CONSTRUCCION DE RELACIONES CON LOS CLIENTES Y SOCIOS

Las relaciones establecen las bases para el financiamiento y las oportunidades de

ganar contratos.
Para construir una relacin es importante ser proactivo y estar comprometido
Comprender las necesidades del cliente para alcanzar las metas y tener xito
Establecer y generar confianza es fundamental para el desarrollo de relaciones
efectivas y exitosas, pero para llegar a ellas requiere tiempo y trabajo.
Resolver problemas no solo limitarnos a identificarlos.
Se aprende ms de escuchar que hablar.
MARKETING PREVIO A LA SOLICITUD DE PROPUESTA
Los contratistas necesitan desarrollar relaciones con los clientes potenciales mucho
tiempo antes de elaborar una solicitud de propuesta.
El contratista debe estar familiarizado con las necesidades, requerimientos y
expectativas de los clientes.
Se solicita al cliente informacin, datos y documentacin sobre la necesidad o
problema.
DECISION PARA DESARROLLAR UNA PROPUESTA
Decisin de licitar/ no licitar: Evaluacin que determina si una preparacin de
propuesta sigue adelante o no.
Factores que apoyan la decisin de desarrollar una propuesta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Competencia
Riesgo
Misin
Ampliacin de las capacidades
Reputacin
Fondos del cliente
Recursos de la propuesta
Recursos para el proyecto

Los contratistas deben ser realistas respecto a su habilidad para elaborar propuestas y
a la probabilidad de ganar el contrato
ELABORACION DE UNA PROPUESTA GANADORA
El proceso de propuesta es competitivo, una propuesta es un documento de venta, no
un informe tcnico.
La propuesta debe cumplir con la descripcin de trabajo del cliente y los
requerimientos de la solicitud de propuesta
En la propuesta se debe convencer al cliente que:
-Se entiende lo que el cliente est buscando, se puede realizar y hacer frente a la
necesidad o resolucin del problema, har un trabajo profesional, se completar el
proyecto dentro del presupuesto y el programa dejando al cliente satisfecho.

En una propuesta, el contratista debe resaltar los factores nicos que lo

diferencian de los competidores.
Las propuestas deben redactarse de una manera simple y concisa, se debe abordar las
necesidades especficas del cliente. DEBE SER REALISTA EN CUANTO AL ALCANCE, EL
COSTO.
PREPARACIN DE LA PROPUESTA
Puede ir desde una sola persona hasta un grupo de personas con expertise diferente. El
desarrollo de una propuesta completa para un proyecto de grandes dimensiones de
tratarse como un proyecto en s mismo.
Una propuesta debe contener suficientes detalles para convencer al cliente que el
contratista proporcionar el mayor valor al cliente.

CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Se organizan en tres secciones:
Seccin tcnica: Objetivo; Convencer al cliente de que el contratista entiende
la necesidad o el problema y puede proporcionar la solucin menos riesgosa y
ms beneficiosa. Elementos:
1. Comprender la necesidad: Se expone que se comprende el problema o la
necesidad del cliente y establecer las bases para la solucin.
2. Enfoque o solucin propuesta: Para un problema a veces se requiere un
anlisis antes de que una solucin se describa con detalle. En estos
casos se debe describir el enfoque o la metodologa que se utilizar en el
desarrollo de la solucin.
Elementos: Descripcin de cmo se recabarn, analizarn y evaluarn
los datos sobre la necesidad o problema. Descripcin de los mtodos que
se utilizarn para el desarrollo de la solucin. Justificacin del enfoque o
la solucin propuesta. Confirmacin de que la solucin o enfoque
cumplir con cada uno de los requerimientos de la solicitud de
propuesta. Excepcin: Variacin de los requerimientos especficos.
3. Beneficios para el cliente: Sealar como el enfoque beneficiar al cliente
y cumplir con los criterios de xito.
Seccin Administrativa: Objetivo; Convencer al cliente de que puede hacer
el trabajo propuesto y lograr los resultados buscados. Elementos:
1. Descripcin de las tareas de trabajo: Definicin de las tareas principales
que se realizarn en la ejecucin del proyecto con su descripcin.
2. Entregables: Lista de todos los entregables que se proporcionarn
durante el proyecto
3. Programa del proyecto: Cronograma para realizar las tareas principales
requeridas para completar el proyecto, mostrando que se puede
terminar en el marco de tiempo establecido en la solicitud de propuesta.
4. Organizacin del proyecto: Descripcin de cmo se organizar el trabajo
y los recursos a ocupar. Asignacin de responsabilidades.

5. Experiencia relacionada: Lista de proyectos similares que se hayan

realizado con descripcin.
6. Equipo o instalaciones: Lista de equipo o instalaciones especiales con
que se cuenta para convencer al cliente que se tienen los recursos
necesarios.
Seccin de Costos: Objetivo; Convencer al cliente de que el precio del
contratista es realista y razonable.
1. Mano de obra: Costos de las personas que estn esperando trabajar en
el proyecto.
2. Materiales: Los que el contratista debe comprar para el proyecto
3. Equipos:
4. Instalaciones: se podrn requerir instalaciones especiales
5. Subcontratistas y consultores:
6. Viajes
7. Documentacin
8. Costos indirectos: Seguros, contabilidad, marketing, y RH
9. Incremento en los sueldos:
10.Contingencia: o reserva administrativa: cantidad que el contratista
puede incluir para cubrir situaciones inesperadas que surjan durante el
proyecto
CONSIDERACIONES DE LA FIJACIN DE PRECIOS
No fijar un precio excesivo, no fijar un precio demasiado bajo, se perdera
dinero
Puntos para determinar el precio de un proyecto:
1.
2.
3.
4.
5.

Fiabilidad de los costos estimados:

Riesgo
Valor del proyecto para el contratista
Presupuesto del cliente
Competencia

PROPUESTA DE PROYECTO SIMPLIFICADA

Una propuesta simplificada o bsica aplica en proyectos ms pequeos o
menos complejos, esta debe contener:
1. Exposicin de la necesidad del cliente:
2. Supuesto: Establecer todas las hiptesis que pueden afectar el alcance o
el precio de la propuesta del contratista
3. Alcance del proyecto: descripcin del enfoque del contratista para hacer
frente a la necesidad, definir las tareas. Debe tener suficiente detalle
como para convencer al cliente de que se tiene un enfoque factible,
prctico y exitoso.
4. Entregables: Cuanto ms descriptivo y cuantitativo sea el contratista
respecto a los entregables, ms demostrar su conocimiento.

5. Recursos: Expertise y habilidades que el contratista utilizar en el

proyecto, se podr establecer alguna ventaja competitiva, persuadir al
cliente
6. Programa:
7. Precio: Convencer que el precio es justo y razonable
8. Riesgos:
9. Beneficios esperados:
La propuesta debe centrarse en la calidad de contenido en vez de hacerlo en la
cantidad de pginas

PRESENTACION Y SEGUIMIENTO DE LA PROPUESTA

Se pueden solicitar varias copias de la propuesta para la difusin interna del
cliente.
Los contratistas deben seguir siendo proactivos, incluso despus de presentar
la propuesta. Se debe llamar para confirmar la recepcin, despus contactar
nuevamente para saber si hay alguna duda o si se necesita una aclaracin. Se
debes ser receptivo en vez de agresivo.
A veces el cliente no accede a este seguimiento para no darle a algn
contratista ventaja competitiva injusta.
EVALUACION DE PROPUESTAS POR PARTE DEL CLIENTE
A veces se compara primero los precios de las distintas propuestas y se
seleccionan. Por otro lado se descartan las propuestas que rebasan el
presupuesto del cliente o cuya seccin tcnica no cumple con todos los
requerimientos establecidos en la solicitud.
A veces las propuestas tcnicas y administrativas se evalan primero sin
considerar los costos y las que tengan mayor puntaje se les evala el costo.
Criterios de evaluacin:
1. El cumplimiento de la definicin de trabajo y los requerimientos de la
solicitud
2. Comprensin de la necesidad o problema del cliente
3. Solidez y viabilidad del enfoque
4. Experiencia y xito del contratista
5. Capacidad administrativa para planear y controlar el proyecto para que
se logre dentro del programa y presupuesto
6. Realismo del programa
7. El precio, que sean costos sensatos, reales y completos.
OFERTA MEJOR Y FINAL (OMYF): Ultima oportunidad para que el contratista
reduzca sus precios y poder ganar el contrato.
CONTRATOS

Se debe firmar un contrato entre el cliente y el contratista antes de seguir

adelante con el proyecto. Un contrato es un vehculo para establecer una
comunicacin entre el cliente y el contratista y legar a una comprensin
mutua, con el fin de asegurar el xito.
Es un acuerdo entre el contratista quien acepta realizar el proyecto y
proporcionar entregables, y el cliente quien acepta pagar cierta cantidad de
dinero.
Se debe explicar en detalle los entregables que se esperan entregar y las
condiciones de pago del contratista.
CONTRATOS DE PRECIO FIJO (bajo riesgo para el cliente)
Se acuerda un precio fijo para el trabajo propuesto, es de bajo riesgo para el
cliente, no se pagar ms del precio acordado sin importar la inversin del
contratista. Es de alto riesgo para este ltimo debido a que el costo para el
proyecto sea mayor del previsto, habra una perdida
Un contratista que licita con este contrato debe desarrollar estimaciones de
costos precisas y completas e incluir costos de contingencia.
LOS CONTRATOS DE PRECIO FIJO SON MAS APROPIADOS PARA PROYECTOS
QUE ESTAN DEFINIDOS CORRECTAMENTE E IMPLICAN POCO RIESGO.
CONTRATOS DE REEMBOLSO DEL COSTO
Cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales, ms una ganancia
de comn acuerdo. Alto riesgo para el cliente ya que se puede rebasar el precio
propuesto. Se debe monitorear el costo real vs el costo previsto y obtener un
precio original
ESTE CONTRATO ES MAS APROPIADO PARA PROYECTOS QUE IMPLICAN UN
RIESGO
TERMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO
1. Distorsin de los costos: ilegal exagerar los costos
2. Aviso de exceso de costos excedidos o retrasos en el programa:
circunstancias que se deben notificar, tanto la razn como un plan de
acciones correctivas.
3. Aprobacin del subcontratista: aprobacin del cliente antes de
4. Equipo o informacin proporcionada por el cliente: protege al contratista
de demoras
5. Patentes:
6. Revelacin de info confidencial: know how, tecnologas, procesos
7. Consideraciones internacionales: adecuaciones para clientes extranjeros
8. Terminacin: condiciones por las cuales se puede dar por terminado el
contrato
9. Condiciones de pago: tipos de pago al contratista; pagos mensuales, o
trimestrales iguales, porcentajes del monto total conforme al avance, un
solo pago al terminar el proyecto

10.Pagos por bonos / penalizaciones: 1. Se paga si el proyecto se termina

antes supera el desempeo, 2. Se puede reducir el pago si pasa lo
contrario
11.Cambios: procedimiento para proponer, aprobar e implementar cambios
al alcance, programa o presupuesto.
MEDICION DEL XITO DE LA PROPUESTA
Tasa de xito; porcentaje del nmero de propuestas ganadas vs el nmero
de propuestas presentadas en un periodo. Otra forma es medirlo con base
al valor monetario de las propuestas ganadas vs el valor monetario de las
propuestas presentadas. Por ltimo se da ms peso a las propuestas con
montos mayores.
Contratista: 1.presenta propuestas infinitas a diversos proyectos esperando
ganar alguna
2. Se toman decisiones concisas y se seleccionan las propuestas con ms
posibilidad de ganar presentando menos propuestas pero asegurando ms
el xito