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de costes
Acciones formativas
programadas por
las empresas
Mayo 2015
ndice
1. Introduccin ...................................................................................................................................................... 1
2. Conceptos imputables ................................................................................................................................. 3
3. Soportes justificativos................................................................................................................................... 4
3.1. Requisitos formales de los soportes justificativos..................................................................... 4
3.2. Requisitos de contenido...................................................................................................................... 8
4. Imputacin de costes................................................................................................................................... 10
4.1. Costes Directos/Costes de Imparticin........................................................................................ 10
4.2. Costes Asociados/Costes de Organizacin (Indirectos/Organizacin en el RD-L) 13
4.3. Costes de Personal ............................................................................................................................ 14
5. Pago y contabilizacin de la bonificacin............................................................................................ 15
5.1. Pagos ........................................................................................................................................................ 15
5.2. Contabilizacin ..................................................................................................................................... 15
6. Subcontratacin............................................................................................................................................ 16
1. Introduccin
La publicacin del Real Decreto-ley 4/2015 (en adelante RD-L), de 22 de marzo, determina
la entrada en vigor de los aspectos indicados en la Disposicin transitoria primera, aunque en tanto no se desarrollen reglamentariamente las iniciativas de formacin profesional
para el empleo sealadas en el artculo 9, se mantendrn vigentes las previstas en el Real
Decreto 395/2007, de 23 de marzo.
El presente documento se desarrolla con el fin de servir de orientacin a las empresas a la
hora de acreditar y justificar los gastos de las acciones formativas realizadas en el mbito
de la formacin programada por las empresas (antes formacin de demanda), modificando
aquellos apartados recogidos en el RD-L que entran en vigor a la fecha de su publicacin
para la formacin cuyo inicio se comunique desde el 24 de marzo incluido.
Como establece la normativa, cada empresa dispone de un crdito para formacin que
puede hacer efectivo mediante la aplicacin de bonificaciones a la Seguridad Social, una
vez realizada la formacin. Ahora bien, para que las empresas puedan disfrutar de las correspondientes bonificaciones se requiere:
Haber cumplido con el requisito de informacin a la representacin legal de los trabajadores.
Haber realizado la formacin.
Haber comunicado el inicio y la finalizacin de la formacin, en los plazos establecidos, a travs de la aplicacin telemtica puesta a disposicin de las empresas
Asimismo, las empresas podrn ser objeto de las actuaciones de seguimiento y control que
realicen las Administraciones competentes en materia laboral, sin perjuicio de las actuaciones que puedan realizar los rganos de fiscalizacin y control que tengan atribuidas tales
competencias en el mbito estatal y autonmico.
En el supuesto de formacin cofinanciada con fondos comunitarios (ejercicios 2007-2010),
la documentacin justificativa deber mantenerse a disposicin de los rganos administrativos de control durante, al menos, tres aos a partir del cierre del programa operativo tal y
como se establece en la Resolucin de 14 de agosto de 2007 de la Direccin
General del Servicio Pblico de Empleo Estatal (B.O.E. de 27 de agosto). Asimismo, en dicha Resolucin, se establece que podrn ser cofinanciables por el Fondo Social Europeo
las acciones formativas, incluidos los permisos individuales de formacin, realizadas por
las empresas con menos de 250 trabajadores en plantilla en el marco del correspondiente
Programa Operativo del Reino de Espaa para el perodo 2007-2013.
En este marco, y dentro de las actuaciones de seguimiento y control Ex post, se contempla
la comprobacin de la documentacin justificativa de los costes de formacin, su contabilizacin, as como la materializacin del pago, teniendo en cuenta los requisitos establecidos
por la normativa espaola.
Es importante recordar que la documentacin acreditativa de los costes debe quedar en
poder de las empresas y nicamente ponerse a disposicin de los rganos de control competentes en el caso de que sea requerida.
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2. Conceptos imputables
En este apartado se describen los tipos de costes que constituyen el coste total de la actividad bonificada. Los tipos de costes que cabe tener en cuenta son los siguientes:
a) Costes directos o de imparticin (costes directos en el RD-L): se entienden incluidos en los mismos:
La retribucin de los formadores, internos y externos.
Los gastos de amortizacin de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas, as
como el alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
Gastos de medios didcticos y/o adquisicin de materiales didcticos, as como los
gastos en bienes consumibles. En el caso de teleformacin, los costes imputables a
los medios de comunicacin utilizados entre formadores y participantes.
Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortizacin de las aulas, talleres
y dems superficies utilizadas en el desarrollo de la formacin.
Seguro de accidente de los participantes.
Gastos de transporte, manutencin y alojamiento para los participantes y formadores.
b) Costes asociados o de organizacin (costes indirectos y de organizacin, respectivamente, en el RD-L): estn incluidos en este tipo de costes:
Costes de organizacin, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo
de la formacin.
Costes de luz, agua, calefaccin, mensajera, correo, limpieza, vigilancia y otros costes
asociados a la gestin de la actividad formativa.
c) Costes de personal
Se entienden incluidos en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben
formacin en jornada laboral. A estos efectos, slo podrn tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formacin, as como
las horas extras abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensacin
de asistencia al curso fuera del horario laboral. En el caso de formacin comunicada a la
entrada en vigor del RD-L, slo se tendrn en cuenta las horas de dicha jornada en las que
los trabajadores participan en la formacin.
Estos costes de personal no sern objeto de bonificacin, pero se computarn para determinar la cofinanciacin privada.
La diferencia entre el coste total de la formacin y la bonificacin aplicada por la empresa,
constituir la cofinanciacin privada realizada por sta a efectos de calcular el porcentaje
mnimo de cofinanciacin que, sobre el coste total de formacin se exige.
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3. Soportes justificativos
Los costes derivados de las acciones formativas que hayan sido comunicados, tanto a efectos de bonificacin como de cofinanciacin privada, se acreditarn mediante facturas y dems documentos de valor probatorio equivalente con validez en el trfico jurdico mercantil
o con eficacia administrativa.
La acreditacin de los gastos tambin podr efectuarse mediante facturas electrnicas,
siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptacin en el mbito tributario.
A continuacin, se describen los requisitos formales y de contenido que deben contener los
soportes justificativos de los grupos comunicados en la aplicacin telemtica puesta a disposicin de las empresas en la pgina web de la Fundacin, tanto a efectos de bonificacin
como de cofinanciacin privada:
3.1. Requisitos formales de los soportes justificativos
3.1.1. Facturas
Tal y como establece el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, los empresarios o profesionales estn obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por
las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional.
Igualmente, estn obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros
empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se
efecten en desarrollo de la citada actividad.
Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condicin de empresarios o profesionales estn obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los trminos establecidos en el citado Reglamento.
Las facturas que se correspondern con gastos efectivamente realizados debern observar los siguientes requisitos formales establecidos en el artculo 6 del RD 1619/2012.
Nmero, y en su caso, serie.
Fecha de su expedicin.
Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Nmero de Identificacin Fiscal del proveedor de los bienes o servicios y del destinatario en los supuestos establecidos en el citado artculo.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Descripcin de las operaciones, consignndose todos los datos necesarios para la
determinacin de la base imponible.
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones; deber especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada
una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los supuestos
recogidos en el artculo 6.2 del RD 1619/2012. Como regla general, no es admisible
la imputacin del IVA como coste formativo bonificable, excepto para las entidades
exentas o no sujetas al impuesto.
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3.1.3. Recibs
Los recibs debern ser emitidos por personas fsicas y, nicamente, se admitirn cuando el
servicio prestado no sea habitual ni continuado en el tiempo.
Debern reunir unos mnimos requisitos formales:
Identificacin de emisor y receptor y, al menos, CIF del receptor.
Firma del receptor.
Fecha.
Concepto detallado de la prestacin.
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4. Imputacin de costes
El siguiente apartado desarrolla los criterios que deben aplicarse para la imputacin de los
costes de formacin de la actividad bonificada.
Los costes de formacin se determinarn para cada grupo o accin formativa, con independencia del nmero de grupos para los que se imparta. Si para ello fuese necesario prorratear alguno de los gastos realizados entre varios grupos de la misma accin formativa,
el citado prorrateo se efectuar atendiendo a las horas de formacin de cada uno de ellos.
El nmero de horas de formacin se obtiene de multiplicar el nmero de horas de duracin
de la accin por el nmero de participantes en el grupo.
En ningn caso se entender como coste objeto de financiacin pblica los bienes, productos, materiales o servicios que sean entregados, puestos a disposicin o prestados por las
entidades de formacin o las entidades externas organizadoras de la formacin y que no
resulten estrictamente necesarios para la imparticin de la actividad formativa.
4.1. Costes Directos/Costes de Imparticin
4.1.1 Formadores
Coste interno
Se consideran costes directos o de imparticin, los costes del personal propio de la Empresa Bonificada en labores de imparticin, preparacin de clases, tutoras, evaluacin y
seguimiento de alumnos por parte del personal propio, as como las horas invertidas por el
personal en la preparacin de los medios didcticos.
Asimismo, tendrn la consideracin de costes directos los costes de personal propio de
la Entidad Organizadora, en aquellos casos en que la propia Entidad Organizadora est
incluida como Empresa Agrupada dentro de su agrupacin de empresas, y por tanto, se
aplique bonificacin por su propia actividad formativa realizada en su boletn de cotizacin
a la Seguridad Social y realice las labores anteriormente descritas.
El coste hora de cada trabajador se hallar de la siguiente manera:
Salario Bruto Anual (incluida la prorrata de pagas extras) + Seguridad Social a cargo
de la Empresa Bonificada + Aportacin a Planes de Pensiones + Dietas y locomocin
+ Complementos a cargo de la empresa
nicamente se imputarn conceptos de renta irregular si figuran en las nminas correspondientes al perodo en el que se ha producido el gasto.
El nmero de horas trabajadas vendr determinado por las establecidas en el Convenio correspondiente o por contrato laboral.
El coste/hora del personal interno ser el resultado de dividir el coste anual para la
empresa por las horas anuales trabajadas.
Ser admisible la imputacin del coste de ms de un formador por grupo bonificado
siempre que est justificada su necesidad.
Asimismo, el nmero de horas imputadas en concepto de formador interno deber
de estar justificada en funcin de la duracin y el contenido de la actividad bonificada.
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Coste externo
Se consideran costes directos o de imparticin los relativos a personal externo en labores
de imparticin, preparacin de clases, tutoras y evaluacin y los relativos a preparacin de
material didctico.
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Coste externo
Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de alquiler o arrendamiento financiero de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas utilizadas en el desarrollo de la
actividad bonificada.
El coste imputable ser el correspondiente al perodo de alquiler en el que se imparte la
accin/grupo bonificado.
En el caso de que la justificacin del gasto se documente a travs de una operacin de
arrendamiento financiero, el coste imputado no incluir los gastos correspondientes a gastos bancarios ni impuestos ni superar el valor comercial neto del bien arrendado.
Asimismo, el coste de la operacin del arrendamiento financiero no debe ser superior al
coste que habra supuesto el alquiler del mismo bien, en caso de que exista la posibilidad
de alquiler. Estos lmites sern tambin aplicables en el caso de imputacin de costes por
arrendamiento financiero de aulas y talleres.
4.1.4 Aulas
Coste interno
Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de amortizacin de aulas y talleres utilizadas en el desarrollo de la actividad formativa bonificada.
El coste de amortizacin imputado deber ajustarse al porcentaje de amortizacin recogido en las tablas oficiales de coeficientes mximos de amortizacin, establecidos en el
Impuesto de Sociedades.
El clculo del tiempo de amortizacin deber realizarse teniendo en cuenta el nmero de
horas de duracin de la accin y el nmero de horas anuales de utilizacin del aula o taller
en el que se desarrolla la formacin.
La amortizacin de inmuebles deber ajustarse a los m2 utilizados en la actividad formativa bonificada y al nmero de horas de duracin de la accin.
Coste externo
Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de alquiler o arrendamiento financiero de aulas y talleres utilizados en el desarrollo de la actividad bonificada.
El coste imputable ser el correspondiente al perodo de alquiler en el que se imparte la
accin/grupo bonificado.
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Por otro lado, si las empresas encomiendan la organizacin de la formacin a una entidad
externa conforme a lo previsto en el artculo 13, adems se podrn financiar los costes de
organizacin con el siguiente lmite:
Plantilla
De 1 a 5 trabajadores
20%
De 6 a 9 trabajadores
15%
De 10 o ms trabajdores
10%
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6. Subcontratacin
De conformidad con lo establecido en el artculo 16, apartados 1 y 2, del Real Decreto
395/2007, de 23 de marzo, las empresas podrn:
Organizar y gestionar la formacin de sus trabajadores por s mismas.
Contratar su ejecucin con centros o entidades especializadas, en cuyo caso dichos
centros o entidades debern asumir, al menos, la coordinacin de las acciones formativas, sin poder delegar ni contratar el desarrollo de dicha coordinacin con terceros.
Agruparse voluntariamente, designando a tal efecto una entidad organizadora para
que gestione sus programas de formacin.
El centro o institucin podr contratar formadores para impartir las acciones formativas
mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios, siempre que en
este ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia a que se refiere el
artculo 1, apartado 1 del Estatuto de los Trabajadores.
A partir de la entrada en vigor del RD-L, hay que tener en cuenta que ni la actividad de organizacin, ni la de imparticin podrn ser objeto de subcontratacin; no considerndose
subcontratacin la obligacin que tiene la entidad organizadora de contratar a la entidad o
entidades que imparten la formacin, ni la contratacin del personal docente.
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