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ndice

Introduccin..3
Memorndum4
Carta comercial.5
Circular ..7
Actas...8
Minuta ...10
Memoria descriptiva.11
Conclusin 13
Bibliografa.14

Introduccin

El proceso comunicativo distingue la forma de existencia del hombre, por lo

que puede entenderse como una forma de relacin interpersonal en la actividad
humana. En este sentido resulta vlido observar que en el desarrollo individual del
hombre, este no slo adquiere experiencia histrico-social mediante las
actividades que despliega, sino tambin mediante la comunicacin con otras
personas, pues su desarrollo se condiciona por el desarrollo de todos los
individuos con quienes l se halla en comunicacin directa o indirecta, de ah que
este proceso tiene un impacto transformador y enriquecedor para la personalidad.
De all la necesidad que el hombre tenga la capacidad de redactar diferentes
documentos para mantenerse comunicado tales como : memorndum, cartas ,
minutas, actas , memorias descriptivas entre otros .

Qu es un memorando o memorndum?
El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria)
es para la Real Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se
resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante
la consideracin de un asunto importante o grave.
En la prctica podemos distinguir, tanto en lo que atae a la forma como en
lo que concierne a su contenido y extensin, dos clases de memorandos:
Recomendaciones generales

Se debe evitar:
Expresarse en primera persona del singular
Usar expresiones que den lugar a interpretaciones errneas.

Abusar del tiempo del destinatario.

Elaborar ideas obvias
Incluir algo que no venga al caso.
Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicacin
Adornar el mensaje con palabras o frases metafricas
Usar y abusar de la construccin negativa
Emplear rodeos y redundancias
Acumular oraciones difusas
Ser oscuro en las expresiones
Herir sensibilidad del receptor
Firmar antes de releer el escrito

Ejemplo:

Ritchie S.R.L.
Memorndum
Para: Jefe de RR. HH. Enrique Gonzlez
De: G.G. Pamela Ritchie
Fecha: 15 de junio de 2003
Asunto: Escuchar a los empleados
El conocido gur del managment, Tom Peters, enfatiz que una de las principales
razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que
el manager no escucha a sus empleados.
Por lo tanto recomiendo a ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas de
nuestros empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.
Saludos a ud. Atentamente
Pamela Ritchie
Gerente General
Qu es una carta comercial?
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre
dos empresas comerciales
o
bien una
empresa con
un
particular,

o
viceversa.
Su
contenido
suele
ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos
de cartas comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de reclamacin,
de ofertas,
de solicitud de informacin y
de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms
rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura

Una carta comercial se compone

el cuerpo de la carta y el cierre.

de

tres partes:

el

encabezamiento,

El encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre

membrete, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se indica
tambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qu
se trata.

El cuerpo

El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes:

una introduccin, un ncleo y una conclusin.

En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al

destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el

ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin.

Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de estmulo.

El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida,

firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el nmero de stos. Adems es posible aadir
posdata o indicar si se envan copias a otras personas.

Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atencin del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitacin a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de
junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor
de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters.
La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es
or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad".
Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, que
esperamos contar con su presencia.

Circular

Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones

1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala
jerrquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a
diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro

caso, nos referimos a la circular como medio de comunicacin escrita, carta o

circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecnico
de reproduccin del texto nico.
No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha
sealado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que
tengan carcter permanente, mientras que el memorando debe ceirse a los
avisos e informacin general que no tengan ese carcter. Muchas veces las
circulares estn redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos
para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones,
recomendaciones, consejos, etc.
Se utilizan estas comunicaciones con los motivos ms diversos
Cambio de direccin y telfono
Cambios de personal
Apertura de nuevas sedes o programas
Ampliacin de negocios o extensin de servicios
Anuncios de visitas.
Caractersticas
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple informacin, hace
que su redaccin sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las caractersticas de
claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de
correspondencia escrita.
Una comunicacin circular no debe hacer pensar que est privada de
personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecnico que se utilice
para su confeccin, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se
asemeje al mximo a una carta original, a una carta no hecha en serie, lo que
siempre ser motivo de halago para el que lo recibe.
Recomendaciones
Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que
la expide.
Recuerde la fecha (mes y ao)
Evite dirigirse a la masa para la que ha sido preparada
D la sensacin de que se dirige a cada una de las personas que lean la
circular.
Use prrafos cortos y expresiones ordenadas.

Ejemplo:

CIRCULAR N: 15
ASUNTO: Charla de Tom Peters
SANTIAGO, 19 de junio de 2003
DE: GERENTE GENERAL
A: GERENTES DE REAS
Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa,
deseo invitarlos a la charla que nos ofrecer en nuestro saln auditorium el da 21
de junio de 2003, sobre los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no
es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad".
Saludo a Uds. Atentamente.
Pamela A. Ritchie
Gerente General

Que son actas?

El acta de una reunin es el documento escrito que registra los temas
tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de
certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que
celebra estas reuniones de las que se levantar acta puede ser muy diverso,
desde una asamblea parlamentaria, una institucin pblica o privada, una
asociacin o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser
debidamente convocadas, por escrito y con la antelacin adecuada, mediante un
documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurar el orden del
da de la reunin.
Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre
estn recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas pginas
estn numeradas en nmeros.
Hay ciertas reuniones cuyas actas tienen un formato diferente y especfico
como las actas que registran las aportaciones realizadas por los ponentes y
comunicantes en una reunin cientfica, o los documentos que certifican ciertos
datos de inters que son oficializados en dicha reunin, como las actas de
evaluacin, que van firmadas por todos los participantes.
El acta da una visin general de la estructura de la reunin, a partir de una lista de
los asistentes, una relacin de las diversas cuestiones planteadas por las
personas convocantes de la reunin (presidente, director) o por los participantes, y
cada una de sus correspondientes respuestas. Los elementos que figuran en las

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actas son sobre todo las decisiones y acuerdos adoptados, como nombramientos,
ceses, aprobacin de estados contables, presupuestos o proyectos, modificacin
de estatutos, planes de actuacin, etc

Ejemplo de Acta de reunin:

Junta de Recursos Humanos para el caso de demandas por despido
injustificado Mxico, D.F., 5 de Agosto del 2007. Sala de Juntas Bicentenario 11:00
am. La junta celebrada el da de hoy, Mircoles 5 de Agosto del 2007, a las 11:00
am en la Sala de Juntas Bicentenario con motivo de los casos de 2 empleados
que laboraron en la empresa hasta el 18 de Junio del presente ao y han
presentado demandas de despido injustificado ante las autoridades
correspondientes, cont con la presencia del director del departamento de
Recursos Humanos el Lic. Rodolfo Lara Hueso, el Subdirector de dicho
departamento, el Lic. Genaro Trueba Garca, los asesores que tramitaron los
despidos: la Lic. Mara Fuentes Lomeli y el Lic. Ramiro Gonzlez Orozco, tambin
estuvieron presentes dos representantes del Departamento de Asuntos Jurdicos
de la empresa: el Lic. Roberto Cavazos Rodrguez y la Lic. Margarita Senz
Lorenzo. La reunin dur 3 horas con 45 minutos, tiempo en el que se estudiaron
los 2 casos, para lo que fue necesario revisar los expedientes laborales de los 2
implicados, su puesto, rendimiento y tiempo que laboraron en la empresa. El
primero fue el Lic. Ignacio Lpez Lpez quien desempeaba el puesto de asesor
financiero, su desempeo fue descrito como Muy Bueno por parte del Director
del Departamento de Finanzas el Dr. Ernesto Hube Andreson; laboro en la
empresa durante 8 aos y fue despedido por motivos de recorte de personal. El
segundo fue la Lic. Patricia Caso Ramrez quien se despeaba en el puesto de
vendedora, tuvo un despeo muy alto al conseguir las metas de ventas que le
eran otorgadas anualmente, laboro en la empresa durante 5 aos y fue despedida
por motivos de recorte de personal. Se lleg a la conclusin, por decisin
unnime, que se deba negociar un arreglo con ellos para evitar ir a juicio, debido
a que segn lo dicho por los asesores legales presentes en la reunin, tanto el Lic.
Lpez como la Lic. Caso tenan muchas posibilidades de ganar el caso

Qu es una minuta?
Una minuta es un documento en donde se describen hechos resumidos,
generalmente se utiliza en reuniones de trabajo, donde se incluyen:
los asistentes,

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orden del da,

desarrollo de los puntos de la orden del da,
acuerdos y
firman los participantes
Las minutas de trabajo son escritos en los cuales se registra lo sucedido en
una junta de trabajo, con la finalidad de archivar y dejar asentado la informacin
revisada en dicha reunin, para envirselo a todos los involucrados y as poder
darle un seguimiento a los resultados obtenidos en la misma.
Las minutas de trabajo pueden ser tan extensas o tan breves como sea
necesario, de la misma manera pueden ser tan detalladas, haciendo literalmente
una transcripcin, o tan sencillas y generales, como una lista de resoluciones y
decisiones tomadas en la reunin. Las empresas privadas tienen la libertad de
decidir la forma en la que deben realizarse sus minutas de trabajo, no as, es el
caso de las dependencias gubernamentales, quienes deben atenerse a un formato
ya definido y establecido.
Generalmente, una minuta de trabajo debe proporcionar una descripcin
detallada sobre la estructura de la junta y la informacin tratada en ella:

1. Fecha, hora y lugar de inicio.

2. Lista de los participantes.
3. Los temas a tratar o las problemticas a solucionar.
4. Registro de los planteamientos, observaciones, respuestas y puntos defendidos
o atacados por cada uno de los participantes.
5. Las soluciones y/o estrategias que se pretenden poner en marcha.
6. Las conclusiones de la reunin.
7. Fecha, hora y lugar del cierre.

Qu es una memoria descriptiva?

Es la parte del proyecto que nos informa de la solucin definitiva elegida,
dando ideas sobre: funcionamiento, materiales a emplear, coste aproximado de la

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solucin elegida, las causas que hemos tenido en cuenta para elegir esa solucin
de entre todas las posibles.
En realidad una memoria descriptiva trata de informar sobre el proceso
seguido y sobre la solucin elegida.
La informacin sobre el proceso seguido puede incluirse en un su apartado
que denominaremos Descripcinmientras que la informacin sobre la forma,
materiales y funcionamiento se puede incluir en un subapartado al que podemos
denominar Diseo Previo Definitivo. Tambin se define como:
La Memoria Descriptiva es un documento que reviste el carcter de
declaracin jurada y por lo tanto debe presentarse en forma completa.
1. Breve descripcin de establecimiento
Se debe detallar ubicacin del establecimiento. Localidad, Calle y N, telfono y email.
1.a) Descripcin general del proyecto/establecimiento:
Consiste en enumerar:
Cantidad de plazas y habitaciones. En el caso de cabaas o similar es necesario
incluir las unidades de vivienda.
Los servicios y equipamiento
Periodo de apertura del establecimiento
Dems aspectos considerados pertinentes a detallar.

1.b)_ Descripcin detallada de cada una de las reas:

Consiste en describir cada una de las reas y servicios que cuenta o contar el
establecimiento. Ej; recepcin (dnde est ubicada, cuntos metros cuadrados
posee, el equipamiento destinado al rea, etc) sala de estar, estacionamiento,
habitaciones, los metros del terreno, otros servicios. Adems, especifique de
acuerdo a la reglamentacin vigente la categora proyectada, modificaciones
proyectadas. Fecha programada de inicio y de finalizacin de obra.
2. Especificacin del mercado actual y potencial

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En este punto se debe incluir el mercado que se pretende apuntar y las acciones
de promocin a realizar.
3. Aspectos Legales.
Detallar:
los datos del propietario, cantidad de personal, seguridad. (ej. salidas de
emergencia, cantidad de extinguidores, etc.) Servicios de gas, luz, agua potable,
sanitario, etc.
4. Fotos:
Incluir fotos de la fachada, reas comn, habitaciones, servicios (ejemplo, una
mesa servida con el desayuno), etc

Conclusin
Es necesario reconocer que la comunicacin es el motivo en gran parte de
los que se generan en el interior de las organizaciones tradicionales, pero tambin
hay que decir que no es posible trabajar sin ella; su importancia es tal, que sin una
comunicacin adecuada los procesos administrativos en una organizacin se
tornan deficientes. Por dicha razn es importante tambin saber comunicarnos de
manera escrita a travs de los documentos como memorndum la cual es una
comunicacin que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la
nota, generalmente con firma opcional, en la cual se resean los hechos, razones
y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto
importante o grave. Asi como actas que es el documento escrito que registra los
temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la
finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. entre otros

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Bibliografa

www.monografas.com

www.worldwritting.com

www.google.com.ar

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DEL NORTE
LUDOVICO SILVA
CARIPITO ESTADO MONAGAS

IV Textos Organizacionales

Profesora:

Integrantes:

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Ana Yendez

Arqumedes Campos
C.I:19.602.939
Sixto Jimnez
C.I:20.916.761

Caripito, Enero 2013.-