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Nociones Bsicas de
Planificacin Empresarial
estructura, orden,
Proveedores
P rocesos:
A d m in istrativos, T ecn olgicos y H u m an o-S ociales.
L o s p ro c eso s so n las secu e n cia s d e
activ id ad e s q u e p erm ite n en u n a em p re sa
tran sfo rm ar lo s in su m o s e n p ro d u c to s o
serv icio s.
Im p lic an , p o r ejem p lo , ac tiv id a d es d e tip o
ad m in istrativ as (p re su p u esto ),te cn o l g ica s (d e c o n o cim ien to
d e lo q u e se h ace) y h u m a n o -so cia le s co m o el
lid eraz g o , el trab ajo en eq u ip o , lo s v alo res d e la em p resa .
P ro d u cto s 1 ) :
B ien es
o
S erv icio s.
C lientes.
ENTORNO
-E l P as (L a c o m u n id ad , lo s o rg an ism o s o ficiales, fin an ciero s (b an c o s), ed u cativ o s, cu ltu rales, la c o m p e ten c ia ,etc)
Estrategia/ Planificacin
Procesos
Estructura
Sistemas
Infraestructura
Desempeo
Finanzas.
Personal y conocimiento.
Cultura y Valores
Liderazgo
2.1. Estrategia/Planificacin:
Con esta denominacin se trata de englobar los aspectos relativos a planificacin
organizacional, es decir, cuando se habla de estrategia se hace referencia al
conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos, tomando en cuenta el
entorno y las caractersticas internas de la misma empresa.
Estrategia Organizacional
Visin
Objetivo
Meta
Estrategia
y
Plan de Accin
Misin
la imagen clara
del estado deseado, que logra motivar a
de la organizacin a convertirlo en realidad.
los miembros
Ejemplo de Visin:
La misma empresa de productos de consumo masivo, defini su visin:
Empresa venezolana productora de detergente
de uso industrial y
exportadora al mercado del Caribe, con oficinas en Caracas, Puerto Rico,
Santo Domingo y Curazao.
Objetivos:
Son las guas que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro
deseado, de all que tengan una relacin estrecha con la visin de la
organizacin.
La empresa de consumo masivo, defini uno de sus objetivos: Constituirse en
una empresa productora a nivel subregional de detergente industrial, exportadora
y competitiva.
Estrategias
Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y
programas con un horizonte de mediano plazo, representa como ya se indic, la
razn de ser de la empresa (misin), los objetivos (visin) y sus planes de
accin.
Continuando con el mismo caso de la empresa de detergente, las estrategias
pudieran ser:
Plan de Accin:
El Plan de Accin es la programacin de actividades para cumplir las
metas, responde a preguntas operativas de cunto (inversin), cundo
(tiempo), quin (recurso humano), ello a fin de lograr lo establecido en las
estrategias.
Tomaremos para ejemplificar el Plan de Accin, el primer punto de la estrategia:
Metas:
Es el resultado especfico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y
que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cunto y
cundo.
Continuando con el ejemplo de la empresa de detergente, una meta seria:
La colocacin del 5% de la produccin de detergentes
industriales, en
septiembre del 96, en el mercado de Puerto Rico.
2.2. Procesos
Otro elemento de la organizacin adems de la Planificacin y todos sus
componentes, son los procesos.
Se entender por procesos la secuencia de actividades diseadas y ejecutadas
de forma coordinada para lograr producir segn lo previsto.
Los procesos son la manera, el cmo, la organizacin concibe sus relaciones de
trabajo productivo. Es el trayecto que ocurre entre el ingreso de los insumos y la
salida de productos o servicios.
Estos procesos tienen que ser congruentes o responder a la misin, visin,
objetivos y planes de la empresa u organizacin.
Convertir tela, botones e hilos en camisas o franelas es un proceso productivo, as
como madera, cola, tempera, tornillos y ruedas en un juguete, es otro proceso.
2.3. Estructura
La estructura organizativa de la empresa es el conjunto de relaciones formales
de trabajo, que remiten a una funcin, rol o responsabilidad de las personas
dentro de la empresa, habla del grado de divisin del trabajo que hay en la
organizacin.
Existen diferentes tipos de estructura dependiendo igualmente del tipo de
organizacin y del producto o servicio que prestan; del tamao y de quien sea el
dueo, es decir, si es publica, privada, etc.
Una manera de visualizar la estructura es a travs de los organigramas.
Ejemplo ( Figura N 3) de un organigrama de una pequea empresa
comercializadora de cosmticos
GERENTE
GENERAL
ASESOR
JURIDICO
GERENTE
DE
ADMINISTRACION
ASISTENTE
GERENTE
DE
MERCADEO
GERENTE
DE
VENTAS
ASISTENTE
ASISTENTE
SECRETARIA
2.4. Sistemas
Los sistemas gerenciales en sentido amplio son el conjunto de
procedimientos que ponen a funcionar la organizacin.
Los sistemas son la manera como la organizacin disea y pone en marcha
relaciones interconectadas, normalizadas, que le permiten conducir
ordenadamente la organizacin.
En una empresa se pueden ubicar, los siguientes sistemas:
de la
2.5. Infraestructura:
Las organizaciones adems de relaciones de trabajo, son un espacio fsico,
entindase fabrica, oficina, equipos, en fin, elementos materiales donde se
realizan los procesos.
La planta fsica, infraestructura o edificacin para el trabajo, debe ser cnsona con los
objetivos de la organizacin y respetuosa del bienestar de su recurso humano.
La calidad de vida laboral no es solamente motivacin y moral para
desempearse en un puesto y contribuir al logro de la meta de la empresa, incluye
tambin las condiciones de las edificaciones, los servicios de luz, agua,
ventilacin, instalaciones sanitarias, la proteccin y la seguridad del personal, el
mantenimiento de los equipos, los alarmas y seguros contra incendios y
accidentes, reglas y normas de seguridad industrial, que contribuyen al cuido,
proteccin y mejor desempeo de los empleados.
2.6. Desempeo:
De forma general desempearse (liberarse de lo empeado), es cumplir con lo
acordado, de all que en las organizaciones, el desempeo es la traduccin
tangible (real) de los compromisos laborales, a los fines de cumplir con las
metas.
Es decir, el desempeo es la expresin real de la productividad de la
organizacin, dice del comportamiento coordinado de sus diferentes sistemas,
En los ltimos aos, dada la velocidad de los cambios en las sociedades y las
organizaciones, el conocimiento como proceso que agrega valor a la empresa, ha
tenido que contratarse en algunas reas fuera de la organizacin, es decir,
asesores, bancos de informacin sobre la competencia, empresas contratistas que
apoyan temporalmente a las organizaciones en el cumplimiento de sus objetivos.
Actividades:
Las actividades y/o tareas son las acciones concretas, las cuales segn el tiempo
y los recursos asignados y pautados permitirn el logro de las metas en la
empresa.
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NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
I
ACTIVIDADES:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II
ACTIVIDADES:
Prevencin, actividades de capacidad de producir
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades.
Planificacin, recreacin
III
ACTIVIDADES:
Interrupciones, algunas llamadas
Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades populares
IV
ACTIVIDADES:
Trivialidades, ajetreo intil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefnicas
Perdidas de tiempo
Actividades agradables
El Cronograma:
Con esta denominacin se unifican dos conceptos que son tiempo (crono)
programa (secuencia ordenada de actividades). El cronograma es una
herramienta que permite visualizar y seguir en el tiempo el progreso de los
proyectos o tareas.
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Una versin sencilla de un cronograma hace cruzar las actividades con las metas
de tiempo, como se indica a continuacin:
Cronograma
FECHA
1997
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
ACTIVIDAD
FASE 1 (Permanente )
Recoleccin de informacin:
Visitas a bibliotecas,
empresas, jugueteras y
preescolares.
FASE 2
Lectura y bases para el diseo.
FASE 3
Diseo y construccin del prototipo
FASE 4
Validacin y pruebas pilotos
FASE 5
Entrega para produccin en serie.
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Histograma de frecuencia
Grfico de control
Diagrama de Pareto
Diagrama Causa-Efecto
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GLOSARIO1:
ATRIBUTO:
Cada una de las cualidades de una persona o cosa.
CALIDAD:
Vala, excelencia, buena condicin de personas o productos. Es producir segn
las exigencias y necesidades del cliente, adecuacin al uso y satisfaccin por los
resultados.
COLLAGE:
Dentro del mundo de las artes plsticas, el collage es una tcnica mixta, que se
caracteriza por incorporar al cuadro no solo pintura, sino otros elementos como
papel, telas, materiales diversos (hierro, cobre, plstico, entre otros elementos)
etc.
COOPERATIVA:
Sociedad formada por productores o consumidores de bienes o servicios, para
producir o comprar en comn.
ESTNDAR:
Patrn, tipo, modelo a seguir.
ESTANDARIZAR:
Normalizar (normas), homogeneizar segn patrones.
EXPECTATIVA:
Espera ( qu se espera de algo o alguien)
EXPERTICIA
Que tiene conocimiento profundo o habilidad en algo.
GERENCIA:
Estilo o manera como es conducida o dirigida una empresa u organizacin.
INSUMO:
Factor o elemento que ingresa al proceso de produccin.
MICROEMPRESA:
Es la unidad de produccin ms pequea. Micro es pequeo, minsculo. Es un
negocio constituido, generalmente, por una o dos y mximo cuatro personas.
PRODUCTIVIDAD:
Este glosario rene, destaca y aclara sobre palabras cuyas acepciones o significados estan
vinculado al mundo de las organizaciones y la gerencia.
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Bibliografa:
ALVAREZ, Manuel y otros (1991) Calidad de enseanza y escuela democrtica,
Madrid, Editorial Popular, 174 p.
ARREDONDO, Lani (1992) Cmo hacer presentaciones profesionales, Mxico,
McGraw Hill, 177 p.
BECKHARD, Richard; HARRIS, Reuben (1988) Transiciones organizacionales.
Administracin del cambio, Mxico, Eddison-Wesley Iberoamericana,123 p.
COVEY,Stephen (1992) Los 7 hbitos de la gente eficaz, Barcelona - Espaa,
Editorial Paids, 388 p.
ESCORCHE Vctor(1990) Gerencia de Equipos, Caracas, Holos Consultores,54 p.
GARCIA-PELAYO, Ramn (1983) Diccionario Prctico Larousse, Buenos Aires,
Ediciones Larousse s.a.,634 p.
GIBSON, James y otros (1983) Organizaciones: Conducta, estructura, procesos.
Mxico, Nueva Editorial Interamericana, 587 p.
SATIR, Virginia (1981) En contacto ntimo, Mxico, Editorial Pax-Mxico, 94 p.
SCHLENGER, Sunny ; ROESCH, Roberta. Cmo organizar productivamente su
tiempo y su lugar de trabajo, Colombia, Editorial Norma, 211 p.
SENAFAD (1985) Administracin de pequeas empresas, Colombia, Servicio
Nacional de Aprendizaje, Ministerio de trabajo y Seguridad Social, Formacin
Abierta y a Distancia -SENAFAD-. (Cartillas 1A)
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