Formatos de celda

En este primer mdulo del curso de Excel vers a qu nos referimos cuando decimos Formato
de Celdas y cmo puedes modificar del formato de una celda o de un rango de celdas.
Excel ofrece muchas posibilidades de dar formato al contenido y al aspecto de las celdas,
posibilitando as la consecucin de presentaciones de verdadera calidad y acordes al destino
final del trabajo realizado.
Para poder acceder a las opciones que Excel permite "tocar" del formato de una celda, puedes
hacerlo a travs del atajo de teclado [Control+1], a travs del men contextual seleccionando
Formato de celdas o a travs de la ficha Inicio, grupo de herramientas Celdas, Formato y
luego Formato de celdas.
La animacin finaliza con la ventana Formato de celdas abierta, quedando bien identificables
cada una de las fichas de dicha ventana: Nmero, Alineacin, Fuente, Bordes, Relleno y
Proteger; que a su vez agrupan distintas opciones modificables del formato a las que puedes
"echar mano" con la finalidad de lograr la mejor forma de mostrar la informacin

Nuevamente destacamos lo que est anotado en el primer prrafo: puedes seleccionar

un rango de celdas para aplicarles un formato, o puedes aplicarle el formato deseado a
una nica celda.
A continuacin, vers algunos ejemplos de formato aplicados a celdas de una planilla de
clculo, y una aclaracin que describe la o las fichas de la ventana Formato de celdas que se
accedieron para lograr el formato que ves en la imagen de muestra.
Para lograr el formato con el signo monetario, en la ficha Nmero de
la ventana Formato de celdas, seleccionamos la Categora Moneda, y
no cambiamos ninguna de las otras opciones posibles: las posiciones
decimales por defecto quedan en 2, el Smbolo lo dejamos en $ y no
tocamos la presentacin de Nmeros Negativos.
Aqu el texto de la celda est alineado al centro, para ello
seleccionamos dentro de la ficha Alineacin, en el apartado Alineacin
del texto, la opcin Centrar del cuadro de lista que tiene por ttulo
Horizontal. Pero eso no es todo, adems el texto tiene el efecto de
Tachado y est en Negrita; dos opciones de formato que estn entre las

opciones de la ficha Fuente.

Este efecto lo logramos modificando entre las opciones de la ficha

Alineacin, en el apartado Orientacin, la inclinacin del texto, que
para el caso del ejemplo est a 45. Tambin aqu, en la ficha Fuente
fijamos el Tamao el texto a 12 y le aplicamos el Estilo Negrita.
Cuando, por ejemplo, cambias el tamao o alineacin del
texto contenido en una celda, observa que tambin se
actualiza la altura de la fila a la cual pertenece la celda, para
ajustarse al tamao del contenido de la misma. No pasa lo
mismo cuando el contenido de la celda es ms ancho que el
ancho de la columna que contiene a la celda, excepto que
est seleccionada la opcin Ajustar texto en el apartado
Control del texto entre las opciones de la ficha Alineacin.
En este caso modificamos una de las opciones de la ficha Bordes; en el
apartado Lnea elegimos el Estilo de lnea doble. Luego, en la ficha
Relleno, seleccionamos el color verde agua en el apartado Color de
fondo.
El ejemplo final nos muestra una celda con formato de fecha; para
conseguir aplicar este formato a la celda, en la ficha Nmero de la
ventana Formato de celdas, seleccionamos la Categora Fecha, y no
cambiamos ninguna de las otras opciones posibles.
Has podido apreciar que son muchas las posibilidades y las combinaciones posibles entre una
y otra tambin.

Cmo aplicar formatos: Men Formato, Barra de Formatos, Atajos de teclado

Podramos decir que lo anterior fue solo la vuelta previa de lo que es la carrera hacia el
Formato de Celda. Paso a paso iremos profundizando ms en este tema que tiene mucho por
ensearte.
Has visto antes cmo acceder al cuadro de dilogo Formato de celda, y que all estn
presentes todas las fichas que te permiten dar el formato que deseas a la celda o al rango de
celdas.
No obstante esto, y con el fin de que puedas acelerar el proceso de edicin, hay muchas de
las opciones de formato que puedes aplicarlas simplemente presionando un botn de las
herramientas de la ficha Inicio.
En la siguiente animacin puedes ver tres grupos de herramientas de la ficha Inicio.

Para aclarrtelo, repasaremos cmo aplicar determinados formatos a una celda a travs del
cuadro de dilogo Formato de celdas y luego a travs de los botones de las herramientas de
Inicio.
Suponte que necesitas aplicar al texto contenido en una celda estilo de letra cursiva,
subrayado simple y al contorno de la celda un borde de lnea llena. En la siguiente
animacin vers como aplicar el formato a travs del cuadro de dilogo Formato de celdas:

Qu te parece si ensayas un poco lo aprendido? Te propongo algo, abre la

aplicacin Excel y en una celda escribe tu nombre, luego aplcale formato Negrita a
travs del mtodo abreviado de teclado; con el botn de las herramientas de Inicio
correspondiente aplcale formato Cursiva; finalmente desde el cuadro de dilogo
Formato de celdas aplica el color rojo a la fuente.

Formato condicional

Siguiendo con el tema formato, ha llegado el turno de hablar de lo que es el Formato

condicional.
El formato condicional es un formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de
fuente) que Excel aplica automticamente a las celdas si una condicin que se especifica es
cierta.
Puedes utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio para aplicar un formato,
o una frmula que evale datos o condiciones que no sean los valores de las celdas
seleccionadas.
Para acceder al Formato condicional, debes hacerlo a travs de la ficha Inicio, grupo de
herramientas Estilos, luego elegir la opcin Formato condicional, all encontraras reglas
predefinidas o podrs crear una Nueva regla.
En el siguiente grfico puedes observar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, y all
seleccionado el tipo de regla: Aplicar formato a todas las celdas segn sus valores.

Como vers, hay varios Tipos de regla, y sus nombres son bastante intuitivos por lo que te
alentamos a que los investigues tu mismo.

Pero para
que no te
aburra la
lectura y
logres t
mismo
probar si
aprendiste lo
visto en esta
pgina, te
propongo
que abras la
aplicacin
Excel, luego
a las celdas
del rango
[A1:A5] les
apliques un
Formato
condicional
tal que si los
datos all
ingresados
son mayores
a cero la
fuente sea
Negrita y de
color azul; si
los datos son
menores a
cero la fuente
debe ser
cursiva y
color rojo;
finalmente si
el dato es
igual a cero
la fuente
debe ser
normal pero
la celda debe
tener un
borde de
lnea llena en
todo su
contorno.
Manos a la

obra!

Copia de formatos

Muchas veces logrars en una celda un formato atractivo, y desears copiar slo el formato de
esa celda en otras celdas de la misma hoja de clculo o de otras hojas o incluso de otros
libros.
Esto lo logras gracias a que con Excel puedes copiar y pegar slo los formatos.
Hay dos formas de copiar y pegar slo formatos, una de ellas es a travs del botn Copiar
formato.
En la otra forma, primero debes iniciar la copia como si se tratara de una copia comn, por
ejemplo por medio del botn correspondiente de las herramientas de Portapapeles o a travs
del mtodo abreviado de teclado: Control + C, pero luego para pegar slo los formatos debes
realizarlo a travs de la opcin Pegado especial..., del men desplegable Pegar, y all elegir el
botn de opcin Formatos.
Para que puedas apreciar lo que antes est escrito, observa la animacin que est aqu debajo.

Primero la animacin muestra cmo copiar por medio del botn de Copiar formatos: debes
seleccionar la celda a la cul quieres copiarle el formato, luego hacer un clic en el botn
Copiar formatos, y finalmente hacer clic y seleccionar la o las celdas dnde pegar los

formatos copiados.
Luego la animacin te muestra como copiar los formatos a travs del men Pegar. Primero
inicias la copia de la celda de alguna manera habitual, luego accedes al men Pegar, all a la
opcin Pegado especial..., en el cuadro de dilogo que se abre seleccionas el botn de opcin
Formatos, y finalmente das clic en el botn Aceptar.

Una particularidad de realizar la copia de formatos a travs del botn Copiar

formato, es que luego de que iniciaste la copia, es decir que seleccionaste la o las
celdas a las cuales deseas copiarles el formato y haces clic en el botn Copiar
formato, el formato se pegar en la primer seleccin que realices inmediatamente
Para copiar el formato de la celda o del rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones,
debes hacer doble clic en el botn Copiar formato. De esa forma cada vez que hagas clic y
selecciones una celda o un rango de celdas, en stas se pegar el formato del rango copiado
hasta que presiones nuevamente el botn Copiar formato o presiones la tecla Escape.

Prubate ahora: Escribe en una celda tu nombre y aplcale formato Negrita,

Subrayado y color Rojo, en una celda contigua escribe tu apellido y en otra tu
edad. Te animas a copiar el formato de la celda que tiene tu nombre, a las celdas
con tu apellido y tu edad a travs del botn Copiar formato?

Estilos de tabla

Las opciones de Estilo de tabla son una coleccin incorporada de formatos predefinidos
(como tamao de fuente, tramas y alineacin) que puedes aplicar a un rango de datos.
Cundo no ests prctico con la presentacin de trabajos o tu destreza no es precisamente el
diseo, no debes preocuparte. Excel ofrece una coleccin de opciones de autoformato que
puedes aplicar de manera automtica a tus trabajos, de manera que el resultado obtenido
tenga un diseo atractivo.
En la siguiente animacin visualizars cmo acceder a los Estilos de tabla, luego recorre las
diferentes opciones de formatos disponibles, finalmente con el puntero del mouse
seleccionamos el rango de celdas al cual deseamos aplicar dicho Estilo.

Puedes crear tu propio Estilo de tabla, haciendo clic en Nuevo estilo de tabla (dentro del
men desplegable Dar formato como tabla). All se abrir el cuadro de dilogo Nuevo estilo
rpido de tabla donde podrs configurar el estilo con detalle. Este cuadro es muy sencillo e
intuitivo por lo que te animamos que lo explores t mismo.

Una vez que has aplicado un autoformato, luego puedes modificar an ms el

diseo, si as lo deseas, a travs de las opciones de Formato de celdas.

Es decir que cuando aplicas un autoformato, ste no es "intocable" o "fijo", luego
Bordes y rellenos

Algo que ya habrs percibido a lo largo de ste mdulo, es que a las celdas puedes aplicarles
bordes y rellenos.
Si has sido un poquito observador, en algn momento visualizaste imgenes o animaciones
que mostraron estas posibilidades. De todas maneras ahora lo vers mejor.
Primero vamos a recordar la posibilidad de aplicar formatos a celdas individuales o a rangos
de celdas, y los bordes y los rellenos no quedan fuera. Es decir que t puedes aplicar un
borde, un sombreado o una trama (o una combinacin de todos ellos) a una nica celda o bien
a un rango de stas. Adems, el rango de seleccin puede ser de celdas contiguas o no.
Aqu debajo est el cuadro de dilogo Formato de celdas, y seleccionada la ficha Bordes.

Entre los bordes Preestablecidos puedes elegir bordes al Interior del rango que has
seleccionado, al Contorno o para que no haya bordes eliges Ninguno. Igualmente, si lees la
aclaracin del propio cuadro de dilogo, es claro que tienes varias posibilidades de edicin de
los bordes.
A la izquierda del grfico estn los distintos Estilos de lnea posibles y ms abajo el cuadro de
seleccin del Color que deseas aplicar al borde que has elegido.
No tienen por qu ser todos los bordes del rango del mismo Estilo o Color, por ejemplo a la
derecha puedes tener lnea de puntos de color rojo, a la izquierda lnea llena de color azul, en
la parte superior lnea doble de color verde y en la parte inferior ninguna lnea.
Ahora el grfico tiene la seleccin de la ficha Relleno.

Puedes ver que tienes diferentes opciones de Color para aplicar el Color de fondo que deseas.
Adems en el cuadro de seleccin Trama puedes seleccionar un entramado para aplicar al
rango de seleccin.

En el grfico que est aqu a la izquierda estn los dos botones que permiten,
desde las herramientas en la ficha Inicio, aplicar o eliminar Bordes y Color
de relleno.

Incluso entre las opciones que despliegas al hacer clic en la flechita del botn de Bordes, est
Dibujar borde, que permite aplicar el formato de borde seleccionado donde queramos de
manera manual.
Estos dos botones ofrecen una manera rpida de aplicar un formato de Borde o de Color de
relleno, sin tener que acceder desde el cuadro de dilogo Formato de celdas, a las mismas

opciones de formato all presentes.

A continuacin vers una animacin que te muestra como se aplica un Borde de lnea Doble a
un rango de celdas a travs del cuadro de dilogo Formato de celdas. Luego, en la misma
animacin, al rango seleccionado se le aplica un sombreado de color verde oliva.

Bueno, hasta aqu llegamos con el mdulo de Formatos de celda.

Has visto que las posibilidades son muchas, las combinaciones de estas posibilidades
tambin, as que vas a tener que practicar bastante para adquirir prctica en estos temas. Te
proponemos regresar a la gua de actividades para desarrollar la ejercitacin que hemos
preparado para ti.

Ejercitacin N 1

Bien, en esta primer ejercitacin ser tu tarea aplicar diferentes formatos a una tabla, luego
copiars estos formatos a otra tabla.
Para ello utilizars Excel y sus posibilidades de aplicar y copiar formatos a celdas y rangos
de celdas de la hoja de clculo.

Descarga entonces el archivo ejercitacion01.xls a tu computadora

(preferentemente en la carpeta Mis Documentos).
Luego de que el documento est en el disco de tu computadora, haz doble clic
sobre el mismo para abrirlo. El libro tiene dos hojas, una que se llama Lista de
Precios y otra que se llama Copia. Cuando el libro se abra ser la hoja Lista de
Precios la que tendr el "foco". Observa que all figuran una serie de artculos, su
cdigo, el rubro al que pertenecen y su precio. En la hoja Copia est exactamente la
misma informacin que en la hoja Lista de Precios, pero por ahora trabajars en la
hoja Lista de Precios.
Selecciona las celdas que son el encabezado de la tabla, y a travs del botn
correspondiente de la ficha Inicio aplcales estilo Negrita.
No te parece que los encabezados deberan estar centrados en la celda que los
contiene? Pues bien, accede al cuadro de dilogo Formato de celdas y en la ficha
Alineacin, encrgate de que los encabezados queden centrados.
Ahora te encargars de los datos de la tabla. Centra y aplica estilo Cursiva a los
datos de la primera columna, es decir al rubro, por medio de los botones de la ficha
Inicio.
Ahora centra y aplica estilo negrita a los datos de la segunda columna, es decir al
cdigo de cada artculo.

Muy bien, a los datos de los nombres cada artculo los dejars tal como est, pero a
los precios vas a tener que darles el formato correcto porque as como estn no
parecen precios. Entonces no esperes ms, selecciona las celdas con los precios de
los artculos, accede al cuadro de dilogo Formato de celdas y en la ficha Nmero,
aplica a la seleccin formato de Moneda con dos posiciones decimales, y en el
smbolo elige la opcin $ Espaol (Argentina).

Ya se parece ms a una lista de precios! El siguiente paso lo daremos con los

bordes. Selecciona toda la tabla y a travs de las herramientas de la ficha Inicio
aplica borde de lnea llena al interior y al contorno de la tabla.

Llegaste al fin, el ltimo paso lo dars copiando el formato de toda la tabla a travs
del botn Copiar formato. Selecciona toda la tabla y copia el formato a la tabla de
la hoja que se llama Copia.

Regresa a la gua de actividades para continuar con el curso.