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Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las
relaciones interpersonales, por pequeo que sea el negocio o empresa siempre
requerir de la transmisin de un mensaje escrito, de transar, hacer
negociaciones.
-Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el
registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por
ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.
Los documentos contables son importantes porque vienen a ser la columna de la
organizacin. Son el fin por el cual se ha creado la organizacin.
1. EL DATO Y LA INFORMACIN
1.3. La Informacin
Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que
apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad, una investigacin o
estableciendo de manera comparativa una situacin o un fenmeno.
La informacin cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir
tomar una decisin, tanto a nivel personal como empresarial que conllevar a un
punto de dificultad, pero a su vez a una solucin.
De acuerdo a lo anterior, se puede entender que la informacin no divaga en su cuerpo
sino que, por el contrario, se concreta como se puede observar en el siguiente esquema:
(Ver grfico).
1.4. Tipos de Informacin
Al igual que los datos, la informacin tiene una caracterizacin diferente, dependiendo de
la naturaleza de su contenido:
2. DOCUMENTO
Empecemos por decir que un documento es un instrumento que contiene la
informacin necesaria para realizar la transmisin del conocimiento humano, y que
de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situacin facilitando
el acceso a temas especficos.
manera:
4.1. Segn el Soporte
5. TIPOLOGA DOCUMENTAL
Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar segn la
actividad para la cual est diseada y la informacin y mensaje que se desea
transmitir,
como
se
seala
a
continuacin:
Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto
de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales,
informes
ejecutivos,
informes
presupuestales
y
circulares.
Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el
registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por
ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.
Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones
fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo
la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones, las
escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los documentos
especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes
electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
La teora del ciclo vital de los documentos surge a travs del planteamiento de un
comit norteamericano que observ que el cmulo de documentos superaba el
espacio dentro de los archivos de la organizacin, y que esta misma situacin
tambin se presentaba en todo el mundo. En un primer trazado identifican tres
primeras
Primera
fases:
edad: Desde
su
creacin
hasta
que
se
da
el
trmite.