ENCARGADO

Juan Ernesto
Juan Ernesto
COMIT DE
LOGISTICA

IT DE
STICA

COMIT DE PONENCIAS

COMIT DE
PRESUPUESTOS

DE LOGISTICA

COMIT DE IMAGEN Y DIFUSIN

COMIT DE
LOGISTICA

STANDS

COMIT DE
PROTOCOLO
COMIT DE REGISTROS

COMIT DE LOGISTICA

COMIT DE
CONCIERTO

COMIT DE STANDS

ACTIVIDADES/DAS
CONFIRMACIN SEDE - CENTRO CULTURAL MEXIQUENSE
entrega del oficio corregido
DEFINIR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DEFINIR PRESUPUESTO/ COTIZACIONES
CONFIRMACION PONENTES
ENTREGAR INVITACIONES
CONFIRMAR PONENTES

1. Hanna Jaff
2. Pilotos por la Seguridad Vial
3. Too Esquinca
4. Fundacin Slim conferencistas
5. Leo Morales
6. Roberto Rueda Ochoa
7. Liz Duck
8. Alfredo Talavera
Recopilar curriculos de ponentes
Delimitar semblanzas
Recopilar presentaciones de ponentes
CONFIRMACIN PANEL ROTARIO/ROTARACT/INTERACT
ENTREGAR INVITACIONES
CONFIRMAR ASISTENCIA
1. Frank Devlyn
2. Patricia Vela
3. Andrea Figueroa
4. ROTARACT
5. Veronik de la Parra
6. Ale Rosas
7. INTERCAMBISTA
8. MODERADOR
Recopilar curriculos de ponentes
Delimitar semblanzas
Recopilar presentaciones de ponentes
IMPRESIN DE RECONOCIMIENTOS Y ENMARCADO
COFFE BREAK - PONENTES
ENTREGAR INVITACIONES

17 18 19
X

CONFIRMACION INVITADOS ESPECIALES

1. Secretario de Cultura y Deporte
2. Presidente Municipal Toluca
3. Presidente Municipal Metepec
4. Presidente Municipal Zinacantepec
5. Olga Mara Esquivel Hernndez - Diputada Federal
6. PATROCINADORES
PUBLICIDAD
*VIDEOS ROTARY/ROTARACT/INTERACT
Diseo de Carteles
Impresin de Carteles
Diseo de Banners (RYLA, Rotaract, Interact, Rotary)
Diseo de Lona RYLA (escenario)
Diseo de playeras Staff
Pedido de playera
Diseo de gafetes con programa
Pedido de gafetes con programa
Diseo de reconocimientos (ponentes, invitados, participantes stands,
patrocinadores)
Diseo de flyer
Impresin de flyers
Diseo de banners Ponentes
Impresin de banners Ponentes
Material de difusin para redes sociales
Montar imagen de Rotary en el centro cultural Mexiquense
COTIZAR - KIT de bienvenida para participantes (LLAVERO, libreta y pluma
/ TAZA/ TERMO)
Incluir diseo en KIT de bienvenida
Cobertura del evento en vivo
CONFIRMACION ESCUELAS ASISTENETES (ENTREGA DE OFICIOS Y
CARTELES
REPARTIR FLYERS
DEFINIR LISTA DE ESCUELAS
UAEM
IUEM
TEC DE MONTERREY
SIGLO XXI
UVM
FRANCO INGLES
PREPA TEC
EBC
TEC MILENIO
TECNOLGICO DE TOLUCA

 UVT
UNITEC
STAFF
EQUIPO DE SONIDO
PAGO DE PLAYERAS RYLA-STAFF
TEMPLETE (medir el espacio)
RUEDAS ROTARIAS
PODIO (medir el espacio)
MESAS
LONA / CARPA (medir el espacio)
Salas Lounge (5 escenarios)
BANNERS CLUBES ROTARIOS
PRESIDIUM
SOUNDCHEK
DISTRIBUCIN DE ESPACIOS
REQUERIMIENTOS MATERIALES/ELECTRONICOS
DISTRIBUCIN DE MATERIAL - COMITS
PROTECCIN CIVIL / BRIGADA ROTARIA
DEFINIR SOCIOS Y HORARIOS POR CLUB - STAFF

PARTICIPANTES
Registro en linea
Crear evento en facebook
Difusin del evento
Entrega de carteles
Repartir flyers
Organizar registro en puerta (recepci{on)
Material (laptop y listas de asistencia)
Entrega de gafetes conprograma
Entrega de KITS de bievenida
Monitoreo de asistentes por conferencia
Reporte final de asistentes
CIERRE DE INSCRIPCIONES
PROTOCOLO
Campana
BANDA DE GUERRA
Mazo
BANDERA DE MEXICO
Definir programa del evento (GUIN)
Elegir Maestros de Ceremonias (2)
Elegir presentadores de Ponentes
Elegir Sargentos de Armas
Seguimiento del evento
STANDS
Rotario
Rotaract

Interact
Intercambistas
Escuelas
Patrocinadores
Instituciones
Organizaciones Sociales
Foodtrucks
Definir espacios (mapa)
Confirmar Pagos de STANDS
Tramite con FURMEX (deducibles de impuestos)
Montaje de Stands
PRESENTACIIN CULTURAL
PROPUESTAS banda/grupo/orquesta participantes
DEFINIR PRESENTACIN
Delimitar requerimientos para presentacin
TEMPLETE
Sonido
Montaje del escenario
Logistica del evento

RYLA 2016 DISTR

CRONOGRAM
20

21

22

MARZO
23 24 25 26 27

28 29

30

31

X
X
X

X
X

X
X

X
X

X
X
X

X
X
X

016 DISTRITO 4170

CRONOGRAMA
9 10

11

12

13

14

ABRIL
15 16 17

18

19

20

21

22 23

24

25

26

X
X
X
X

X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X

X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

27

28

29 30

MAYO
10 11

12

13

X
X
X

X
X
X
X

14

X
X
X

X
X

X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

15

16

17

18

19

20

X
X
X
X
X
X

RYLA 2016
PONENTES
NOMBRE

1. Hanna Jaff
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Pilotos por la Seguridad Vial

Too Esquinca
Fundacin Slim conferencistas
Leo Morales
Roberto Rueda Ochoa
Liz Duck
Alfredo Talavera

INVITACION

HORARIO

CONFIRMADO

ENCARGADO

RYLA 2016
ESCUEL
UAEM
IUEM
TEC DE MONTERREY
SIGLO XXI
UVM
FRANCO INGLES PREPA TEC- Sofa de la Parra
EBC
TEC MILENIO
TECNOLGICO DE TOLUCA
UVT
UNITEC
.
CUZEM
.
ITUEM
.
ARISTOS
.
ARGOS
.
CENCA (PREPA)
.
UNIM
TOTAL:
INVITACIONES PUBLICO EN GENERAL:
INVITACIONES ROTARIOS Y ROTARACT:
INVITACIONES COLEGIO DE CONTADORES:

RYLA 2016
ESCUELAS
INVITACIONES

CONFIRMADAS

RESPONSABLE

TOTAL:
TOPE:

# INVITACIONES
100
80
80
80
80
80
80
80
80
80
80
40
40
30
30
1040

1040
1000 PERSONAS

PRESUPUESTO
APOYO CLUBES ROTARIOS:
APOYO GOBERNATURA:
FURMEX
RECAUDACIN EQUIPO LIDERAZGO
FOODTRUCKS
STANDS:
TOTAL:

CONCEPTO
*INVITACIONES PONENTES
* KIT (pluma, libreta, USB/termo/taza) 1500
* TARJETAS PRESENTACIN ROTARACT / INTERACT
* FLYERS (2000)
*INIVITACIONES ESCUELAS
*CARTELES (1000)
* CINTA ADHESIVA (6)
*PLAYERAS STAFF (200)
*LONA RYLA
* RUEDAS ROTARACT (7) / INTERACT (3)
* BANNERS (RYLA, ROTARY, ROTARACT E INTARCT) 28
* PENDONES (1.0 X .50)
* BANNERS PONENTES (6)
* PRESENTES PONENTES (6)
* SALAS ESCENARIOS (2/4)
* DIPLOMAS Y RECONOCIMIENTOS - 30
*COFFE BREAK PONENTES
* CARPA
* TEMPLETE
* EQUIPO DE SONIDO CONCIERTO
* BAOS / LIMPIEZA
* RENTA DE SILLAS (1500)
* PLANTA DE LUZ (2) GASOLINA
* GAFETE ASISTENTES (COLORES)
* GASTOS VARIOS (S.O.S.)
* CONCIERTO / BANDA

TOTAL

PATROCINADORES
UBER
TROSTEN
MUNDO JOVEN
BONAFONT
AGUA ZOE
PEUGEOT
STANDS ESCUELAS
STANDS INSITUCIONES
SPORT CITY METEPEC
FOODTRUCKS

GIMSA AUTOMOTRIZ S.A DE C.V.

SNCHEZ AUTOMOTRIZ S.A. DE C.V.
CHEVY SAN CARLOS S.A. DE C.V.
TELCEL

OBTENDIO

ESTIMADO

20,000
25,000
25,000
17,000

87,000

PUBLICIDAD
COSTO UNITARIO
100
25,000

MONTO TOTAL
100
20,000

600
200
6500
150
70
3,300

1,200
200
6,500
150
14,000
3,300
2,000
7000

250
250
400
800
100

10

1,500
2400
1,600
3000
2,400
8,000
8,000
5,000
4,500
3,000
1,500
5,000

100350

ANTICIPO

PATROCINADORES
CONCEPTO DE PATROCINIO
PUBLICIDAD / VIAJES PONENTES
PUBLICIDAD / RIFA DE UN VIAJE
PUBLICIDAD /
AGUA EMBOTELLADA
AGUA EMBOTELLADA PONENTES
STAND DE INFORMACIN
STAND DE INFORMACIN
STAND
COMIDAS STAFF / VENTA AL PUBLICO
PUBLICIDAD
PUBLICIDAD
PUBLICIDAD
STAND

INFORMACIN
INFORMACIN
INFORMACIN

COSTO
UNITARIO
0

MONTO TOTAL
0

FECHA

LIQUIDACION
0

FECHA
0

FECHA DE ENTREGA
0
0

ANTICIPO

FECHA

LIQUIDACION

FECHA

FECHA DE ENTREGA

SARA MOTA 2705048

INSTITUCIN
UBER
TROSTEN
MUNDO JOVEN
STANDS ESCUELAS
STANDS INSITUCIONES
STAND CLUBES ROTARACT
STAND CLUBES ROTARIOS
STAND FUNDACIN FURMEX
STAND INTERACT
STAND INTERCAMBISTAS

SOLICITUD

RYLA 2016
STANDS
CONFIRMACION

FECHA DE ENTREGA

RESPONSABLE

COSTO

TAMAO

LOGOTIPO

STAFF
HORA
8:30
8:35
9:10
9:15
9:20
9:25
9:30
9:35
9:45
9:45
9:50

ACTIVIDAD
Recepcin de participantes
Entrega de gafetes
Proyeccin del video Qu es Rotary?
Inicio de Protocolo
Campanazo de apertura
Banda de Guerra y Escolta del cuerpo de Bomberos de
Toluca
Reflexin Rotaria
Presentacin de presidio
se invita a tomar asiento a los miembros del presidio y
asistentes
Exposicin de motivos del RYLA
Agradecimientos y reconocimiento a autoridades

9:55
10:00
10:30

Inauguracin del RYLA 2016

10:45
10:50

Entrega de Reconocimientos

11:00

11:30
11:45
11:50
12:00
12:30
12:45
13:00
13:50
14:00
14:05
14:10
14:15
14:20
14:40
16:00

1 Conferencia Magistral
Preguntas y Respuestas
Traslado a otros escenarios
1 Ponencia Simultanea
2 Ponencia Simultanea
3 Ponencia Simultanea
4 Ponencia Simultanea
5 Ponencia Simultanea
Preguntas y Respuestas
Entrega de Reconocimientos
Traslado a escenario principal
Panel Rotario/Rotaract/Interact
Preguntas y Respuestas
Entrega de Reconocimientos
Feria de Proyectos
Deliberacin del Jurado y nombramiento del ganador
Mensaje Final de la Gobernadora
Mensaje de las Autoridades
Resumen Actividades del RYLA 2016
Agradecimientos
Campanazo de cierre
Concierto de Clausura
Termino del Evento

STAFF
ACTORES PRINCIPALES

Patricia Vela Reyna, Andrea Figueroa Mijares

Ernesto Bentez

Andrea Figueroa Mijares

Patricia Vela Reyna
Secretario de Cultura

Patricia Vela Reyna

Juan Ernesto Bentez
Andrea Figueroa Mijares
Patricia Vela Reyna y Andrea Figueroa Mijares

RESPONSABLE

CONTACTO
UAEM
NOMBRE/FACEBBOK/ CORREO
NUMERO DE FOLIO

IUEM

TEC DE
MONTERREY

SIGLO XXI

REGISTRO DE ASISTENTES
ESCUELAS
UVM

FRANCO

EBC

ELAS
TEC MILENIO

TECNOLOGICO
DE TOLUCA

UVT

UNITEC

CUZEM

ITUEM

ARGOS

CENCA

ROTARIOS

ROTARACT

INTERACT

FACULTAD DE
MEDICINA

UNIVERSIDAD
CENTROAMERICANA

INSTITUCIN
SONIDO
RUEDAS ROTARIAS
PODIO
MESAS
MANTELES
EXTENSIONES
BANDERA
BANDERINES
ACTIVIDADES

SOLICITUD

DESCRIPCION

RYLA 2016
STAFF
CONFIRMACION

FECHA DE ENTREGA

DA

# PERSONAS
REQUERIDAS

RESPONSABLE

COSTO

CONTACTO

CLUB

SOCIO

FECHHAS

HORARIO

PUESTO