Equipos de Computo

REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
MUNICIPIO DE NARIO
MANUAL PARA EL MANEJO DE EQUIPOS DE CMPUTO Y SOFTWARE
MANUAL PARA EL MANEJO

DE EQUIPOS DE CMPUTO
Y SOFTWARE
SCI-MN-MECS-V1-08
MUNICIPIO DE NARIO
Nario Responsabilidad de Todos
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NARIO RESPONSABILIDAD DE TODOS

NIT 890.680.390-3
TELEFAX 8385930 8375548
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CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVOS
3. AMBITO DE APLICACIN
4. NORMAS DE USO DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO
5. PROTECCION,
CONSERVACION,
MANTENIMIENTO
LIMPIEZA DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO
6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE CMPUTO

7. MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CMPUTO
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
-
Disposiciones Generales
Disposiciones Especficas
9. PROHIBICIONES ESTABLECIDAS
10.
USO DE INTERNET
11.
CORREO ELECTRONICO
12.
RESPONSABILIDADES
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1. INTRODUCCION
Cada vez son ms los funcionarios, a travs de sus rganos
administrativos, los que se encuentran en condiciones de acceder a las
herramientas informticas que brinda la entidad con el fin de acercar las
fuentes de informacin al puesto de trabajo potenciando las
posibilidades de conocimiento, en el caso del Municipio de NARIO,
esta comunicacin puede aplicarse a travs del correo electrnico y los
servicios de sitios web, as como en los diferentes dispositivos de
software instalados.
Su uso es exclusivo para los funcionarios de la entidad y no puede ser
utilizada por personas ajenas que no estn consideradas como tal
El Municipio al adquirir este tipo de tecnologa de hardware y software,
requiere programar el adiestramiento de los funcionarios en el manejo y
aprovechamiento de esta tecnologa como el paso inicial del la
agilizacin en la gestin de la misin de la entidad.
La finalidad de este reglamento es dar las directrices en donde el equipo
de computo y software deber utilizarse como herramienta de apoyo
para las labores del desarrollo diario de trabajo, ya sea en las oficinas
destinadas como recinto de este equipo, como a travs de servicios de
comunicacin remota.
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2. OBJETIVOS
1. Implementar una gestin de manejo de los equipos de cmputo y

software donde los funcionarios se concienticen de la importancia
de esta herramienta de trabajo como soporte de agilizacin en el
desarrollo de su trabajo, as como los cuidados respectivos en la
seguridad de la informacin.
2. Establecer las disposiciones que garanticen el adecuado
mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cmputo
y software del Municipio.
3. Dar pautas para la mejor utilizacin de los equipos de cmputo.
3. AMBITO DE APLICACIN
La presente directiva es de aplicacin y bajo responsabilidad de todas
las dependencias del Municipio de NARIO que hagan uso de una parte
o todo el equipo de cmputo.
4. USO DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO

Entindase como Equipo de Computo todos los computadores
personales, scanners, copiadoras, proyectores e impresoras. Para el uso
se considerar:
1. Los equipos de cmputo deben ser utilizados en labores inherentes a
las funciones encomendadas.
2. El cuidado y limpieza de los equipos de cmputo son responsabilidad
exclusiva del custodio del bien.
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3. Los equipos debern permanecer encendidos solamente en horas

laborables, para evitar el consumo innecesario de energa.
4. Los usuarios que detecten daos o anomalas en el equipo de
cmputo debern reportarlos de forma inmediata al Jefe de
Dependencia.
5. El funcionario ser responsable de dar debido manejo a su
contrasea de inicio de sesin, con el fin de evitar accesos no
autorizados a su equipo. Todo lo que devenga del mal uso del equipo
ser de responsabilidad del custodio.
6. Las unidades para la recarga de impresin (tners, cintas y
cartuchos de tinta) sern entregadas al usuario que las solicite previa
presentacin de la unidad recin acabada.
7. El Jefe de Dependencia llevar control de la periodicidad de la
recarga de las impresoras, con el fin de establecer el rendimiento de
las unidades de recarga.
8. Los funcionarios se comprometern a optimizar el uso de los
recursos de impresin.
5. PROTECCION, CONSERVACION, MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO
1. Cuando el funcionario responsable de un equipo de computo
detecte problemas en el funcionamiento del mismo (parte lgica o
fsica), est obligado a comunicar inmediatamente al Jefe de
Dependencia para que se proceda a revisar el equipo y se emita
un diagnstico donde se determinara las pautas a corregir la falla
o referir la reparacin.
2. Todo equipo de cmputo, cuando no se encuentre en uso, deber
mantenerse cubierto con una funda para que lo proteja del polvo.
3. Deber evitarse ingerir alimentos en el mismo escritorio, mesa o
modulo donde se encuentren ubicados los equipos de computo, a
fin de evitar que los residuos de los mismos al caer sobre
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cualquier parte del equipo (teclado, ranuras del CPU, monitor,

entre otros) deteriore o malogre.
4. Cualquier movimiento de equipos o accesorios debe ser autorizado
por el Jefe de Dependencia.
5. Ningn funcionario realizara tareas de instalacin de equipo, de
programas (software) o de reparacin, as cuente con capacitacin
tcnica o profesional para realizarlo, ya que debe contar con una
cuenta administrador y de obtenerla de manera informal estar
en falta grave; dicha actividad es responsabilidad del personal que
se contrate para dicho mantenimiento.
6. El software instalado en un equipo de cmputo, deber responder
a las necesidades del trabajo de la entidad.
7. Solamente el personal autorizado por el Jefe de Dependencia
puede abrir un equipo de cmputo, bajo responsabilidad del
funcionario. Dicho personal en cada inspeccin anotara todos
aquellos equipos cuyos sellos de seguridad fueron removidos sin
autorizacin, emitiendo el informe tcnico respectivo a fin de
responsabilizar al funcionario o funcionarios de los cambios
internos que hayan podido efectuarse en el equipo.
8. El personal autorizado para revisiones y reparaciones mantendr
informado al Jede de Dependencia sobre las variaciones de los
componentes y/o reubicaciones efectuadas a los equipos de
cmputo, con el objeto de mantener actualizados.
6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE CMPUTO
Concepto: El mantenimiento preventivo consiste en realizar labores de
verificacin, limpieza, entre otras actividades de los equipos de
computo, impresoras y dems equipo, as mismo el mantenimiento
preventivo permite prolongar la vida til de los equipos de computo,
minimiza la tasa de desperfectos y aumenta la productividad de los
equipos al reducir el tiempo hora/equipo y hora/hombre no til.
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1. El Jefe de Dependencia planificara el mantenimiento preventivo

tomando como base el inventario fsico actualizado de los equipos
de cmputo. Se deber excluir de este listado a todos aquellos
equipos que tengan garanta vigente y cuyo mantenimiento
preventivo este a cargo de la empresa a quien se les adquiri.
2. El desarrollo del mantenimiento se efectuara en conformidad con
un cronograma establecido, el mismo ser coordinado con los
funcionarios a fin de tener toda la disponibilidad de los equipos sin
afectar sus labores cotidianas.
3. Las personas que se encuentre encargadas del mantenimiento
realizaran las siguientes actividades durante el mantenimiento
preventivo:
-
Comprobacin del correcto funcionamiento, diagnstico interno

y externo de los equipos.
Verificacin de los equipos de cmputo, impresoras en
concordancia con el inventario vigente.
Test de componentes y reparacin de equipos si fuese
necesario.
Entrega de un Informe de Mantenimiento al final de cada
servicio. En cada rutina de mantenimiento preventivo se
cumplir los siguientes procedimientos debindose llenar al
termino un reporte de incidencias en donde se registraran los
datos de los equipos revisados, as como las incidencias
encontradas durante la inspeccin efectuada.
7. MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CMPUTO

Concepto: El mantenimiento correctivo es el que requiere de solucin
inmediata por una circunstancia no prevista y consiste en la reparacin
y/o cambio de las piezas defectuosas, incluyendo el diagnostico, mano
de obra por la reparacin y el repuesto.
1. Para los casos de mantenimiento correctivo que no pueda darse
una solucin en el lugar de manera inmediata al funcionario, se
asignaran equipos de prstamo (si contar con ellos el Municipio)
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de caractersticas similares o mejores, con la finalidad de no

afectar la continuidad de su trabajo.
2. En el caso de no contar con las herramientas y/o instrumentos
necesarios, propondr las reparaciones a cargo de terceros; el Jefe
de Dependencia supervisara y verificara los trabajos efectuados.
3. El Jefe de Dependencia debe elaborar al trmino de cada atencin
un informe de incidencias donde se registraran los datos de los
equipos de cmputo revisados, as como las incidencias
encontradas durante la inspeccin efectuada.
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
Generales de la Informacin
1. La Poltica de Seguridad de Informacin son aquellos planes y
acciones definidos e implementados a fin de garantizar la
preservacin y mantenimiento de toda aquella informacin
procesada y efectuada por el personal de todas las reas de la
entidad, esta informacin pasara a ser propiedad intelectual y
fsica del Municipio de NARIO, situacin por la cual cada Jefe
de Dependencia se encargar de definir planes y acciones dirigidas
a conservar esta.
2. El Jefe de Dependencia debe efectuar anualmente el seguimiento
correspondiente a la implementacin de la poltica de la entidad,
para la seguridad de la informacin, establecer diagnostico del
cumplimiento de los precisados planes, as como de definir los
lineamientos de acciones de todas las reas usuarias para el
adecuado almacenamiento de toda la informacin efectuado por
las reas.
3. El Jefe de Dependencia, acorde con la normatividad
correspondiente, debe definir los parmetros de acciones para el
cumplimiento de los planes de seguridad de la informacin,
establecer los sistema de monitoreo necesario del buen
almacenamiento de la informacin, as del de comunicar las
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sanciones para los responsables del incumplimiento de las

directivas e indicaciones emitidas con respecto a esta
normatividad.
4. El personal de mantenimiento debe fijar que los sistemas de
almacenamiento tengan el acondicionamiento necesario, as como
las restricciones de acceso y la responsabilidad que deben asumir,
en este caso los funcionarios responsables de las reas usuarias, a
fin de pertinente reporte de la informacin procesada en cada una
de las reas usuarias de la entidad.
5. El Jefe de Dependencia incorpora en sus planes de adquisicin los
requerimientos materiales y humanos necesarios para el
cumplimiento de la normatividad, y de las directivas internas de
seguridad de la informacin el cual ser remitido a las reas
correspondientes, las cuales asumirn bajo responsabilidad
funcional, la implementacin de las precisadas.
Disposiciones Especficas
1. Toda informacin guardada, segn los procedimientos definidos e
informados contar con un directorio en un medio de
almacenamiento independiente que permita conocer todas las
caractersticas y facilite la plena identificacin de la informacin
respaldada.
2. Todo medio de almacenamiento que contenga archivos de
informacin mostrar datos visibles (ejemplo, mediante etiquetas)
del cdigo asignado y de la fecha en la cual se realiz el proceso
de respaldo de la informacin, asimismo contara con el cdigo del
usuario que reservo la informacin siendo esto cotejado los planes
de informes internos de trabajo efectuado por cada uno de las
reas
3. El Municipio, dispondr de un sistema de respaldo de informacin
para minimizar los daos y proteger la informacin procesada, al
nivel de base de datos, aplicaciones, configuracin de los sistemas
operativos y de comunicaciones.
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4. Se documentar las funciones y responsabilidades asignadas a los

funcionarios encargados del proceso de respaldo de la
informacin, los cuales efectuaran una verificacin de la
informacin remitida por cada dependencia.
5. Los funcionarios de cada una de las dependencias de la entidad,
que tienen asignada un equipo de cmputo son responsables de
realizar el respaldo de la informacin local, es decir, guardar la
copia de los mismos.
6. El Jefe de Dependencia planificar y organizar el proceso del
respaldo de la informacin de la entidad, teniendo en cuenta el
nivel de importancia de la informacin, esto tendr a su vez una
coordinacin permanente con el responsable de cada dependencia
usuaria, los cuales de manera peridica reportaran la informacin
que para su criterio funcional revierte de mayor importancia para
los fines de la entidad
7. El Jefe de Dependencia, verificar que los equipos donde se graba
la informacin reciban mantenimiento preventivo y correctivo, con
una frecuencia de acuerdo a las especificaciones tcnicas del
equipo a un cronograma establecido.
8. La informacin almacenada se mantendr por un perodo que
estime conveniente la entidad, en concordancia con las normas y
directivas emitidas sobre ese aspecto, as como de las necesidades
funcionales y administrativas que reporte.
9. PROHIBICIONES ESTABLECIDAS
Las prohibiciones que
conductas indebidas:
continuacin
se detallan,
describen
las
1. Alterar los sistemas y configuracin del equipo informtico sin

autorizacin del Jefe de Dependencia.
2. Intervenir o modificar la estructura de red elctrica sin previo.
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3. Extraer archivos o informacin consignada como propiedad fsica o

intelectual del Municipio, sin el previo conocimiento de los
responsables de cada rea usuaria, lo cual ser comunicado al Jefe
de Dependencia, para su conocimiento y fines pertinentes.
4. La extraccin de los ambientes de almacenamiento de las reas
asignadas para la seguridad de la informacin, de documentacin,
sin la previa autorizacin y en el caso del uso de esta para fines
diferentes a los establecidos, y/o de cualquier ndole personal, se
tomaran las medidas legales correspondientes.
5. La modificacin de ubicacin y de acceso de uso o de configuracin
de IP, diferentes funcionarios sin la previa informacin.
6. Acceder a la informacin, cuentas, archivos o correo electrnico de
otros funcionarios sin su autorizacin previa, preciando que esto
constituye una violacin tanto a la propiedad intelectual y fsica,
en los casos de la informacin procesada por el funcionario, as
como en el caso de documentos de ndole personal.
7. Instalar, copiar, distribuir o usar programas en violacin a las
leyes y/o reglamentos internos del Municipio.
8. Usar el equipo de cmputo para fines particulares, excepto en la
situacin en las cuales el establecer alguna coordinacin de tipo
personal (revisin de e-mail, revisin de agendas personales), lo
cual tenga un nivel de vinculacin con las acciones laborales
correspondientes a su funciones.
9. Abrir los equipos de cmputo sin autorizacin, as como cambiar
las piezas sin informe tcnico correspondiente emitido, precisando
que todo procedimiento de actualizacin y de cambio de repuestos
est supeditado al previo informe, asumiendo responsabilidad
funcional el funcionario que tramite directamente la adquisicin de
piezas de recambio.
10.
Instalar Software innecesario, en este caso aquellos
programas que no son de utilidad para el uso laboral del rea
usuaria.
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10. USO DE INTERNET

1. El acceso a Internet y a los servicios asociados que proporciona la
entidad debern utilizarse para los propsitos de la propia entidad,
de acuerdo con las atribuciones y funciones laborales del
funcionario, establecidas en el manual de procedimientos.
2. Cuando el funcionario haga uso del servicio de Internet, deber
mantener un comportamiento de acuerdo con los principios ticos
establecidos en el Cdigo de tica y Buen Gobierno, esto es,
abstenerse de realizar cualquier actividad que a continuacin se
describe:
-
Realizar cualquier actividad intencional que provoque

problemas con el funcionamiento de las redes, con otros
usuarios, canales de comunicacin, sistemas y equipos, como
por ejemplo, propagar un virus informtico.
Compartir o divulgar nmeros de cuenta, claves de acceso y

nmero de identificacin personal u otra informacin
confidencial o sensible para la entidad o que viole la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Obtener de Internet cualquier material en contravencin la ley

de derechos de autor.
Visitar en horarios laborables sitios que no tengan relacin con

las funciones de su trabajo, as como consultar, enviar,
propagar o promover material o sitios que vayan contra la
moral y las buenas costumbres, o que constituya o fomente un
comportamiento que de lugar a responsabilidades civiles,
administrativas o penales.
Visitar sitios de chat, que no tengan relacin con actividades

propias de la entidad.
3. El funcionario deber verificar que los archivos obtenidos de

internet no contengan ningn virus informtico que ponga en
riesgo los bienes de la entidad.
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4. El Jefe de Dependencia se encuentra facultado para bloquear

todos aquellos sitios de internet que considere que no son
compatibles con las labores de los funcionarios.
11. CORREO ELECTRONICO

1. El funcionario es responsable de la informacin enviada o
reenviada desde su buzn de correo electrnico.
2. El usuario de este servicio deber mantener una imagen y
comportamiento profesional cuando haga uso del correo
electrnico, deber abstenerse de realizar cualquiera de las
actividades que a continuacin se describen:
a) Enviar correos masivos a todo el personal de la entidad.
Cuando se requiera, el contenido ser tratado como
informacin a publicar en los sitios Web del Municipio.
b) Enviar cadenas de mensajes a un grupo de funcionarios.
c) Compartir o divulgar nmeros de cuenta, claves de acceso y
nmero de identificacin personal u otra informacin
confidencial o sensible para el Municipio.
3. Con el propsito de contar con niveles de seguridad apropiados, el
funcionario deber manejar la contrasea de acceso al correo
electrnico institucional (cuando se implemente) con privacidad.
En caso de que el funcionario requiera de la contrasea, sta
deber ser solicitada por el Jefe de Dependencia de la siguiente
forma:
-
El titular de la cuenta de correo electrnico podr solicitar de

forma escrita o verbal su clave de acceso al correo.
Los Jefes de Dependencia sern lo nicos facultados para
solicitar la clave de acceso de cualquiera de las cuentas de
correo electrnico, lo cual deber realizarse por escrito.
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4. Al digitar las claves de acceso no permita que otros funcionarios

adviertan cules son ni las comente con nadie.
12. RESPONSABILIDADES
1. Es responsabilidad del funcionario hacer de conocimiento al
personal a su cargo, sobre lo estipulado en la misma y exigir su
fiel cumplimiento.
2. Funcionarios y Jefes en general debern cumplir fielmente las
disposiciones establecidas en el presente reglamento; su
incumplimiento estar sujeto de sanciones administrativas.
3. Todo funcionario es responsable de informar por escrito al Jefe de
Dependencia sobre cualquier situacin, incidente, problema de
seguridad, acceso indebido o violacin voluntaria o involuntaria de
las normas contenidas en este reglamento
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1. Implementar una gestin de manejo de los equipos de cmputo y

4. USO DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO

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3. Los equipos debern permanecer encendidos solamente en horas

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cualquier parte del equipo (teclado, ranuras del CPU, monitor,

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Comprobacin del correcto funcionamiento, diagnstico interno

7. MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CMPUTO

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de caractersticas similares o mejores, con la finalidad de no

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sanciones para los responsables del incumplimiento de las

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4. Se documentar las funciones y responsabilidades asignadas a los

1. Alterar los sistemas y configuracin del equipo informtico sin

NARIO RESPONSABILIDAD DE TODOS

3. Extraer archivos o informacin consignada como propiedad fsica o

NARIO RESPONSABILIDAD DE TODOS

10. USO DE INTERNET

Realizar cualquier actividad intencional que provoque

Compartir o divulgar nmeros de cuenta, claves de acceso y

Obtener de Internet cualquier material en contravencin la ley

Visitar en horarios laborables sitios que no tengan relacin con

Visitar sitios de chat, que no tengan relacin con actividades

3. El funcionario deber verificar que los archivos obtenidos de

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4. El Jefe de Dependencia se encuentra facultado para bloquear

11. CORREO ELECTRONICO

El titular de la cuenta de correo electrnico podr solicitar de

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4. Al digitar las claves de acceso no permita que otros funcionarios

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