DICCIONARIO.

GESTION DOCUMENTAL: La gestin documental es el conjunto de

tecnologas, normas y tcnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de
documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante tcnicas
manuales o aplicando tecnologas que permiten alcanzar cotas ms altas de
rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto

realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas,
jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.)
en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada
en un soporte, dando lugar a una fuente archivstica, arqueolgica, audiovisual,
etc.

CLASES DE DOCUMENTOS: Los documentos pueden clasificarse de muy

diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y
en funcin de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar
son:
Libros: Publicaciones no peridicas. Su contenido puede ser muy variado y
pueden presentarse en uno o varios volmenes.
Publicaciones peridicas: Cualquier publicacin que aparece por entregas
sucesivas sin limitacin previa respecto a su duracin y, en general, con una
periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la
periodicidad es diaria, se les llama diarios.
Documentacin de congresos: Acostumbran a presentarse con la
denominacin de actas (Proceedings, en ingls) y recogen las aportaciones de la
comunidad tcnico-cientfica sobre un tema especfico.
Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al
control de una institucin universitaria en vistas a la obtencin de un ttulo o
diploma en esta Institucin.

Bibliografas: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de

darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.
Catlogos: Son colecciones de registros bibliogrficos de diferentes
documentos: Libros, revistas, vdeos, mapas, etc Es un instrumento que nos
permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografas,
se caracterizan por indicar la localizacin del documento original.
Bases de datos: Es un conjunto de datos homogneos, ordenados de una
forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador,
y se refieren a una materia concreta, organizacin o asunto. Permite al
investigador una bsqueda exhaustiva y son de fcil actualizacin. Actualmente
son la mayor fuente de referencias de trabajos cientficos (generalmente de
revistas) y se han convertido en las fuentes de informacin secundarias por
excelencia.
Repertorios: Coleccin o recopilacin de obras, datos, preceptos o reglas
sobre una temtica determina

DOCUEMNTOS DE ARCHIVOS: El conjunto del conocimiento humano, de

los mensajes colectivos, materializados en un soporte fsico y conservado a travs
del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por
documentos que los profesionales de la documentacin tratan con el objeto de
garantizar su conservacin y su difusin. Un documento de archivo es Toda
expresin testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en
cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Los documentos se
caracterizan por ser de dos tipos los textuales y no textuales:
Textuales: Son los documentos que contienen informacin escrita sobre el
soporte que es papel.
No textuales: Son los documentos que aunque pueden contener informacin
escrita, sin embargo lo ms importante es que suelen estar en otros tipos de
soportes diferentes al papel porque estn hechos para verse, orse y manipularse.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: Un documento

electrnico es un documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo
electrnico o magntico, y en el que el contenido est codificado mediante algn
tipo de cdigo digital, que puede ser ledo, interpretado, o reproducido, mediante el
auxilio de detectores de magnetizacin.

SOPORTE DOCUEMENTAL: Medios en los cuales se contiene la

informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel
existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y
sonoros.

COMUNICACIONES OFICIALES: Documentos que reflejan el

desarrollo de una reunin: puntos tratados y acuerdos. Sirven de resumen y
recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto. Las actas de
reuniones y asambleas, como testimonio de hechos, deben contener
fundamentalmente, todo lo tratado y acordado en tales reuniones y asambleas;
pero deben hacerse en forma ordenada, concreta e inteligible, para que su
contenido sea fcilmente consultado. En este tipo de documento no es
conveniente reproducir ntegramente todos los incidentes y palabras que se
originen en la sesin.

CORRESPONDENCIA: Es el trato recproco entre dos personas mediante el

intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. En
las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y
la industria.
Es un medio de comunicacin usado por el hombre desde hace muchos aos para
comunicarse entre dos personas o individuos que estn a larga distancia o cerca
con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado
sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros das que existe el e-mail, que es la
forma ms rpida de enviar y asegurarse que la informacin llegue al destinatario.