Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

Aprob

Gerente General

Revis

Jefe de

1 de 8

Elabor

Administracin
Firma

Firma

Fecha

12 - 05 - 2016

Fecha

Jefe de Prevencin
de riesgos

Firma

12 - 05 - 2016

Fecha

10 - 05 - 2016

CONSULTA Y COMUNICACIN

Fecha de

Pgina

Revisin

Modificada

Motivo

Responsable

Aprobado Por

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

2 de 8

ndice

1.

OBJETIVO.............................................................................................................. 3

2.

ALCANCE............................................................................................................... 3

3.

TERMINOLOGIA....................................................................................................3

4.

RESPONSABILIDADES.........................................................................................4

5.

DESARROLLO.......................................................................................................5

6.

REFERENCIA.........................................................................................................8

7.

ANEXOS O DOCUMENTOS ASOCIADOS............................................................8

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

3 de 8

1. OBJETIVO.
Describir el sistema establecido en la organizacin para la consulta y
participacin de los trabajadores, as como para la gestin y control del proceso
de comunicacin, de forma que la transmisin de la informacin sea realizada
de una manera lo ms eficaz posible para que sea recibida y comprendida por
todas las partes afectadas.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicacin a todas las personas que
desarrollan sus tareas para la organizacin o puedan quedar afectadas durante
el desarrollo de las mismas.
3. TERMINOLOGIA.
COMUNICACIN: Proceso de transferencia de informacin interactiva a
travs de diferentes canales.
CONSULTA: Proceso a travs del cual se requiere la opinin de alguien.
PARTICIPACIN: Proceso interactivo orientado a la construccin de una
idea, decisin, organizacin, etc. en el cual las personas aportan valor
aadido.
DELEGADOS

DE

PREVENCIN:

Son

los

representantes

de

los

trabajadores con funciones especficas en materia de Prevencin de

Riesgos en el trabajo.
COMIT DE SEGURIDAD Y SALUD: Es el rgano paritario y colegiado de
participacin destinado a la consulta regular y peridica de las actuaciones
de la empresa en materia de Prevencin de Riesgos.

4. RESPONSABILIDADES.

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

4 de 8

Comunicaci

Nombre

Responsable

Comunicacin interna entre los varios Ingeniero en Prevencin de

niveles y funciones de la organizacin.

Riesgos.

Comunicacin con los contratistas y Ingeniero en Prevencin de

otros visitantes al sitio de trabajo.

Riesgos.

Recibir, documentar y responder a Ingeniero en Prevencin de

comunicaciones relevantes de partidos Riesgos.
externos interesados.
Participacin

Participacin

apropiada

en

la Ingeniero en Prevencin de

y consulta.

identificacin de peligros, evaluacin de Riesgos.

riesgo y determinacin de controles.
Participacin

apropiada

en

investigacin de incidentes.

la Ingeniero en Prevencin de
Riesgos.

Participacin en el desarrollo y revisin Ingeniero en Prevencin de

de las polticas y objetivos S&SO.
Consulta

donde

hay cambios

Riesgos.
que Ingeniero en Prevencin de

afecten su S&SO.

Riesgos.

Representacin en asuntos S&SO

Ingeniero en Prevencin de
Riesgos.

Consulta con contratistas donde hay Ingeniero en Prevencin de

cambios que afectan su S&SO.

5. DESARROLLO.
Comunicaciones

Riesgos.

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

5 de 8

La estrategia de comunicaciones est orientada a como se establecen las

Comunicaciones Internas entre los diversos, niveles y funciones de la organizacin,
con contratistas y otras visitas al lugar de trabajo y sobre recibir, documentar y
responder a las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas externas con el
fin de recibir y responder a las preocupaciones provenientes del funcionamiento del
Sistema de Gestin Integrado.
El propsito de las Comunicaciones es:

Demostrar el compromiso con el Sistema de Gestin Integrado.

Promover el conocimiento de la Poltica Integral, Objetivos, Metas,

Programas de Gestin y Requisitos Legales.

Definir si sern informados a las partes interesadas los Riesgos Crticos y

Aspectos
Ambientales Significativos de la empresa.
Divulgar los esfuerzos de la empresa en la implementacin del Sistema de
Gestin Integrado.

Comunicaciones Internas
Esta actividad se puede realizar a travs de:

Reuniones
Talleres
Folletos
Diarios Murales
Correo Electrnico Corporativo
Comunicacin Personal
Telfono
Fax

El Personal puede comunicar sus sugerencias de mejora a travs del formulario de

Proyecto de Mejora Continua hacindolo llegar al Comit Paritario o directamente al
Representante de la Gerencia.

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

6 de 8

La informacin relacionada con el Sistema de Gestin Integrado, que vaya dirigida a la

lnea de mando (Gerencia o Jefaturas) y viceversa se realiza mediante correos
electrnicos.
Aquella informacin destinada a los trabajadores es entregada a travs de reuniones,
dirigidas por Representante de la Gerencia, Asesor en Prevencin de Riesgos u otro,
la cual queda evidenciada en el Acta de Reunin.
Comunicaciones Externas por Proyecto
Las comunicaciones y documentos especificados entre el Cliente y la empresa se
realizan mediante reuniones, documentos impresos o digitales enviados por correo
electrnico, las copias digitales deben ser registradas en la carpeta del proyecto, en el
caso de enviar documentacin impresa por correo convencional debe quedar como
registro una copia firmada por el Cliente y en el registro de envo de la informacin.
Cada comunicacin externa debe ser comunicada como decepcionada a la parte
interesada y con la respuesta en caso de solicitarla en un plazo mximo de 48 horas,
en caso de que la respuesta sea mayor al plazo estipulado, entonces se debe enviar
respuesta mencionando que se recibe el pedido de la parte interesada y que se dar
respuesta en un plazo mayor de lo establecido en el procedimiento.
Comunicaciones Externas a nivel de Empresa
Las comunicaciones a las partes interesadas se realizan mediante correo electrnico o
cartas revisadas y aprobadas por el Gerente General o quien estos designen,
quedando como registro una copia firmada por el receptor y en el registro de envo de
la informacin, en caso de que la respuesta sea mayor al plazo estipulado, entonces
se debe enviar respuesta mencionando que se recibe el pedido de la parte interesada
y que se dar respuesta en un plazo mayor de lo establecido en el procedimiento.

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

7 de 8

Nuestra organizacin ha decidido no comunicar externamente la informacin acerca

de sus aspectos ambientales significativos, sin embargo si se comunica de forma
interna estando dispuesta en intranet.
La comunicacin con las visitas al lugar de trabajo
Las comunicaciones con las visitas al lugar de trabajo en relacin a los peligros de
seguridad y salud ocupacional se realizarn mediante la entrega de un folleto general
de respuesta ante la emergencia, que orienta sobre las vas de evacuacin, zonas de
seguridad en las instalaciones que visita.
Consulta y participacin
La participacin de los trabajadores en la temticas de;
Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles.

Investigacin de incidentes.
Desarrollo y revisin de la Polticas y objetivos.
Sobre los cambios que afecte a su salud y seguridad.
Conocimiento de la Poltica Integrada.
Necesidades de capacitacin y entrenamiento.

Los trabajadores se encuentran informados sobre su forma de participacin y

representacin de los en asuntos de seguridad y salud ocupacional por medio
del Comit Paritario de Higiene y Seguridad.
6. REFERENCIA
OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional
7. ANEXOS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Bermdez

N
Pagina
s

PROCEDIMIENTO

Revisi
n

01

Cdigo

P-SG-10

Fecha

12-05-2016

CONSULTA Y COMUNICACION

8 de 8