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Guiadefda30 07 2013 PDF
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MARZO DE 2013
Tabla de contenido
Pg.
PRESENTACIN ............................................................................................................................................ 1
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 3
ETAPA 1 ....................................................................................................................................................... 5
FASE 1: DIAGNSTICO .................................................................................................................................. 5
RECONOCIMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL ........................................................................................................... 5
FASE 2: PLANEACIN.................................................................................................................................... 6
DIAGNSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL................................................................................................................. 6
ANLISIS DE INFORMACIN. .................................................................................................................................. 7
DEFINICIN DE PLAN DE TRABAJO ........................................................................................................................... 8
APROBACIN DE PLAN DE TRABAJO ......................................................................................................................... 9
ETAPA 2 ..................................................................................................................................................... 12
FASE 3: DESARROLLO DE INSTRUMENTOS .................................................................................................. 12
ADECUACIN DE INSTALACIONES PARA LA ACTIVIDAD DE LA PRIMERA FASE ................................................................... 12
IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTACIN CON BIODETERIORO, SANEAMIENTO Y LIMPIEZA ............................. 13
SALUD OCUPACIONAL ......................................................................................................................................... 13
LIMPIEZA DE ESPACIOS DE DEPSITO, MOBILIARIO Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO .................................................... 15
Limpieza locativa ...................................................................................................................................... 15
Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento .................................................................... 16
SANEAMIENTO AMBIENTAL .................................................................................................................................. 17
DIAGNSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN ....................................................................... 18
AISLAMIENTO Y DESINFECCIN DEL MATERIAL CON DETERIORO BIOLGICO ................................................................... 19
PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN PARA PROCESOS TCNICOS.............................................................................. 21
Limpieza.................................................................................................................................................... 21
Correccin de plano .................................................................................................................................. 22
Unin de rasgaduras, roturas y cortes...................................................................................................... 22
PRE CLASIFICACIN Y PRE VALORACIN DE LA DOCUMENTACIN POR PERIODOS Y DEPENDENCIAS PRODUCTORAS ................. 22
ELABORACIN DE HERRAMIENTAS PARA LA INTERVENCIN......................................................................................... 23
Inventario en estado natural .................................................................................................................... 24
Contexto histrico ..................................................................................................................................... 25
Cuadro evolutivo de las estructuras orgnico funcionales ....................................................................... 26
Cuadros de clasificacin ........................................................................................................................... 26
Fichas de valoracin documental ............................................................................................................. 28
Tabla de valoracin documental .............................................................................................................. 29
PRESENTACIN
Las guas de gestin documental del Archivo de Bogot se encuentran orientadas a
facilitar el desarrollo de las diferentes labores y tareas archivsticas de las entidades
distritales donde se adelantan este tipo de procesos en procura de hacer de sus archivos
centros de informacin y un valor agregado para las entidades. Las guas han abarcado
una serie de aspectos desde la produccin o recepcin de los documentos hasta las
formas ms adecuadas de almacenamiento, conservacin y disposicin final.
Las guas igualmente han sido orientadas a establecer mecanismos y lneas de accin
para salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad representado en sus archivos,
los cuales sern el testimonio y fuente de informacin para las generaciones futuras de la
gestin y el andar de las entidades del Distrito. A pesar de los adelantos tecnolgicos del
momento y las tendencias de la modernidad los archivos conservados en soportes como
el papel seguirn guardando una gran parte de la memoria de nuestra ciudad
Las guas de gestin documental ofrecen una manera de hacer las cosas y un modo
particular de entenderlas y aplicarlas. Las guas difunden los procedimientos y tcnicas
que deben dar lugar a las buenas prcticas en materia de gestin documental en las
entidades de la administracin distrital. Estas prcticas comunican modos especiales de
gestionar documentacin o maneras concretas de acopiar, agrupar, conservar,
reproducir, ordenar y colocar a disposicin para la consulta documentos con valor
patrimonial.
Las guas antes de dictar lineamientos y ctedra, colocan a disposicin de la comunidad
archivstica del Distrito o el pas en general el conocimiento recogido por un grupo de
profesionales en varias disciplinas, quienes a lo largo de su trasegar y en su afn de darle
un orden a los archivos de las entidades han ido hacindose a un conocimiento basado
en su formacin y experiencia, componentes plasmados en este tipo de documentos y
puesto a disposicin de quienes tiene esa difcil labor de organizar, conservar y
administrar la informacin registrada en los archivos.
La Secretaria General a travs del Archivo Bogot ha venido desde hace ya casi un lustro
dictando pautas y estableciendo criterios para fomentar las buenas prcticas en materia
archivstica al interior de las entidades del Distrito, acogidas y puestas en uso por los
funcionarios de la administracin quienes tiene bajo su responsabilidad tener la
informacin a disposicin de la entidad y de los ciudadanos; quienes en uso de sus
derechos constitucionales quieren permanecer informados de la gestin de su ciudad.
Las guas de gestin documental se encuentran orientadas a ser herramientas
archivsticas de fcil aplicacin por los funcionarios con formacin en este campo, pero de
igual manera pueden orientar a quienes no son tan versados; porque han sido
1
INTRODUCCIN
Los fondos documentales acumulados son el resultado de no contar con herramientas
archivsticas para la organizacin, administracin y conservacin de la documentacin de
una entidad; producida o recibida en cumplimiento de sus funciones. Igualmente es el
reflejo de no contar con una cultura en torno al tema de los archivos o los procesos de
gestin documental al interior de la entidad, de la misma manera son una muestra de las
llamadas malas prcticas fuertemente arraigadas en las entidades.
A pesar de contar con una gran normativa de tipo jurdico y tcnico se continua
desconociendo y desaprovechando por las entidades; normativa emanada de entes como
el Archivo General de la Nacin, el Archivo Bogot y entidades de carcter internacional.
El desconocimiento de esta normativa ha generado una serie de problemas al interior de
las entidades con respecto a su fondo documental.
Con el objeto de contribuir a la solucin de este problema en las entidades distritales, se
elabor una gua para la organizacin de fondos documentales acumulados, tomando
como base la Gua de procedimientos para la organizacin de fondos documentales
acumulados; elaborada en el ao 2006, se amplia el tema de la conservacin preventiva,
igualmente se incluye en la gua las ltimas disposiciones emanadas por el Ministerio de
la Cultura a travs del Decreto 2578 del 2012, Decreto 1515 del 2013 y el Acuerdo 04 del
2013 del Archivo General de la Nacin. Los temas tratados en la gua fueron agrupados
en dos etapas con dos fases cada una, en donde se abordan los diferentes aspectos
requeridos para organizar un FDA
En la primera etapa son desarrollados aspectos donde se define qu es un fondo
documental acumulado, su identificacin, su diagnstico, cmo elaborar un plan de
trabajo, donde deben ser incluidas las actividades, recursos, tiempo de ejecucin, y
aprobacin del plan.
En la segunda etapa se abordan temas, como la adecuacin de instalaciones para la
intervencin del fondo documental, conservacin preventiva, salud ocupacional.
Saneamiento ambiental, limpieza, identificacin de documentacin con biodeterioro,
preclasificacin y prevaloracin de documentacin por periodos, elaboracin de
herramientas como: inventario en estado natural, cuadros de clasificacin y fichas de
valoracin documental, para concluir con la tabla de valoracin.
En la fase 3 se sealan los aspectos relacionados con la aplicacin de la tabla de
valoracin documental, los cuales describen las labores ya operativas a las cuales debe
ser sometida la documentacin del FDA, a partir de la disposicin final acordada para
esta, la documentacin que debe ser seleccionada, eliminada y transferida para ser
integrada a un archivo central o a un archivo histrico.
3
ETAPA 1
FASE 1: DIAGNSTICO
FASE 2: PLANEACIN
Para el diagnstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales
como:
Entidad y dependencia responsable del fondo.
Nmero y ubicacin de los depsitos; no siempre se cuenta con una sola rea de
almacenamiento.
Personas responsables.
6
rea.
Condiciones constructivas y ambientales.
Estado de mantenimiento del rea.
reas de trabajo disponibles para realizar la organizacin.
Dotacin de estas reas.
Cul es el volumen documental en metros lineales, nmero de unidades de
almacenamiento o de piezas documentales?
Cmo est distribuida la documentacin? se presentan conjuntos?
Estn identificados con un nmero o cdigo?
Ubicacin de los conjuntos identificados: estantes, mesas, otros muebles, suelo.
Criterios de agrupacin: los conjuntos estn formados por fondos, dependencias,
series, subseries, asuntos, fechas, otros criterios?
Qu sistemas de almacenamiento presentan los documentos?: cajas, carpetas, AZ,
paquetes, bultos, etc.
Estn rotuladas las unidades de almacenamiento?
Qu datos tiene el rtulo?
Cada unidad tiene un nmero que permita su ubicacin?
Estn ordenadas en forma lineal o dispersa en el rea?
S estn ordenadas linealmente, cul es el criterio de ordenacin?
Estado de descripcin: est inventariado, cules son los datos que se usaron en la
descripcin, estructura o formato del inventario?
Si se cuenta con inventario; est sistematizado?
Bajo qu formato?
Qu clases de documentos se almacenan en el depsito?
Qu formatos, tcnicas y soportes?
Los datos recolectados deben ser tabulados, de tal manera que puedan ser
consolidados y analizados los resultados para poder elaborar el diagnstico.
Anlisis de informacin.
La labor dirigida a la organizacin de los FDA deber cumplirse en etapas sucesivas, al final
de las cuales, dichos fondos quedarn seleccionados, organizados y puestos al servicio,
bien sea en los archivos administrativos o en el archivo histrico. En el caso de la
Administracin Distrital, los documentos con valor para la investigacin, la ciencia y la cultura
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deben ser trasferidos al Archivo de Bogot, de conformidad con el Decreto 173 de junio 4 de
2004; debemos tener presente que los fondos documentales acumulados hacen parte del
patrimonio de las entidades y de la ciudad.
La razn por la cual su intervencin debe cumplirse por etapas es porque cada una de las
etapas tiene que ser coherentes desde el punto de vista archivstico, es necesario que exista
la uniformidad en los procesos como la denominacin de las series y asuntos documentales,
en su disposicin final, en la forma de agrupacin de las series, subseries y asuntos.
As mismo esta estrategia se aborda dadas las condiciones de: volumen, los recursos
necesarios para su organizacin; los cuales deben garantizarse para poder culminar todos
los procesos archivsticos necesarios.
Los procesos archivsticos para la organizacin de los fondos documentales acumulados
deben ser ejecutados basados en una estandarizacin de tareas durante todas las fases, en
una slida formacin acadmica y experiencia por quienes estn al frente de estas, en un
fuerte apoyo por parte de la alta direccin; reflejado en recursos y continuidad durante todas
las fases.
De la misma manera le servir para tener una visin real del estado del arte en cada
entidad. Esta herramienta permitir adelantar labores de intervencin de fondos
documentales a corto, mediano y si se quiere a largo plazo, en donde en cada momento del
proceso se puedan hacer los correctivos necesarios, (ver anexo 2)
la misma estructura y condiciones tcnicas, esto con el objeto de evitar prdida de recursos
y reprocesamientos posteriores.
Como uno de los productos de la intervencin del FDA es lograr las transferencias
secundarias, para el caso del distrito, al Archivo Bogot, bajo los lineamientos establecidos
por ste, siempre con la coherencia y tcnica archivstica en aspectos como la conformacin
de las series, subseries o asuntos, su denominacin, los periodos orgnico funcionales a
partir de los cuales se ordena la documentacin.
La elaboracin de un plan de trabajo, debe partir de una justificacin en donde se contemple
el fondo en su totalidad, su importancia (entidad productora, evolucin, competencias
misionales, y fechas extremas) y las causas de su situacin actual, por eso necesario la
participacin de los directivos de las entidades para que puedan garantizar los recursos y la
realizacin del mismo.
Dentro de los aspectos a evaluar para el plan de trabajo se debe considerar lo siguiente:
Dimensiones: volumen de la documentacin que se va a intervenir, calculado en
metros lineales aproximados, para todas las reas o depsitos.
Estado de la documentacin desde el punto de vista de organizacin archivstica y
conservacin.
Procesos y actividades requeridos para la intervencin del fondo, tiempo de
ejecucin, recursos y etapas en las que se podra abordar la organizacin.
Cronograma de actividades calculado en semanas, segn procesos.
Mecanismos de seguimiento y control de todas las labores de organizacin del FDA
El plan de trabajo incluye los procesos, actividades, tiempo de ejecucin y recursos (talento
humano, insumos, equipos, rea de trabajo) El monto, es el resultado de calcular lo que
cuesta cada actividad, teniendo en cuenta que los metros lineales, procesos y tiempo, esto
dar los costos del personal e insumos requeridos.
Otros costos que son comunes y deben contemplarse dentro del plan de trabajo tienen
relacin directa con el recurso humano para la administracin del proyecto, equipos, locales
ya sea que estos sean suministrados por la misma entidad duea del FDA, adicionalmente
debe estipularse un rubro para los imprevistos que surgen durante el proceso de
organizacin.
En el plan de trabajo archivstico para la intervencin se establecen: el objeto, actividad,
tareas, el tiempo de ejecucin, las etapas, recursos, indicadores para cuantificar y medir el
avance y seguimiento al plan, responsables; entre otros aspectos. Otra de las labores
requeridas y previas a la intervencin es la elaboracin de los trminos de referencia para la
organizacin del FDA, cuando se terciariza el proceso.
En este sentido deben ser preparados por un profesional en Archivstica o personal
cualificado con suficientes conocimientos y experiencia en el tema, este es un requisito para
contar con un dimensionamiento total de lo que se va a contratar, las particularidades de los
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procesos tcnicos que van a ser adelantados, el conocimiento y criterio para la evaluacin
de las labores desarrolladas y los productos elaborados y entregados por el contratista.
O por el contrario cuando la intervencin del FDA la va a asumir la misma entidad es
necesario contar con un plan de contratacin del recurso humano, insumos y materiales para
garantizar la continuidad y ejecucin de las labores contempladas en el plan de trabajo,
igualmente es necesario contar con los profesionales que tengan conocimiento en el tema.
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ETAPA 2
Fase 3: Desarrollo de instrumentos
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Salud ocupacional
Durante el proceso de intervencin del FDA, es imperante proteger la salud de los
trabajadores, de manera que dentro de las estrategias de este programa se deben
establecer normas de bioseguridad, con el objeto de eliminar o minimizar factores de riesgo
que puedan llegar a afectar la salud de las personas o contaminar el ambiente.
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Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial, este procedimiento
permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la
diseminacin de microorganismos infecciosos.
Es importante anotar que los guantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material no est
fabricado para ser lavado y reutilizado, pues tiende a formar micro poros cuando es expuesto a actividades tales
como, stress fsico, desinfectantes lquidos e inclusive el jabn de manos, por lo tanto permiten la diseminacin
de microorganismos.
2
Los respiradores con filtro se deben cambiar cada ocho das, con el fin de prevenir la exposicin de las
membranas mucosas de la boca y la nariz a partculas potencialmente infectadas o irritantes.
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Efectuar una limpieza exhaustiva de todas las reas y superficies de trabajo una vez
por semana.
Los traperos y trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados.
Limpieza locativa
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Saneamiento ambiental
De acuerdo con las condiciones de mantenimiento y aseo, es comn encontrar una alta
carga microbiana en los espacios de depsito de los FDA: esporas de bacterias, hongos y
macroorganismos, como insectos y roedores. Estos organismos afectan tanto al personal
como a la documentacin. Por esto, debe realizarse un proceso de saneamiento, que
reduzca el riesgo de exposicin a los agentes contaminantes y genere un ambiente salubre
que garantice la manipulacin en procesos tcnicos posteriores.
Esta actividad debe estar acompaada por un microbilogo o bilogo, quien va a determinar
el producto a utilizar, el cual debe ser un desinfectante de amplio espectro, es decir, que
permita el control de hongos, bacterias y levaduras, que no afecte la salud humana, el
ambiente o la documentacin. Antes de realizar el procedimiento se debe conocer la ficha
tcnica de los productos que se van a utilizar, con el fin de determinar si cumple o no con los
requerimientos establecidos.
El profesional encargado debe adems realizar monitoreos de control para garantizar la
efectividad de las jornadas de saneamiento. Estos monitoreos consisten en la toma de
muestras microbiolgicas, antes y despus de la aplicacin del producto desinfectante, para
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Limpieza
El primer punto a tener en cuenta en la limpieza de los documentos es la eliminacin de
cualquier sistema de agrupacin que pueda entorpecer el proceso de digitalizacin o
microfilmacin, as como causar deterioro al documento, entre estos se hallan: ganchos,
clips, alfileres y todos los objetos metlicos.
La limpieza superficial tiene como propsito eliminar la suciedad o polvo que dificulte la
lectura de los documentos. Es importante tener en cuenta que en algunos casos existen
manchas que para su disminucin o eliminacin requieren procesos ms complejos que
debern llevarse a cabo por un conservador. La limpieza debe realizarse con una brocha de
cerdas suaves y, se debe hacer desde el interior hacia el exterior del documento.
En los casos que existe suciedad excesiva que interrumpa la lectura de la informacin
contenida en el documento, se pueden emplear borradores suaves en polvo o de barra como
los de miga de pan. El empleo de estos borradores implica que quedarn residuos que
deben ser eliminados, por lo que es importante realizar una limpieza posterior con brocha
suave.
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Correccin de plano
La correccin de plano consiste en un procedimiento mecnico que busca la eliminacin de
dobleces, pliegues o deformaciones, por medio de herramientas manuales como esptulas o
plegaderas y cautines con puntas especiales (planas u ovaladas) con baja temperatura, que
por medio de presin ayudan a disminuir la intensidad de los dobleces, pliegues o
deformaciones.
Para reforzar los resultados conseguidos con el proceso mecnico, se pueden emplear
prensas o en caso de no contar con estas, superficies planas de formato grande y pesas
para ejercer presin uniforme sobre toda la superficie de los documentos. Para este proceso
se utilizan entretelas o fieltros que amortigen el contacto directo con las superficies duras
de prensado facilitando el proceso de recuperacin de un modo ms controlado.
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Contexto histrico
Para iniciar la organizacin de los FDA se debe conocer la entidad, su contexto
administrativo y social, a partir del cual se puede iniciar la evaluacin del contenido de su
fondo, en esta tarea debe participar el personal de la entidad o cuando se hace por personal
contratado se debe asegurar contar con toda la informacin para este efecto. En cualquier
caso, sin este conocimiento, la organizacin y recuperacin de un fondo se convierte en una
labor a ciegas y con resultados inciertos.
El conocimiento de la estructura orgnica y funcional de la entidad, tanto en el momento
presente como en sus distintas etapas de formacin y evolucin, aporta los criterios
necesarios para la clasificacin, valoracin y descripcin de la documentacin de un FDA,
debido a que la produccin documental es una consecuencia obligada del ejercicio de las
funciones, procesos y actividades, que definen una entidad 3.
Los archivos se convirtieron en los depositarios de una gran parte de los testimonios
generados por la dinmica entorno de las entidades, al mismo tiempo son la fuente para
conocer el desarrollo de una entidad, relacionndola con los hechos externos e internos
institucionales, administrativos, sociales, polticos, econmicos y culturales, que son su
contexto.
En este sentido algunos de los temas a tener en cuenta en el estudio de las entidades, son
los siguientes:
El contexto administrativo e histrico en el cual se produce la creacin,
transformacin, fusin o liquidacin de la entidad productora del FDA.
Este conocimiento es tambin condicin para prever el valor de un fondo como fuente para la investigacin, pues
permite establecer hiptesis sobre lo que all se puede encontrar en trminos de fechas, territorios, y temas
administrativos y de gobierno.
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Cuadros de clasificacin
El cuadro de clasificacin documental es un instrumento archivstico donde se agrupan las
series, subseries o asuntos en las cuales hemos clasificado la documentacin, se elabora
igualmente a partir del levantamiento de los cuadros orgnico-funcionales de los periodos
que comprenden los documentos de un fondo documental acumulado, para esto es
importante contar con las funciones, procesos y actividades de la entidad o dependencia
productora del Fondo Documental
El cuadro de clasificacin documental refleja la estructura de la entidad representada por sus
secciones y subsecciones tambin las series, subseries o asuntos como ha sido clasificada
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la documentacin del fondo documental acumulado, uno de los principales insumos para la
conformacin del CCD es el inventario en estado natural donde ha sido identificada la
documentacin a travs de un proceso de anlisis de quienes se han encargado de su
elaboracin.
Los cuadros de clasificacin documental se elaboran para cada uno de los periodos de las
estructuras organizacionales de la entidad identificados en los cuadros orgnicos
funcionales, quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un CCD donde se
registran las diferentes series, subseries o asuntos para el mismo, estas series, subseries o
asuntos son codificados para poder ser identificados tambin a partir de ese cdigo.
Es importante tener presente que muchas series, subseries o asuntos aparecen en varios
periodos, en tal situacin el cdigo asignado ser el mismo, lo que se pretende con esta
medida es poder unificar hasta donde sea posible la codificacin, la disposicin final.
Para la conformacin de los cuadros de clasificacin documental se requiere contar con la
normativa; tanto interna como externa, donde se contemple las funciones de cada una de las
dependencias existentes en el periodo y las cuales dieron origen a los documentos, de la
misma manera se requiere contar con la documentacin generada o recibida a partir del
cumplimiento de las funciones, la cual hace parte del FDA objeto de intervencin.
Para la elaboracin del CCD se requiere contar con un total conocimiento de la entidad, sus
funciones, su documentacin; como se ha generado, para establecer la forma como se
deben agrupar los documentos, que para el caso se hace por series, subseries o asuntos.
En este documento se van consignando los nombres dados a las series, subseries o asuntos
referentes a nuestra documentacin, para ir clasificndolos de acuerdo a los nombres de las
dependencias que se identificaron en el cuadro orgnico-funcional.
La ordenacin de las series, subseries o asuntos se har preferiblemente de manera
alfabtica, igualmente para poder ser identificadas se les asignar un cdigo numrico a
partir de parmetros y rangos establecidos de manera previa, esta identificacin se
encuentra encaminada a normalizar su denominacin, su codificacin y en lo posible aplicar
estos mismos parmetros para otros periodos donde pueden encontrarse estas series,
subseries o asuntos.
Cuando se habla de normalizacin es porque existen series y subseries documentales que
se encuentran presentes en varios periodos de los cuadros de evolucin orgnica y funcional
en los cuales se ha dividido la historia de la entidad, esta medida tambin garantizar que
cuando no se haga la intervencin total de un FDA en una sola vigencia (ao) y sea
posteriormente retomada se manejen los mismos criterios, conceptos, denominaciones y
otros elementos que no tiene variacin, por otra parte ayudan a reducir los sobre costos para
las nuevas fases donde se le d continuidad a la organizacin del fondo documental
acumulado.
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28
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 del 2006 por el cual se modifica el Acuerdo No.
07 de 29 de junio de 1994. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>
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Fase 4: Intervencin
Organizacin de la documentacin
Identificacin
La primera tarea previa a la aplicacin de los procesos tcnicos, es la identificacin de la
documentacin que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la
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Clasificacin
Posteriormente identificada la documentacin se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro
de clasificacin y tabla de valoracin documental del periodo; procedemos a conformar las
series, subseries o asuntos sealados. La documentacin de un FDA se interviene por
periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que
contamos con un inventario el cual se elabor en su estado natural, este mismo inventario
puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes.
Ordenacin
Dentro de cada serie, subserie o asunto se procede a unir cada uno de los tipos
documentales que las conforman, de acuerdo al orden natural o a partir del trmite que
dieron origen a los documentos, casi por regla general la ordenacin se har de manera
cronolgica, dentro de la tarea de ordenacin se debe observar la composicin tipolgica de
la documentacin para no incluir en el expedientes tipos documentales que no corresponden
Para ciertas series o subseries documentales se utiliza otro criterio de ordenacin como: de
manera numrica, o alfabtica, esto igualmente debe quedar sealado dentro de los criterios
fijados para la organizacin de esta documentacin consignados en la ficha de valoracin
documental.
Depuracin y limpieza
Una vez clasificada la documentacin se inicia la labor de depuracin, para esto se procede
a retirar las copias que encontremos, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, hojas
en blanco y todo aquel documentos catalogado como de apoyo que de acuerdo a la
definicin del A.G.N: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma
institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las
oficinas.3
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Para la limpieza retiramos todo material metlico y otra serie de materiales que no hacen
parte fsica de su soporte, de la misma manera se deben retirar algunos anexos y
documentos en tamaos y soportes diferentes al papel como planos, mapas, fotografas,
casetes, cintas, CD; cuando sean retirados estos documentos necesariamente se debe
utilizar un formato testigo que nos permita mantener la integralidad del expediente, en el cual
se hacen las anotaciones de la ubicacin fsica del material retirado.
Foliacin
Esta labor se considera demasiado dispendiosa y costosa para documentos que se van a
reintegrar a un archivo central o cuando van a ser transferidos a un archivo histrico, por eso
para ambos casos antes de iniciar la foliacin de los expedientes se debe tener absoluta
certeza de contar con todos sus tipos documentales, aunque se considera una labor
mecnica requiere de toda la concentracin y atencin posible para evitar cometer errores
que resultan altamente costosos desde el punto de vista econmico.
El objeto de la foliacin bsicamente es poder controlar el nmero de folios de un
expediente, lo cual nos permitir a su vez controlar el prstamo de los mismos cuando van a
ser consultados, adems nos asegura la conformacin del expediente a partir de cmo se
van surtiendo los trmites que dan origen a los documentos; aplicacin del Principio de
Orden Original.
La foliacin por norma general se realiza con lpiz de mina negra y blanda tipo HB B, para
esto se colocarn el nmero en la parte superior derecha, de manera consecutiva y de forma
legible pero suave para no causarle dao al documento. Para los expedientes que contiene
soportes como casetes, videos, cintas, planos, mapas y otra serie de formatos, es necesario
emplear una hoja testigo donde se registrar en nmero de folio a donde pertenece y todos
los datos referentes a su ubicacin fsica.
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Almacenamiento
Una vez se tenga la documentacin foliada se proceder a su almacenamiento para esto
utilizando carpetas de tapa separada, sin embargo se debe considerar en esta parte si se
pueden reutilizar las carpetas en las cuales se encontraba la documentacin inicialmente,
por otra parte tambin debe considerarse aspectos como el tiempo de retencin para las
series, subseries o asuntos que estamos organizando; porque si se encuentra prximo a
cumplirse su tiempo de retencin no se amerita se haga un inversin en insumos nuevos,
esto es para la documentacin que debe integrarse a un archivo central.
Para la documentacin que deba seleccionarse o de conservacin permanente sus
condiciones de almacenamiento varan con relacin al tipo de material y dems insumos
para su almacenamiento; para esto debemos observar los lineamientos establecidos por la
Direccin Archivo de Bogot, para la documentacin de eliminacin fuera del inventario
(analtico y su debida identificacin de unidades de almacenamiento) no requiere de insumos
de archivo, no hay necesidad de re-almacenar (encarpetar), en muchos casos se pueden
armar legajos, pero bien identificados.
Al almacenar la documentacin tengamos en cuenta hacerlo utilizando una carpeta para
cada doscientos folios, si tenemos un expediente de 220 folios no se amerita utilizar una
nueva carpeta por cuestiones de costos. Las carpetas ya organizadas sern guardadas
preferiblemente en cajas de archivo de referencia X 200; una caja de esta referencia puede
almacenar un promedio de seis carpetas; cada una de 200 folios
Rotulacin
La rotulacin consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificacin,
ubicacin y consulta de la informacin correspondiente a los expedientes que han sido
organizados; para este propsito la documentacin del FDA se ha clasificado por series,
subseries o asuntos, igualmente esta documentacin pertenece a unas reas, secciones o
dependencias, y su ordenacin dentro de las unidades de almacenamiento se ha realizado a
partir de fechas extremas, igualmente las carpetas tienen una determinada capacidad de
almacenamiento de folios. Toda esta informacin es la que aparecer registrada en el rotulo
de cada una de las carpetas o unidades de almacenamiento.
La informacin registrada en el rotulo corresponde a: Nombre del FDA (institucin),
dependencia, seccin o rea a la cual pertenece la documentacin, nombre de la serie,
subserie o asunto, fechas extremas; el documento ms antiguo y el ms reciente de la
carpeta o unidad documental, el total de folios contenidos en la unidad de almacenamiento y
el nmero de la caja en la cual se encuentra almacenada la carpeta o unidad de
almacenamiento. Esta informacin la bsqueda, ubicacin y consulta de la informacin.
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Inventario
Con la informacin consignada en los rtulos de las carpetas o unidades de almacenamiento
se elaboran los inventarios que sean necesarios, esto a partir de la disposicin final
establecida en la TVR. Esto porque la documentacin del FDA se ha dividido por periodos,
dentro de cada periodo se ha clasificado por series, subseries o asunto y estos son
agrupados en las dependencias a las cuales pertenecen.
De acuerdo a los periodos en que se ha clasificado el FDA se elaborar un inventario para
cada uno; esto para la documentacin que deba retenerse porque ser incorporada a un
archivo central, para la documentacin que deba transferirse a un archivo histrico y para la
documentacin que ser eliminada.
El inventario es un instrumento de descripcin de la documentacin, que adems va a
facilitar el control sobre las existencias en un archivo, igualmente facilita la bsqueda,
consulta y prstamo de la documentacin, por eso el inventario requiere ser lo ms veras,
claro, preciso, completo, elaborado como se seal en un formato estndar y de uso comn
para las entidades. Si durante el levantamiento del inventario de toda la documentacin del
FDA en su estado natural se hizo de manera puntualmente y rigurosa; ste servir para la
conformacin del nuevo.
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Anexo 1
FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT
NMERO CDIGO
DE
SERIE,
ORDEN SUBSERIE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN
DOCUMENTAL
329
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
A.C.E
T.P
N.P
O.A.G
No. Folios
SOPORTE
EA
aaaa
mm dd
No. Transferencia
CDIGO: 2215100
FECHAS EXTREMAS
Inicial
Final
DESCRIPCIN
dd
328
mm aaaa
dd
mm aaaa
UNIDAD DE CONSERVACIN
Caja
Carpeta Tomo
Otro
FRECUENCIA DE
CONSULTA
A
INDICADORES SEGURI
DE DETERIORO
DAD
SIGNATURA
TOPOGRFICA (AC)
B
D
MA
G R
Diagnsticos y prpuestas
tcnicas; 2002 - 2006
31/10/2002
01/11/2006
46
508 (-)
402.46.0.0.0
DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
Canal Capital
27/12/2005
01/11/2006
46
182 (1-182)
402.46.1.0.0
330
DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
05/10/2006
05/10/2006
46
112 (1-112)
402.46.2.0.0
331
DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
04/03/2003
22/12/2004
46
86 (1-86)
402.46.3.0.0
332
DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
DIAGNOSTICOS DE FONDOS
ACUMULADOS SECRETARIA X
01/11/2003
11/06/2004
46
88 (1-88)
402.46.4.0.0
333
DIAGNSTICOS DE
DIAGNSTICOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
31/10/2002
27/08/2003
46
40 (1-40)
402.46.5.0.0
335
INFORMES
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
CONTRATOS 2004
19/04/2004
19/05/2005
47
541 (-)
402.47.0.0.0
336
INFORMES
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
07/10/2004
19/05/2005
47
186 (1-186)
402.47.1.0.0
337
INFORMES
18/05/2004
17/05/2005
47
184 (1-184)
402.47.2.0.0
339
INFORMES
16/12/2004
16/05/2005
47
171 (1-171)
402.47.4.0.0
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
Elaborado Por
Entregado Por
Recibido Por
Cargo
Cargo
Cargo
Firma
Firma
Firma
Lugar y Fecha
Lugar y Fecha
CONVENCIONES:
AG
Archivo de Gestin
AC
Archivo Central - Diligenciar para transferencia
A
B
Alta
Baja
FRECUENCIA DE CONSULTA
M
N
Media
Ninguna
Inventario Inicial
I
A.C.E Apertura Conformacin Expedientes
T.P Transferencias Primarias
NOTAS
Lugar y Fecha
OBJETO DEL INVENTARIO:
Entrega de archivo por novedad de personal
N.P
O.A.G Organizacin Archivos de Gestin
Entrega de Archivo (fusin, supresin, creacin dependencias)
E.A
INDICADORES DE DETERIORO
BIOLOGICO
B
D
DESGARROS
MATERIAL AGREGADO
MA
SEGURIDAD
G
General
R
Reservad
37