PROCEDIMIENTO

3127-PT-SUM-01

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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

COMPRAS
PROYECTO GASYRG ESTACIN DE COMPRESIN VILLAMONTES

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ndice
1. OBJETO................................................................................................................
2. ALCANCE..............................................................................................................
3. DEFINICIONES........................................................................................................
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..............................................................................
5. RESPONSABILIDADES............................................................................................
6. METODOLOGA......................................................................................................
6.1. Evaluacin de Proveedores:.............................................................................
6.2. Gestin de Pedido de Precios..........................................................................
6.3. Gestin de Compras.........................................................................................
6.4. Inspeccin.........................................................................................................
7. REGISTROS...........................................................................................................
8. ANEXOS................................................................................................................

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1.

OBJETO
Este PROCEDIMIENTO describe la forma operativa de la Gerencia de
Suministros y su interrelacin con la gerencia del proyecto y sus correspondientes
reas en la gestin de adquisicin de equipos, materiales o servicios que afecten
o puedan afectar la calidad del suministro de TECNA.

2.

ALCANCE
Este documento es aplicable durante la gestin de compras de materiales,
insumos, equipos y servicios de Tecna del Proyecto 3127 Gasyrg Estacin de
Compresin Villamontes.
Cuando se presenten casos particulares relacionados con el cumplimiento de
requisitos contractuales, se debern emitir nuevas instrucciones que definan la
metodologa a seguir.

3.

4.

DEFINICIONES
AST:

Consorcio Astra-Santos CMI-Tecna.

GS:

Gerencia de Suministros.

GCSSA:

Gerencia de CSSA.

RC:

Requerimiento de Compra.

OC:

Orden de Compra.

VENDOR LIST:

Lista de Proveedores Aprobada por el Cliente

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2000
Manual de Gestin de CSSA
PT-SUM-01 Procedimiento de Compras.
IT-SUM-01 Calificacin de Proveedores.
IT-SUM-02 Mtodos de Compras.
IT-SUM-03 Elaboracin Requerimiento de Compras.
3127-IT-ING-02 Codificacin de documentos de Ingeniera

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5.

RESPONSABILIDADES
Los responsables de las distintas reas generan la RC como se indica en la
presente instruccin.
El coordinador del proyecto es responsable de:
-

Aprobar la RC

Firmar la OC

El Responsable de Suministros es responsable de:

6.

Solicitar la calificacin de los proveedores a CSSA

Realizar la Gestin para realizar la compra.

Generar la OC

Coordinar con el Gerente de CSSA las inspecciones que fueren

necesarias

Archivar las OC y las RC

METODOLOGA
6.1. EVALUACIN DE PROVEEDORES:
Todas las compras destinadas a Obras, sern canalizadas a travs de
proveedores evaluados y aprobados por la Gerencia de CSSA incluidos en el
Vendor List, sobre la base de los lineamentos de la Instruccin: IT-SUM-01
Calificacin de Proveedores.
De presentarse un potencial proveedor no incluido en el Listado de
Proveedores Aprobados, el Gerente de Suministros deber Solicitar a la Gerencia
de CSSA, su evaluacin y pedir su aprobacin por parte del cliente para que sea
incluido en el Vendor List.
En los casos particulares de proyectos donde el cliente indique
contractualmente un listado de proveedores por l aceptados, deber verificarse
que los mismos estn Evaluados y aprobados por Tecna.

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6.2. GESTIN DE PEDIDO DE PRECIOS

El coordinador del Proyecto enviar a la Gerencia de Suministros un mail en el
que se adjuntar la documentacin tcnica (del equipo o material), Fecha de
necesidad de la oferta, Plazo de entrega, Repuestos necesarios. Adjuntndose el
documento 3127-X-RM-ZZZ. A partir de ste mail se iniciar la gestin de pedido
de precios.

6.3. GESTIN DE COMPRAS

Cada rea generar sobre la base de sus necesidades, los requerimientos de
compra (RC) correspondientes, utilizando el Formulario F-001 los que contendrn
todos los datos necesarios para la adquisicin inequvoca del material deseado,
las normas o especificaciones aplicables, proveedores sugeridos (de ser
necesario), fechas de entrega requerida, requerimientos de embalaje y transporte,
nivel de inspeccin y las condiciones de inspeccin pactadas contractualmente
con el Cliente, si las hubiere. El Coordinador del Proyecto aprueba las RC.
El RC ser fechado y firmado por el solicitante y deber cumplir con todas las
etapas de aprobacin indicadas en la IT-SUM-03 quedando la aprobacin final
como responsabilidad del Coordinador de Proyecto o quien l designe en su
ausencia, previo a su entrega al GS para su gestin.
La GS, con el RC iniciar su gestin a los efectos de adquirir el material a los
proveedores incluidos en Vendor List acordado con Transierra
En el caso de suministros tcnicamente complejos el GS realizar las consultas
que considere necesarias con el Coordinador del Proyecto.
Definido el proveedor al que se le encomendar el suministro, el GS generar
una Orden de Compra (OC), utilizando el Formulario electrnico en la que se
transcribirn todos los datos contenidos en el RC necesarios para la compra, los
requisitos de calidad e inspeccin y las condiciones comerciales pactadas.
Dicha OC ser firmada por el Coordinador de Proyecto. Luego de firmada dicha
OC queda aprobada para su emisin al proveedor.
La GS distribuir copias de la OC de acuerdo a lo indicado en la IT-SUM-02.

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Todo cambio relacionado con la provisin, deber ser documentado mediante

la revisin del RC por el Coordinador de Proyecto y podr originar la anulacin de
la OC original y la emisin de una nueva OC en su reemplazo, cumpliendo los
mismos pasos que la emisin de la OC original.
En estos casos toda nueva revisin de una OC debe indicar que la misma
anula y reemplaza a la OC anterior.

6.4. INSPECCIN
El Gerente del Suministros ser el responsable de coordinar con el Gerente de
CSSA o con quin l designe, las fechas previstas para la ejecucin de las
inspecciones y/o ensayos necesarios para la aprobacin del suministro y a los
efectos de satisfacer los requisitos contractuales del Cliente, lo estipulado en la
OC y el nivel de inspeccin.
La Gerencia de CSSA deber contar, a los efectos de planificar las
inspecciones, con una copia de cada OC, que le ser entregada por la GS.
Se considerar tcnicamente cumplida aquella OC que, de ser requerida,
posea la aprobacin en todo su alcance por parte de la Gerencia de CSSA de
TECNA, mediante un Informe de Control de Calidad y la aprobacin del Cliente en
caso que sea requerida contractualmente.
En caso de existir rechazos u observaciones sobre el suministro la Gerencia de
CSSA informar al Lder de Proyecto y a la GS.
De ser requerido, para la inspeccin de suministros de importacin podrn
contratarse servicios de una agencia de inspeccin de reconocimiento
internacional, la cual deber estar calificada como proveedora de servicios.

7.

REGISTROS
Los RC sern ordenados por Proyecto y las OC por nmero correlativo. Ser
responsabilidad del personal designado por el Gerente de Suministros mantener
los registros.
Todos stos registros originales sern archivados en la GS y la Coordinacin
del Proyecto archivar copia de las RC que hubiera emitido.

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Los informes de Control de Calidad se archivarn en la Gerencia de CSSA por

el responsable designado, adjuntos a una copia de las OC correspondientes, por
Proyecto.
Los registros generados se conservan por 5 aos.
Los registros tendrn un tiempo de mantenimiento en archivo de acuerdo a lo
indicado en el PG-02, salvo que existan requisitos legales o contractuales que
requieran un plazo mayor.

8.

ANEXOS
F-001 Requerimiento de compra
3127-X-RM-ZZZ Requisicin de compras

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