MANUAL DE CALIDAD

MAURA ANGULO ARRIETA

LINA CRUZ PADILLA
MARIANA FUENTES
GISELLA RAMIREZ PABA
CINDY VILORIA

Versin: 00
vigencia
Pag 1

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

1. Introduccin
2.

3.

Propsito, estructura y contenido

2.1. Propsito
2.2. Distribucin del manual
2.3. Procesos de la Organizacin
2.4. Alcance
2.5. Exclusiones
2.6. Referencia Normativas
Historia y actividad de la compaa
3.1. Misin de la empresa
3.2. Visin de la empresa
3.3. Estructura Organizativa de la empresa
3.4. Matriz de responsabilidades y Normativa de Cumplimiento

4.

Sistema de Gestin de Calidad

4.1. Requisitos Generales
4.2. Requisitos de la Documentacin
4.3. Matriz Diagnostica del Nivel de Cumplimiento de la Gestin
de la Calidad
5.

Responsabilidad de la Direccin
5.1. Compromiso de la Direccin
5.2. Enfoque al cliente
5.3. Poltica de Calidad
5.4. Planificacin (Matriz de Planeacin de la Implementacin del

SGC)
5.5.
5.6.

Responsabilidad, autoridad y comunicacin

Revisin por la Direccin

6.

Gestin de Recursos.
6.1. Provisin de recursos.
6.2. Recursos Humanos
6.3. Infraestructura
6.4. Ambiente de trabajo

7.

Realizacin del producto.

7.1. Planificacin de la realizacin del producto
7.2. Procesos relacionados con el cliente
7.3. Diseo y desarrollo
7.4. Compras
7.5. Produccin y prestacin del servicio.
7.6. Control de los Equipos de medicin y seguimiento.

MANUAL DE CALIDAD

8.

Medicin, anlisis y mejora.

8.1. Generalidades.
8.2. Seguimiento y medicin
8.3. Control del producto No conforme.
8.4. Anlisis de los Datos.
8.5. Mejora

1. INTRODUCCION

Versin: 00
vigencia
Pag 1

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

El Manual de la calidad es el documento principal del Sistema de Gestin

de la Calidad (SGC).
Muestra un resumen del SGC de la organizacin y debe ser utilizado
conjuntamente con el resto de documentos del sistema como, por
ejemplo, los procedimientos e instrucciones que derivan del propio
Manual.
Debe contener la poltica de la calidad, la estructura organizativa de la
organizacin y una breve explicacin de cada uno de los requisitos
aplicables de la norma de referencia utilizada (ISO 9001). Por ello,
constituye un excelente documento para la formacin del personal y
para entregar a cualquier parte interesada (clientes, proveedores,
socios, etc.) que desee conocer la actividad y el funcionamiento general
de la organizacin.
Puesto que puede convertirse en la primera imagen que muchas
personas tendrn de la organizacin, no se debe olvidar lo siguiente:

debe presentar una estructura clara y sencilla,

no debe ser demasiado extenso,
no debe utilizarse un lenguaje complicado en la explicacin de las
actividades

PORTTRADE S.A.S
Somos una empresa de la Holding Trading Group International S.A.S.
especializada en la prestacin de servicios de operacin portuaria.
Contamos con ms de 10 aos de experiencia en el manejo de carga a
granel, Contenedores, carga Suelta, homognea, hierros, palanquilla,
alambrn, Big-Bags, maquinaria pesada, tubera y madera, entre otros.
Nuestro servicio logstico portuario, ofrece a nuestros clientes una
operacin integral que se origina desde el cargue y descargue de
buques, porteo o transporte interno de la carga, almacenamiento,
cargue de camiones y control de despachos hasta el acompaamiento
en trmites aduaneros.
Operamos sin recargo los 365 das al ao, durante 24 horas
consecutivas, con disponibilidad de personal operativo calificado y
especializado para el tipo de Operacin Portuaria requerido.

MANUAL DE CALIDAD

2.

Versin: 00
vigencia
Pag 1

PROPSITO, ESTRUCTURA Y CONTENIDO

2.1. Propsito

PORTTRADE S.A.S, ha decidido implementar un sistema de gestin de

calidad acorde a los requisitos de la norma ISO 9001:2008, con el
propsito de cumplir con las especificaciones y requerimientos de los
clientes y el mercado en general para posicionarse como una compaa
competitiva y confiable.

2.2. Distribucin del manual

Esta es la tabla de contenido del manual original recibido en la empresa
PORTTRADE S.A.S
En el presente trabajo usaremos el esquema brindado por el docente.

Versin: 00
vigencia
Pag 1

MANUAL DE CALIDAD

2.3. Procesos de la Organizacin

Ver mapa de procesos
PROCESO GERENCIAL: Es aquel proceso que permite dirigir, planificar y
proveer de recursos necesarios a la organizacin para la operacin
efectiva del Sistema de Gestin de Calidad. Este proceso es:

Gestin de la Calidad

PROCESO DE REALIZACIN
Es aquel proceso cuya operacin permite realizar el servicio de Logstica
a la carga de manera oportuna y entregar al cliente unos resultados
confiables. Dentro de este encontramos los procesos:

Comercial
Operaciones

PROCESO DE APOYO
Son los que sirven de soporte a la organizacin en el aseguramiento de
la calidad de los procesos que se incluyen en el Proceso de Realizacin.
Estos son:

Gestin del Talento Humano

Compras
Sistemas
Contabilidad
Tesorera

2.4. Alcance
El sistema de Gestin de Calidad adoptado, documentado e
implementado en la empresa PORT TRADE S.A.S., se ha establecido con
el fin de cumplir con los requisitos definidos por los clientes y mejorar
continuamente su satisfaccin, aplicado a:
PRESTACION DE SERVICIOS
MERCANCA A GRANEL

DE

DESCARGUE

DE

BUQUES

2.5. Exclusiones (exclusiones y sus justificaciones)

PARA

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

El Sistema de Gestin de Calidad de la empresa PORT TRADE S.A.S, no

establece disposiciones para los siguientes numerales de la norma ISO
9001:2008, por considerarlos como exclusin:
7.3 Diseo y Desarrollo. Este tem de la norma no aplica a la actividad
de la empresa, porque no se disean mtodos tcnicos para la
realizacin del servicio de Logstica a la carga, ms bien se aplican
actividades debidamente aprobadas y reguladas por las autoridades
pertinentes.
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. Este tem de
la norma no aplica a la actividad de la empresa, porque Port Trade no
cuenta con dispositivos de seguimiento y medicin para la prestacin del
servicio
2.6. Referencia Normativa
Se ha adoptado el sistema de gestin por procesos con los lineamientos
y directrices de la norma ISO 9001:2008
3. Historia y actividad de la compaa
3.1. Misin de la empresa
Somos una empresa dinmica capaz de satisfacer eficientemente las
necesidades logsticas y portuarias de nuestros clientes en cuanto al
manejo de su carga en los principales puertos del pas, con altos niveles
de seguridad, competitividad y profesionalismo, apoyados en modernos
sistemas de comunicacin e informacin, maquinaria certificada y
talento humano competente.
3.2. Visin de la empresa
Ser en el ao 2018 un operador logstico competitivo a nivel nacional en
el cargue y descargue de buques para mercanca a granel, con
permanente actualizacin tecnolgica aplicada a nuestros servicios, con
un constante desarrollo de nuestro talento humano, buena rentabilidad,
alianzas estratgicas que nos generen ventajas competitivas y el ms
completo y diversificado portafolio de servicios
3.3. Estructura Organizativa de la empresa( ORGANIGRAMA)
La estructura orgnica de la empresa
PORT TRADE S.A.S. est
encabezada por un equipo gerencial encargado de planificar y
direccionar la organizacin. El equipo operativo est encabezado por el
Gerente y est conformado por el Coordinador de Operaciones, la

Versin: 00
vigencia
Pag 1

MANUAL DE CALIDAD

Asistente de Gerencia y la Asistente de Recepcin Operativa, los cuales

tienen a cargo los procesos de Operaciones, Comercial y Compras.
El equipo administrativo conformado por el personal que coordina y
ejecuta los procesos de Gestin de Calidad, Gestin del Talento Humano,
Sistemas, Contabilidad y Tesorera pertenece a la Holding Trading Group.
Las responsabilidades y autoridades de estos cargos establecidas en los
Manuales de Funciones y sus registros se manejan en formato Trading
Group, cumpliendo con los requisitos establecidos en el Sistema de
Gestin de Calidad de Port Trade.
Con el fin de gestionar la implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad se design un Representante de la Direccin.
3.4. Matriz de responsabilidades
Cumplimiento

Normativa

de

MATRIZ DE CUMPLIMIENTO: De acuerdo a la actividad de la empresa

PORT TRADE S.A.S, y los procesos definidos dentro del Sistema de
Gestin de la Calidad, se establecen en la Matriz de Cumplimiento de
Requisitos ISO 9001:2008 para la prestacin del servicio de Logstica a la
Carga, los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, aplicables a cada uno
de los procesos definidos en el Mapa de procesos.
4.

Sistema de Gestin de Calidad

4.1. Requisitos Generales

El Manual de la Calidad de la empresa PORT TRADE S.A.S., presenta una
descripcin del Sistema de Gestin de la calidad (SGC) y sirve de
referencia para el mantenimiento de dicho sistema, garantizando la
calidad de nuestro servicio, y cumpliendo con los requisitos de la norma
ISO 9001:2008. Adems define la estructura general del SGC, su
alcance y exclusiones, hace referencia al mapa de procesos, la
interaccin que existe entre los mismos, y a los
procedimientos
documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad,
entre otros documentos
4.2. Requisitos de la Documentacin
Documentos que indican las actividades paso a paso de un proceso junto
con su objetivo, procesos que interactan, recursos, responsables,
indicadores, frecuencia de medicin y numeral de la norma, entradas,
proveedor-proceso, actividad, responsables, salidas y cliente-proceso.
4.3. Matriz Diagnostica del Nivel de Cumplimiento de la Gestin
de la Calidad

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

5. Responsabilidad de la Direccin
5.1. Compromiso de la Direccin
La direccin de PORTTRADE S.A.S en cabeza de su gerente se
compromete con el desarrollo e implementacin del SGC, as como
garantizar que las exigencias requeridas por la calidad no sean
desplazadas por las decisiones de programacin, prestacin y costos,
efectuando mejoras continuas en dicho sistema, comunicando a la
organizacin la importancia de satisfacer los requisitos explcitos e
implcitos del Cliente, la seguridad y salud ocupacional de todos los que
componemos la empresa, como as tambin los legales y
reglamentarios.
5.2. Enfoque al cliente
En PORT TRADE S.A.S prestamos servicios de logstica de la carga
(Descargue, Traslado, Almacenamiento y Cargue),
cumpliendo
permanentemente
la
reglamentacin
establecida
por
la
superintendencia de puertos y dems entidades pertinentes que para
este fin se tiene establecido.
5.3. Poltica de Calidad
PORTTRADE S.A.S define como tarea prioritaria para todo su personal, el
cumplimiento de las exigencias del Sistema de Gestin de la Calidad en
todos sus productos y servicios, garantizando en todo momento la
satisfaccin de nuestros clientes a travs de los mejores recursos
tecnolgicos, talento humano idneo y el mejoramiento continuo de
nuestros servicios.

5.4. Planificacin
(Matriz
Implementacin del SGC)

de

Planeacin

de

la

Con el fin de propiciar la mejora continua y la satisfaccin del cliente, el

Manual de Calidad de PORTTRADE S.A.S comprende los procedimientos,
responsables, recursos y documentos de la misma. Cualquier cambio
ser comunicado segn corresponda, con el fin de que dichos ajustes no
alteren el normal funcionamiento de la organizacin y as mantener la
integridad del Sistema de Gestin de Calidad.

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicacin

5.5.1 responsabilidad y autoridad
La direccin ha establecido las responsabilidades del desarrollo,
implementacin, puesta en marcha, verificacin y control del sistema de
gestin de la calidad en el siguiente organigrama:
(Estructura organizacional)

5.5.2 representante de la direccin

La direccin ha designado al Responsable de Calidad como
representante de la Direccin, cuyas responsabilidades bsicas son:
Hacerle seguimiento y control a los procesos de PORTTREADE S.A.S
para que cumplan con los estndares necesarios que lleven al
cumplimiento de los objetivos.
Ser un interlocutor entre la direccin y los dems miembros de la
organizacin para garantizar as la retroalimentacin del sistema de
gestin de la calidad.
Asegurarse que los objetivos, lleven al cumplimiento de la poltica y
esta al cumplimiento de las necesidades, expectativas y requerimientos
de los usuarios. De tal manera que sean dinmicos y conlleven a un
mejoramiento continuo.
5.5.3 comunicacin interna
Para mantener la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad y mantener
informados al personal de la organizacin con respecto al cumplimiento
de los objetivos de calidad, de los logros obtenidos y de las mejoras del
SGC, la comunicacin se realiza de manera directa entre el personal; se
realizan reuniones tanto con el personal operativo como el personal
administrativo.
5.6. Revisin por la Direccin
La direccin se asegura por medio del encargado de la calidad, del total
cumplimiento de los procesos de manera tal, que satisfagan las pautas
de la norma, esto ser de manera peridica para lograr la mejor
retroalimentacin, este a su vez realizara informes peridicos a la
direccin, todo lo anterior debe estar documentado y previamente
revisado.

MANUAL DE CALIDAD

6.

Versin: 00
vigencia
Pag 1

Gestin de Recursos.

6.1. Provisin de recursos.

A travs de la direccin
financiera se identifica, analiza y se
proporcionan los recursos necesarios para la implementacin y
mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad y mejora de su
eficacia de manera continua, as como tambin se busca mejorar la
satisfaccin del cliente cumpliendo sus requisitos en la prestacin de
servicios, dividiendo estos recursos en humanos, infraestructura y
ambiente de trabajo.
6.2. Recursos Humanos.
Los recursos humanos con los que cuenta PORTTRADE S.A.S, el cual
asigna responsabilidades para ejecutar las funciones que afectan la
calidad de los servicios y la satisfaccin del cliente, poseen las
capacidades, las habilidades y calificacin necesaria para el desempeo
de sus funciones, y se capacitan regularmente para incrementar la
productividad de los procesos y mejorar su calidad.

6.3. Infraestructura
En PORTTRADE S.A.S, contamos con una respetable infraestructura
tcnica que incluye gran variedad de equipos de ltima tecnologa que
nos permite garantizar a nuestros clientes las mejores ratas de
descargue y ms eficiente manejo de su carga.
Tolvas, almejas, cargadores, montacargas, vehculos para arrastre de
carga general y ratas de produccin son algunos equipos propiedad de
la Compaa que ponemos a su servicio.
6.4. Ambiente de trabajo
PORT TRADE S.A.S cuenta con un ambiente propicio para la ejecucin de
todas las actividades que de una u otra forma estn involucradas en la
satisfaccin del usuario, adems cuenta con el constante mantenimiento
de las instalaciones y que el ambiente organizacional sea el propicio,

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

que nuestro equipo de trabajo este compenetrado y acorde, para que se

vea reflejado en la atencin al usuario.

7.

Realizacin del producto.

7.1. Planificacin de la realizacin del producto

La planificacin para la realizacin del producto, se establece en la
caracterizacin de los procesos comercial donde se enumeran los
formatos y manuales requeridos y utilizados para la operacin de cargue
y descargue.
7.2. Procesos relacionados con el cliente
En PORTTRADE S.A.S, el proceso comercial se encuentra relacionado
directamente con el cliente, all se establecen todos los formatos,
documentos y pasos a seguir para satisfacer las necesidades del cliente.
7.3. Diseo y desarrollo

7.4. Compras
Este paso hace parte de los procesos de apoyo, y se encuentra detallado
y caracterizado en el anexo COMPRAS, se implementa un
procedimiento documentado, en el cual describe el procedimiento
establecido para la adquisicin de los productos y servicios solicitado por
las diferentes reas.
7.5. Produccin y prestacin del servicio.
En PORTTRADE S.A.S, la produccin y prestacin de servicio se hace a
travs de la sociedad portuaria y con personal calificado

7.6. Control de los Equipos de medicin y seguimiento.

8.

Medicin, anlisis y mejora.

8.1. Generalidades

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

Se cuenta con un sistema de indicadores para medir y analizar la

eficacia y efectividad de los procesos para su continua mejora.
La satisfaccin del cliente constituye un indicador clave para evaluar el
desempeo general de la organizacin, el resultado de este proceso se
considera una entrada del proceso de anlisis y consecuentemente
fuente de potenciales acciones de mejora.
8.2. Seguimiento y medicin
En cada proceso se establecer el tiempo y la frecuencia para medir y
controlar los resultados de los indicadores de cada uno; para garantizar
cumplir con las metas establecidas por los socios de PORTTRADE y
cumpliendo las normas para el correcto desempeo
8.3. Control del producto No conforme
PORTTRADE S.A.S
describe en la caracterizacin de los procesos
los formatos que se deben diligenciar en caso de haber alguna
inconformidad o queja y reclamo por el servicio prestado y para
controlar que no se reitere en el error.

8.5. Mejora
En PORTTRADE se establecen acciones orientadas a la mejora continua
de la eficacia del SGC mediante la aplicacin estricta de la Poltica y
Objetivos de la Calidad, con el fin de lograr un desarrollo sustentable en
cuanto a la calidad de sus productos y procesos, as como tambin la
prevencin de los riesgos laborales de sus trabajadores, proveedores y
la comunidad en general.

MANUAL DE CALIDAD

Versin: 00
vigencia
Pag 1

Se declara tambin la responsabilidad extendida a todos los miembros

de la empresa de aplicar con rigor los principios y la filosofa de la
mejora continua en el desarrollo de todas sus actividades habituales.

ANEXOS