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Presentacion Flujograma
Presentacion Flujograma
(Flujogramas o Fluxogramas)
Taller Directores
Escuelas Beneficiarias 2007
Noviembre de 2009
SISTEMA Y PROCESOS
Sistema:
Una serie de acciones, componentes, departamentos o
procesos que se interelacionan para un propsito.
Sub-sistema:
Son las divisiones de un sistema.
Proceso:
Es una parte del sistema que tiene un principio y un fin.
Al interelacionarse entre si forman el sistema.
ANLISIS DE PROCESOS
Permite que se identifique el flujo o
secuencia real de los eventos en un
proceso de cualquier producto o servicio.
Muestra reas problemticas, redundancia,
pasos innecesarios y posibles reas de
simplificacin del proceso.
FLUJOGRAMA DE UN PROCESO
Los flujogramas se utilizan para
explicar como una serie de procesos
pueden subdividirse para componer
al sistema.
FLUJOGRAMA
Especifican las actividades de un
proceso.
Proporcionan una comprensin
detallada de los pasos que influyen
en el problema.
Muestran las etapas del proceso
que no aportan al mismo.
Sirven como herramienta de
capacitacin para comprender un
proceso completo.
Smbolos del
flujograma
Inicio y final
del proceso
Actividad o
paso individual
Punto de
decisin
Medicin
Documento
Datos
almacenados
Smbolos
Conector en la pgina.
Se utiliza para conectar
secciones del flujograma
en una misma pgina.
Conector fuera de la
pgina. Se utiliza para
conectar secciones de
flujograma que se
encuentran en pginas
diferentes. Es
conveniente utilizar una
letra para rotularlo.
Ejemplo de flujograma:
Proyecto de Modernizacin de
Secretaras de Educacin
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL
Repblica de Colombia
Ejemplo n 1:
Subproceso :
CONTROLAR LA PLANTA DE PERSONAL
Objetivo
Controlar y hacer seguimiento a la planta de personal docente y administrativo de la
SE, manteniendo actualizada la informacin teniendo en cuenta los cambios de la
matrcula y las novedades administrativas que afectan dicha planta, basndose en
los parmetros de viabilizacin de planta establecidos por el MEN y la Entidad
Territorial, adems de brindar informacin oportuna y veraz que apoye la toma de
decisiones.
Alcance
Inicia con la planeacin de actividades propias del control de planta, comprende la
recepcin de la informacin de los cambios de planta, el anlisis de cubrimiento de
vacantes, y finaliza con la realizacin de los informes consolidados de planta de
personal.
Responsable
Auxiliar administrativo de recursos humanos.
RECURSOS HUMANOS
Inicio
1
Realizar informes consolidados
de la planta de personal
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
Si
6
Es una
actividad
planeada?
2
No
PROF. UNIVERSITARIO DE
RECURSOS HUMANOS (PLANTA,
NOMBRAMIENTO, INDUCCIN) /
PROF. ESPECIALIZADO DE
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
Generar necesidad de
cubrimiento de vacante
H02.03. Seleccin
de Personal
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
Si
Se debe cubrir
vacante?
No
Fin
H01.03. Administrar
las novedades de
planta de personal
Ejemplo n 2:
OBJETIVO
Consolidar y validar la informacin correspondiente al clculo de la proyeccin
de cupos reportada por los Establecimientos Educativos a travs de las
diferentes instancias para analizar la informacin y buscar estrategias para
garantizar la continuidad de los alumnos.
ALCANCE
El subproceso inicia cuando la Unidad desconcentrada recibe los reportes
diligenciados de proyeccin de cupos de los Establecimientos Educativos, se
valida, verifica y consolida la informacin para garantizar la continuidad de los
alumnos y finaliza con el envo por parte de la Secretara de Educacin de la
informacin reportada de proyeccin de cupos al Ministerio de Educacin
Nacional.
FLUJOGRAMA Ejemplo 2
UNIDADES DESCONCENTRADAS
A
Inicio
10
Analizar informacin de
proyeccin de cupos
5
C02.01 Proyectar e
identificar estrategias de
ampliacin de oferta y
requerimientos bsicos
Esta consolidada la
informacin de todas las
instancias o jerarquas?
2
Recibir reportes de
proyeccin de cupos de los
Establecimientos Educativos
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
C02.01.F01
C02.01.F02
Determinacin del
Identificacin de
numero de cupos y
grupos a nivel de fuentes alternativas
sede, modelo, jornada de cupos para
garantizar la
y grado
continuidad de los
estudiantes
matriculados
Oficio solicitud de
informacin
M03.01.F03 Acto
administrativo o
comunicacin
escrita
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
11
Si
Generar reportes de
proyeccin
No
Verificar Inconsistencias
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
12
C02.01.F03
Planeacin de
convenios de
Continuidad
Enviar informacin de
proyeccin de cupos a la
Secretara de Educacin
Existen
Inconsistencias?
3
Consolidar la Informacin
7
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
4
Verificar consolidacin de
todas las instancias.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE APOYO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
Si
Solicitar correccin de
inconsistencias al Rector
del Establecimiento
Educativo
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
C02.02.F02
Solcitud de
correccin de
inconsistencias.
C02.02.F03
Certificado de
Calidad de la
Informacin
9
C05.01 Auditoria de
Matricula
A 2,13
COBERTURA,ACCESO
De
1,12
13
16
TCNICO OPERATIVO DE
ACCESO
C02.02.F01
Control de
Consolidacin
14
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE ACCESO
18
A 1,2
Oficio solicitud de
informacin
M03.01.F03 Acto
administrativo o
comunicacin
escrita
Verificar inconsistencias
PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE
COBERTURA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE
ACCESO
21
A 1,2
No
Definir Muestra
,
programar y preparar
visitas de auditoria
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE ACCESO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE
ACCESO
Esta
la proyeccin de todos
los Establecimientos
Educativos
20
17
Validar informacin de proyeccin de
cupos
No
Si
Si
C02.02.F02
Solcitud de
correccin de
inconsistencias.
19
Consolidar la proyeccin de
todos los Establecimientos
Educativos de su jurisdiccin
15
Hay
Inconsistencias?
C05.01. Auditoria de
Matricula
A 3, 2225
COMIT DE COBERTURA
De 2, 18
Requiere recursos
adicionales?
A01.01
Anlisis de la
informacin
estratgica
del sector
No
24
Si
22
25
C02.03. Identificar
estrategias de acceso y
permanencia
Revisar y aprobar la
oferta
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE
PERMANENCIA / PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE ACCESO
C02.01.F01
Determinacin del numero
de cupos y grupos a nivel
de sede, modelo, jornada
y grado
C02.01.F02
Identificacin de
fuentes alternativas
de cupos para
garantizar la
continuidad de los
estudiantes
matriculados
MIEMBROS COMIT
26
Enviar al MEN
C02.01.F03
Planeacin de
convenios de
Continuidad
23
Programar y realizar visitas a una
muestra de los EE de su
jurisdiccin para verificar solicitud
de recursos
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
27
N0201. Archivo de
Gestin
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE
ACCESO
Fin
C02.02.F04
Informe
Ejecutivo
Resultados de
Aprobacion de
Oferta
C03.01
Solicitar
reserva
(prematricula)
y reservar
cupos para
alumnos
antiguos
Fuentes consultadas
ORGANIGRAMA
Definicin
Un organigrama es la representacin grfica
de la estructura orgnica de una institucin o
de una de sus reas o unidades
administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre s los rganos
que la componen.
Utilidad
Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto
que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin,
facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente
de consulta oficial.
Ventajas
Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios
que se propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo
plazo, y al formular el plan ideal.
Fuentes de informacin
Los archivos de la institucin, los empleados y funcionarios, los locales de
oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Anlisis de datos
La informacin recogida debe ser
sometida a un procedimiento de
anlisis e interpretacin.
Analizada, interpretada y
confirmada toda la informacin, se
est en condiciones de proceder a
la elaboracin del organigrama.
Organigramas
verticales
Organigramas
horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo.
Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga
a columnas, mientras que las relaciones entre las
unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Organigramas mixtos
Representacin de
las unidades
Para representacin de las unidades conviene usar
siempre rectngulos. No es recomendable el uso
de crculos, rombos, elipses u otras figuras
geomtricas que hacen ms difcil la comprensin
del organigrama.
No es necesario hacer unos rectngulos ms
grandes que otros para destacar la importancia de
alguna unidad. sta se la da su colocacin en el
organigrama y su relacin con las dems unidades.
Recomendaciones:
Fuentes consultadas