1manual Minsalud

Repblica de Colombia
MINISTERIO DE SALUD
DIRECCION GENERAL PARA EL DESARROLLO DE LOS
SERVICIOS DE SALUD
PROGRAMA MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE
SALUD
SISTEMA DE COSTOS HOSPITALARIOS
Manual de Implementacin
1999
REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE SALUD
VIRGILIO GALVIS RAMIREZ

Ministro de Salud
MAURICIO ALBERTO BUSTAMANTE GARCIA

Viceministro de Salud
ALFREDO VALENCIA CASTILLO

Secretario General
MAURICIO CALDERON ORTIZ

Director General para el Desarrollo de Servicios de Salud
MARGARITA CARMONA DE RUIZ

Coordinadora Nacional Programa Mejoramiento
de los Servicios de Salud en Colombia
COORDINACION TECNICA
CARLOS HUMBERTO ARANGO BAUTISTA

Coordinador Unidad Tcnica de Gestin
Programa de Mejoramiento
MARIA EUGENIA BELTRAN DE BUITRAGO
Coordinadora Desarrollo Institucional
Programa de Mejoramiento
AUTOR METODOLOGIA Y MANUAL
MARTIN EMILIO ROMERO PRADA
Consultor Programa deMejoramiento
REVISION
ENRIQUETA CUETO VIGIL
Consultora Programa de Mejoramiento
El presente documento es propiedad intelectual del Ministerio de Salud Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud en Colombia.
El Ministerio de Salud - Programa de Mejoramiento - se reserva todos los
derechos al respecto, pero no se opone en modo alguno a que el texto se resee,
reproduzca, resuma o traduzca ntegramente o en parte, siempre que no se haga
con fines de venta o de utilizacin comercial y se cite fuente del documento .
Repblica de Colombia
MINISTERIO DE SALUD
PRESENTACION
El presente documento se constituye en un instrumento metodolgico
y en una herramienta que da respuesta a una sentida necesidad, de
quienes ofertan y prestan servicios de salud.
Permite integrar de una manera dinmica las reas administrativas y
las reas asistenciales, conscientes los unos y los otros de la inmensa
responsabilidad de prestar servicios de salud con eficiencia, a travs del
uso racional de los recursos disponibles y calidad, mediante una
exigente pertinencia tcnica, que satisfaga las necesidades de la
comunidad, logrando un impacto social que se evidencia a travs de
mejores condiciones de salud y de calidad de vida de la poblacin, a un
costo racional.
La toma de decisiones gerenciales implica sin duda alguna un proceso
sistemtico de anlisis de informacin, articulada con el componente
econmico financiero en el cual se evala el costo de produccin frente
a la calidad y frente a la satisfaccin del usuario.
Aqu encontraran la forma ms fcil de implementar un sistema de
costos que direcciona paso a paso un proceso metodolgico dinmico,
oportuno e integral, que permite gerenciar y liderar efectivamente
empresas, ms all de hacer un simple clculo financiero.
En la mediada en que optimicemos los recursos humanos fsicos,
financieros, tecnolgicos y de informacin en nuestras instituciones,
estaremos en capacidad de prestar ms y mejores servicios de salud,
con la firme conviccin de contribuir al desarrollo econmico y social de
nuestro pas y la garanta de contar con una poblacin sana y
productiva.
TABLA DE CONTENIDO
pag.
INTRODUCCION
10
1. SISTEMAS DE COSTOS
11
1.1 COSTO
11
1.2 PRODUCCION
11
1.3 AREAS DE UNA INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS
12
DE SALUD.
1.3.1 AREAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS.
10
1.3.2 AREA LOGISTICA.
14
1.3.3 AREA OPERATIVA.
14
1.4 PRODUCTOS OBTENIDOS DE LAS DIFERENTES AREAS.

1.4.1 AREAS OPERATIVAS.
14
1.4.2 AREAS LOGISTICAS.
15
1.4.3 PRODUCTOS ADMINISTRATIVOS.
15
1.5 UNIDAD DE MEDIDA.
15
1.6 CENTRO DE COSTOS.
16
1.7 AGRUPACION DE PRODUCTOS
17
1.8 CLASIFICACION DE LOS CENTROS DE COSTOS
19
1.9 COSTOS Y CONTABILIDAD (UNIDAD FUNCIONAL)
19
1.10 OTRAS ORGANIZACIONES FUNCIONALES O
22
ESTRUCTURALES.
2. COMPONENTES DEL COSTO
2.1 ELEMENTOS DEL COSTO
24
2.1.1 MANO DE OBRA (GASTOS DE PERSONAL)
24
2.1.2 SUMINISTROS (MATERIALES E INSUMOS)
25
2.1.3 GASTOS GENERALES
25
2.2 TIPOS DE COSTO
25
2.2.1 COSTOS DIRECTOS
25
2.2.3 COSTOS INDIRECTOS
25
Ministerio de Salud
Direccin General para el Desarrollo de Servicios de Salud
Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud
pag.
2.3 METODOS DE DISTRIBUCION DE COSTOS INDIRECTOS
25
2.3.1 METODO TRADICIONAL
26
2.3.2 METODO MODERNO
27
2.3.3 METODO ABC
27
3. METODOLOGIA
29
3.1 GENERALIDADES
29
3.2 DISEO DEL SISTEMA
30
3.2.1 IDENTIFICACION DE PRODUCTOS
30
3.2.2 AGRUPACION DE PRODUCTOS
31
3.2.3 DEFINICION DE CENTROS DE COSTOS
32
3.2.4 IDENTIFICACION DE UNIDADES FUNCIONALES
33
3.2.5 DEFINICION DE BASES DE DISTRIBUCION
33
3.2.6 DEPARTAMENTALIZACION
33
3.2.7 MAPA DE COSTOS
34
3.2.8 ADECUACION AL PLAN CONTABLE
34
3.2.9 IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DEL COSTO
35
3.2.9.1 MANO DE OBRA
35
3.2.9.2 SUMINISTROS
37
3.2.9.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN SERVICIO
38
3.2.9.4 ASIGNACION DE LOS GASTOS GENERALES
39
40
3.2.10 RESUMEN
3.3 CALCULO DE COSTOS
42
3.3.1 PRODUCCION
42
3.3.2 MANO DE OBRA
42
3.3.3 SUMINISTROS
42
43
3.3.5 COSTO PRIMARIO
44
3.3.6 COSTOS DISTRIBUIDOS (INDIRECTOS)
44
3.3.7 COSTO TOTAL
45
3.3.8 COSTO POR PRODUCTO
46
Ministerio de Salud
pag.
3.3.9 INFORME DE COSTOS
46
3.3.10 CADENA DE VALOR
47
3.4 INDICADORES Y GERENCIA DE COSTOS
48
3.4.1 CAUSALES DE COSTOS
48
3.4.2 ANALISIS DE RENTABILIDAD
49
3.5 NOVEDADES
50
4. ANEXOS
49
Ministerio de Salud
10
pag.
51
4.1 PRODUCCION
4.2 MANO DE OBRA
57
4.3 ASIGNACION DE GASTOS GENERALES
60
4.4 DISTRIBUCION DE COSTOS ADMINISTRATIVOS Y

LOGISTICOS
62
4.5 INFORME. XLS
65
TABLA A1 DISTRIBUCION DE MANO DE OBRA

FORMULARIO C1 PRODUCTOS INSTITUCIONALES
FORMULARIO C2 CENTRO DE COSTOS
FORMULARIO C3 UNIDADES FUNCIONALES
FORMULARIO C4 BASES DE DISTRIBUCION COSTOS
INDIRECTOS
FORMULARIO C5A. DEPARTAMENTALIZACION
FORMULARIO C5B. PRODUCTOS POR DEPARTAMENTO
FORMULARIO C6 HOMOLOGACION PLAN GENERAL DE
CONTABILIDAD
FORMULARIO C7 DISTRIBUCION DE MANO DE OBRA
FORMULARIO C8 DISTRIBUCION DE MANO DE OBRA AJUSTADA
FORMULARIO C 9 DISTRIBUCION DE PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO EN SERVICIO
FORMULARIO C10 DISTRIBUCION DE GASTOS GENERALES
ANEXO A-1 REQUISICION DE SUMINISTROS
MODELOS DE FORMATOS HOJAS ELECTRONICAS
Ministerio de Salud
11
INTRODUCCIN
Uno de los elementos bsicos en el anlisis financiero de las nuevas empresas de
salud, es la evaluacin de los costos; que se constituyen en una herramienta
fundamental para la evaluacin y el control del funcionamiento e integridad entre las
reas productivas y las administrativas.
El papel nuestro consiste en poder desarrollar sistemas de costos claros, sencillos y
reales de acuerdo a la estructura de cada empresa y que con ellos tengamos
herramientas para la toma de decisiones.
El proceso completo requiere la participacin de todos, ya que representa una
verdadera interrelacin permanente entre el rea administrativa y financiera, con el
rea encargada de la prestacin de servicios de salud. Pues son datos que vivirn
dentro de la institucin haciendo doble va entre estas reas.
Costear no es hacer un clculo simplemente, es gerenciar (s este verbo existe) los
datos contables de la produccin de bienes y servicios de la Empresa. No es el
principio sino el fin para obtener control sobre nuestra produccin.
Ministerio de Salud
1. SISTEMA DE COSTOS
El Sistema de Costos no es ms que otro sistema de informacin dentro de la
empresa de salud, pero que resulta fundamental dentro del proceso. Como su
nombre lo indica (Sistema) debe abarcar la totalidad de la empresa y busca a
diferencia de la contabilidad de costos, llevar la totalidad de costos y gastos de la
manera ms real posible hasta la esencia de la produccin, es decir, de aquellas
actividades que nos generan algn ingreso; manteniendo la estructura de
conformacin y aportando la informacin necesaria para que de acuerdo a una
planeacin previa se tomen decisiones a nivel de la alta y mediana gerencia.
Entonces el sistema se fundamenta en la integridad de su estructura, el flujo lgico de
la informacin y la toma decisiones de acuerdo a los resultados obtenidos.
Este sistema, a diferencia de manejos de costos anteriores cumple con ciertas
caractersticas ya que es:
Dinmico: cambia simultneamente con los cambios de la empresa incluso

en aquellos datos que se consideran fijos.
Oportuno: aporta la informacin en el mismo momento que ocurren los
hechos por cuanto su principal fuente de informacin sern los registros por
causacin de contabilidad.
Integral: porque requiere de la permanente interrelacin entre las reas
administrativas y asistenciales de la Empresa (Hospital).
1.1 COSTO
Podramos definir como costo el valor sacrificado para producir bienes o servicios
que se mide en trminos monetarios. Es decir esta constituido por todos aquellos
elementos que intervienen en el proceso productivo.
Una de las dificultades fundamentales en el momento de conceptualizar un sistema
de costos, en especial, cuando este va dirigido a personas no desarrolladas dentro de
las reas financieras es la diferenciacin bastante difusa del concepto de costo y
gasto.
Se define como un gasto, el consumo monetario que se realiza en actividades
relacionadas o no con la produccin.
Ministerio de Salud
1.2 PRODUCCIN
El concepto de la produccin se define en el desarrollo del objeto social de la
empresa (prestacin de servicios de salud) dentro de unos procesos especficos y los
servicios o bienes originados de este proceso son los que se definen como productos.
Se define como producto, el resultado tangible de un proceso especfico pudiendo ser
un bien o un servicio que ocasiona un costo especfico de produccin y genera un
beneficio tangible social y/o econmico.
Un proceso es una secuencia de actividades lgicamente relacionadas que emplean
recursos de la organizacin, a los cuales se les agrega valor, para dar resultados o
productos definidos para un usuario interno o externo, en apoyo de los objetivos de la
empresa
Ejemplos de productos en las empresas de salud pueden ser servicios como la
consulta externa o bienes como las raciones alimentarias.
No se consideran como productos las actividades que son parte del proceso para
generarlo, por ejemplo la toma de muestras para el producto prueba de laboratorio.
En conclusin, son caractersticas de un producto:
1. Servicio o bien resultado final de un proceso identificado

2. Genera unos costos especficos en su produccin
3. Genera un beneficio hacia la institucin .
Dentro de las instituciones es posible evidenciar diferentes tipos de procesos de
acuerdo a la estructura orgnico - funcional y de acuerdo al sentido mismo de cada
seccin o rea (misin). Bsicamente todas las instituciones se enmarcan dentro del
mismo esquema: Unas reas administrativas, unas reas de apoyo logstico y unas
reas de produccin.
1.3 AREAS DE UNA INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS

DE SALUD
1.3.1 AREAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS
Son aquellas destinadas bsicamente a la Direccin, Planeacin y Control de la
empresa en ella se incluyen:
La Junta Directiva
Gerencia.
Los comits Staff o asesores: Jurdica, Cientfico, Planeacin
Ministerio de Salud
14
Oficina de Control Interno y control interno disciplinario

Y en general todas las dems instancias de nivel ejecutivo y asesor general de la
empresa.
Adems de estas reas ubicadas en lo que se denomina la alta Gerencia
encontramos comunmente otras reas de produccin administrativa y son las que se
encargan de controlar y dirigir los recursos de la empresa, entre esas tenemos:
Recursos humanos
Recursos financieros
Recursos fsicos
Recursos de Informacin.
En comn todas estas reas o unidades de la empresa desarrollan como principal

objetivo de ellas, productos administrativos, la mayora de difcil identificacin y
cuantificacin pero que busca apoyar con el control, planeacin y direccin de las
acciones de las dems reas del Hospital.
1.3.2 AREAS LOGISTICAS

Son aquellas destinadas bsicamente a apoyar con Bienes y/o servicios a los
procesos generales de produccin. Normalmente se diferencian de la produccin
misma por su caracterstica de especializacin en productos muy generales y que
normalmente no son el objeto mismo de la empresa pero que sin ellos sera imposible
el desarrollo de sus actividades. En general podramos definirlos como pequeas
empresas orientadas a producir bienes y/o insumos que permiten el desarrollo mismo
de nuestros servicios y que venden sus productos hacia el interior de la empresa.
Entre esas podemos mencionar:
Almacn
Mantenimiento
Sistemas.
En general todo lo que se denomina clsicamente como Servicios generales:
Cocina
Aseo
Vigilancia, etc.
1.3.3 AREA OPERATIVA

Son aquellas destinadas finalmente a producir bienes y/o servicio objeto mayor de la
Ministerio de Salud
15
empresa y elemento neto de las contrataciones. Son las encargadas de desarrollar

los bienes y/o servicios que el cliente (paciente) solicita y cumplir con sus
expectativas. En los hospitales son fcilmente reconocidas y constituyen lo que
tradicionalmente se menciona como rea asistencial.
Entre ellas podemos
mencionar:
Servicios de Urgencias
Servicios Ambulatorios
Servicios de Hospitalizacin
Quirfanos y Sala de Partos
Servicios de apoyo diagnstico como:
Laboratorio Clnico
Imgenes diagnsticas
Servicios de apoyo teraputico:
Banco de Sangre
Unidad Renal
Farmacia
Servicios conexos a la salud
1.4 PRODUCTOS OBTENIDOS DE LAS DIFERENTES AREAS:

1.4.1 AREAS OPERATIVAS
Es aquel obtenido al final de todo el proceso de produccin del bien o servicio y se da
por hecho en el momento en que el receptor del servicio (cliente o paciente) lo recibe.
Los productos operativos estn delimitados por aquellos originados por el objeto real y
claro de la empresa y que en trminos generales son los que se venden al pblico
en general y sern los objeto de recuperacin de la inversin.
1.4.2 AREAS LOGISTICAS

Productos de apoyo logstico son aquellos que no hacen parte del objeto de la
empresa pero que sirven de apoyo generalmente logstico dentro de la generacin de
otro producto pudindose calcular de manera independiente su costo. Por ejemplo, en
la atencin de un paciente hospitalizado se proveen unas raciones alimentarias
(producto de la unidad de alimentos), o se utilizan sbanas limpias para las camas
(productos de la unidad de lavandera).
1.4.3 PRODUCTOS ADMINISTRATIVOS

Productos administrativos son los generados por las unidades administrativas de la
empresa y que se requieren para el normal funcionamiento de la misma, ejemplos de
estos son los productos de las unidades de recursos humanos (contrataciones o pago
Ministerio de Salud
16
de nmina) de recursos fsicos (adquisiciones o despachos), entre otros.
1.5 UNIDAD DE MEDIDA

La unidad de medida es el elemento por medio del cual se cuantifican los productos,
se puede decir que se constituye en la manera como se identifica el producto. Por
ejemplo una consulta medica general consiste en una serie de actividades de difcil
explicacin que se originan dentro de una relacin bsica mdico-paciente y cuya
medicin y registro es casi imposible; sin embargo si definimos como unidad de
medida de la misma el nmero de consultas medicas refirindonos a que cada acto
de esos se considera una unidad, ser posible cuantificar las consulta mdicas con
ese nmero. Todos los productos bienes o servicios objeto del costeo deben poseer
una unidad de medida.
Esa unidad de medida se constituye en el elemento que se registra en el proceso de
produccin y por eso debe estar definida dentro de ella misma, no debe dar origen a
subjetividad e idealmente debe poder expresarse en nmeros absolutos.
Tomemos ahora como ejemplo una lista de productos y agregumosle las unidades de
medida:
PRODUCTOS
Consulta Mdica General
Consulta de Medicina Interna
Consulta de Nutricin
Consulta de Optometra
Visita domiciliaria
Dosis de vacuna aplicada
Apendicectoma
Atencin de parto
Estancia hospitalaria
Consulta de urgencias
Hemograma
Placa de Rayos X
Unidad de sangre
Sesin de fisioterapia
Estancia en observacin de urgencias
PRODUCTOS LOGISTICOS
Paquete esterilizado
Racin alimentaria
UNIDAD DE MEDIDA
Nmero de consultas mdicas generales
Nmero de consultas de medicina interna
Nmero de consultas de nutricin
Nmero de consultas de optometra
Nmero de visitas domiciliarias
Nmero de dosis aplicadas
Nmero de apendicectomas
Nmero de partos atendidos
Nmero de das cama ocupada
Nmero de consultas en urgencias
Nmero de Hemogramas realizados
Nmero de placas procesadas
Nmero de unidades de sangre
transfundidas
Nmero de sesiones realizadas
Nmero de horas de estancia en camas de
observacin
UNIDAD DE MEDIDA
Nmero de paquetes esterilizados
Nmero de raciones despachadas
Ministerio de Salud
17
PRODUCTOS LOGISTICOS
Ropa lavada
UNIDAD DE MEDIDA
Nmero de kilos de ropa lavada
PRODUCTOS ADMINISTRATIVOS
Factura realizada
Contratos
UNIDAD DE MEDIDA
Nmero de facturas realizadas
Nmero de contratos diligenciados
1.6 CENTRO DE COSTOS

Para poder establecer un sistema de costos, es necesario identificar una unidades
bsicas de produccin que denominremos centros de costos. Es decir, el Centro de
Costo, consiste en la agrupacin fsica y/o funcional de los procesos de produccin
donde podemos asignar de manera independiente y claramente definida los insumos
requeridos para la generacin de un producto o grupo de productos similares.
El centro de costos dentro de su estructura llevar inmerso una relacin funcional
clara y el producto o productos originados dentro del mismo sern objeto de procesos
similares. Es decir dentro de cada centro de costo encontraremos ubicados un
producto o productos lo ms homogneos entre s y lo ms heterogneo con los
dems. El principal sentido del centro de costos es su capacidad de administracin,
todo centro de costos debe ser administrado de manera particular y aunque
relacionado con otros similares debe manejar criterios propios de administracin. No
podemos hablar de dos centros de costos que son manejados completamente igual y
que producen cosas similares por cuanto estaramos hablando de un solo centro de
costos. Son caractersticas bsicas de un centro de costos las descritas en el
siguiente cuadro.
Caractersticas de un Centro de Costo:

1. Administrable, da origen a polticas, planes y programas; en general se
gerencia independiente de otros centros de costos.
2. Posee recursos fsicos, tecnolgicos y personal determinados que constituyen

el costo directo de dicho centro de costo
3. Produce bienes o servicios diferenciables y diferentes a los de otros centros

de costos.
4. Tiene la posibilidad clara de registrar el producto que lo constituye .

El proceso bsico fundamental para definir la estructura de los centros de costos es
identificar su produccin, ya que esta es la esencia del costeo. Para esto tomamos la
produccin total y ubicaremos los productos dentro de cada centro de costos. Es
posible que identifiquemos un producto nico en un centro de costo, pero ms
frecuentemente encontraremos mltiples productos, por eso la necesidad de
Ministerio de Salud
18
agruparlos a travs de alguna equivalencia, pues es necesario llevar el total de la

produccin de cada centro de costo en un solo nmero. A continuacin presentamos
una forma de agrupar productos
1.7 AGRUPACIN DE PRODUCTOS

En algunas unidades de produccin vamos a encontrar que all se generan productos
diferentes; por ejemplo la unidad de laboratorio produce exmenes de hematologa,
qumica sangunea, microbiologa, etc., la unidad de odontologa produce exodoncias,
curetajes, profilaxis, endodoncias, etc., integrados todos dentro de una nica unidad
de produccin centro de costo de acuerdo a lo definido anteriormente. En estos
casos es necesario que el responsable de la unidad de produccin agrupe estos
productos heterogneos.
Podra agruparlos con un nombre cualquiera como si cada uno fuera simplemente una
unidad ms, por ejemplo en el caso del laboratorio como simplemente nmero de
pruebas o en odontologa nmero de actividades, pero perdera la esencia y la
diferenciacin entre los diferentes productos; o podra establecer algn tipo de
equivalencia entre ellos para que al calcular un nmero total fuera el origen de las
diferencias de esa equivalencia.
Ya hay trabajos realizados en esta materia, las Unidades de Valor Relativo definidas
por el Seguro Social para los procedimientos quirrgicos, la Unidades Equivalentes de
Tiempo (UETS) para odontologa, sin embargo no son aplicables a todos los
productos, por eso se propone aqu una forma de construir las equivalencias dentro
de su empresa (Hospital).
Agrupacin por equivalencia:
Consiste en definir una unidad que haga equivalentes todos los productos
identificados dentro de un mismo centro de costo. Teniendo en cuenta la necesidad
de establecer una equivalencia, se deben identificar factores fundamentales dentro
del proceso de produccin que permitan cuantificar la equivalencia, algunos de esos
factores podran ser:
Tiempo de trabajo en la generacin del producto.

Tiempo de uso de los equipos.
Valor de los suministros bsicos utilizados
Valor de la inversin para poder realizar el producto.
Nivel de complejidad del producto
Tarifa o tarifas que se ofrecen por el producto
Nmero de personas que se benefician
Tipo de anestesia utilizado
Tiempo de recuperacin.
Ministerio de Salud
19
Una vez definidos los factores aplicables a cada grupo de productos, los cuales son
variables segn la institucin y segn las caractersticas del grupo de productos, se
establece la unidad de medida de cada uno de esos factores y su criterio de medicin
y se procede a realizar la medicin de cada factor para cada producto. Con cada
factor se establece una equivalencia y finalmente es posible establecer una
equivalencia de acuerdo a una ponderacin de todos los factores.
Es necesario ponderar cada factor (importancia), de acuerdo con la confiabilidad de
su medicin y su relevancia. Se ponderan cada uno de los factores con un nmero de
3 a 0, siendo 3 el valor asignado para factores de alta relevancia y alta confiabilidad y
0 en caso de que el factor no sea aplicable o no sea confiable su medicin. En los
anexos se presenta el archivo produce.xls que permite hacer este proceso de manera
fcil.
Los diferentes productos nos darn unidades equivalentes variadas por ejemplo en el
laboratorio clnico se le da a cada prueba el nmero de unidades de equivalencia as:
hemograma 2,5 unidades, glicemia 3,0 unidades, uroanlisis 2,2 unidades, etc. Lo
que quiere decir que al realizar el registro de produccin de cada una de estas
pruebas y al multiplicarla por las unidades de equivalencia dar como resultado el
total de unidades del centro de costo. Por ejemplo una produccin de 3 hemogramas,
1 glicemia y 4 uroanlisis sera igual en el ejemplo a 19.3 unidades equivalentes.
Esta forma de medida permitir evaluar los cambios en produccin dentro de un
mismo centro de costo en especial cuando por la heterogeneidad de la produccin no
era posible, as mismo se convertir en la base fundamental del proceso de costeo,
sobre la que se calcularn los costos de cada producto individualmente.
1.8 CLASIFICACION DE LOS CENTROS DE COSTOS

Ya definidos los centros de costos e identificada la produccin que se origina dentro
de ellos es importante clasificarlos de acuerdo al tipo de productos que all se generan
y podramos clasificarlos como Operativos, Logsticos o Administrativos. En el cuadro
siguiente vemos algunos ejemplos de ellos.
CENTRO DE COSTOS
OPERATIVOS
Consulta externa y procedimientos
Consulta especializada
Promocin y Prevencin
Quirfanos
Sala de Partos
Laboratorio Clnico
Hospitalizacin Estancia General
Ministerio de Salud
20
CENTRO DE COSTOS
OPERATIVOS
Consulta y procedimientos de urgencias
Observacin Urgencias
Imagenologa
Farmacia
CENTRO DE COSTOS
LOGISTICOS
Esterilizacin General
Alimentos
Mantenimiento
Almacn
CENTRO DE COSTOS
ADMINISTRATIVOS
Gerencia
Recursos Humanos
Sistemas de Informacin
Recursos financieros
1.9 COSTOS Y CONTABILIDAD (UNIDAD FUNCIONAL)

Entendiendo por contabilidad como el arte o tcnica que realiza la medicin, registro y
presentacin de la informacin financiera, el proceso de anlisis del costo se haya
inmerso dentro del sistema contable, que se constituye en uno de los pilares de
mantenimiento de la informacin financiera de cualquier entidad. Es as que el costeo
hace parte de la misma unidad y per se no es posible pensar en contabilidad por un
lado y costear por otro diferente con diferente informacin y diferentes resultados.
La contabilidad se divide en dos reas claramente definidas contabilidad general o
financiera y contabilidad de costos identificada tambin por otros autores como
contabilidad gerencial. El Sistema contable cumple con ciertas caractersticas que lo
definen: es NICO, dentro de una empresa; es OPORTUNO, con relacin a la
informacin que aporta; es TCNICO, porque coincide con un proceso claramente
definido y ordenado y no da origen en ningn momento a interpretaciones; es
totalmente OBJETIVO, por cuanto se limita al registro exacto de todas las actividades
financieras en trminos monetarios; es INTEGRAL, porque involucra toda la
informacin financiera de la empresa.
Ministerio de Salud
21
La contabilidad financiera se ocupa principalmente del desarrollo de los estados

financieros (Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas o de Resultados)
cuya informacin se organiza para el uso externo de quienes proveen los fondos y
para el uso interno para manejar una visin general de la entidad; se aplica de
acuerdo a normas legales plenamente definidas y de acuerdo a los denominados
Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA).
La contabilidad gerencial o de costos se encarga principalmente de la acumulacin y
anlisis de la informacin relevante para uso interno de los gerentes en los procesos
de toma de decisiones en planeacin y control. Dentro de los principios contables
definidos su informacin es congruente y en muchas ocasiones tomadas directamente
de la misma contabilidad financiera, pero en su proceso mismo es variable, de
acuerdo a las necesidades, observaciones y desarrollo mismo del sistema gerencial
de una determinada empresa.
Uno de los principios legales originados por la Ley 100 consiste en la obligatoriedad
de llevar contabilidad de costos por parte de IPS pblicas y privadas, de igual manera
contable se han definido unos planes de contabilidad que buscan homologar la
totalidad de empresas de salud en trminos contables.
La estructura aqu
desarrollada es totalmente compatible con el sistema contable y con cualquiera de los
planes contables ya sea el de IPS pblicas o el de IPS privadas. Para esto es
necesario definir una estructura superior a los centros de costos que los agrupe. Por
eso tomamos las Unidades Funcionales por cuanto es muy lgica dentro del nuevo
concepto de empresa y se ajusta perfectamente a los principios de contabilidad.
La Unidad funcional es el conjunto de procesos de produccin especficos, los
procedimientos y actividades que los componen, los cuales son ejecutados dentro de
una secuencia y lmites tcnicamente definidos, en donde es posible visualizar,
analizar e intervenir el proceso global de la produccin de un bien o servicio alrededor
de una finalidad comn definida y diferenciada convencionalmente de otras, es una
agrupacin de centros de costos organizados dentro de una funcin especfica con
productos que guardan alguna similitud.
Al igual que los productos y los centros de costos
administrativas, logsticas y operativas y dentro de las
tienen en sus centros de costos aquellos que generan
directamente al paciente, es decir, los centros de
intermedios (de apoyo diagnstico o teraputico).
estas a su vez pueden ser

operativas se ubican las que
productos que son prestados
costos operativos finales e
De acuerdo con el Plan General de Contabilidad para las instituciones prestadoras de

servicios de salud para el reconocimiento de los costos en la prestacin de servicios
de salud y en la venta se define el grupo de 73 servicios de salud con las siguientes
unidades funcionales operativas y sus respectivos centros de costos:
7301
7302
7310
Urgencias - Consulta y procedimientos

Urgencias -Observacin
Servicios ambulatorios - Consulta externa y procedimientos
Ministerio de Salud
22
7311
7312
7313
7314
7320
7321
7322
7323
7324
7325
7326
7330
7331
7340
7341
7342
7343
7349
7350
7351
7352
7353
7354
7355
7356
7380
7381
7382
7383
7384
7385
7386
7387
Servicios ambulatorios - Consulta especializada

Servicios ambulatorios - Actividades de salud oral
Servicios ambulatorios - Actividades de promocin y prevencin
Servicios ambulatorios - Otras actividades extramurales
Hospitalizacin - Estancia general
Hospitalizacin - Cuidados intensivos
Hospitalizacin - - Cuidados intermedios
Hospitalizacin - Recin nacidos
Hospitalizacin - Salud mental
Hospitalizacin - Quemados
Hospitalizacin - Otros cuidados especiales
Quirfanos y salas de parto - Quirfanos
Quirfanos y salas de parto - Salas de parto
Apoyo diagnstico - Laboratorio clnico
Apoyo diagnstico - Imagenologa
Apoyo diagnstico - Anatoma patolgica
Apoyo diagnstico - Otras unidades de apoyo diagnstico
Apoyo teraputico - Rehabilitacin y terapias
Apoyo teraputico - Banco de componentes anatmicos
Apoyo teraputico - Banco de sangre
Apoyo teraputico - Unidad renal
Apoyo teraputico - Unidad hemodinamia
Apoyo teraputico - Terapias oncolgicas
Apoyo teraputico - Farmacia e insumos hospitalarios
Apoyo teraputico - Otras unidades de apoyo teraputico
Servicios conexos a la salud - Medio ambiente
Servicios conexos a la salud - Ancianatos y albergues
Servicios conexos a la salud - Centros y puestos de salud
Servicios conexos a la salud - Servicios docentes
Servicios conexos a la salud Investigacin cientfica
Servicios conexos a la salud - Medicina legal
Servicios conexos a la salud - Servicios de ambulancias
Servicios conexos a la salud Otros servicios
Quedaran adems dos unidades funcionales ms, que agruparan respectivamente

los centros de costos logsticos y los administrativos:
Unidad Funcional de Apoyo Logstico

Unidad Funcional Administrativa
Plan General de Contabilidad Pblica para las Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud Pblicas
Ministerio de Salud
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El Plan General de Contabilidad Pblica para las Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud pblicas es el plan que organiza y adapta el Plan nico de
Cuentas instaurado a nivel nacional y que ajusta la Contabilidad Pblica a los
principios contables generalmente aceptados.
Ordena y clasifica las cuentas del balance general, de resultados y de orden en
clase, grupo, cuenta y subcuenta.
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general
(activo, pasivo y patrimonio, respectivamente); las clases 4, 5, y 6 corresponden a las
cuentas de resultados (ingresos, gastos y costos de ventas respectivamente); la clase
7 costos de produccin, las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden (deudoras y
acreedoras, respectivamente ) y la clase cero (0) corresponde a las cuentas de
planeacin y presupuesto.
La codificacin de las cuentas se basa en el sistema decimal por considerarse el ms
idneo en el procesamiento de la informacin contable a travs de sistemas
computarizados, manuales o mecnicos.
Para los efectos de este plan, la codificacin del catlogo de cuentas est
estructurada sobre la base de los siguientes niveles:
CLASE
GRUPO
CUENTA
SUBCUENTA
:
:
:
:
El primer dgito
Los dos primeros dgitos
Los cuatro primeros dgitos
Los seis primeros dgitos
CLASE
GRUPO
CUENTA
SUBCUENTA
XX
XX
AUXILIAR
En el Plan de Cuentas los Costos son llevados en la Clase 7 Costos de produccin.

Esta clase a su vez, conlleva dos grupos: Produccin de bienes (71) con dos tipos
de cuentas:
7105 Impresos y publicaciones
7122 Medicamentos
Servicios de salud (73): con las cuentas mencionadas anteriormente, cada una
de las diferentes cuentas se debitan con el costo respectivo y se acreditan con el
traslado al final de cada mes contable a la clase 6.
La Superintendencia Nacional de Salud con el apoyo del Programa de Mejoramiento
de los Servicios de Salud del Ministerio de Salud dise y public la Cartilla sobre el
Plan General de Contabilidad Pblica para las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud Pblicas, extractada de la resolucin 4444 del 21 de noviembre de 1995
Ministerio de Salud
24
actualizada mediante las Resoluciones 274 del 25 de Septiembre de 1.997 y 040 del
15 de marzo de 1.999 y 377 del 23 de diciembre de 1.999.
1.10 OTRAS ORGANIZACIONES O AGRUPACIONES

A pesar que la estructura de los centros de costos deber ser totalmente concordante
con la estructura orgnico - funcional de la institucin, podrn existir otras formas de
departamentalizacin dentro de las instituciones originadas por la estructura propia de
la Empresa y que no son asimilables a las unidades funcionales. Algunas de ellas
sern desarrolladas con fines de gerencia. Por ejemplo: Agrupar los productos de
atencin de patologas de alto costo con fines de control especial. Es posible que en
nuestro sistema de costos necesitemos tambin tener en cuenta esta clasificacin sin
excluir la definida anteriormente. Adems de hacer definido las unidades funcionales
y en ellas agrupar los centros de costos podremos definir la estructura de los centros
de costos organizando los productos ubicados en cada centro de costos dentro de
otro tipo de agrupacin siguiendo la estructura orgnica definida por la Empresa.
2. COMPONENTES DEL COSTO

2.1 ELEMENTOS DEL COSTO
Dentro del costo de un producto se pueden identificar tres tipos de elementos segn
su origen: mano de obra (gastos de personal), suministros (materiales e insumos) y
gastos generales.
2.1.1 MANO DE OBRA (Gastos de personal)
Es el esfuerzo fsico y/o mental empleado en la produccin de un bien o servicio. Est
constituido por el valor de los salarios, honorarios y prestaciones sociales del personal
que interviene en el proceso de produccin.
El salario comprende todas las remuneraciones que se reconocen mensualmente al
trabajador, incluyendo sueldos, horas extras, recargos nocturnos, festivos y
dominicales, auxilio de transporte, subsidio de alimentacin, reemplazos por
incapacidades, vacaciones, o licencias.
Las prestaciones sociales comprenden el conjunto de obligaciones de carcter
social, derivadas de la relacin laboral que se generan para la empresa en virtud de la
ley, de una convencin colectiva de trabajo o de la voluntad de la Empresa y que se
reconocen peridicamente al trabajador. Incluye el pago de cesantas, intereses de
cesantas, primas legales y extralegales, bonificaciones, asistencia mdica,
vacaciones, adiestramiento de personal, pagos a entidades promotoras de salud,
fondos de pensiones, administradoras de riesgos profesionales, SENA, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, cajas de compensacin, seguros de vida, etc.
Ministerio de Salud
25
Los honorarios profesionales y los servicios tcnicos estn constituidos por los
pagos realizados a profesionales independientes o asociados en virtud de un contrato
de prestacin de servicios de salud.
2.1.2 SUMINISTROS (Materiales e insumos)
Es el valor de los materiales y elementos que se utilizan en la produccin del servicio
o bien. Incluye el valor del material mdico quirrgico, odontolgico, de laboratorio, de
radiodiagnstico, electrodiagnstico, medicamentos, gases medicinales, vveres y
otros elementos utilizados en la produccin de los servicios.
Es el valor de otros gastos que no se identifican claramente con los elementos
definidos anteriormente. Algunos de estos son:
Servicios pblicos: acueducto, alcantarillado, energa y telfono
Transporte: viticos y gastos de viaje, fletes y acarreos, transporte urbano.
tiles
y
papelera,
comunicaciones.
Combustibles, material de lavandera y ropera, material de construccin,

material de aseo servicio de aseo en el caso de que sea contratado, servicio
de vigilancia, entre otros.
correspondencia,
fotocopias,
publicaciones
Seguros, impuestos, mantenimiento de la infraestructura fsica y la dotacin.

Capacitacin del personal
Depreciacin de los activos
2.2 TIPOS DE COSTO

Los costos que constituyen un producto pueden dividirse en directos e indirectos.
2.2.1 COSTOS DIRECTOS
Est constituido por la sumatoria de aquellos elementos del costo, mano de obra,
suministros y gastos generales que es posible asignar de forma directa y especfica al
proceso de produccin; que hacen parte directa del proceso y son elementos
constitutivos del mismo.
Ministerio de Salud
26
2.2.2 COSTOS INDIRECTOS

Son aquellos que no es posible identificar claramente con el proceso de produccin y
provienen de uno o ms centros de costos requeridos para desarrollar
adecuadamente la produccin de bienes o servicios en otro centro de costo y no
pueden ser asignados especficamente a un determinado producto.
Los costos indirectos se originan por el uso que hacen los centros de costos
operativos de los servicios o bienes producidos por los centros de costos logsticos y
administrativos. Estn constituidos por la fraccin del costo de los centros de costos
logsticos y administrativos que se transfiere a los centros de costos operativos. Los
costos indirectos se deben transferir de manera equitativa a cada uno de los centros
de costos tratando de que esta distribucin sea lo ms real posible.
Igualmente es posible que se quiera calcular el costo que genera el uso de los
servicios de apoyo diagnstico y teraputico considerados productos operativos
intermedios, dentro del costo de los productos operativos finales.
2.3 MTODOS DE DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS INDIRECTOS

La necesidad de poder obtener un costo lo ms real posible hace buscar los mtodos
ms confiables posibles para la distribucin de estos costos, es por esto que se
deben identificar bases de distribucin de los mismos.
Las empresas de salud muchas veces se han concebido como una conjuncin de
varias empresas que a la vez tienen como objeto principal de su accin un sinnmero
de actividades hacindolas de lo ms heterognea posible. Esto hace que el manejo
de los costos indirectos sea ms complejo por los diferentes comportamientos que se
desarrollan dentro de ella y por lo tanto las tasas o tcnicas de distribucin se hacen
ms difciles. En las escuelas de medicina enseaban que cuando existen mltiples
tcnicas diferentes de una ciruga es porque no haba ninguna que fuera lo
suficientemente buena, esto mismo al parecer pasa con los mtodos de distribucin
de costos, existen muchos, la mayora de ellos desarrollados hacia las empresas
encargadas de la produccin de bienes y no de servicios. Sin embargo se ha
intentado hacer una coleccin de los ms aplicables a las instituciones con el fin de
que de manera particular y de acuerdo a las caractersticas propias de la empresa
adoptemos uno u otro para todos los costos indirectos o para algunos de ellos.
2.3.1 MTODO TRADICIONAL

Consiste en tomar las horas de trabajo contratadas o pagadas a los trabajadores que
participan en el proceso de produccin de cada centro de costos y su suma ser el
100%. Utilizando la proporcin que representan las horas de trabajo de un centro de
costos en particular se le transfieren los costos indirectos provenientes de los centros
de costos intermedios. El principal problema de este mtodo es el de centrar su
Ministerio de Salud
27
importancia en la mano de obra (horas) dejando de lado el hecho de que a medida

que se aumenta la tecnologa probablemente se disminuye la mano de obra o al
menos disminuye la importancia de la mano de obra.
Este mtodo puede ser utilizado para la transferencia de costos indirectos
provenientes de centros de costos de tipo administrativo tales como recursos
humanos, recursos fsicos y financieros y las reas de gerencia, entre otros.
2.3.2 MTODO MODERNO

Otra tendencia y tomando el otro extremo de la produccin mide las horas mquina
utilizadas por centro de costos. Punto por lo dems igualmente peligroso y
nicamente desarrollable en empresas muy inclinadas hacia una tecnologa dura.
Podra aplicarse por ejemplo en una institucin de salud dedicada nicamente a la
produccin de servicios de apoyo diagnstico.
2.3.3 MTODO ABC

El mtodo de costeo basado en actividades, ABC (por sus siglas en ingls ActivityBased Costing) como su nombre lo indica centra su atencin individualmente en cada
tipo de costo indirecto y lo distribuye de manera individual de acuerdo a las unidades
de produccin que se originen en ese centro de costo hacia los dems. Este mtodo
aunque es ms dispendioso asigna mejor algunos costos indirectos y puede ser muy
til en la mayora de casos dentro de la empresa. Se realiza desarrollando los
siguientes pasos:
1. Identificar los centros de costos que originan costos indirectos.
2. Calcular el costo de esos centros de costos
3. Determinar una medida de actividad, que es como el producto que genera ese
centro de costo. Por ejemplo, exmenes de laboratorio requeridos, unidades de
sangre despachada, placas de Rx. procesadas, kilos de ropa lavada, paquetes
esterilizados, raciones alimentarias despachadas, frmulas despachas, etc. Esta
medida de actividad se conoce en la literatura como cost drivers (origen del costo)
y aqu la llamaremos base de distribucin y finalmente es el factor de distribucin
de los costos indirectos. A medida que ms productos de un centro de costo
intervengan en otro, ms proporcin de costo indirecto lo afectar.
4. Se calcula el costo de la unidad base de distribucin, resultado de dividir el total del
costo directo de ese centro de costo sobre el nmero de unidades.
5. Se determina el nmero de unidades base de distribucin que utiliza cada centro
de costo.
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28
6. Se le asigna el costo indirecto por el uso de las unidades base de distribucin

resultado de multiplicar el nmero de unidades utilizadas (paso 5) por el costo de la
unidad de base de distribucin (paso 4).
Esta es una muy buena manera de distribucin y aplicable a casi todos los costos
indirectos de una empresa; es aplicable fcilmente en lavandera, ropera, almacn,
farmacia entre otros. Lo ms importante es una definicin precisa y adecuada de la
base de distribucin.
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29
3. METODOLOGA
El primer paso para poder iniciar el desarrollo de un sistema de costos es llenarse al
mximo de ganas de hacer un proceso excelente, meter un poco de ese nimo en
una botella para irlo tomando cuando se bajen los nimos e incluir en esto un grupo
de interesados de todas las reas. En el caso de Costos realmente una golondrina
no hace verano.
Obtener un resultado final de costos confiable requiere de un muy buen proceso
metodolgico de implementacin, no se da con aplicar un simple <enter> dentro de un
software, recordamos que Costos es resultado de la Gerencia de la Contabilidad y por
la tanto va a requerir de todos los gestores persistencia, concentracin, fidelidad,
consistencia y lgica en la informacin registrada y sobre todo mucha paciencia por el
primer dato, puede que se demore en obtenerse pero cuando lo obtengamos va a ser
fenomenal su resultado!!!.
3.1 GENERALIDADES
Lo primero que se hace en el proceso de costos es delimitar la empresa a la que
vamos a calcularle los costos y conocerla adecuadamente y probablemente plantear
la necesidad de algunas reestructuraciones para que funcione adecuadamente.
El clculo de los costos para hacerlo ms lgico se desarrolla en cuatro fases, a
saber:
1. DISEO DEL SISTEMA: Consiste en la definicin de todos los elementos que se
procesaran en costos. El resultado final de esta fase es un mapa sistemtico de
toda nuestra institucin, objeto del proceso, por Centros de Costos, con cada uno
de los elementos del costo identificado y con una clara definicin de las bases de
asignacin de los gastos generales y de las bases de distribucin de los costos
indirectos.
2. CLCULO DE COSTOS: Consiste en el clculo de los costos por centros de
costos y productos de acuerdo con la informacin que peridicamente
(mensualmente) vayamos incorporando. El resultado final bruto es el costo por
centros de costos de cada periodo y de cada uno de los productos que lo integran.
3. INDICADORES DE COSTOS: Consiste en tomar los datos producto de la fase
anterior y de acuerdo con nuestra estructura de costos, cruzarlos para producir
informacin e indicadores que permitan tomar decisiones adecuadas. Este cruce
de informacin puede ser con datos de un solo periodo o el resultado de comparar
varios periodos con el fin de evaluar el desempeo o proyectarlo al futuro.
4. NOVEDADES:
Consiste en la adecuacin de los diferentes datos de la
implementacin a medida que nuestra institucin se modifique, o se requiera
Ministerio de Salud
ajustar con el fin de perfeccionar los resultados. Esta fase es similar a la primera
de diseo del sistema pero solo modificando lo que nos interesa o se requiera
cambiar.
3.2 DISEO DEL SISTEMA

3.2.1 IDENTIFICACION DE PRODUCTOS
Una vez entendida la definicin de productos y analizadas, aceptadas y asimiladas
sus caractersticas, se realiza una lista de todos los productos de la empresa
distribuidos de acuerdo a los departamentos, secciones, dependencias, direcciones o
mejor por unidades de negocios. En conclusin la identificacin de los productos es
una actividad que debe estar a cargo de cada unidad de negocios que es quien
conoce los procesos que realiza y los productos que genera. No podemos olvidar las
reas administrativas y logsticas, en especial las ltimas pues tambin tienen sus
productos bien claros que deben ser costeados.
Para la identificacin de productos se utiliza el Formulario C1, el cual puede ser
distribuido entre los responsables de las unidades de produccin descritas
anteriormente de acuerdo a las definiciones, para ser diligenciando de la siguiente
forma:
En el encabezado identifique la unidad de negocios o dependencia a que se refiere
Columna PRODUCTO: Registre el nombre de cada producto identificado.
Columna UNIDAD DE MEDIDA: Registre la manera como se cuantifican esos

productos de manera prctica o cotidiana.
Columna DESCRIPCION: Registre el nombre o describa el instrumento

(formulario) en que se registra la produccin del producto habitualmente y
adicionalmente podemos colocar, adems observaciones acerca de los productos
que por su complejidad requieran aclaracin.
3.2.2 AGRUPACION DE PRODUCTOS

Una vez concluido el listado de productos y de acuerdo a los posibles centros de
costos o unidades de produccin, se ubican todos los productos por cada una de
estas divisiones y encontraremos la necesidad de agrupar productos de acuerdo a lo
descrito anteriormente. Necesitaremos definir una equivalencia entre ellos para poder
establecer una produccin nica en cada centro de costo.
La agrupacin de productos la podemos hacer de cualquiera de las formas
Ministerio de Salud
31
reseadas, para mayor facilidad se puede aplicar la herramienta anexa en el archivo

produce.xls. Para manejo de la herramienta ver el anexo.
Una vez desarrollada esta actividad a manera de control podemos imprimir el
resultado de las equivalencias para cada grupo de productos.
A medida que se progrese en el clculo de los costos y el conocimiento de los mismos
dentro de la empresa es posible ir retirando o agregando productos dentro de cada
agrupacin.
3.2.3 DEFINICION DE CENTROS DE COSTOS

Se deben definir las Unidades de Produccin: Centros de Costos de acuerdo con la
ubicacin que hemos dado a los diferentes productos de la institucin. Asignando
cada producto o agrupacin de productos en un nico Centro de Costo. A su vez se
deben poder clasificar los centros de costos de acuerdo sean los productos en
operativos finales, operativos intermedios, logsticos y administrativos 1. Para esto
podemos utilizar el formulario C2, que se diligencia as:
Columna TIPO clasifique el Centro de Costo segn sea: operativo final: F,

operativo intermedio: I, logstico: L y administrativo: A.
Columna CENTRO DE COSTO: Registre el nombre del Centro de Costo.
Columna PRODUCTO: Registre el nombre del producto nico (en caso de que
sea as) o el nombre equivalente que ha dado a la agrupacin.
Columna DESCRIPCION: Describa brevemente el Centro de Costo si se requiere

y fundamentalmente defina el nombre del responsable dentro del Centro de costo
de la informacin. Puede anotarse adems el nombre del archivo donde se
encuentra la agrupacin.
3.2.4 IDENTIFICACION DE UNIDADES FUNCIONALES

Tomamos ahora todos los centros de costos definidos en el Formulario C2 y los
pasamos en el Formulario C3 donde se asignan grupos de Centros de Costo a las
unidades funcionales.
El Formulario C3 se diligencia de la siguiente forma:
Es posible que algunos desarrollos del sistema de costos no acepten el concepto de intermedios
y finales por lo ambiguo mismo del concepto, entonces solo se clasificaran en centros de costos
operativos, logsticos y administrativos. Incluso de manera similar puede darse el caso de que solo
los clasifique en operativos y no operativos, que sera la clasificacin mnima aceptable.
1
Ministerio de Salud
32
Columna UNIDAD FUNCIONAL: Registre el nombre de la Unidad Funcional,

recuerde que son las definidas en el Plan nico de Cuentas, ejemplo
hospitalizacin e internacin.
Columna CENTRO DE COSTO: Liste el/los centros de costos que le corresponde

a la unidad funcional, ejemplo hospitalizacin de neonatos, unidad de cuidado
intensivo, unidad de cuidado intermedio, etc. deben ser los centros de costos
definidos en el Formulario C2. Recuerde que un centro de costo no puede
pertenecer sino a una unidad funcional.
Columna OBSERVACIONES: Registre observaciones si se requieren.
3.2.5 DEFINICION DE BASES DE DISTRIBUCION

Dado que los centros de costos logsticos o administrativos, generan costos indirectos
a los centros de costos operativos, y los centros de costos operativos intermedios se
los generan a los operativos finales es necesario definir las base de distribucin con
las que sern distribuidos sus costos.
Para ello utilizamos el Formulario C4, en donde partiendo de los centros de costos
definidos en el Formulario C2 y sus productos o grupos y unidades de medida, se
definen las bases de distribucin que se utilizar para ser transferidos.
Columna CENTRO DE COSTO: Registre el nombre del Centro de costo de apoyo

diagnstico y teraputico logstico o administrativo, debe corresponder a los
identificados en el Formulario C3.
Columna UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad que cuantifica la

produccin del centro de costo.
Columna BASE DE DISTRIBUCIN: Describa el factor con el que sern

distribuidos los costos de cada centro de costo, de acuerdo con las metodologas
explicadas. En la seleccin de la base de distribucin prima el producto especfico
del centro de costo a ser distribuido especialmente en lo que se refiere a centros
de costos logsticos y operativos intermedios
Columna PERIODICIDAD: Defina cada cuanto se deben revisar las bases de

distribucin de los costos indirectos, sobre todo en aquello que la distribucin no
se har con base en el producto especfico.
3.2.6 DEPARTAMENTALIZACION
Ministerio de Salud
33
En caso de que se requiera departamentalizar podremos utilizar el formulario C5A, el

cual permite ubicar los centros de costos dentro de las dos posibles agrupaciones:
departamentos de acuerdo con la estructura orgnica de la empresa y unidades
funcionales de acuerdo con las organizacin de los procesos.
El formulario C5A se lleva as:
Columna DEPARTAMENTO: Registre el nombre del Departamento o agrupacin

que figure dentro de la estructura de la empresa.
Columna CENTRO DE COSTO: Liste el nombre de los centros de costo que

constituyen el departamento.
Columna UNIDAD FUNCIONAL: Registre el nombre de la Unidad Funcional a la

que fue asignado cada centro de costos en el Formulario C3
Columna OBSERVACIONES: Registre las anotaciones pertinentes que se

requieran.
Si asumimos esta clasificacin adicional todos los Centros de Costos deben tambin
estar asignados en las dos agrupaciones.
NOTA: Recuerde que la clasificacin por departamentos es optativa segn los
requerimientos de su institucin, no as la organizacin por unidades funcionales.
En caso de que se departamentalice se requiere identificar que productos son los que
se incluyen en cada departamento. Para ello podemos utilizar el formulario C5B que
se diligencia de la siguiente forma:
Encabezamiento: Lleva el nombre del Departamento y su responsable.

En la columna PRODUCTO: el nombre del producto que pertenece a dicho
departamento. Los productos listados aqui corresponden a los productos que
hacen parte de agrupaciones. Por ejemplo el producto consulta de medicina
interna que hace parte de la agrupacin consulta de especialista har parte del
Departamento de Medicina Interna.
En la columna CENTRO DE COSTO: el nombre del centro de costo donde se
ubica el producto de ese centro de costo.
Columna OBSERVACIONES: registra el nombre del archivo de la agrupacin de
cada producto u otras anotaciones que se requieran
Cada departamento deber tener su propio formulario.
3.2.7 MAPA DE COSTOS
Ministerio de Salud
34
Una vez concluidas las anteriores actividades, se debe estar seguro de tener incluida
la totalidad de la empresa, desde el punto de vista productivo. Por eso es
conveniente hacer un control fsico de lo desarrollado en el que con base en un
recorrido ordenado de todo el funcionamiento y produccin de la empresa revisemos
que realmente se definieron todos los Centros de Costos que se requieren.
3.2.8 ADECUACION AL PLAN CONTABLE

Finalmente una vez definidos los Centros de Costos y clasificados en las unidades
funcionales pasaremos a establecer una relacin congruente con el Plan Contable y
las cuentas obligatorias. En este paso se requiere apoyo del Contador, con el fin de
unificar todos los criterios.
En el Formulario C6 homologamos los centros de costo operativos (finales e
intermedios) definidos en el Formulario C3 a una de las cuentas obligatorias del Plan
de Cuentas ubicadas en la Clase 6 y en la clase 7, con su respectivo cdigo.
Columna CODIGO PLAN GENERAL CONTABILIDAD: Registre el nmero del

cdigo al que pertenece la cuenta en el Plan.
Columna CUENTA PLAN GENERAL CONTABILIDAD: Registre el nombre de la

cuenta del Plan.
Columna UNIDAD FUNCIONAL: Registre el nombre la Unidad Funcional, segn

las definidas en el Formulario C3
Columna CENTRO DE COSTO: Registre el nombre del Centro de Costo.
Los centros de costos logsticos y administrativos no requieren dicha homologacin

pues contablemente son tomados como gastos.
Una vez terminada esta actividad ha definido la totalidad de Centros de Costos de la
empresa. A partir de este momento tomaremos de manera individual cada Centro de
Costos y le identificaremos los elementos del costo.
3.2.9 IDENTIFICACION DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

3.2.9.1 MANO DE OBRA
El siguiente paso en el levantamiento del diseo del sistema de costos consiste en la
identificacin de la mano de obra que interviene en cada centro de costos. Es posible
Ministerio de Salud
35
que en esta actividad al revisar la ubicacin del recurso humano aparezcan nuevos
centros de costos o que desaparezcan algunos ya creados, no importa si es necesario
modificar lo hecho en formularios anteriores para asegurar la consistencia y
confiabilidad.
La fuente primordial para identificar la mano de obra es la nmina o el plan de cargos
de la institucin. Se requiere que el rea o seccin de la empresa encargada de
elaborar la nmina, o la que posea la informacin genere un listado de los cargos con
su denominacin exacta y los cdigos segn se realicen las liquidaciones de nmina,
adems que realice un cuadro que especifique la manera como se generan las
liquidaciones. Dicho listado debe ser realizado dentro de la lgica real de la
institucin y debe contener los nombres con que realmente se van a identificar los
cargos, no se requieren los nombres de las personas sino la denominacin debe ser
muy orientada hacia la funcin que se desempea, igualmente es probable que por
lgica de la misma institucin denominemos indistintamente si es de planta o de
contrato por cuanto se comportan funcionalmente como lo mismo.
En cada centro de costos debern identificarse todos los actores que participan en la
generacin de los productos del centro de costo. Adems de identificar el personal
involucrado en la produccin, debemos tambin conocer el horario de funcionamiento
de ese centro de produccin (centro de costo), una vez conocido el tiempo de oferta
del servicio ubicamos el recurso humano que habamos identificado como actor de
ese servicio en los horarios determinados segn la tabla diseada, (Tabla A1, anexa),
colocando el nmero de horas asignadas o programadas segn el cargo.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Por cada Centro de Costo se elabora un listado con los cargos identificados que
participan dentro de la produccin (cdigo y nombre de los cargos).
2. Posteriormente hacemos un recuento de las horas asignadas o programadas por
cada cargo en ese Centro de Costos. Para obtener esta informacin podemos
utilizar los cuadros de programacin de personal de dicho centro de costo. Se
puede hacer el clculo da a da, o semanal para proyectarlo despus a mensual, o
si se puede calcularlo de una vez en meses.
3. Una vez cuantificadas las horas asignadas por cada centro de costos se registran
en el formulario C7.
A continuacin se expone un ejemplo prctico del modo de calcular el nmero de
horas programadas en un centro de costo de consulta externa, donde tenemos:
2 mdicos generales (nominacin de la lista de cargos), programados de lunes a
viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m., lo que da:
2 mdicos generales x 8 horas = 16 horas/diarias x 22 das hbiles del mes
= 352 horas/mes de mdico general en ese centro de costo.
Ministerio de Salud
36
2 auxiliares de enfermera de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y 1 auxiliar

de enfermera de 1:00 p.m. a 7:00 p.m. de lunes a viernes. Lo que dara:
2 auxiliares de enfermera x 5 horas + 1 auxiliar x 6 horas = 16 horas/diarias x
22 das hbiles = 352 horas/mes de auxiliar de enfermera en ese centro de
costo.
Este dato corresponde a lo programado aunque puede ser que el recurso no este
totalmente disponible o que algunos momentos est compartido, situacin que ser
corregida posteriormente.
A continuacin los totales son transcritos en el formulario C7 de cada Centro de
Costo. Una vez hecha esta distribucin para todos los centros de costos se deben
revisar minuciosamente los datos asignados en ese proceso pudiendo ocurrir:
1. Que se encuentren cargos asignados a un centro de costos que son de y deben
dejar de contabilizarse en el primero. Por ejemplo: Que asignen tiempo a la
persona encargada del aseo en el centro de costo de consulta externa siendo esta
persona del centro de costo de aseo.
2. Que no hayan registrado cargos del centro de costo que realmente pertenece a l,
requirindose revisar la informacin.
3. Que no se hayan podido calcular bien y se haya intentado cuadrar en tiempos
completos a las personas. En ese caso se tendr que repetir el ejercicio pues el
dato que se requiere es la oferta terica de servicios por cargos en cada centro de
costos y no el recurso existente.
Una vez cada centro de costo (es necesario hacerlo en todos) haya hecho su trabajo
de identificacin de la mano de obra, se solicitar un cuadro similar a la dependencia
que defini los cargos, es decir, nmina, personal o recursos humanos, en este caso
ellos debern anotar en frente de cada cargo el total de horas laborables segn su
disponibilidad de recursos durante el mes. El resultado es el producto del total de
horas/mes laborables por cargos (176, 172, 168 horas segn la institucin). Dicha
informacin tambin debe ser objeto de crtica similar a la de los centros de costos.
Ajuste de Mano de Obra: El total de horas programadas (informacin de los centros
de costos) y las contratadas (informacin de nmina) probablemente no sean iguales
y requiere con fines del clculo de los costos ajustarlos. Se harn los siguiente pasos:
1. Sumar el total de horas programadas en todos los centros de costos por cada
cargo.
2. Sumar el total de horas contratadas en todos los centros de costos por cada
cargo.
Ministerio de Salud
37
3. Dividir el total de horas contratadas sobre el total de horas programadas de cada

cargo. Dicho resultado se denominar factor de correccin.
4. Multiplicar el tiempo programado de cada cargo en cada centro de costo por el
factor de correccin lo que dar un total de horas programadas ajustadas por
cargo. Dicha informacin puede ser registrada en el Formulario C8 de cada
centro de costo similar al C7.
5. Este mismo proceso puede hacerse utilizando el archivo manobr.xls donde el
computador ayuda a realizar el proceso y en el anexo se explica la forma de
utilizarlo.
3.2.9.2 SUMINISTROS
La contabilizacin de los suministros utilizados en la produccin de un bien o servicio
determinado est normalmente centralizada a travs de un sistema de manejo de
suministros que realiza el almacn, la farmacia, u otra dependencia.
Se debe registrar el consumo total por cada Centro de Costo, el cual puede ser
equivalente al valor de los despachos de suministros de los diferentes proveedores
(almacn, farmacia, economato) a los centros de costos consumidores.
Diferencindose de metodologas de costos estandar en donde los consumos de
suministros son asignados de manera particular a cada producto, - informacin poco
concordante con los consumos reales-.
Le corresponder a la seccin o secciones responsables de proveer los suministros el
definir:
1. Periodicidad de los despachos (variable segn Centro de Costos y tipo de
suministros)
2. Formulario nico de pedido que debe incluir la siguiente informacin: unidad
funcional, centro de costo, elementos pedidos, costo de los insumos despachados,
fecha del despacho. Se propone un formulario que podra servir como gua. (ver
anexo)
3. Se deben establecer los procedimientos para que cada dependencia de la
empresa que despache cualquier tipo de insumo a otra, lo registre en el formulario
definido.
En aquellos casos en que los despachos se hagan por periodos mayores a los de
reportes de costos se deben crear algn control de consumos para que se divida de
manera real el consumo.
En caso de los stock no existe problema por cuanto estn constituidos de inventarios
estables y el valor de lo consumido debe ser igual al valor de lo solicitado para que no
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38
vare el inventario de dicho stock, deber implementarse algn mecanismo de control

nicamente si los periodos de reposicin del stock son ms largos que los periodos de
reportes de costos.
Debern disearse formularios donde se condense la informacin de todos los
centros de costos y si se quiere clasificados por los tipos de suministros despachados
segn la contabilidad.
3.2.9.3 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN SERVICIO

A cada centro de costo se le debe asignar el valor de la propiedad, planta y equipos
(antiguamente conocidos como activos fijos) con los cuales se desarrolla el proceso o
procesos de produccin de dicho centro. Esta funcin ser responsabilidad directa de
la dependencia que controla los inventarios de la empresa.
Dichos activos pueden ser:
Edificio y Terrenos: Que se distribuyen por el rea fsica ocupada por cada centro
de costos, para ello se requiere, sobre la base de los planos de la institucin ubicar
las reas fsicas que ocupa cada centro de costo y calcular su rea.
Muebles y enseres, equipos, software y hardware que se distribuyen segn su
valor en inventarios requirindose que se determine para cada uno:
Vida til (para definir el nmero de aos en que se deprecia)
Valor actual
Pueden existir activos compartidos por diferentes centro de costos, ser necesario
distribuirlos de manera equitativa al uso que hagan de los mismos.
Esta informacin puede ser registrada en el formulario C9 o alguno similar. Y ser
bsica dentro del anlisis de los costos por cuanto le dar informacin al responsable
del centro de costo del valor de la inversin.
3.2.9.4 ASIGNACION DE LOS GASTOS GENERALES

Para asignar los gastos generales aplicaremos la metodologa ABC definida
anteriormente. Se debern seguir los siguientes pasos:
1. Identificar todos los gastos generales que se requiere asignar.
2. Identificar gastos generales que podran asignarse directamente por que se
conoce el consumo especfico por centro de costos o porque son especficos
de uno solo. Por ejemplo: el valor de la gasolina consumida deber asignarse
al centro de costo de transportacin.
Ministerio de Salud
39
3. Identificar la base de asignacin que ser utilizada para los gastos que no pueden
asignarse directamente.
4. Determinar la periodicidad de revisin de dicha base de asignacin la cual puede
ser mensual (si cambia en cada periodo) o si se define revisin cada tres
meses, seis meses o cada ao periodo mximo aceptable para revisin.
5. Identificar los centros de costos a los que afecta cada gasto general que requiere
se asignado.
6. Valorar la base de asignacin de cada gasto para cada centro de costo. De
acuerdo a esa medida se distribuir el total del gasto
7. Sumar el total de unidades de base de asignacin de cada costo.
8. Dividir el total del gasto (valor) entre el total de unidades con lo que se obtiene el
valor del gasto por cada unidad.
9. Multiplicar el nmero de unidades asignadas a cada centro de costo para ese
gasto por el valor de cada unidad, con lo que se obtendr el valor del gasto
para ese centro de costo.
Este proceso puede realizarse manualmente y apoyado con el C10 que busca
determinar las bases de asignacin y que se diligencia as:
Columna Gasto General: Se identifica el gasto general a asignar

Columna Base de Asignacin: Se nombra la unidad que se aplicar
Columna Descripcin: explica la base de asignacin y la forma de medida
Columna Periodicidad: Identifica el lapso dentro del cual se debe revisar la base
de asignacin de cada gasto general.
A continuacin se presentan algunos ejemplos de bases de asignacin que podran ser

utilizados:
GASTO GENERAL
Servicio de Agua
Servicio de Energa elctrica
Aseo (cuando es contratado con

empresas)
BASE DE ASIGNACIN
Nro. de fuentes x calibre x nro. de horas de uso
diario o semanal
Nro. de fuentes x nro. de horas de uso diario o
semanal
Consumo en Kw segn equipos por uso diario o
semanal
Actividades realizadas
Metros cuadrados aseados en cada centro
Metros cuadrados ponderado en reas de mayor
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GASTO GENERAL
Vigilancia (cuando es contratado)
Seguros
Bienestar Social
Salud Ocupacional
BASE DE ASIGNACIN
consumo por ejemplo ciruga.
Area en metros cuadrados
Valor de propiedad planta y equipo en servicio
Segn el tipo de seguro: rea, horas funcionarios,
valor de propiedad planta y equipo en servicio
Nmero de horas/funcionario
Nmero de horas/funcionario
3.2.10 RESUMEN
Una vez terminada esta fase y con la informacin de los formularios desarrollamos
una ficha por cada Centro de Costo (Ficha de Control por Centro de Costo) que ser
la base para el Clculo de los Costos y esencia del sistema de costos. Con todas ellas
se conformar un fichero que en cada institucin permitir manejar novedades y
control.
Una Copia del fichero completo la tendrn Gerencia, Control Interno y el Original en
Costos. Una Copia de cada ficha se tendr en cada departamento o unidad funcional
donde se pueda originar informacin o novedades de la conformacin de los Centros
de Costos.
La ficha lleva un encabezamiento con el nombre del centro de costo, unidad
funcional, departamento (s se realiz la divisin), y fecha de ultima actualizacin; el
cuerpo del formulario con: productos, grupos de productos, equivalencia y unidad de
medida, registro de produccin con periodicidad, distribucin de la mano de obra en
horas por cargos, periodicidad de requisicin de suministros, valor de propiedad
planta y equipo en servicio, costos indirectos que genera y forma de distribucin; y
una parte de control donde va el nombre del responsable con su cargo, y visto bueno
de costos, control interno y gerencia.
La informacin de cada campo se toma de los formularios desarrollados
anteriormente.
Ministerio de Salud
41
3.3 CALCULO DE COSTOS

Una vez diseada toda la estructura del sistema de costos se puede iniciar el clculo
de los costos, proceso que debe ser realizado dentro de una secuencia lgica del
proceso financiero institucional.
La mayora de la informacin siempre se ha tenido y solo muy poca tendr que
empezar a capturarse. Sin embargo se requiere de un proceso organizado con el fin
de asegurar la consistencia de la informacin. A continuacin se esquematiza el
proceso de manejo de dicha informacin.
3.2.1 PRODUCCION
La identificacin de los productos por cada centro de costo da la posibilidad de
identificar el lugar donde se registra la produccin. La fuente ideal puede ser el rea
de facturacin en donde quedan registrados todos los productos de los servicios
asistenciales, slo unos pocos estaran nicamente en estadstica. Esta opcin es
vlida siempre y cuando la institucin facture el 100% de su produccin. La
produccin de los centros administrativos y logsticos puede ser consolidada en el
rea de estadstica o directamente en costos.
La informacin requerida es el nmero de actividades realizadas de cada producto en
el periodo definido (un mes) de acuerdo con las unidades de medida definidas.
Cuando la produccin de un centro de costos se consolida en grupos de productos se
deber hacer la conversin de acuerdo con las equivalencias ya definidas en la fase
de diseo.
Para ello se debe tomar la cantidad de cada uno de los productos que hacen parte de
la agrupacin y multiplicarla por su equivalencia, la sumatoria de equivalencias de
cada centro de costo constituye la produccin total del mismo. Esta actividad puede
ser realizada utilizando el archivo produce.xls en la hoja denominada Produccin de
cada centro de costo
3.2.2 MANO DE OBRA

Segn se estructur la mano de obra, se requiere que el rea de nmina o
contabilidad reporte mensualmente el total gastado por la institucin por cada uno de
los cargos definidos en la distribucin de mano de obra. Dicho valor puede ir
condensado en un solo valor o disgregado segn los elementos de nmina que
corresponda: salario, prestaciones, previsiones, etc. Recuerde que el valor de la mano
de obra incluye los pagos realizados por sueldos, horas extras, etc., los aportes a
diferentes entidades y las causaciones realizadas por concepto de prestaciones
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sociales (primas, cesantas), etc.

De acuerdo a la distribucin ajustada de horas de cada centro de costo se asignar
valor para cada cargo. En caso de hacerse el proceso manual se realizaran los
siguientes pasos:
1. Tome el valor gastado para cada cargo para el mes y divdalo sobre el total de
horas contratadas del mismo cargo. El resultado se denominar costo/hora por
cargo en dicho mes.
2. Multiplique el costo/hora de cada cargo por el total de horas programadas
ajustadas de cada cargo en cada centro de costo. El resultado ser el costo de
ese cargo en ese centro de costo.
3. Sume el total de costos de todos los cargos en cada centro de costo. El resultado
ser el total del costo de mano de obra de ese centro de costo.
El Proceso ser mucho ms fcil si se utiliz el archivo manobr.xls en la hoja Valor
mano de obra, solo deber digitarse el valor respectivo a cada cargo (total mes) en la
respectiva celda de la columna total gastado y automticamente se realizarn las
distribuciones respectivas.
3.3.3 SUMINISTROS
Dentro del esquema desarrollado para costos, el costo de los suministros ser igual al
costo total de lo despachado en cada periodo (mes) hacia cada centro de costo. La
dependencia encargada del registro de los despachos y el descargo de los valores
desde el inventario generar un reporte totalizado de esa informacin donde por cada
centro de costo se informar el total entregado (valor) ya sea como un gran total o
disgregado en las diferentes cuentas contables.
La informacin del valor de dichos despachos corresponder exactamente al valor
descargado del kardex o de los inventarios independiente del mtodo contable
utilizado (promedio, UEPS, PEPS, PrEPS, etc.) y ser exactamente igual al informado
hacia contabilidad.

Para el clculo del costo de los gastos generales se deben realizar los siguientes
pasos:
1. Establecer una relacin de la totalidad de gastos del periodo
2. Definir cuales se pueden asignar en forma directa a su respectivo centro de costo,
y asignarlos.
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43
3. En los que no se puedan cargar directamente, se deben asignar utilizando las

bases de asignacin desarrolladas en la fase de diseo por cada tipo de gasto as;
1. Definir los centros de costos a los que afectar dicho gasto.
2. Tomar el nmero de unidades de base de asignacin en cada centro de
costos y sumarlas
3. Dividir el valor del gasto sobre el total obtenido en el paso anterior y su
resultado se denominar costo por unidad de ese gasto.
4. Multiplicar el costo de cada unidad por el nmero de unidades vendidas a
cada centro de costo. El resultado ser el costo de ese gasto general que
afecta ese centro.
4. Igual proceso debe realizarse para cada gasto
Este proceso podr ser realizado a travs del diligenciamiento del archivo
asignaci.xls en la hoja Valor gasto general en donde solo deber colocarse el total
del gasto en la respectiva celda.
3.3.5 COSTO PRIMARIO

Se ha definido en este manual Costo Primario, como la suma de los costos de mano
de obra, de suministros y de gastos generales directos o asignados de cada centro de
costo. Se ha definido como primario pues el resultado de esa suma ser el originado
en el funcionamiento propio de dicho centro.
Para cada Centro de Costo ser posible calcular dicho valor y podr ser origen de
anlisis y comparaciones.
El Costo Primario de los centros administrativos y logsticos deber ser distribuido en
los centros de costos operativos de acuerdo a lo que estos (los primeros) hayan
vendido a los otros (operativos).
3.3.6 COSTOS DISTRIBUIDOS (INDIRECTO)

Cada centro de costo administrativo o logstico deber cobrar su costo a los centros
de costos que venda sus actividades. Esta informacin ser fcilmente desarrollada
utilizando el software o el archivo distribu.xls en las respectivas hojas; sin embargo,
a continuacin se esquematiza como se realizara manualmente:
1. Identifique el centro de costo a distribuir y su valor (Costo Primo)
2. Identifique la base de distribucin, la cual podr ser (idealmente) la produccin de
dicho centro.
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44
3. Identifique los centros de costos a quienes vende

4. Calcule el nmero de unidades vendidas a cada centro de costos
5. Divida el valor total del costo primario del centro por la suma total de unidades
vendidas. El resultado se denominar costo por unidad vendida.
6. Multiplique el total de unidades de cada centro de costo comprador por el costo
de cada unidad. El resultado ser el costo distribuido hacia ese centro de costo.
7. La suma de esos costos distribuidos debe ser exactamente igual al total del costo
de dicho centro (administrativo o logstico)
8. Igual proceso deber realizarse a todos los centros administrativos y logsticos.
3.3.7 COSTO TOTAL

La suma del costo primario en los centros operativos ms el costo distribuido de los
centros de costos administrativos y logsticos dar un costo definido como Costo Total
Operativo. Informacin que de primer momento ya podr ser comparable con el total
facturado por ese mismo centro de costo.
La suma total de los costos totales de los centros de costos operativos debe coincidir
con la suma total de todos los costos primarios de todos los centros de costos; y con
la suma del total de costos de la institucin o contablemente con la suma del total de
costos y gastos en el estado de resultados.
3.3.8 COSTO POR PRODUCTO

Un paso adicional ser el de obtener el costo por producto. Este se obtiene de la
divisin del costo total de cada centro de costo entre el nmero de unidades
producidas por ese centro de costo en el mismo perodo. En caso de que ese nmero
(total produccin) sea el resultado de una equivalencia, podremos calcular el costo de
cada uno de los productos incluidos en dicha equivalencia as:
1. Calcule el costo por unidad que se obtiene de dividir el costo total por el nmero de
unidades producidas.
2. Identifique la equivalencia de cada producto
Ministerio de Salud
45
3. Multiplique el costo del producto equivalente por la equivalencia. El resultado ser

el costo calculado de ese producto en ese perodo.
Este dato podr ser comparado con la tarifa que se cobre sobre dicho producto.
3.3.9 INFORME DE COSTOS

A este manual se anexa un archivo que permitir realizar una hoja de informe de
costos que consiste en ubicar toda la informacin del clculo en un solo informe. La
informacin deber llevar disgregado cada Centro de Costos y en cada uno en
columnas separadas los siguientes valores:
Valor Mano de Obra
Valor suministros
Valor Gastos Generales
Costo Primario
Costo Administrativo Distribuido
Costo Logstico Distribuido
Costo Total
Facturacin Total
Costo por Producto
La informacin puede ser llevada en el archivo inform.xls cuyo instructivo de
diligenciamiento se encuentra en los anexos.
3.3.10 CADENA DE VALOR

Adicionalmente a los clculos hechos de costos por centro de costo y por producto es
posible adicionar un factor ms al clculo, til en la toma de decisiones. En aquellas
instituciones donde en el diseo se defini la existencia de centros de costos
operativos intermedios se podra de manera adicional calcular el costo que de estos
afectara a los centros de costos operativos finales.
Para poder realizar este proceso se requiere nicamente que esos centros al registrar
su produccin definan adems el centro al cual le prestan su servicio. Este es el caso
de laboratorio clnico, rayos x, farmacia, etc.; los que debern no solo registrar su
Ministerio de Salud
46
produccin sino a quien se la venden. Los pasos a seguir seran los siguientes:
1. Identificar el centro de costo intermedio que se quiere distribuir.
2. Haber identificado los centros de costos finales que reciben sus productos.
3. Identificar el nmero de cada uno de los productos vendidos a cada centro.
4. Calcular utilizando la tabla de equivalencia de productos el total de unidades
equivalentes vendidas a cada centro operativo final.
5. Multiplicar el costo de cada unidad equivalente (calculado anteriormente) por ese
total de unidades. Ese costo ser el que distribuir el centro de costo intermedio a
ese centro de costo.
Este proceso se puede desarrollar en forma automtica utilizando el archivo
distribu.xls, anexo.
Este proceso deber realizarse a cada centro de costo intermedio, de tal manera que
al final del proceso se hayan distribuidos la totalidad de los costos de los centros de
costos intermedios en los finales. Entonces, al recalcular el costo de los productos de
los centros de costos finales en su costo estarn incluidos los intermedios; situacin
bsica en la evaluacin de tarifas de guas de atencin.
3.4 INDICADORES Y GERENCIA DE COSTOS

El poder contar con la informacin de costos se convertir en un avance
importantsimo en la gerencia de la empresa y en herramienta fundamental en la
constante toma de decisiones. Si el proceso se ha venido desarrollando con el
cuidado requerido desde su inicio la confiabilidad en la informacin ser alta y
mantenerla as depender fundamentalmente de los ajustes que se vayan dando
debido a los constantes cambios en el funcionamiento y la estructura de la institucin.
A pesar de que este tema es mencin de un segundo manual, se hacen algunas
apreciaciones iniciales al respecto.
Una de los principales objetivos en el anlisis de los costos es el de aumentar el
margen de rentabilidad de la empresa o del centro de costo. Por eso el paso inicial al
obtener cualquier dato de costos es el de determinar su causa.
Ministerio de Salud
47
3.4.1 CAUSALES DE COSTOS

Existe sin ninguna duda la necesidad de justificar cualquier costo que se d dentro de
la institucin, sea alto o bajo, pues es sobre esta informacin sobre la que se
orientarn la mayora de las decisiones. Para facilitar el anlisis de los causales
podemos establecer inicialmente los siguientes indicadores:
Composicin estructural de los Costos primarios por centro de costo: Consiste en
definir el peso porcentual que sobre el total del costo primo representa la mano de
obra, los suministros y los gastos generales.
Composicin estructural del Costo total: Esta informacin puede obtenerse en dos
sentidos:
a) Peso porcentual de costo primario, indirectos administrativos e indirectos
logsticos sobre el costo total. En especial aplicable a centros de costos
operativos.
b) Peso porcentual de mano de obra, suministros, gastos generales y costos
administrativos y logsticos distribuidos.
Composicin estructural de los Costos Finales: Esta informacin ser posible
obtenerla en aquellas estructuras de costos donde se utiliz el concepto de centros
de costos intermedios y estos fueron distribuidos. Consiste en calcular el peso
porcentual de este tipo de costos intermedios sobre el costo total de los centros de
costos operativos finales.
Todos estos resultados porcentuales permitirn orientar la toma de decisiones, en
especial se anota que variaciones asi sean pequeas en componentes con peso
porcentual alto darn mayor impacto sobre el costo de los productos.
3.4.2 ANALISIS DE RENTABILIDAD

El otro clculo bsico de gerencia de los costos son aquellos que podran orientarse a
evaluar la rentabilidad de centro de costo o del producto. Sin embargo los datos
obtenidos dependern muchsimo de la confiabilidad del proceso de facturacin y
cobro de cartera de la empresa dato que realmente es el que se estara evaluando.
En trminos generales el indicador ms sencillo y prctico de obtener en este paso
sera el del clculo del margen el cual se obtendra as:
Margen por centro de Costo: Este dato se obtiene de dividir la diferencia entre el
total facturado por centro de costo y el costo total de ese centro sobre el costo total
del centro de costo. Este dato dado porcentualmente da una idea del margen que
esta originndose del centro de costos con relacin a su costo.
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48
(Valor facturado - costo total)

Margen de rentabilidad = -------------------------------------------------- x 100
Costo total
Margen por producto: Este dato se obtiene de dividir la diferencia entre la tarifa del
producto menos el costo del producto sobre el costo del producto. El valor
porcentual de este resultado da idea del margen de rentabilidad que se esta
originando por ese producto de acuerdo al costo calculado y con relacin a la tarifa
de la institucin.
Margen por producto =
(Valor tarifa - costo producto)

-------------------------------------------------- x 100
Costo producto
Estos clculos son posibles de evaluar y obtener ms fcilmente utilizando la

informacin registrada en la hoja inform.xls la cual esta anexa al manual y que
visualiza dichos resultados.
Mayor anlisis de costos y orientaciones en el anlisis de los costos aparece en el
manual de gerencia de los costos.
3.5 NOVEDADES
El sistema tiene sentido si permanece en constante actualizacin en cada institucin.
Se pretende que medida que se vaya realizando el trabajo se vaya documentando y
al final, cuando se tenga el primer informe de costos ya se encuentren bien definidos
los procesos y estructurado el sistema.
Cuando la institucin cambie algo en su funcionamiento, el rea de costos deber
estar atenta a hacer las modificaciones a que haya lugar.
Deber ser costumbre dentro del manejo del sistema, que despus de un
determinado tiempo se revise la informacin contenida en busca de mejoras o
correcciones. La formalizacin de estas revisiones, as como el seguimiento a los
cambios institucionales, sern factores claves de garanta de calidad de la informacin
de costos.
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ANEXOS
Ministerio de Salud
MINISTERIO DE SALUD
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD
COSTOS HOSPITALARIOS
AYUDAS SISTEMATIZADAS EN LA FASE DE IMPLEMENTACIN
4.1 PRODUCCION
AGRUPACIN DE PRODUCTOS
(produce.xls)
La presente Hoja Electrnica esta diseada en Excel, se denomina GRUPOS DE
PRODUCTOS. (PRODUCE.XLS)
OBJETIVO:
Apoyar de manera tcnica en la definicin de un producto equivalente nico
dentro de cada Centro de Costo, en aquellos casos que hemos identificado
mltiples productos a un solo centro de costo y determinar el costo equivalente
por producto en cada periodo.
REQUERIMIENTOS:
Identificacin aquellos productos que necesitamos agrupar y haberlos definidos a
todos dentro de un mismo centro de costo. Definir un nombre al resultado de esa
unidad: Prueba de...., Procedimiento de ...., Intervencin de ....., etc.
METODOLOGA
ENCABEZAMIENTO : Esta hoja acumula productos de algunos centros de costos
de manera independiente. Por lo tanto se identifica con el Nombre del Centro de
Costo que involucra y el nombre de ese equivalente producto que vamos a
calcular.
Enfrente de Centro de Costo: Coloque el nombre del Centro de Costo al que
pertenece. Enfrente de Nombre del Producto Equivalente coloque el nombre
que Usted le asigna al grupo equivalente Por Ej. : Equivalentes de..., Unidades
de Produccin de..., Equivalentes a ....., Productos de .....
PRIMERA COLUMNA PRODUCTOS: Anota la totalidad de productos que vamos
agrupar. Procedimiento:
Ministerio de Salud
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1. Identifique todos los productos que piensa agrupar. Deben ser todos de un
mismo Centro de Costos y debe agruparlos todos bajo un mismo nombre.
Para Cada Grupo debe hacer lo mismo.
2. Escoja uno que Usted toma como prototipo y colquelo de primeras, es decir,
sobre el rea sombreada, este producto se convertir en unidad, es decir, un
producto de ste ser igual a un producto equivalente y los dems girarn en
torno a l.
3. Anote los productos por agrupar as:
primero el prototipo, que se coloca sobre el rea sombreada los dems
en cualquier orden.
4. Revise que no haya productos repetidos y que estn todos.
SEGUNDA COLUMNA: UNIDAD DE MEDIDA: Define las Unidades de Medida
con que se define la Produccin de cada uno de los anotados en la Columna
anterior. Diligenciamiento:
Anote en cada celda la Unidad de Medida correspondiente al Producto que anot
en la Columna anterior y es que es la medida que habitualmente utiliza para medir
su produccin. Se sugiere que esa medida exista registrada ya en algn
formulario e idealmente sea informada en bruto a estadstica.
TERCERA COLUMNA: FACTORES DE DISTRIBUCIN: Son los factores a
tener en cuenta en la distribucin que se va a realizar. Su diseo va de acuerdo
con las siguiente informacin en filas. La informacin en las filas y columnas
siguientes es como sigue:
1. Inmediatamente debajo de la fila que se identifica FACTORES DE
DISTRIBUCIN, se agrupan 8 factores que se proponen como elementos
fundamentales para definir la complejidad. Siendo una propuesta podran ser
variados con algunas modificaciones en la Hoja Electrnica.
2. La Siguiente Fila, anota la medida con que se evaluar el factor, esta es una
propuesta y puede variarse de acuerdo al criterio de la Institucin. Para esto
sobre escriba. Lo importante es que sea de fcil medida.
3. La Siguiente Fila, anota IMPORTANCIA (de 3 a 1), donde de acuerdo a un
criterio institucional, se clasificar la importancia de cada uno de estos
factores para los productos a clasificar, siendo 3 el mayor posible y 1 el menor.
FACTORES DE DISTRIBUCION: En este ejemplo se manejan as los factores de
distribucin:
1. TIEMPO DE TRABAJO. Definimos el tiempo promedio terico que el actor
Ministerio de Salud
52
principal del proceso de produccin gastara para realizar ese producto. No

afecta lo variable que pueda ser, mientras se aplique un criterio similar a todos
los que estamos agrupando.
2. TIEMPO DE USO DE EQUIPOS. Nos referimos aqu al tiempo que el equipo
mantiene funcionando de manera terica para realizar un producto.
3. VALOR DEL PRINCIPAL SUMINISTRO. Nos referimos en pesos o en miles de
pesos al valor que de manera terica se gastara del suministros principal o
uno de los ms representativos en la elaboracin del producto. Por ej. : la
resina de fotocurado para una resina de fotocurado.
4. DEPRECIACION EQUIPO MES. El valor que resultara de depreciar un mes
el equipo a precios actuales, sea o no de propiedad de la institucin. Se tiene
en cuenta solo el equipo fundamental y que hace la diferencia con relacin a
los dems productos. Por ej. Para unos productos de odontologa ser la
lampara de fotocurado, otros el amalgamador, etc. y es este el valor que
permitir relacionar los productos. Es necesario entonces definir una vida til
del equipo en tiempo y aplicar la siguiente formula:
Depreciacin
Equipo
Mes
Valor Actual del Equipo

=
Vida til en meses
5. NIVEL DE COMPLEJIDAD. Clasifica los productos entre s en alta, mediana y

baja complejidad.
6. TARIFA. A pesar de que se consideren malas, como esto se hace con el fin de
comparacin entre diferentes productos pueden ser buenas. Se colocan lo
valores totales o en salarios mnimos o en UVR. de los productos. Lo
importante es que se aplique la misma tabla a todos los productos agrupados.
7. Se dejan adicionalmente dos columnas ms para que se puedan definir dos
factores adicionales ms propios de cada uno de institucin o de cada grupo
de productos.
FILA GRADO DE IMPORTANCIA: Esta fila dice va de 3 a 1, solo tiene 1 en la
primera columna y en las dems esta en cero. Una vez se hayan diligenciado
todas las columnas clasifique el grado de importancia de ese factor en esa
agrupacin bajo estos criterios:
1. De valor de 3 s: los datos son de buena calidad y adems tiles para
Ministerio de Salud
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clasificar los productos que se han agrupado.

2. De valor de 2 s: los datos no son tan buenos o no son tan tiles para
clasificar los productos que se han agrupados.
3. De valor de 1 s: los datos no son tan buenos y no son tan tiles para
clasificar los productos que se han agrupados.
4. Deje el valor 0 s: los datos son malos, no sirven para clasificar los
productos o simplemente la columna no va ha ser utilizada.
DILIGENCIAMIENTO:
Una vez llenado estos cuadros procedemos a Diligenciar el cuadro respectivo.
Tomamos cada Producto y le calculamos de manera terica lo que consume o
utiliza en dichas unidades. No es necesario llenar todas las casillas con algn
valor es mejor dejar en blanco si es cero.
Aunque la informacin no sea la totalmente exacta lo importante e inmodificable
es que cada factor lo mejor evaluado posible y que califique bajo el mismo criterio
a la totalidad de productos agrupados.
Ahora Guarde el Archivo con un nombre diferente y mantenga el control de los
nombres de tal manera que cada archivo llevar la definicin del grupo de
productos.
Ha medida que llenamos los datos de cada producto se va definiendo las
columnas total y equivalencia.
PRODUCCIN
En el mismo archivo que esta programando y ahora en la hoja PRODUCCIN,
podr Ud. registrar la Produccin de cada periodo (mes) y calcular de inmediato
las equivalencias de produccin para costos.
OBJETIVO:
Calcular con base en la produccin real de productos el nmero de productos
equivalentes para calcular en los Centros de Costos.
REQUERIMIENTOS:
Ministerio de Salud
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Tener diligenciado completamente la Hoja de Grupo de Productos, pues la

informacin que se requiere es mnima en esta hoja.
DILIGENCIAMIENTO:
ENCABEZAMIENTO:
Todo los datos aparecen en la Hoja, certifique que sean los Correctos y Digite
nicamente el mes de produccin que va a registrar.
METODOLOGIA:
Llene en la columna PRODUCCIN, el nmero de unidades producidas
realmente de cada producto, segn informacin enviada a estadstica y de
acuerdo a la unidad de medida que haban definido la cual tambin aparece.
Se han creado doce columnas para registro de produccin encabezadas por la
fecha para poder incluso calcular todo un ao.
Digite en el espacio correspondiente el nmero de productos realizados en cada
paso
RESULTADO:
El nico dato que aparece como nuevo es el nmero total de unidades
equivalentes de ese grupo de productos para ese periodo en el que Usted ha
digitado la Produccin.
COSTO
En este mismo archivo pero ahora en la hoja de costo se puede obtener el costo de cada
uno de los productos de ese centro de costo.
DILIGENCIAMIENTO:
En la columna C y en frente de cada producto digite la tarifa contra la que se desea
comparar el costo del producto.
En la fila 7 en cada casilla verde en frente del respectivo mes se digita el costo
equivalente de ese centro de costo que se obtuvo de dividir el costo total del centro
sobre el total de unidades equivalentes producidas
RESULTADO:
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En frente de cada producto y de acuerdo a cada mes aparecer el costo del producto y
su margen en relacin con la tarifa. En caso de que ese mes no hayan existido
productos no habr clculo.
Ministerio de Salud
56
4.2 MANO DE OBRA

MANOBRA.XLS
La presente Hoja Electrnica esta diseada en Excel, se denomina MANO DE

OBRA. (MANOBR.XLS)
OBJETIVO:
Colaborar para realizar un clculo rpido del costo directo de mano de obra por
cada cargo y por cada centro de costo congruente con el resultado del gasto de
servicios personales.
REQUERIMIENTOS:
Haber definido la manera de identificacin de los cargos de la Institucin con
cdigos y haber distribuido la mano de obra de cada Centro de Costo (formulario
c7). De igual manera definir el criterio de asignacin mensual que se va a tener
en cuenta que podra ser nicamente la asignacin bsica o adicionado los
factores prestaciones que origina de manera constante. Esto vara de institucin
a institucin o puede ayudar para realizar dos clculos diferentes.
METODOLOGA
ENCABEZAMIENTO : Esta hoja acumula toda la informacin de la Institucin
para manejarla a manera de control. Por la tanto el encabezamiento lleva
nicamente el nombre de la Institucin.(Celda C4)
PRIMERA Y SEGUNDA COLUMNA CDIGO Y CARGO: Anota la totalidad de
cargos de la institucin incluyendo su cdigo, de acuerdo a clasificacin que se
lleve en personal que debe ser igual a la de nmina. Procedimiento:
1. Anotar en orden la totalidad de Cargos de la Institucin con su cdigo y
nombre del cargo de acuerdo a la informacin de personal y nmina.
2. Revise que realmente estn todos los cargos, que se hayan diferenciado los
que presente diferencia salarial importante y que no hayan repetidos.
Ministerio de Salud
TERCERA COLUMNA: HORAS CONTRATADAS: Registra el total de horas que

se ofrecen en la institucin y que se van a cancelar en cada periodo.
Procedimiento:
1. Defina el total de horas contratadas por mes por la institucin por cada cargo,
cuyo resultado se obtiene de la suma total de horas mes de todas las
personas que trabajan para la institucin con ese mismo cargo.
2. Anote enfrente de la celda de asignacin el total de horas calculadas.
CUARTA COLUMNA: FACTOR DE CORRECCIN: Este es un dato que se
calcular automticamente y relaciona las horas distribuidas con las contratadas
en el total de la Institucin. S es mayor de 1 es que distribuye menos horas de
las que paga y si es menor de uno es que distribuye ms de la que realmente esta
contratado y pagado.
QUINTA COLUMNA TOTAL HORAS PROGRAMADAS: Esta columna aparece
despus de todos los Centro de Costos y no necesita informacin.
CENTROS DE COSTOS: En este espacio se anota la distribucin terica de la
mano de obra por cada centro de costo, de acuerdo a la programacin de
recursos que realiza cada centro de costos y por cada cargo. Informacin que
haba sido enviada a cada centro de costo para su distribucin. Procedimiento:
1. En la cabeza de cada Columna anote cada Centro de Costo.
2. No repita Centro de Costos
3. Revise finalmente que todos los Centros de Costos (Operativos, logsticos y
administrativos) estn anotados
4. Tome uno a uno cada Centro de Costo y anote el nmero de horas definidas
previamente hacindolas coincidir con el cargo y cdigo (primera y segunda
columna.
HOJA MANO DE OBRA AJUSTADA
De manera automtica se calcula el ajuste de las horas programadas de acuerdo
con el factor de correccin.
Para poder visualizar el resultado, haga una copia de la fila 11 hacia abajo segn
se requiera por el nmero de cargos. En la fila de total aparecer el total de
horas asignadas por cada centro de costo. Dato importante para pasos
posteriores dentro del desarrollo del Sistema de Costos.
Ministerio de Salud
58
HOJA VALOR MANO DE OBRA

Anotando en la celda respectiva a cada cargo el valor total cancelado, sea el
valor que sea de manera automtica calculara el valor por cada centro de costo.
Al igual que en la hoja anterior ser necesario copiar la fila 11 hacia abajo segn
se requiera por el nmero de cargos. En la fila de total aparecer el valor total
cancelado para cada centro de costo.
Ministerio de Salud
59
4.3 ASIGNACION DE GASTOS GENERALES

ASIGNACI.XLS
El presente archivo (ASIGNACI.XLS) esta diseado en Excel, y consta de 2 hojas:

GASTOS GENERALES
VALOR GASTOS GENERALES
OBJETIVO:
Fijar la distribucin de gastos generales, a travs de la definicin metodolgica
ABC, que busca distribuir de una manera racional todos los Costos Indirectos de
acuerdo a bases de asignacin.
GASTOS GENERALES
En esta hoja se ubican todos los Gastos Generales que afectan los Costos ya sea
de manera global o especficamente a algunos centros de costos.
ENCABEZAMIENTO : Este archivo es nico por institucin, por lo tanto se debe
identificar con el Nombre de la Institucin en la celda B5
PRIMERA COLUMNA CENTRO DE COSTO: Agrupa la totalidad de Centros de
Costos de la Institucin. Procedimiento:
1. En cada fila anote cada Centro de Costo.
3. Revise finalmente que todos los Centros de Costos (productivos, logsticos y
administrativos) estn anotados.
FILA 6 GASTO GENERAL: Anota todos los Gastos Generales identificados
dentro de la Institucin que requieren ser distribuidos dentro de los Centros de
Costos. Procedimiento:
1. Identifique todos los Gastos Generales que requiere distribuir.
2. Anote uno a uno en cada celda de la fila en orden de complejidad y de
acuerdo a la manera como piensa identificarlos.
3. En las primeras celdas se anot por ejemplo algunos gastos generales con
fines de orientacin, pueden dejarse o cambiar por otros escribiendo sobre la
celda respectiva.
Ministerio de Salud
60
FILA 7 BASE DE ASIGNACIN:

Anota las Bases de Asignacin
correspondientes a cada Gasto General, su definicin va de acuerdo a los
parmetros definidos en la Metodologa. Procedimiento:
1. Tome cada Gasto General de la fila anterior y coloque el nombre o forma de
medida (Base de Asignacin) de cada Gasto.
2. Revise que esa medida sea congruente y de fcil medida.
En las primeras columnas se han dejado unas bases de asignacin sugeridas
como ejemplo de los respectivos gastos generales. No necesariamente deben ser
estos y pueden ser cambiados. Se colocaron all como orientacin.
DILIGENCIAMIENTO:
De manera ordenada y por el personal asignado dentro de la Institucin se debe
realizar la medida de las respectivas Bases de Asignacin de cada Gasto General
y segn cada Centro de Costo y se llena en la celda respectiva.
VALOR DEL GASTO GENERAL
De acuerdo a un valor del gasto general definido distribuye de manera automtica
y de acuerdo a las bases de asignacin definidas, dicho valor en los centros de
costos que aplica.
En esta hoja solo debe diligenciarse la fila 8 donde debe anotarse a cada gasto el
respectivo valor. Para poder ver la asignacin de cada centro de costo se hace
copia hacia abajo de la fila 9 hasta donde sea necesario.
Ministerio de Salud
61
4.4 DISTRIBUCION DE COSTOS ADMINISTRATIVOS, LOGISTICOS E

INTERMEDIOS
DISTRIBU.XLS
El presente archivo (DISTRIBU.XLS) esta diseado en Excel, y consta de 6 hojas:
CENTROS ADMINISTRATIVOS
VALOR ADMINISTRATIVOS
CENTROS LOGISTICOS
VALOR LOGISTICOS
OBJETIVO:
Fijar la distribucin de gastos generales, a travs de la definicin metodolgica
ABC, que busca distribuir de una manera racional todos los Costos Indirectos de
acuerdo a bases de asignacin.
CENTROS ADMINISTRATIVOS
En esta hoja se distribuye hacia otros Centros los Centros administrativos.
ENCABEZAMIENTO : Este archivo es nico por institucin, por lo tanto se debe
identificar con el Nombre de la Institucin en la celda B5
PRIMERA COLUMNA CENTRO DE COSTO: Agrupa la totalidad de Centros de
Costos de la Institucin. Procedimiento:
1. En cada fila anote cada Centro de Costo.
3. Revise finalmente que todos los Centros de Costos ( productivos, logsticos y
administrativos) estn anotados.
FILA 7: CENTROS DE COSTO A DISTRIBUIR: Anota todos los Centros de
Costos que se necesitan distribuir. Es decir los Administrativos, Procedimiento:
1. Deben estar identificados todos los Centros de Costos Administrativos.
2. Anote uno a uno en cada celda de la fila en orden de complejidad y de
acuerdo a la manera como piensa identificarlos.
Ministerio de Salud
62
3. En la primera celdas se anot por ejemplo un centro administrativo con fines

de orientacin, pueden dejarse o cambiar por otros escribiendo sobre la celda
respectiva.
FILA 8 BASE DE ASIGNACIN:
Anota las Bases de Asignacin
correspondientes a cada Centro de Costo, su definicin va de acuerdo a los
parmetros definidos en la Metodologa. Procedimiento:
1. Tome cada Centro de Costo de la fila anterior y coloque el nombre o forma de
medida puede ser producto o base de asignacin.
2. Revise que esa medida sea congruente y de fcil medida.
3. Si es producto la medida deber ser cambiada cada periodo de clculo.
4. Si es base de Asignacin deber definirse cada cuanto se debe cambiar.
5. Por cada Centro de Costo que se vaya a distribuir anote enfrente de cada
centro de costo de la columna A, el valor de la base de asignacin o del
producto en la celda correspondiente.
6. En caso de que haya centros de costo a los que no se distribuye deje la celda
en blanco.
VALOR ADMINISTRATIVO
De acuerdo al valor del Centro de Costo administrativo que se quiera distribuir.
Este valor ser distribuido de acuerdo a los parmetros definidos en la hoja
anterior.
En esta hoja solo debe diligenciarse la fila 8 donde debe anotarse a cada gasto el
respectivo valor.
CENTROS LOGISTICOS Y VALOR LOGISTICO
Su elaboracin es completamente igual a la descrita para el administrativo.
FUNCIONAMIENTO DE LAS HOJAS DE VALOR
Para hacer funcionar las hojas de valor deber hacer una copia de la primera fila
que corresponda al primer centro de costo de dicha hoja este bloque debe
incorporar todas las celdas que puedan llevar datos, es decir hasta la ltima
columna que lleve base de asignacin y copiar dicho bloque exactamente hasta la
ltima fila que corresponda al ltimo centro de costo.
Todas las hojas estn protegidas para su seguridad con la clave 123, si desea
modificarlas hgalo bajo su responsabilidad.
Ministerio de Salud
63
4.5 INFORME.XLS
HOJA DE RESUMEN DE COSTOS
INFORME FINANCIERO DE COSTOS HOSPITALARIOS

OBJETIVO: Tener toda la informacin de costos y realizar las operaciones
bsicas para el anlisis de los costos de cada centro.
En este archivo organiza de manera prctica la informacin matemtica originada

en el clculo de los costos y aporta elementos de anlisis presentados en el
mismo archivo. Requiere una informacin bsica que debe haber sido tomada en
el proceso de recoleccin de la informacin. Este archivo de excel presenta las
siguientes hojas de clculo:
HOJA GENERAL
HOJA RESULTADOS
DISTRIBUCION
PRODUCCION
RESULTADOS
HOJA GENERAL
En esta hoja se agrupa la mayora de la informacin necesaria para el anlisis
cuantitativo de los costos en un solo perodo. La Informacin aqu presentada es
originada en el desarrollo juicioso y ordenado del Sistema de Costos. Tiene las
siguientes columnas:
CODIGO
CENTRO DE COSTO
MANO DE OBRA
SUMINISTROS
GASTOS GENERALES
TOTAL COSTO PRIMARIO
COSTO ADMINISTRATIVO
TOTAL COSTO CENTRO + ADMINISTRATIVO
COSTO LOGISTICO
TOTAL COSTO
TOTAL PRODUCCION
COSTO PRODUCTO
TOTAL FACTURADO
El diligenciamiento de cada una de ellas se explica a continuacin:

Ministerio de Salud
64
CODIGO Y CENTRO DE COSTO

En estas dos columnas se deben anotar todos los centros de costos de la
institucin con su respectivo cdigo. El orden de anotacin preferiblemente sea
segn el cdigo definido.
MANO DE OBRA:
Lleva el valor total de mano de obra total por cada centro de costo. Este dato se
encuentra en el archivo. Manobr.xls, en la hoja Valor Mano de Obra en la fila 10
donde se totaliza lo respectivo a cada centro de costo.
SUMINISTROS:
Debe llevar el valor total de los suministros despachados a cada centro de costo
desde las dependencias con esas funciones especficas. Esta informacin debe
ser aportada por dichas dependencias y debe coincidir completamente con la
informacin contable.
GASTOS GENERALES :
Debe llevar el TOTAL de Gastos Generales Directos y/o Distribuidos que afecten
dicho Centro de costo. Informacin que debe ser aportada por Contabilidad y su
relacin deber ser anexada al informe. La informacin fue desarrollada dentro
de la metodologa con el archivo Asigna.xls y el resultado aparece en frente de
cada centro de costo en la columna B de la hoja valor gasto general.
TOTAL COSTO PRIMARIO:

Automticamente totaliza el Costo Primario de cada centro de costo, su valor ser
el resultado de la suma de las columnas anteriores y variar automticamente al
cambiar los valores de dichas celdas.
COSTOS ADMINISTRATIVOS:
Se debe digitar aqu el valor total de los costos administrativos que se distribuyen
a los respectivos centros de costos. Dicha informacin podra recolectarse de la
registrada en el archivo distribu.xls, hoja valor advo. columna B.
TOTAL COSTO CENTRO + ADMINISTRATIVO:

Ministerio de Salud
65
Se calcula automticamente de la suma del Costo Primo y el administrativo de

cada centro de costo.
COSTO LOGISTICO:
Se debe digitar aqu el valor total de los costos logsticos que se distribuyen a los
respectivos centros de costos. Dicha informacin podra recolectarse de la
registrada en el archivo distribu.xls, hoja valor logstico columna B.
TOTAL COSTO:
Se calcula automticamente de la suma de todos los costos de cada centro de
costo. Dicha informacin cambiar al cambiar cualquiera de los datos anteriores.
TOTAL PRODUCCION
Se anota en esta celda el total de unidades producidas (unidades equivalentes)
por los determinados centros de costos. En caso de que no se defina produccin
especfica y el dato se distribuye se dejar el 1 existente.
COSTO PRODUCTO:
Se calcula automticamente como resultado de la divisin del costo total entre la
produccin. Su resultado significa el costo por producto de acuerdo a los costos
totales.
TOTAL FACTURADO
En esta celda se debe anotar el valor total facturado por cada centro de costo que
lo haga. Es natural que existan centros de costos que no tengan valor por ser
administrativos o logsticos. En ese caso deje el espacio en blanco.
HOJA RESUMEN
Esta hoja se calcula automticamente y su resultado nace de los datos
consignados en la hoja anterior y lleva las siguientes columnas:
Centro de Costo (Nombre y Cdigo)
Costo Primario
Costo Primario + Administrativo
Ministerio de Salud
66
Costo Total
Total Facturado.
Esta hoja permitir hacer un anlisis rpido del comportamiento general de los
costos por cada centro de costos.
DISTRIBUCION
Esta hoja automticamente calcula las relaciones porcentuales de los diferentes
elementos estructurales de los costos por cada centro de costos. Con relacin a
los costos primos calcula la relacin de peso porcentual de la mano de obra,
suministros y gastos generales. En el costo total (Total General) el peso
porcentual de la mano de obra, suministros, gastos generales, costos
administrativos y costos logsticos por cada centro de costo.
Esta hoja no requiere ninguna informacin, aporta es elementos para la toma de
decisiones
PRODUCTOS
Por cada centro de costo ser posible calcular el costo para ese periodo de seis
productos de inters en el centro y el margen de la tarifa respecto al costo,
utilizando informacin del diseo del Sistema. Requiere para el clculo la
siguiente informacin:
Producto: Nombre del Producto
Equivalencia: Valor equivalente del producto segn datos de los archivos de
agrupacin de productos.
Tarifa del producto, segn las que utilice la institucin.
Con esta informacin calculara costos de productos de centros de costos.
RESULTADOS
Esta hoja automticamente relaciona el costo total con la facturacin total
calculando la diferencia y el margen porcentual de diferencia. Esta informacin
ser bsica en el proceso de toma de decisiones y podr ser objeto de
comparaciones a travs del tiempo.
Ministerio de Salud
67
Todas las hojas de ayuda, anexas al presente manual se encuentran

desarrolladas en Microsoft Excel versin 5.0. Estn protegidas con la clave 123
con fines de evitar se daen las formulas.
Ministerio de Salud
68

1manual Minsalud

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Repblica de Colombia

SISTEMA DE COSTOS HOSPITALARIOS

VIRGILIO GALVIS RAMIREZ

MAURICIO ALBERTO BUSTAMANTE GARCIA

ALFREDO VALENCIA CASTILLO

MAURICIO CALDERON ORTIZ

MARGARITA CARMONA DE RUIZ

CARLOS HUMBERTO ARANGO BAUTISTA

SISTEMA DE COSTOS HOSPITALARIOS

1.3 AREAS DE UNA INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS

1.3.2 AREA LOGISTICA.

1.3.3 AREA OPERATIVA.

1.4 PRODUCTOS OBTENIDOS DE LAS DIFERENTES AREAS.

1.4.2 AREAS LOGISTICAS.

1.4.3 PRODUCTOS ADMINISTRATIVOS.

1.5 UNIDAD DE MEDIDA.

1.6 CENTRO DE COSTOS.

1.7 AGRUPACION DE PRODUCTOS

1.8 CLASIFICACION DE LOS CENTROS DE COSTOS

1.9 COSTOS Y CONTABILIDAD (UNIDAD FUNCIONAL)

1.10 OTRAS ORGANIZACIONES FUNCIONALES O

2.1.1 MANO DE OBRA (GASTOS DE PERSONAL)

2.1.2 SUMINISTROS (MATERIALES E INSUMOS)

2.1.3 GASTOS GENERALES

2.2 TIPOS DE COSTO

2.2.1 COSTOS DIRECTOS

2.2.3 COSTOS INDIRECTOS

Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud

SISTEMA DE COSTOS HOSPITALARIOS

2.3.1 METODO TRADICIONAL

2.3.2 METODO MODERNO

2.3.3 METODO ABC

3.2 DISEO DEL SISTEMA

3.2.1 IDENTIFICACION DE PRODUCTOS

3.2.2 AGRUPACION DE PRODUCTOS

3.2.3 DEFINICION DE CENTROS DE COSTOS

3.2.4 IDENTIFICACION DE UNIDADES FUNCIONALES

3.2.5 DEFINICION DE BASES DE DISTRIBUCION

3.2.7 MAPA DE COSTOS

3.2.8 ADECUACION AL PLAN CONTABLE

3.2.9 IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DEL COSTO

3.2.9.1 MANO DE OBRA

3.2.9.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN SERVICIO

3.2.9.4 ASIGNACION DE LOS GASTOS GENERALES

3.3 CALCULO DE COSTOS

3.3.2 MANO DE OBRA

3.3.4 GASTOS GENERALES

3.3.5 COSTO PRIMARIO

3.3.6 COSTOS DISTRIBUIDOS (INDIRECTOS)

3.3.7 COSTO TOTAL

3.3.8 COSTO POR PRODUCTO

Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud

SISTEMA DE COSTOS HOSPITALARIOS

3.3.10 CADENA DE VALOR

3.4 INDICADORES Y GERENCIA DE COSTOS

3.4.1 CAUSALES DE COSTOS

3.4.2 ANALISIS DE RENTABILIDAD

Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud

SISTEMA DE COSTOS HOSPITALARIOS

4.3 ASIGNACION DE GASTOS GENERALES

4.4 DISTRIBUCION DE COSTOS ADMINISTRATIVOS Y

4.5 INFORME. XLS

TABLA A1 DISTRIBUCION DE MANO DE OBRA