REPBLICA DE COLOMBIA

PRESIDENCIA DE lA REPBLICA

DECRETO-NrJN(E~ Ol~ 3

_DE 20li

2 OtNl: 2010

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"

El PRESIDENTE DE lA REPBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el

numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Informacin Pblica Nacional, tiene por objeto regular el derecho de acceso a la
informacin pblica, los procedimientos para el ejercicio y garanta del derecho y las
excepciones a la publicidad de informacin, y constituye el marco general de la
proteccin del ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica en Colombia.
Que de conformidad con la citada ley, el diseo, promocin e implementacin de la
poltica pblica de acceso a la informacin pblica est a cargo de la Secretara de
Transparencia de la Presidencia de la Repblica, del Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, del Departamento Nacional de Planeacin, del Archivo General de la Nacin y
del Departamento Administrativo Nacional de Estadstica.
Que para facilitar la implementacin y cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 se hace
necesaria su reglamentacin en los temas relacionados con la gestin de la informacin
pblica en cuanto a: su adecuada publicacin y divulgacin, la recepcin y respuesta a
solicitudes de acceso a sta, su adecuada clasificacin y reserva, la elaboracin de los
instrumentos de gestin de informacin, as como el seguimiento de la misma.

DECRETA:
TTULO I
Disposiciones Generales
Artculo 1. Objeto. Este decreto tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de 2014, en lo
relativo a la gestin de la informacin pblica.
Artculo 2. mbito de aplicacin. Las disposiciones del presente decreto sern aplicables
a lbs sujetos obligados a los que se refiere el artculo 5 de la Ley 1712 de 2014, en los
trminos all sealados.
Pargrafo. Para los sujetos obligados previstos en los literales c), d), f) Y en el ltimo
inciso del mencionado artculo 5, las disposiciones contenidas en este decreto sern
aplicables respecto a la informacin relacionada con el cumplimiento de la funcin pblica
delegada o servicio pblico que presten, o los fondos o recursos de naturaleza u origen
pblico que reciban, intermedien o administren, atendiendo las reglas especiales que
regulan cada sector.

DECREiTdJ

DE 2015 Pgina 2 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"
TTULO II
Publicacin y divulgacin

la Informacin Pblica - Transparencia Activa

CAPTULO I

Directrices Generales para la Publicacin de Informacin Pblica

Artculo 3,
publicar la informacin. El Ministerio de
Informacin y las Comunicaciones a travs de la estrategia de Gobierno en
expedir los lineamientos que deben atender los
obligados para cumplir
publicacin y divulgacin
la informacin sealada en la Ley 1712 de 2014,
objeto de que sean dispuestos de manera estandarizada.

de la
Lnea
con la
con el

Artculo 4, Publicacin de informacin en seccin particular del sitio web oficial. Los
sujetos obligados,
conformidad con las condiciones establecidas en el artculo 5 de la
Ley 1712 de 2014, deben publicar en la pgina principal de su sitio web oficial, en una
seccin particular identificada con el nombre de uTransparencia y acceso a informacin
pblca", la
informacin:
(1) La informacin mnima requerida a publicar

que tratan los artculos 9, 10 Y 11

de la Ley 1712
2014. Cuando la informacin se encuentre publicada en
del sitio web o en un sistema de informacin del
los sujetos
en
y habilitar
obligados deben identificar la informacin que
enlaces para permitir el acceso a la misma.
(2)
Registro de Activos de Informacin.
(3) El indice de Informacin Clasificada y .... C"'''::HU
(4) El Esquema
Publicacin de Informacin.
(5) El Programa de Gestin Documental.
(6)
Tablas
Retencin Documental.
(7) informe de solicitudes de acceso a la informacin sealado en el artculo
del
presente decreto.
(8) Los costos de reproduccin de la informacin pblica, con su respectiva
motivacin.
Pargrafo 1 0. Entindase por Tabla de Retencin Documental la lista de
documentales con sus
tipos de
a los
se
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
efectos del cumplimiento de la Ley 1 2 de 2014 y del presente
Pargrafo 2,
decreto, los trminos ventanilla electrnica, sitio web oficial y medio electrnico
institucional se entendern comO eftivalentes .
. Directorio de Informacin de servidores pblicos, empleados y contratistas.
Para ::>t:.,...trlC! del cumplimiento
lo establecido en los
c) y e) yen pargrafo
1712 de 2014, los sujetos obligados, de conformidad con las
del artculo 9 de la
publicar
forma
en el artculo 5 de la citada Ley,
proactiva un Directorio de sus servidores pblicos, empleados, y personas naturales
vinculadas mediante contrato
servicios,
contenga por lo menos la
siguiente informacin:
(1) Nombres y apellidos completos.
(2) Pas, Departamento y Ciudad de nacimiento.
(3) Formacin acadmica.
(4)
laboral y profesional.
(5)
cargo o actividad
(6) Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institucin.
(7) Direccin de correo electrnico institucional.

DEt::RE"rOOl
"Por

DE 2015 Pgina 3 de 16

cual se reglamenta parcialmente la Ley 1

disposiciones"

de 2014 Y se dictan otras.

(8) Telfono Institucional.

(9)

salaral
las categoras para servidores pblicos y/o empleados
sector privado.
(10) Objeto, valor total de los honorarios, fecha de inicio y de terminacin, cuando se
trate contratos de prestacin de servicios.
Pargrafo 1.
las entidades u organismos pblicos, el requisito se entender
cumplido con publicacin de la informacin que contiene el directorio en el Sistema
Gestin del Empleo
de que trata el artculo 18
la
909
2004 Y
normas que la reglamentan.
Pargrafo 2. La publicacin
la informacin de
prestacin
servicios
en el Sistema de Gestin del Empleo Pblico no releva a los sujetos obligados
que contratan con recursos pblicos de la obligacin de publicar la actividad contractual
de tales contratos en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica
Artculo 6, Publicacin de los trmites y servicios que se adelantan ante los sujetos
obligados. Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los trmites que se
adelanten ante los mismos, sealando la norma que los sustenta, procedimientos, costos,
formatos y formularios requeridos.
Para los sujetos obligados a inscribir sus trmites en el Sistema nico de Informacin de
Trmites y Procedimientos Administrativos - SUIT, de que trata la Ley 962
2005 Y el
Decreto
019 de 201 dicho requisito se entender cumplido con la inscripcin
los
los nombres de los mismos en respectivo sitio
trmites en dicho sistema y la relacin
web oficial
obligado con un
al Portal del
Colombiano o el
haga sus veces.
Artculo 7. Publicacin de informacin contractual. De conformidad con el literal (c) del
1150 de 2007,
sistema de informacin
Estado en el cual los
artculo 3 de la
obligados que contratan con cargo a recursos pblicos
cumplir la obligacin
de publicar la informacin de su gestin contractual es el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica
ECOP.
sujetos obligados que contratan con cargo a recursos pblicos deben publicar la
informacin de su gestin contractual en el plazo previsto en
artculo 19
Decreto
1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione.
Los sujetos obligados que contratan con recursos pblicos y recursos privados, deben
publicar la informacin de su gestin contractual con cargo a recursos pblicos en
Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica
Artculo 8. Publicacin de la ejecucin de contratos. Para efectos del cumplimiento
la
obligacin contenida en el literal g) del artculo 11
la Ley 1712 de 2014, relativa a la
informacin sobre la ejecucin de contratos, el sujeto obligado debe publicar
aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del
o
interventor,
prueben la ejecucin
del
contrato.
,
Artculo 9. Publicacin de procedimientos, lineamientos y polticas en matera de
adquisicin y compras.
sujetos obligados que contratan con cargo a recursos
pblicos,
procedimientos, lineamientos y polticas en materia de adquisicin y compras
los que trata el literal g) del artculo 11 de la
1712 de 2014 son los previstos en el
manual
contratacin expedido conforme a
directrices
la Agencia
Nacional de Contratacin Pblica - Colombia Compra Eficiente-, el cual debe estar
publicado en el
web oficial
obligado.

"

2015 Pgina 4 de 16
el cual se reglamenta parcialmente la
1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones"
Artculo 10. Publicacin del Plan Anual de Adquisiciones.
sujetos obligados
contratan con cargo a recursos pblicos deben publicar en su pgina web y en el SECOP
el Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con lo previsto en el artculo
de la ley
1474 de 2011, el literal e) del artculo 9 de la ley 1712 de 2014 yel Decreto 1 O
2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione.
los sujetos obligados
no contratan con cargo a recursos pblicos no estn obligados
a publicar su Plan Anual de Adquisiciones.
los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos pblicos y recursos privados,
deben publicar en su pgina web y en
SECOP el
Anual de Adquisiciones para los
recursos de carcter pblico que ejecutarn en el ao.
como definicin
Plan Anual
Adquisiciones
a todos los
sujetos obligados que contratan con recursos pblicos, la prevista en el artculo 3 del
lo modifique, sustituya o adicione.
Decreto 1510
2013, o el
Artculo 11. Publicacin de Datos Abiertos.
condiciones tcnicas
que trata el literal
k) del artculo 11
la ley 1712 de 2014 para la publicacin
datos abiertos, sern
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y
elaborados por el Ministerio
publicados en el Portal de Datos
del
colombiano o la
lo
sustituya.

CAPTULO 11

Accesibilidad y
directrices

Artculo 12. Formato alternativo.

efectos
lo previsto en
artculo 8
la ley
1712 de 2014, se
por formato alternativo, la forma, tamao o modo en la que
se presenta la informacin pblica o se permite su visualizacin o consulta para
grupos tnicos y culturales del pas. y para las personas en situacin
discapacidad. en
aplicacin del criterio diferencial de accesibilidad.
Artculo 1
Accesibilidad en medios electrnicos para poblacin en situacin de
discapacidad. Todos los medios de comunicacin electrnica dispuestos para divulgar la
informacin debern cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones a travs de los lineamientos que se
determinen en la
Gobierno en lnea.
Artculo 14. Accesibilidad a espacios fsicos para poblacin en situacin de discapacidad.
sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de
accesibilidad y sealizacin de todos los espacios fsicos destinados para la atencin de
la misma, conforme a los
solicitudes
informacin pblica y/o divulgacin
lineamientos
la Norma Tcnica Colombiana 6047, "Accesibilidad al medio fsico.
Espacios
servicio al ciudadano en la Administracin Pblica. Requisitos", o la que la
modifique o sustituya. atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha
norma.
Artculo 15. Publicacin del mecanismo o procedimiento para participar en la formulacin
polticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado. Los sujetos obligados,
acuerdo con el rgimen legal aplicable, deben publicar los procedimientos a que deben
ciudadanos,
o interesados en participar en la formulacin
controlo evaluacin de la gestin institucional, indicando: los sujetos que
polticas yen
pueden participar.
medios presenciales y electrnicos, y las reas responsables de la
orientacin y vigilancia para su cumplimiento.

_ ....._ _...._ - - - - - - . . . . , .

2015 Pgina 5 de 16
"Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712
disposiciones"

2014 Y se dictan otras

TTULO 111
Gestin de Solicitudes de Informacin Pblica - Transparencia Pasiva
CAPTULO NICO

Recepcin y Respuesta a Solicitudes de Informacin Pblica y

Artculo 16. Medios idneos para recibir solicitudes
consideran medios idneos
la
solicitudes

Directrices

informacin pblica.
informacin
siguientes:

fsicos destinado por el

escrito o va oral, en los
sujeto
la recepcin
solicitudes
informacin pblica.
(2) Telefnicamente, al nmero fijo o mvil destinado por
sujeto obligado para la
recepcin de solicitudes de informacin pblica.
(3) Correo fsico o postal, en la direccin destinada por el sujeto obligado para la
recepcin de solicitudes
informacin pblica.
(4) Correo electrnico institucional
por el sujeto obligado para la recepcin
de solicitudes de informacin pblica.
Formulario electrnico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado, en un
formato que
los lineamientos
definida el Ministerio
las Tecnologas
la Informacin y las Comunicaciones a travs de la estrategia de Gobierno en
Lnea.
Pargrafo 1. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio
oficial, en medios de
comunicacin fsica y en otros canales
comunicacin habilitados por el mismo, los
nmeros telefnicos y las direcciones fsicas y electrnicas oficiales destinadas para la
recepcin de las solicitudes de informacin pblica.
Pargrafo . Las condiciones
seguridad que deben atender los medios electrnicos
sealados en el presente artculo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la
recepcin
solicitudes, sern establecidas por el Ministerio de las Tecnologas
la
Informacin y las Comunicaciones a
de los lineamientos que se determinen en la
de Gobierno en
Artculo 1 Seguimiento a las solicitudes
informacin pblica.
la recepcin de
solicitudes de informacin pblica los sujetos obligados deben indicar al solicitante un
nmero o cdigo que permita hacer seguimiento al estado
su solicitud, la fecha de
recepcin y
medios por
cules se puede hacer seguimiento a la misma.
Artculo 18. Solicitudes de acceso a informacin con identificacin reservada. Para el
registro
la recepcin y trmite de solicitudes de informacin pblica bajo el
procedimiento especial con identificacin reservada, previsto en el pargrafo del artculo
4
la Ley 1712
2014, el Ministerio Pblico dispondr un formulario electrnico.
mecanismo electrnico es adicional a los medios ordinarios de recepcin
solicitudes
acceso a informacin pblica dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio
Pblico.
Artculo 1 Contenido y oportunidad
las
a solicitudes
acceso a
informacin pblica. Conforme a lo establecido en el artculo
de la Ley 1 2 de 2014,
en el acto
respuesta a solicitudes
acceso a informacin pblica, los sujetos
obligados deben aplicar las siguientes directrices:
(1) El acto

respuesta debe ser por escrito, por medio electrnico o fsico de

acuerdo con la preferencia del solicitante. Cuando la solicitud realizada no
especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podr
responder por el mismo medio de la solicitud.

(j

DEe~o 01 rr;:

DE 2015 Pgina 6 de 16

"Por el cual se reglamenta parcia/mente /a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"
(2) El acto de respuesta debe ser objetivo, veraz, completo, motivado y actualizado y

debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en

la informacin all contenida.
(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los trminos de respuesta al
derecho de peticin de documentos y de informacin que seala el Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o las normas que
lo complementen o sustituyan.
(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales
de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta
recibida~

Pargrafo 1. En los casos de respuestas a solicitudes de informacin clasificada o

reservada, adems de las directrices antes sealadas, debe tenerse en cuenta lo
establecido en el Captulo IV del Ttulo IV, del presente decreto.
Pargrafo 2. Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estn
disponibles en medio fsico y no se solicite su reproduccin, los sujetos obligados
dispondrn de un sitio fsico para la consulta.
Artculo 20. Principio de gratuidad y costos de reproduccin. En concordancia con lo
establecido en los artculos 3 y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestin y respuesta a
las solicitudes de acceso a la informacin pblica, los sujetos obligados deben:
(1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a

los de reproduccin de la informacin.

(2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario:

(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta,

(b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacin solicitada, de
acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacin de Informacin.
(c) Conocer los costos de reproduccin en el formato disponible, y/o los costos de
reproduccin en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al
disponible y sea necesaria la transformacin de la informacin, de acuerdo con
lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacin de los costos de
reproduccin de Informacin Pblica.
Se debe entender por costos de reproduccin todos aquellos valores directos que son
necesarios para obtener la informacin pblica que el peticionario haya solicitado,
excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor pblico, empleado o contratista para
realizar la reproduccin .
Cuando la informacin solicitada repose en un formato electrnico o digital, y el sujeto
obligado tenga la direccin del correo electrnico del solicitante u otro medio electrnico
indicado, deber enviarlo por este medio y no se le cobrar costo alguno de reproduccin
de la informacin.
Artculo 21. Motivacin de los costos de reproduccin de informacin pblica. Los sujetos
obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento
equivalente segn el rgimen legal aplicable, los costos de reproduccin de la informacin
pblica, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a travs de los
cuales se puede reproducir la informacin en posesin, controlo custodia del mismo, y
teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de
tal forma que stos se encuentren dentro de parmetros del mercado.

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccin de informacin
pblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser
divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artculo 4 del presente
decreto.

r1It4-'Io..k

D1:<:I"tt: I u

o.......
1n

DE 2015 Pgina 7

"Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712

disposiciones"

16

2014 Y se dictan otras

Pargrafo 1.
los
reproduccin
informacin, el
obligado debe tener en cuenta que la informacin pblica puede ser suministrada a travs
de los diferentes medios
acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre
ellos: fotocopias, medios magnticos o electrnicos, memorias USB, Discos Compactos,
DVD u otros que permitan reproduccin, captura, distribucin, e intercambio de
informacin pblica.
Pargrafo
. Cuando se
de
informacin relacionadas con la
prestacin de un trmite a cargo del sujeto obligado, los costos
reproduccin de la
informacin solicitada estarn
a
o tarifas establecidas para la realizacin
trmite,
normas que reglamentan el mismo.
Artculo
o produccin
informacin pblica. La solicitud
acceso a la
informacin pblica no implica el deber de los sujetos obligados
generar o producir
informacin no disponible. En
caso, el sujeto obligado
por
que la
denegacin
la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder, y en el evento
en que dicha informacin
en poder o control
otro sujeto obligado, remitir a
la
solicitud
informacin.
Artculo
Supervigilancia
derecho
acceso a
informacin pblica.
conformidad con lo previsto en el artculo
del Decreto-Ley
de 2000 y en la
Resolucin 496 de
1 expedida por el Procurador
la Nacin, o la que la
modifique, sustituya o adicione, o la
la modifique, sustituya o adicione los
la Nacin
solicitantes de acceso a informacin podrn acudir a la Procuradura General
cuando consideren que es necesario
una solicitud
supervigilancia al derecho
de acceso a informacin pblica.

TTULO IV
Gestin de la Informacin Clasificada y Reservada
Artculo 24. Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacin pblica. Los
ejercicio del derecho fundamental de acceso
sujetos obligados garantizarn la eficacia
perjuicio
su facultad de
en
casos
a la informacin pblica,
autorizados por la Constitucin o la ley, y conforme a lo previsto en los artculos 18 y 19 la
Ley 1712
201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d)
del artculo 6, de la misma.

CAPTULO I

Informacin Pblica Clasificada

Artculo 25. Acceso general a

semi-privados! privados o sensibles.
informacin
pblica que contiene datos semi-privados o privados, definidos en los
g) y h) del
artculo 3 de la Ley 1266 de 2008, o datos personales o sensibles,
lo
los artculos 3 y 5 de la Ley 1581
2012 yen el numeral 3 del artculo 3
1
de 2013, slo podr divulgarse
reglas
en
normas.
nrC\IIC!1rn

Artculo 26.
a
en posesin de
sujetos
Los
autorizacin del
sujetos obligados no podrn permitir el acceso a datos personales
titular
la informacin, salvo que concurra
de
excepciones consagradas en
los articulos 6 y 10 de la Ley 1581 de 2012.

']1

DE 2015 Pgina 8 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras

disposiciones"
Tampoco podr permitirse el acceso a
datos
mnos, mnas y
adolescentes, salvo aquellos que sean
naturaleza pblica, de acuerdo con lo previsto
en el artculo 7 de la Ley 1581
2012.
un dato
privado o sensible no le quita el
Pargrafo 1. Permitir el acceso
carcter de informacin clasificada, ni puede implicar su desproteccin.
Pargrafo 2. Salvo que medie autorizacin del titular, a los datos semi-privados, "r",<:>.r.,..",
y sensibles contenidos en documentos pblicos slo podr accederse por decisin
autoridad jurisdiccional o de
pblica o administrativa competente en ejercicio
sus funciones.
CAPTULO 11

Informacin Pblica Reservada

Artculo 27. Responsable de la calificacin de Reserva de la informacin pblica por

razones de defensa y seguridad nacional, seguridad pblica o relaciones internacionales.
La calificacin de reservada de la informacin prevista en los literales a), b) y e) del
artculo 19 de la Ley 1712 de 2014, corresponder exclusivamente al jefe
la
dependencia o
de la generacin, posesin, controlo custodia
la
informacin, o funcionario o empleado del nivel directivo que, por su completo e integral
la informacin pblica, pueda garantizar
la calificacin sea razonable
conocimiento
y proporcionada.
Artculo 28.
de fa informacin pblica por razones de estabilidad
macroeconmica y financiera.
excepcin prevista en el literal h) del artculo 19
la
1712
2014
amparar la calificacin de informacin pblica
otras circunstancias cuando:
(1) Pueda

la estabilidad
la economa o los mercados, la eficacia de la
poltica macroeconmica y financiera o el cumplimiento
las funciones
las
entidades que tienen a su cargo el diseo y la implementacin de
polticas;
o,
(2) Est relacionada con las labores de supervisin necesarias para garantizar la
estabilidad del
financiero y la confianza del pblico en el mismo.
Artculo
Temporalidad de la reserva. Sin perjuicio de lo sealado en el artculo 19 de
la Ley 1712 de 2014 y del perodo mximo de reserva de la informacin a que
ro1",o .."""I"<:> el artculo
la Ley 1 2 de 201 la informacin respectiva debe divulgarse
si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva.
El trmino mximo
quince (15) aos a que se
2014
a contarse a partir de la
en

el artculo 22
la informacin se

ronoro

la Ley 1

CAPTULO 111

Directrices para la Calificacin

Informacin Pblica

como Clasificada o Reservada

Artculo 30. Identificacin de la norma que dispone que la informacin sea clasificada o
asignar el carcter
o
a la informacin pblica
que se encuentra bajo su posesin, control o custodia, los sujetos obligados deben
las
constitucionales o legales
expresamente
lo
dispongan.
Artculo 31. Existencia y divulgacin integral o parcial de la informacin. Si un mismo acto
o documento contiene informacin que puede ser divulgada e informacin clasificada o

.-,.., ~)Jl;O 1 n8

DECRETO

..... .

DE 2015 Pgina 9 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"
reservada, el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los
fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede
divulgar.
Los sujetos obligados podrn tachar los apartes clasificados o reservados del documento,
anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la informacin que no puede
difundirse; abrir un nuevo expediente con la informacin pblica que puede ser divulgada;
o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el
acceso a toda aquella informacin que no est clasificada o reservada, teniendo en
cuenta el formato y medio de conservacin de la informacin.
Artculo 32. Coordinacin interinstitucional. Si un sujeto obligado remite o entrega
informacin pblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado, deber
advertir tal circunstancia e incluir la motivacin de la calificacin , para que ste ltimo
excepcione tambin su divulgacin .

CAPTULO IV

Denegacin o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica por

Clasificacin o Reserva

Artculo 33. Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacin del derecho de
acceso a informacin pblica por clasificacin o reserva . El acto de respuesta del sujeto
obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacin pblica por razn
de clasificacin o reserva, adems de seguir las directrices sealadas en el presente
decreto, y en especial lo previsto en el ndice de Informacin Clasificada y Reservada,
deber contener:
(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legtimo de la
clasificacin o la reserva, sealando expresamente la norma , artculo, inciso o
prrafo que la calificacin ,
(2) La identificacin de la excepcin que, dentro de las previstas en los artculos 18 y
19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificacin de informacin reservada o
clasificada;
(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacin o reserva, contado a partir de la
fecha de generacin de la informacin; y,
(4) La determinacin del dao presente, probable y especfico que causara la
divulgacin de la informacin pblica y la relacin de las razones y las pruebas, en
caso de que existan , que acrediten la amenaza del dao.
En ningn caso proceder el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir
violaciones a la ley, ineficiencias o errores de los sujetos obligados, ni para proteger el
prestigio de personas, organizaciones o autoridades.
Las solicitudes de informacin sobre contratacin con recursos pblicos no podrn ser
negadas, excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con
las directrices sealadas la ley y en el presente decreto.
Artculo 34. Definicin de dao presente, probable y especfico. Se entender que el
dao es presente siempre que no sea remoto ni eventual; probable cuando existan las
circunstancias que haran posible su materializacin; y especfico slo si puede
individualizarse y no se trate de una afectacin genrica.

TTULO V

 o..:..1 n~
. DE 2015 Pgina 10 de 16

OEcRE1t1

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"
Instrumentos de la Gestin de Informacin Pblica
Artculo 35. Instrumentos de gestin de la informacin pblica. Los instrumentos para la
gestin de la informacin pblica, conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014,
son:
(1) Registro de Activos de Informacin.
(2) ndice de Informacin Clasificada y Reservada.
(3) Esquema de Publicacin de Informacin.
(4) Programa de Gestin Documental.

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las
tecnologas de la informacin y las comunicaciones, y garantizar su actualizacin y
divu Igacin .
Artculo 36. Mecanismo de adopcin y actualizacin de los Instrumentos de Gestin de la
Informacin Pblica. El Registro de Activos de Informacin, el ndice de Informacin
Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicacin de Informacin y el Programa de
Gestin Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto
administrativo o documento equivalente de acuerdo con el rgimen legal al sujeto
obligado.

CAPTULO I

Registro de Activos de Informacin

Artculo 37. Concepto del Registro de Activos de Informacin. El Registro de Activos de

Informacin es el inventario de la informacin pblica que el sujeto obligado genere,
obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal.
Artculo 38. Componentes del Registro de Activos de Informacin. El Registro de Activos
de Informacin debe contener, como mnimo, los siguientes componentes:
(1) Todas las categoras de informacin del sujeto obligado.

(2) Todo registro publicado.

(3) Todo registro disponible para ser solicitado por el pblico.

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacin debe
detallarse los siguientes datos:
(a) Nombre o ttulo de la categora de informacin: trmino con que se da a
conocer el nombre o asunto de la informacin.
(b) Descripcin del contenido la categora de informacin: Define brevemente de
qu se trata la informacin.
(c) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la
informacin .
(d) Medio de conservacin y/o soporte: Establece el soporte en el que se
encuentra la informacin: documento fsico, medio electrnico o por algn otro
tipo de formato audio visual entre otros (fsico, anlogo o digital- electrnico) .
(e) Formato: Identifica la forma, tamao o modo en la que se presenta la
informacin o se permite su visualizacin o consulta, tales como: hoja de
clculo, imagen, audio, video , documento de texto, etc.
(f) Informacin publicada o disponible. Indica si la informacin est publicada o
disponible para ser solicitada, sealando dnde est publicada y/o dnde se
puede consultar o solicitar.

'

-:."

EC~~(j O! n3

DE 2015 Pgina 11 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"
El Registro de Activos de Informacin debe elaborarse en formato de hoja de clculo y
publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, as como en el Portal de Datos
Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.

Pargrafo 1. Entindase por Categoras de informacin, toda informacin de contenido o

estructura homognea, sea fsica o electrnica, emanada de un mismo sujeto obligado
como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de
categoras, tipos o clases segn sus caractersticas internas (contenido) o externas
(formato o estructura).
Pargrafo 2. El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacin de
acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestin
Documental.
Pargrafo 3. El Ministerio Pblico podr establecer estndares adicionales para el
Registro de Activos de Informacin de los sujetos obligados.

CAPTULO"

ndice de Informacin Clasificada y Reservada

Artculo 39. Concepto del Indice de Informacin Clasificada y Reservada. El Indice de

Informacin Clasificada y Reservada es el inventario de la informacin pblica generada,
obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido
calificada como clasificada o reservada.
Artculo 40. Contenido del Indice de Informacin Clasificada y Reservada. El Indice de
Informacin Clasificada y Reservada indicar, para cada informacin calificada como
reservada o clasificada , lo siguiente:
(1) Nombre o ttulo de la categora de informacin: trmino con que se da a conocer el

nombre o asunto de la informacin .

(2) Nombre o ttulo de la informacin: Palabra o frase con que se da a conocer el
nombre o asunto de la informacin.
(3) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la informacin .
(4) Medio de conservacin y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la
informacin: documento fsico, medio electrnico o por algn otro tipo de formato
audio visual entre otros, (fsico- anlogo o digital- electrnico).
(5) Fecha de generacin de la informacin : Identifica el momento de la creacin de la
informacin.
(6) Nombre del responsable de la produccin de la informacin: Corresponde al
nombre del rea, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa
que cre la informacin.
(7) Nombre del responsable de la informacin: Corresponde al nombre del rea,
dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacin para
efectos de permitir su acceso.
(8) Objetivo legtimo de la excepcin: La identificacin de la excepcin que, dentro de
las previstas en los artculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificacin
de informacin reservada o clasificada.
(9) Fundamento constitucional o legal: El fundamento constitucional o legal que
justifican la clasificacin o la reserva, sealando expresamente la norma, artculo,
inciso o prrafo que la ampara.
(lO)Fundamento jurdico de la excepcin: Mencin de la norma jurdica que sirve como
fundamento jurdico para la clasificacin o reserva de la informacin.
(l1)Excepcin total o parcial: Segn sea integral o parcial la calificacin, las partes o
secciones clasificadas o reservadas.

DECRETO

O!

n:,j DE 2015 Pgina 12 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"
(12)Fecha de la calificacin: La fecha de la calificacin de la informacin como
reservada o clasificada.
(13)Plazo de la clasificacin o reserva : El tiempo que cobija la clasificacin o reserva.

El Indice de Informacin Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una
informacin sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacin se
levante, conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestin
Documental.
El ndice de Informacin Clasificada y Reservada ser de carcter pblico, deber
elaborarse en formato de hoja de clculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto
obligado, as como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la
herramienta que lo modifique o lo sustituya.

CAPTULO 111
Esquema de Publicacin de Informacin
Artculo 41. Concepto. El Esquema de Publicacin de Informacin es el instrumento del
que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadana,
interesados y usuarios, sobre la informacin publicada y que publicar, conforme al
principio de divulgacin proactiva de la informacin previsto en el artculo 3 de la Ley
1712 de 2014, y sobre los medios a travs de los cuales se puede acceder a la misma.
Artculo 42. Componentes del Esquema de Publicacin de Informacin. En concordancia
con lo establecido en el artculo 12 de la Ley 1712 de 2014, el Esquema de Publicacin de
Informacin debe incluir, como mnimo, lo siguiente:
(1) La lista de informacin mnima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado

o en los sistemas de informacin del Estado, conforme a lo previsto en los

artculos go, 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014.
(2) La lista de la informacin publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado,
adicional a la mencionada en el numeral anterior, y conforme a lo ordenado por
otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la
Informacin Pblica Nacional.
(3) Informacin publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de
informacin divulgada con anterioridad, de que trata el artculo 14 de la Ley 1712
de 2014
(4) Informacin de inters para la ciudadana, interesados o usuarios, publicada de
manera proactiva por el sujeto obligado, relacionada con la actividad misional del
sujeto obligado y sus objetivos estratgicos.
Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacin de
Informacin se debe indicar:
(a) Nombre o ttulo de la informacin : Palabra o frase con que se da a conocer el
nombre o asunto de la informacin.
(b) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la
informacin.
(c) Medio de conservacin y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra
la informacin: documento fsico , medio electrnico o por algn otro tipo de
formato audio visual entre otros, (fsico- anlogo o digital- electrnico).
(d) Formato: Identifica la forma, tamao o modo en la que se presenta la
informacin o se permite su visualizacin o consulta, tales como: hoja de
clculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.
(e) Fecha de generacin de la informacin : Identifica el momento de la creacin de
la informacin .

EtRE"'TO 01 [} ~~ DE 2015 Pgina 13 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones"
(f) Frecuencia de actualizacin: Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo
en el que se debe actualizar la informacin, de acuerdo a su naturaleza y a la
normativa aplicable.
(g) Lugar de consulta: Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser
consultado el documento, tales como lugar en el sitio web y otro medio en
donde se puede descargar y/o acceder a la informacin cuyo contenido se
describe.
(h) Nombre del responsable de la produccin de la informacin: Corresponde al
nombre del rea, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad
externa que cre la informacin.
(i) Nombre del responsable de la informacin: Corresponde al nombre del rea,
dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacin para
efectos de permitir su acceso
Para facilitar el acceso a la informacin, los sujetos obligados publicarn el Cuadro de
Clasificacin Documental.
De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artculo 12 de la Ley 1712 de 2014, el
Ministerio Pblico podr hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos
obligados sobre el Esquema de Publicacin de Informacin.
Artculo 43. Procedimiento participativo para la adopcin y actualizacin del Esquema de
Publicacin. Los sujetos obligados, de acuerdo con el rgimen legal aplicable,
implementarn mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios en los
procesos de adopcin y actualizacin del Esquema de Publicacin de Informacin, con el
fin de identificar informacin que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer
los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especficas.

CAPTULO IV

Programa de Gestin Documental

Artculo 44. Concepto del Programa de Gestin Documental. En desarrollo de la Ley

1712 de 2014 se entender por Programa de Gestin Documental el plan elaborado por
cada sujeto obligado para facilitar la identificacin, gestin, clasificacin, organizacin,
conservacin y disposicin de la informacin pblica, desde su creacin hasta su
disposicin final, con fines de conservacin permanente o eliminacin.
Artculo 45. Articulacin y/o integracin del Programa de Gestin Documental con los
instrumentos de gestin de informacin. La informacin incluida en el Registro de Activos
de Informacin, en el ndice de Informacin Clasificada y Reservada, y en el Esquema de
Publicacin de Informacin, definidos en el presente decreto, debe ser identificada,
gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos,
lineamientos, valoracin y tiempos definidos en el Programa de Gestin Documental del
sujeto obligado.

El sujeto obligado debe contar con polticas de eliminacin segura y permanente de la

informacin, una vez cumplido el tiempo de conservacin establecido en las tablas de
retencin documental o tablas de valoracin documental, el Programa de Gestin
Documental y dems normas expedidas por el Archivo General de la Nacin.
Artculo 46. Aplicacin de lineamientos generales sobre el Programa de Gestin
Documental. Los sujetos obligados aplicarn en la elaboracin del Programa de Gestin
Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo
sustituyan o modifiquen.

OE~~b

01

n ~)

~ . I "-) DE 2015 Pgina 14 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras

disposiciones"
Artculo 47. Lineamientos sobre el Programa de Gestin Documental para los sujetos
obligados de naturaleza privada. Los sujetos obligados de naturaleza privada que no
estn cobijados por el Decreto 2609 de 2012, o el que lo complemente o sustituya, deben
cumplir, en la elaboracin del Programa de Gestin Documental, como mnimo, con las
siguientes directrices:
(1) Contar con una poltica de gestin documental aprobada por el sujeto obligado.

(2) Elaborar, aprobar y publicar sus Tablas de Retencin Documental.

(3) Contar con un archivo institucional
(4) Disear polticas para la gestin de sus documentos electrnicos, incluyendo
polticas de preservacin y custodia digital.
(5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos.
Artculo 48. Conservacin de la informacin publicada con anterioridad. Para efectos de
lo previsto en el artculo 14 de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deben
garantizar la conservacin de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de
informacin que contengan o produzcan informacin pblica, para lo cual seguirn los
procedimientos de valoracin documental y delimitarn los medios, formatos y plazos para
la conservacin de la informacin publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fcil
acceso luego de retirada la publicacin .

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacin que haya
sido publicada y garantizar la recuperacin de informacin retrospectiva que haya sido
desfijada o retirada. Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta
obligacin, deben estar incluidos en el Programa de Gestin Documental del sujeto
obligado.
Artculo 49. Gestin de informacin en los casos de liquidaciones, supresiones, fusiones
o escisiones de sujetos obligados. En los casos de liquidaciones, supresiones, fusiones o
escisiones de sujetos obligados, stos deben asegurar que los instrumentos de gestin de
informacin se mantengan, sin que se obstaculice el acceso a la informacin pblica. La
entrega de la informacin al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante
se garantizar mediante inventarios debidamente ordenados, y de conformidad con las
normas que se expidan al respecto .
Artculo 50. Documentos y archivos de derechos humanos. Los archivos de derechos
humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a
los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos
de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacin, proteccin y
acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la
legislacin interna, yen particular, el inciso final del artculo 21 de la Ley 1712 de 2014.

Para la identificacin de los documentos de derechos humanos, se tendrn en cuenta,

entre otros:
(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a

los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las

instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacin.
(2) Documentos producidos por las vctimas y sus organizaciones relativos a
violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
(3) Documentos e informes acadmicos y de investigacin relativos a violaciones a los
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos
Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones pblicas
relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario.

..~.,,::l '-'

DEC'KI: 10

o1 n3 DE 2015 Pgina 15 de 16
J...

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"

TTULO VI
Seguimiento a la gestin de la Informacin
Artculo 51. Seguimiento a la gestin de la informacin pblica. Los sujetos obligados
deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestin de la
informacin pblica. El Ministerio Pblico y las entidades lderes de la poltica de
transparencia y de acceso a la informacin pblica definidas en el artculo 32 de la Ley
1712 de 2014, de acuerdo con su mbito de competencia, adelantarn acciones que
permitan medir el avance en la implementacin de la ley de transparencia por parte de los
sujetos obligados, quienes deben colaborar armnicamente en el suministro de la
informacin que se requiera.
Artculo 52. Informes de solicitudes de acceso a informacin. De conformidad con lo
establecido en el literal h) del artculo 11 de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados
debern publicar los informes de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de
respuesta. Respecto de las solicitudes de acceso a informacin pblica, el informe debe
discriminar la siguiente informacin mnima:
(1)
(2)
(3)
(4)

El
El
El
El

nmero de solicitudes recibidas.

nmero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucin.
tiempo de respuesta a cada solicitud.
nmero de solicitudes en las que se neg el acceso a la informacin.

El informe sobre solicitudes de acceso a informacin estar a disposicin del pblico en

los trminos establecidos en el artculo 4 del presente decreto.
Pargrafo 1. Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014, que tambin son sujetos de
la Ley 190 de 1995, podrn incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacin a
que se refiere el presente artculo, en los informes de que trata el artculo 54 de la Ley 190
de 1995.
Pargrafo 2. El primer informe de solicitudes de acceso a la informacin deber
publicarse seis meses despus de la expedicin del presente decreto, para el caso de los
sujetos obligados del orden nacional; los entes territoriales debern hacerlo 6 meses
despus de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014.
Artculo 53. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin, sin
perjuicio de lo previsto en el artculo 33 de la Ley 1712 de 2014, respecto a la entrada en
vigencia para los entes territoriales.

PUBLQUESE y CMPLASE
Dado en Bogot D.C., a los

2 OENE 2015

_ o-.i.J,-,o!.nJ

DERETO

DE 2015 Pgina 16 de 16

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones"

El Ministro de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (E),

MARA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura,

!v1

/ (

~ ~W~

1/

MARIANA GARCS CRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacin,

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTNEZ NEIRA

--

>

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,

~B:LERO

DURN