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INTRODUCCIN .........................................................................................................................3
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ...................5
2. CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL .....................9
2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL................................................................................... 20
2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ............................................................................... 22
2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS .......................................................................... 23
2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS..................................................................................... 25
2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ............................................................... 26
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ............................................................................... 31
2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 33
2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ......................................................... 36
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN .............................................................................................. 41
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL ................................................................................................... 42
2.2.7.3 ARCHIVO HISTRICO ................................................................................................ 42
2.2.8.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL................................................................................... 43
2.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ................................................................................ 45
2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS..................................................................................... 54
2.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: ....................................................................... 56
Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenacin ............................................................................... 56
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS ................................................................................. 62
2.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................ 64
2.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ......................................................... 67
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central ......................... 67
3. PROCESO DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS ..........................................70
ANEXOS ...................................................................................................................................73
BIBLIOGRAFA .........................................................................................................................74
LISTA DE ANEXOS
1.1 ANTECEDENTES............................................................................................................................. 5
1.2 JUSTIFICACIN .............................................................................................................................. 6
1.3 OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 7
1.3.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 7
1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................................... 7
2.1 MARCO LEGAL ............................................................................................................................... 9
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ...................................... 13
2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA ............................................................................................. 13
2.2.2 CONSIDERACIONES BSICAS ............................................................................................. 14
2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIN ............................................................................................... 15
2.2.4 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL .......................................................................... 17
2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ........................................ 19
2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL ...................................................................................... 20
2.2.5.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS ................................................................................... 22
2.2.5.3 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ............................................................................. 23
2.2.5.4 TRMITE DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 25
2.2.5.5 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ................................................................... 26
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ................................................................................... 31
2.2.5.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................... 33
2.2.5.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................. 36
2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.................................................................................. 40
2.2.7 FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS .......... 41
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIN .................................................................................................. 41
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL ....................................................................................................... 42
2.2.7.3 ARCHIVO HISTRICO .................................................................................................... 42
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL ............................................................................................................................... 43
2.2.8.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL ...................................................................................... 43
2.2.8.2 RECEPCIN DE DOCUMENTOS .................................................................................... 45
2.2.8.4 TRMITE DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 54
2.2.8.5 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: ........................................................................... 56
Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenacin ................................................................................... 56
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 62
2.2.8.7 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................... 64
2.2.8.8 DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ............................................................. 67
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central ............................. 67
2.3 IMPLEMENTACIN ...................................................................................................................... 69
2.4 SEGUIMIENTO .............................................................................................................................. 69
INTRODUCCIN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos,
la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en
elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que
produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para
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normativo, como los procesos, actividades y flujos de informacin que se implementan durante
el ciclo vital de los documentos
Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que
confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientacin para la
implementacin, de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestin documental en
cada entidad.
Este trabajo adems de atender lo expuesto en la Ley, es una orientacin para la aplicacin en
las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, y adems, se recomienda
su implementacin, en cualquier organizacin, sin importar su naturaleza orgnica-funcional.
En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se continua
con la formulacin de la poltica archivstica nacional, la reglamentacin de metodologas para la
organizacin, conservacin y difusin de los documentos, el desarrollo de elementos tcnicos y
normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilizacin y regulacin sobre la
importancia de los archivos para la administracin y la cultura, as como, la conservacin y
preservacin del patrimonio documental.
1.2 JUSTIFICACIN
Teniendo en cuenta que: el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo
General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artculo 4 de Ley
594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la funcin archivstica, seala en el literal
h) Modernizacin, el Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administracin de documentos y archivos; as mismo el artculo 21 de la Ley
594 de 2000 que establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin
de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y tcnico o
metodolgico en materia de gestin documental, hace falta la identificacin sistemtica de los
procesos y actividades inmersos en la implementacin de un programa de gestin documental,
carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a
falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulacin de
los procesos archivsticos con el marco normativo.
Ante esta situacin el Gobierno Nacional con la asesora del Archivo General de la Nacin de
Colombia debe propender porque los archivos de las entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas estn organizados, conforme a los principios y procesos
archivsticos estableciendo directrices bsicas para la elaboracin e implementacin de
programas de gestin documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,
muebles, equipos y tecnologas en los archivos.
Adicionalmente y con el propsito de definir las estrategias y las polticas para la produccin de
la informacin necesaria y para lograr una ptima generacin de bienes y servicios pblicos por
parte del Estado, el Gobierno Nacional mediante el Decreto nmero 3816 de 31 de diciembre de
2003, cre la Comisin Intersectorial de Polticas y de Gestin de la Informacin para la
Administracin Pblica. Entre otros objetivos la Comisin pretende: Optimizar mediante el uso
de medios tecnolgicos, la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones de la
administracin pblica con el ciudadano, con sus proveedores, y de las entidades de la
administracin pblica entre s. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de
solicitud de informacin o la solicitud de informacin innecesaria a los ciudadanos. Optimizar la
inversin en tecnologas de informacin y de comunicaciones de la administracin pblica.
Facilitar el seguimiento y evaluacin de la gestin pblica, mediante la produccin, el manejo y
el intercambio de informacin y uso de tecnologas de informacin y comunicaciones de la
administracin pblica. Asegurar la coherencia, la coordinacin y la ejecucin de las polticas
definidas para la estrategia Gobierno en Lnea a travs del Programa Agenda de Conectividad.
De acuerdo con lo anterior, el Archivo General de la Nacin como ente rector de la poltica
archivstica, ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento
del marco normativo, legal, conceptual y tcnico de un programa de gestin documental que
permita asegurar el xito de la propuesta estatal.
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemtica el programa de gestin documental para orientar a las
entidades y hacer ms eficiente su implantacin.
1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin
de la identidad nacional.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de
desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El
patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer
los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y
reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos asentados en
territorios de riqueza arqueolgica.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los
casos que establezca la ley.
Artculo 94. La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los
convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo
inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y
libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona esta
obligada a cumplir la Constitucin y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacfica;
5. Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un
ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos
de justicia y equidad.
Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn
ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas.
Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de
acceso a la informacin y a la documentacin oficiales; de uso de los medios de comunicacin
social del Estado de acuerdo con la representacin obtenida en las elecciones para Congreso
inmediatamente anteriores; de rplica en los medios de comunicacin del Estado frente a
tergiversaciones graves y evidentes o ataques pblicos proferidos por altos funcionarios
oficiales, y de participacin en los organismos electorales...
Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Adems de
los rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para el cumplimiento
de las dems funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado tienen funciones
separadas pero colaboran armnicamente para la realizacin de sus fines.
Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Artculos Nos. 33, 34,
35. Regula archivos de las historias clnicas.
Ley 23 de 1982.
Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 31de 1992.
Artculos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservacin de documentos del Banco de la
Repblica.
Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.
Ley 23 de 1995.
Artculo 37. Factura electrnica.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin
administrativa.
Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia.
Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y
telemticos en la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,
cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.
Ley 527 de 1999.
Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se
dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico
Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el
Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los
estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y
disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores
emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin
que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.
Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar
o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o
a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de
aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de
bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus
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funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas
no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.
Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades financieras
pblicas en liquidacin.
Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin
Ley 962 de 20005 Ley antitrmites
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Direccin General de Impuesto Nacionales.
Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la informacin que
deba suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de Impuestos Nacionales
prescribir las especificaciones tcnicas que deban cumplirse.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema
Financiero y se modifica su titulacin y numeracin.
Artculo 93. Red de oficinas.
Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y
dems condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y
1314 de 1994, y los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artculo 47. Archivos laborales informticos.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrnica.
Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedicin de licencias de construccin y urbanismo.
Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre
archivos en Colombia.
Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas
tecnologas en los archivos pblicos.
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como el
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural
de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios
para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la
gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los
procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.
Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y
distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de
correo y mensajera.
Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de Retencin
Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin,
conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.
Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para la
administracin e importantes para la cultura.
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Produccin de documentos
Recepcin de documentos,
Distribucin de documentos,
Trmite de documentos,
Organizacin de documentos,
Consulta de documentos,
Conservacin de documentos
Disposicin final de documentos.
Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos
pblicos.
Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Cdigo de Procedimiento Penal
Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.
Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Cdigo de Comercio
Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones
Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de
Comercio
Decreto 2150 de 1995
Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta
hmeda .
NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir .
NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible
de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.
NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
ACTIVIDADES
La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
En el Anexo 1, Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a la
administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de
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aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones
especficas.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como:
mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle
para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados
en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. Radicacin de documentos
2. Registro de documentos
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
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2. Respuesta
Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los
de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los
archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos.
Ley 80 de 1993.
Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil
derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52 y 53 de esta Ley
prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.
La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20)
aos.
Cdigo de Comercio.
Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados
cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems,
ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la
reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades
pblicas del orden nacional.
Artculo 36.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de
Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija la funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio
de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la
contratacin de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y
aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.
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Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los
archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se
regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con
la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos
acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la
Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin.
Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica.
(Expedida por el Ministerio de Salud)
Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la
actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN.
Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de
Archivo del Archivo General de la Nacin.
Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolucin 1995
de 1999.
NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.
ACTIVIDADES
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende
los procesos archivsticos de:
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3
2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
Actividades:
2
4
2
5
Ley 57 de 1985.
Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de
informacin.
Decreto 2126 de 1992.
Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
ACTIVIDADES:
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,
Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y
de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los
archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo
electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras
dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por
el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de
reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.
La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de
los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y
actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.
Las actividades bsicas en esta fase son:
1. Formulacin de la consulta
2. Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
2
6
3. Respuesta a consulta
2
8
Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de
espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de
Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de
desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado.
Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio
histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya
custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su
cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera
otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
Ley 80 de 1993.
Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demande
la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y
se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan
un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus
originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen
en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con
absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras
o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio.
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.
Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la
funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
3
0
Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de
retencin documental a partir de su valoracin.
Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los
documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor
histrico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales
de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin.
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238. Micrografa : microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.
ACTIVIDADES
Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica
Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o
subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin
permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen
principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos
no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras
representativas.
Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:
Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin
conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin,
evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.
La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos
tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades
administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes
conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales
debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada
por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no
se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.
Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos
expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar
caracteres diplomticos.
3
1
ACTIVIDADES:
1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Minimanual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.)
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Conservacin y
Consulta de documentos.
Produccin,
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
3
3
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
3
4
Conoce las
directrices
para su
elaboracin
?
N
O
S
I
Consultar:
- Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC
3393 o la que la modifique o actualice y dems formatos especficos por
dependencias, segn la aplicacin de sus respectivos procedimientos
cuando se requiera utilizarlos. Ver Anexo 1.1 (Se aporta como ejemplo el
Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del
AGN que contiene los formatos: Nota interna, Memorando, Circular, Acta,
Carta, comunes a toda entidad).
- Compilacin del Manual de formas de la entidad. Ver Anexo 1.2.
- Directrices sobre conservacin preventiva de los documentos.
Ver Anexo 1.3
- Tabla de retencin documental aprobada o vigente. Ver Anexo.
1.4 . En caso de no tener tabla de retencin deben proceder con la
elaboracin. Ver anexo 1.4.1.
El documento
es interno?
NO
SI
Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de
documentos internos,( Ver 3.2 Distribucin de documentos
internos ).
FIN
3
5
INICIO
El
documento es
competencia
de la entidad?
NO
SI
La Unidad de Correspondencia hace la revisin de los documentos que ingresan a la entidad para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
proceder a la radicacin del mismo. Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del
responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a
la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retencin Documental para
determinar su direccionamiento e imprime el rtulo de radicacin y consigna en la planilla de registro y
radicacin los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Nmero de radicacin, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del
trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella informacin que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes. (Anexo 2.2)
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de
conservacin destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribucin de documentos recibidos
FIN
3
6
El documento
es
competencia
de la
dependencia?
N
O
S
I
La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos
que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, adems observa el
estado de conservacin documental. Si el documento est incompleto se determina si
se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.
FIN
3
7
INICIO
Conoce la
directriz para
la
distribucin?
NO
S
I
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la
entrega de los documentos a las dependencias.
Es competencia
de la
Dependencia?
N
O
SI
FIN
3
8
INICIO
Conoce el
procedimiento
para la
distribucin de
documentos
internos?
NO
SI
FIN
3
9
N
o
Conoce la
directriz para
la
distribucin?
S
i
La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos
conforme a manual de procedimientos (cdigo de serie documental ,
radicacin del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y
dems datos regulados por la entidad)
N
o
El documento
cumple
requisitos?
S
i
La Unidad de Correspondencia realiza la radicacin y el registro con los
siguientes datos bsicos: radicacin, fecha, hora, nombre de la persona o
entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
El
documento
fue
devuelto? N
o
S
i
4
0
FIN
4
1
Amerita
trmite
?
N
o
Se ubica el documento en la
carpeta de la serie documental
correspondiente
(Ver
5.
Organizacin de documentos)
S
i
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente
para que proceda con el trmite, las anotaciones de chequeo y control y se
entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el
trmite. Ver 3.2 Distribucin de documentos internos
Amerita
respuest
a?
N
o
Se ubica el documento en la
carpeta de la serie documental
correspondiente
(Ver
5.
Organizacin de documentos)
S
i
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para
que proyecte respuesta
La
solicitud
es clara?
N
o
S
i
Aporta la
informaci
n
necesaria?
N
o
4
2
La
respuesta
es para una
dependenci
a?
N
o
S
i
FIN
4
3
INICIO
Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retencin
documental y para ello utiliza las unidades de conservacin (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1
Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y enva documentos para
ser tramitados y archivados
N
o
Se organizan los
archivos con base
en las TRD?
S
i
Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos
sealados en las Tabla de Retencin Documental.
Sabe como
ordenar las
carpetas en los
archivadores?
N
o
S
i
La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o
subserie, siguiendo el mtodo preestablecido.
Sabe como
ubicar los
documentos
dentro de las
carpetas?
N
o
S
i
S
i
4
4
La dependencia ubica los documentos en orden cronolgico dentro del expediente o carpeta
correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites
Se elaboran
inventarios
documentale
s?
N
o
S
i
La Dependencia velar por el cumplimiento de su elaboracin y actualizacin,
en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia
Se aplica lo
establecido en la TRD
sobre retencin y
disposicin final?
N
o
S
i
La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta
que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin de las series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o
preparar la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboracin (Anexo 7.1)
La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato nico de inventario documental, en
la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organizacin de documentos : Archivo Central
FIN
4
5
INICIO
La
transferencia
est bien
elaborada?
N
o
Se
realizan
los
ajustes
necesarios
y
se
remite
nuevamente al Archivo Central
S
i
El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgnica y conforme
a las TRD. Ver Anexo 3.5
Sabe ordenar
los
documentos
en el Archivo
Central?
N
o
Consultar:
Organizacin
Archivo
Central (Anexo 3.5)
S
i
El Archivo central adopta los sistemas de ordenacin que permiten ubicar secciones,
subsecciones series y subseries y velar por la correcta organizacin e instalacin de las
unidades de conservacin y almacenamiento.
La recuperacin
de los
documentos es
fcil?
N
o
Consultar
Inventario
General de Documentos
(Ver Anexo 3.5)
S
i
El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario
general de documentos con todos los elementos que faciliten la localizacin de los mismos y
de ser necesario elaborar los instrumentos de consulta requeridos. Ver Anexo 8
4
6
En el Archivo
Central se aplica
lo establecido en
la TRD sobre
retencin y
disposicin final?
N
o
S
i
El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservar las series documentales hasta
que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizar la eliminacin, la seleccin, la microfilmacin de las series
correspondientes (Ver Anexo 13) o preparar la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su
elaboracin (Anexo 7.2)
El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histrico, verificando previamente los procesos tcnicos de
organizacin de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato nico de inventario documental. Ver 5.4
Organizacin de documentos : Archivo Histrico
FIN
4
7
INICIO
Archivo Histrico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su
respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneizacin) en las unidades de conservacin
adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)
El Archivo Histrico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgnica de los fondos, teniendo como base los
criterios para su organizacin (Anexo 3.6)
Sabe ordenar
los fondos en
el Archivo
Histrico?
Consultar
Organizacin
Histrico (Anexo 3.6 y 5)
N
o
Archivo
S
i
El Archivo histrico adoptar los sistemas de ordenacin que permitan la ubicacin de fondos, secciones, subsecciones,
series, subseries y velara por correcta organizacin e instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y
almacenamiento.
La recuperacin
de los
documentos es
fcil?
N
o
S
i
El Archivo Histrico propender mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e
implementacin de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos
FIN
4
8
La informacin
es
competencia de
la entidad?
N
o
S
Se orienta al iusuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales
y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad
Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la
consulta de los documentos
La informacin
solicitada tiene
restricciones
de consulta?
N
o
S
i
Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar
la informacin, de ser necesario se disean e implementan servicios de
archivo. Ver Anexo 10.2
FIN
4
9
La entidad hace un anlisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los
archivos de Gestin, el Archivo Central y el Archivo Histrico, sobre la conservacin de documentos en sus diferentes
soportes.
Sabe como
hacer el
diagnstico
?
N
o
S
i
La Entidad a partir del diagnostico se disea el Sistema integrado de Conservacin, (Anexo 12)
Se cuenta con
espacios para el
almacenamiento de
documentos?
N
o
S
i
La Entidad hace la debida sealizacin y adecuacin de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilizacin en la
Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestin, Central e Histrico.
Se cuenta con
equipo y
mobiliario
requerido?
N
o
S
i
Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas reas administrativas des tinadas al
Archivo de Gestin y las reas para procesos tcnicos y depsitos en el Archivo Central e Histrico, de acuerdo con los
lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12
5
0
Se cuenta con
unidades de
conservacin?
N
o
S
i
La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservacin establecidos para cada fase de
archivo, de acuerdo con los tiempos de retencin, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los
Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1
Se cuenta con
medidas
preventivas para
la conservacin
de los
documentos?
N
o
S
i
La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservacin y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos,
siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organizacin de documentos)
FIN
5
1
Se ha hecho
eliminacin en
el archivo de
gestin?
S
i
N
o
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central
Se requiere
microfilmar y/o
digitalizar los
documentos?
S
i
N
o
El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD
o TVD para las series y subseries
Existen
documentos
para eliminar en
el Archivo
Central?
S
i
N
o
El Archivo Central hace la revisin de las series y subseries
5
2
Se requiere
hacer seleccin
documental?
Si
No
El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores
secundarios al Archivo Histrico, en los trminos establecidos en el Anexo 13.1
FIN
5
3
2.3 IMPLEMENTACIN
Implementacin: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa. La
implementacin es la parte final del programa de gestin documental y se constituye en al
prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la
administracin. La implementacin significa la asignacin de responsabilidades dentro de la
entidad, la definicin de roles y el establecimiento del programa.
2.4 SEGUIMIENTO
El seguimiento debe ser considerado lo ms importante del Programa de Gestin Documental,
por cuanto le da cohesin a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a
los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestin de los recursos y todas las actividades
administrativas de direccin del Programa, as como la adopcin de los correctivos y medidas
conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar
que este seguimiento requiere de un rgano de coordinacin, el Comit de Archivo y la
conformacin de equipos de trabajo a cargo de esta labor.
5
4
El Archivo Central recibe de una dependencia o entidad, los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las
unidades de conservacin y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)
Estn bien
organizados
?
N
o
Se implementarn
TVD. Ver Anexo 9
las
S
i
El Archivo Central verifica los procesos tcnicos de la organizacin de los
fondos acumulados con base en los criterios expuestos en el Anexo 9
Sabe ordenar
los fondos
acumulados
en el Archivo
Central?
N
o
Consultar
Sistemas
ordenacin (Anexo 5)
de
S
i
El Archivo Central adoptar los sistemas de ordenacin que permiten la
ubicacin de las unidades documentales y velar por correcta organizacin e
instalacin de reas de depsito, unidades de conservacin y almacenamiento.
La recuperacin
de los
documentos es
fcil?
N
o
S
i
El Archivo Central propender por mantener disponibles los documentos y el
inventario para efectos de consulta y actualizacin
5
5
El Archivo Central
aplica lo establecido
en la TVD sobre
retencin y
disposicin final?
N
o
S
i
FIN
5
6
ANEXOS
Ver archivo: Anexos PGD.doc
5
7
BIBLIOGRAFA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artculo
43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre
Restricciones por razones de conservacin
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del
Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la Consultadel capitulo V,
Acceso a los documentos de archivo, del reglamento general de archivos.
--------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas
--------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las
Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la
--------. Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental
y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26
--------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados
--------. Archivos bancarios : memorias. Bogot : AGN, 2002.
--------. Archivos de historias clnicas : memorias. Bogot : AGN, 2002.
--------. Archivos de historias laborales : memorias. Bogot : AGN, 2001.
--------. Archivos de la educacin superior : memorias. Bogot : AGN, 1998.
--------. Cartilla de clasificacin documental. Bogot : AGN , 2001
--------. Comit Tcnico de Gestin de Documentos del SNA. Metodologa para implementar un programa de
gestin de documentos : texto enriquecido. 2004.
--------. y Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Circular No.004 DE 2003 Organizacin de las
historias laborales
--------. Divisin de Clasificacin y Descripcin. Proceso de elaboracin de instrumentos de consulta en el AGN.
2004.
--------. Gestin de la correspondencia : memorias. Bogot : AGN, 2002.
--------. Gestin documental : bases para la elaboracin de un programa. Bogot : AGN, 1996.
--------. Gua de conservacin preventiva de nuevas tecnologas. Bogot : AGN, 2004.
-------. Gua para la administracin de comunicaciones oficiales. Bogot : AGN, 2003.
-------. Gua para la conservacin preventiva de archivos. Bogot : AGN, 1997.
------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001
------. Grupo Laboratorio de Restauracin. Documento por el cual se establecen las especificaciones tcnicas para
las unidades de conservacin. 2005
5
8
5
9
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general : teora y prctica. 7 ed. Sevilla : Diputacin Provincial de Sevilla,
1995. 512 p.
ICONTEC. NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir
--------. NTC 2223:1986:, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir
--------. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm.
(3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.
--------. NTC 3369 Elaboracin de sobres
--------. NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales
--------. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
--------. NTC 4095 Norma general para la descripcin archivstica
--------. NTC-BS 7799-2 Sistemas de gestin de la seguridad de la informacin (SGSI)
Jornadas Provinciales de Archivos (Cadiz : May. 1988). Gestin de documentos en la administracin. Cadiz :
Diputacin de Cadiz. 1988.
La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos : Prontuario RAMP. Pars : UNESCO, 1985. Vol.
2
LLANSO SANJUN, Joaqum. Gestin de documentos : definicin y anlisis de modelos. Bergara : Departamento de
Cultura del Gobierno Vasco, 1991. p. 250
LLANS SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivsticos y gestin de documentos : ponencia.
Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos, 2000); 53 p
14 Congreso
6
0