MODELO DE PLANEACIN ECONMICA.

John Alejandro Guevara Arroyave, Mayra Alejandra Lpez, Luis

Fernando Mora.
Departamento de ingeniera industrial, Universidad del Valle, Buga Carrera 13 5-21,
C.P. 763014, Buga, Colombia.
E-mail:
guevara.john@correounivalle.edu.co;
lopez.mayra@correounivalle.edu.co;
luis.mora@correounivalle.edu.co;

RESUMEN
La medicin de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina en el estudio de trabajo que se requiere en
una organizacin donde identificamos los productos, fases o etapas, y las tareas que se realizan en cada dependencia,
despus de identificados se procede a la toma de tiempos lo cual da el tiempo estndar de cada tarea, con toda esta
informacin, lo que hace el estudio de cargas de trabajo es identificar si hay un dficit de trabajadores en alguna
dependencia o si por lo contrario hay un exceso de trabajadores en ella. Si hay un dficit de empleados en una
dependencia lo que se quiere con la medicin de cargas de trabajo es que el colaborador se sienta satisfecho e identificado
con sus funciones para as tener una mayor productividad y as la organizacin obtenga un mayor beneficio, de igual
manera si hay un exceso de trabajadores en una dependencia podran reubicar el trabajador a una dependencia que este
requiriendo mas personal.
Palabras Claves: Estudio de trabajo

ABSTRACT
Measuring workload is an essential part within the discipline in the study of work required in an organization
where we identify the products, phases or stages, and tasks that are performed on each unit, after they
identified proceed to It is taking time which gives the standard time of each task, with all this information,
which makes the study of workloads is to identify whether there is a shortage of workers in some dependency
or whether on the contrary there is a surplus of workers in she. If there is a shortage of employees in an
outbuilding what you want to measuring workload is that the employee is satisfied and identified with their
functions in order to have greater productivity and thus the organization obtain greater benefit equally if there
is a surplus of workers in a dependency could relocate the worker to a dependency that is requesting more
personal.
Keywords: Work study.

INTRODUCCION

En la actualidad, la carga de trabajo se ha

convertido en un elemento importante para el
anlisis complementario a oros como la gestin de
objetivos, la definicin de procedimiento o
valoracin de los puestos de trabajo, integrantes
de modelos que persiguen la eficacia y la calidad
en la prestacin de servicios a partid de planes
eficientes de recursos humanos, que suponen
beneficios para ambas partes, la institucin y los
empleados, en trminos de mejora de la
competitividad para la primera y d repercusiones
profesionales para los segundos, Una premisa
clave para conseguir el xito en este tipo de
estudios es, por ellos, abrirlos desde el principio a
la participacin de los trabajadores y de sus
representantes.

La metodologa para la medicin de cargas de

trabajo debe ser aplicable a todas y cada una de
las reas de gestin y todos los procedimientos y
tareas asignadas a los puestos de trabajo, para que
los resultados puedan ser comparables y permitan
la toma de decisiones.

Para la realizacin de este estudio hemos tomado

como base la gua medicin de cargas de trabajo
en entidades pblicas la cual tiene como objetivo
establecer las necesidades de personal en cada
dependencia o unidad productiva, identificando
asi los dficits o excedentes de empleados. Alli
nos dan unas pautas para este estudio y las
plantillas adecuadas para ello.

En 1997, por medio de una escisin, la compaa

Suramericana de Seguros es reestructurada,
separando la actividad operativa del negocio de
seguros de la operacin de inversiones. Como
resultado nace el Grupo de Inversiones
Suramericana (en ese momento conocido como
Suramericana de Inversiones), convirtindose sta
ltima en la compaa matriz. De esta manera se
logra definir una figura especfica para
administrar el portafolio de inversiones, en cabeza
de la compaa holding, como una actividad
separada del negocio.
Con dicha separacin se buscaba adecuar la
operacin aseguradora a las condiciones del
mercado de la poca y aprovechar las
oportunidades internacionales de expansin. As
se simplifica la estructura accionaria, se
promueven las fusiones, adquisiciones y
desinversiones en actividades econmicas no
estratgicas.
Suramericana S.A. es una subholding, que hace
parte del Grupo de Inversiones Suramericana. En
ella se agrupan inversiones en seguros y seguridad
social. Su objetivo bsico es satisfacer
integralmente las necesidades de proteccin y
ahorro de la comunidad, entregando las mejores
soluciones para sus clientes mediante servicios
diferenciados, innovacin, personalizacin de
productos y servicios, tecnologa de vanguardia y
con el compromiso de colaboradores altamente
calificados
MISION
Generar valor al accionista mediante la inversin
en empresas rentables y lderes en sus mercados y
la participacin en la creacin de nuevas
compaas, facilitando la interaccin entre ellas,
para potenciar su valor, crecimiento, eficiencia y
sostenibilidad, dentro de una actuacin
responsable.

NUESTRA HISTORIA
VISION

Al finalizar el ao 2017, triplicar el patrimonio

registrado al cierre de 2007, respaldado en un
portafolio
de
inversiones
internacional,
constituido por empresas lderes e innovadoras,
que desarrollan nuevos mercados para llegar a los
diferentes segmentos poblacionales y que
comparten
una
filosofa
empresarial,
fundamentada en el compromiso con el desarrollo
sostenible.

Equidad: Entendida como el trato justo y

equilibrado en la relacin laboral, comercial y/o
cvica con nuestros empleados, asesores,
accionistas, clientes, proveedores y con la
comunidad en general. Igualdad de trato para con
todas las personas, independientemente de sus
condiciones sociales, econmicas, raciales,
sexuales y de gnero.

PRINCIPIOS

Suramericana S.A y sus empresas filiales han

definido y promovido entre sus colaboradores
comportamientos coherentes con los principios
comunes. Cada uno de los empleados y asesores,
desde
sus
respectivos
roles,
adopta
comportamientos que se reflejan en la atencin y
el servicio prestados a cada uno de los clientes.
Transparencia: Las relaciones con la Compaa
estn basadas en el conocimiento, dentro de los
lmites de la ley y la reserva empresarial, de toda
la informacin con base en la cual se rigen
nuestras actuaciones.

Respeto: Significa que ms all del cumplimiento

legal de las normas y de los contratos pactados
con nuestros empleados, asesores, accionistas,
clientes, proveedores y con la comunidad en
general, tenemos presente sus puntos de vista,
necesidades y opiniones. Implica reconocer al otro
y aceptarlo tal como es.

Responsabilidad: La intencin inequvoca de

cumplir con nuestros compromisos, velando por
los bienes tanto de la Compaa como de nuestros
accionistas, clientes, proveedores y de la
comunidad en general.

Suramericana le ofrece al cliente la posibilidad de

depositar su confianza en sus diversas
necesidades y para ello cuenta con un excelente
portafolio que contiene los siguientes seguros:

Seguros de enfermedades graves

Seguros de exequias

Seguros de hogar

Seguros de ingeniera

Seguros de utilitarios y pesados

Seguro de vida

Seguros de rentas

Seguros de autos.

Seguros de arrendamiento

Seguros de cumplimiento

Seguros de educacin

Seguros de accidentes

METODOLOGIA
Para el desarrollo de este trabajo se procedi a la
bsqueda de una empresa que permitiera tomar los
tiempos a cada una de la tareas realizadas en cada

dependencia de la organizacin. Realizamos el

estudio en M y G Ltda. La cual es una pequea
empresa que le presta sus servicios a suramericana
de seguros.
Para poder realizar el estudio se procedi a hacer
varias visitas durante el mes de mayo y junio
donde debamos cronometrar las tareas que cada
trabajador realizaba, le hacamos preguntas al
trabajador sobre cul era su horario de trabajo y si
tena que hacer diferentes tareas en el da, cuanto
tiempo les dedicaba a cada una, etc. Con la
informacin ya recolectada procedimos a hacer
los formatos ya anexados donde nos da a conocer
la cantidad de veces que un trabajador repite la
tarea anualmente, el tiempo total en horas por
tarea, y el tiempo mensual en horas de esa tarea
realizada.
DEPENDENCIA
TRABAJO:

SUB

REAS

DE

Por el rea administrativa y los asesores que

tambin hacen parte de sura, dentro de los
servicios que prestan se encuentran los seguros de
vida, los de vehculos, plizas empresariales y
particulares
con
gran
variedad
de
especificaciones. Para ellos la empresa cuenta con
una oficina bastante amplia en la cual se pueden
distinguir como la dependencia o rea, dentro de
ella se encuentras la recepcin, la caja, la zona de
asesores, la zona de gerencia, la zona de direccin
comercial, estas conforman la dependencia como
tal, en dicha dependencia se llevan a cabo todos
los procesos administrativos que la venta de
seguros demanda, dentro de estos procesos se
encuentra la atencin al cliente, la gestin de
efectivo, la gestin logstica, la gestin
administrativa de los documentos de las plizas, el
proceso de cartera o cobro, los trabajos operativos
de los asesores, el procesos de limpieza de la
oficina, adems del proceso de asesoramiento de
los clientes, toda esta dependencia como tal es una
sub dependencia de la empresa sura, que es la
empresa principal que brinda las plizas.
PROCESOS, ETAPAS Y TAREAS
Para la realizacin del estudio se escogi:

LA RECEPCIN (solo llamadas) lugar

donde llegan los clientes en primera instancia, en
la recepcin se atiende a los clientes, se reciben
llamadas, se hace despacho y recepcin de correo,
se expiden soats. En general la encargada de la
recepcin realiza muchas actividades diferentes
por lo cual se decidi tener en cuenta no hacer
nfasis en esta rea para el estudio a realizar ms
que en la recepcin de llamadas por ser el proceso
ms repetitivo y de fcil medicin.

Fases y tareas por fase

1. Atencin al cliente.

Contestar el telfono.
Saludar amablemente.
Prestar atencin a la necesidad del cliente.
Recibir al cliente personalmente.

2. Asesorar al cliente correctamente.

Determinar lo que necesita el cliente.
Remitir al cliente con el nmero del asesor
correspondiente.
3. Tramite de documentacin.
Recibir correspondencia.
Despachar correspondencia.
Requerimientos:
Bachiller tcnico
Computador
Telfono
LA CAJA (ms especficamente la parte de
la cartera) en esta rea donde se reciben los
recaudos de las plizas, se gestionan los
desembolsos de los siniestros, la entrega de
bonos, pero todas las tardes la encargada de la
caja se ocupa del proceso de cartera, es decir
llama para cobrar las moras pendientes de los
clientes.

Fases y tareas por fase

1. Verificar deudores.

Alcanzar la lista de deudores sea virtual o

fsica.
Verificar el nmero del cliente con una deuda
atrasada.

2. Comunicarse con los deudores.

Llamar al nmero del deudor.

Saludar cordialmente
Informarle al cliente de donde se le est
llamando.
Solicitar amablemente el pago de la mora.
Requerimientos:

En el caso de la direccin comercial debido a ser

una tarea repetitiva el estudio realizado fue de
tiempos, para calcular los tiempos estndar se
utiliz un mtodo de cronometraje acumulativo

Bachiller contable
Computador
Telfono
Lista de deudores

LA DIRECCIN COMERCIAL (haciendo

nfasis en los auxiliares comerciales) que maneja
los auxiliares de formacin y desarrollo, mira la
produccin, citar las reuniones, citar a entrevistas
de trabajo para asesores, en la oficina imprime
todas las plizas que los asesores ponen nuevas y
las renovaciones.

Fases y tareas por fase

1. Organizar plizas.

Buscar las plizas expedidas

renovacin.
Imprimirlas todas.
Juntar las expedidas.
Juntar las de renovacin.

de

2. Archivar plizas.

Agregar los complementos correspondientes

a las de expedicin y encarpetar.
Agregar los complementos correspondientes
a las de renovacin y encarpetar.
Guardar en el archivo las de expedicin.
Guardar en el archivo las de renovacin.
Requerimientos:

En este caso especfico se tiene que para cada una

de las reas escogidas solo se requiere un solo
operario que realice cada una, en el caso de la
recepcin se necesita un bachiller administrativo
en adelante, para el operario a cargo de la caja se
tiene a un auxiliar contable, puede ser tcnico.
Para el encargado de la direccin comercial, se
tiene un profesional administrativo o comercial.

Auxiliar contable o comercial

Impresora
Computador
Carpetas
Papel para imprimir

CANTIDAD PROMEDIO DE VECES QUE

SE REPITE LA TAREA EN EL MES
La recepcin
-

Atencin al cliente
.
Contestar el telfono. 1440 veces al mes en
promedio
Saludar amablemente 1440 veces al mes en
promedio.
Prestar atencin a la necesidad del
cliente.1440 veces al mes en promedio
-

Determinar lo que necesita el cliente. 1440

veces al mes en promedio
Remitir al cliente con el nmero del asesor
correspondiente. 1440 veces al mes en
promedio
-

Tramite de documentacin
.
Recibir correspondencia. 1440 veces al mes
en promedio
Despachar correspondencia 1440 veces al
mes en promedio.

LA DIRECCIN COMERCIAL
-

NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO

Asesorar al cliente correctamente.

Organizar plizas.

 Buscar las plizas expedidas y de

renovacin.40 veces al mes
Imprimirlas todas. 40 veces al mes
Juntar las expedidas. 40 veces al mes
Juntar las de renovacin. 40 veces al mes
-

Archivar plizas.

Agregar los complementos correspondientes

a las de expedicin y encarpetar. 40 veces al
mes
Agregar los complementos correspondientes
a las de renovacin y encarpetar. 40 veces al
mes
Guardar en el archivo las de expedicin 40
veces al mes
TIEMPO ESTNDAR DE CADA TAREA
Para el clculo de los tiempos estndar se bas en
un mtodo de estndares subjetivos, en el caso de
la direccin comercial debido a ser una tarea
repetitiva el estudio realizado fue de tiempos, para
calcular los tiempos estndar se utiliz un mtodo
de cronometraje acumulativo

Para tareas de la recepcin

-

Contestar el telfono.

Tm=2s
Tp=3s
TM=5s
T=3,2s
-

Prestar atencin a la necesidad del cliente.

Tm=15s
Tp=20s
TM=35s
T=22s
-

Remitir al cliente con el nmero del asesor

correspondiente

Tm=5s
Tp=7s
TM=9s
T=7s
-

Recibir personalmente al cliente

Tm=25s
Tp=30s
TM=35s
T=30s
-

Despachar correspondencia

Tm=15s
Tp=20s
TM=25s
T=20s
-

Recibir correspondencia

Tm=10s
Tp=15s
TM=20s
T=15s

Saludar amablemente.

Tm=4s
Tp=6s
TM=8s
T=6s
-

Tm=15s
Tp=20s
TM=35s
T=22s

Determinar lo que necesita el cliente.

Para tareas de la direccin comercial

-

Buscar las
renovacin.

Tm=45s
Tp=55s
TM=66s
T=55.2s

plizas

expedidas

de

Imprimir todas las plizas expedidas y de

renovacin.

Tm=20s
Tp=28s
TM=35s
T=28s
-

Juntar las plizas expedidas.

Tm=50s
Tp=60s
TM=70s
T=60s
-

Juntar las de renovacin.

Tm=20s

Guardar en el archivo las de expedicin.

Tm=10s
Tp=15s
TM=20s
T=15s
-

Agregar
los
complementos
correspondientes a las de expedicin y
encarpetar.

Agregar
los
complementos
correspondientes a las de renovacin y
encarpetar.

Tm=20s
Tp=30s
TM=40s
T=30s
-

Tm=50s
Tp=60s
TM=70s
T=60s
-

Tp=30s
TM=40s
T=30s

Guardar en el archivo las de renovacin.

Tm=10s
Tp=15s
TM=20s
T=15s

CONCLUSION

Primeramente puede observarse que la carga laboral de cada una de las reas es muy baja,
podra optarse por juntar las cargas laborales de 2 de las dichas reas y as reducir costos.
Fue necesario implementar 2 mtodos para medir la carga de trabajo, esto se debi a que
algunas de las tareas llevadas a cabo en las reas seleccionadas no eran todas repetitivas, por
ende no se pueden cronometrar de manera normal, para esta se decidi llevar a cabo un
mtodo de supuestos subjetivos, en las reas donde el cronometraje pudo realizarse sin
complicaciones se procedi a llenar los formatos del estudio de tiempos.
Gracias al estudio realizado se pudo concluir que la empresa no requiere de ms personal en
la reas seleccionadas, por ende hay cargos que se encuentras subutilizados, a los cuales se
les podra aumentar la carga laboral.
Gracias al estudio se puede determinar la cantidad de productos que se pueden realizar en un
periodo determinado con mayor eficacia, dando como resultado unos valores muy
aproximados a lo que en realidad puede realizar la empresa, esto con el fin de conocer la
demanda mxima a la que se puede enfrentar dado el caso.
El estudio de cargas de trabajo representa una poderosa herramienta para determinar donde
se est incurriendo en gastos de personal o si por otro lado hace falta este para llevar a cabo
las tareas planteadas en las diferentes reas, gracias a l podemos conocer tiempos estndar y
requerimientos para cada etapa del proceso