin o proteccin de los intereses
de la entidad, tomando en cuenta todos los factores.
2.2.12 Matriz de control interno

La misma es una forma de pensar, planificar, delegar, adoptar decisiones y resolver
problemas, y ver la organizacin en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelacin de los diversos productos,

servicios y reas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como as
tambin con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como
a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas reas a preguntarse de
que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades, o
bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las mismas.
LEFCOVICH,
Mauricio,
(2006),
Matriz
de
control
interno,
http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml
La
alta gerencia puede verificar por medio de la matriz de control que se est dando
cumplimiento a todos los controles, quienes estn a cargo de dichas verificaciones, cuando fue
la ltima vez que realizaron los controles para cada punto y con qu frecuencia. En funcin de
64
la importancia relativa de los distintos puntos y de los problemas que los mismos tienen se le
dar la prioridad de control y correccin.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o reas de mayor
riesgo (los cuales surgen de los puntajes ms bajos), son aquellos en los cuales se han de
priorizar los ajustes y correcciones, adems a travs del anlisis de las razones de los bajos
puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores
acciones tendientes a su resolucin.
Los encargados de reas, y los responsables del control, sean auditores internos o externos
pueden verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento matricial) el
cumplimiento de las distintas disposiciones. La matriz contempla el 100% de los factores de
riesgo siendo de tal forma una alternativa para evitar o corregir defectos que perjudiquen
patrimonial y econmicamente a la entidad.
2.2.12.1 Objetivos de la matriz de control interno

a) Proteger los activos de la institucin evitando prdidas por fraudes o negligencias.
b) Asegurar la exactitud y veracidad de diversos datos, los cuales son utilizados por la
direccin para la toma de decisiones.
c) Promover la eficiencia de la produccin.
d) Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la organizacin.
e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
LEFCOVICH,
Mauricio,
(2006),
La
Matriz
de
control
http://www.wikilearning.com/monografa/auditora_interna_el_control_interno_y
resultados econmicos/11489-11
65
interno,
los_
2.2.13 Evaluacin de riesgo y control interno
Segn la NEA 10: El auditor deber obtener una comprensin suficiente de los sistemas de
contabilidad y de control interno para planificar la auditora y desarrollar un enfoque de
auditora efectivo. El auditor debera usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditora
y disear los procedimientos de auditora para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel
aceptablemente bajo.
2.2.13.1 Riesgo de Auditora

Significa el riesgo de que el auditor d una opinin de auditora no apropiada cuando los
estados financieros estn elaborados en forma errnea de una manera importante. El riesgo de
auditora tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin.
La mayor parte del trabajo del auditor independiente, para formarse una opinin sobre los
estados financieros, consiste en obtener y evaluar la evidencia comprobatoria relativa a las
aseveraciones de la gerencia, contenidas en los estados financieros.
2.2.13.2 Riesgo inherente

Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una exposicin
errnea que pudiera ser de carcter significativo, individualmente o cuando se agrega con
exposiciones errneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos
relacionados.
2.2.13.3 Riesgo de control

Es el riesgo de que una exposicin errnea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase
de transacciones y que individualmente pudiera ser de carcter significativo o cuando se
66
agrega con exposiciones errneas en otros saldos o clases, no sea evitado o detectado y
corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
2.2.13.4 Riesgo de deteccin

Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una exposicin
errnea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra ser de
carcter significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones errneas en otros
saldos o clases. PIMENTEL, Hctor, (2008), Normas de Auditora Generalmente
Aceptadas, Trillas, 1ra. ED, Mxico.
A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos y el punto hasta el cual el control vigente
los neutraliza se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un
conocimiento prctico de la institucin y sus componentes de manera de identificar los puntos
dbiles enfocando los riesgos a todos los niveles internos y externos.
2.2.14 Manuales
2.2.14.1 Definicin
Segn Gmez G. (2005) dice: el manual es un documento que contiene la descripcin de las
actividades que se deben seguir en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa o de dos o ms de ellas, incluye adems los puestos o unidades administrativas
que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin.
A un manual tambin se lo puede describir como, un conjunto de documentos que partiendo

de los objetivos fijados y la lgica y cronolgica de una serie de actividades, traducidas a un
procedimiento determinado.
67
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente,
un instrumento de comunicacin.
2.2.14.2 Alcance y limitaciones de los manuales

Segn Gmez G. (2005) dice:
Los manuales constituyen parte del proceso de comunicacin en la institucin; sirven
para cumplir la funcin unificadora de la organizacin.
El legado de la experiencia, la habilidad y la capacidad de los directores encuentran
una va natural de transmisin de los manuales.
En todas las organizaciones se producen caos de conflictos; el manual es til para
dirimir jurisdicciones, responsabilidades, superposiciones de funciones y autoridad.
Proveen de una informacin para todas las prcticas de la empresa.
Suministrar un elemento de base para la revisin del sistema de la manera peridica,
ordenada y permanente.
Normalizan o establecen un estndar de trabajo.
Establece un medio para coordinar la recepcin y emisin de informaciones.
Ayudan a que todos los jefes tengan una mejor comprensin de las necesidades totales
de la empresa y de cmo se llevan a cabo las funciones de otra rea.
Un manual debe contener mnimo funciones bsicas, responsabilidades, auditora, el sistema
de informacin, el sistema de relaciones y procesos a llevarse a cabo.
68
2.2.15 Clases de manuales

2.2.15.1 Manuales especializados
Segn Gmez G. (2005) dice: Hay manuales muy especializados en todos los campos de la
ciencia y la tecnologa. Por ejemplo con la compra de cualquier electrodomstico, se
proporciona un manual de operacin con el propsito de que el usuario aprenda de forma
rpida y adecuada su manejo y mantenimiento del mismo.
2.2.15.2 Manuales de planificacin estratgica

Segn Gmez G. (2005) dice: Existen manuales de planeacin estratgica, de cocina, para el
cuidado y entrenamiento de mascotas, del supervisor, de periodismo, de los buenos hbitos,
etc.
Dentro del mbito de los negocios cada vez se descubre ms la necesidad e importancia de
tener y usar manuales sobre todo de polticas y procedimientos, que permita una organizacin
formalizar su sistema de trabajo y multiplicar la tecnologa para consolidar el liderazgo y la
posicin competitiva.
2.2.15.3 Manual de polticas

Segn Gmez, G. (2005) dice: En un manual se debe contestar de que rea, departamento,
direccin, gerencia u organizacin se trata; que hace (polticas), y como hace para administrar
dicha rea u organizacin y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o
servicio ofrecido (procedimientos).
En el caso de empresas pequeas, con un solo manual especializado para todos puede ser
suficiente no obstante, dado que la mayora de las organizaciones tienen definidas las
69
principales reas del negocio (mercadotecnia, ventas, recursos humanos, finanzas, calidad,
produccin, ingeniera, proyectos, administracin, etc.), es conveniente por aspectos de
control y facilidad del manejo de informacin que cada uno tenga su propio manual de
polticas y procedimientos.
En el caso de que un rea sea demasiado grande y maneje departamentos ms pequeos, se
puede autorizar a estos tener su propio manual para asegurar consistencia en toda la
organizacin. Las nicas personas autorizadas para aprobar polticas o procedimientos son los
responsables, directores o gerentes del primer nivel jerrquico.
2.2.16 Polticas y prcticas de talento humano

Normas de control interno para las entidades, organismos del sector pblico y personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos; Contralora General del
Estado; publicado en Sup. R. O. # 87 del 14-dic-2009; acuerdo # 039-cg indica, El control
interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada planificacin y
administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el desarrollo
profesional
asegure
la
transparencia,
eficacia
vocacin
de
servicio.
El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser
tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es
responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza,
procurando su enriquecimiento humano y tcnico.
2.2.16.1 Talento humano

El capital humano es intangible y evasivo, por lo que no es posible administrarlo de la forma
en que las organizaciones administran, puestos, productos y tecnologas. Conocimientos y
habilidades de los individuos que tienen valor econmico para la organizacin.
70
BOHLANDER, George, (2008). Administracin de recursos humanos, 12 da. ED,

Thomson Editores.
Toda organizacin puede lograr sus objetivos siempre y cuando los recursos estn bien
determinados, ya que administrados correctamente, le permitirn alcanzar los mismos.
El recurso humano est enfocado y est encargado no solo al esfuerzo ya que debe ir de la
mano con las actividades humanas como pueden ser:
Conocimiento
Experiencia
Motivacin
Intereses vocacionales
Aptitudes
Actitudes
Habilidades
Potencialidades
2.2.16.2 Desempeo laboral
Los empresarios dan como percepcin del desempeo laboral de los trabajadores tiene un
efecto significativo en sus posibilidades de acceso al empleo y en sus condiciones de trabajo.
Factores que influyen en el desempeo laboral
La empresa para poder ofrecer una buena atencin al cliente considera factores que estn
relacionados e inciden directamente en el desempeo de los trabajadores entre los cuales se
puede tomar en cuenta.
71
La satisfaccin del trabajador
Autoestima
Trabajo en equipo
Capacitacin para el trabajador
2.2.17 Flujogramas
Es una herramienta y tcnica para la representacin de los procedimientos en forma grfica,

podemos distinguir los siguientes tipos de flujogramas con una simbologa bsica para su
representacin.
2.2.17.1 Flujogramas secuenciales
Se caracteriza porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a
cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacin es presentada en forma totalmente
secuencial de izquierda a derecha.
2.2.17.2 Flujogramas columnares
Son los ms utilizados en la empresa y se diferencian de los secuenciales en la separacin que

se realizan en cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos
dentro de un procedimiento. La simbologa utilizada para este tipo de flujogramas, es igual
que la simbologa bsica.
72
2.2.17.3 Flujogramas analticos
La ultima variante que se puede identificar en los flujogramas analticos, los cuales se
caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con
llamadas en el cuerpo del flujogramas se realizan observaciones en una hoja adicional
respecto a
cualquier aspecto que
se
desee
destacar.
BEATRIZ,
Ana
(2010).
http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#SISTEM
Este mtodo es aquel que se expone, por medio de cuadros o grficos, ser preciso que
visualice el flujo de la informacin y los documentos que se procesan y debe elaborarse,
usando smbolos estndar, de manera que quines conozcan los smbolos puedan extraer
informacin til relativa al sistema.
2.2.18 Simbologa
2.2.18.1 Flujo de informacin
Una flecha.- Representa el flujo de la informacin desde / hacia se usa obligatoriamente para
reflejar el orden que se debe seguir la lectura del flujograma y muestra igualmente como fluye
la informacin a lo largo del proceso.
73
Proceso rectngulo.- Representa un proceso, en algunos casos manuales y en otros

mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbos en infinitivo.
Archivos temporal o permanente.- Se utiliza para mostrar un archivo, ya sea este en forma
temporal o permanente. Dependiendo de que sea uno u otro, llevara internamente una letra PPermanente o T-Temporal.
Conector interno circulo.- Algunas veces un flujograma puede requerir que se efecten saltos
en la secuencia de los procesos, pero dentro de la misma pgina, por lo que tal accin se
representa a travs de un conector interno.
Decisin rombo.- Indica operaciones lgicas o de comparacin entre datos (normalmente dos)
y en funcin del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cul de los distintos
caminos alternativos del programa se debe seguir.
74
Conector de columna o de pgina.- Se utiliza cuando un flujograma es graficado en ms de

una pgina o existen diferentes columnas en las cuales la secuencia de pasos es interrumpida.
Documento.- Se utiliza en ocasiones en lugar del smbolo de salida. El dibujo representa un

pedazo de hoja. Es usado para mostrar datos o resultados.
Un arco.- En el cruce de dos flechas permite diferenciar la secuencia en el proceso.
Inicio y fin.- Representa el inicio y fin de un programa. Tambin puede representar una parada
o interrupcin programada que sea necesaria realizar en un programa.
75
Entrada / salida.- Cualquier tipo de introduccin de datos en la memoria desde los perifricos
o registro de informacin procesada en un perifrico.
Almacenamiento en lnea Disco Magntico.- Se utiliza para guardar y almacenar datos o

informacin.
Almacenamiento.- Permite almacenar datos o informacin para mantener respaldos.
2.2.19 Instructivo
Son documentos que se norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una
tarea o procedimiento. Aun cuando son mejores que los memorando para documentar
procedimientos, su carcter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales.
76
CAPTULO III.
3. MARCO METODOLGICO
3.1. Modalidad de la Investigacin

La presente investigacin fue cualitativacuantitativa porque se utiliz las siguientes tcnicas
como son la observacin y una gua de entrevista que fue aplicada al Director del Ministerio
de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (MAGAP-I), y al Delegado de la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, mediante estas se pudo
recopilar informacin sobre el cumplimiento de los procesos y el uso de los recursos; y es
cuantitativa porque se utiliz instrumentos previamente elaborados como el cuestionario para
aplicar una encuesta a los funcionarios de la institucin, obteniendo como resultados datos
reales de la problemtica actual. Para su interpretacin se necesit de la aplicacin de
frmulas matemticas y estadsticas.
3.2 Tipos de Investigacin
3.2.1 Aplicativa
Para el desarrollo de la presente investigacin se aplic la encuesta y una gua de entrevista, la

informacin obtenida fue procesada contabilizando las alternativas que conforman cada
interrogante, para poder desarrollar nuestra propuesta.
3.2.2 De campo
Fue una investigacin directa porque se acudi a la Subsecretara de Tierras y Reforma

Agraria, Delegacin Imbabura, en la cual se emple la tcnica de la observacin obteniendo
77
as informacin suficiente sobre el desempeo de las actividades que realizan los funcionarios
diariamente.
3.2.3 Bibliogrfica
Se aplic este tipo de investigacin ya que a travs de la misma se pudo recolectar

informacin que sustenta las bases tericas, lo que nos permiti obtener datos originales de
diferentes fuentes para poder establecer comparaciones y llegar a un anlisis de resultados
ms confiables.
3.2.4 De Accin
Con la implementacin del sistema de control interno se va a producir cambios en la

mentalidad de las autoridades y funcionarios, incentivando al cumplimiento del reglamento
interno que permitir mejorar la utilizacin de los recursos en la Subsecretara de Tierras y
3.2.5 Explicativa
Nos ayud a detallar los componentes de parmetros establecidos en la institucin lo que nos
permiti interrelacionar mtodos de anlisis mediante el criterio personal para la formulacin
del presente proyecto.
3.2.6 Descriptiva
Para la aplicacin de esta investigacin, se tom en cuenta toda la informacin requerida
sobre el uso de los recursos en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin
Imbabura y desglosar aspectos de la propuesta, mediante el mtodo de anlisis.
78
3.3 Poblacin y Muestra
La presente investigacin se realiz en la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura. La poblacin se constituye por todo el personal que labora en la

institucin.
En este caso no existi ningn clculo de la muestra, ni se emple frmula alguna, cabe
destacar que se cuenta con el dato exacto de que son 11 empleados, razn por la cual se toma
en cuenta a la totalidad de funcionarios para que se constituya en el tamao de la muestra, se
consider los criterios de los mismos para establecer parmetros, y determinar sus
capacidades y la funcin que desempean para luego de ello proponer cambios sustanciales en
las diferentes reas.
Se aplic una encuesta a los 10 funcionarios que actualmente trabajan en
la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura; por lo cual no se

utiliz la frmula de la muestra ya que la cantidad de funcionarios no sobrepasa del
nmero solicitado por la frmula.
Se entrevist al Director del Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y

Pesca (MAGAP) Imbabura, adems al Delegado Provincial de la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
79
CUADRO N 3.
FUNCIONARIOS DE LA SUBSECRETARA DE TIERRAS
Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN IMBABURA.
LISTADO FUNCIONARIOS
NMERO
Delegado Provincial
Tcnicos de campo
Topgrafo
Tcnico de archivo
Asistente administrativo recaudador
Digitador
Analista implementador
Chofer
TOTAL
11
FUENTE: Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
3.4 Mtodos.La presente investigacin tiene la finalidad de dar alternativas de solucin a la problemtica
que tiene la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, para su
ejecucin y desarrollo se utiliz los siguientes mtodos.
80
3.4.1 Histrico lgico.Como parte de la metodologa descriptiva necesaria para identificar la relacin cronolgica de
la vida institucional de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura,
desde su presencia como el INDA, hasta el tiempo actual.
3.4.2 Sistmico.-
A partir de la formulacin del objetivo de nuestra investigacin, se recogi datos segn un

plan preestablecido que, una vez analizados e interpretados, se
modific e implemento
nuevos conocimientos a los ya existentes, inicindose entonces un ciclo de investigacin y de

esta manera realizar el diseo de un sistema de control interno.
3.4.3 Inductivo Deductivo.-
Este mtodo de investigacin va de lo particular a lo general, y en nuestro proyecto se aplic

en la elaboracin del rbol de problemas, en el marco terico, lo cual nos ayud para el
diseo del sistema de control interno.
3.4.4 Analtico Sinttico.Para el desarrollo de la propuesta se utilizo este mtodo, el mismo que nos permiti analizar e
interpretar la informacin adquirida de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura.
3.5 Tcnicas
3.5.1 Encuesta.Se aplic a todos los funcionarios de la institucin permitindonos obtener datos que nos
ayud a determinar que es imprescindible la implementacin de un sistema de control interno,
81
para mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,

Delegacin Imbabura;
3.5.2 Entrevista.Se realiz la entrevista al Director del MAGAP I y al Delegado de la SSTRA I, lo que nos
permiti obtener informacin acerca de la situacin actual de la institucin y la necesidad de
implementar el sistema de control interno.
3.6 Instrumentos
3.6.1 Cuestionario
Se formul preguntas que nos permiti conocer la opinin de los encuestados de una manera
ordenada y consecutiva de las funciones que desempean.
3.6.2 Gua de Entrevista
Este instrumento de investigacin nos permiti conocer la situacin actual de la institucin de

manera directa, la misma que fue aplicada al Ing. Roberto Conejo Director del MAGAP-I, y
al Ing. Marco Flores Delegado de la SSTRA-I, obteniendo una visin clara sobre los
requerimientos de institucin para la elaboracin de nuestra propuesta.
3.6.3 Medios tecnolgicos
Mediante estos recursos se logr captar imgenes, informacin de la entrevista y otros datos
requeridos para la investigacin que nos ayud en el desarrollo del mismo.
82
INTERPRETACIN DE DATOS
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DE LA SUBSECRETARA DE
TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN IMBABURA
OBJETIVO.- Conocer que tan importante es la implementacin del sistema de control
interno en la Institucin.
1. Conoce si la Institucin dispone de algn documento que regule las funciones
desempeadas por Ud. diariamente?
CUADRO N 4
PREGUNTA 1
PREGUNTA
Si
No
TOTAL
RESPUESTA
7
3
10
PORCENTAJE %
70
30
100
FUENTE: Funcionarios de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura

ELABORADO POR: Autoras
GRFICO N 2
LA INSTITUCIN DISPONE DE ALGN

DOCUMENTO
30%
70%

ANLISIS:
La mayora de los funcionarios encuestados concuerdan que la institucin si dispone de un
documento que regule las funciones desempeadas diariamente, mientras que un menor
porcentaje indica que desconoce de la existencia del mismo, para el desempeo de las
funciones que son asignadas por el delegado.
83
2. Estn claramente definidos sus deberes y responsabilidades de su trabajo?
CUADRO N 5
PREGUNTA 2
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
10
100
No
10
100
TOTAL

GRFICO N 3
ESTN CLARAMENTE DEFINIDOS SUS
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
0%
100%

ANLISIS:
Todos los funcionarios encuestados de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura concuerdan que si estn claramente definidos sus deberes y
responsabilidades, piensan que las autoridades deben organizar y fortalecer la participacin de
los funcionarios.
84
3. El personal con que cuenta su departamento es el necesario para cumplir en forma

eficiente las actividades encomendadas?
CUADRO N 6
PREGUNTA 3
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
No
10
100
10
100
TOTAL

GRFICO N 4
EL PERSONAL CON QUE CUENTA SU
DEPARTAMENTO ES EL NECESARIO
0%
100%

ANLISIS:
Todos los funcionarios de la Institucin encuestados concuerdan que el personal existente en
su departamento, no es el necesario para cumplir en forma eficiente las actividades
encomendadas, ocasionando un malestar laboral, duplicidad de funciones, sobrecarga de
actividades, la posibilidad de cometer errores y un bajo desempeo en el cumplimiento de
metas y objetivos.
85
4. Considera usted que existe una adecuada segregacin de funciones para cada uno de los
procesos realizados en la institucin?
CUADRO N 7
PREGUNTA 4
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
10
No
90
10
100
TOTAL

GRFICO N 5
EXISTE UNA ADECUADA SEGREGACIN DE

FUNCIONES
10%
90%

ANLISIS:
Mas de la mitad de los funcionarios encuestados consideran que no existe una adecuada
segregacin de funciones para cada uno de los procesos realizados en la Institucin,
ocasionando que los recursos no sean utilizados correctamente y el rendimiento sea
insuficiente. Piensan que se deberia revisar el perfil profesional y las destrezas de cada
funcionario para que se ubique adecuadamente el personal y desarrollar de manera eficiente
las actividades asignadas.
86
5. Existe una persona encargada del asesoramiento jurdico en la Delegacin de Imbabura?

CUADRO N 8
PREGUNTA 5
PREGUNTA
Si
No
TOTAL
RESPUESTA
1
9
10
PORCENTAJE %
10
90
100

GRFICO N 6
EXISTE UNA PERSONA ENCARGADA DEL
ASESORAMIENTO JURDICO
10%
90%

ANLISIS:
La mayoria de funcionarios encuestados consideran prioritario e indispensable contar con un
abogado que permita asesorar y dirigir
jurdicamente, para que los procesos de la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, se realicen dentro del

marco legal vigente, adems que ayude al usuario a resolver casos de oposicin a la
adjudicacin, denuncias de invasiones y expropiaciones, los mismos que se ven obligados
acudir a los servicios de abogados particulares, ocasionndoles gastos innecesarios en la
realizacin del trmite, la minora dice que si existe una persona encargada de receptar casos
que se presentan pero no son resueltos en la Delegacin.
87
6. Existe una persona encargada de la atencin al usuario en la Delegacin de Imbabura?
CUADRO N 9
PREGUNTA 6
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
40
No
60
10
100
TOTAL

GRFICON 7
EXISTE UNA PERSONA DE LA ATENCIN DEL
USUARIO
Si
40%
No
60%

ANLISIS:
Ms de la mitad de los funcionarios opinan que no existe una persona encargada de la
atencin al usuario y piensan que se debera implementar una ventanilla nica, debido a que
no se les brinda una informacin completa para la realizacin de los trmites, mientras que un
porcentaje menor manifiesta que si se da informacin al usuario de manera general pero no es
suficiente.
88
7. La institucin cuenta con registros automatizados de documentos?

CUADRO N 10
PREGUNTA 7
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
20
No
80
10
100
TOTAL

GRFICO N 8
LA INSTITUCIN CUENTA CON REGISTROS
AUTOMATIZADOS
SI
20%
80%
No

ANLISIS:
La mayora de los funcionarios encuestados manifiestan que la institucin no cuenta con
registros automatizados de documentos, causando demora en los trmites, desorganizacin del
archivo, prdida de expedientes e impide una localizacin inmediata de los mismos, y no se
le pueda brindar una atencin oportuna al usuario, convirtindose en una necesidad el
disponer de un sistema que permita tener un acceso directo a los diferentes trmites, mientras
que un porcentaje menor manifiesta que si existe, ya que ellos elaboran su propio registro de
documentos a su cargo.
89
8.
Interviene Ud. en la planificacin del manejo de los recursos que realiza la Direccin?
CUADRO N 11
PREGUNTA 8
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
30
No
70
10
100
TOTAL

GRFICO N 9
INTERVIENE EN LA PLANIFICACIN
30%
Si
70%
No

ANLISIS:
De la encuesta aplicada a los funcionarios de la institucin en su mayora manifiesta que no
existe una participacin activa, por lo que ellos se convierten en agentes ejecutores quienes
podran aportar con criterios importantes para la toma de decisiones oportunas, lo que nos da
apertura para disear un sistema de control interno, y
la minora participa en las
planificaciones porque son funcionarios administrativos, o estn relacionados con este tipo de
actividades.
90
9. Con que frecuencia la direccin realiza reuniones para determinar si los objetivos
planteados han sido alcanzados?
CUADRO N 12
PREGUNTA 9
PREGUNTA
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
TOTAL
RESPUESTA
2
8
0
0
10
PORCENTAJE %
20
80
0
0
100

GRFICO N 10
CON QUE FRECUENCIA LA DIRECCIN REALIZA
REUNIONES
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
20%
Si
80%
No

ANLISIS:
Ms de la mitad de los funcionarios encuestados manifiestan que la direccin realiza
reuniones trimestrales para determinar si los objetivos planteados han sido alcanzados,
piensan que se deberan realizar semanalmente para tomar decisiones oportunas y correctivas,
y es necesario que se entregue informes semanales a la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria, y mensuales para el MAGAP y Gobernacin.
91
10. Existen documentos que den a conocer sobre el uso y destino de los recursos?
CUADRO N 13
PREGUNTA 10
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Si
40
No
60
10
100
TOTAL

GRFICO N 11
USO Y DESTINO DE LOS RECURSOS
40%
Si
60%
No

ANLISIS:
Ms de la mitad de funcionarios encuestados manifiestan que no existen documentos que den
a conocer sobre el uso y destino de los recursos, ocasionando un mal manejo en la utilizacin
de los mismos, mientras que la minora contesto que si existen documentos pero no son de
conocimiento de todos los funcionarios, adems de haber documentos es necesario que sea
compartida esa informacin para que se ejecuten las funciones de una manera eficaz.
92
11. . Existe personal asignado para el control y desempeo de sus actividades?
CUADRO N 14
PREGUNTA 11
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
SI
60
NO
40
TOTAL
10
100

GRFICO N 12
CONTROL Y DESEMPEO DE ACTIVIDADES
40%
No
60%
Si

ANLISIS:
La mayora de funcionarios encuestados contesto que en la actualidad si hay personal
asignado para el control y desempeo de sus actividades, ya que la Subsecretara de Tierras y
Reforma Agraria, pas a ser una dependencia del MAGAP siendo controlada por la misma.
93
12. . Cmo calificara Ud. la implementacin del sistema de control interno en la institucin?
CUADRO N 15
PREGUNTA 12
PREGUNTA
RESPUESTA
PORCENTAJE %
Imprescindible
80
Necesario
20
No es necesario
10
100
TOTAL

GRFICO N 13
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
NECESARIO
20%
IMPRESCINDIBLE
80%

ANLISIS:
El total de los funcionarios encuestados manifiestan que es necesario e imprescindible contar
con una herramienta til como es el diseo e implementacin del sistema de control interno,
para mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura, que ayudar en el desarrollo de la misma.
94
ANLISIS DE LA ENTREVISTA QUE FUE APLICADA AL DIRECTOR DEL

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERA, ACUACULTURA Y PESCA
(MAGAP) IMBABURA.
OBJETIVO.- Conocer el criterio del Director del (MAGAP) Imbabura, sobre el diseo e
implementacin de un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin de los recursos
en la Institucin.
ENTREVISTA
La entrevista se realiz el da martes 07 de junio del presente ao al Ing. Agr. Roberto
Conejo, Director Regional del (MAGAP) Imbabura, para obtener informacin que nos ayude
con el desarrollo de nuestra propuesta, una de nuestras inquietudes era si la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura cuenta con un Sistema de Control Interno
que le permita mejorar el uso de los recursos, lo que nos supo manifestar que en la actualidad
no existe un sistema de control interno y es por ello que los recursos son administrados por el
MAGAP, la direccin autoriza los gastos de acuerdo a una planificacin o al plan operativo
anual, dentro del proceso de legalizacin de escrituras los usuarios cancelan un impuesto el
cual se lo realiza en la coordinacin financiera del MAGAP, con eso mejora el control
interno.
Para el Director del MAGAP I es muy importante que exista un sistema de control interno
para la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura y dar a conocer que
hay ciertos trmites gratuitos en el proceso de legalizacin de tierras, en el cual se pueden
presentar personas inescrupulosas que cobren ciertos rubros en nombre de la Institucin, con
la existencia del control interno se pueda evitar los tramitadores.
95
Una de las falencias en las instituciones pblicas es la falta de personal, en la Subsecretara de

Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, actualmente trabaja un grupo pequeo que
hace una cobertura Provincial, el MAGAP-I se est organizando para apoyar a la institucin
en la sociabilizacin de la legalizacin de tierras hacia los ciudadanos que les permita conocer
cmo pueden sacar sus escrituras de sus terrenos, y donde deben obtenerlos, muchos usuarios
no saben que trmite realizar y acuden a terceras personas.
Siempre va a faltar personal en funcin de las metas, lo real seria si las metas que estn
planteadas en el momento son cumplibles con el personal que se tiene, o recomendar que se
realicen trabajos con los tcnicos de campo de la institucin, ya que ellos tambin tienen que
cubrir la provincia del Carchi, dentro de la propuesta de ustedes est bien que mediante una
entrevista que se realice a los funcionarios se determine el nmero necesario para cumplir
con esas metas, en caso de no poder contratar ms personal, se debe dar a conocer que los
tcnicos realizan un trabajo de acuerdo a sus posibilidades y no cubrir con el trabajo
planificado.
Con la presente propuesta se podr mejorar y evitar la duplicidad de funciones, siendo as una
debilidad y contraproducente que el tcnico realice varias funciones o la recaudadora de
secretaria, lo mejor sera que est organizada y justificar los puestos que se necesitan.
Un inconveniente que se presenta en la Institucin es el de no dar a conocer en forma clara,
adecuada y exacta el uso de los recursos a todos los funcionarios, solamente tiene
conocimiento el Delegado por medio de una comunicacin oral, otra debilidad seria que no
est establecido los formatos de los informes que se debera presentar a la Direccin
Provincial del MAGAP-I, son datos que se necesita conocer para la toma de decisiones
oportunas.
La Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, trabaja en una
infraestructura aparte del MAGAP-I, como ustedes conocen en el edificio del ex INDA,
96
entonces nosotros no hacemos el control al personal de la SSTRA, nuestro coordinador

administrativo es el encargado del control pertinente y no lo realiza, ni da seguimiento por
qu no est en la misma infraestructura, se est trabajando por gestin y resultados , es
necesario realizar un seguimiento a los funcionarios y controlar que cumplan con el horario
de trabajo, poniendo nfasis que cantidad de producto se est generando cada mes y eso
sucede en funcin de cuantas escrituras se ha entregado o procesos que estn en trmite,
como es la compra de tierras para entregar a los campesinos, la solucin no es controlar de
acuerdo al reloj biomtrico sino definir resultados, estamos haciendo un estudio para realizar
una infraestructura ms grande y operativa en las instalaciones del MAGAP-I por disposicin
del Ministerio de Agricultura con la finalidad de unir a todas las instituciones adscritas como
es la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, El Instituto Nacional de Riego, etc.
Hay un plan operativo anual y un presupuesto de acuerdo a su finalidad y se toma en cuenta si
existe la partida presupuestaria para efectuar un gasto, en la Subsecretara de Tierras y
Reforma Agraria hay un Subsecretario que se ocupa del control de los recursos humanos y se
desconoce si existe un reglamento para la institucin el mismo que sera de gran utilidad.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA QUE FUE APLICADA AL DELEGADO
PROVINCIAL DE LA SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA,
IMBABURA.
OBJETIVO.- Conocer el criterio del Director del (MAGAP) Imbabura, sobre el diseo e
implementacin de un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin de los recursos
en la Institucin.
ENTREVISTA
La entrevista se realizo el da mircoles 08 de junio del presente ao al Delegado Provincial
de La Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria Delegacin Imbabura, con la finalidad de
97
obtener informacin directa para el desarrollo de la propuesta, manifestndonos que la

Institucin mantiene un control de documentos, trmites y funcionarios. El MAGAP dispone
de un manual de funciones que no constan las actividades que realiza la SSTRA- I, siendo
fundamental e importante la implementacin del Sistema de Control Interno.
Se presenta informes semanales al Distrito Central y al MAGAP un informe mensual, de esta
manera se lleva un control de las actividades realizadas internamente. La Direccin Financiera
del MAGAP remite cada mes la ejecucin presupuestaria.
Por desconocimiento del tema sobre la reestructuracin del MAGAP, no nos dio respuestas
claras de la situacin que atraviesa la SSTRA, manifest que el MAGAP mantiene el control
de las actividades que realizan.
Para el desarrollo de nuestra propuesta tomamos en cuenta la entrevista del Ing. Roberto
Conejo, Director Provincial del MAGAP- I, las respuestas obtenidas fueron de gran ayuda
para la presente investigacin y manifest que es importante la implementacin de un Sistema
de Control Interno para la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria.
3.7 VERIFICACIN DE LA IDEA A DEFENDER
El Diseo e implementacin de un sistema de control interno en la Subsecretara de Tierras y

Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, es una herramienta til, teniendo como finalidad el
uso adecuado de los recursos de la Institucin, permitiendo que se produzcan cambios en la
mentalidad de las autoridades y funcionarios, incentivando el cumplimiento del reglamento
interno y establecer parmetros de control que permita dar agilidad a los trmites que se
realiza en la Institucin de esta manera brindar un servicio de calidad.
La presente investigacin propone mejorar los procesos en forma eficiente y eficaz para el
desarrollo de las actividades y lograr el cumplimiento de las metas establecidas en la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
98
3.8 CONCLUSIONES
La Institucin no cuenta con el personal suficiente para cumplir en forma eficiente las
actividades encomendadas, ocasionndoles un malestar laboral, duplicidad de
funciones, sobrecarga de actividades con la posibilidad de cometer errores.
El no contar con un registro automatizado de registros de documentos ocasiona
demora en los trmites, desorganizacin del archivo, prdida de expedientes e impide
una localizacin inmediata de los mismos.
La Institucin no dispone de una adecuada comunicacin interna sobre el uso y
destino de los recursos.
La Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura no cuenta con
un sistema de control interno para el manejo de los recursos.
3.9 RECOMENDACIONES
Es necesario contratar personal de acuerdo a las necesidades de la Institucin y definir
claramente sus deberes y responsabilidades, de esta manera cumplir con las metas y
objetivos establecidos.
Es indispensable que la Institucin disponga de un sistema automatizado de registro
de documentos que permita tener un acceso directo a los diferentes trmites.
Es importante que la autoridad competente informe oportunamente a los funcionarios
sobre el uso y destino de los recursos.
Es imprescindible el diseo e implementacin de un sistema de control interno para la
Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura el mismo que
permitir el desarrollo de la misma.
99
CAPTULO IV
4. MARCO PROPOSITIVO
4.1 TEMA
Diseo e implementacin de un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin de los
recursos, en la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
4.1.1 Objetivo
Orientar adecuadamente a los funcionarios sobre los diferentes procesos de la Subsecretara
de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, para mejorar la utilizacin de los
recursos.
4.1.2 Esquema de la Propuesta

Polticas generales
Polticas especficas
Procedimientos que desarrollan los funcionarios de la Subsecretara de Tierras y
Objetivos
Funciones
Flujogramas
Cuestionarios de control interno
Matriz de riesgo
Instructivo de documentos
100
4.2 DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para el correcto desempeo del trabajo por parte del personal que labora en la institucin, se
debe tomar en cuenta los siguientes procedimientos de control interno.
4.2.1 Polticas Generales
Realizar una coordinacin de planes y estrategias, tcnicas para instituir la normativa,

titulacin, saneamiento y patrocinio de tierras; sobre la base de su seguimiento y
monitoreo para acceso a distribucin, reagrupamiento, y uso integrado de la tierra con
planes productivos.
Desarrollo integral de las nacionalidades indgenas, pueblos montubios, afros
ecuatorianos y agricultores en general.
Asociatividad en cadenas y territorios.
Normativa y sistemas de sanidad e inocuidad agropecuaria.
Financiamiento, inversin y uso de seguros para el sector agropecuario.
Produccin y Mercados: difusin de informacin.
Investigacin, transferencia de tecnologa y capacitacin al recurso humano.
Manejo y conservacin de los recursos naturales.
Titulacin y regularizacin de tierras.
Cooperacin internacional para el desarrollo del sector agropecuario.
Apoyo a productos sensibles del sector agropecuario.
101
4.2.2 Polticas Especficas
Preparar expedientes para adjudicacin.

Preparar expedientes de procesos de redistribucin de tierras.
Proyectos de resoluciones de adjudicacin para aprobacin de acuerdo con la
normativa legal vigente.
Realizar certificaciones de adjudicacin de tierras.
Planes de manejo de tierras e informes de utilizacin productiva o ambiental de los
predios rurales implementados.
Proyectos de resoluciones de expropiacin de tierras de acuerdo con la normativa legal
vigente.
Levantamientos planimtricos, planos y avalos aprobados.
Proyectos de resoluciones de reversiones para aprobacin de acuerdo con la normativa
legal vigente.
Providencias de invasiones.
Fortalecimiento de organizaciones campesinas en temas relacionados con tierras.
Plan operativo de la unidad administrativa bajo su cargo.
4.2 .3 Procedimientos que desarrollar el Delegado de la Unidad Provincial
Objetivo.- Proporcionar una gua sobre el cual se mejorar la utilizacin de los recursos de la
institucin.
102
FUNCIONES
Vigilar el cumplimiento de las polticas dictadas por la institucin, as como las
disposiciones legales vigentes y las normas tcnicas de control interno.
Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades de la institucin.
Programar, coordinar y ejecutar las actividades de acuerdo al Plan Operativo Anual
(POA) de la institucin.
Coordinar la realizacin de estudios econmicofinancieros y materiales requeridos
para la ejecucin de planes y programas aprobados.
Fortalecimientos de organizaciones campesinas en temas relacionados con tierras.
Elaborar los programas anuales de trabajo de la Direccin Provincial, coordinar y
supervisar su ejecucin.
Dirigir, coordinar y controlar el sistema de presupuesto en todas sus etapas.
Asesorar al subsecretario de Tierras y Reforma Agraria, en la determinacin de las
polticas institucionales.
Coordinar la efectiva y legal entrega de los ttulos de propiedad.
Velar porque los informes mensuales de actividades realizadas se presenten en la
forma y tiempo previstos por la mxima autoridad.
Presentar informes trimestrales sobre la gestin realizada, actividades y resultados que
se esperan para el prximo trimestre.
103
Coordinar las actividades de su unidad con las dems unidades del Ministerio de
Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (MAGAP) Imbabura, cuando fuere el
caso.
Proporcionar al personal de su unidad los medios y recursos necesarios para el

cumplimiento eficaz de su trabajo.
Mantener actualizada la informacin que posibilite efectuar la evaluacin de las

actividades relacionadas a su cargo.
Disponer la adecuada asignacin de funciones del personal a su cargo, procurando

obtener mayor eficacia en las labores que le comprometen y supervisar su ejecucin.
Designar tcnico y fecha para realizar la inspeccin de campo.
Las dems que le asigne su jefe inmediato.

DOCUMENTACIN
Memorandos, para la comunicacin interna y disposiciones de la institucin se lo
realiza mediante memorandos. Ver documento N 1
104
Flujograma N 1
PROCESO: DESARROLLO DE PLANES Y PROYECTOS.
REA: UNIDAD PROVINCIAL
INICIO
Desarrollar planes y proyectos

orientados al aporte continuo
de las diferentes direcciones
de las reas de la institucin.
Planes y proyectos
Anexar la
documentacin anterior.
Se
enva
mediante
memorando los planes y
proyectos para que sean
evaluados
por
el
MAGAP - I.
Memorando
0/3
Director del MAGAP -I
Delegado
Archivo
105
Aprobado
Registrar
como
pendiente
por
aprobar para la
siguiente vigencia.
No
Acta de
reunin
Cumple con
la normativa
vigente.
FIN
FIN
No
Si
Aprobacin
final de los
planes
y
proyectos.
No
Aprobado
FIN
Acta
de
reuniones
Si
Se registra como plan

y proyecto aprobado
en la Subsecretara de
Tierras y Reforma
Agraria Imbabura.
106
Planes y proyectos: 0/3

Delegado
MAGAP - I
Archivo
Ejecucin de planes y
proyectos.
Se realiza un seguimiento
al cumplimiento de los
planes y proyectos.
Evaluar el cumplimiento de
la ejecucin de los planes y
proyectos.
Realizar
el
informe
final de los resultados
Memorando al:
obtenidos
de
la
ejecucin de los planes

y proyectos.
FIN
107
Delegado
MAGAP-I
Archivo
0/3
Flujograma N 2
PROCESO: ACTIVIDADES REALIZADAS
REA: UNIDAD PROVINCIAL
INICIO
Recibir documentacin
interna y externa de la
institucin.
Documentos
por sumillar.
Dar contestacin en
forma oportuna.
Analizar las denuncias

de
invasiones,
oposicin
a
la
adjudicacin.
Realizar una reunin

con el abogado de la
institucin.
Memorando para seguir con

el trmite:
Delegado
Abogado
Archivo
108
0/3
Memorando de disposicin
para salir a la inspeccin.
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
Planificar con los

tcnicos de campo
para
realizar
las
inspecciones.
Autoriza
Registrar como
pendiente.
No
Si
Memorando de disposicin para

realizar las capacitaciones:
Socio organizativo
Delegado
Archivo
0/3
Hacer reuniones con los

funcionarios a su cargo, para
realizar planificaciones de
cada rea.
109
0/3
Fin
Coordinar
con
los
Municipios o presidentes de
las Juntas Parroquiales para
las
entregas
de
las
providencias.
Acta de reuniones
Asistir a reuniones y eventos

con las diferentes autoridades
de la Provincia
Programar,
coordinar
y
ejecutar las actividades de
acuerdo al POA de la
institucin.
Consolidar los informes

semanales para determinar
el cumplimiento de la
planificacin.
Consolidar los informes

mensuales para ver el
cumplimiento
de
las
actividades realizadas.
Envo del
informe
semanal
Envo del
informe
mensual.
FIN
110
Oficio para:
Distrito central de la
Subsecretara
Delegado
Archivo
0/3
Oficio para:
MAGAP -I
Gobernacin -I
Subsecretara Matriz
0/3
CUESTIONARIO N 1
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:...
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: DELEGADO PROVINCIAL
No.
CUESTIONARIO
SI
Se realiza el plan anual zonal y proforma

presupuestaria correspondiente.
Existen manuales, normas o instrucciones

escritas.
Verifica que estn cumpliendo las

obligaciones que se les asigna a los
funcionarios.
Se representa a la institucin ante las

autoridades zonales y provinciales.
Se coordina la ejecucin de las

actividades con las entidades del sector
pblico en los planes, programas,
proyectos y convenios de la institucin.
Se administra los recursos econmicos,

bienes y servicios previstos para la
ejecucin
de
planes,
programas,
proyectos y convenios que se ejecutan en
la institucin.
Se realiza el plan operativo anual de la
unidad administrativa.
Se legaliza los actos y documentos

tcnicos que se requieran para el
cumplimiento
de
los
objetivos
111
NO
N/A
OBSERVACIN
institucionales en el marco
jurisdiccin y su competencia.
de
su
Se administra y controla las actividades

del personal de la unidad.
10
Se administra el proceso de adjudicacin

y titulacin de tierras en su jurisdiccin.
11
Se evala el cumplimiento de planes de

manejo de tierras e informes de
utilizacin productiva o ambiental de los
predios rurales.
12
Se coordina la realizacin de estudios

tcnicos respecto a acceso, legalizacin,
uso de la tierra y territorios.
13
Se coordina la efectiva y legal entrega de

los ttulos de propiedad.
MATRIZ DE RIESGOS N 1. DELEGADO PROVINCIAL

N
CARACTERSTICAS
MNIMO
Responsabilidad en el control de las funciones.
Se administra eficientemente los recursos de la

institucin.
Se cumple con el POA
Respaldo de documentos legalizados de los

procesos de adjudicacin y titulacin de
tierras.
Coordinacin y evaluacin del cumplimiento

del manejo de tierras e informes de utilizacin
productiva o ambiental de los predios rurales.
112
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.4 Procedimientos que desarrollar el responsable de Atencin al Usuario.
Objetivo.- Asegurar la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de manera adecuada

tanto para el usuario como para la Institucin.
FUNCIONES
Saludar, identificarse y presentarse ante el usuario.

Control y registro de los usuarios que diariamente visitan a la institucin.
Resolver inquietudes de los usuarios.
Direccionar en forma personal al usuario, cuando no se le pueda resolver de inmediato sus
inquietudes.
Revisar el expediente que contenga los requisitos establecidos por la institucin antes de
ser ingresado.
Atender a los clientes de una manera profesional, con un nfasis en la calidad de servicio.
Escuchar activamente y demostrar que se est escuchando y entendiendo al usuario.
Proporcionar informacin de forma anticipada, sistemtica y de todos los aspectos
relacionados con su situacin:

Hablar en lenguaje adaptado a las caractersticas del usuario.
113
Mostrar inters y preocupacin por los problemas y necesidades del usuario.

Asumir la comunicacin como una actitud y capacidad que se pueda aprender.
Utilizar apoyos visuales siempre que sea posible. Cualquier informacin, si adems de
orla se ve, aumenta el potencial de comprensin y recuerdo.

Despedirse dejando claro, qu tiene que hacer el usuario la prxima vez, dnde tiene que
dirigirse, con qu persona debe o puede ponerse en contacto.

Recepcin de quejas en forma personal, telefnica y va e-mail.
Entregar semanalmente el registro de usuarios atendidos.
Realizacin de los estudios necesarios para mejorar el acceso de los usuarios.
Evaluacin del nivel de satisfaccin de los usuarios, analizando la opinin del usuario
sobre los servicios que brinda la institucin.
DOCUMENTACIN
Memorandos: para la comunicacin interna y disposiciones de la institucin se lo
realiza mediante memorandos. (ver documento N 1)
Formulario para el registro de usuarios atendidos. (ver anexo N 2)
114
Flujograma N 3
PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
REA: ATENCIN AL USUARIO
INICIO
Saludar
usuario.
cordialmente
al
Solicitar al usuario el
documento de identificacin.
Informar a los usuarios los

servicios que presta la
Institucin.
Orientar al usuario de acuerdo

al trmite requerido.
Otorgar
nmeros
avalos.
al usuario los
de trmites y
115
Realizar un registro
de usuarios atendidos
y
novedades
presentadas.
Atender llamadas telefnicas.
Revisar el expediente si cumple con

los requisitos establecidos por la
institucin para el ingreso.
Preparar el informe
semanal de las
actividades
realizadas.
Memorando entregando
informe semanal.
Delegado
Archivo
Atencin al usuario
FIN
116
0/3
CUESTIONARIO N 2
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:..
DEPARTAMENTO: ATENCIN AL USUARIO
No.
1
CUESTIONARIO
SI
Se mantienen controles y registros de los

usuarios que diariamente visitan a la
institucin.
Son revisados los expedientes que
contengan los requisitos establecidos por
la institucin antes de ser ingresados.
El usuario es atendido de una manera
profesional y con un nfasis en la calidad
de servicio.
Existe un sistema de seguimiento a los

diferentes
trmites ingresados a la
institucin.
El programa computarizado de ingreso de

usuarios atendidos es actualizado
constantemente o revisado.
Proporciona informacin de forma

anticipada, sistemtica y de todos los
aspectos relacionados con su situacin:
Cuenta con suficientes respaldos de

informacin en caso de algn dao del
sistema computarizado o del equipo.
Tiene
bien
definidas
las
responsabilidades en el departamento.
Se archivan en un lugar seguro y

apropiado todos los documentos del
departamento.
117
NO
N/A
OBSERVACIN
10
Demuestra inters y preocupacin por los

problemas y necesidades del usuario.
11
Recepta quejas en forma

telefnica y va email.
12
Se encuentran debidamente protegidos

los diversos sellos restrictivos.
13
Entregar semanalmente el informe de los

usuarios atendidos.
14
Se registra a los usuarios atendidos en el

sistema.
15
Evala el nivel de satisfaccin de los

usuarios y analizar la opinin sobre los
servicios que brinda la institucin.
personal,
MATRIZ DE RIESGOS N 2. ATENCIN AL USUARIO

N
CARACTERSTICAS
Cumplimiento del reglamento interno.
Se mantiene registros de los usuarios

atendidos y documentos.
Uso de respaldo de documentos.
Se cumple
asignadas.
Se analiza la opinin del usuario.
con
las
MNIMO
funciones
118
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.5 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico Jurdico.
Objetivo.- Asesorar y dirigir jurdicamente las diferentes solicitudes inherentes a la actividad

de la institucin, as como los procesos que la institucin promueve contra las personas
naturales y jurdicas con trasgresin al ordenamiento; y el patrocinio de los diferentes
procesos judiciales.
FUNCIONES
Asesorar en materia legal y jurdica al Delegado Provincial, usuarios y funcionarios de la

institucin.
Asesorar en los procesos administrativos.
Legalizar los actos y documentos tcnicos que se requiera para el cumplimiento de los
objetivos institucionales en el marco de su jurisdiccin y su competencia.
Patrocinar ante los jueces y tribunales respectivos por disposicin del Delegado
Provincial.
Emitir dictmenes y absolver consultas de carcter legal.
Emitir criterios a los proyectos de ley, reglamentos, decretos, acuerdos, resoluciones,
normas y convenios que afecten su jurisdiccin.
Elaborar proyectos de contratos y convenios.
Defender judicial y extrajudicial en las causas que intervengan en la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
119
Preparar las providencias de trmites y los proyectos de resoluciones, dentro de los juicios
de oposicin y presentacin de ttulos.
Preparar los proyectos de resoluciones de expropiaciones y resoluciones de
adjudicaciones.
Apoyar a la Delegacin en los aspectos legales relacionados con los trmites de
resoluciones de adjudicaciones, de oposicin a las adjudicaciones, presentacin de ttulos
y trmites de apelacin de expropiaciones.
Presentar informes peridicos sobre el avance de las actividades de los trmites judiciales.
Absorber consultas escritas o verbales de carcter legal para que se proceda dentro del
marco jurdico.
Asistir a las audiencias de conciliaciones y redactar las actas.
DOCUMENTACIN
Providencias, son realizadas por el tcnico jurdico cuando se presentan denuncias de

invasiones (ver documento N 3)
Memorandos, para la comunicacin interna y disposiciones de la institucin se lo

120
Flujograma N 4
PROCESO: INVASIONES
REA: TCNICO JURDICO
INICIO
Revisar que la denuncia est

elaborada de acuerdo al Art.
24 del Reglamento General
de la Ley de Desarrollo
Agrario.
Elaborado
de acuerdo
al Art. 24
NO
Entrega
del
denunciante
SI
Notificar
invasor.
al
Copia
de
denuncia
Se dispone para
que se realice la
inspeccin.
la
Memorando Tcnico
de campo
1
121
FIN
Elaborar
un
informe
de
inspeccin en
un tiempo de 3
das.
Memorando
Delegado
Abogado particular
Tcnico jurdico
Realiza una reunin con el

supuesto
invasor
el
denunciante
con
su
respectivo abogado y el
delegado
Invasin
0/3
Resolucin administrativa 0/3

Delegado
Abogado particular
Tcnico Jurdico
NO
SI
Procede al desalojo
con la fuerza pblica.
FIN
122
Archivo del
expediente
FIN
Flujograma N 5
PROCESO: OPOSICIN A LA ADJUDICACIN
REA: TCNICO JURDICO
INICIO
Oposicin de
adjudicacin
Revisar
que
la
denuncia contenga
el
ttulo
de
propiedad.
Ttulo de
propiedad
Se entrega
al usuario.
No
FIN
Si
Memorando solicitando
expediente al tcnico de
archivo.
Se adjunta
expediente,
ttulo
propiedad y
escrito.
Envo
del
expediente a la
matriz.
FIN
123
el
el
de
el
Oficio
0/3
Matriz
Delegado
Tcnico Jurdico
Flujograma N 6
PROCESO: RESOLUCIN A LA ADJUDICACIN
REA: TCNICO JURDICO
INICIO
Resoluciones
adjudicacin.
la
Verificar
que
el
expediente
contenga
todos los documentos.
Documentos
No
completos
Entrega
usuario.
Si
Si
Envo
expediente
matriz.
del
a la
Oficio
Matriz
Delegado
Tcnico Jurdico
FIN
124
0/3
al
CUESTIONARIO N 3
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:.
DEPARTAMENTO: TCNICO JURDICO
No.
1
4
5
6
7
8
9
10
CUESTIONARIO
SI
Existe un responsable de la supervisin

sobre la emisin de criterios y dictmenes
de carcter jurdico legal.
Se legaliza los actos y documentos
tcnicos que se requieran para el
cumplimiento
de
los
objetivos
institucionales.
Emite criterios y comentarios a los
proyectos de ley, reglamentos, decretos,
acuerdos, resoluciones y normas que
afecten su jurisdiccin.
Dispone de instrumentos jurdicos.
Interviene en el plan operativo anual de la
unidad administrativa.
Se brinda asesoramiento legal a los
usuarios que acuden a la institucin.
Se formula recomendaciones en su
mbito de gestin.
Se realiza las providencias de trmites y
los proyectos de resoluciones, dentro de
los juicios de oposicin y presentacin de
ttulos.
Se prepara los proyectos de resoluciones
de expropiaciones y resoluciones de
adjudicaciones.
Se presenta a la autoridad el informe de
las actividades realizadas en el tiempo
solicitado.
125
NO
N/A
OBSERVACIN
MATRIZ DE RIESGOS N 3. TCNICO JURDICO

N
CARACTERSTICAS
MNIMO
Responsable del rea.
Actos y documentos legalizados para

el cumplimiento de objetivos.
Utilizacin
jurdicos.
Preparar proyectos de resoluciones de

expropiaciones y adjudicaciones.
Cumplimiento
del
procedimientos.
de
los
BAJO
MEDIO
ALTO
instrumentos
manual
de
4.2.6 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico Agrnomo (Tcnico

de Campo).
Objetivo.- Cumplir con las inspecciones determinadas por el Delegado de la

Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria de Imbabura, para agilitar los trmites y
alcanzar las metas establecidas.
FUNCIONES
Recibir mediante memorando la disposicin de salida para realizar las
inspecciones de campo.
Realizar las inspecciones mediante las normas y procedimientos establecidas por
la institucin.
126
Coordinar y planificar reuniones para motivar a las comunidades sobre las

adjudicaciones de predios rurales.
Realizar un seguimiento y evaluacin de las inspecciones realizadas.
Elaborar el borrador del informe tcnico de campo.
Emplear todos los instrumentos para la recopilacin de informacin sobre el
predio inspeccionado.
Cumplir con la planificacin realizada de las inspecciones.
Comunicar al usuario que debe acercarse a la institucin a firmar el plan de
manejo.
Realizar un informe de las novedades que se hayan presentado durante las
inspecciones de campo.
Entregar mediante memorando el listado de las inspecciones efectuadas.
Mantener un registro detallado sobre inspecciones realizadas y sus respectivos
respaldos.
Presentar informes semanales y trimestrales sobre las actividades realizadas.
DOCUMENTACIN
Borrador del informe de inspeccin (ver documento N 4)
Memorandos, para la comunicacin interna y disposiciones de la institucin se

lo realiza mediante memorandos. (ver documento N 1)
127
Flujograma N 7
PROCESO: INSPECCIN DE CAMPO
REA: TCNICO DE CAMPO
INICIO
Memorando
disposicin
para
inspeccin de campo.
de
la
Realizar la sectorizacin de
las inspecciones.
Realizar la inspeccin de
campo.
Utilizacin
de
los
instrumentos
para
la
recopilacin de datos del
predio inspeccionado.
Anotar los datos de la

inspeccin en el informe
tcnico
de
inspeccin
(borrador).
128
Informe
tcnico
de
inspeccin (borrador).
Comunicar al usuario que

debe acercarse a la institucin
a firmar el plan de manejo.
Realizar el listado de las

inspecciones realizadas y
novedades presentadas.
Memorando
0/3
Topgrafo
Tcnico de campo
Archivo
Realizar el listado de las

inspecciones que no fueron
realizadas, por varios motivos.
Memorando
0/3
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
2
129
Ingresar los datos de

las inspecciones de
campo.
Preparar el informe
semanal
de
las
Memorando
0/3
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
Preparar el informe mensual

de las actividades realizadas.
Memorando
0/3
Delegado
Tcnico de campo
Archivo
FIN
130
CUESTIONARIO N 4
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
DEPARTAMENTO: TCNICO AGRNOMO (TCNICO DE CAMPO)
No.
CUESTIONARIO
SI
Qu tipo de disposiciones reciben para

salir a las inspecciones de campo
(escritas, verbales).
Disponen de un sistema sectorizado de

los expedientes para ejecutar la
inspeccin de campo.
Las inspecciones de campo se realizan de

acuerdo a la fecha de ingreso del
expediente.
Se planifican las inspecciones de campo.
Qu aspectos se consideran en la
planificacin, para las inspecciones de
campo.
5
a) Por pedido del usuario.

b) Determinacin
del
responsable.
tcnico
Los instrumentos que se utiliza para la

inspeccin del predio son los adecuados.
Durante la inspeccin del predio
instrumentos utiliza.
que
a) GPS
b) Cinta mtrica
131
NO
N/A
OBSERVACIN
c) Cmara fotogrfica
Realizada la inspeccin los expedientes y

el borrador del informe son entregados
de manera oportuna, para la continuacin
del trmite.
Se entrega un informe detallado sobre el

nmero de inspecciones de campo
realizadas en el da.
10
Existe un sistema adecuado en el

departamento, para el registro de las
inspecciones de campo y novedades
encontradas.
11
Se capacita peridicamente el personal

que se encuentra trabajando en esta rea.
12
Los tcnicos cumplen con el nmero de

inspecciones de campo planificadas para
el mes.
13
Durante el traslado hacia el lugar de la

inspeccin de campo, que seguridad se
tiene con los expedientes.
14
El jefe del departamento conjuntamente

con el tcnico acude a verificar y evaluar
el proceso de la inspeccin de campo.
15
Tienen medidas correctivas cuando se

presentan inconsistencia.
16
El departamento cumple con el manual de

procedimientos de la institucin, para el
desempeo de sus funciones.
17
Est prohibido hacer firmar un

documento en blanco antes de la
presentacin del informe tcnico de
campo.
132
MATRIZ DE RIESGOS N 4. TCNICO DE CAMPO
CARACTERSTICAS
MNIMO
Cumplimiento de las inspecciones de

campo.
Planificacin
inspecciones.
Utilizacin de los instrumentos en las

inspecciones.
Verifica y evala el proceso de la

inspeccin de campo.
Cumplimiento
procedimientos.
para
del
realizar
manual
BAJO
MEDIO
ALTO
las
de
4.2.7 Procedimientos que desarrollar el Topgrafo
Objetivo.-
Revisar y aprobar los planos topogrficos de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos por la Institucin.

FUNCIONES
Gestin de revisin y aprobacin de planos.
Llevar un catastro de adjudicacin.
133
Realizar levantamientos planimtricos, planos y avalos aprobados

Utilizacin de la fotografa area (ortophoto).
Realizar la actualizacin de la fotografa area (ortophoto).
Cumplir con la resolucin administrativa sobre aprobacin de planos.
Efectuar los clculos y representaciones grficas de las mediciones topogrficas.
Asistir tcnicamente en denuncias de invasiones, oposiciones a la adjudicacin.
Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de topografa.
Revisar los planos topogrficos elaborados por los topgrafos particulares y
establecer las condiciones pertinentes.
Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.
Llevar el archivo actualizado para su fcil manejo.
DOCUMENTACIN
Memorando, para la comunicacin interna y disposiciones de la institucin se lo

Formulario de registro de planos aprobados (ver documento 5)
134
Flujograma N 8
PROCESO: REVISIN Y APROBACIN DE PLANOS
REA: TOPGRAFO
INICIO
Recibir memorando de
disposicin
para
la
revisin y aprobacin de
planos.
Revisar que el
expediente
tenga
todos los requisitos.
Ingresar
las
coordenadas
al
programa Autocad para
la verificacin de que
no existan errores.
Aprobacin
del plano.
Entregar al usuario
o
topgrafo
particular
una
copia del plano con
sus
respectivas
correcciones.
No
Si
Sellar el plano
aprobado.
135
Fin
Registro de los planos

aprobados.
Memorando para:
Delegado
Topgrafo
Archivo
Se hace un listado de
los planos aprobados.
Preparar
informes
semanales
de
las
actividades
realizadas.
Preparar
0/3
Memorando para:
Delegado
Topgrafo
Archivo
0/3
Memorando para:
Delegado
Topgrafo
Archivo
0/3
informes
mensuales
de
las
actividades
realizadas.
FIN
136
CUESTIONARIO N 5
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
DEPARTAMENTO: TOPOGRAFA
No
CUESTIONARIO
SI
Qu tipo de disposiciones reciben para la

aprobacin de planos (verbal, escrita).
Disponen de los instrumentos necesarios

para la revisin y aprobacin de planos.
Cuentan con un registro de los catastros

de adjudicacin.
Se cumple con la normativa vigente de la

institucin para la aprobacin de planos.
Tienen un archivo digital de los clculos

y representaciones grficas de las
mediciones topogrficas.
Asiste tcnicamente en denuncias de

invasiones, oposiciones a la adjudicacin.
Existe un responsable en el custodio de

los equipos de topografa.
Los planos topogrficos realizados por

los topgrafos particulares, cumplen con
los requisitos establecidos.
Presentan informes de las actividades

realizadas.
137
NO
N/A
OBSERVACIN
10
Cuentan con archivos digitales de los

planos revisados y aprobados.
11
Tienen acceso a la informacin, personas

no relacionadas con el departamento.
12
Es evaluado su desempeo.
13
Se cumplen con los objetivos y metas

establecidas en el plan anual de
actividades.
MATRIZ DE RIESGOS N 5. TOPOGRAFA
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
El
departamento
utiliza
los
instrumentos necesarios para la
revisin y aprobacin de planos.
Disponen de un archivo digital de los

clculos y representaciones grficas de
las mediciones topogrficas.
Cuentan con un registro de los

catastros de adjudicacin.
Cumplimiento
procedimientos.
Asistir tcnicamente en las denuncias

de invasiones, oposiciones a la
adjudicacin.
de
manual
de
138
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.8 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico de Archivo.
Objetivo.- Organizar y ejecutar actividades en la administracin tcnica de documentos

y archivo en la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
FUNCIONES
Estructurar el sistema de archivo de la institucin para un correcto manejo y
distribucin de documentos de archivos.
Revisar y controlar la entrega recepcin de los expedientes.
Manejar un registro de prstamos de expedientes.
Ejecutar inventarios permanentes de los documentos y material a su cargo.
Ejecutar labores de recepcin, clasificacin, acondicionamiento de los
documentos.
Atender al pblico y funcionarios en la entrega de expedientes archivados.
Intervenir en la ejecucin de inventarios peridicos.
Elaborar partes diarias del movimiento de la documentacin.
Emitir informes peridicos sobre novedades y labores presentadas para ponerlo
en conocimiento del Delegado Provincial.
Llevar el archivo actualizado para su fcil manejo.
139
DOCUMENTACIN

Formulario de registro de entrada y salida de documentos.( ver documento N 6)
Flujograma N 9
PROCESO: ARCHIVAR EL DOCUMENTO
REA: ARCHIVO
INICIO
Recibe la documentacin de la
institucin y copias de los
expedientes enviados a Quito.
Asigna nmero correlativo y

sello de recibido.
Se anota los datos referidos en

el documento recibido en
orden cronolgico.
Se clasifica y ordena la
documentacin.
Archivo
1
140
Registrar en el sistema los datos

de la documentacin a su cargo.
Preparar
el
semanal
informe
de
Memorando
Delegado
Tcnico de archivo
Archivo
las
Preparar
mensual
el
Memorando
Delegado
Tcnico de archivo
Archivo
informe
de
las
FIN
141
0/3
0/3
CUESTIONARIO N 6
Periodo evaluado:
Fecha de evaluacin:
DEPARTAMENTO: ARCHIVO
No.
CUESTIONARIO
SI
Qu tipo de documento recibe para

archivar un expediente.
a) Memorando
b) Oficio
El sistema instalado en el departamento

es el adecuado para archivar los
expedientes.
Existe un responsable en la utilizacin del

archivo pasivo.
Tienen acceso al sistema del archivo

pasivo, personas no relacionadas al
departamento.
Se mantiene un control de cuntos

expedientes estn en el archivo pasivo.
Cuenta con respaldos digitales.

142
NO
N/A
OBSERVACIN
Existe una verificacin de documentos

antes de ser ingresados al archivo pasivo.
Se actualiza la informacin de
los
expedientes ingresados al archivo pasivo.
10
Existe un procedimiento para registrar los

expedientes que se prestan y la fecha en
que se devolvern.
11
Se certifica la baja de expedientes por

diferentes motivos.
12
Cada qu tiempo se realizan inventarios

fsicos de los expedientes.
13
Qu medios o instrumentos se utiliza para

el archivo de expedientes.
MATRIZ DE RIESGOS N 6. ARCHIVO

N
CARACTERSTICAS
MNIMO
Responsable de la utilizacin del

archivo pasivo e informacin del rea.
Uso de respaldos de documentos y

expedientes.
Certificacin de la baja de expedientes.
Cumplimiento
del
procedimientos.
manual
de
143
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.9 Procedimientos que desarrollar el Responsable de Recaudacin.
Objetivo.- Cumplir con las normas establecidas por la institucin para realizar el cobro
del valor del avalo y realizar un trabajo responsable y confiable.
FUNCIONES
Control, anlisis y verificacin de la documentacin de soporte respecto de la

recaudacin de avalos.
Anlisis contable y registro de todas las transacciones que intervienen en el
proceso del cobro de avalos.
Mantener actualizado el control de existencias de los fondos asignados.
Mantener archivos de registros contables y documentacin fuente.
Realizar informes mensuales para la matriz segn requerimientos.
Administrar la cuenta bancaria.
Realizar los pagos de caja chica, subsistencias, viticos.
Analizar y verificar los partes diarios de recaudacin con los depsitos diarios.
Organizar y velar por que se mantenga actualizado el archivo de documentacin
sustentatoria de los registros contables.
Suministrar la informacin contable requerida por auditora interna y cumplir
las recomendaciones que sobre aspectos contables se hicieren.
144
Cumplir las disposiciones legales, polticas y normas tcnicas de contabilidad y

control interno vigente.
Revisar y legalizar los comprobantes de ingreso, facturas emitidas por el cobro

de avalos.
Proponer al Delegado Provincial los cambios que creyere conveniente introducir

para mejorar el desenvolvimiento del rea financiera y el sistema de control
interno.
Intervenir en el desarrollo de manuales, instructivos y sistemas informticos del

rea.
Coordinar con el departamento de sistemas la integracin y los mantenimientos
de los sistemas contables.
Participar en la elaboracin del plan anual de adquisiciones de la institucin.

DOCUMENTACIN

Comprobante de ingreso, (ver documento N 7)
145
Flujograma N 10
PROCESO: COBRO DEL AVALO
REA: RECAUDACIN
INICIO
Memorando
de
disposicin con el listado
de avalos realizados
para el cobro.
Revisa la informacin.
Realiza
un
registro de los
avalos
por
cobrar.
Memorando
Realizar el cobro del avalo
CLIENTE
RECAUDACIN
Comprobante de ingreso
CLIENTE
CLIENTE
Factura
1
146
Registrar
los
avalos
cobrados.
Realizar el arqueo y el cierre

de caja diario.
Recibo del
depsito
diario
Realizar el depsito diario de

las recaudaciones.
0/3
Memorando, adjuntando
los comprobantes
Analista de titulacin.
Recaudadora
Archivo
147
FIN
Preparar el informe
semanal
de
las
Memorando
0/3
Delegado
Recaudadora
Archivo
Preparar el informe
mensual
de
las
Memorando
0/3
Delegado
Recaudadora
Archivo
FIN
148
CUESTIONARIO N 7
Periodo evaluado:
Fecha de elaboracin:
DEPARTAMENTO: RECAUDACIN
No.
CUESTIONARIO
SI
El sistema instalado en el departamento es el

adecuado para realizar el cobro de avalos.
El programa computarizado de cobros es

actualizado constantemente o revisado.
Se ha responsabilizado a una sola persona el

cobro de avalos.

Tienen bien definidas las responsabilidades

en el departamento.
Se archivan en un lugar seguro y apropiado

todos los comprobantes y facturas de cobro
de avalos.
Le realizan arqueos sorpresivos a los fondos

recaudados.
Tienen medidas correctivas cuando se

Se encuentran debidamente protegidos los

diversos sellos restrictivos.
10
Se lleva un registro debidamente detallado
149
NO
N/A
OBSERVACIN
de los documentos por cobrar.

11
Los ingresos por el cobro de avalos se

reportan en forma oportuna a contabilidad.
12
Los ingresos diarios del cobro de avalos

son depositados al final de la jornada o al
siguiente da.
13
Se cuenta con alguna medida de seguridad

para los registros de inventarios de
expedientes.
14
Tienen acceso a la informacin, personas no

relacionadas con el departamento.
15
Realizan informes mensuales.
MATRIZ DE RIESGOS N 7. RECAUDACIN
CARACTERSTICAS
MNIMO
El programa instalado es el adecuado

para el cobro de avalos.
Responsable del cobro de avalos.
Uso de respaldos de documentos.
Realiza depsitos diarios.
Segregacin de funciones.
Cumplimiento
procedimientos.
del
manual
de
150
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.10 Procedimientos que desarrollar Secretara.
Objetivo: Manejar adecuadamente las herramientas de telemtica, facilitar la

operatividad del Delegado, dominar el idioma quichua, para agilitar los trmites de la
institucin de forma eficiente y oportuna.
FUNCIONES
Recibir, controlar y distribuir la documentacin que ingresa y egresa de la
institucin.
Notificar a las partes con las providencias y resoluciones dictadas por el Director
Ejecutivo.
Conferir copias certificadas de la documentacin general, procesos y expedientes
que se tramitan en la institucin previa autorizacin del Delegado Provincial y
sentar la razn correspondiente.
Mantener el registro de los expedientes debidamente foliados.
Mantener el registro y control de las resoluciones dictadas por el Director Ejecutivo.
Recibir las peticiones de los usuarios sobre trmites de apelacin o impugnacin,
oposiciones a las adjudicaciones al asesor jurdico.
Organizar y archivar la documentacin de la Delegacin.
Redactar oficios, memorandos, otros documentos similares.
Dar contestacin a los oficios en forma oportuna.
Llevar el control de las actividades a realizar (agenda).
151
Concertar citas o audiencias de los funcionarios con el pblico interno y externo

para proporcionar agilidad en los procesos.
Atender y efectuar llamadas telefnicas para mantener una buena comunicacin.
DOCUMENTACIN
Oficios, (ver documento N 8)

Formulario de ingresos de documentos (ver documento N 9)

Flujograma N 11
PROCESO: RECEPCIN DE DOCUMENTOS.
REA: SECRETARA
INICIO
Recibe la documentacin que

ingresa a la institucin.
Poner el recibido correspondiente

en el original y copia del
documento.
Realizar el registro en el libro de

documentos.
1
152
0/3
Entrega del documento al:
Delegado.
Archivo
Secretaria
El Delegado firma en el
libro de documentos.
FIN
Flujograma N 12
PROCESO: AGENDA
REA: SECRETARA
INICIO
Realiza
agenda
Si
Por
semana
la
Si
No
FIN
FIN
1
153
Por
da
No
Atiende al pblico y
realiza llamadas.
Redaccin
y
contestacin de oficios.
Conferir
copias
certificadas de la
documentacin.
Archivar
documentacin
la delegacin.
la
de
Preparar
informes
semanales de
las
actividades.
Preparar
informes
mensuales de
las
actividades.
FIN
154
Memorando para:
Delegado
Secretaria
Archivo
Memorando para:
Delegado
Secretaria
Archivo
0/3
0/3
CUESTIONARIO N 8
Periodo evaluado: ...
Fecha de evaluacin:
Fecha de elaboracin:..
DEPARTAMENTO: SECRETARA
No.
CUESTIONARIO
SI
El sistema instalado en el departamento es el

adecuado para realizar el ingreso de
documentos.
El programa computarizado de ingreso de

documentos es actualizado constantemente
o revisado.
Se responsabiliza a una sola persona de la

recepcin e ingreso de documentos.

Tiene bien definidas las responsabilidades

en el departamento.
Se archivan en un lugar seguro y apropiado

todos los documentos de la institucin.
Se mantiene un registro de los expedientes

debidamente foliados.
Tiene medidas correctivas

Se encuentran debidamente protegidos los

diversos sellos restrictivos.
cuando
155
se
NO
N/A
OBSERVACIN
10
Se lleva un registro debidamente detallado

de los documentos a su cargo.
11
Se registran los documentos en el libro de

registro.
12
Se organiza y archiva la documentacin de

la Delegacin.
13
Se tramitan las peticiones de los usuarios

sobre trmites de apelacin o impugnacin y
oposiciones a las adjudicaciones en la
delegacin.
14
Tienen acceso a la informacin, personas no

relacionadas con el departamento.
15
Realizan informes mensuales.
MATRIZ DE RIESGOS N 8. SECRETARA
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
Realizar mantenimiento del sistema instalado.
Cumplimiento del manual de procedimientos.
Organizar y archivar la documentacin del

archivo.
Medidas correctivas cuando se presentan
inconsistencia.
Registran los documentos en el libro de

registro.
156
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.11 Procedimientos que desarrollar el responsable Tcnico Socio Organizativo.
Objetivo.-Asesorar a las comunidades acerca de los productos o servicios que dispone

la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
FUNCIONES
Realizar planificaciones semanales sobre el asesoramiento de adjudicacin de
predios a las comunidades.
Recibir mediante memorando la disposicin de salida a las comunidades.
Otorgar asesoramiento de adjudicacin de tierras semanalmente.
Coordinar con los dirigentes o presidentes de las juntas parroquiales para las
capacitaciones.
Contar con un registro de las comunidades ya visitadas.
Presentar
la
autoridad
correspondiente,
los
resultados
obtenidos
mensualmente.
Realizar informes de las novedades presentadas en el asesoramiento de
adjudicacin de predios a las comunidades.
Contar con respaldos digitales.
Capacitar a los funcionarios de la institucin.
157
DOCUMENTACIN

Informe de capacitaciones y logros alcanzados, (ver documento N 10)
Flujograma N 13
PROCESO: CAPACITACIONES
REA: SOCIO - ORGANIZATIVO
INICIO
Realizar planificaciones semanales sobre

asesoramiento de adjudicaciones de
predios a las comunidades.
Coordinar con los presidentes de las

Juntas Parroquiales para realizar la
visita.
Realizar un registro de las

comunidades por visitar.
158
0/3
Memorando de aprobacin para
realizar las capacitaciones.
Delegado
Socio organizativo
Archivo
No
Aprobacin
Memorando
Preparar el material para realizar

la capacitacin.
0/3
realizar las capacitaciones.
Delegado
Socio organizativo
Archivo
Archivo
159
Preparar
las capacitaciones.
0/3
Memorando
Delegado
Socio organizativo
Archivo
Preparar el informe
semanal
de
las
actividades
realizadas.
0/3
Memorando
Delegado
Socio organizativo
Archivo
Preparar el informe
mensual
de
las
actividades
realizadas.
FIN
160
CUESTIONARIO N 9
Periodo evaluado:
DEPARTAMENTO: TCNICO SOCIO ORGANIZATIVO
No.
CUESTIONARIO
SI
Las planificaciones son supervisadas por

la autoridad de la institucin.
Existe un documento para la disposicin

de salida a las comunidades.
Dispone de un registro
comunidades visitadas.
Se evala peridicamente su desempeo.
Se realiza capacitaciones
funcionarios de la institucin.
Disponen con respaldos digitales
Se coordina con los dirigentes o

presidentes de las juntas parroquiales para
las capacitaciones.
Realizan informes de las novedades

presentadas en el asesoramiento de
adjudicacin
de
predios
a
las
comunidades.
de
161
las
los
NO
N/A
OBSERVACIN
10
Disponen de un sistema sectorizado de las

comunidades
para
realizar
las
capacitaciones.
MATRIZ DE RIESGOS N 9. TCNICO SOCIO ORGANIZATIVO
N
1
CARACTERSTICAS
MNIMO
BAJO
MEDIO
ALTO
Supervisan las autoridades de la

institucin la planificacin de las
capacitaciones.
Cumplen con
planificadas.
las
capacitaciones
Preparacin de informes
capacitaciones realizadas.
Cumplimiento
del
procedimientos.
de
manual
las
de
4.2.12 Procedimientos que desarrollar el Digitador.
Objetivo.- Digitar los informes tcnicos de campo de acuerdo al formato establecido

por la Institucin, con la finalidad de brindar un servicio eficaz y oportuno en la entrega
de los mismos.
162
FUNCIONES
Recibir mediante memorando la disposicin para la digitacin de informes

tcnicos de campo.
Crear un archivo digital de informes tcnicos de campo, para bsquedas o
correcciones posteriores.
Digitar el informe tcnico de campo de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos por la institucin.
Entrega del expediente con su respectivo informe tcnico de campo en el tiempo
oportuno.
Entrega del expediente completo mediante memorando y su respectivo recibido.
Presentar informes semanales y mensuales sobre las actividades realizadas a la
autoridad competente.
Mantener un registro del borrador de las inspecciones realizadas.
DOCUMENTACIN

Informe tcnico de campo,(ver documento N 11)
163
Flujograma N 14
PROCESO: DIGITACIN DEL INFORME DE INSPECCIN.
REA: DIGITADOR
INICIO
Memorando de disposicin
para la elaboracin del
informe de inspeccin.
Ingresar los datos al formato para

la elaboracin del informe de
inspeccin.
Almacenamiento
de datos.
Impresin
inspeccin.
del
informe
de
Entrega del expediente al tcnico

de campo correspondiente.
164
Denuncias
presentadas
de oposicin
a la
adjudicacin,
invasiones.
No
0/3
Memorando de entrega de
expedientes al tcnico de
campo.
Delegado
Digitador
Archivo
Anexar el
memorando
con
el
recibido.
respectivo.
165
0/3
Memorando de entrega de
expedientes.
Delegado
Digitador
Archivo
0/3
Memorando
Preparar
el
informe
semanal
de
las
Delegado
Digitador
Archivo
0/3
Memorando
Preparar
el
informe
mensual
de
las
FIN
166
Delegado
Digitador
Archivo
CUESTIONARIO N 10
Periodo evaluado:
DEPARTAMENTO: DIGITADOR
No
CUESTIONARIO
SI

digitacin del informe de campo.
(Escritas, verbales).
Tiene un sistema que le permita llevar un

control adecuado de los informes tcnicos
de campo digitados.
Se realiza y entrega a tiempo los informes

Tcnicos de campo.

informes tcnicos de campo se digita en
el mes.

Cuenta con suficientes respaldos de los

informes tcnicos de campo entregados.
El tcnico responsable verifica los datos

del borrador con el informe final.
167
NO
N/A
OBSERVACIN
Es evaluado su desempeo.
10
Tienen medidas correctivas cuando existe

inconsistencia en la presentacin del
informe final.
MATRIZ DE RIESGOS N 10. DIGITADOR
CARACTERSTICAS
MNIMO
El disponer de un sistema para el

control de los informes tcnicos de
campo.
Entrega de informes adecuado y

oportuno.
Uso de respaldos de los informes

tcnicos entregados.
Verificar los datos del borrador con

el informe final.
Cumplimiento del
procedimientos.
manual
BAJO
MEDIO
ALTO
de
4.2.13 Procedimientos que desarrollar el Tcnico de Avalos
Objetivo.-Realizar el clculo del avalo cumpliendo con el manual de procedimientos

de la institucin.
168
FUNCIONES
Recibir mediante memorando los expedientes de adjudicacin para realizar el
clculo del avalo de tierras.
Ingresar los datos correspondientes al sistema.
Mantener respaldos digitales de los avalos realizados.
Llevar un registro ordenado de documentos para un fcil acceso.
Entregar los expedientes con su respectivo reporte de avalos.
Entregar los expedientes en un tiempo oportuno.
Presentar informes semanales y mensuales sobre las actividades realizadas a la
autoridad competente.
Firma del responsable en los reportes del avalo.
DOCUMENTACIN

Reporte del avalos, (ver documento N 12)
169
Flujograma N 15
PROCESO: CLCULO DEL AVALO
REA: AVALO
INICIO

realizar el clculo del avalo.
Registrar
los
datos
correspondientes en el
sistema de avalos.
Almacenar
los
respaldos digitales
de
los
avalos
realizados.
Llevar
un
registro
ordenado de documentos
para un fcil acceso.
Entregar los expedientes con el

respectivo detalle del avalo de tierras en
base a los informes de inspeccin.
170
Detalle del avalo de

tierras en base a los
informes de inspeccin.
0/3
Memorando
entrega
de
expedientes para:
Analista implementador
Avalos
Recaudador
0/3
Preparar el informe
semanal
de
las
Preparar el informe
mensual
de
las
0/3
Memorando
Delegado
Avalos
Archivo
FIN
171
Memorando
Delegado
Avalos
Archivo
CUESTIONARIO N 11
Periodo evaluado: .
DEPARTAMENTO: AVALOS
No
CUESTIONARIO
SI

realizacin de los avalos, (verbal,
escrita).

es el adecuado para la determinacin de
los avalos.
Se dispone de claves de seguridad para el

acceso al sistema de avalos.
Tienen acceso al sistema de avalos,

personas
no
relacionadas
al
departamento.
Se mantiene un control de cuantos

avalos se realizan en el mes.
Cuenta con respaldos digitales

172
NO
N/A
OBSERVACIN
Existe una adecuada segregacin de

funciones.
Tienen medidas correctivas cuando existe

inconsistencia en la determinacin del
avalo.
10
Se cumplen con los objetivos y metas

establecidas en el mes.
11
Se tienen medidas preventivas, proactivas

y correctivas para los posibles problemas
que presente el sistema.
MATRIZ DE RIESGOS N 11. TCNICO DE AVALOS
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
El sistema instalado para la determinacin del

avalo es el adecuado.
Claves de seguridad para el acceso al sistema.
Control del nmero de avalos realizados en el

mes.
Cumplimiento del manual de procedimientos.
4
5
Las medidas correctivas aplicadas al existir

inconsistencia en la determinacin del avalo.
La existencia de medidas preventivas,

proactivas y correctivas para los problemas que
presente el sistema.
173
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.14 Procedimientos que desarrollar el responsable Analista de Titulacin
Objetivo.- Analizar, verificar y controlar que los expedientes contengan la

documentacin y requisitos establecidos por la institucin, para dar cumplimiento con la
normativa vigente.
FUNCIONES
Llenar la solicitud de tierras, del expediente de adjudicacin.
Hacer firmar al o los interesados o poner la huella digital sino saben escribir.
Revisa el plano e informe de linderacin en base a la resolucin 123 del ao
2010, previo a la aprobacin del Municipio correspondiente.
Realizar la declaracin juramentada con la parte interesada.
Elabora cartula y codifica expediente.
Recibir mediante memorando los expedientes de adjudicacin que van hacer
enviados a la Matriz.
Revisar el expediente y la documentacin de acuerdo a los requisitos
establecidos por la Institucin.
Sacar fotocopias de la documentacin del expediente.
Foliar las hojas del expediente antes de enviar a la Matriz.
Remitir a la matriz el oficio y los expedientes.
Entregar al tcnico de archivo los respaldos de los expedientes enviados a la
Matriz.
174
Mantener un registro digital de los ingresos y envi de expedientes a la Matriz.
Realizar informes semanales y mensuales de las actividades realizadas.
Receptar denuncias de invasiones y realizar providencias y remitir a la Matriz

para continuar con el trmite.
Verificar que el recibo del cobro del avalo, contenga el valor calculado por el
sistema de avalos.
DOCUMENTACIN

Solicitud de tierras, (ver documento N 13)
Declaracin juramentada, (ver documento N 14)
175
Flujograma N 16
PROCESO: INGRESO DEL TRMITE
REA: ANALISTA DE TITULACIN
INICIO
Realizar la declaracin
juramentada.
Usuario
Analista de titulacin
Archivo
Para un nuevo ingreso del

trmite.
0/3
Revisa el plano e informe de

linderacin, previo a la
aprobacin del Municipio
correspondiente.
Anexar a la carpeta la solicitud

de tierras conjuntamente con la
declaracin juramentada.
Llenar la solicitud de tierras.
Elabora cartula y codifica

expediente.
Registro de los trmites.
176
Memorando para la entrega

del expediente:
Entrega del expediente
Preparar
informes
semanales
de
las
actividades
realizadas.
Preparar
informes
mensuales
de
actividades
realizadas.
las
Delegado
Archivo
Memorando para:
0/3
Delegado
Analista de Titulacin
Archivo
Memorando para:
0/3
Delegado
Analista de Titulacin
Archivo
FIN
177
0/3
Flujograma N 17
PROCESO: ENVO DEL EXPEDIENTE A LA MATRIZ
REA: ANALISTA DE TITULACIN
INICIO
Recibir
memorando
la
disposicin
de
los
expedientes de adjudicacin
para ser enviados a la matriz.
Se realiza el anlisis
del expediente antes
del envo.
Sacar copias de los

expedientes.
Foliar las hojas del

expediente.
Memorando
tcnico
archivo.
al
de
Realizar el oficio con el listado

correspondiente de los expedientes para
enviar a la matriz.
Delegado
Analista
Archivo
178
Almacenamiento de
datos.
Memorando para:
0/3
Delegado
Archivo
Preparar informes
semanales de las
actividades
realizadas.
Memorando para:
0/3
Delegado
Archivo
Preparar informes
mensuales de las
actividades
realizadas.
FIN
179
CUESTIONARIO N 12
Periodo evaluado: .

DEPARTAMENTO: ANALISTA DE TITULACIN
No.
1
CUESTIONARIO
SI
Qu tipo de documento recibe para

continuar con el trmite.
a) Memorando
b) Oficio

es el adecuado para registrar los trmites.
Existe un responsable en el departamento.
Los expedientes que ingresan diariamente

al
departamento
son
enviados
oportunamente a la matriz.

expedientes se envan a la matriz.

180
NO
N/A
OBSERVACIN
Se verifica que el expediente contenga los

requisitos establecidos por la institucin.
Se actualiza la informacin en el sistema

de los expedientes enviados a la matriz.
10
Se verifica que los duplicados de los

expedientes enviados a la matriz se
entreguen al archivo pasivo.
11
Se lleva un control de los envos del

expediente hacia la matriz.
12
Los recursos disponibles son los

adecuados para la realizacin del trmite.
13
Se verifica la pre numeracin del

expediente con la solicitud de ingreso.
MATRIZ DE RIESGOS N 12. ANALISTA DE TITULACIN
N
1
CARACTERSTICAS
MNIMO
El sistema instalado es el adecuado

para el registro de trmites.
Control de los expedientes enviados a

Quito.
Control
de
numerados.
Verificacin de los duplicados de los

expedientes.
Cumplimiento del
procedimientos.
documentos
manual
pre
de
181
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.15 Procedimientos que desarrollar el Chofer
Objetivo: Desempear su trabajo de acuerdo con el manual de procedimientos.
FUNCIONES
Registros de mantenimiento de vehculos.
Solicitud de pago por utilizacin de combustibles y lubricantes.
Salvoconductos.
Plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
Solicitud de pago por compras de piezas y accesorios de vehculos.
Informe de trabajo.
DOCUMENTACIN

182
Flujograma N 18
REA: CHOFER
INICIO
Memorando
de
disposicin
para
utilizacin del vehculo.
Conducir y trasladar al personal

de la institucin, previo a los
requerimientos del delegado.
Realizar el requerimiento a la
direccin
financiera
para
aprobacin
del
respectivo
mantenimiento del vehculo.
Aprobacin del
requerimiento
No
Se realiza el mantenimiento.
183
No
autorizan
el
mantenimiento y se pierde la
garanta.
0/3
Memorando
Direccin Financiera
Chofer
Archivo
Entrega de recibos.
Preparar el informe
mensual
de
las
0/3
Memorando
Delegado
Chofer
Archivo
FIN
184
CUESTIONARIO N 13
Periodo evaluado: .

DEPARTAMENTO: CHOFER
No.
CUESTIONARIO
SI

utilizacin del vehculo.
Existe un control de las salidas a las

inspecciones y otras actividades.
Se lleva un registro del mantenimiento

del vehculo.
Se dispone del salvoconducto
Se comunica a la autoridad de realizar

mantenimiento preventivo y correctivo.
Se entrega documentos por la utilizacin

de combustible y lubricantes.
Se entrega un informe de las actividades

realizadas.
185
NO
N/A
OBSERVACIN
MATRIZ DE RIESGOS N 13. CHOFER
No.
CARACTERSTICAS
MNIMO
Control de las salidas a

inspecciones y otras actividades.
Se dispone del salvoconducto.
Se comunica a la autoridad de realizar

mantenimiento
preventivo
y
correctivo.
Cumplimiento
del
procedimientos.
manual
las
de
186
BAJO
MEDIO
ALTO
4.2.16 Instructivo de los documentos que se utilizan en la Subsecretara de Tierras

y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura.
INSTRUCTIVO DEL MEMORANDO

Origen: Se origina al momento de designar las actividades a realizar a los funcionarios.
Objetivo: Con el propsito de informar a los funcionarios las actividades a desempear.
Funcionario responsable: Delegado Provincial.
Descripcin:
El memorando es responsabilidad del Delegado Provincial. Contiene lo siguiente:
Se debe registrar el nmero de memorando el mismo que es secuencial, en el casillero DE:
se debe registrar el nombre del responsable, PARA: quien va dirigido; ASUNTO: se
especifica el motivo del documento y la FECHA: da, mes y ao.
Mediante el memorando que estar dirigido a los funcionarios de la Subsecretara de
Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura solicitando el cumplimiento de
actividades.
Firmas: El memorando deber contener la firma del responsable de la Delegacin
Provincial.
Archivo: Este documento cuenta con el original y dos copias, se distribuir de la siguiente
manera:
Original: Al funcionario.
Primera copia: Delegado Provincial.
Segunda copia: Se entrega al Tcnico de Archivo.
187
DOCUMENTO N 1
MEMORANDO No. 268
DE:
PARA:
ASUNTO:
FECHA:
ING. MARCO FLORES

DELEGADO SSTRA- I
ING. GIOVANNA VINUEZA, ING. JORGE CAJAMARCA
TCNICO DE TITULACIN
EXPEDIENTES SIN INSPECCIN
24-05-2011
Por medio del presente dispongo a usted se traslade al Cantn Otavalo, Ibarra,
Cotacachi a varios sectores y Parroquias a realizar inspecciones de campo de 5
expedientes signados con los Nro. 23, 18, 17, 6958, 6959 para el da 25 de mayo de
2011 en el vehculo de la institucin camioneta Chevrolet Luv-Dmax doble cabina, de
placas PEI 1124 para cumplir con dicha comisin.
Atentamente,
Ing. Marco Flores

DELEGADO SUBSECRETARA DE TIERRAS IMBABURA
188
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE

USUARIOS ATENDIDOS
Origen: Se origina al momento que se atiende al usuario.
Objetivo: Disponer de un documento que permita obtener informacin de los

usuarios atendidos.
Funcionario responsable: Atencin al usuario.
Descripcin:
El formulario para el registro de usuarios atendidos tiene la numeracin ascendente.
Contiene lo siguiente:
En los casilleros respectivos se debe escribir la fecha, da, mes, ao, N de cdula
de ciudadana, descripcin.
Firmas: Firma del usuario.
Archivo: Original permanece con el funcionario responsable.
189
Documento N 2
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE USUARIOS ATENDIDOS
No. 0000090
Funcionario responsable: Tcnico de atencin al usuario.
Fecha
Nombre del
Usuario
09-05-2011
Velsquez
Lus
Anrango
N Cdula de
Ciudadana
100344560-1
Descripcin
Firma
Solicitar nmero de trmite
INSTRUCTIVO DE LA PROVIDENCIA DEL TCNICO JURDICO

Origen: Se origina cuando el usuario presenta una denuncia de invasin.
Objetivo: Documento que tiene el propsito de informar la resolucin de la denuncia.
Funcionario responsable: Tcnico jurdico
Descripcin: La providencia es responsabilidad del Tcnico Jurdico y se debe elaborar de acuerdo a las
denuncias presentadas, y los documentos de sustento para la elaboracin de la providencia.
Firmas: Firma del usuario.
Archivo: Original permanece con el funcionario responsable.

Copia al abogado del denunciante.
190
DOCUMENTO N 3
R. DEL E.
DR. ALFONSO RHEA MEJIA

Casilla Judicial No. 113
Ibarra, 08 de junio del 2011
SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA DELEGACIN

PROVINCIAL DE IMBABURA. Ibarra, 08 de junio del 2011.- VISTOS.- En mi
calidad de Delegado Provincial de Imbabura y por disposicin del Acuerdo Ministerial
No. 762, publicado en el Registro Oficial No. 363 del 14 de enero del 2011; mediante el
cual delega ciertas atribuciones de la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria a las
Direcciones Distritales y Delegaciones Provinciales de esta Subsecretaria. Me dirijo a
usted con la siguiente Providencia, de la Denuncia de Invasin que presento en esta
Delegacin por parte del Sr. PEDRO MARCELO DELGADO FARINANGO en contra
del seor ANGEL TANDAZO; se ha calificado la Denuncia de Invasin por cuanto
cumple los requisitos del Art. 24 del Reglamento General de la Ley de Desarrollo
Agrario. Conforme a lo establecido en el Art. 24 del Reglamento General de la Ley de
Desarrollo Agrario, se dispone la Inspeccin para verificar la veracidad de la denuncia,
para el da martes 14 de junio del 2011 a las 07h00 a.m. en las oficinas de esta
dependencia. Se contara con la presencia de la Ingeniera Giovanna Vinueza y el
Ingeniero Jorge Cajamarca en calidad de peritos tcnicos de la SSTRA-I, as como la
del denunciante Sr. PEDRO MARCELO DELGADO FARINANGO.
Lo que comunico para los fines de Ley.
.
Ing. Agr. Marco Flores Castillo
DELEGADO PROVINCIAL DE IMBABURA
SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA
RAZN.- Siento por tal y para los fines de Ley, en esta ciudad de Ibarra a los 08 das
del mes de junio del dos mil once notific con la providencia que antecede al Sr.
PEDRO MARCELO DELGADO FARINANGO la misma que ser dejada en el
casillero judicial No. 113.
..
Sr. Mario Guaman Rodrguez.
SECRETARIO AD-HOC
191
INSTRUCTIVO DEL BORRADOR DEL INFORME DE INSPECCIN
Origen: Se origina al momento que el tcnico de campo acude al predio a realizar la

inspeccin.
Objetivo: Con el propsito de registrar los datos en la investigacin del estado de tenencia,
explotacin y linderos del predio a adjudicarse.
Funcionario responsable: Tcnico de campo.
Descripcin:
El borrador del informe de inspeccin es responsabilidad del tcnico de campo, debe realizar
en presencia del usuario. Contiene lo siguiente:
Se debe registrar la Provincia, Cantn, Parroquia, Fecha en la que se realiz la inspeccin,
Nombre del usuario.
En la primera lnea se marca con una X los servicios bsicos que disponen el predio, luz,
agua potable, agua estancada, agua de pozo, canal de riego, telfono, alcantarillado.
A cuntos kilmetros se encuentra el predio de la cabecera parroquial, luego marcar las vas
de acceso, terrestre, asfaltado, lastrada, empedrado, peatonal, herradura.
Debe constar la superficie en hectreas y los colindantes al norte, sur, este y oeste. Tambin
se debe explicar cmo se adquiri el terreno, posesin, herencia, compra, donacin o
adjudicacin e indicar el tiempo de posesin en aos, y la historia de tenencia. Se debe
describir si en el terreno existen construcciones, superficie, material, estado en el que se
encuentra, tiempo, el nombre del propietario y las caractersticas agrolgicas del terreno
como son;
192
SUEL
PLANA
TOPOGRAFA:
%:
ONDULADA %
QUEBRADA%
FERTILIDAD:
BUENA:
MEDIA:
BAJA:
TEXTURA:
FRANCO:
ARCILLOSO:
LIMOSO:
PROFUN
MEDIAN
DO:
O:
PROFUNDIDAD:
ARENOSO:
SUPERFICIAL:
El informe debe contener detalladamente el uso actual del suelo, como es; muy bueno,
bueno, regular o malo, el clima, pluviosidad, temperatura, altitud y qu clase de cultivos
tiene, superficie, estado, edad, propietario, semovientes,
maquinaria y equipo con su
respectiva informacin.
Resumir en porcentajes el uso actual del suelo debe constar de, tierras cultivables, pasto,
tierras de uso forestal, tierras marginales, otros y el total.
Marcar con una X el destino econmico del predio como es, agrcola ganadero, recreacional,
turstico, agrcola pecuario, habitacional, forestal, biocuatico. Debe contener los nombres y
apellidos de los asistentes a la inspeccin y testigos con su respectivo No. de cdula de
ciudadana.
Archivo: El informe de inspeccin de campo (borrador) deber ser entregado al digitador.
193
DOCUMENTO N 4
BORRADOR DEL INFORME DE INSPECCIN

PROVINCIA: Imbabura
CANTN: Otavalo
PARROQUIA: Dr. Miguel Egas Cabezas.
FECHA: 23-08-2010
NOMBRE: Chicaiza Toanga Segundo Juan Carlos
ADJUDICACIN (X)
SOLICITUD:
LUZ ( ), AGUA POTABLE ( ), AGUA POZO ( ), CANAL RIEGO ( ), TELEFONO

( ) ALCANTARRILLADO (X)
DISTANCIA A LA CABECERA PARROQUIAL
Km.
VIAS DE ACCESO:
Terrestre ( ), Asfaltado ( ), Lastrada (X), Empedrado ( ), Peatonal ( ), Herradura ( )
SUPERFICIE: 2
HAS.
LINDEROS:
NORTE: Con camino pblico.
SUR: Con Sr. Pastillo Maldonado Carlos Efran.
ESTE: Con Sr. Castillo Francisco.
OESTE: Con Sr. Cachiguango Julin.
Posesin (
), Herencia (
), Compra (X), Donacin (
TIEMPO DE POSESIN:
), Adjudicacin (
AOS
HISTORIA DE TENENCIA:
Compra al Sr. Francisco Narvez Quinchiguango.
194
CONSTRUCCIN SUP.
MATERIAL ESTADO EDAD TIEMPO PROPIETARIO
..
No hay construccin
..
..
..
..
..
..
SUELO: PLANA
(X)
ONDULADA (
QUEBRADA (
FERTILIDAD: BUENA
( )
MEDIA:
TEXTURA: FRANCO
(X)
ARCILLOSO (X )
(X )
PROFUNDIDAD: PROFUNDO ( ) MEDIANO
(X )
BAJA
( )
LIMOSA
SUPERFICIAL (
USO ACTUAL DEL SUELO

CLASE
MUY BUENO
BUENO
REGULAR
X.
..
CLIMA
PLUVIOSIDAD (mm)
CLASE DE CULTIVO
Frutilla 100%bueno
TEMPERATURA
SUPER
ESTADO
6 meses
EDAD
MALO
..
ALTITUD
.
MALO
PROPIETARIO
interesado
..
..
..
..
..
..
..
..
SEMOVIENTES
PROPIETARIO
No hay
..
..
..
195
MAQUINARIA Y EQUIPO
CONCEPTO MARCA AO UNID. DE MEDIDA CANTIDAD ESTADO PROPIETARIO
No tiene maquinaria
.
..
RESUMEN USO ACTUAL DEL SUELO
CONCEPTO %
Tierras cultivables
(100)
Pasto
Tierras de uso forestal
Tierras marginales
Otros
TOTAL HAS: 0,4344
DESTINO ECONOMICO
Agrcola Ganadero (X), Recreacional ( ), Turstico ( ), Pecuario ( ), Habitacional ( )
Forestal ( ), Biocuatico ( )
ACCIONES DE APOYO
Nombres y apellidos de asistentes a la inspeccin en calidad de:
TESTIGOS
N C.I
Remache Jos
100091927-2
Sinchico Rosa Mara
100348032-2
196
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO DE REGISTRO DE PLANOS APROBADOS
Origen: Se origina al momento que el topgrafo revisa y aprueba el plano e informe de linderos.
Objetivo: Con el propsito de disponer de un registro de planos aprobados.
Funcionario responsable: Tcnico Topgrafo.
Descripcin:
El formulario de registro de revisin y aprobacin de planos es de responsabilidad del topgrafo
y se debe registrar luego de la revisin. Contiene lo siguiente:
La numeracin del documento ser pre impreso, secuencial y ascendente, sirve para controlar el
orden de cada uno de los formularios.
Se debe registrar los siguientes datos en el documento, fecha, Da, Mes y Ao, Fecha de
Revisin, Fecha del Levantamiento Topogrfico, Superficie, fecha de aprobacin, Recibido Por,
fecha de entrega, Nombre del Usuario, N del expediente.
Archivo: Este documento cuenta con el original.
197
DOCUMENTO N 5
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE APROBACION DE LOS PLANOS
No. 0000100
Funcionario responsable: Topgrafo
Fecha de
Revisin
Fecha del
Levantamiento
Topogrfico
Superficie
Fecha de
Aprobacin
27-05-2010
Marzo 2010
0,0402
22-03-2011
Recibido Por
Ing. Marco
Flores
ELABORADO POR: AUTORAS
198
Fecha de
Entrega
Nombre del Usuario
23-03-2011
Maldonado Lpez Jorge
N del Expediente
6959
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO DE REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE

DOCUMENTOS
Origen: Se origina al momento que ingresan y salen los documentos o expedientes del departamento.
Objetivo: Con el propsito de efectuar un control de documentos.
Funcionario responsable: Tcnico de archivo
Descripcin:
El formulario de registro de entrada y salida de documentos o expedientes. Contiene lo siguiente:
La numeracin del documento ser pre impreso, secuencial y ascendente, sirve para controlar el orden
de cada uno de los formularios.
La fecha de la elaboracin se colocar en el espacio sealado en el formato Lugar, Da, Mes y Ao,
nombre del tcnico o solicitante, descripcin del documento, firma de recibido y el No. de trmite o
documento.
Firmas: En el registro de documentos o expedientes debe constar la firma del solicitante
199
DOCUMENTO N 6
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE INGRESO Y SALIDA DE

DOCUMENTOS O EXPEDIENTES
No. 0000100
Funcionario responsable: Tcnico de archivo
Fecha
Nombre del
solicitante
09
de Tcnico
Junio 2011 campo
Descripcin
de Memorando entrega
de expedientes
200
Firma
N de documento
o expediente
N 311
INSTRUCTIVO DEL COMPROBANTE DE INGRESO

Origen: Se origina al momento de cancelar el avalo de tierras.
Objetivo: Con el propsito de efectuar un control de ingresos de la institucin.
Funcionario responsable: Recaudador
Descripcin: El comprobante de ingreso es responsabilidad del recaudador entregar al usuario al
momento de la cancelacin del avalo de tierras. Contiene lo siguiente:
La numeracin del documento ser pre impreso, secuencial y ascendente, sirve para controlar el orden
de cada uno de los formularios.
La fecha de la elaboracin se colocar en el espacio sealado en el formato Lugar, Da, Mes y Ao,
nombres completos de l o los usuarios, escribir la cantidad del pago en letras y nmeros.
En forma de pago marcar con una X si el pago se realiza en efectivo o cheque, si es en cheque el
nombre del banco.
En concepto, se registrar la razn del ingreso. En el espacio de documento que justifica el pago, se
registrar el No. de avalo.
En el casillero Expediente, No. de trmite, escribir los siguientes datos, Provincia, Cantn, Parroquia,
Cabida, Deudor, Otros.
En el casillero tierras sealar si es: baldas, expropiadas, revertidas, titulo de crdito, inters.
En el casillero valor parcial anotar el valor del avalo, de igual manera en valor total.
Firmas: En el casillero contabilidad, firmar el Coordinador Financiero.
En el casillero recaudador, firmar el recaudador.
En el casillero tesorera, firmar el tesorero.
En el casillero beneficiario, firmar el usuario.
Archivo: Este documento cuenta con el original y dos copias, se distribuir de la siguiente manera:
Original: se ubica al expediente.
Primera copia: se entrega al usuario.
Segunda copia: se enva a Tesorera.
201
DOCUMENTO N 7
COMPROBANTE DE INGRESO
FUENTE: Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria
202
INSTRUCTIVO DEL OFICIO
Origen: Se origina al momento de dar contestacin a la Matriz o entidad externa.

Objetivo: Informar sobre actividades realizadas o a realizarse.
Funcionario responsable: Secretaria.
Descripcin:
El oficio es responsabilidad del Delegado Provincial.
Se debe registrar el nmero de oficio el mismo que es secuencial. Fecha, da, mes y ao.
Nombre de la persona a quien va dirigido, escribir detalladamente el motivo de la comunicacin.
Firmas: El oficio deber contener la firma del responsable de la Delegacin Provincial.

Original: Al destinatario.
Primera copia: Delegado Provincial.
Segunda copia: Se entrega al Tcnico de Archivo.
203
DOCUMENTO N 8
Oficio No. 0104-SSTRAI-MAGAP

Ibarra, 10 de junio del 2011
Ab.
CARLOS PEREZ
DIRECTOR DE TITULACION DE LA SUBSECRETARIA DE TIERRAS (E)
Quito.De mi consideracin:
Adjunto al presente me permito remitir UNO (01), expedientes debidamente implementado
para que se contine con el trmite de adjudicacin. El expediente se encuentra retrasado
por un error cometido por la ex funcionara que realizaba los avalos la Sra. Doris Meja por
lo que se imposibilito el envo a La Matriz Quito, siendo esto un inconveniente para la
adjudicataria la Sra. Miriam Esperanza Ayala Gordon. Adjunto caractersticas del expediente.
EXP.
10853
APELLIDOS Y NOMBRES
AYALA GORDON MIRIAN
ESPERANZA
PROVINCIA
IMBABURA
CANTN
PARROQUIA
COTACACHI PEAHERRERA
Atentamente,
ING. AGR. MARCO FLORES CASTILLO

DELEGADO SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA IMBABURA
204
SUPER
38.1163
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS DE

DOCUMENTOS
Origen: Se origina al momento de recibir los documentos.

Objetivo: Disponer de un registro de documentos para una fcil bsqueda.
Funcionario responsable: Secretaria.
Descripcin:
El formulario para el registro de ingresos de documentos es responsabilidad de la secretaria y se
debe realizar al momento de recibir la correspondencia. Contiene lo siguiente:
Se debe registrar el nmero de formulario, el mismo que es secuencial y ascendente. Se anotar la
fecha de recibido da, mes y ao, tipo y N del documento, Institucin, Descripcin, fecha de
entrega, firma.
205
DOCUMENTO N 9
FORMULARIO PARA EL REGISTRO INGRESOS DE DOCUMENTOS
No. 0000102
Funcionario responsable: Secretaria

Fecha de
recibido
N del
Documento
10-06-2011
00289
Institucin
MAGAP -I
Descripcin
Fecha de
Entrega
Reunin
de
trabajo para 10-06-2011
el
13-062011, a las
14h30.
ELABORADO POR: AUTORAS
206
Firma
INSTRUCTIVO DEL REGISTRO DE ACTIVIDADES Y LOGROS ALCANZADOS EN LAS

CAPACITACIONES
Origen: Se origina al momento de realizar las capacitaciones a las comunidades.
Objetivo: Disponer de un documento de registro de actividades y logros alcanzados en las
capacitaciones.
Funcionario responsable: Tcnico Socio- Organizativo
Descripcin:
El instructivo del registro de actividades y logros alcanzados en las capacitaciones es responsabilidad
del socio organizativo realizar luego de las capacitaciones dictadas. Contiene lo siguiente:
I.
Informacin General
Fecha de la sesin: Da, mes y ao.

Nombre del sector:
Nombre del facilitador/a: funcionario/a de la institucin.
Nmero de informe: secuencial y ascendente.
Nmero de sesin:
Nmero de participantes mujeres:
Nmero de participantes hombres:
Nmero total de participantes:
II.
Ubicacin
Regin:
Provincia:
Cantn:
207
Parroquia:
Coordenadas UTM:
III.
Informacin del evento de capacitacin
1. Innovacin tecnolgica participativa: Aqu se deber escribir el tema de la capacitacin,

descripcin de actividades puntuales realizadas y la descripcin de logros.
2. Fortalecimiento organizacional: Escribir si se realiz alguna dinmica sobre el tema de la
capacitacin.
3. Otras actividades: se debe detallar que actividades adicionales se realiz en la reunin.
Firmas: El Delegado Provincial

Firma del facilitador/a.
Firma del Presidente de la Junta Parroquial.
Original: se entrega al Delegado.
Primera copia: se entrega al Socio Organizativo.
Segunda copia: se enva al archivo.
208
DOCUMENTO N 10
REGISTRO DE ACTIVIDADES Y LOGROS ALCANZADOS
EN LAS CAPACITACIONES DEL SOCIO ORGANIZATIVO
I. INFORMACIN GENERAL
Fecha de la sesin:
28 de Enero del 2011
Nombre del sector:
Comuna de Sta. Rita
Nombre facilitador/a:
Nombre del tcnico Socio Organizativo
Nmero de informe:
675
Nmero de sesin:
010
Nmero de participantes mujeres:
Nmero de participantes hombres:
16
Nmero TOTAL de participantes:
25
II. UBICACIN
Regin:
Imbabura
Provincia:
Ibarra
Cantn:
Lita
Parroquia:
Coordenadas: UTM* :
III. INFORMACIN DEL EVENTO DE CAPACITACIN
TEMA DE CAPACITACIN:
DESCRIPCIN DE
ACTIVIDADES
PUNTUALES REALIZADAS
209
DESCRIPCIN DE
LOGROS
1. INNOVACIN TECNOLGICA PARTICIPATIVA:
1.1. La necesidad de contar con

una
providencia
de
adjudicacin.
2.
FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL:
2.1. Las necesidades y su Formacin de grupos de trabajo

satisfaccin.
para la contestacin de las
preguntas, exposicin del grupo
de las contestaciones, explicacin
de lo que es una necesidad y su
satisfaccin, tipos de necesidades,
como y quien lo satisface,
preguntas, participacin activa de
los comuneros.
La concientizacin en varios
temas tratados donde la
gente manifest: "eso es
muy cierto"," no sabamos
que era as", la palabra
necesidad lo utilizamos
siempre pero no sabemos
que es", luego del taller
dijeron:"estuvo
interesante","
bien
explicado" "gracias por dar
temas que nos ayudan a
formar la personalidad.
Se realizo la dinmica de la
correa, en la cual se escogen una
pareja para la participacin, el
objetivo hacer escuchar como es
la comunicacin entre dos
personas
para
solucionar
problemas.
Participacin activa de los

comuneros, mucha risa la
recreacin en medio taller,
ellos manifestaron que al
asistir a los talleres se
olvidan de los problema y
pasan una linda tarde.
2.2. Dinmicas de recreacin.
3.
OTRAS ACTIVIDADES
Entregar las libretas y esferos para

tomar apuntes en todas las
3.1. Entrega de libretas y reuniones de la Subsecretara de
esferos.
Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura.
Tener un cuaderno de
apuntes les motiva por que
llegan anotan las notas
importantes, de la misma
manera se les compromete a
seguir
participando
activamente.
FIRMA
DEL FACILITADOR/A
.
FIRMA
RESPONSABLE
DIRECCIN PROVINCIAL
...
FIRMA
PRESIDENTE DE LA JUNTA
PARROQUIAL
210
INSTRUCTIVO DEL INFORME TCNICO DE INSPECCIN DE CAMPO

Origen: Se origina al momento que el tcnico de campo entrega al digitador para realizar el informe
final.
Objetivo: Con el propsito de registrar los datos en la investigacin del estado de tenencia,
explotacin y linderos del predio a adjudicarse.
Funcionario responsable: Tcnico digitador.
Descripcin:
El informe final de inspeccin para adjudicacin de tierras es responsabilidad del tcnico digitador.
En el encabezado consta el No. de informe que es secuencial y ascendente, luego la Provincia,
Cantn, Parroquia, la Fecha en la que se realiz la inspeccin, en el casillero dispuesto por, se anota
los nombres del Delegado Provincial, mediante memorando No. y fecha. Se debe escribir los datos
personales de l o los solicitantes.
En el literal 1 se explica el motivo de la tenencia del predio a adjudicarse.
En el literal 2 se detalla la ubicacin del predio y vas de acceso como son: localizacin poltico
administrativa, Provincia, Cantn, Parroquia, sector, nombre del predio o N del lote, superficie. Se
marca con una X los servicios bsicos que disponen el predio, luz, agua potable, agua estancada, agua
de pozo, canal de riego, telfono, alcantarillado. A cuntos kilmetros se encuentra el predio de la
cabecera parroquial, luego marcar las vas de acceso, terrestre,
asfaltado, lastrada, empedrado,
peatonal, herradura, areo y fluvial.

El literal 3 es el estado de tenencia que debe constar de los nombres completos de l o los
posesionarios, historia y forma de tenencia, tiempo con las respectivas observaciones.
En el literal 4 se debe describir si en el terreno existen construcciones, superficie, material, estado en
el que se encuentra, tiempo, el nombre del propietario.
211
En el literal 5 se deber
describir la infraestructura agropecuaria que contiene los siguientes
elementos; en el casillero del concepto se marcar con una X las siguientes alternativas, establo,
corral, cerca, estanque, canal, bodega con sus respectivas observaciones, adems se detallar la unidad
de medida, cantidad y estado.
En el literal 6 las caractersticas agrolgicas que contiene los tipos de suelo, clase, y el clima del
terreno marcando con una X los datos observados en la inspeccin de campo.
Debe constar la superficie en hectreas y los colindantes al norte, sur, este y oeste. Tambin se debe
explicar cmo se adquiri el terreno, posesin, herencia, compra, donacin o adjudicacin e indicar el
tiempo de posesin en aos, y la historia de tenencia. y
El literal 7 debe contener detalladamente el uso actual del suelo, como es; qu clase de cultivos tiene,
superficie, estado, edad de cultivos, semovientes, con sus respectivas observaciones.
El literal 8 se deber marcar con una X el destino econmico del predio como es, agrcola, huerto
familiar, turstico, pecuario, habitacional, forestal, biocuatico.
El literal 9 debe contener los nombres y apellidos de los asistentes a la inspeccin y testigos con su
respectivo No. de cdula de ciudadana.
El literal 10 contiene conclusiones y recomendaciones.
Firmas: Tcnico de campo con su respectivo No. de cdula.
Archivo: El informe final de inspeccin de campo para adjudicacin de tierras, deber ser entregado
al Tcnico de avalos.
212
DOCUMENTO N 11
INFORME TCNICO DE INSPECCIN

PARA ADJUDICACIN DE TIERRAS
INFORME N
PROVINCIA: 10
CANTN: 04
PARROQUIA:
56
10192
FECHA INSPECCIN:
21/04/2010
DISPUESTO POR: AGR. DORIS MEJIA COORDINADORA DE PROCESOS
MEDIANTE: MEMORANDO N 141 DE FECHA 20 DE ABRIL DEL 2010
APELLIDOS Y NOMBRES DE LAS (LOS) SOLICITANTE (S): ALBARRAN DE LA TORRE JOSE

ANTONIO Y YAMBERLA DE LA TORRE MARIA ZOILA.
CDULA (S) DE CIUDADANA No (S): 100210018-6 y 100210016-0 RESPECTIVAMENTE
GNERO:
SOLTERO
VIUDO
DIVORCIADO
UNIN DE
HECHO:
CASADO..X..
HOMBRE..
HOMBRE.
HOMBRE.
FORMAL..
SOCIEDAD
DE
HECHO
MUJER...
MUJER.
MUJER..
INFORMAL.
OTROS.
- 1 MOTIVO
ADJUDICACIN.
EXPLICACIN:
DETERMINAR EL ESTADO DE TENENCIA, EXPLOTACIN, LINDEROS

Y COLINDANTES DEL PREDIO.
213
- 2 - UBICACIN DEL PREDIO Y VAS DE ACCESO
PROVINCIA:
IMBABURA
CANTN:
OTAVALO
SECTOR: ANGEL PAMBA
PARROQUIA:
SAN JUAN ILUMN
SIN NOMBRE
NOMBRE DEL PREDIO O N DE LOTE:
INFRAESTRUCTURA
SUPERFICIE: 0,0255 hectreas
DISTANCIA A LA CABECERA PARROQUIAL: 2.0 km
COORDENADAS
Pto.
SI
NO
ENERGA ELCTRICA:
VERIFICADAS
V1 E:808691,54
N: 30554,2
AGUA POTABLE:
UTM
V4 E:808682,21
N: 30554,2
AGUA ENTUBADA:
AGUA DE POZO:
CANAL DE RIEGO:
ALCANTARILLADO:
DRENAJE NATURAL:
OTROS:
DATUM: PSAD 56
ZONA: 17 NORTE
VIAS DE ACCESO:
TERRESTRE
.X..
ASFALTADA
.
LASTRADA
.X....
EMPEDRADA
..
AREA:
FLUVIAL:
214
VERANO
.
HERRADURA
..
- 3 - ESTADO DE TENENCIA
POSESIONARIO(S):
ALBARRAN DE LA TORRE JOSE ANTONIO Y

TORRE MARIA ZOILA.
FORMA DE TENENCIA:
TIEMPO DE POSESIN:
HISTORIA DE TENENCIA:
POSESIN
30
YAMBERLA DE LA
AOS
REFORMA AGRARA:
.
TIERRAS BALDAS:
..X.
OTROS
..
EL INTERESADO DECLARA QUE OBTUVO EL PREDIO POR SUCESIN DE DERECHOS

POSESORIOS DE SU PADRE EL SR. JOS MARIA ALBARRAN Y QUE EN LA ACTUALIDAD
NO TIENE PROBLEMAS CON TERCERAS PERSONAS POR EL TIEMPO SEALADO,
MANTENIENDO LA POSESIN EN FORMA TRANQUILA, PACIFICA E ININTERRUMPIDA.
OBSERVACIONES:
POR LO INDICADO ANTERIORMENTE SE DETERMINA QUE EL LOTE

DE
TERRENO
NO
TIENE
ANTECEDENTES
DE
DOMINIO,
CONSIDERANDOSE TERRENO DEL ESTADO.
DOMINIO, CONSIDERANDOSE TERRENO DEL ESTADO
CONSTRUC
CIONES
SUPERF.
hectreas
MATERIALES
ESTADO
EDAD CONST.
TIEMPO
OCUPAC.
- 5 - INFRAESTRUCTURA AGROPECUARIA
CONCEPTO
UNID. DE MEDIDA
ESTABLO
CORRAL
CERCAS
ESTANQUE
CANAL
215
CANTIDAD
ESTADO
BODEGA
OBSERVACIONES:
- 6 - CARACTERSTICAS AGROLGICAS DEL TERRENO
CARACTERSTICAS
SUELO
TOPOGRAFA
PLANA %
ONDULADA % 100
QUEBRADA
FERTILIDAD
BUENA
MEDIA
BAJA
TEXTURA
FRANCO
ARCILLOSO
LIMOSO
PROFUNDIDAD
PROFUNDO
MEDIANO
SUPERTFICIAL
ARENOSO
CLASE:
CLIMA:
II
III
PLUVIOSIDAD
(m.m)
IVX
1200
VI
TEMP. MEDIA (C) 12
VII
VIII
ALTITUD
(msnm.)
2684
- 7 - USO ACTUAL DEL SUELO
CONCEPTO
SUPERFICIE
ESTADO
EDAD DE CULTIVOS
MAZ
0.0255
BUENO
6 MESES
SEMOVIENTES
NINGUNO:
216
OBSERVACIONES:
..
- 8 - DESTINO ECONMICO
DESTINO ECONMICO:
AGRICOLA.X
TURISMO
HUERTO FAMILIAR
PECUARIO
HABITACIONAL
OTROS
FORESTAL
BIACUATICO
- 9 - ACCIONES DE APOYO
APELLIDOS Y NOMBRES DE ASISTENTES A LA

INSPECCIN
EN CALIDAD DE TEC. DE TITULACIN
ING. AGR. RUBEN CARTAGENA

ALBARRAN DE LA TORRE JOSE ANTONIO
POSESIONARIO
YAMBERLA DE LA TORRE MARIA ZOILA.
POSESIONARIO
NOMBRES Y APELLIDOS DE TESTIGOS O CONLINDANTES
DE LA TORRE RAMOS ANA REBECA

MALDONADO
HUMBERTO
DE
LA
TORRE
1003498100
JESUS 1003735972
- 10 - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
DEL RECONOCIMIENTO EN CAMPO, DE LA INFORMACIN DEL SOLICITANTE Y DE LA

REVISIN DEL EXPEDIENTE SE COLIGE QUE:
217
LOS INTERESADOS ESTN EN POSESIN TRANQUILA, PACFICA E ININTERRUMPIDA

DEL PREDIO EN MENCIN.
EL TERRENO POSEE LINDEROS FIJOS, CONCORDANTES CON EL INFORME DE

LINDERACIN Y LEVANTAMIENTO PLANIMTRICO QUE OBRA DEL EXPEDIENTE.
EL TERRENO NO SE ENCUENTRA EN REA URBANA NI EST DENTRO DE REAS DEL

PATRIMONIO DEL MAE.
POR LO INDICADO ANTERIORMENTE SE DETERMINA QUE EL LOTE DE TERRENO NO

TIENE ANTECEDENTES DE DOMINIO, CONSIDERANDOSE TERRENO DEL ESTADO POR
LO QUE SE RECOMENDA SE CONTINUE CON EL TRMITE DE ADJUDICACIN.
YO, (NOSOTROS): ING. AGROPECUARIO. RUBEN CARTAGENA
DECLARAMOS QUE EL PRESENTE INFORME LO REALIZAMOS BAJO JURAMENTO,

PREVENIDOS DE LA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA CIVIL Y PENAL
F.
C.C. No.100248484-6
F..
C.C. No.
FECHA DE PRESENTACIN DEL INFORME: 21/05/2010
ANEXOS:
EN CASO DE REQUERIR MAS ESPACIO, UTILICE HOJAS SIMPLES Y FIRMELAS
218
INSTRUCTIVO DEL REPORTE DE AVALOS DE TIERRAS

Origen: Se origina al momento de ingresar los datos del informe de inspeccin al sistema de
avalos.
Objetivo: Con el propsito de determinar el valor del avalo correctamente y mantener respaldos
digitales de los avalos.
Funcionario responsable: Tcnico de avalos
Descripcin:
El detalle del avalo de tierras en base a informes de inspeccin es responsabilidad del tcnico de
avalos. Contiene lo siguiente:
Se debe ingresar al sistema el No. oficio de disposicin, fecha de la elaboracin se colocar en el
espacio sealado en el formato Lugar, Da, Mes, Ao y Hora, haciendo referencia al trmite No. y
fecha.
En el cuadro de detalle constar los nombres y apellidos del usuario, No. de cdula de ciudadana,
Provincia, Cantn, Parroquia, Sector, Fecha de Elaboracin, Tipo de Avalo, Superficie, Precio
Unitario y Total.
En concepto, se registrar la razn del ingreso. En el espacio de documento que justifica el pago, se
registrar el No. de avalo.
Firmas:
El Delegado de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Imbabura.
Tcnico de avalos.
Original: Se ubica al expediente.
Primera copia: El tcnico de avalos.
Segunda copia: Se enva a Tesorera.
219
DOCUMENTO N 12.
REPORTE DEL AVALO
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERA, ACUACULTURA Y PESCA
SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA
DETALLE DEL AVALU DE TIERRAS EN BASE A INFORMES DE INSPECCIN
Pgina 1/1
OFICIO N
IBARRA, Mayo 23 del 2011 6:35pm
REFERENTE AL TRMITE 7 DE FECHA 23-05-2011
Nombres
Cdula
Provincia
Cantn
T. Avalo
Superficie
SA N J UA N A LTO
23-May-2011
Fec. Elab.
Vivienda
249MTS2
0.0450
11,21
SAN MIGUEL DE URCUQUI SA N BLA S
IR UG UINC HO
23-May-2011
Vivienda
98 MTS2
0.0600
10,00
IMBABURA
SAN MIGUEL DE URCUQUI TUM B A B IR O
C R U Z TO L A
23.May-2011
Vivienda
96 MTS2
0.0600
10.00
IMBA8URA
OTAVALO
SA N JUA N DE ILUM AN CARABUELA
23-May-2011
Vivienda
821 MTS2
0.0600
49.26
1003267950
IMBABURA
OTAVALO
G O NZ LE Z S UA R E Z
23-May-2011
Vivienda
340 MTS2
0.0450
6.30
1003639737
IMBABURA
SAN MIGUEL DE URCUQUI LA MERCED DE BUENOS AIRES SA N VIC E NTE
23-May-2011
Vivienda
260MTS2
0.0410
10,53
ID.
35437
ANGELA CABASCANGO PORATE
1704971926
IMBABURA
OTAVALO
35438
JORGE SESARBO DE LA CRUZ MUENALA
1000869285
IMBABURA
35439
MARA JUANA QUILCA ROMERO
1001757895
35440
MARA CECILIA MORAN MAIGUA
1002943395
35441
MARA DOLORES PAISANO TOCAGON
3S442
MARGOTH VIOLETA ALVAREZ CISNEROS
Parroquia
SA N LUIS
Sector
CALUQUI
Avalos realizados de acuerdo a los parmetros establecidos en las Resoluciones Administrativas detalladas en el Art, 2 de la Resolucin Administrativa 02 del 25 de Marzo del 2011.
FIRMA DEL DELEGADO SSTRA -I

220
P. Unitario
Total
INSTRUCTIVO DE LA SOLICITUD DE TIERRAS
Origen: Se origina al momento de ingresar el trmite a la institucin.

Objetivo: Ingresar los datos personales de l o los interesados para realizar el trmite.
Funcionario responsable: Analista de Titulacin
Descripcin:
En el primer prrafo de la solicitud de tierras, debern constar los datos personales de l o los
interesados, como son; nombres completos, No. de la cdula de ciudadana, nacionalidad, estado
civil, edad (respectivamente).
El segundo prrafo contiene; aos de posesin tranquila, pacifica e ininterrumpida, nombre del
lote, superficie, Provincia, Cantn, Parroquia y Sector.
En el ltimo prrafo debe describir a que tipos de labores se dedic durante todo el tiempo de
posesin.
l o los interesados declaran bajo juramento que los datos consignados en esta solicitud son
verdaderos.
Firmas: En los casilleros legalizarn tanto los interesados como el analista de titulacin y se
deber escribir el lugar de presentacin, fecha y hora del documento.
Archivo: La original se ubica al expediente y una copia se enva al archivo.
221
DOCUMENTO N 13
SOLICITUD DE TIERRAS
FUENTE: Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria
222
INSTRUCTIVO DE LA DECLARACIN JURAMENTADA E IMPRESIN DE HUELLAS

DIGITALES.
Origen: Se origina al momento de ingresar el trmite a la institucin.
Objetivo: Permitir que los usuarios realicen la declaracin juramentada en forma libre, voluntaria y
estn consientes de la gravedad del mismo y de las penas de perjurio, para as evitar las oposiciones e
invasiones.
Funcionario responsable: Analista de Titulacin.
Descripcin: La declaracin juramentada es responsabilidad del analista de titulacin realizar en
presencia de l o los interesados. Contiene lo siguiente:
Nombre del Director Distrital y Delegado Provincial de la Subsecretara de Tierras.
Adems se debe incluir los datos personales de l o los interesados, como son; nombres completos, No.
de la cdula de ciudadana, nacionalidad, estado civil, ocupacin, direccin domiciliaria, No. de la
solicitud de tierras, fecha de presentacin del documento, aos de posesin tranquila, pacifica e
ininterrumpida, superficie, Provincia, Cantn, Parroquia y Sector, linderos y dimensiones del predio
(norte, sur, este, oeste).
Explicacin de cmo se adquiri el predio, reconocimiento de firmas de los solicitantes y firma del
Delegado de la institucin.
Razn de impresin de huella digital se debe escribir los nombres completos de l o los interesados, No.
de cdula de ciudadana, en que ciudad fue expedida, nombre del Delegado Provincial.
Firmas: El Delegado Provincial de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin
Imbabura.
Original: se ubica al expediente.
Primera copia: se entrega al usuario.
Elaborado por: Autoras
223
DOCUMENTO N 14
DECLARACIN JURAMENTADA E IMPRESIN DE HUELLA DIGITAL
Seor:
Director de Titulacin de Tierras:
Director Distrital Central:
Delegado Provincial de la SSTRA IMBABURA:
Yo/Nosotros: FLORES TITUAA MANUEL MESIAS Y TAMBA IMBAQUINGO CORONA CELESTE.

Portadores de las cdulas de ciudadana No. 100229386-6 Y 100293846-0 de
nacionalidad ECUATORIANA, de estado civil CASADOS, de ocupacin QUEHACERES
DOMESTICOS
domiciliados EN EL SECTOR alcance a la solicitud de tierras No. 09472,
presentada el11-04-2011;en forma libre y voluntaria comparecemos ante usted y

explicados de la gravedad del juramento y de las penas de perjurio, advertido/s de
decir la verdad con claridad y precisin declaramos bajo juramento lo siguiente: Que
los datos consignados en la solicitud de tierras que antecede son verdaderos. Que en
forma pacfica, tranquila e ininterrumpida y con nimos de seor/es y dueo/s, por el
tiempo aproximado de 8 aos, vengo/nimos manteniendo la posesin de un lote de
terreno de 0,0281 Has. de superficie, ubicado en el sector SANTA ISABEL
Parroquia ANDRADE MARN Cantn ANTONIO ANTE Provincia IMBABURA enmarcado en los
siguientes linderos y dimensiones:
224
NORTE: CON TITUAA MENCEDES EN 22,70 m.

SUR:
CON TITUAA ROSA EN 22.90 m
ESTE:
CON TITUAA CLEMENTINA EN 12.50 m.
OESTE: EN PARTE CON TITUAA ROSA EN 9.20 m Y CON INGRESO PRIVADO EN 3 m.

Predio que lo adquir i/mos por: CESION DE DERECHOS POSESORIOS DE MI MADRE MONICA
REBECA TITUAA DE FORMA VERBAL.
Conforme justifico/camos con el documento adjunto/amos. Que sobre este bien

inmueble no existe conflictos de tierras, problemas de linderos y colindantes ni con
terceras personas. Que desconozco/cemos que sobre este predio exista escrituras
pblicas con antecedentes legales de dominio o propiedad, por lo que presume/n que
este bien inmueble es baldo y de dominio del Estado ecuatoriano. Que no se
encuentra/n incursos en lo preceptuado en el Art. 30 de la Codificacin de la Ley de
Desarrollo Agrario y Arts. 14 y 15 de la Ley de Tierras Baldas y Colonizacin
codificada.- Leda que le/s fue esta su declaracin al/los compareciente/s, ste/os se
afirman y se ratifican en todo su contenido, firmando para constancia al pie de la
presente. En este mismo acto reconoce/n el/los comparecientes que la firma y rbrica
impresas en este documento son suyas y las reconoce/n como tales por ser las que
utiliza/n en todos sus actos tanto pblicos como privados.-Otavalo, 02 de abril
2011.
f.).
f.)..
C.C.No100229386-6
C.C.No100293846-0
225
del
f.)..
C.C.No
C.C.No
f.)..
ING.AGR. MARCO GUILLERMO FLORES CASTILLO
DELEGADO SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA IMBABURA
RAZN DE IMPRESIN DE HUELLA DIGITAL
, portador/a de la
cdula de ciudadana No. ., expedida en la ciudad de.
.., el .,
al no saber ( ) o poder ( ) firmar la solicitud de tierras y la declaracin juramentada
que antecede; mediante este acto dejo impresa la huella digital del dedo pulgar
derecho ante el seor Delegado.- ., .dedel
f.)..
ING. AGR. MARCO GUILLERMO FLORES CASTILLO
DELEGADO SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA IMBABURA
226
INSTRUCTIVO DEL INFORME DE ACTIVIDADES SEMANAL Y MENSUAL

Origen: Se origina al momento de presentar un resumen de las actividades semanales y mensuales.
Objetivo: Presentar un informe consolidado de las actividades realizadas de los funcionarios.
Funcionarios responsables: Todos los funcionarios de la institucin deben presentar el informe de
actividades.
Descripcin:
La presentacin del informe de actividades mensual es responsabilidad de todos los funcionarios
informar de las actividades desarrolladas en la semana y el mes, se debe presentar al final de cada mes
y entregar al Delegado Provincial.
El informe semanal se presenta al Distrito Central de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria.
El informe mensual se presenta al MAGAP I, Matriz de la Subsecretara de Tierras y Reforma
Agraria y Gobernacin.
Nombre del tcnico, proceso, cargo que desempea.
Provincia, Ciudad, Perodo al que pertenece el informe a presentar.
En el casillero Para: se debe escribir el nombre del Director Regional del MAGAP Imbabura.
Se deber incluir en breves rasgos los antecedentes de la Institucin, no ms de 10 lneas. Se
describir las actividades cumplidas y novedades presentadas en el transcurso del mes.
Original: se entrega al delegado.
Primera copia: se entrega a cada funcionario para respaldo personal.
Firmas:
El tcnico responsable
El Delegado Provincial de la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria.
227
DOCUMENTO N 15
INFORME DE ACTIVIDADES SEMANAL Y MENSUAL

NOMBRE:
GIOVANNA VINUEZA G.
PROCESO:
TCNICO DE CAMPO
SSTRA
CARGO:
TCNICO DE TITULACIN
PROVINCIA: IMBABURA
CIUDAD:IBARRA
PERIODO: ENERO 2011
PARA: ING. AGR. ROBERTO CONEJO

Director regional del MAGAP-Imbabura
ANTECEDENTES:
Desde la desaparicin del INDA mediante Decreto Ejecutivo No 373 del 28 de Mayo del 2010, se crea
la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria (SSTRA), perteneciente ahora al MAGAP, la cual
viene desarrollando sus actividades de la mejor manera posible, ya que en este proceso de transicin
se han presentado algunos problemas que han limitado de alguna manera el avance normal del proceso
de Titulacin de Tierras, inconvenientes que poco a poco se van superando, para cumplir con esta
labor social.
ACTIVIDADES CUMPLIDAS:
Realic inspecciones de los predios, con la finalidad de evacuar todos los expedientes rezagados del
Ex INDA este mes evacue un nmero de 118 expedientes (del 3 al 31 de Enero /2011), presentando
ciertos expedientes de adjudicacin las siguientes novedades:
-
20 de Enero.- Se realizo las inspecciones en varios sectores del cantn Otavalo, el

expediente N 2465 se encuentra en zona urbana por lo que no se pudo concluir el trmite,
el expediente N 4297 presenta problemas de reparticin de tierras.
228
Del 25 al 28 de Enero.- se realizo las inspecciones en varios sectores de los Cantones

Otavalo, Pimampiro y Urcuqu el expediente N 2780 el interesado solicita archivar el
trmite por problemas con la comunidad, del expediente N 5263 no se realizo la
inspeccin ya que existe una denuncia de oposicin a la adjudicacin, por parte de la Sra.
Olga Pasquel Vsquez, el expediente N 11067 presenta inconsistencia en los planos por lo
que se envi a corregir.
Recepcin de correcciones y envo de planos por corregir.
Atencin a varios usuarios que requeran informacin.
..
ING. GIOVANNA VINUEZA G.
TCNICO DE TITULACIN
..
ING. MARCO FLORES CASTILLO.

DELEGADO PROVINCIAL SSTRA-IMBABURA
229
CUADRO N 16.
SMBOLOS QUE SE UTILIZ PARA LA ELABORACIN DE LOS
FLUJOGRAMAS
INICIO, FIN
CONECTOR
DOCUMENTO
REGISTRO
REPORTE
230
ARCHIVO TEMPORAL
ARCHIVO PERMANENTE
DECISIN
PROCESO
ALMACENAMIENTO
INDICADOR DE DIRECCIN O
LNEA DE FLUJO
4.3 VALIDACIN DE LA PROPUESTA

231
4.4 CONCLUSIONES
1. Actualmente la Institucin no cuenta con una herramienta til por lo que es

importante y necesario el disponer de un efectivo Sistema de Control Interno
que sirva de apoyo para la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura, y en cualquier institucin sin distincin se da por lo
prctico que resulta medir la eficiencia y la productividad de las actividades, al
momento de implantar los procesos de control y supervisar su cumplimiento.
2. El Sistema de Control Interno diseado, promueve o evita gastos innecesarios y

genera respuestas ante circunstancias cambiantes, que se presentan por los
siguientes motivos, la modernizacin, crecimiento de usuarios, crisis
econmicas, avances tecnolgicos etc. y que deben ser enfrentadas con procesos
adaptables a los cambios.
3. El Sistema de Control Interno ms que un proceso, es un fin que se lo consigue

con colaboracin, planificacin y un eficiente control por parte de los llamados a
supervisar su aplicacin.
4. Contribuir a la Institucin para el mejoramiento de los procesos, direccin,

supervisin y por ende la optimizacin de los recursos con un ambiente de
control donde la tica juegue un papel importante.
232
5. Todos los departamentos que conforman la Subsecretara de Tierras y Reforma

Agraria, Delegacin Imbabura, son importantes, pero existen reas que siempre
van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad
dentro de la Institucin.
6. Un trabajo de investigacin siempre deber ser realizado desde una ptica de

desarrollo, innovacin y cambio, de manera que los funcionarios conozcan los
beneficios de colaborar con el proyecto, solo ah se obtendr una informacin
real, oportuna y til, que cumplan con las expectativas.
4.5 RECOMENDACIONES
1. Las autoridades, jefes, directivos y dems dirigentes son los llamados a

preocuparse ms en el tema referente al Control Interno, ya que es una
herramienta indispensable para llegar a tener una gestin operativa ptima.
2. La Institucin debe establecer un cronograma de actualizacin de sus procesos

de control de manera peridica, con lo que conseguir estar preparada para
futuras contingencias inherentes a cambios polticos, econmicos, sociales y de
cualquier ndole que afecte a sus actividades.
233
3. Un objetivo a corto plazo que se debe plantear toda institucin, es tener un

eficiente y efectivo Sistema de Control Interno y proponer como poltica
institucional su perfeccionamiento y aplicacin a todos los niveles de autoridad
sin distincin alguna, el presente trabajo est sujeto a modificaciones por parte
de la institucin de acuerdo a los cambios que se presenten en el futuro
permitiendo as su funcionabilidad, y servir como un instrumento de consulta.
4. Establecer y dar a conocer disposiciones disciplinarias para los funcionarios que

violen los reglamentos o no cumplen con los cdigos de comportamiento y tica
profesional.
5. Atencin al cliente siempre estar a merced de la opinin pblica, por lo que

siempre requerir de mejoras y cambios, que aumenten su funcionabilidad, pero
no es motivo para eliminar controles y procesos internos, que pongan en riesgo
los recursos administrados.
6. Las deficiencias o debilidades del Sistema de Control Interno detectadas a travs

de los diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas para que
se adopten las medidas de ajustes correspondientes y as evitar posibles
contingencias.
234
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237
238
ANEXO N 1. PERFIL DE TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE

INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORA Y FINANZAS, CPA
I. TEMA
Diseo e implementacin de un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin
de los recursos, en
la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin
Imbabura.
II. PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El presidente de la Repblica, Rafael Correa, a travs del decreto 373 del 28 de Mayo
de 2010, dispuso que se suprima al Instituto Nacional de Desarrollo Agrario (INDA) y
que el Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (Magap) asuma todas
las competencias de esa dependencia. Dicho decreto crea la Subsecretara de Tierras y
Reforma Agraria, que se encargar de la titulacin, expropiacin y adjudicacin de
tierras.
La disposicin transitoria nica seala seis meses de plazo mximo, el INDA resuelva
todas las controversias, reclamos y dems causas que se iniciaron antes de la expedicin
del decreto, una vez cumplido ese plazo la entidad queda extinta. Este nuevo marco
institucional se da tras las denuncias de supuestos actos irregulares en las dependencias
provinciales del INDA, especialmente en el distrito de Guayas-Santa Elena, en perjuicio
de organizaciones comunales y tnicas.
239
Actualmente en la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria por los cambios que se

denotan anteriormente se evidencia ciertas falencias como el no contar con una asesora
jurdica que
ayude al usuario a resolver casos
de oposicin a la adjudicacin,
denuncias de invasiones y expropiaciones, los mismos que se ven obligados acudir a los
servicios de abogados particulares, ocasionndoles gastos innecesarios en la realizacin
del trmite.
Al no existir una segregacin de funciones en las diversas actividades que se realiza en
la institucin, la misma persona es asignada como secretaria recaudadora de la
delegacin, originando la duplicidad de funciones y una posible desviacin de fondos.
Otro de los casos que se evidencia es en el digitador que tambin realiza avalos,
creando sobrecarga de trabajo, malestar en los funcionarios, la posibilidad de cometer
errores en la elaboracin del informe tcnico de campo y la determinacin del valor del
avalo.
La Institucin no cuenta con registros automatizados de documentos, lo que ocasiona la

desorganizacin del archivo, prdida de expedientes e impide una localizacin
inmediata de los mismos, y no se le pueda brindar una atencin oportuna al usuario.
A pesar de que la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria tenga el manual de
procedimientos sobre la
investigacin de tenencia y explotacin del predio, los
tcnicos designados, realizan su trabajo incumpliendo esta normativa, originando que el

usuario tenga que firmar un documento en blanco y desconozca el contenido del
informe, sin garantizar la adecuada manipulacin del mismo.
Existe un nivel considerable de usuarios que acuden a la Institucin a requerir
informacin para la legalizacin de la tenencia de tierras, debido a que no hay un
240
responsable exclusivo en la atencin al usuario, por lo que estos se encuentran en la

penosa situacin de pedir informacin a cualquier funcionario sin tener una gua
adecuada para realizar sus trmites, dando lugar a la existencia de tramitadores,
topgrafos paralelos, que cobran valores altos para realizar el trmite e incluso la
prdida de tiempo del mismo.
FORMULACION DEL PROBLEMA
Cmo mejorar la utilizacin de los recursos en la Subsecretaria de Tierras y Reforma

Agraria, Delegacin Imbabura?
DELIMITACION DEL PROBLEMA
OBJETO DE ESTUDIO: Proceso de Control Interno

CAMPO DE ACCION: Sistema de Control Interno
LUGAR: Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura
TIEMPO: 2011
III. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear e implementar un sistema de control interno aplicando la norma vigente, para
mejorar la utilizacin de los recursos, en la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin Imbabura.
241
OBJETIVOS ESPECFICOS
Fundamentar tericamente el sistema de
control interno,
procesos
Administrativos Financieros y recursos de la Institucin.

Diagnosticar el manejo de los procesos Administrativos- Financieros de la
Institucin para establecer el uso de los recursos.
Disear formatos que permitan definir estndares de control.
Determinar parmetros de valoracin de procesos.
Elaborar cuestionarios de control interno.
IV. ESQUEMA DE CONTENIDOS

CONTROL INTERNO
e.
Definicin
f. Clases de control
g. Caractersticas del control interno
h. Objetivos del control interno
i. Componentes del control interno
j. Ambientes de control
k. Evaluacin de riesgos
l. Actividades de control
m. Supervisin
242
n. Comprensin de la estructura del control interno

o. Alcance y naturaleza del control interno
p. Importancia relativa
q. Mtodos de valuacin del control interno
r. Control Interno Financiero
s. Control Interno Administrativo
MANUALES
-
Definicin
Alcance y limitaciones de los manuales
Clases
Definicin de sistema
Enfoque de sistema
Elementos bsicos de un sistema
Definicin de procesos
Definicin de regulaciones
Definicin de recursos
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
-
Planificacin
243
Organizacin
Direccin
Coordinacin
Control
PROCESOS FINANCIEROS
Determinacin y recaudacin de los ingresos
Constancia documental de la recaudacin
Registro de la recaudacin
Procesos de recaudacin
Reportes
Especies valoradas
Verificacin de los ingresos
Medidas de proteccin de las recaudaciones
Cuentas corrientes bancarias
Conciliaciones bancarias
Control previo al pago
REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

FINANCIERO
-
Pasos de la evaluacin
Determinacin de los controles establecidos
Factores a tomarse en cuenta al revisar y evaluar el control interno

244
Polticas generales
Polticas especficas
Polticas Administrativo Financiero
Polticas para el desempeo del personal Administrativo Financiero
Procedimiento que desarrolla responsable de la Unidad Provincial.
Procedimiento que desarrolla responsable Tcnico Jurdico.
Procedimiento que desarrolla responsable Tcnico de titulacin.
Procedimiento que desarrolla responsable Tcnico de Archivo.
Procedimiento
que
desarrolla
responsable
asistente
Administrativo
Recaudador.
-
Procedimiento que desarrolla responsable Tcnico Socio Organizativo.
Procedimiento que desarrolla responsable Digitador.
Procedimiento que desarrolla responsable Analista Implementador.
Procedimientos de documentacin.
Cuestionarios de control interno.
Matriz de control interno.
V. IDEA A DEFENDER
Con la elaboracin e implementacin de un sistema de control interno, se mejorar la
utilizacin de los recursos, en
la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria,
Delegacin de Imbabura.
245
VI. BIBLIOGRAFIA
ARANDA, Alcides, (2005), Planificacin Estratgica, Editorial Universitaria,
2da. ED.
BENLCAZAR, Marco, (2010), Gua para realizar trabajos de grado, 2da ED,
The House of Project, Ecuador.
BOHLANDER, George, (2008). Administracin de recursos humanos, 12 da.
ED, Thomson Editores.
CONTRALORA
GENERAL
DEL
ESTADO
Manual
de
Auditora
Gubernamental.
DE LA PEA, Alberto, (2005), Administracin, Thomson Editores, 1ra ED,
Espaa.
ESTUPIAN, Rodrigo, (2010), Control Interno y Fraudes, Ecoe Ediciones
Ltda, 1ra. ED, Bogot.
GOMEZ, Guillermo, (2006), Sistemas Administrativos Diseos y Anlisis,
Grficos Vsquez.
HERNNDEZ, Roberto, (2007), Fundamentos de metodologa de la
Investigacin, 1ra. ED, McGraw Hill, Espaa.
KOONTZ, Harold, HEINZ, (2006), Elementos de Administracin, 6ta ED, Mc
Graw Hill, Mxico.
MANTILLA, Samuel (2009), Auditora de control interno, 2da. ED, Ecoe
Ediciones, Bogot.
MANUAL
DE
NORMAS
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
LAS
ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS

PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
246
RECURSOS PBLICOS. Acuerdo 039 - CG - 2009 (16/11/2009) R.O. 78 (0112-2009) Y SUPLEMENTO R.O. 87 (14/12/2009).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS PRODUCTOS EXTERNOS DE
LA SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, (Julio 2010).
MUOZ, Carlos, (2006), Cmo Elaborar y Asesorar una Investigacin de
Tesis, Pearson Prentice Hall, 2ra ED, Mxico.
PIMENTEL, Hctor, (2008), Normas de Auditora Generalmente Aceptadas,
Trillas, 1ra. ED, Mxico.
POSSO, Miguel, (2009), Metodologa para el Trabajo de Grado, 3ra ED,
Ecuador.
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA DECRETO EJECUTIVO (2010),
Suprimir el INDA, Quito Ecuador.
LOPEZ, Juan A.et al. (2010), El Contador Pblico Auditora Interna,
Edicontab, 1ra ED, Colombia, Jhon Larsen,
STONER, James, (2005), et al, Administracin, Prentice Hall. Inc, 6ta. ED.
WHITTINGTON, Ray, et al,
(2005), Principios de
McGraw-Hill.
247
Auditora, 14ta. ED,
ARBOL DE PROBLEMAS
Inadecuada
atencin
al
usuario y aumento
del gasto en el
trmite.
Inequidad en la
asignacin
de
funciones.
La
desorganizacin
del archivo y
prdida
de
documentos.
Mal manejo de
trmites en el
rea
de
recaudacin.
Inadecuada
manipulacin
documento.
del
Desviacin
fondos.
de
Insatisfaccin y
prdida
de
tiempo para el
usuario.
EL DEFICIENTE SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS, PROVOCA EL MAL USO DE LOS
RECURSOS EN LA SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACION IMBABURA
Ausencia de
asesora jurdica.
No
existe
segregacin de
funciones.
La institucin no
Inadecuada
cuenta
asignacin
con
registros
de
responsabilidades.
automatizados de
documentos.
248
Aplicacin
incorrecta en el
proceso
de
inspeccin
de
campo.
Duplicidad
de
funciones que no
concuerdan.
No
hay
un
responsable para
la
orientacin
adecuada
al
usuario.
ANEXO N 2. ENCUESTA DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DE LA

SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN
IMBABURA
OBJETIVO: Conocer que tan importante es la implementacin del sistema de control

interno en la Institucin.
INSTRUCTIVO:
Lea con detenimiento las preguntas para que proporcione las respuestas ms
adecuadas.
Las respuestas que nos brinden son confidenciales.
Marque con una X la respuesta que Ud. considere.
CONTENIDO
1. Conoce si la institucin dispone de algn documento que regule las funciones
desempeadas por Ud. diariamente?
Si.
No
2.
Estn claramente definidos sus deberes y responsabilidades de su trabajo?

Si.
No.
3. El personal con que cuenta su departamento es el necesario para cumplir en

forma eficiente las actividades encomendadas?
249
Si
No..
4.
Considera usted que existe una adecuada segregacin de funciones para cada
uno de los procesos realizados en la institucin?
Si
No..
5. Existe una persona encargada del asesoramiento jurdico en la Delegacin de

Imbabura?
Si.
No
6.
Existe una persona encargada de la atencin al usuario en la Delegacin de

Imbabura?
Si....
No...
7.
La institucin cuenta con registros automatizados de documentos?

Si.
No
8. Interviene Ud. en la planificacin del manejo de los recursos que realiza la

Direccin?
Si.
No
250
9. Con que frecuencia la direccin realiza reuniones para determinar si los

objetivos planteados han sido alcanzados?
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
10. Existen documentos que den a conocer sobre el uso y destino de los recursos?
Si.
No
11. Existe personal asignado para el control y desempeo de sus actividades?
Si
No
12. Cmo calificara Ud. la implementacin del sistema de control interno en la
institucin?
Imprescindible.
Necesario.
No es necesario.
251
ANEXO N 3. ENTREVISTA APLICADA AL DIRECTOR DEL MINISTERIO DE

AGRICULTURA,
GANADERA,
ACUACULTURA
PESCA
(MAGAP)
IMBABURA, Y AL DELEGADO DE LA SUBSECRETARIA DE TIERRAS Y

REFORMA AGRARIA, DELEGACIN IMBABURA.
OBJETIVO
Conocer el criterio del Director del (MAGAP), y del Delegado de la Subsecretaria de

Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura, sobre el diseo e implementacin de
un sistema de control interno, para mejorar la utilizacin de los recursos, en
la
institucin.
DATOS INFORMATIVOS
Nombre del entrevistado:
Cargo que desempea:
GUIA DEL CONTENIDO
1. La Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura cuenta

con un sistema de control interno que permita realizar un control del uso de los
recursos.
2. Cree Ud. que la elaboracin e implementacin de un sistema de control interno

para la Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura es
necesaria, y cul es su expectativa ante el desarrollo de la presente propuesta.
252
3. La Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura cuenta

con el personal necesario.
4. Los funcionarios de la institucin cumplen con las funciones y responsabilidades

encomendadas.
5. La informacin del uso de los recursos se da a conocer en forma clara, adecuada

y exacta de tal manera que tras el estudio y anlisis, nos permita la toma de
decisiones oportunas.
6. El departamento de R.R.H.H cuenta con mtodos de control, que permita

supervisar y dar seguimiento del desempeo laboral.
7. La Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura dispone

de procedimientos que permita tener un control en la utilizacin de los recursos
econmicos, humanos y de tiempo.
253
ANEXO N 4 RESOLUCIN ADMINISTRATIVA No. 6
INSTITUTO NACIONAL DE DESARROLLO AGRARIO

INDA
RESOLUCIN ADMINISTRATIVA No. 6

DR. JUAN JACOME PASQUEL
DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUO NACIONAL DE DESARROLLO
AGRARIO INDA.
CONSIDERANDO:
Que, de acuerdo al literal a) del artculo 37 de la ley de Desarrollo Agrario codificada en
el ao 2004, es atribucin del INDA: Otorgar ttulos de propiedad a las personas
naturales o jurdicas, que estando en posesin de tierras rusticas y teniendo derecho a
ellas, carecen de ttulo de propiedad;
Que, es competencia del INDA adjudicar las tierras rsticas de su propiedad, cuando se
compruebe una tenencia ininterrumpida mnima de cinco aos, previo su pago de
acuerdo al avalo practicado por el INDA,
Que, con fecha 24 de enero del 2005 el INDA emite las Resoluciones Administrativas
N: 2 y N: 3, que establecen una nueva tabla de precios para el avalo por hectrea de las
tierras que son de su propiedad y el precio por m 2 para los lotes de vivienda y huertos
familiares que el INDA adjudique.
Que, la globalizacin de la economa, nos obliga a ser ms competitivos, siendo el
sector agropecuario uno de los sectores ms vulnerables por la poca tecnificacin
aplicada a los procesos productivos, y los bajos ingresos que perciben por sus
productos, por lo que es necesario que el Estado incentive y apoye al pequeo
agricultor, fijando un precio justo en los avalos de tierras que son de propiedad del
INDA.
En uso de las facultades que le confiere el numeral 5 del artculo 42 de la Ley de
Desarrollo Agrario codificada.
254
RESUELVE:
ART 1. Dejar sin efecto las Resoluciones Administrativas No. 2 y 3 del 24 de Enero del
ao 2005 y la Resolucin Administrativa No. 5 del 18 de febrero del 2005.
ART 2. Rebajar el 50% del valor del avalo de la tierra de los predios de vivienda y los
huertos familiares, de la Resoluciones Administrativas No. 12 del 13 de febrero del ao
2001.
ART 3. Fijar en $10.00 USD, el valor mnimo del avalo de un predio, sean estos, de
vivienda y huertos familiares, que el INDA adjudique y se encuentre inmerso en el
artculo anterior.
ART 4. La presente resolucin administrativa entrar en vigencia a partir de la fecha de
su expedicin, sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial.
ART 5. De la ejecucin de la presente resolucin encrguese a las unidades
administrativas y competentes.
Dado en Quito, Distrito Metropolitano a los: 9 de marzo 2005
255
ANEXO N 5 DECRETO N 373
DECRETO N 373
RAFAEL CORREA DELGADO
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DELA REPBLICA
CONSIDERANDO
Que, el artculo 147, numerales 5 y 6 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador
otorga facultades al Presidente de la Repblica para dirigir la administracin pblica, y
para crear, modificar y suprimir los ministerios, entidades e instancias de coordinacin;
Que, el artculo 5 de la Ley de Modernizacin del Estado, promulgada en el Registro
Oficial 349 del 31 de diciembre de 1993, dispone la racionalizacin de la estructura
administrativa y econmica del sector pblico, distribuyendo adecuada y eficientemente
las competencias, funciones y responsabilidades de sus entidades y organismos;
Que, el artculo 17 de esa misma Ley, dispone que el Presidente de la Repblica tendr
la facultad de emitir disposiciones normativas de tipo administrativo dentro del mbito
del Gobierno Central, para suprimir entidades pblicas que no presten una atencin
eficiente y oportuna a las demandas de la sociedad;
Que, el artculo 11 del Estatuto del Rgimen Jurdico Administrativo de la Funcin
Ejecutiva, otorga al Presidente de la Repblica la atribucin de controlar y evaluar los
logros y resultados de carcter fundamental alcanzados por los organismos, entidades y
empresas de la Funcin Ejecutiva, dirigir los aspectos sustanciales de la administracin,
la economa, la defensa nacional, el desarrollo social comunitario, y las relaciones
exteriores del Estado Ecuatoriano, asignar competencias y reorganizar organismos de la
Funcin Ejecutiva;
Que, el Consejo Superior del INDA, segn se desprende del Acta de la reunin de mayo
21 del 2010, resolvi que el INDA transfiera sus competencias al Ministerio de
Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca, con el fin de asegurar un desarrollo
agrario con justicia y equidad; resolucin que fue comunicada por el Presidente del
Consejo Superior al Presidente de la Repblica, mediante oficio nmero
0442/SJ/MAGAP/010 de mayo 21 de 2010;
Que, el desarrollo agrario es esencial en la estrategia del Gobierno Nacional, en cuanto
atae a la satisfaccin de necesidades nacionales y alimentarias de la poblacin,
vinculadas y dependientes de la administracin de la tierra y su produccin;
Que, el INDA no ha cumplido cabalmente sus atribuciones, las mismas que deben ser
impulsadas en el marco de la poltica pblica gubernamental para alcanzar la soberana
256
alimentaria como un objetivo estratgico del Estado ecuatoriano, como lo manda el

artculo 281 Constitucin de la Repblica; y,
DECRETO N 373
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo 147 numeral 6 de la

Constitucin de la Repblica,
DECRETA:
Artculo 1.- Suprmase el Instituto Nacional de Desarrollo Agrario, INDA, de
conformidad con las disposiciones establecidas en los artculos que a continuacin se
sealan.
Artculo 2.- Transfiranse al Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca
las competencias, atribuciones, funciones, administracin y ejecucin de polticas
agrarias, patrimonio, derechos y obligaciones del Instituto Nacional de Desarrollo
Agrario.
Artculo 3.- Para el ejercicio y ejecucin de las atribuciones de que trata el artculo
anterior, crase en el Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca, la
Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria.
Artculo 4.-Transfiranse al Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca,
el patrimonio del INDA, para lo cual se cumplirn todas las formalidades legales
relacionadas con la transferencia de bienes inmuebles; as como los recursos humanos
con nombramiento; los recursos materiales y los recursos presupuestarios del INDA,
correspondientes a la ejecucin de las facultades y funciones que en virtud de este
Decreto se transfieren.
Artculo 5.- El personal contratado que se encuentre laborando en el INDA podr ser
incorporado al Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca, previa
evaluacin y valoracin de las posiciones, de conformidad con la Ley.
En caso de existir cargos innecesarios el Ministerio de Agricultura, Ganadera,
Acuacultura y Pesca podr aplicar un proceso de supresin de puestos, para lo cual se
cumplir lo previsto en la Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, su
Reglamento y otras normas de administracin pblica, as como del Ministerio de
Relaciones Laborales, que fueren aplicables.
257
Artculo 6.- Los derechos y obligaciones constantes en convenios, contratos u otros

instrumentos jurdicos, nacionales o internacionales, vinculados con el Instituto
DECRETO N 373
Nacional de Desarrollo Agrario, sern asumidos por el Ministerio de Agricultura,
Ganadera, Acuacultura y Pesca.
Artculo 7.- El Ministerio de Finanzas pondr a disposicin del Ministerio de
Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca los recursos que fueren necesarios para el
cumplimiento del presente decreto.
Artculo 8.- Quedan derogadas todas las normas de igual o menor jerarqua que
pudieren oponerse a este Decreto.
DISPOSICIN TRANSITORIA NICA.- El Instituto Nacional de Desarrollo
Agrario, INDA, mantendr dentro de sus atribuciones la competencia, administracin y
resolucin de las controversias, reclamos y dems causas litigiosas, que en sede
administrativa, correspondieran a su jurisdiccin, iniciadas antes de la expedicin del
presente Decreto Ejecutivo, a efectos de que estas sean resueltas en el plazo mximo de
seis meses, cumplido el cual se extinguir.
DISPOSICIN FINAL.- De la ejecucin del presente Decreto, que entrar en vigor a
partir de su expedicin, sin perjuicio de su promulgacin en el Registro Oficial,
encrguense los seores Ministros de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca; y,
de Finanzas.
Dado en el Palacio Nacional, en Quito, a 28 de mayo de 2010
258
ANEXO N 6 LEY DE DESARROLLO AGRARIO, INVASIONES DE PREDIOS

RURALES
LEY DE DESARROLLO AGRARIO

CAPTULO VI
OBLIGACIONES DEL ESTADO
Pargrafo 1.- Invasiones de predios rurales
Art. 23.- Se entiende como invasin la ocupacin actual, con violencia o clandestinidad,
de tierras rsticas de propiedad privada, comunitarias, del Estado y dems entidades del
Sector Pblico.
Art. 24.- El propietario, posesionario o tenedor de tierras que fueren invadidas,
denunciar el hecho al Director Ejecutivo del INDA o al funcionario del INDA que est
expresamente delegado por el Director Ejecutivo.
La denuncia contendr la ubicacin del predio, la referencia de la parte invadida y el da
en que se produjo el hecho. El funcionario del INDA encargado del trmite verificar la
veracidad de la denuncia dentro de veinticuatro horas, debiendo presentar un informe
detallado y objetivo, bajo juramento, de la situacin que encontr en las tierras
controvertidas y sus conclusiones, de comprobarse la invasin, el Director del INDA o
el funcionario delegado expresamente por l, dispondr el desalojo inmediato de los
invasores contando con la intervencin de la fuerza pblica, la cual se encargar de
resguardar las instalaciones, pertenencias y cultivos del predio invadido.
A este efecto, oficiar al Intendente General de Polica de la provincia en que est
ubicado el predio o al Comisario Nacional del respectivo cantn, quin proceder de
inmediato. Si los funcionarios a los cuales se denuncia la invasin o la autoridades de
polica a quienes se ordena el desalojo no actuaren como lo dispone este artculo o lo
hicieren tardamente, sern responsables de la indemnizacin de daos y perjuicios,
adems de las sanciones civiles y penales a que hubiere lugar. En igual sancin y
responsabilidad incurrirn los funcionarios participantes que a sabiendas ordenaren
desalojos perjudicando derechos posesorios adquiridos.
259
ANEXO N 7 PROVIDENCIA DE ADJUDICACIN
260
261
262
263
ANEXO N 8
Direccin Provincial Agropecuaria de Imbabura
ANEXO N 9
Ing. Roberto Conejo

DIRECTOR PROVINCIAL MAGAP I
264
ANEXO N 10
Entrevista realizada al Ing. Roberto Conejo, Director MAGAP-I
ANEXO N 11
Entrevista realizada al Ing. Roberto Conejo, Director MAGAP-I
265
ANEXO N 12
Edificio del ex INDA, ahora la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria,

Delegacin Imbabura.
266

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTNOMA DE LOS ANDES

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE INGENIERAS EN

DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PARA

SUBSECRETARA DE TIERRAS Y REFORMA AGRARIA, DELEGACIN

Dra. Germania Arciniegas, Mgs.

Srta. Jackie Amaguaa

Srta. Mnica Montenegro

Hacemos pblico nuestro reconocimiento y gratitud a la Facultad de Sistemas Mercantiles,

2.1 Antecedentes investigativos .............................................................................................. 7

2.2.3.3.1 Importancia del Control Administrativo ..................................................... 31

2.2.6.1 Alcance del control interno................................................................................ 35

2.2.8.7 Limitaciones del Sistema del Control Interno ................................................... 57

2.2.17.1 Flujogramas secuenciales ............................................................................... 72

3.6.2 Gua de Entrevista .................................................................................................... 82

4.2.16 Instructivo de los documentos que se utilizan en la Subsecretara de Tierras y

FLUJOGRAMA N 3 Atencin al usuario...115

NDICE DE CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO N 2 Atencin al usuario.117

NDICE DE MATRICES DE RIESGO

MATRIZ N 1 Delegado Provincial..112

NDICE DEL INSTRUCTIVO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO N 9 Formulario para el registro ingreso de documentos206

En calidad de aspirantes al Ttulo de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditora y

mismo que permitir a la

As an aspirant to the degree of Superior Engineering in Accounting and Finance, of the

El objetivo es alcanzar la Soberana Alimentaria y la competitividad de las instituciones

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Al no existir una segregacin de funciones en las diversas actividades que se realiza en la

La Institucin no cuenta con registros automatizados de documentos, lo que ocasiona la

A pesar de que la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria tenga el manual de

Existe un nivel considerable de usuarios que acuden a la Institucin a requerir informacin

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA INSTITUCIONAL PROYECTADA A

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1.1.1 Formulacin del problema

1.1.2 Delimitacin del problema

OBJETO DE ESTUDIO: Proceso de Control Interno

1.2.2 Objetivos especficos

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En la actualidad dentro del Plan Nacional de Desarrollo como tambin en la Constitucin de

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En la Subsecretara de Tierras y Reforma Agraria, Delegacin Imbabura a pesar de existir

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Esta investigacin va a ser considerada o sustentada de acuerdo a los diferentes manuales de

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1) Prever: Avizorar el futuro y trazar el programa de accin.

La administracin es un proceso esencialmente dinmico y evolutivo y se hace uso de este

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FUENTE: Fundamentos de Administracin, Antonio Csar Amaro, 1ra. ED. 2009

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La planificacin es fundamental, ya que esta:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organizacin

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Organizacin Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Mantener un inventario de las personas disponibles

Planear las carreras

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La integracin de personal tiene que estar vinculada a la organizacin, es decir, establecer