MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES
ELABOR
DIRECTOR DE CALIDAD

REVISO / APROB

Versin: 2

GERENTE

Fecha de Emisin:
02/05/2016
Cdigo: 002MAN

MANUAL DE FUNCIONES
Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

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MANUAL DE FUNCIONES
El funcionamiento adecuado de los equipos y dispositivos mdicos depende del equipo de trabajo
de la empresa distribuidora y de los usuarios de dichos equipos. Es deber de la empresa
conservar la calidad de los equipos segn las especificaciones de transporte, almacenamiento,
mantenimiento y operacin que dicta el fabricante. Tambin es deber de la empresa brindar un
servicio acertado y oportuno en la instalacin, capacitacin, mantenimiento y atencin constante
a los usuarios. As mismo es deber de la empresa dar a conocer a los usuarios las restricciones,
indicaciones y procedimientos que se requieren para trabajar con equipos mdicos de forma
segura.
El presente manual es una descripcin de las funciones y responsabilidades que tienen los
trabajadores de la empresa Latinmed S.A.S. y que comprometen la calidad de los equipos
comercializados. La descripcin de funciones se hace con base en la constitucin actual de la
empresa donde se encuentran los siguientes cargos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Gerencia General
Director administrativo
Director Tcnico
Director de Calidad
Director de Diseo
Director de Producto

Para cada uno de los trabajadores de la empresa se enumeran las funciones pertinentes que
deben ser llevadas a cabo de forma cabal y eficiente para lograr un funcionamiento adecuado y
seguro en los equipos mdicos que se distribuyen.

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Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

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GERENTE GENERAL
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
LATINMED S.A.S.
1. IDENTIFICACION
AREA:
CARGO:
JEFE INMEDIATO:

GERENCIA
GERENTE GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
2. OBJETIVO GENERAL

Planear, Organizar, dirigir, controlar y coordinar todas las actividades de manejo, administracin y
proyeccin de la Empresa de acuerdo con las consideraciones y determinaciones de la junta directiva
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Ejecutar y celebrar todo acto comprendido dentro del objeto social.
2. Formular, dirigir, evaluar y controlar todo lo relacionado con la fijacin y cumplimiento de las
polticas y estrategias generales, de orden administrativo, financiero y operativo de la misma.
3. Administrar y velar por el uso adecuado del patrimonio de la Compaa.
4. Dictar, cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas elaboradas para el funcionamiento de
la empresa.
5. Las dems funciones que por naturaleza del cargo le correspondan como funcionario ejecutivo
o se le atribuya expresamente por ley.
4. COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS BASICOS
EDUCACION
EXPERIENCIA REQUERIDA

Sistemas Informticos
Administracin Empresarial
Desarrollo y relaciones humanas
Profesional con experiencia en administracin de empresas y/o
carreras afines
2 aos en cargos relacionados
5. INFORMACION CONFIDENCIAL

El funcionario maneja informacin confidencial y es responsable por la reserva de la misma

6. FALTAS GRAVES
Ser considerado como falta grave todo incumplimiento del deber o de reserva de la informacin
confidencial y del desconocimiento de los artculos contenidos en el reglamento interno de trabajo

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Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

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DIRECTOR ADMINISTRATIVO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
LATINMED S.A.S.
1. IDENTIFICACION
AREA:
CARGO:
JEFE INMEDIATO:

ADMINISTRATIVA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
GERENTE
2. OBJETIVO GENERAL

Ejercer la direccin del rea administrativa de la empresa LATINMED S.A.S.. Planear, Organizar,
dirigir, controlar y coordinar todas las actividades de manejo, administracin y proyeccin de la
Empresa de acuerdo con las consideraciones y determinaciones del gerente general y sub-gerente
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Participar en la elaboracin de los planes estratgicos establecidos por la Direccin General.
2. Ejecutar y controlar la asignacin de los recursos planificados y presupuestados para la
empresa.
3. Establecer las polticas y normas administrativas que conduzcan al fortalecimiento de los
procesos.
4. Trazar pautas para que los departamentos y divisiones desarrollen sus actividades conforme a
los objetivos estratgicos.
5. Velar por la correcta distribucin en la adquisicin de materiales, equipos, alquileres, servicios,
entre otros.
6. Supervisar los mecanismos que se utilizan para la correcta preservacin y mantenimiento de la
planta fsica, equipos y activos de la empresa.
7. Proveer un ambiente de trabajo que conduzca a la excelencia en las actividades que realiza la
Gerencia.
8. Fomentar una poltica de calidad que promueva la transparencia de los procesos.
9. Asegurar los procesos de importacin y transporte de equipos mdicos segn las directivas del
departamento tcnico.
4. COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS BASICOS
EDUCACION
EXPERIENCIA REQUERIDA

Sistemas Informticos
Administracin Empresarial
Desarrollo y relaciones humanas
Tcnico, tecnolgo o profesional en administracin de
empresas y/o carrearas afines
2 aos en cargos relacionados
5. INFORMACION CONFIDENCIAL

El funcionario maneja informacin confidencial y es responsable por la reserva de la misma

6. FALTAS GRAVES
Ser considerado como falta grave todo incumplimiento del deber de reserva de la informacin
confidencial y del desconocimiento de los artculos contenidos en el reglamento interno de trabajo

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Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

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DIRECTOR TCNICO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
LATINMED S.A.S.
1. IDENTIFICACION
AREA:
CARGO:
JEFE INMEDIATO:

TECNICO/OPERATIVO
DIRECTOR TCNICO
GERENTE
2. OBJETIVO GENERAL

Coordinar el transporte, la instalacin, el soporte tcnico, mantenimiento y asesora a los usuarios

acreedores de los equipos mdicos vendidos por LATINMED S.A.S.
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1.

2.

3.

4.
5.

6.

7.

8.

9.

Asesorar tcnicamente a la compaa y clientes respecto de las caractersticas de los equipos y

dispositivos mdicos, as como atender los requerimientos de la normatividad vigente frente a la calidad
de los mismos.
Apoyar el proceso de seleccin de proveedores y distribuidores de la empresa, participar en la estructura
de los procesos de compras de los equipos y dispositivos mdicos importados y en el asesoramiento a
terceros para lograr el cumplimiento de los requerimientos tcnicos y regulatorios de los mismos.
Asegurar que los equipos y dispositivos mdicos almacenados se encuentren en las condiciones
establecidas y exista el soporte documental y los registros respectivos. Asegurar que se realice la
capacitacin permanente del personal y que esta se adapte a las necesidades
Verificar que los registros de almacenamiento y/o acondicionamiento y distribucin sean diligenciados en
cada etapa del proceso
Asegurar que se lleven a cabo las debidas comprobaciones de procesos y las calibraciones de los equipos
e instrumentos de control, como tambin que esas comprobaciones se registren y que los informes
correspondientes estn disponibles
Garantizar, mediante seguimiento y control, la trazabilidad de los equipos y dispositivos mdicos
distribuidos tanto para las actividades propias de la empresa como para el cumplimiento de los programas
de vigilancia correspondientes a las autoridades sanitarias
Responsabilizarse de los procedimientos de atencin de quejas y retiro de equipos y dispositivos mdicos
del mercado. As como del seguimiento a los incidentes adversos que presenten y su reporte a la entidad
sanitaria
Asegurar las condiciones establecidas por el fabricante en las instalaciones donde operan los equipos
mdicos como voltaje, humedad, espacio requerido para garantizar la calidad de los equipos o dispositivos
mdicos.
Responsabilizarse del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y dispositivos mdicos.

4. COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS BASICOS
EDUCACION
EXPERIENCIA REQUERIDA

Sistemas Informticos
Electrnica
Relaciones humanas
Profesional en Ing. electrnica, Ing. Biomdica y/o carreras
afines
2 aos en cargos relacionados
5. INFORMACION CONFIDENCIAL

El funcionario maneja informacin confidencial y es responsable por la reserva de la misma

6. FALTAS GRAVES
Ser considerado como falta grave todo incumplimiento del deber de reserva de la informacin
confidencial y del desconocimiento de los artculos contenidos en el reglamento interno de trabajo

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Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

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DIRECTOR DE CALIDAD
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
LATINMED S.A.S.
1. IDENTIFICACION
AREA:
CARGO:
JEFE INMEDIATO:

TECNICO/OPERATIVO
DIRECTOR DE CALIDAD
GERENTE
2. OBJETIVO GENERAL

gestionar la documentacin necesaria para los diferentes procesos realizados por LATINMED S.A.S.
Disear y producir materiales grficos para la difusin de eventos institucionales
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Apoyar a la alta direccin a definir, difundir y mantener la poltica de calidad y los principios de
gestin de la calidad.
2. Apoyar la toma de acciones para la correcta implantacin y el cumplimiento de los requisitos
internos derivados del sistema de gestin.
3. Apoyo en documentacin para los diferentes registros que se soliciten ante el invima.
4. Coordinar la realizacin de las auditoras internas, siendo aconsejable que sea parte activa en
las mismas.
5. Coordinar las auditoras externas.
6. Coordinar las acciones derivadas para la correccin de las no conformidades.
7. Coordinar las mecanismos de participacin del personal: equipos de mejora, sugerencias
8. Coordinar los programas de mejora.
9. Coordinar las acciones formativas derivadas del estudio de las necesidades de formacin.
10. Gestionar, mejorar e implementar la documentacin del SGC.
11. Promover la activa participacin del personal en el diseo y mejora de los procedimientos e
instrucciones de trabajo.
12. Promover la prevencin de accidentes en el trabajo.
13. Promover la implantacin de un programa de costes de calidad.
4. COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS BASICOS
EDUCACION
EXPERIENCIA REQUERIDA

Registros INVIMA
Sistemas Informticos
Desarrollo y relaciones humanas
Tcnico, tecnolgo o profesional Gestin Documental y/o
carreras afines
2 aos en cargos relacionados
5. INFORMACION CONFIDENCIAL

El funcionario maneja informacin confidencial y es responsable por la reserva de la misma

6. FALTAS GRAVES
Ser considerado como falta grave todo incumplimiento del deber de reserva de la informacin
confidencial y del desconocimiento de los artculos contenidos en el reglamento interno de trabajo

MANUAL DE FUNCIONES
Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

Pgina 7 de 9

DIRECTOR DE DISEO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
LATINMED S.A.S.
1. IDENTIFICACION
AREA:
CARGO:
JEFE INMEDIATO:

TECNICO/OPERATIVO
DIRECTOR DE DISEO
GERENTE
2. OBJETIVO GENERAL

gestionar la documentacin necesaria para los diferentes procesos realizados por LATINMED S.A.S.
Disear y producir materiales grficos para la difusin de eventos institucionales
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Realizar el diseo grfico para la difusin, presentacin e identificacin de los eventos
institucionales, a travs de los equipos e instrumentos aplicables.
2. Elaborar pendones, folletos, portadas, credenciales, trpticos, invitaciones, manuales,
brochures, fichas tcnicas y dems conforme a las solicitudes de los diversos departamentos,
para su posterior difusin,
3. Disear y producir las sealizaciones de los inmuebles y rtulos de las oficinas institucionales,
para mantener la imagen grfica institucional.
4. Participar en el diseo y elaboracin de credenciales institucionales para identificacin del
personal.
5. Auxiliar en la elaboracin de propuestas para pginas web institucionales.
4. COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS BASICOS
EDUCACION
EXPERIENCIA REQUERIDA

Sistemas Informticos
Diseo grafico
Desarrollo y relaciones humanas
Tcnico, tecnolgo o profesional en Diseo Grfico y/o carreras
afines
2 aos en cargos relacionados
5. INFORMACION CONFIDENCIAL

El funcionario maneja informacin confidencial y es responsable por la reserva de la misma

6. FALTAS GRAVES
Ser considerado como falta grave todo incumplimiento del deber de reserva de la informacin
confidencial y del desconocimiento de los artculos contenidos en el reglamento interno de trabajo

MANUAL DE FUNCIONES
Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

Pgina 8 de 9

DIRECTOR DE PRODUCTO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
LATINMED S.A.S.
1. IDENTIFICACION
AREA:
CARGO:
JEFE INMEDIATO:

COMERCIAL
DIRECTOR DE PRODUCTO
GERENTE
2. OBJETIVO GENERAL

Definir la estrategia comercial y contribuir al desarrollo de negocio a travs del desarrollo de productos,
innovacin y marketing con el propsito de segmentar los mercados para enfrentar exitosamente los
desafos de la industria, contribuyendo a fortalecer la sustentabilidad, rentabilidad, diferenciacin e
imagen de LATINMED S.A.S.
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1.
2.
3.
4.

Definir y dirigir la estrategia comercial.

Analizar e investigar: Bsqueda permanente de nuevas ideas.
Analizar y desarrollar productos y servicios.
Proponer los proyectos de desarrollo, as como los presupuestos de ventas, gastos e
inversiones derivados de estos.
5. Generar estrategia y plan de marketing para los productos y servicios.
6. Definir estrategia de posicionamiento y branding de la empresa.
7. Desarrollar y mantener relaciones poltico-diplomticas con organizaciones de la industria y
autoridades.

4. COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS BASICOS
EDUCACION
EXPERIENCIA REQUERIDA

Sistemas Informticos
Ventas y comercio
Desarrollo y relaciones humanas
Tcnico, tecnolgo o profesional en Diseo Industrial, Ing.
Industrial y/o carreras afines
2 aos en ventas
5. INFORMACION CONFIDENCIAL

El funcionario maneja informacin confidencial y es responsable por la reserva de la misma

6. FALTAS GRAVES
Ser considerado como falta grave todo incumplimiento del deber de reserva de la informacin
confidencial y del desconocimiento de los artculos contenidos en el reglamento interno de trabajo

MANUAL DE FUNCIONES
Cdigo: 002MAN

Versin: 2

Fecha de Emisin: 02/05/2016

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CONTROL DE CAMBIOS
Versin

Vigencia
desde

Vigencia
hasta

Identificacin de cambios

Responsable

01/03/16

03/04/16

Creacin

Pablo Giraldo

04/04/16

02/05/16

Cambio de cargos y adicin de funciones

Director Servicio Tcnico

Juan Rios

02/05/16

Nuevo cargo director de producto

Juan Rios