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ORIENTACIONES BSICAS
PARA EL FORTALECIMIENTO
EN GOBIERNOS LOCALES
ORIENTACIONES BSICAS
PARA EL FORTALECIMIENTO
DEL CONTROL INTERNO
EN GOBIERNOS LOCALES
PRESENTACIN
Con este importante documento que hoy llega a sus manos, la Contralora General de la Repblica pretende
ayudar a las autoridades municipales a alcanzar las metas de su gestin a travs del efectivo uso de los
recursos pblicos teniendo como herramientas clave, el buen desempeo y la accin tica.
En las siguientes pginas se encontrar orientacin bsica que ser til para lograr el desarrollo de una
administracin eficiente, que permita maximizar la productividad de los recursos pblicos de un Gobierno
Local.
La Contralora a lo largo de estos aos de trabajo, ha conseguido identificar las causas por las que la mayora
de municipalidades del pas padecen de una gestin poco eficiente y estas pueden resumirse en tres: falta de
planificacin, ausencia de medicin de desempeo y limitado control preventivo.
El primer paso para una gestin eficaz es contar con un Sistema de Control Interno preventivo slido y ese es
el aporte de este documento, porque contiene el marco normativo, los conceptos bsicos y todo el proceso
para iniciar su implementacin.
Este manual, ha sido elaborado con la colaboracin del Programa de Gobernabilidad e Inclusin de la
GTZ, pensado en que se convierta en un instrumento de fcil entendimiento, til y prctico. Esperamos
haber cumplido con ese objetivo, pero lo ms importante es que usted lo lea y aplique, los beneficios sern
cuantiosos para mejorar la calidad de vida de su comunidad.
Lima, octubre de 2010.
CONTENIDO
PRESENTACIN .......................................................................................................................................... 5
ANTECEDENTES .......................................................................................................................................... 9
SIGLAS
........................................................................................................................................ 95
GLOSARIO DE TRMINOS......................................................................................................................... 97
ANEXOS
........................................................................................................................................ 99
ANTECEDENTES
ANTECEDENTES
En la ltima dcada, como consecuencia del proceso de descentralizacin, el rol de los Gobiernos Regionales
y Gobiernos Locales ha cobrado relevante importancia para las iniciativas de desarrollo en el pas. A la par,
pese a la crisis econmica reciente, la economa ha manifestado un crecimiento econmico sostenido, con un
PBI acumulado desde el 2001 al 2008 de 58.2% y un promedio anual de 5.2%.
En las economas municipales los recursos disponibles igualmente se vieron incrementados significativamente.
Un ejemplo de ello ha sido el crecimiento del Fondo de Compensacin Municipal (FONCOMUN)1 en
un 143% desde 1999 al 2008, el cual representa la principal fuente de financiamiento de la mayora de
municipalidades del pas. Mucho ms notable ha sido lo ocurrido con el Canon Minero que, de un monto
distribuido del S/.110 937 mil nuevos soles en 1997, ha pasado a S/.5 152 632 mil nuevos soles distribuidos
en el 2007.
Este crecimiento de la economa municipal - y de los gobiernos regionales - sin embargo, no ha estado
acompaado de una respuesta institucional acorde al nuevo contexto. Algunas municipalidades an no han
logrado adaptarse a las exigencias que implica una nueva gerencia, no solo por los nuevos recursos de que
disponen2, sino por las nuevas atribuciones y competencias que les toca cumplir como consecuencia del
proceso de descentralizacin y de su rol determinante en la promocin del desarrollo territorial.
Podemos observar limitadas capacidades institucionales que se expresan de diversas formas y grados segn
cada municipalidad. Entre otras podemos sealar:
Diseos organizacionales no alineados a la misin
Estos diseos se alejan de la misin y terminan generando estructuras e instrumentos de gestin
desarticulados de las estrategias y de los objetivos reales de la institucin.
Desconocimiento y uso inadecuado de los instrumentos de gestin
Existe una limitada valoracin de los instrumentos de planificacin, de medicin y monitoreo, de control
gerencial y de planificacin de riesgos.
1 El FONCOMUN es un fondo establecido en el artculo 196 de la Constitucin Poltica del Per, con la finalidad de promover las inversiones en
las 1834 municipalidades del pas.
2 Aunque la ejecucin de las inversiones en los Gobiernos Locales se ha visto incrementada en los ltimos tres aos, la capacidad del gasto se ubica
entre el 49.9% en el 2007 y 49.4% en el 2008 y a agosto del 2009 al 31%; Separata Gestin Presupuestal y Presupuesto Participativo en un
Contexto de Crisis: Amenazas y Desafos para las Regiones, Mayo 2009, Grupo Propuesta Ciudadana.
ANTECEDENTES
El Ciclo de las
Funciones
Gerenciales
El Control y
Evaluacin
La
Organizacin
La Integracin
de Personal
La
Direccin
Una revisin crtica y adecuado desempeo de estas funciones solucionara los problemas antes mencionados.
En general, las instituciones pblicas del pas aun presentan limitaciones en el desarrollo ptimo de estas
funciones. Se identifican prcticas de planeamiento, de organizacin, de integracin de personal y de direccin
en mayor o menor grado de calidad. Sin embargo, si hay una funcin con menor desarrollo y prctica a
nivel institucional, alejada o ausente del ciclo gerencial, es la funcin de control, cuya idea, concepto y
aplicacin, ha estado tradicionalmente entendida como responsabilidad nica de los rganos de control, en
menoscabo de una comprensin integral de dicha funcin, que involucra a las diversas gerencias, funcionarios
y autoridades. Un buen control interno mejora sustantivamente la gestin local.
3
10
Administracin, Una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, funciones de la administracin.
ANTECEDENTES
Es en este marco que la Contralora General de la Repblica ha venido emitiendo en los ltimos aos, diversa
normativa orientada tambin a reforzar la comprensin y prctica del control interno en las entidades pblicas.
Normas que incorporan conceptos, metodologas y herramientas, para el ejercicio de un control con nfasis
en la prevencin de riesgos y con un enfoque transversal a todas las funciones del ciclo gerencial y de sus
funciones; y cuya implementacin no compromete mayor presupuesto o gastos significativos para la entidad,
ya que utiliza principalmente los recursos existentes: personas, tecnologas, buenas prcticas, experiencia
y conocimientos, entre otros. Posiblemente los recursos de mayor demanda en la aplicacin del control
preventivo, sean la voluntad y compromiso de los niveles polticos y tcnicos.
En ese sentido, el presente documento representa una propuesta para aquellas municipalidades que estando
interesadas en iniciar la implementacin del Sistema de Control Interno y teniendo como base la normativa
vigente, requieren an de orientaciones bsicas que les permita dar el primer paso en un proceso progresivo
de mejora continua. El documento no pretende reemplazar la normativa existente, sino apoyar con elementos
mnimos para el inicio del proceso; obviamente se nutre de todos los elementos y componentes ya establecidos
(ver grfico siguiente).
Ley de Control Interno de las Entidades
del Estado (Ley N 28716)
11
UNIDAD I
CONCEPTOS
BSICOS
UNIDAD I
Conceptos Bsicos
CONCEPTOS BASICOS
Al finalizar la presente unidad, los usuarios, sern capaces de:
Competencia 1:
Identificar y discriminar los conceptos de Control Interno y Sistema de Control Interno; adems de comprender
la importancia de incorporar los mismos en su gestin.
Conceptos a tratar
Destrezas a desarrollar
Actitudes a incorporar
El Control Interno
Reconoce la importancia
del Control Interno en los
Gobiernos Locales.
El Sistema de
Control Interno
Competencia 2:
Comprender el concepto de Procesos para luego discriminar los procesos que requieren especial atencin
en la gestin municipal; entre estos ltimos identificarn los problemas ms frecuentes en su gestin y
comprendern la importancia de reconocer los mismos para poder prevenirlos.
Conceptos a tratar
Los procesos
Destrezas a desarrollar
Actitudes a incorporar
Identifica qu es un proceso.
Discrimina los factores que influyen
en los procesos.
Reconoce las caractersticas que
definen un Proceso que requiere
especial atencin.
Identifica los principales Procesos
que requieren especial atencin
Identifica los problemas ms
frecuentes que aparecen en cada
proceso.
Comprende la importancia de
identificar los Procesos que
requieren especial atencin
y sus problemas para poder
prevenirlos a partir del la
adecuada implementacin del
control interno
15
CAPTULO 1
El Control Interno
Captulo 1
El Control Interno
1.1 Qu es el Control Interno?
Desde el punto de vista del ciclo gerencial y de sus funciones, el control se define como la medicin y
correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes
ideados para alcanzarlos4. Para Robbins/Coulter, el control como funcin de la administracin consiste en
Vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Segn las Normas de Control Interno5, el concepto de control abarca lo siguiente:
El Control Interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad,
diseado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los siguientes objetivos gerenciales:
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la entidad, as como
en la calidad de los servicios pblicos que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de prdida, deterioro, uso
indebido de los mismos y actos ilegales, as como contra todo hecho irregular o situacin que pudiera
afectarlos.
Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.
Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales.
Promover que los funcionarios o servidores pblicos cumplan con rendir cuentas sobre la misin u
objetivo que les haya sido encargado, as como sobre los fondos y bienes pblicos que les hayan sido
asignados
Ntese que en la definicin misma de Control Interno, se encuentran comprometidos el Alcalde, los
funcionarios y los servidores de las municipalidades. Asimismo, este concepto est estrechamente vinculado
con la misin y los objetivos de la entidad.
4 Administracin, Una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, Mxico. McGraw Hill. 1994.
5 Aprobadas mediante Resolucin de Contralora General N320-2006-CG publicado el 03.11.2006. Definicin incorporada por INTOSAI en el
marco de l XVIII INCOSAI realizado el ao 2004 en Budapest.
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CAPTULO 1
El Control Interno
Control Previo
Control Simultneo
Control Posterior
Qu es?
Es el conjunto de acciones
de cautela que se realizan
antes de la ejecucin
de los procesos u
operaciones.
Es el conjunto de acciones
de cautela que se realizan
durante la ejecucin
de los procesos u
operaciones.
Es el conjunto de acciones
de cautela que se realizan
despus de la ejecucin
de los procesos u
operaciones.
Cul es su finalidad?
El responsable superior,
el funcionario o servidor
ejecutor en funcin del
cumplimiento de las
funciones establecidas.
Es realizado tambin por
el rgano de Control
Institucional (OCI) segn
sus planes y programas
anuales.
Fuente: Ley N27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.
18
CAPTULO 1
El Control Interno
19
CAPTULO 1
El Control Interno
1.4 Cules son los beneficios de aplicar el Control Interno en los Gobiernos Locales?
Ningn proceso o prctica gerencial que se aplique en las entidades pblicas est completo sin la incorporacin
del control interno; los beneficios que ste trae consigo son diversos:
El control interno contribuye al logro efectivo de los objetivos institucionales: la misin y los objetivos de
las municipalidades constituyen la razn de su existencia; sin ellos, los procesos, acciones y recursos que
asignemos no tendran ningn sentido ni finalidad. El control interno, como funcin y prctica cotidiana,
permite cautelar y verificar que los objetivos se cumplan en la medida de lo planificado y de acuerdo con
las necesidades de la poblacin.
El control interno permite un mejor uso de los recursos escasos: al advertir riesgos y plantear medidas
correctivas antes y durante la ejecucin de los procesos y operaciones, el control interno contribuye a
una mayor eficiencia en el uso de los recursos que por lo general son escasos en las municipalidades.
Por ejemplo, un buen control preventivo podra evitar por ejemplo, las paralizaciones de una obra; los
procesos de seleccin declarados desiertos; los contratos mal elaborados; la deficiente calidad de los
bienes adquiridos; los pagos realizados sin el debido sustento o sin la autorizacin debida; entre muchos
otros casos que terminan generando sobrecostos a la institucin.
La retroalimentacin del control interno genera mayor conocimiento y destrezas en los gestores pblicos:
dado que el control interno preventivo, funciona como sensor de errores y desviaciones, adems de
proponer medidas correctivas. Asimismo, mejora las prcticas gerenciales y operativas, permite reenfocar
los conceptos y metodologas, desarrollando as nuevas habilidades en los funcionarios y servidores de
la entidad. Por ejemplo, en un proceso de seleccin, el control interno enseara la mejor manera de
determinar los precios referenciales; de indagar la presencia de potenciales postores en el mercado; de
elaborar mejor las bases; y de planificar el proceso de manera oportuna y como lo requiere el usuario.
El control interno promueve una cultura orientada al buen desempeo y la tica en la accin pblica:
El desarrollo de mecanismos de control y su
verificacin previa y simultnea, trae como
Qu es el desempeo institucional?
Es la capacidad de la institucin para lograr resultados en el desarrollo
consecuencia la mejora del desempeo
que puedan ser medidos a travs de indicadores previamente
institucional y promueve una cultura del
definidos. El desempeo puede ser medido desde el punto de vista
logro en los gestores pblicos. Su prctica
de los resultados de los procesos llevados a cabo y del impacto que
promueve la tica en la accin pblica, en la
estos generan en trminos de beneficios entregados a la sociedad.
medida que desarrolla conciencia respecto al
10 Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades ( Art111)
11 Constitucin Poltica de 1993 ( Art 31)
20
CAPTULO 1
El Control Interno
21
CAPTULO 2
Captulo 2
El Sistema de Control Interno
Hasta ac hemos presentado qu es el Control Interno, quines lo aplican y cul es su importancia. En este
captulo, nos centraremos en presentar cules son los componentes y Normas de Control Interno que se
aplican en todas las entidades pblicas incluidas las municipalidades.
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CAPTULO 2
I. Ambiente de control
Actividades de
prevencin y
monitoreo
Seguimiento de
resultados
Compromisos de
mejoramiento
5.3.1 Autoevaluacin
5.3.2 Evaluaciones independientes
V. Supervisin
El sistema de
control interno
debe ser objeto de
supervisin para
valorar la eficacia
y calidad de su
funcionamiento
en el tiempo
y permitir su
retroalimentacin.
Tambin debe tener
un seguimiento
que comprende
un conjunto
de actividades
de autocontrol
incorporadas a
los procesos y
operaciones de
la entidad, con
fines de mejora y
evaluacin.
14 Elaborado a partir de la Resolucin de Contralora N 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.
24
Captulo 3
Procesos que requieren especial
atencin en la gestin municipal
En este captulo abordaremos el concepto de los procesos en las municipalidades y de aquellos que por
presentar determinadas caractersticas negativas, se constituyen en procesos que requieren especial atencin
de la gestin institucional.
3.1 Qu es un proceso?
Se denomina proceso a la secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transforman
insumos en determinados productos o resultados.
Para este fin, los procesos requieren de recursos para su ejecucin, los cuales pueden ser financieros,
tecnolgicos, humanos, etc.; as como requiere tambin de un marco normativo o documentacin de
referencia bajo la cual se desarrollan.
Esta definicin se visualiza en el esquema siguiente15, el cual muestra la existencia de un sistema de control,
el cual interviene en cada etapa del proceso (Entrada-Transformacin-Salida).
Por ejemplo, para la construccin de una obra pblica, se requieren de materiales, tales como ladrillos,
cemento (Entrada), personas y el dinero para empezar el proyecto (Recursos), una vez que se cuenta con los
recursos necesarios, viene el proceso de Transformacin, que son todas las acciones que llevo a cabo como
gerente para que la obra sea concluida. Finalmente, entrego a los beneficiarios o usuarios, la obra concluida
que es el producto final (salida). Asimismo, cabe resaltar que en cada secuencia de Entrada-TransformacinSalida, interviene el control interno, en el sentido de que para empezar la obra (entrada), necesito contar por
ejemplo con la aprobacin del expediente tcnico y tener toda la documentacin pertinente en orden; lo cual
es en efecto una accin de control interno. De la misma forma en la transformacin, el Gerente de Obras
debe tener en cuenta que para el logro de sus objetivos, sus acciones deben estar alineadas a las directivas
de ejecucin de obras que maneja la entidad (marco normativo). En consecuencia, cada etapa, se asocia
a mecanismos de control interno, lo cual favorece a la generacin de procesos ptimos al interior de las
instituciones.
15 Adaptado del texto Gerencia de Procesos, Hernando Mario Navarrete, Editorial Alfaomega, 2003.
25
Transformacin (Las
acciones que se llevan
a cabo)
Usuarios o
Demandantes del
producto/servicio
Proveedores
- Requerimiento
- Materiales
- Personal
- Sistema SEACE
- Presupuesto
- PAC
Proceso de
contratacin ejecucin
Obra ejecutada de
forma eficiente y
eficaz
En una municipalidad podemos identificar varios procesos que siguen este mismo esquema, por ejemplo:
Los procesos de contratacin de bienes, servicios u obras;
La gestin del Programa del Vaso de Leche;
El proceso de inventario fsico,
El servicio de limpieza pblica,
La ejecucin de una obra,
La elaboracin del presupuesto municipal,
La aprobacin de un proyecto de inversin pblica, entre otros.
A continuacin, presentamos un ejemplo de la secuencia por la que pasa un proceso: el Proceso de
Contratacin.
Cuadro 3. Secuencia en el Proceso de Contratacin
Entradas / Recursos
Requerimiento del usuario
Plan Anual de Contrataciones
Valor referencial
Certificacin presupuestaria
Normas sobre contrataciones
Normas de acuerdo al objeto de
contratacin
Procedimientos de compra
Responsable de logstica
Asistente de logstica
Sistemas informticos
Control interno preventivo de
insumos
Transformacin
Elaboracin y aprobacin de las bases
Convocatoria
Absolucin de consultas y
observaciones
Presentacin de propuestas
Integracin de las bases.
Calificacin y evaluacin de
propuestas
Otorgamiento de la buena pro
Suscripcin del contrato
Aprobacin del contrato
Control interno preventivo en la
transformacin
26
Salidas
Contrato suscrito y aprobado
Orden de compra o servicio
Bien o servicio
En general todo proceso est condicionado o influenciado por cinco factores a tomar en cuenta:16
El tipo de gerencia que gua el proceso: Es una gerencia que coloca el nfasis en la cantidad o en la
calidad?, es autocrtica o democrtica?, practica controles internos en cada etapa?, facilita u obstaculiza
el proceso?, motiva al personal?, mide el desempeo?
El tipo de insumos y recursos empleados: el suministro de materiales se entrega en la cantidad y calidad
requeridas?, se provee de informacin oportuna?, se entregan las pautas normativas?, las personas estn
capacitadas para el proceso a desarrollar?, las personas estn motivadas?
Los mtodos aplicados: Los procedimientos establecidos son los adecuados?, las instrucciones se han
emitido con claridad y de manera oportuna?, los mtodos facilitan u obstaculizan el trabajo?, los mtodos
estn acordes con las normas?
La tecnologa y equipamiento: existe el equipamiento necesario para desarrollar el proceso?, se realiza
manualmente o con tecnologas apropiadas?, el personal conoce y maneja la tecnologa que se aplica?
El ambiente organizacional: existe el clima organizacional favorable al proceso?, existen las condiciones
de salud ocupacional adecuadas tales como, la iluminacin, temperatura, aspectos ergonmicos entre
otros?, se han previsto los riesgos para las personas que participan en el proceso?
El grado de fallas o deficiencias en la atencin de alguno de estos factores, determina lo que denominados
como los procesos que requieren especial atencin.
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plazos establecidos, la aprobacin de adicional de obra sin sustento tcnico o verificacin de disponibilidad
presupuestal, la ausencia de la ficha nutricional apropiada en los procesos de compra del Programa del
Vaso de Leche, la omisin en los controles de calidad al momento de recibir los bienes adquiridos.
El proceso ha sido logrado pero ha generado sobrecostos a la entidad:
Esto sucede cuando los productos terminados implicaron costos elevados. Es decir, cuando por ejemplo
no se calcul adecuadamente los insumos requeridos para el proceso. Asimismo, el desconocimiento
de las personas generan retrasos y correctivos constantes; en consecuencia, los plazos de entrega de los
productos se alargan ms de lo previsto.
Bajo esta lgica, una tarea importante para los funcionarios de las municipalidades consistira entonces en
identificar los procesos que requieren especial atencin viendo si los procesos de sus entidades presentan las
deficiencias antes sealadas, para luego implantar correctivos considerando los componentes del sistema de
control interno.
28
Luego de la identificacin de los procesos que requieren especial atencin, como paso siguiente ser necesario
encontrar los problemas ms frecuentes asociados a los mismos. Para los casos elegidos se han identificado
los siguientes problemas:
Cuadro 4. Problemas encontrados para los Procesos que requieren especial atencin
Proceso
Proceso de
Contrataciones
Proceso de
Ejecucin de Obras
por Administracin
Directa
Proceso de
administracin de
bienes muebles e
inmuebles
Proceso de Gestin
de Almacenes
Proceso de Gestin
del Programa del
Vaso de Leche
29
UNIDAD II
IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Competencia:
Discriminar las condiciones bsicas para la implementacin del Sistema de Control Interno en sus entidades,
conocern cmo implementar el mismo tanto a nivel institucional como a nivel de los procesos especficos, y
comprendern la importancia de su correcta implementacin.
Conceptos a tratar
Destrezas a desarrollar
Actitudes a incorporar
Reconoce la importancia
de llevar a cabo una buena
implementacin del Sistema de
Control Interno.
33
Captulo 1
Condiciones Bsicas para la Implementacin
Cualquiera sean las caractersticas de una municipalidad - pequea, grande, urbana, rural - siempre ser
necesario identificar o crear las condiciones bsicas para una adecuada implementacin del Sistema de
Control Interno. Estas condiciones son:
I. Contar con la voluntad poltica y compromiso de la alta direccin: un buen sistema de control solo ser
exitoso si tiene a su favor el compromiso del alcalde y de la alta direccin administrativa. Esta condicin
es imprescindible y va ms all del cumplimiento formal del mandato normativo, ya que se trata de
valorar las normas de control en su sentido ms amplio, entendiendo que sin ellas el proceso gerencial
estar incompleto y constituir un riesgo para el cumplimiento de la misin institucional.
II. Constituir un equipo de articulacin: que est integrado por funcionarios y/o servidores a los cuales
se encargar la coordinacin del proceso de implementacin. Este equipo debe estar reconocido
formalmente por la alcalda y deber contar con las atribuciones necesarias para planificar e implementar
las acciones de control interno.
III. Contar con un plan de implementacin: que sirva de instrumento gua para el ordenamiento de las
acciones, la definicin del cronograma y el monitoreo del cumplimiento de metas; y que acte como un
instrumento de articulacin que permita el logro de los compromisos de la alta direccin y del personal
de la entidad. Como primer paso para ello, es necesario elaborar un diagnstico del estado situacional
del control interno existente en la municipalidad.
IV. Hacer una difusin interna previa a la implementacin: esta difusin se puede llevar a cabo a travs
de la realizacin de talleres o eventos similares y tiene como objetivo dar a conocer la importancia
del control interno y de las acciones que se van a llevar a cabo en el marco de la planificacin, con la
finalidad de sensibilizar y generar compromiso en los servidores pblicos.
Estas cuatro condiciones constituyen la base para asegurar el xito del proceso de implementacin. Por ello,
es necesario que los gobiernos locales verifiquen antes del mismo que estas condiciones se encuentren
presentes, considerando adems que no son complejas de implementar, no generan mayores costos pues se
pueden lograr con los recursos humanos y materiales disponibles y pueden establecerse en un corto plazo.
35
Captulo 2
Implementacin del Sistema de Control Interno
a nivel institucional
A continuacin, con el objeto de facilitar su implementacin gradual en las municipalidades, se desarrollan
24 de las 37 normas mencionadas en el captulo 2 de la Unidad I; especificando en qu consisten, qu se
puede hacer para su implementacin, cules son las evidencias de su cumplimiento y qu puede pasar de no
implementarse.
Cada municipalidad deber adoptar las acciones adicionales para la implementacin progresiva de todas las
Normas de Control Interno, segn su problemtica y realidad particular18.
Componentes del Control Interno
Ver cuadro 5
Ver cuadro 6
Ver cuadro 7
Ver cuadro 8
Componente 5: Supervisin
Ver cuadro 9
18 Esto no significa que el resto de las normas que no se desarrollan en el presente documento sean menos importantes, sino que dada la necesidad
del documento se han elegido las que puedan servir de ejemplo para que cada entidad pueda aplicar las dems normas segn sus necesidades.
37
Norma
Filosofa de la
Direccin
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Programando, ejecutando o
promoviendo la participacin de
todo el personal, incluido el titular,
en eventos de sensibilizacin y
capacitacin en temas de control
interno.
Suscribiendo un Acta de
Compromiso (ver Anexo
N1: Modelo de acta) para la
implementacin del Control
Interno, por el Alcalde y todos los
funcionarios de la municipalidad.
Conformando un Comit de Control
Interno (ver Anexo N2: Formato de
designacin de comit) liderado por
la Gerencia Municipal e integrado
por los principales funcionarios, as
como de por equipos de trabajo en
todos los niveles de la entidad.
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Registros de Eventos de
capacitacin realizados.
Acta de Compromiso
suscrita.
Documento de designacin
del Comit de Control
Interno.
Documento de asignacin
de funciones al Comit de
Control Interno.
Se sugiere incorporar como
indicadores de la norma
Filosofa de la Direccin
a Buzn de sugerencias
Lnea de denuncias
mecanismos que fomentan
la participacin de los
empleados
No se asume el proceso
de implementacin del
control interno como
una funcin propia de la
gestin y se confunde el
concepto tratndolo como
una funcin de auditora
o de control posterior
exclusiva del rgano de
Control Institucional - OCI.
La gestin municipal
puede orientarse segn
los intereses polticos o
econmicos del titular de
turno.
Los funcionarios y
trabajadores no se sienten
parte del proceso de
implementacin del
control interno. No se
fomenta el trabajo en
equipo, se genera una
estructura piramidal y se
ejecuta lo que dispone la
autoridad en funcin a sus
prioridades.
contina
38
Norma
Integridad
y Valores ticos
En qu consiste?
Cmo implementarla?
La gestin municipal
debe distinguirse por el
cumplimiento de principios
y valores ticos, as como la
sancin oportuna de faltas y
delitos cometidos contra la
municipalidad. (Ver como
referente para la elaboracin
del Cdigo de tica, Anexo
N3: Normativa que regula la
actuacin tica dentro de la
funcin pblica)
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Los funcionarios no
tienen conocimiento de
los valores institucionales
y hacen suyos los
valores y principios de la
gestin de turno. Cada
funcionario o trabajador
orienta sus acciones
en base a sus propios
cdigos de conducta o
prioridades personales. Los
funcionarios municipales
hacen referencia a la
existencia de un Cdigo de
tica de la funcin pblica,
pero no conocen sus
alcances ni su contenido
(Anexo N4, contiene
normativa que regula la
actuacin tica dentro de
la funcin pblica).
Se genera una sensacin
de impunidad frente a
la comisin de delitos
o faltas administrativas
en perjuicio de la
municipalidad.
contina
39
Norma
En qu consiste?
Se refiere al hecho que la
gestin municipal debe
orientarse en funcin a
objetivos determinados en
un Plan Estratgico, el mismo
que debe ejecutarse a travs
de planes operativos y del
presupuesto anual.
Administracin
Estratgica
Cmo implementarla?
Fomentando la participacin en
los procesos de planificacin
estratgica, dirigiendo los mismos
los propios servidores, directivos
y autoridades de la entidad. Las
consultoras que sean requeridas
pueden cumplir la funcin de
facilitacin y soporte tcnico,
evitando la sustitucin de roles o
la elaboracin de instrumentos
de planificacin en gabinete y sin
contacto con la realidad.
Comunicando y difundiendo entre
todo el personal y de manera visible
a travs de afiches o recordatorios,
la visin, misin y objetivos
estratgicos de la municipalidad.
Promoviendo la elaboracin del
Plan de Desarrollo Institucional
como instrumento de planificacin
estratgica de la municipalidad.
Este instrumento debe nacer
articulado con el Plan de Desarrollo
Concertado y formularse para un
perodo de cuatro aos como base.
Evidencias de
cumplimiento
Documento de aprobacin
y difusin del Plan
Estratgico.
Registros de difusin de la
visin, misin y objetivos
estratgicos.
Plan de Desarrollo
Institucional aprobado.
Qu pasa si no se
implementa?
No se logran objetivos
de mediano y largo
plazo, se reproduce
la cultura tradicional
del corto plazo y la
solucin de problemas
del da a da. No
es posible disear
indicadores de gestin
que permitan medir
resultados, efectos o
impactos.
La ausencia de una
administracin
estratgica conduce
a un gobierno de
contingencias y
coyunturas.
Se produce
ineficiencias en
las acciones y
en la asignacin
presupuestaria al
no haber propsitos
definidos de mayor
alcance.
contina
40
Norma
En qu consiste?
La estructura organizacional
de la municipalidad y los
documentos normativos de
gestin derivados de ella,
deben mantener coherencia
respecto a la realidad y
la misin institucional;
deben poderse adaptar a los
cambios y a los arreglos que
contribuyan al logro de los
objetivos institucionales.
Estructura
Organizacional
Cmo implementarla?
Analizando y actualizando de
forma peridica el Reglamento
de Organizacin y Funciones
(ROF), la estructura orgnica
(Organigrama), el Cuadro Analtico
de Personal (CAP), el Manual de
Organizacin y Funciones (MOF),
los Manuales de Procedimientos
(MAPRO), entre otros documentos
normativos de gestin; de tal forma
que reflejen las actividades que
realmente se ejecutan y las que
sern necesarias realizar en funcin
a la misin institucional. El rediseo
organizacional deber observar
la real carga de trabajo de cada
rea y llevar a cabo una adecuada
segregacin de funciones.
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Documentos normativos de
gestin actualizados.
Relacin de procesos que
requieren especial atencin
de la municipalidad.
Mapa de procesos
La organizacin municipal
y los instrumentos
normativos de gestin no
pueden responder con
efectividad a los desafos
de la misin y propsitos
institucionales.
Se limita la capacidad de
adaptacin de la entidad
ante los nuevos problemas
que surgen y ante
contextos cambiantes.
La desactualizacin de
estos instrumentos genera
comnmente rutinas e
inercia en los funcionarios
y servidores de la entidad.
Administracin
de Recursos
Humanos
Actualizacin del
Reglamento Interno de
Trabajo.
Asignacin de partidas
presupuestarias para
capacitacin
Plan de capacitacin.
Procedimientos
documentados para
el reclutamiento y
contratacin de personal
Procedimientos
documentados de
evaluacin de desempeo
del personal
El personal se encuentra
desmotivado y poco
comprometido con los
propsitos institucionales.
Las capacidades
profesionales se estancan
o se reducen en perjuicio
de la entidad y de la
calidad de los servicios
pblicos que se presta.
El desempeo institucional
se ve limitado y afectado
por la desactualizacin de
los servidores pblicos o el
desconocimiento de temas
importantes para la gestin
municipal.
contina
Orientaciones bsicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales
41
Norma
En qu consiste?
La gestin municipal debe
establecer los perfiles de
competencias profesionales
de cada cargo o puesto en la
municipalidad, considerando
la formacin profesional
necesaria, la experiencia
y la capacidad para tomar
decisiones, entre otros
factores.
Cmo implementarla?
Elaborando o actualizando el
diseo del Perfil de Competencias
de cada cargo de la municipalidad,
segn el MOF; estableciendo los
requerimientos tcnicos necesarios
y exigiendo su cumplimiento al
momento de contratar o designar
personal.
Evidencias de
cumplimiento
MOF actualizado segn
el perfil de competencias
aprobado.
Competencia
Profesional
Qu pasa si no se
implementa?
Se contrata personal
con un perfil que no se
ajusta a las necesidades
de la municipalidad.
Esta situacin desmotiva
al personal de carrera,
quienes finalmente,
terminan por un
cumplimiento formal de
sus funciones.
Se generan condiciones
para actos irregulares
o ilegales debido al
desconocimiento o falta
de competencias de los
funcionarios y servidores.
Las brechas entre el perfil
de competencias y el
perfil real del funcionario
que ocupa un cargo,
constituyen fuentes de
riesgos para una buena
gestin institucional y el
logro de objetivos.
Asignacin de
Autoridad y
Responsabilidad
42
Registros de comunicacin
de funciones MOF al
personal.
Se generan actos o
se toman decisiones
irregulares que afectan
la legalidad de la
administracin municipal.
Poca competencia para
resolver procedimientos
administrativos, as
como indefinicin en las
responsabilidades de los
funcionarios y servidores.
No se puede determinar
con claridad las
responsabilidades de los
funcionarios y servidores
ante la evidencia de
alguna deficiencia o acto
ilegal. Se podra abusar de
la autoridad asignada.
Norma
Planeamiento
de la
Administracin
de Riesgos
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Es la necesidad de elaborar un
plan para conocer los riesgos
que podrn afectar la gestin,
valorarlos adecuadamente y
adoptar acciones preventivas
para minimizar sus posibles
efectos.
La opcin ms apropiada
en el manejo de riesgos
incluye evitarlos, reducirlos,
compartirlos y aceptarlos
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Designacin de un equipo
de trabajo Comit de
Riesgos.
Actas de trabajo o reunin
del Comit de Riesgos.
Matriz de Probabilidad e
Impacto.
Matriz de Riesgos.
Plan de Administracin de
Riesgos aprobado.
No se conocen los
riesgos potenciales,
su probabilidad de
ocurrencia, y el grado de
sus efectos negativos en la
gestin municipal.
No se puede planificar la
prevencin y mitigacin
de estos factores.
La entidad queda a
expensas de los riesgos
y con alta incertidumbre
respecto al logro de sus
objetivos.
Se fortalece la prctica
tradicional de atender las
contingencias y problemas
segn vayan surgiendo.
Los riesgos potenciales son
ms difciles de manejar al
momento de presentarse,
sus efectos se producen
con toda su magnitud, con
consecuencias negativas
para la gestin municipal y
el logro de sus objetivos.
Se refuerza una cultura
que minimiza el control
preventivo, distrayndose
esfuerzos y recursos en la
solucin de los problemas
urgentes y descuidndose
los temas importantes.
43
Procedimientos
de Autorizacin
y Aprobacin
En qu consiste?
Se trata de establecer
y asignar por escrito la
responsabilidad para
autorizar y aprobar las
tareas, actividades o
procesos propios de la
gestin municipal.
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Elaboracin y aprobacin
del MAPRO o documento
equivalente.
Al no estar establecidos
formalmente los
procedimientos, se
producen desrdenes o
errores en la ejecucin de
tareas y actividades dentro
de los procesos de la
municipalidad.
Se fomenta la
discrecionalidad de los
funcionarios pblicos
en las decisiones y
acciones, as como la
indefinicin en cuanto a
sus responsabilidades.
Segregacin de
Funciones
Cmo implementarla?
Tablas de niveles de
autorizacin incluidas en
el Manual Interno, MOF o
MAPRO.
Surgen potenciales
riesgos para la gestin
institucional ya que se
pueden generar fraudes
contra la entidad por falta
de controles. Por ejemplo,
si una misma persona
realiza las cotizaciones,
aprueba la compra y
da la conformidad del
servicio, se corre el riesgo
de sobrevaluacin de
los precios y la comisin
de irregularidades; lo
mismo sucedera si el
Tesorero realiza los
registros contables, ya
que podra incluir u
omitir mayores ingresos
o gastos; igualmente si
la persona que gira los
cheques tambin realiza
la conciliacin bancaria,
se pierde el control de los
cheques girados y podra
validar salidas de dinero
no autorizadas, entre otros
casos.
contina
44
Evaluacin
Costo-Beneficio
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Aprobacin de polticas
o lineamientos para la
aplicacin de la evaluacin
costo - beneficio.
Los controles
implementados pueden
resultar ms costosos que
los recursos protegidos.
(Por ejemplo la compra
de un equipo de cmputo
de ltima generacin para
el control de existencias
en el almacn que solo
requiere de una hoja de
clculo, o para el control
de las Actas de Sesiones
de Concejo que slo
requiere de un procesador
de textos; la compra de
un sistema de gestin o de
administracin de colas,
cuando no se registra gran
afluencia de pblico)
Los recursos no van
acordes a las necesidades.
(Por ejemplo, cuando
al rea de Rentas u
Obras se le asigna una
mquina obsoleta que
no soporta ningn
sistema; la carencia de
un sistema automatizado
de control de asistencia,
no obstante la gran
cantidad de personal; y
la obsolescencia de un
sistema de marcacin
manual.
contina
45
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Evidencias de
cumplimiento
Procedimientos aprobados
de control de bienes y
recursos.
Tablas de niveles de acceso.
Controles sobre
el Acceso a
los Recursos y
Archivos
Verificaciones y
Conciliaciones
Procedimientos aprobados
de mecanismos de
conciliaciones y
verificaciones.
Qu pasa si no se
implementa?
Los archivos y bienes de
la entidad se exponen
a riesgos de prdida,
deterioro o sustraccin.
Se desperdician los
recursos, se deterioran los
activos o se hace mal uso
de ellos.
(Por ejemplo, el uso de la
fotocopiadora con acceso
abierto, una camioneta
utilizada sin autorizacin,
una lnea de telfono sin
control, la ausencia de
arqueos de Caja Chica,
el retiro de bienes del
Almacn sin un registro,
entre otros, constituyen
riesgos potenciales que
afectan a la gestin
municipal.)
Hay una alta probabilidad
de ocurrencia de errores
u omisiones en las tareas,
actividades y procesos.
(Por ejemplo, pueden
surgir diferencias en los
saldos de existencias en
el Almacn, en Cuentas
por Pagar a Proveedores,
en las deudas de los
contribuyentes, en los
saldos de Caja Chica, entre
otros; as como omisiones
en la informacin o en
la atencin de trmites
administrativos.)
Se generan prdidas o
sobrecostos.
contina
46
Rendicin de
Cuentas
Qu pasa si no se
implementa?
Cmo implementarla?
Registros de rendiciones de
cuentas realizadas por el
personal.
No se cuenta con
informacin sobre el
desempeo de la gestin.
Actas de reuniones de
revisin de objetivos
estratgicos.
No se brinda informacin
a los usuarios
Identificacin de
documentos o registros
asociados a las actividades
o procesos propios de la
gestin.
Documentacin
de Procesos,
Actividades y
Tareas
Evidencias de
cumplimiento
En qu consiste?
Memoria institucional
Informacin financiera y
presupuestal actualizada
y disponible para los
ciudadanos.
No se cuenta con
documentacin
sustentatoria de las tareas,
actividades o procesos.
Se pierde evidencia
material para la
verificacin de las
acciones realizadas.
Se genera prdida de
tiempo en la bsqueda de
informacin y respaldo
para las acciones de
control posteriores.
Se tiende la informalidad,
autorizaciones verbales y
en algunos casos sin fecha
y sin indicar el destino.
Se incrementa el
manejo discrecional, sin
registros, ni documentos
que evidencien las
transacciones.
contina
47
Revisin de
Procesos,
Actividades y
Tareas
En qu consiste?
Los funcionarios deben
revisar peridicamente
los procesos, actividades
y tareas ejecutadas
por su gestin a fin de
asegurarse de que aportan
al cumplimiento de los
objetivos institucionales
y que se ajustan a la
normativa vigente.
Proporcionar aseguramiento
relacionado con la fiabilidad
de la informacin y de los
servicios de informacin,
ayudando a mitigar los
riesgos asociados con el
uso de las tecnologas
en las municipalidades,
para lo cual se debern
establecer controles a los
sistemas informticos y a las
Tecnologas de Informacin
y Comunicaciones - TICs en
las municipalidades..
Controles
para las
Tecnologas de
la Informacin y
Comunicaciones
48
Cmo implementarla?
Promoviendo y disponiendo que los
procesos y procedimientos ejecutados
sean revisados peridicamente para
asegurar que se enmarquen dentro
de la normativa vigente y promuevan
el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Registros de revisin
peridica de procesos
y procedimientos
(actas, actualizacin de
documentos, etc.)
No se detectan a tiempo
deficiencias o alejamientos
de los objetivos
institucionales.
Informes peridicos de
generacin de claves
de acceso y archivos de
respaldo.
Tablas de niveles de
acceso.
Informes peridicos sobre
las acciones realizadas
para el cumplimiento de la
normativa aplicable sobre
TIC
Informes peridicos
sobre la documentacin
interna emitida por la
municipalidad respecto a
los procesos de desarrollo
de sistemas y aplicativos
informticos
Informes peridicos
sobre la documentacin
interna emitida por la
municipalidad respecto a
los aspectos de seguridad
de la informacin
Informes peridicos
relacionados a la gestin
de los usuarios y claves de
acceso
Informes peridicos
relacionados a los
procedimientos de respaldo
de la informacin
Informes peridicos
relacionados sobre
la sensibilizacin y
conciencia del personal
de la municipalidad en
cuanto al buen uso de
las TICs y seguridad de la
informacin
Se da un uso indebido
de la base de datos e
informacin institucional,
exponindola a daos,
prdida y sustraccin. (Por
ejemplo, cuando las claves
de acceso de usuarios
del SIAF o al SEACE son
compartidas, cuando las
computadoras no tienen
claves de acceso, cuando
no se genera una copia de
respaldo de la informacin
importante,
No se dar el uso
correcto a las Tecnologas
de Informacin y
Comunicaciones, no se
garantizar la fiabilidad
de la informacin y de
los sistemas y aplicativos
informticos, con el riesgo
de dar un uso indebido
de la base de datos e
informacin institucional,
exponindola a daos,
prdida y sustraccin. (Por
ejemplo, cuando las claves
de acceso de usuarios
del SIAF o el SEACE son
compartidas, cuando las
computadoras no tienen
claves de acceso, cunado
no se genera una copia de
respaldo de la informacin
importante.)
Se pierde la oportunidad
de introducir correctivos
o mejoras a las acciones
que realizan las diferentes
reas de la municipalidad.
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Incorporacin de las
funciones de Archivo en
documentos de gestin,
tales como ROF, MOF.
Registro de asignacin de
mobiliario.
Procedimientos
documentados de
administracin de archivo
institucional.
Se incrementa la
vulnerabilidad del
archivo documental, de
la informacin histrica
y de documentos
sustentatorios generada
por la municipalidad,
exponindolos a daos,
prdidas, sustracciones o
al uso indebido.
Tablas aprobadas de
tipos de documentos de
comunicacin interna y
de los niveles de emisin
responsables, ya sea por
Directiva, Manual Interno, o
equivalentes.
No hay regulacin de
los procedimientos de
comunicacin interna
originando el uso de
medios indistintos,
informales y de acuerdo
a criterios del personal,
funcionarios y servidores.
Archivo
Institucional
Comunicacin
Interna
La produccin de
la informacin es
desordenada y con
diferentes clases de
formatos como: el
Informe, el Memorando,
el Provedo, la Ayuda
Memoria, la Hoja
Informativa, todos ellos
diferentes en cuanto
forma y tipo de uso.
contina
49
Comunicacin
Externa
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Tablas aprobadas de
tipos de documentos de
comunicacin externa y
de los niveles de emisin
responsables, ya sea por
Directiva, Manual Interno, o
equivalentes.
Se fomenta el desorden
y la discrecionalidad
en el uso de medios de
comunicacin externa,
poniendo en riesgo la
formalidad y protocolo
que corresponde cuando
se establecen relaciones
inter institucionales.
Documento de
establecimiento de canales
de comunicacin con
la poblacin: correo
electrnico, murales,
boletines, etc.
Se generan consecuencias
negativas de relacin
debido a una deficiente
comunicacin entre
la municipalidad y la
poblacin.
La poblacin desconoce
las acciones de la
municipalidad por lo
que la transparencia
se ver severamente
afectada, dando lugar
a interpretaciones
equivocadas y prdida
de confianza en las
autoridades.
Canales de
Comunicacin
50
Norma
Actividades de
Prevencin y
Monitoreo:
Prevencin y
Monitoreo
Seguimiento
de Resultados:
Reporte de
Deficiencias
En qu consiste?
Los procesos y
operaciones de la
municipalidad deben
ser monitoreados
para adoptar acciones
preventivas oportunas
que aseguren su
idoneidad y calidad.
Como resultado
del monitoreo,
los funcionarios y
servidores municipales
deben llevar un registro
de las debilidades y
deficiencias detectadas
a fin de adoptar
acciones correctivas.
Evidencias de
cumplimiento
Qu pasa si no se
implementa?
Estableciendo y difundiendo
polticas o directivas para la
prevencin y monitoreo de los
procesos y operaciones que realiza la
municipalidad, a fin de detectar con
oportunidad, distorsiones, riesgos o
problemas, que se deben corregir o
superar para el cumplimiento de los
objetivos.
Utilizando el Plan Operativo
Institucional, identificando
indicadores de logro y estableciendo
la obligacin de reportes trimestrales
de resultados. Conjuntamente con
la planificacin operativa, tambin
deben monitorearse, la ejecucin del
presupuesto participativo, la ejecucin
del Plan Estratgico Institucional (PEI),
el Plan Anual de Contrataciones (PAC),
entre otros procesos.
Haciendo seguimiento a la
implementacin del Texto nico
de Procedimientos Administrativos
(TUPA) y a sus efectos en la provisin
de mejores servicios pblicos.
Registros de revisin
peridica de procesos
y procedimientos
(actas, actualizacin de
documentos, etc.)
Actas de revisin de
avance de ejecucin de
Plan Estratgico (objetivos,
indicadores estratgicos,
etc.),
Cmo implementarla?
Se pierde la oportunidad de
realizar ajustes, correctivos
y mejoras a las acciones que
se ejecutan en el marco de la
planificacin operativa y la
ejecucin presupuestaria.
Se refuerza la prctica tradicional
de soluciones en base a urgencias
o de problemas coyunturales,
descuidando los aspectos
estratgicos ms importantes de la
gestin municipal.
Se dificulta la implementacin
oportuna de correctivos y mejoras
adecuados en la gestin municipal.
Se incrementa el riesgo para el
logro de los objetivos.
Se generan responsabilidades
administrativas en los servidores
y funcionarios que, conociendo
las deficiencias, omiten su reporte
oportuno.
contina
51
Norma
Seguimiento
de Resultados:
Implantacin
y Seguimiento
de Medidas
Correctivas
En qu consiste?
Cmo implementarla?
Es la adopcin de
acciones correctivas
y el seguimiento que
debe realizarse para el
logro de resultados y
mejoras en la gestin.
Evidencias de
cumplimiento
Registros de evaluacin
de eficacia de acciones
correctivas dispuestas.
Registros de seguimiento
de recomendaciones de
auditora.
Qu pasa si no se
implementa?
Las tareas, actividades y procesos
que desarrolla la municipalidad
mantienen fallas, errores y
deficiencias en su ejecucin,
generando sobrecostos a la entidad
y poniendo en riesgo el logro
de las metas y de los objetivos
institucionales.
Se pierde la efectividad de la
retroalimentacin que se genera
con el monitoreo.
Se presentan deficiencias en el
desempeo institucional.
52
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Captulo 3
Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de
algunos procesos que requieren especial atencin
Recordemos que en el punto 3.2 de la Unidad I, presentamos cinco procesos que se han identificados como
aquellos que requieren especial atencin al interior de las municipalidades y los principales problemas que
aparecen durante el desarrollo de los mismos; dichos procesos son los siguientes:
Las contrataciones
La ejecucin de obras por administracin directa
La administracin de bienes muebles e inmuebles
La gestin de almacenes
La gestin del Programa del Vaso de Leche
Con el propsito de brindar orientaciones bsicas para la implementacin del Sistema de Control Interno en
las municipalidades, hemos desarrollado, mediante una secuencia lgica de pasos, una metodologa prctica
de mejora de procesos que va desde el anlisis del proceso a mejorar, hasta la formulacin de indicadores con
los cuales se puede evidenciar las mejoras que se decidan implementar. La estructura de dicha metodologa
se describe a continuacin:
Proceso Identificador:
Denominacin
Problemas
recurrentes
Recomendaciones a
partir de las normas
de Control Interno y
dems normas
vinculadas
En qu
consiste?
Consiste en
Por ejemplo
Principales
normas
aplicable que
favorecen su
solucin
Norma ....
Norma ....
Quienes
deben
aplicarla?
Funcionarios...
Gerente...
Riesgos de
no aplicarla
Que ....
Que ....
Evidencia de
Cumplimiento
Copia de ...
Document
53
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
54
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Orientaciones para
su implementacin
Requerimientos de bienes,
servicios u obras informales o
inexistentes
Ver cuadro 10
Determinacin inadecuada de
valores referenciales
Elaborar el informe que sustente la determinacin del Valor Referencial por parte del rgano
encargado de las contrataciones.
Determinar con la debida oportunidad el valor referencial, de modo que no afecte el
cumplimiento del Plan Operativo Institucional (POI).
Verificar que las cotizaciones o indagacin de precios en el mercado se realicen por personas
distintas a las que determinan o aprueban el Valor Referencial.
Revisar y evaluar la metodologa de indagacin de precios en el mercado.
Archivar, como parte del Expediente de Contratacin, el documento que aprueba el Valor
Referencial.
Ver cuadro 11
Deficiencias en la elaboracin
y tratamiento de las bases
Verificar que las Bases cumplan con los contenidos mnimos establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado.
Verificar que las especificaciones tcnicas se encuentren anexadas a las Bases.
Verificar los plazos utilizados para la elaboracin de las Bases por parte del Comit Especial
Verificar que las Bases se encuentren aprobadas por el Alcalde o el funcionario delegado para
ello.
Archivar adecuadamente la Resolucin de Alcalda o documento que aprueba las Bases y verificar
que forme parte del expediente de contratacin.
Ver cuadro 12
Ver cuadro 13
Deficiencias en la evaluacin
tcnica y econmica de
postores
Verificar la disposicin que constituye el Comit Especial o formaliza al rgano encargado de las
contrataciones.
Verificar la coherencia y relacin entre la calificacin y evaluacin de propuestas y los
documentos que sustentan dichas calificaciones.
Verificar que el documento o acta de apertura de sobres y calificacin de postores se encuentre
debidamente archivado, sin borrones ni enmendaduras.
Ver cuadro 14
Deficiencias en la
formalizacin del contrato
Verificar el cumplimiento de los requisitos mnimos necesarios para la suscripcin del contrato.
Verificar que el Comit Especial o sus miembros no sean los mismos que aprueben el contrato.
Verificar que los contratos se encuentren debidamente archivados y formen parte del expediente
de contratacin.
Ver cuadro 15
A continuacin, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno de los problemas identificados. Estas recomendaciones son
formuladas teniendo en consideracin las Normas de Control Interno y principales normas vinculadas que favorecen su solucin.
55
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Verificar que el
requerimiento
se encuentre
en el Plan
Anual de
Contrataciones
aprobado.
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Norma 3.5 Verificaciones y
Conciliaciones (de las
Normas de Control Interno),
que dispone
que los procesos, actividades
y tareas, deben ser
verificados antes y despus
de realizarse.
Norma 3.1 Procedimientos
de Autorizacin y
Aprobacin, que dispone
que la ejecucin de los
procesos, actividades y
tareas deben contar con la
autorizacin y aprobacin
del funcionario con el rango
o autoridad respectivos.
En este caso, el PAC
aprobado constituye el
instrumento normativo de
la entidad en cuyo marco se
autorizan las adquisiciones
y contrataciones, conforme
se seala en los artculos
12 y 13 de la Ley de
Contrataciones del Estado,
D.L N1017.
Quines deben
aplicarla?
El funcionario
responsable del
rea usuaria.
La verificacin
y control las
debe realizar
el funcionario
responsable de
las adquisiciones
de manera previa
al proceso de
contratacin.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Que el requerimiento
solicitado no cuente
con el respectivo
financiamiento.
Que se lleven a
cabo adquisiciones
irregulares.
Copia o
impresin
de seccin
del PAC
conteniendo el
requerimiento
Que surjan
contrataciones que
no respondan a la
planificacin ni a las
prioridades.
Que el Control
Interno Posterior
pueda encontrar
responsabilidades
en los funcionarios
involucrados.
contina
19 En lo sucesivo, cuando mencionemos las Normas y su respectiva numeracin, estaremos refirindonos a aquellas Normas de Control Interno consignadas en la Resolucin de Contralora
N320-CG-2006, resumidos en la pg. 24.
56
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Elaborar el
requerimiento
del bien,
servicio u obra
debidamente
suscrito por
el funcionario
competente.
En qu consiste?
Consiste en la emisin oportuna del
documento (informe, memorando
u otros similares) que exprese con
claridad y en detalle, el requerimiento
del bien, servicio u obra del rea
usuaria debidamente suscrito por el
responsable.
Por ejemplo, el requerimiento
realizado a travs de un informe
en el cual se solicita la adquisicin
de herramientas para el servicio
de mantenimiento de vas, deber
contener como mnimo lo siguiente:
(a) nombre y cargo del funcionario al
cual se dirige el informe; (b) nombre
y cargo del funcionario remitente,
(c) breve descripcin del asunto a
tratar, (d) fecha, (e) descripcin de
las caractersticas tcnicas del bien
o servicio que se especificarn en
los Trminos de referencia y en el
caso de obras con el expediente
tcnico debidamente aprobado, (f)
cantidad y calidad, (g) plazo estimado
de atencin del requerimiento, (h)
finalidad del requerimiento (indicar
actividad o proyecto al cual est
asociado el requerimiento).
Consiste en verificar que exista
fsicamente el documento de
requerimiento del bien, servicio u
obra, en los archivos del rea usuaria y
en el expediente de contratacin.
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Norma 3.1 Procedimientos
de Autorizacin y
Aprobacin que seala que
cada proceso, actividad o
tarea debe ser claramente
definido y formalmente
comunicado al funcionario
respectivo; y con el
artculo 13 de la Ley de
Contrataciones del Estado,
D.L N1017 que dispone
que el requerimiento del
bien, servicio u obra, es
realizado por el rea usuaria
sobre la base del Plan Anual
de Contrataciones.
Quines deben
aplicarla?
El Gerente,
jefe o similar,
responsable del
rea usuaria; el
responsable del
rgano encargado
de Contrataciones
en su verificacin.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Documento,
informe,
memorando
o similar, que
consigne el
requerimiento
y que est
suscrito por el
responsable del
rea usuaria.
Que el responsable
del rea usuaria
no asuma ninguna
responsabilidad sobre
las contrataciones
realizadas.
Que el Control Interno
Posterior observe el
proceso y encuentre
responsabilidades en
los funcionarios.
El documento de requerimiento de
materiales de construccin para una
obra, deber ser archivado tanto
en el rea de obras como en el
expediente de contratacin que existe
bajo custodia del Responsable de
Contrataciones de la Entidad.
contina
57
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Verificar que el
documento de
requerimiento
se encuentre
adecuadamente
archivado.
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Norma 3.5 Verificaciones y
Conciliaciones que dispone
que los procesos, actividades
y tareas, deben ser
verificados antes y despus
de realizarse; y con el
artculo 10 del Reglamento
de la Ley de Contrataciones
del Estado aprobado con D.S
N184-2008-EF relativa al
expediente de contratacin.
Norma 3.8 Documentacin
de Procesos, Actividades y
Tareas que Seala que es
deber de toda autoridad,
funcionario y servidor
municipal, generar ordenar
preservar y presentar la
documentacin sustentatoria
de todas las taras, actividades
o procesos ejecutados
durante su gestin.
58
Quines deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
El responsable del
rea usuaria y el
responsable de las
contrataciones de
la municipalidad.
Que el documento
que acredita el
requerimiento realizado
se extrave o deteriore.
Documento de
requerimiento
del bien,
servicio u obra
existente en
los archivos
del rea
usuaria y en el
expediente de
contratacin.
Que se presenten
limitaciones para
informar y documentar
en una accin de
Control Interno
Posterior.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Elaborar el
informe que
sustente la
determinacin
del Valor
Referencial
por parte
del rgano
encargado
de las
Contrataciones.
En qu consiste?
Consiste en la emisin del informe que sustente
la determinacin de los valores referenciales
para las adquisiciones de un bien, la obtencin
de servicios o la contratacin de obras. Este
documento ser elevado al Jefe inmediato
superior y al Comit Especial constituido para
dirigir el proceso de seleccin.
Por ejemplo, para la emisin del informe
que sustente el valor referencial unitario y
global para la adquisicin de materiales de
oficina deber considerarse como mnimo los
siguientes contenidos: (a) nombre y cargo del
funcionario al cual se dirige el informe, (b)
nombre y cargo del funcionario remitente, (c)
fecha, (d) breve indicacin del asunto a tratar,
(e) breve descripcin del proceso seguido para
la determinacin del valor referencial indicando
las cotizaciones realizadas, (f) persona encargada
de realizar dichas cotizaciones; (g) nombres de
las empresas o personas que han emitido las
cotizaciones, (h) antigedad del valor referencial.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Norma 3.1
Procedimientos
de Autorizacin y
Aprobacin que
indica que todo
proceso, actividad
o tarea debe contar
con la autorizacin
y aprobacin de los
funcionarios con el
rango de autoridad
respectivo. Asimismo,
con el documento se
da cumplimiento al
artculo 27 de la Ley
de Contrataciones del
Estado, D.L N1017 y
con los artculos 13
14 del Reglamento de
la Ley de Contrataciones
del Estado aprobado con
D.S N184-2008-EF que
otorgan atribuciones al
rgano encargado de
Contrataciones para la
determinacin del valor
referencial.
El responsable
del rgano
encargado de
Contrataciones:
jefe de
abastecimiento,
jefe de logstica
o responsable
similar de la
entidad.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
La informalidad en la
determinacin de los
valores referenciales
Informe emitido
por el rgano
encargado de
Contrataciones.
Valores referenciales
no confiables al
no conocerse
la metodologa
utilizada
Procesos de
seleccin
desiertos debido
a una inadecuada
indagacin del
mercado.
Sobrecostos debido
a imprecisiones en
la determinacin del
valor referencial.
Dao econmico a
la entidad.
contina
59
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Determinar
con la debida
oportunidad
el valor
referencial,
de modo que
no afecte el
cumplimiento
del Plan
Operativo.
En qu consiste?
Consiste en prevenir y verificar que el
informe que aprueba el Valor Referencial del
bien, servicio u obra, se haya emitido dentro
de los plazos estimados en el Plan Anual de
Contrataciones y de acuerdo a la programacin
de las actividades aprobadas en el plan
operativo de la institucin.
Una manera muy sencilla de realizar esta accin
ser comparando la fecha del documento de
requerimiento del bien, servicio u obra, con la
fecha de emisin del documento de aprobacin
del valor referencial. Esta comparacin se
debe realizar tomando como referencia la
programacin de la actividad o proyecto que est
dando origen a la adquisicin.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Norma 3.5
Verificaciones y
Conciliaciones que
dispone que los
procesos, actividades
y tareas, deben ser
verificados antes y
despus de realizarse
con la finalidad de
constatar que se hayan
realizado de acuerdo a
los estndares, metas y
plazos establecidos.
Quines
deben
aplicarla?
El Jefe
inmediato
superior del
responsable
del rgano
encargado de
Contrataciones
de la
municipalidad.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Demora injustificada
en la atencin de
las adquisiciones
o contrataciones
solicitadas.
La fecha de
elaboracin del
documento del
valor referencial
emitido de
acuerdo al
cronograma
previsto para
la actividad o
proyecto en el
plan operativo
de la entidad.
Sobrecostos como
consecuencia
de las demoras
ocasionadas.
Los precios de
mercado que
respaldan a la
definicin del valor
referencial estn
desactualizados.
Retraso en la
ejecucin de las
actividades o
proyectos.
Verificar que
las cotizaciones
o indagacin
de precios en
el mercado
se realicen
por personas
distintas a la
que determinan
el Valor
Referencial.
El responsable
del rgano
encargado de
Contrataciones
en su
cumplimiento
y su jefe
inmediato
superior en
cuanto la
verificacin.
La parcialidad en
la evaluacin de
los precios y en la
definicin del valor
referencial.
La manipulacin
de los precios que
sirven de sustento al
valor referencial.
Separacin
de funciones
formalizada en
documentos
institucionales
(MOF,
Procedimientos,
etc.).
Que se generen
condiciones para
actos de corrupcin.
contina
60
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Revisar y
evaluar la
metodologa de
indagacin de
precios en el
mercado.
Archivar,
como parte del
Expediente de
Contratacin,
el documento
que aprueba
el Valor
Referencial.
En qu consiste?
Consiste en analizar y evaluar si la metodologa
o procedimiento seguido en la solicitud de
cotizaciones e indagacin de los precios en el
mercado ha sido el correcto y si la informacin
obtenida ha sido veraz.
Para el caso, el responsable del rgano
encargado de contrataciones de la
municipalidad revisar y verificar que el
procedimiento para indagar los precios, por
ejemplo de equipos de cmputo haya sido el
adecuado y que la informacin que reporta
haya sido veraz. Puede verificar por ejemplo,
que las empresas o proveedores se encuentren
formalizados e inscritos en el Registro Nacional
de Proveedores; si precisan una direccin
legal, telfono o correo electrnico posibles
de utilizar para verificar su vigencia; si la
solicitud de cotizaciones contiene los trminos,
especificaciones tcnicas y descripcin del
bien, servicio u obra materia de investigacin;
si las cotizaciones emitidas por las empresas o
proveedores estn debidamente suscritas por
la persona competente; y si las cotizaciones
presentadas estn libres de enmendaduras o
borrones.
Consiste en la verificacin de la existencia fsica
del documento que aprueba el valor referencial
en los archivos del rgano encargado de
las contrataciones y en el expediente de
contratacin.
Una manera de promover la aplicacin de esta
recomendacin es que el Gerente Municipal o
Jefe de Administracin emita un memorando
interno disponiendo la obligacin de anexar
el documento que sustenta el Valor Referencial,
en los archivos del rea de abastecimiento y en
el expediente de contratacin.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rgano
encargado de
Contrataciones
en su
cumplimiento
y su jefe
inmediato
superior en
cuanto la
verificacin.
Norma 3.8
Documentacin de
Procesos, Actividades
y Tareas, que seala la
importancia de asegurar
el adecuado archivo de
los documentos con la
finalidad de preservar la
legalidad de lo actuado
y facilitar la revisin y
verificacin posterior; y
con el artculo 10 del
Reglamento de la Ley
de Contrataciones del
Estado aprobado con
D.S N184-2008-EF
respecto al contenido
del expediente de
contratacin.
El responsable
del rgano
encargado
de las
contrataciones
de la
municipalidad.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Informacin poco
fiable para la
determinacin del
valor referencial
Documento
(informe,
memorando, u
otros) de anlisis
y conclusiones
de la revisin de
la metodologa
utilizada para la
indagacin del
mercado.
Informacin no
segura cuando
es emitida por
proveedores
informales.
Falsedad en el
contenido de las
cotizaciones.
Que se generen
condiciones para
actos de corrupcin.
La prdida del
documento
que acredita la
aprobacin del valor
referencial.
El deterioro o
manipulacin del
documento de
requerimiento.
Archivo
debidamente
organizado y
asegurado para
los documentos
relacionados
al valor
referencial.
Limitaciones
para informar y
documentar en una
accin de Control
Interno Posterior.
61
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Verificar que
las Bases
cumplan con
los contenidos
mnimos
establecidos
en la Ley de
Contrataciones
del Estado.
En qu consiste?
Consiste en revisar y constatar que los
contenidos de las Bases cumplan como
mnimo con las condiciones requeridas en el
artculo 26 de Ley de Contrataciones del
Estado.
El Comit Especial constituido para el proceso
de compra de materiales de construccin
deber verificar que las bases contengan:
mecanismos que fomenten la mayor
concurrencia y participacin de postores;
caractersticas tcnicas de los materiales de
construccin, lugar de entrega y plazos de
ejecucin; las garantas necesarias de acuerdo
al Reglamento de la Ley de Contrataciones;
los plazos y mecanismos de publicidad que
garanticen la concurrencia de los postores;
la definicin del sistema de contratacin y
modalidad de seleccin; el cronograma del
proceso de seleccin; el mtodo de evaluacin
y calificacin de las propuestas; la proforma
de contrato; el Valor Referencial y los
mecanismos de reajuste de precios de acuerdo
al Reglamento; y los mecanismos que aseguren
la confidencialidad de las propuestas.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Norma 3.5
Verificaciones y
Conciliaciones que
dispone la necesidad de
verificar los procesos,
actividades y tareas
antes y despus de su
realizacin; y con el
artculo 26 de la Ley
de Contrataciones del
Estado, D.L N1017
y el artculo 39 de
su Reglamento en los
cuales se describen los
contenidos obligatorios
de las bases para los
procesos de seleccin.
Se deber observar las
excepciones para los
casos de adquisiciones
de menor cuanta
indicadas en el artculo
39 del Reglamento de
la Ley de Contrataciones
del Estado, D.S N1842008-EF.
El Comit
Especial
Permanente,
el Comit
Especial o el
responsable
del rgano de
Contrataciones
de la entidad
segn sea el
caso.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
La baja concurrencia
de los postores al
proceso de seleccin.
Los contenidos
de las Bases
cumplen con
los requisitos
mnimos
dispuestos en
el artculo 26
de la Ley de
Contrataciones
del Estado.
La presentacin de
observaciones de
los postores y el
consecuente retraso
del proceso de
contratacin.
La presentacin
de fe de erratas o
postergaciones
al proceso de
contratacin. La
anulacin de procesos
de seleccin.
contina
62
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El Comit
Especial
Permanente, el
Comit Especial
o el rgano
encargado de
Contrataciones
segn sea el
caso.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Informacin
incompleta o dispersa
que limita un
adecuado proceso
de seleccin y
contratacin.
Incongruencias entre
las bases y la oferta de
los postores.
Documento
de Bases
conteniendo
los trminos
de referencia o
el expediente
tcnico segn
el objeto de
contratacin.
Retrasos ocasionados
por consultas u
observaciones al
proceso de seleccin.
contina
63
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Verificar
los plazos
utilizados para
la elaboracin
de las Bases
por parte del
Comit Especial
Verificar que
las Bases se
encuentren
aprobadas por
el Alcalde o
el funcionario
delegado para
ello.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Norma 3.5
Verificaciones y
Conciliaciones que
dispone que los
procesos, actividades
y tareas, deben ser
verificados antes y
despus de realizarse
con la finalidad de
constatar que se hayan
realizado dentro de los
parmetros y plazos
establecidos.
La Gerencia
Municipal o
quien haga sus
veces en la
entidad.
Norma 3.1
Procedimientos
de Autorizacin y
Aprobacin que dispone
que la ejecucin de los
procesos, actividades
y tareas deben contar
con la autorizacin
y aprobacin de los
funcionarios con el
rango de autoridad
respectivo y que
ningn miembro del
Comit Especial podr
estar a cargo de la
aprobacin de las
Bases. Est vinculada
al cumplimiento del
artculo 26 de la Ley
de Contrataciones del
Estado, D.L N1017 y
del artculo 35 de su
Reglamento aprobado
con D.S N184-2008-EF.
El Comit
Especial
Permanente,
el Comit
Especial o
responsable
del rgano
encargado de
Contrataciones.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Retrasos en el proceso
de seleccin y en la
contratacin.
Los plazos de
elaboracin
de las Bases
concuerdan
con la
programacin
de la actividad
aprobada en el
Plan Operativo
Institucional.
Desactualizacin
de los valores
referenciales.
Incumplimiento de las
metas programadas
en el plan operativo
institucional.
Un proceso declarado
nulo por carecer
del documento de
aprobacin de las
Bases.
Responsabilidades
funcionales en los
miembros del Comit
Especial por no
haber gestionado la
aprobacin de las
Bases.
Documento
(resolucin
de alcalda,
resolucin
directoral o
informe) en
el cual se
evidencie la
aprobacin de
las Bases.
contina
64
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Archivar
adecuadamente
la Resolucin
de Alcalda o
documento que
aprueba las
Bases y verificar
que forme parte
del expediente
de contratacin.
En qu consiste?
Consiste en revisar y constatar que el
documento que aprueba las Bases del proceso
de seleccin (Resolucin de Alcalda o
documento de aprobacin) se encuentre
debidamente archivado en las oficinas
que correspondan y en el expediente de
contratacin.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Norma 3.5
Verificaciones y
Conciliaciones en
la cual se seala
que los procesos,
actividades y tareas
deben ser verificados
antes y despus de su
realizacin, y con el
artculo 26 de la Ley
de Contrataciones del
Estado, D.L N1017 y
el artculo 35 de su
Reglamento aprobado
con D.S N184-2008-EF.
Norma 3.8
Documentacin de
Procesos, Actividades
y Tareas que Seala
que es deber de toda
autoridad, funcionario
y servidor municipal,
generar ordenar
preservar y presentar
la documentacin
sustentatoria de todas
las taras, actividades
o procesos ejecutados
durante su gestin.
El Comit
Especial
Permanente, el
Comit Especial
o el rgano
encargado de
Contrataciones.
Riesgos de no
aplicarla
Prdida de
documentacin clave
para la legalidad del
proceso de seleccin.
Potencial manipulacin
o alteracin del
documento de
aprobacin de las
Bases.
Deterioro por causas
naturales o accidentes.
Evidencia de
cumplimiento
Resolucin
de alcalda,
resolucin
de gerencia
o similar de
aprobacin de
las Bases.
Procedimientos
o normas
internas que
dispongan
se anexe el
documento de
aprobacin de
Bases como
parte del
expediente.
65
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
66
Recomendacin
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Verificar que
el expediente
de contratacin
contenga los
documentos
de aprobacin
de acuerdo a
cada etapa del
proceso de
seleccin.
El rgano
encargado de
Contratacin
de la entidad
(responsable de
la custodia del
expediente de
contratacin)
y el Comit
Especial por
el tiempo que
lo tenga en su
poder.
Un proceso
declarado nulo
por carecer de la
debida aprobacin
del expediente de
contratacin.
Expediente de
contratacin
con toda la
documentacin
histrica del
proceso seguido.
Verificar que la
documentacin
se encuentre
debidamente
archivada y
en custodia
del rgano
encargado
de las
Contrataciones.
El rgano
encargado de
Contrataciones
y el Comit
Especial
mientras lo
tenga en su
custodia.
La prdida o
deterioro de
documentacin
importante para
la transparencia
del proceso de
seleccin.
Problemas con
la transparencia,
el monitoreo y
el control del
proceso.
La prdida de
evidencia material
que respalde
la actuacin de
los funcionarios
involucrados y del
Comit Especial.
Archivo
organizado y
asegurado que
contenga el
expediente de
contratacin.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Verificar la
disposicin
que constituye
el Comit
Especial o
formaliza
al rgano
encargado
de las
Contrataciones.
En qu consiste?
Verificar la
coherencia y
relacin entre
la calificacin y
evaluacin de
propuestas y
los documentos
que sustentan
dichas
calificaciones.
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
El gerente
municipal o
quien haga
sus veces;
el rgano
encargado de
Contrataciones
y el Comit
Especial de ser
el caso.
Que la evaluacin y
calificacin de la oferta
de los postores sea
realizada por personas
no autorizadas o
con atribuciones no
precisas para esta
accin.
Documento
(resolucin
de alcalda,
ordenanza
u otro
equivalente)
que formaliza la
existencia y las
funciones que
le competen al
Comit Especial
y al rgano
encargado de
Contrataciones.
El Comit
Especial o el
rgano de
contrataciones
de la entidad
en cuanto a su
cumplimiento
y la gerencia
municipal o
quien haga
sus veces en
cuanto a la
verificacin y
supervisin.
La manipulacin de
la puntuacin en la
calificacin de la oferta
de los postores.
Que no se tenga
conocimiento de
quines son las
personas autorizadas
para evaluar las
propuestas de los
postores y entregar
luego la buena pro al
postor ganador.
Que no se pueda
confirmar la
evaluacin realizada
y sustentada en la
documentacin
ofrecida por los
postores en sus
respectivas propuestas.
La calificacin
tcnica y
econmica de
los postores,
debidamente
sustentada.
Reclamos y apelacin
de los postores que
generan retrasos en el
proceso de seleccin y
contratacin.
Que se generen
condiciones para
posibles actos de
corrupcin.
contina
Orientaciones bsicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales
67
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
68
Recomendacin
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
Verificar que
el documento
o acta de
apertura
de sobres y
calificacin
de postores
se encuentre
debidamente
archivado, sin
borrones ni
enmendaduras.
El rgano
encargado
de las
contrataciones
y el Comit
Especial
La prdida o deterioro
de estos documentos
que deja sin sustento
la decisin final en
la seleccin de los
postores.
Archivo
organizado
y seguro
conteniendo
los originales
de las actas
de apertura
de sobres y de
calificacin.
Que se generen
condiciones para la
manipulacin del
contenido de las actas
y calificaciones.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Verificar el
cumplimiento
de los
requisitos
mnimos
necesarios
para la
suscripcin del
contrato.
Verificar que
el Comit
Especial o
sus miembros
no sean los
mismos que
aprueben el
contrato.
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El rgano
encargado de
Contrataciones,
el asesor legal
y/o la gerencia
municipal o
quien haga sus
veces.
La gerencia
municipal o
quien haga
sus veces en
la entidad. Los
funcionarios
involucrados
deben
observar esta
disposicin.
Riesgos de no aplicarla
Que la omisin de
algunos de estos requisitos
afecte la legalidad del
contrato suscrito.
Que la municipalidad
tenga una posicin dbil
ante posibles reclamos
a realizar al contratista
o proveedor de bienes o
servicios.
Evidencia de
cumplimiento
Contrato previo
a la suscripcin
con todos
los requisitos
exigidos por la
norma.
Que se generen
condiciones para posibles
actos de corrupcin.
Que se limite
la objetividad e
imparcialidad en el
proceso de contratacin.
Que se generen
condiciones para la
corrupcin.
Documento
estableciendo
las
instrucciones y
procedimientos
para la
aprobacin de
los contratos.
contina
Orientaciones bsicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales
69
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Verificar que
los contratos
se encuentren
debidamente
archivados
y formen
parte del
expediente de
contrataciones.
En qu consiste?
Consiste en revisar y constatar que
los contratos debidamente suscritos y
aprobados se encuentren archivados
y anexados en el expediente de
contratacin y en los archivos de
las reas involucradas. Los contratos
forman parte final del expediente
de contrataciones y constituyen el
instrumento de cierre del proceso de
contrataciones.
El responsable del rgano de
contrataciones, debe asegurar
la existencia fsica del contrato,
debidamente suscrito y aprobado (en
original), anexado al expediente de
contrataciones.
70
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rgano
encargado de
Contrataciones.
Riesgos de no aplicarla
Evidencia de
cumplimiento
La prdida o deterioro
de los contratos que
limita o anula la
principal referencia de
control y seguimiento
de las obligaciones del
contratista o proveedor.
Contrato
original
suscrito,
archivado,
anexo al
expediente de
contratacin.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
3.2 Implementacin del Sistema de Control Interno a los Procesos de Obras por Administracin Directa
Para el Proceso de Obras por Administracin Directa se han encontrado los siguientes problemas recurrentes
y sus correspondientes recomendaciones:
Problemas recurrentes
Orientaciones para
su implementacin
Deficiencias tcnicas, de
procedimiento y autorizacin
en los expedientes tcnicos
Ver cuadro 16
Provisin inoportuna de
materiales e insumos para las
obras en ejecucin
Ver cuadro 17
Informalidad en la supervisin
y residencia de la obra
Ver cuadro 18
Informalidad en la gestin de
almacn en las obras
Ver cuadro 19
Inadecuadas modificaciones
de obras en el proceso de
ejecucin
Ver cuadro 20
Ver cuadro 21
A continuacin, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estas
recomendaciones son formuladas teniendo en consideracin las normas de control interno y principales
normas vinculadas que favorecen su solucin. Adicionalmente, en el Anexo N7 se adjunta la estructura de
contenidos de una directiva interna para la gestin de Obras por Administracin Directa.
71
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Cuadro 16. Problema 1: Deficiencias tcnicas, de procedimiento y autorizacin en los expedientes tcnicos
Recomendacin
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no aplicarla
Evidencia de su
cumplimiento
Elaborar los
expedientes
tcnicos sobre
la base de los
parmetros
del proyecto
de inversin
pblica
declarado
viable.
Las Unidades
Ejecutoras,
rea de obras o
quien haga sus
veces.
Inconsistencias tcnicas
entre los estudios de
pre-inversin y la fase de
ejecucin del proyecto.
Formato SNIP
N15 Informe de
consistencia del
estudio definitivo
o expediente
tcnico detallado
del PIP viable
emitido por el
rea de obras y
con visto bueno
de la OPI (para
municipalidades
adscritas al
SNIP) o informe
de consistencia
emitido por el
rea de obras
o quien haga
sus veces (para
municipalidades
no adscritas al
SNIP).
Verificar que
los expedientes
tcnicos se
encuentren
debidamente
aprobados
antes de su
ejecucin.
Norma 3.1
Procedimiento de
Autorizacin y
Aprobacin que
indica que todo
proceso, actividad
o tarea debe contar
con la autorizacin
y aprobacin del
funcionario con el rango
de autoridad respectivo;
y con el artculo 23
de la Directiva General
del Sistema Nacional
de Inversin Pblica
N001-2009-EF.
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus veces.
Incrementos irregulares
en los presupuestos de
las obras en la fase de
ejecucin.
Imprecisiones respecto a
la rentabilidad social del
proyecto
Un proceso de ejecucin
de obra sin el sustento
legal requerido.
Resolucin
de alcalda o
documento
emitido por
el funcionario
delegado
expresamente
para esta accin.
contina
72
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Cuadro 16. Problema 1: Deficiencias tcnicas, de procedimiento y autorizacin en los expedientes tcnicos
Recomendacin
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no aplicarla
Evidencia de su
cumplimiento
Verificar que
los contenidos
del expediente
tcnico
cumplan con
las exigencias
tcnicas y
normativas de
calidad.
El Jefe de obras
o quien haga
sus veces en la
municipalidad.
Expedientes tcnicos
incompletos que
luego demandarn
modificaciones
sustanciales en metas o
plazos de ejecucin.
Expediente
tcnico emitido
por el rea de
obras o similar
con rigor tcnico.
Inconsistencias tcnicas
que perjudican
una adecuada
ejecucin de la obra
ocasionando constantes
modificaciones e incluso
paralizaciones.
73
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Cuadro 17. Problema 2: Provisin inoportuna de materiales e insumos para las obras en ejecucin
Recomendacin
Verificar la
oportunidad
y eficacia en
los procesos
de seleccin
de materiales
e insumos
requeridos
para las
obras por
administracin
directa.
74
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
El rgano
encargado de
Contrataciones,
el Comit
Especial en
cuanto a
cumplimiento;
la gerencia
municipal
en lo que
corresponde
al monitoreo y
evaluacin.
Paralizaciones de la
obra generadas por
deficiencias en el
suministro de materiales.
Retrasos en la ejecucin
de la obra.
Sobrecostos como
consecuencia de
mayores gastos
generales.
Evidencia de
cumplimiento
Registros de
entrega de
materiales e
insumos de
construccin
conforme el
cronograma de
ejecucin de la
obra aprobado
en el expediente
tcnico.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de su
cumplimiento
Verificar que
la designacin
de la
residencia y
supervisin
de la obra se
encuentren
debidamente
formalizadas.
Norma 3.1
Procedimientos
de Autorizacin y
Aprobacin que
obliga que los
procesos, actividades
y tareas cuenten con la
autorizacin y aprobacin
del funcionario con rango
de autoridad respectivo;
asimismo debe tomarse
en cuenta lo dispuesto en
el artculo 1 numeral 6
y 7 de la Resolucin de
Contralora N195-88-CG
que regula las obras por
administracin directa.
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus
veces en la
municipalidad.
Deficiencias tcnicas
en la ejecucin de las
obras cuando no se
cuenta con profesionales
competentes para ello.
Documento
(informe,
memorando u otro
similar) emitido
por el responsable
del rea de obras
o quien haga sus
veces, designando
formalmente
al residente y
supervisor de la
obra (o inspector
de ser el caso).
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus veces
en la entidad.
Verificar
que las
funciones de
la residencia y
la supervisin
de la obra se
encuentren
formalizadas
y debidamente
comunicadas.
Ambigedad y
discrecionalidad
respecto a las
responsabilidades que
compete asumir a cada
profesional.
Responsabilidades
imprecisas en
situaciones de
ampliaciones de plazo o
adicionales de obra.
Responsabilidades
imprecisas y sin
referencia para los
controles y rendiciones
de cuenta.
Mrgenes abiertos
para incumplimiento
de obligaciones y
responsabilidades.
Deficiencias en la
ejecucin de las obras.
Documento
(informe,
memorando
u otro similar)
conteniendo
las funciones
especficas del
supervisor (o
inspector) y
del residente
de la obra, y
recibido por los
profesionales que
van a cumplir tales
funciones.
75
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Verificar que
la cantidad y
calidad de
los materiales
recibidos en
el almacn
de obra
concuerden
con los
requeridos en
el expediente
tcnico.
Verificar que
el registro de
entrada, salida
y saldos de
materiales,
insumos y
herramientas
del almacn
de obra, se
encuentren
debidamente
balanceados.
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
El residente
de la obra
con apoyo del
encargado del
almacn.
Paralizaciones de obra
debido a la insuficiencia
de materiales o como
consecuencia de la
deficiente calidad de
estos.
El residente
de la obra
con apoyo
del encargado
del almacn,
en cuanto al
cumplimiento,
y el supervisor
o inspector
de la obra
en cuanto su
verificacin.
Evidencia de su
cumplimiento
Documento en
el cual se da
conformidad a
los materiales e
insumos de la
obra.
Deficiencias en la
ejecucin de las obras.
Muestras que no
aprueban los estndares
de calidad.
Prdida de materiales
por registros deficientes
o sustraccin.
Que se generen
condiciones para actos
de corrupcin.
Retrasos en la ejecucin
de la obra.
Registros de
entrada, salida
y saldos de
materiales,
insumos,
herramientas y
equipos de la
obra en ejecucin,
debidamente
suscritos por el
residente.
contina
76
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Verificar el
uso adecuado
de los saldos
de materiales,
insumos,
equipos y
herramientas
al concluir una
obra.
El responsable
del rea de
obras y el
supervisor o
inspector de la
misma.
Riesgos de no
aplicarla
Prdida o deterioro de
los materiales que han
quedado como saldos.
Manejo arbitrario en
el uso de los saldos de
materiales.
Que se generen
condiciones para
acciones de corrupcin.
Evidencia de su
cumplimiento
Informe emitido
por el residente
de obra sobre
el balance
de materiales
utilizado en la
obra, suscrito por
el supervisor o
inspector de la
obra.
77
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Verificar que
los adicionales
de obra se
encuentren
formalizados y
aprobados por
la instancia
competente.
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus veces
en la entidad.
Son tambin
responsables
el residente
y supervisor
(o inspector)
designados
para la obra.
Incremento en
el presupuesto
ejecutado sin la
debida justificacin y
autorizacin.
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus veces
en la entidad.
Son tambin
responsables
el residente
y supervisor
(o inspector)
designados
para la obra.
Retrasos indiscriminados
cuando los mecanismos
no estn formalizados.
Verificar
que las
ampliaciones
de plazo para
la ejecucin
de obras se
encuentren
formalizadas y
aprobadas por
la instancia
competente.
78
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de su
cumplimiento
Resolucin
de alcalda o
documento
aprobatorio del
adicional de obra.
Discrecionalidad en
las decisiones sobre
adicionales de obra
que comprometen los
recursos pblicos.
Que se generen
condiciones para
acciones de corrupcin.
Sobrecostos en la
ejecucin de la obra.
Incumplimiento de las
metas y objetivos.
Resolucin
de alcalda o
documento
aprobatorio
del funcionario
delegado
expresamente para
este fin.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Verificar que
se hayan
presentado
informes
mensuales de
avance de obra
debidamente
documentados.
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus veces
en la entidad.
Son tambin
responsables
de su
cumplimiento,
el residente
y supervisor
(o inspector)
designados
para la obra.
Desinformacin
respecto a los avances
de las obras.
El responsable
del rea de
obras o quien
haga sus
veces en la
entidad. Son
responsables
obligatorios
de su
cumplimiento,
el residente
y supervisor
(o inspector)
designados
para la obra.
Verificar que
la obligacin
de elaborar
la liquidacin
de la obra se
encuentre
precisada.
Riesgos de no
aplicarla
Discrecionalidad de la
residencia de obra.
Incumplimiento de las
metas y objetivos.
Desconocimiento
de las condiciones
tcnicas y del gasto
incurrido en la
ejecucin de la obra.
Informacin deficiente
para su registro
contable.
Evidencia de su
cumplimiento
Informes
mensuales de
avance de obra
emitido por el
residente de la
obra y visado por
el supervisor o
inspector de la
misma.
Contrato
suscrito con el
residente de obra
conteniendo la
obligacin en la
elaboracin de
la liquidacin
de la obra. Si el
residente es de
planta, dicha
obligacin se
consignar en el
documento en el
cual se le designa
la residencia de la
obra.
79
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
3.3 Implementacin del Sistema de Control Interno a los Procesos de Administracin de Bienes
Muebles e Inmuebles
Para el Proceso de Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles se han encontrado los siguientes problemas
recurrentes:
Problemas recurrentes
Recomendaciones a partir de
las Normas de Control Interno y
dems normas vinculadas
Orientaciones para su
implementacin
Establecer claramente la
responsabilidad del Control
Patrimonial.
Ver cuadro 22
Ver cuadro 23
Ver cuadro 24
Deficiencias en el levantamiento
del inventario fsico del patrimonio
mobiliario de la entidad y la Baja de
Bienes
Ver cuadro 25
No se remite informacin a la
Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales
Ver cuadro 26
A continuacin, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estas
recomendaciones son formuladas teniendo en consideracin las normas de control interno y principales
normas vinculadas que favorecen su solucin.
80
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no aplicarla
Evidencia
de su
cumplimiento
Establecer
claramente la
responsabilidad
del Control
Patrimonial.
La
responsabilidad
de la
administracin
de los bienes de
la entidad recae
en la Unidad de
Administracin
o la que haga
sus veces. En
caso de no
contar con un
encargado de
dicha direccin,
le corresponde
al Alcalde
designar a un
encargado
responsable.
Que no se lleve un
registro de los bienes con
que cuenta la entidad,
ni se implementen
procedimientos para la
asignacin de bienes, su
adecuado uso y custodia.
Documento
(Resolucin,
Memorando
u otro) que
designe con
claridad la
Unidad y/o
Funcionario
responsable
del Control
Patrimonial
dentro de la
entidad.
MOF y ROF
actualizados
consignando
las funciones
de control
patrimonial.
81
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Identificar y
codificar de
acuerdo a su
naturaleza
los bienes
patrimoniales
adquiridos.
Asignar
los valores
monetarios a
los bienes de
la entidad.
En qu consiste?
82
Principales normas
aplicables que
favorecen su
solucin
Norma 3.5
Verificaciones y
Conciliaciones que
dispone que los
procesos, actividades
y tareas deben
verificarse antes
y despus de su
realizacin; y con
lo dispuesto por
el Captulo V del
Reglamento de la
Ley N29151, Ley
General del Sistema
Nacional de Bienes
Estatales.
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rea
de control
patrimonial
designado o
quien haga sus
veces.
Riesgos de no aplicarla
Evidencia
de su
cumplimiento
Padrn
de bienes
debidamente
codificados y
actualizados.
Norma 3.8
Documentacin de
Procesos, Actividades
y Tareas que dispone
la obligacin de
documentar los actos
de la administracin
para asegurar su
adecuado desarrollo
de acuerdo con
los estndares
establecidos; y con los
artculos 20 y 121
del del Reglamento de
la Ley N29151, Ley
General del Sistema
Nacional de Bienes
Estatales aprobado
con D.S N007-2008VIVIENDA.
El responsable
del rea
de control
patrimonial
designado o
quien haga sus
veces.
Padrn
de bienes
debidamente
codificados,
valorizados y
actualizados.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Cuadro 24. Problema 3: Desorganizacin del archivo documental relativo al patrimonio fsico
Recomendacin
Generar
un archivo
organizado y
actualizado
del patrimonio
fsico de la
entidad
En qu consiste?
Consiste en el ordenamiento, registro, archivo
y custodia de la documentacin sustento de
los bienes patrimoniales fsicos de la entidad,
con la finalidad de que sea utilizada desde el
registro inicial de cada bien y posteriormente
para la Baja o Transferencia de dichos bienes.
Asimismo, ser utilizada para fines de control
posterior.
El responsable de Control Patrimonial debe
coordinar con el rea de abastecimiento y con el
rea contable a fin de conciliar su informacin
oportunamente, desde la Alta hasta la Baja o
Transferencia definitiva del bien, obteniendo
fotocopia de los documentos que sustentan la
adquisicin de cada bien (comprobantes de
pago, actas, documentos de donacin, etc.).
Principales normas
aplicables que
favorecen su
solucin
Norma 3.8
Documentacin de
Procesos, Actividades
y Tareas que dispone
la obligacin de
contar con evidencia
documental para
asegurar los registros
de existencia de los
bienes patrimoniales,
y con los artculos
120 y 121 del
Reglamento de la
Ley N29151, Ley
General del Sistema
Nacional de Bienes
Estatales aprobado
con D.S N007-2008VIVIENDA.
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rea
de control
patrimonial
designado o
quien haga sus
veces.
Riesgos de no
aplicarla
La prdida del
documento que acredita
la compra de los bienes.
El deterioro o
manipulacin del
documento sustentatorio
de la compra.
Limitaciones para
informar y documentar
en una accin de
Control Posterior.
Evidencia
de su
cumplimiento
Archivo
organizado
y seguro que
contenga la
documentacin
fuente de
registros
actualizados
de los bienes
patrimoniales.
83
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Realizar un
Inventario
Fsico
peridicamente.
Principales
normas aplicables
que favorecen su
solucin
Norma 3.5
Verificacin y
Conciliacin y con
el artculo 121 del
Reglamento de la
Ley N29151, Ley
General del Sistema
Nacional de Bienes
Estatales aprobado
con D.S N0072008-VIVIENDA .
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rea
de control
patrimonial
designado o
quien haga sus
veces.
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia
de su
cumplimiento
Que se desconozca
la cantidad de
bienes en uso por la
municipalidad y su
estado situacional
actual.
Que no se puedan
programar los
mantenimientos
preventivos o
correctivos necesarios
para la preservacin
de los bienes.
Que no se pueda
conciliar la
informacin obtenida
en el inventario
fsico respecto a
la informacin del
rea de contabilidad
considerada en los
Estados Financieros
de la municipalidad.
Prdida de bienes de
la entidad.
Documento
emitido por
la gerencia
municipal o
quien haga
sus veces,
conteniendo las
instrucciones
para el
cumplimiento
de la
recomendacin.
Asimismo, la
existencia de
un documento
de Inventario
Fsico de Bienes
de la Entidad,
actualizado,
valorizado y
comunicado a
las instancias
superiores.
contina
20 Ver normativa y lineamientos aplicables en www.sbn.gob.pe. Reglamento Para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. RESOLUCION N 039-98/SBN y dems referidas.
84
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
Llevar a cabo la
Baja de Bienes
En qu consiste?
Consiste en la extraccin fsica y contable del
bien del patrimonio de la entidad, en base a la
autorizacin que deber estar contenida en una
Resolucin Administrativa de la Direccin General
de Administracin o la que haga sus veces, previo
informe de la unidad orgnica responsable del
control patrimonial, quien debe verificar y conciliar
el estado situacional de los bienes y la informacin
sustentatoria correspondiente.
La relacin de los bienes a darse de baja deber
contener la identificacin de cada bien (nombre
y cdigo patrimonial), las caractersticas propias,
estado actual, el valor de inventario, el precio de
tasacin y la ubicacin de los mismos, para que
la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales
pueda realizar la verificacin fsica si fuera el caso.
Para dar de baja un bien deben seguirse los
lineamientos establecidos por la Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales, considerando entre
otros, su estado de excedencia , su obsolescencia
tcnica, su mantenimiento o reparacin onerosa,
su prdida, robo, sustraccin, destruccin parcial
o total, previo informe sustentado; o cualquier otra
causa justificable debidamente sustentada.
Principales
normas aplicables
que favorecen su
solucin
Norma 3.5
Verificacin y
Conciliaciones
que dispone la
verificacin de
los procesos,
actividades y tareas,
antes y despus
de su realizacin;
y con el D.S N
009-2008-VIVIENDA
sobre las acciones
tendentes a la Baja
y Enajenacin de
Bienes del Estado
y la Directiva 0042008-SBN sobre el
Procedimiento para
la Baja, la Venta por
Subasta Pblica y
la Venta Directa de
los Bienes Muebles
de propiedad de
las Entiadades del
Sector Pblico que
se encuentran en
calidad de chatarra.
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rea
de control
patrimonial
designado o
quien haga
sus veces en
cuanto a su
cumplimiento
y la oficina de
administracin
o quien haga
sus veces en
cuanto a la
verificacin.
Riesgos de no
aplicarla
Que la entidad
mantenga bienes
(maquinarias,
equipos, muebles,
etc.) que ya
no sirven o
estn en condicin
de chatarra ocupando
espacio y generando
costos innecesarios
de almacenaje y
vigilancia.
Que no se puedan
renovar los equipos
antiguos y puedan
adquirirse equipos
nuevos.
Evidencia
de su
cumplimiento
Informe de
sustento tcnico
sobre la baja
de bienes
emitido por el
responsable
de Control
Patrimonial
de la entidad.
Resolucin
administrativa
que aprueba la
baja de bienes.
85
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Recomendacin
En qu consiste?
Enviar
informacin
peridicamente
sobre
Inventarios
Fsicos.
86
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El responsable
del rea
de control
patrimonial
designado o
quien haga
sus veces en
cuanto a su
cumplimiento
y la oficina de
administracin
o quien haga
sus veces en
cuanto a la
verificacin.
Riesgos de no
aplicarla
No se contribuye al
registro y actualizacin
de los bienes
nacionales.
Su incumplimiento
trae consigo
responsabilidades
administrativas.
Indicador
de su
cumplimiento
Documento
oficial o
Registro
mediante el
cual se remite
la informacin
a travs del
sistema.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
3.4 Implementacin del Sistema de Control Interno a los Procesos de Gestin de Almacn
Para el Proceso de Gestin de Almacn se han encontrado los siguientes problemas recurrentes:
Problema recurrente
Recomendaciones a partir de
las Normas de Control Interno y
dems normas vinculadas
Establecer que todos los bienes
adquiridos ingresen a travs del
almacn y sean distribuidos de
acuerdo a los requerimientos de
la entidad, evidencindose el
movimiento en un registro.
Verificar la distribucin y salida de
bienes del almacn.
Orientaciones para su
implementacin
Ver cuadro 27
A continuacin, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estas
recomendaciones son formuladas teniendo en consideracin las normas de control interno y principales
normas vinculadas que favorecen su solucin.
87
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su
solucin
Establecer que
todos los bienes
adquiridos
ingresen a travs
del almacn y
sean distribuidos
de acuerdo a los
requerimientos
de la entidad,
evidencindose el
movimientoa en
un registro.
Norma 3.8
Documentacin de
Procesos, Actividades
y Tareas que dispone
la obligacin de
evidenciar las
acciones realizadas a
travs de documentos
fsicos; y con la
Norma del Sistema
de Abastecimiento
N5 sobre unidad
en el ingreso fsico y
custodia temporal de
bienes aprobado con
Resolucin Jefatural
N118-80-INAP-DNA.
Quines
deben
aplicarla?
La Oficina de
Administracin,
la gerencia
municipal o
quien haga sus
veces en la
entidad.
Riesgos de no
aplicarla
Que no haya un
control efectivo
de los bienes
adquiridos.
Que los materiales
de construccin
sean entregados
directamente para
su utilizacin
en las obras, sin
que se realice
ningn tipo de
control por parte
del encargado
del almacn,
debilitndose
el control al
desconocerse
la cantidad y
calidad de material
recibido.
Evidencia de su
cumplimiento
contina
88
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Verificar la
distribucin y
salida de bienes
del almacn.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su
solucin
Quines
deben
aplicarla?
Norma 3.8
Documentacin de
Procesos, Actividades
y Tareas que dispone
la obligacin de
evidenciar las
acciones realizadas a
travs de documentos
fsicos; y con la
Norma del Sistema
de Abastecimiento
N5 sobre unidad
en el ingreso fsico y
custodia temporal de
bienes aprobado con
Resolucin Jefatural
N118-80-INAP-DNA.
El responsable
del almacn
o quien haga
sus veces en la
entidad en su
cumplimiento y
el responsable de
la administracin
o quien haga
sus veces en su
verificacin.
Riesgos de no
aplicarla
Que la entidad
no cuente con
informacin
actualizada
respecto de
los saldos de
existencias de
almacn y que
no concilie con
la informacin
contable, al
no contar con
sustento.
Evidencia de su
cumplimiento
Archivo organizado y
seguro de PECOSA.
89
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
3.5 Implementacin del Sistema de Control Interno a los Procesos de Gestin del Programa del
Vaso de Leche
Para el Proceso de Gestin del Programa del Vaso de Leche se han encontrado los siguientes problemas
recurrentes:
Problemas recurrentes
Recomendaciones a partir de
las Normas de Control Interno y
dems normas vinculadas
Orientaciones para su
implementacin
Inadecuado empadronamiento de
beneficiarios
Ver cuadro 28
Determinar y sustentar los
contenidos nutricionales de los
productos alimentarios
Cautelar la calidad de los insumos
o productos del Programa.
Definir condiciones adecuadas del
almacn.
Ver cuadro 29
Definir mecanismos de
distribucin.
Ver cuadro 30
Definir mecanismos de
supervisin y monitoreo.
Ver cuadro 31
A continuacin, presentamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estas
recomendaciones son formuladas teniendo en consideracin las normas de control interno y principales
normas vinculadas que favorecen su solucin.
90
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Actualizar los
padrones de
beneficiarios.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El Comit de
Administracin
del Vaso
de Leche
con apoyo
operativo del
responsable
del Programa
del Vaso de
Leche.
Riesgos de no aplicarla
Evidencia de su
cumplimiento
Deficiente proceso de
empadronamiento,
depuracin y seleccin
de beneficiarios, lo que
hace que se incluyan
beneficiarios no
considerados en la ley.
Padrn
actualizado de
beneficiarios.
Que el programa no
cumpla con cubrir las
necesidades de los
beneficiarios, desvindose
los escasos recursos
disponibles.
Cuadro 29. Problema 2: Fichas nutricionales inadecuadas o inexistentes en los procesos de compra
Recomendacin
Determinar y
sustentar los
contenidos
nutricionales
de los
productos
alimentarios
del Programa.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia de su
cumplimiento
El Comit de
Administracin
del Vaso
de Leche
con apoyo
operativo del
responsable
del Programa
del Vaso de
Leche.
Que se distribuyan
productos del
programa que no
renan condiciones
de higiene y
salubridad ni el
nivel mnimo
nutricional
establecido.
Informe de
diagnstico
trimestral del
anlisis nutricional
elaborado por el
responsable del
Programa del Vaso
de Leche.
y la Resolucin
Ministerial N 711-2002SA/DM del 17 de abril de
2002, a travs de la cual
se aprueban los Valores
Nutricionales Mnimos de
la Racin del Programa
del Vaso de Leche.
contina
Orientaciones bsicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales
91
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Cuadro 29. Problema 2: Fichas nutricionales inadecuadas o inexistentes en los procesos de compra
Recomendacin
Cautelar la
calidad de
los insumos o
productos del
Programa.
En qu consiste?
Definir
condiciones
adecuadas del
almacn.
92
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
El Comit de
Administracin
del Vaso
de Leche
con apoyo
operativo del
responsable
del Programa
del Vaso de
Leche.
Dificultad para la
determinacin de
los productos a ser
distribuidos por el
Programa.
El Comit de
Administracin
del Vaso
de Leche
con apoyo
operativo del
responsable
del Programa
del Vaso de
Leche.
Que el Almacn no
rena condiciones
suficientes de
infraestructura,
salubridad, higiene
y seguridad.
Tomar en consideracin la
Resolucin Ministerial N
711-2002-SA/DM del 17
de abril de 2002, a travs
de la cual se aprueban
los Valores Nutricionales
Mnimos de la Racin del
Programa del Vaso de
Leche.
Norma 3.4 Controles
sobre el acceso a los
recursos o archivos seala
que los recursos o archivos
de valor deben ser
debidamente custodiados,
limitndose su acceso
a personal autorizado y
estableciendo controles
para su custodia.
Norma 3.5 Verificaciones
y Conciliaciones que
dispone que los procesos,
actividades y tareas,
deben ser verificados antes
y despus de realizarse.
Ley N27470 Ley
que establece normas
complementarias para la
ejecucin del Programa
del Vaso de Leche, artculo
2 numeral 2.2.
Riesgos de no
aplicarla
Productos ofrecidos
en el mercado
que no cuentan
con niveles de
salubridad y no
se ajustan a las
especificaciones
tcnicas mnimas
establecidas.
Que no coincidan
las cantidades
de productos del
programa recibidos
en el Almacn y
los entregados a los
comits.
Evidencia de su
cumplimiento
Documento
emitido por el
organismo de salud
competente en el
cual se consignan
los valores
nutricionales para
aplicarlos en las
adquisiciones de
los insumos del
Programa del Vaso
de Leche.
Documento
emitido por el
responsable
del Comit de
Administracin
del Vaso de Leche
disponiendo
y asignando
presupuesto para el
acondicionamiento
de los almacenes.
CAPTULO 3 Implementacin del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atencin.
Definir
mecanismos
de
distribucin.
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que favorecen
su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Riesgos de no
aplicarla
Evidencia
de su
cumplimiento
Que la racin no
llegue a los verdaderos
beneficiarios al existir
intermediarios en la
distribucin.
La funcin de la
municipalidad en materia
de distribucin de los
insumos del Programa del
Vaso de Leche, dispuesta
en la Ley N27470,
que establece normas
complementarias para
la ejecucin de dicho
programa, artculo 2
numeral 2.2.
El Comit de
Administracin
del Vaso
de Leche
con apoyo
operativo del
responsable
del Programa
del Vaso de
Leche.
Cronograma
de distribucin
aprobado por
el Comit de
Administracin
y sus
responsables
operativos.
Cuadro 31. Problema 4: Inadecuada supervisin y control del manejo de los alimentos
Recomendacin
En qu consiste?
Principales normas
aplicables que
favorecen su solucin
Quines
deben
aplicarla?
Definir
mecanismos
de supervisin
y monitoreo.
El Comit de
Administracin
del Vaso
de Leche
con apoyo
operativo del
responsable
del Programa
del Vaso de
Leche.
Riesgos de no aplicarla
Evidencia
de su
cumplimiento
Documento
aprobado por
el Comit de
Administracin
conteniendo la
metodologa e
instrucciones
para el
monitoreo
93
SIGLAS
95
GLOSARIO DE TRMINOS
Ambiente de Control: Componente del Sistema de Control Interno, que busca establecer un entorno
organizacional favorable para el ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas que sensibilicen a los
miembros de la entidad, generando una cultura de control interno y una gestin escrupulosa.
Actividades de Control Gerencial: Componente del Sistema de Control Interno, que busca establecer polticas,
procedimientos y prcticas para asegurar que los objetivos institucionales se logren y que las estrategias para
mitigar riesgos se ejecuten. Estos se imparten por el titular o funcionario que designe la gerencia y los niveles
ejecutivos competentes.
Comunicacin interna: Es la forma en que se transmite y se recibe informacin dentro de la municipalidad,
tanto en forma horizontal (de un rea a otra), como en forma vertical (de un subordinado a su superior o
viceversa).
Comunicacin externa: Es la forma en que se transmite y se recibe informacin desde y hacia afuera de la
municipalidad.
Control Interno: Es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad,
diseado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los objetivos gerenciales de la institucin.
Control Preventivo21: El Control Preventivo se enmarca en la atribucin del Sistema Nacional de Control de
formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las Entidades en la toma
de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, as como los procedimientos y operaciones que emplean en
su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestin y de control interno.
Control previo22: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan antes de la ejecucin de los procesos
u operaciones.
Control posterior23: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan despus de la ejecucin de los
procesos u operaciones.
Control simultaneo24: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan durante
procesos u operaciones.
la ejecucin de los
97
Informacin y comunicacin: Componente del Sistema de Control Interno, que busca asegurar que el registro,
procesamiento, integracin y flujo de informacin se d en todas las direcciones, con calidad y oportunidad
a travs de mtodos, procesos, canales, medios y acciones con un enfoque sistmico y regular. Esto permitir
que se cumplan las responsabilidades individuales y grupales.
OCI: El rgano de Control Institucional constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el
control gubernamental en la entidad, con la finalidad de promover la correcta y transparente gestin de los
recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, as como el
logro de sus resultados, mediante la ejecucin de labores de control.
Sistema de Control Interno: Conjunto de polticas, normas, planes, organizacin, metodologa y registros
organizados e instituidos en cada entidad del Estado para la consecucin de la misin y objetivos institucionales
que le corresponde cumplir.
Supervisin: Componente del Sistema de Control Interno, orientado a las actividades de prevencin y
monitoreo, seguimiento de resultados y compromisos de mejoramiento.
98
ANEXOS
Anexo N 1
Modelo de Acta de Compromiso
NOMBRE DE LA ENTIDAD
------------------------------Nombres y Apellidos
cargo
------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo
------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo
-----------------------Nombres y Apellidos
Cargo
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
101
Anexo N 2
Ejemplo 1: Formato de designacin de Comit
NOMBRE DE LA ENTIDAD
N DE DOCUMENTO
El (cargo del titular de la entidad) de la (nombre de la entidad), en cumplimiento con lo dispuesto en el Acta N______
, Acta de Compromiso para el desarrollo de la implementacin del control interno, ha decidido conformar el (nombre del comit), el cual tendr a su cargo
la elaboracin del Sistema de Control de la entidad.
Dicho Comit depender de la Alta Direccin y estar conformado de la siguiente forma:
Presidente
Secretario
Integrante 1
Integrante 2
Integrante 3
Integrante 4
(El nmero de integrantes del comit estar sujeto al tamao y a las necesidades de la entidad)
El comit se reunir las veces que considere necesario. Cada miembro titular designar un suplente, quien podr asistir a las sesiones del Comit en
su ausencia temporal, con las mismas facultades, obligaciones y responsabilidades del titular.
Los miembros titulares y suplentes del Comit tendrn voz y voto, debiendo firmar el acta de cada sesin, aceptando con ello el cumplimiento
de los compromisos contrados.
El Comit tendr como funciones fundamentales las siguientes:
1. Monitorear el proceso de sensibilizacin y capacitacin del personal de la entidad sobre control interno
2. Desarrollar el diagnstico actual del Control Interno dentro de la entidad
3. Desarrollar el cuadro de necesidades propuesto dentro del diagnstico de control interno
4. Proponer la estimacin de los recursos necesarios para la implementacin del cuadro de necesidades
5. Comunicar a todo el personal sobre la importancia de contar con un Sistema de Control Interno eficiente
6. Designar a un representante de cada rea el cual se encargar de coordinar las actividades a realizar para la implementacin del control interno.
7. Informar a la Alta Direccin sobre los avances realizados en materia de implementacin del control interno
8. Coordinar con todas las reas de la entidad aspectos pertinentes a la implementacin del control interno
9. Desarrollar formatos estandarizados que servirn de gua para cada una de las reas de la entidad.
Firman en seal de conformidad en la ciudad de ____________a los____________das del mes de__________de________________
---------------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del titular de la entidad
--------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del directivo de la entidad
--------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del directivo de la entidad
--------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del directivo de la entidad
--------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del directivo de la entidad
--------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del directivo de la entidad
--------------------------------------------Nombres y Apellidos
Cargo del directivo de la entidad
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
102
Anexo N 2
Ejemplo 2: Formato de designacin de Comit
NOMBRE DE LA ENTIDAD
N DE DOCUMENTO
EQUIPO DE TRABAJO
Lder (Directivo elegido por la Alta Direccin para la realizacin del Sistema de Control Interno con el que
cuenta actualmente la entidad)
Nombre:
Cargo:
Integrantes del Equipo de Trabajo (Directivos de la entidad que realizarn el diagnstico del Sistema de Control
Interno con el que cuenta actualmente la entidad)
Nombre
Cargo
Firma
Fecha:
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
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Anexo N 3
Normativa que regula la actuacin tica dentro de la funcin pblica
Establece los principios ticos, deberes y prohibiciones que rigen l a a c t i v i d a d d e los servidores
pblicos de las entidades de la Administracin Pblica.
Esta ley se divide en cuatro captulos:
1. Captulo I: De la Funcin Pblica. En el cual se definen el mbito de aplicacin, concepto y
fines de la Funcin Pblica, entre otros.
2. Captulo II: Principios y Deberes ticos del Servidor Pblico. Donde se describen cada uno de
los principios y deberes de la funcin pblica.
3. Captulo III: Prohibiciones ticas del Servidor Pblico. Donde se describen las prohibiciones
ticas de la funcin pblica.
4. Captulo IV: Incentivos, Sanciones y Procedimiento. E n e l c u a l se definen las medidas
que debe tomar la Alta Direccin para promover una cultura de probidad,
transparencia, justicia, servicio pblico y para el establecimiento de sanciones a
la trasgresin del cdigo, entre otros.
Reglamento de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica.
Desarrolla las disposiciones contenidas en la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica para
lograr que los empleados pblicos acten con probidad durante el desempeo de su funcin. Se
establecen adems la clasificacin y criterios para la aplicacin de sanciones, el procedimiento
administrativo disciplinario, entre otros.
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
104
Anexo N 4
Valores Institucionales (Ejemplo: Caso de una Universidad)
VALORES INSTITUCIONALES
Los valores que la Universidad del Saber ha fijado como base de su misin educativa, y que caracterizan la
cultura de la institucin y sirven de gua de accin, son:
Veracidad
Libertad
Respeto
Responsabilidad social
Honestidad
Eficacia
Solidaridad
Justicia.
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
105
Anexo N 5
Lineamientos para la elaboracin del anlisis FODA
Una forma prctica de evaluar las condiciones favorables y adversas en el entorno y el ambiente interno,
es el anlisis FODA. El anlisis combinado de ambas, expresado en una matriz, puede proporcionar un
adecuado panorama dentro del cual determinar los objetivos estratgicos. La matriz FODA debe contener:
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
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Anexo N 6
Principios bsicos para la identificacin de riesgos
Requerimientos
1. Un problema que solucionar (identificacin de riesgos).
2. Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser un pequeo equipo operacional o gestor de
entre cinco a diez personas (por ejemplo: Gerentes, especialistas, asesores, entre otros).
3. Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fcilmente visible por todos, y algunos
plumones para escribir.
4. Un facilitador, alguien cuya funcin es obtener las sugerencias de los participantes, no imponerles sus
opiniones, aunque con aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propsito de la sesin.
Reglas importantes
Procedimiento
1. Definir el problema: (identificacin de riesgos)
Pida sugerencias sobre el problema.
No permita las crticas (a las sugerencias de los dems) por parte de nadie.
Escriba en la pizarra todos los riesgos propuestos.
Agrupe los riesgos similares o relacionados.
Ordnelos y lstelos por orden de prioridad (empezando por los ms importantes).
2. Resumir en la pizarra las decisiones del grupo:
Los riesgos,
Las causas o efectos,
El impacto
La probabilidad,
Controles existentes
Fuente: Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG. Gua para la implementacin del SCI de las entidades del Estado.
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Anexo N 7
Estructura de contenidos de una Directiva Interna para la gestin de Obras por
Administracin Directa
Estructura
Descripcin
Finalidad
II
Objetivo
III
Alcance
IV
Marco legal
Definiciones
VI
Funciones y
responsabilidades
VII
Procedimiento de
aprobacin de las obras
VIII
IX
Elaboracin de
requerimientos para la
ejecucin de la obra
Describe los pasos a seguir para solicitar y aprobar los adicionales de obra,
concordado con el artculo 26 de la Directiva General del Sistema Nacional
de Inversin Pblica N 001-2009-EF
XI
Procedimiento para la
ampliacin del plazo de
ejecucin de la obra
XII
Informes mensuales y
valorizaciones
XIII
Terminacin de obras y
recepcin
XIV
Liquidacin tcnica y
financiera
XV
Disposiciones
complementarias
Nota: la Directiva deber ser aprobada mediante Resolucin de Alcalda o Resolucin Gerencial.
108
Anexo N 8:
Contenidos bsicos para las liquidaciones de obras por Administracin Directa
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