Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
La frialdad del medio hace que las conversaciones de larga duracin resulten molestas
para los clientes, por lo cual los mensajes deben emitirse en un breve espacio de tiempo.
La imposibilidad de emplear elementos visuales como catlogos o muestras nos exige
expresarnos de forma sencilla y estructurada para que nuestros receptores comprendan
el contenido de nuestras palabras y puedan visualizar aquello que intentamos
describirles.
Para comunicarnos correctamente por telfono podemos ayudarnos de guas de
conversacin que vayan sealando las frases y el estilo que debemos emplear cuando
atendemos el telfono, as como las respuestas a posibles dudas u objeciones del
interlocutor. Estas guas de conversacin han de ser redactadas por las personas que
atienden el telfono y su supervisor.
Algunos consejos para mejorar las habilidades de comunicacin telefnica
cuando recibimos llamadas de clientes son:
Responder a la llamada en los primeros tonos. Dejar sonar el telfono hasta que
terminemos la actividad impacienta al que est en la lnea. Es mejor responder, tomar
los datos del interlocutor y decirle que le llamaremos en seguida (cuando hayamos
terminado la actividad).
Mantener el telfono aproximadamente a cinco centmetros de los labios para no
disminuir la calidad de audicin.
La voz da la imagen al cliente de nuestra persona. El tono, volumen y ritmo han de
adaptarse al tipo de informacin dada.
Evitar frases demasiado largas y utilizar un lenguaje que se adapte al tipo de
comunicacin del cliente.
Antes de realizar una llamada es necesario planificarla para no iniciar la conversacin
de forma dubitativa.
3.-Documentacin empleada en la atencin al cliente
Gestionar un sistema de informacin que optimice el coste y tiempo de
tratamiento y acceso a la misma de acuerdo con las especificaciones establecidas.
1.-Se cumplimentan los formularios de registro de entradas de informacin con
las reseas que se consideran mnimas para identificar las caractersticas esenciales de la
consulta: n de registro, fecha de entrada, nombre del cliente y asunto, utilizando, en su
caso, de las herramientas de gestin de la relacin con el cliente (CRM).
2.-Todas las consultas, peticiones, incidencias, respuestas y reclamaciones se
registran manualmente o por procedimientos informticos aplicando tcnicas de
archivo, organizndolas por orden de entrada para atender a las mismas, por orden
cronolgico y/o por otros criterios establecidos.
3.-Del sistema de informacin definido se verifica que cumple con los
requerimientos informativos establecidos por el departamento.
4.-Las actuaciones de gestin del sistema de informacin se definen
integrndose y adaptndose a un equipo, colaborando o cumpliendo las rdenes segn
los casos.
5.-Los mtodos de bsqueda en archivos propios y en la red y las consultas
internas o externas de bases de datos son aplicados con eficiencia.
6.- Las bases de datos de la empresa se actualizan de acuerdo con lo establecido
y respetando la legislacin referente a la proteccin de datos y a las normas internas.
7.-La permanencia de la informacin se asegura mediante copia en disco de
seguridad y respetando las normas de conservacin de los soportes.
intimidad. Las primeras apuntan a un pblico masivo, en tanto que las segundas tratan a
cada cliente como si fuera el nico, y apuestan a forjar relaciones de largo plazo. Para
implementar este enfoque de intimidad, las organizaciones deben escuchar lo que tienen
para decirles quienes compran sus productos o servicios, conocerlos mejor y dedicar
una buena cantidad de tiempo a desarrollar una sensibilidad especial para vincularse con
cada uno de ellos. Tambin hay que asegurarse de que los empleados reciban una
capacitacin slida, que les proporcione las habilidades, herramientas y tcnicas para
tratar con los clientes. Y, por fin, recompensarlos en funcin del servicio que brindan.
La investigacin de mercado ya no tiene todas las respuestas. Para conseguir clientes
leales las empresas deben agudizar los sentidos y buscar nuevas maneras de
conquistarlos.
Puede tomar bastante tiempo, pero realmente vale la pena hacerlo. Los
empleados que tienen contacto frecuente con los clientes pueden ser una buena fuente
de informacin.
6.- Aplicaciones de las nuevas tecnologas en la atencin al cliente
Sin lugar a dudas, las nuevas tecnologas han llevado consigo un cambio
espectacular y drstico en todas las empresas. En los ltimos aos cabe destacar a
Internet como el elemento revolucionario, seguido de la telefona mvil. En
escaso tiempo, Internet se ha hecho imprescindible en cualquier empresa,
con independencia de su tamao, y tal ha sido su influencia, que la mayor parte de los
hogares espaoles lo utiliza constantemente. Aun queda camino por recorrer, pero ya se
empiezan a ver casos de empresas en las que los conceptos tradicionales desaparecen a
consecuencia de Internet. Una de las consecuencias ms claras es el cuestionamiento de
los planteamientos tradicionales sobre el tamao.
Ya existen empresas que operan en Internet con un mbito
de operaciones mundial y, sin embargo, son consideradas pequeas o medianas bajo los
parmetros tradicionales de nmero de empleados o cifra de inversiones en activo fijo.
La mayora de la sociedad realiza un uso diario del ordenador, cuya utilizacin tiene
lugar sobre todo en el hogar y en el centro de trabajo. Por tanto, podemos deducir, que
gran parte del uso tiene un objetivo laboral (todo el tiempo empleado en el trabajo y
parte del dedicado en casa, ya que muchas personas prefieren trabajar en casa. En
cuanto al uso de Internet, es ms reducido, sobre todo en las PYMES. As, diversos
estudios destacan que las organizaciones no estn consiguiendo mejorar sus resultados
empleando Internet por una o varia de las siguientes causas:
1.
Desconocimiento total o parcial de las importantes oportunidades que ofrecen
las nuevas tecnologas en general (e Internet en particular)
2.
Poco apoyo por parte de la direccin.
3.
Retorno de la inversin poco claro.
4.
Se subestiman las posibilidades que brinda Internet a la empresa.
5.
Falta de planificacin en el proceso de integracin de Internet.
6.
Falta de personal cualificado para este rea.
7.
No se remodelan los procesos de la empresa para la correcta adecuacin del
negocio.
8.
No se tiene como prioritario.
9.
Resistencia al cambio.
10. Falta de metodologa en el desarrollo del proyecto.
10
Con lo que, como se puede observar an hay mucho camino por recorrer aunque
muchas de ellas ya han dado el primer paso. Las PYMES tienen multitud de
posibilidades en Internet, con un enfoque distinto a las multinacionales, pues sus
inversiones son necesariamente mucho menores, pero tienen muchsimas posibilidades
por delante.
Al igual que Internet, el Marketing ha ido ligado a la "empresa de los ltimos
aos". Es el modo especfico de ejecutar o llevar a cabo la relacin de intercambio que
consiste en identificar, crear, desarrollar y servir a la demanda. Es fcil pensar a partir
de la definicin, que la tecnologa tiene una importancia vital dentro del Marketing. La
tecnologa en los ltimos aos ha transformado la oferta a la que puede optar
el consumidor; productos que hace aos solo estaban al alcance de pocos consumidores,
hoy en da son productos que se utilizan en todos los hogares. El ritmo al que se
suceden las innovaciones est transformando el mercado de manera radical.
Entre los procesos normales de funcionamiento de una empresa, los procesos
comerciales, de atencin al cliente y marketing, a travs de un contacto directo a travs
de los canales habituales de ventas, o establecido por medio de un Contact Center (Call
Center), son probablemente los ms importantes para el xito de todo negocio. Son los
principales responsables de la entrada de ingresos, de la fidelizacin de los clientes y, en
gran medida, de la diferenciacin de la competencia.
A este bloque de procesos se les puede denominar de forma genrica
como "Marketing y Ventas" y su mejora y optimizacin debera ser una de las
prioridades de todas las empresas, y en especial de las de menos recursos como las
PYMES.
En los ltimos aos, la explosin de la Sociedad de la Informacin y las mejoras
en las comunicaciones ha dado lugar al desarrollo de aplicaciones y herramientas que
permiten evolucionar y sacar el mximo provecho de los procesos de negocio
tradicionales, facilitando as, por ejemplo, un claro aumento de la productividad y una
sustancial mejora en la relacin y conocimiento de los clientes. Sin embargo, la
experiencia adquirida en los ltimos aos y la crisis del sector tecnolgico en especial,
han demostrado que la tecnologa en s no es una solucin para las empresas, sino que
su valor est en que facilita la mejora y optimizacin de sus procesos de negocio.
Todas las soluciones tecnolgicas se implantan primero en las grandes empresas,
con mayor capacidad de inversin y recursos, pero una vez ajustadas al mercado y
comprobados los beneficios que aportan, comienzan a introducirse gradualmente en las
PYMES.
7.- Estrategias de fidelizacin de clientes
Ms all de la satisfaccin de un cliente, las empresas deben orientarse al logro
de su fidelizacin. La fidelidad del cliente es una actitud positiva que supone la unin de
la satisfaccin del cliente (formada por elementos racionales y afectivos) con
una accin de consumo estable y duradero.
La fidelidad hemos de considerarla como un proceso y, por tanto, no slo se
obtiene mediante los outputs de la empresa (productos o servicios ofertados), sino que
es la suma de dichos outputs con el proceso de prestacin del servicio y la atencin
percibida por el cliente.
Para alcanzar la fidelidad de un cliente es necesario seguir un proceso
estructurado y coherente que integre aquellas estrategias que resulten adecuadas para los
diferentes tipos de clientes.
11
12
13
14
15