Sistemas Integrales

Control de Activos Fijos v.3.7

Me Dirijo a ustedes para presentarles nuestro producto ActSys versin 3.7, Sistema de Control y
Administracin
de
Activos
Fijos.
Caractersticas
Generales
ActSys es un Sistema que permite el Control y la Administracin de Activos Fijos, contempla disponer
de la informacin en forma Contable, Tributaria, Dlares y Euros. Adems Administra los Activos Fijos
por Ubicacin, Responsables, Centro de Costo, Grupos Contables de hasta 4 Dgitos y a Sub-Grupo
Contable de hasta 8 dgitos asimismo permite contabilizar la depreciacin en forma mensual y permite
ver a cualquier fecha los ajustes por inflacin para los Activos Fijos que puede ser mensual, semestral,
anual, etc. como tambin controla la vida del activo en forma paralela a las mejoras y revaluaciones
que este pueda tener a lo largo de su vida permitiendo de esta manera contabilizar las mejoras y
revaluaciones separadas del valor del Activo Fijo. Si actualmente trabaja en una hoja de Excel es hora
de migrar su informacin a ActSys, vera la funcionalidad y facilidad de uso que con solo un click
tendr la informacin procesada y dispuesta para ser usada, de esta manera reducir el tiempo de
trabajo requerido y tendr seguridad y fiabilidad en la informacin brindada.
Clculo de Depreciacin Mensual: El Sistema permite al usuario el clculo mensual de la
depreciacin y contabilizarla generando un asiento mensual de depreciacin.
Clculo de Ajustes por Inflacin Mensual, Semestral y/o Anual: El sistema permite al
usuario el clculo de los ajustes por inflacin de forma semestral, anual en el mes que se desee
ajustar como los balances en junio o cualquier mes del ao en que necesite los Activos Fijos
Ajustados.
Codificacin del Bien: La Codificacin del Bien se puede realizar de dos formas, la primera es
una codificacin propia del sistema que codifica los activos en forma correlativa, la segunda forma es
personalizada por la empresa para lo cual dispone de 15 dgitos donde podr adecuar la codificacin
del Activo Fijo de acuerdo a una nomenclatura que tenga establecida. Adems se podr consignar
datos del bien como descripcin, estado de conservacin, marca, modelo, numero de serie, etc.
Clasificacin por Grupos hasta 4 Dgitos y Sub-Grupo hasta 10 Dgitos: Esta Clasificacin
permite asignar las tasas de Depreciacin aplicables para los activos asociados a determinado SubGrupo hasta 8 Dgitos dependiendo de su plan contable, as mismo la clasificacin del Grupo hasta 4
Dgitos nos permitir un mejor orden y anlisis en los reportes Administrativos. El sistema permite la
Libre definicin de los grupos hasta 4 dgitos y sub-grupo hasta 8 dgitos guardando un Registro
Histrico de las Tasas de Depreciacin.
Clasificacin de Activos Fijos por Centros de Costo: El sistema permite clasificar los Activos
Fijos por Centro de Costo con el fin de aplicarlo en el detalle del asiento contable de la depreciacin el
cual es generado por el Sistema de Activos Fijos. El uso de Centro de Costo es opcional y lo puede
definir libremente de acuerdo a la clasificacin que use en su empresa dando la posibilidad de
codificacin de hasta 8 dgitos. El Sistema permite guardar un Registro Histrico de los Centros de
Costos por cada Activo Fijo, esto quiere decir que siempre guardar la informacin de acuerdo a la
fecha en que se le asigno un determinado Centro de Costo.
Clasificacin de Activos Fijos por Ubicacin reas y Personas Responsables del
Bien: El sistema permite clasificar los Activos Fijos por Ubicacin y asignarle una persona Responsable
de esta manera puede controlar los Activos Fijos por cada uno de los departamentos y/o ubicaciones
definidas. El Sistema tambin tiene la capacidad de guardar un Registro Histrico de las ubicaciones y
responsables para los Activos Fijos, de esta manera se puede saber en distintas fechas el movimiento
que ha tenido el Activo Fijo. La codificacin de Ubicaciones y Responsables es de libre definicin de
acuerdo a la clasificacin usada.

 Control de Tasas de Depreciacin Contable, Tributaria, Dlares Euros:ActSys tambin

permite llevar un control de la depreciacin y valores del Activo Fijo tanto para la parte Contable,
Tributaria, Dlares y Euros, de esta manera se discrimina cada Activo Fijo con sus valores para cada
control. As mismo cada activo puede ser afectado con una tasa de depreciacin diferente para lo
Contable, Tributario y Dlares aun cuando se le ha clasificado con una misma partida contable con
otros activos fijos. El Sistema guarda un Registro Histrico de las Tasas de Depreciacin segn la fecha
que le corresponda de esta manera puede regresar a meses pasados y procesar sin distorsionar la
informacin el sistema tomara la tasa de depreciacin que le corresponda en la fecha de proceso de
acuerdo a la informacin que se le ha proporcionado.
Registro de Mejoras al Activo Fijo: El Sistema permite registrar las Mejoras que se le puedan
dar al Activo Fijo, indicando su Tiempo de Vida, Tasa de Depreciacin, valor de la mejora, as tambin
el sistema guarda un Registro Histrico, de esta manera se puede retroceder a meses anteriores sin
que se distorsione los clculos obtenidos posteriormente (Ej. : Si hago una Mejora a un Activo Fijo en
Agosto puedo regresar al mes de Marzo y procesar, y el sistema ignorar la Mejoraen Marzo puesto
que sta ser aplicable a partir del mes que se ingresa es decir Agosto). El Sistema tambin permite
Contabilizar en forma mensual la depreciacin por Mejoras.
Registro de Revaluaciones al Activo Fijo: El Sistema permite registrar las Revaluaciones que
se le puedan dar al Activo Fijo, indicando su Tiempo de Vida, Nueva Tasa de Depreciacin, Valor
Revaluado, as tambin el sistema guarda un registro histrico, de esta manera se puede retroceder a
meses anteriores sin que se distorsione los clculos obtenidos posteriormente (Ej. Si hago una
Revaluacin a un Activo Fijo en Agosto puedo regresar al mes de Marzo y procesar, y el sistema
ignorar la Revaluacin en Marzo puesto que sta ser aplicable a partir del mes que se ingresa es
decir Agosto). El Sistema tambin permite Contabilizar de forma mensual la depreciacin por
Revaluaciones.
Registro de Gastos de Instalacin para el Activo Fijo: El Sistema contempla la posibilidad
de registrar los gastos en que pueda incurrir una instalacin para el Activo Fijo la cual es cargada
como parte del costo del Activo Fijo.
Registro de Altas y Bajas de Activos Fijos: La Codificacin de Activos es Sencilla ya que el
formulario de ingreso le permite un ingreso intuitivo y teclas de ayuda para facilitar el ingreso y evitar
posibles errores de codificacin, Aqu podr Registrar los Activos Fijos de su empresa indicando:
Cdigo Adicional (Diferente al generado por el sistema que puede ser un cdigo existente ya
codificado por su empresa), Descripcin, Fecha de Compra, N de factura, Proveedor, Centro de
Costo,la Ubicacin, la persona Responsable, la Tasa de Depreciacin anual, etc., Adems el sistema le
permite registrar la fecha de Baja y el motivo de la Baja mediante el proceso automtico que el
sistema dar de Baja cuando cumpla su tiempo de vida.
Registro de ndices al por Mayor: El sistema permite ingresar al usuario los ndices al por
mayor que son publicados mensualmente en el diario El Peruano, luego el sistema de manera
automtica generar los factores que sern aplicados por el sistema en sus clculos para hallar los
ajustes por inflacin.
Reporte de Asiento Contable: Una vez que se procesa la informacin podr generar de
manera automtica el Asiento Contable que se puede transportar (segn especificacin) al sistema
contable que se usa.
Importacin de Registros Histricos / Iniciales: El sistema permite importar para un Activo
Fijo sus valores Histricos, valor de depreciacin acumulada y su tiempo de vida. De esta manera se
puede continuar con su depreciacin y ajustes por inflacin. Este caso se da cuando se realiza la
puesta en marcha del sistema en el cual se requiere cargar los valores histricos de los Activos Fijos
como dato inicial para continuar con el proceso de vida del Activo tambin se da cuando se hace
transferencias de Activos Fijos.
Activacin del Activo Fijo a una Determinada Fecha: El Sistema permite indicar la fecha de
inicio de uso del Activo Fijo para empezar su depreciacin la cual puede ser posterior a la fecha de
compra. Por ejemplo puedo iniciar la depreciacin de un Activo Fijo 2, 3 ms meses despus de su

fecha de compra. En lo que se refiere a los Ajustes por Inflacin coincide con la fecha de compra del
Activo Fijo. Adems el sistema contempla la fecha de inicio de depreciacin Contable, Tributaria y
Dlares.
Reportes Emitidos: El Sistema de Activos Fijos emite diversos Reportes para controlar los
Activos Fijos como: Reporte por Cuentas de Activo agrupado por cuenta contable, Reporte por Ajustes
y Depreciacin, Reportes por Ubicacin del Activo, Reporte por Responsable del Activo, Reporte de
Activos Fijos Revaluados, Reporte de Bajas de Activos, Reporte de Movimientos de Activos Fijos por
Traslado entre reas de la Institucin, otros Reportes de Control para toma de Inventario; Reportes
por cada tipo de camino que controla el Activo (Contable, Tributario, Dlares), todos los Reportes
permiten ser agrupados por Cuenta Contable, Responsable, Ubicacin o rea donde se encuentra el
activo, Centro de Costo. Adems dentro de la implementacin del Sistema se considerara los Reportes
adicionales requeridos por la institucin que no estn contemplados en el sistema los cuales se
elaborarn de acuerdo a las necesidades particulares.
Exportacin de los Reportes a Microsoft Excel: El Sistema de Activos Fijos permite la
exportacin directa de todos los Reportes emitidos por el Sistema a un archivo real de Microsoft Excel
no siendo necesario que el usuario tenga que manipular un archivo de texto y convertirlo a Excel, el
Sistema de Activos Fijos se encarga de crear en forma directa un archivo de Microsoft Excel con la
informacin mostrada en el reporte para que el usuario lo pueda trabajar de acuerdo a su necesidad.
*Uso de Cdigo de Barra: El Sistema permite codificar los Activos Fijos de forma automtica
con Cdigo de Barras, de esta manera podr inventariar de una manera rpida sus Activos Fijos. Para
poder usar el Cdigo de Barras necesitar de una Lectora de Cdigo de Barras y una impresora
adecuada que cumpla con los requerimientos para imprimir estos cdigos (Impresora Lser o Especial
para impresin de Cdigo de Barras). Las Etiquetas Impresas sern adheridas al Activo Fijo. Los
Costos de Las Etiquetas, Impresora y la Lectora son adicionales.
El uso de Cdigo de Barras es opcional y forma parte de un complemento para el Sistema de
Activos Fijos por tanto el costo que pueda incurrir depender de lo siguiente: Si actualmente se tiene
ya codificado con barras se vera la facilidad tcnica para seguir usando los cdigos de barras actuales
lo cual incurrir en un costo adicional para adaptar el sistema a su librera de cdigo de barras, pero si
desea usar los cdigos emitidos por el sistema de Activos Fijos, entonces solo incurrir en el costo de
la lectora, etiquetas e impresora de ser necesaria.

Caractersticas Tcnicas

Sistema desarrollado con herramientas Visuales, para ser ejecutado sobre cualquier
plataforma de Windows 95/98/Me/2000/NT/XP Home Edition, XP Profesional Edition.

Requerimientos Mnimos Computador Pentium I con 16Mb de RAM, espacio en disco 30Mb.

Sistema Multiusuario

Sistema

Multiempresa

(de

acuerdo

las

licencias

Incluye:
- Software que consta del programa ejecutable y las tablas de datos
- Capacitacin de 6 horas al Usuario.
- Implementacin.
- Soporte Tcnico de manera inmediata, va telfono, e-mail, conexin remota.

adquiridas)

INVENTARIO Y CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Hoy en da resulta sumamente importante que todas la empresas sin importar si son
industriales, comerciales o de servicio tienen que establecer mecanismos de control para
verificar la existencia real del activo fijo y que dichos datos podamos verificarlos o cotejarlos
con el aspecto contable en cualquier momento o periodo con la satisfaccin de que todo est
en orden y al da.
Esto aunque parezca sencillo y prctico, es un dolor de cabeza para muchas empresas que han
optado por el descuido, el dejar las cosas para ltima hora o bien por no seguir el debido
proceso para el control de las entradas, salidas y del control diario que requieren ciertos
activos fijos de acuerdo a su rol dentro de la actividad econmica de la empresa.
Si bien en cierto que podemos accesar a un programa de activo fijo, lo cual sera una
excelente opcin si tomamos en cuenta la disponibilidad que tenga la empresa para ese tipo
de desembolsos, eso s, en caso de que la empresa quisiera ahorrarse algunos dlares, o bien
somos una pequea empresa de emprendedores podemos optar por la siguiente alternativa.
Como establecer guas de accin para un buen control del inventario de activo fijo?
En ese sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de captacin y control
de activo fijo. Dentro de los objetivos principales del sistema tenemos:
Inventariar de forma peridica los bienes de la propiedad planta y equipo.
1.

Codificar o etiquetar los activos fijos.

2.

Controlar las entradas y salidas del activo fijo

3.

Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e inmuebles.

CRITERIOS PARA CONSIDERAR UN BIEN COMO ACTIVO FIJO O PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO
Existe el criterio convencional el cual se ha manejado por muchos aos y el cual consiste:
Por su costo.
Cuando el bien tiene un costo considerable de $500 dlares o ms y que no sea consumible,
considerado en forma unitaria, o bien aquellos muebles que tengan un valor inferior a dicha
cifra, pero que por sus caractersticas y volumense considere como activo fijo
Por su durabilidad.
Cuando se considera que dicho activo es durable, permanente o que su funcionamiento ser
de ms de un ao a partir de la fecha en que es utilizado por primera vez.
Segn las NIIF para Pymes Seccin 17 de la Propiedad, Planta y Equipo, considera como
criterio los siguientes.
1.

Son aquellos activos tangibles que posee la empresa para ser utilizados en:

A.

En la produccin o suministro de bienes y servicios

B.

Para ser alquilado a terceros

C.

Para propsitos administrativos

2.

Se espera ser utilizado durante ms de un periodo econmico

CLASIFICACION DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, INMOBILIZADO MATERIAL O

SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.

QUIENES INTERVIENEN EN EL INVENTARIO Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO.

A. Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas
B. Personal del departamento de Contabilidad
C. Personal del departamento de Auditora Interna
FUNCIONES
Jefes o encargados
Corresponde a ellos sealar y difundir las polticas y procedimientos para el control y
captacin del activo fijo. Proporcionar las facilidades necesarias para que en coordinacin con
el personal encargado del inventario de activo fijo se realice el levantamiento y la revisin
peridica
Departamento de Contabilidad
Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las adquisiciones, costos,
responsables de todos los bienes, as como tambin coordinar en las fechas indicadas el
levantamiento de los inventarios de activos fijos. Promover el alta y baja de los activo fijos, de
acuerdo a las necesidades o requerimientos de las unidades productivas u operativas
y generar entre todo el personal la cultura empresarial de la entrega recepcin y por
supuesto mantener actualizado el sistema.
Departamento de Auditoria
Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado de acuerdo a la
normativa vigente e informar de cualquier anomala durante el desarrollo del mismo. En caso
de prdidas o deterioros, realizar las acciones necesarias para su recuperacin o bien
determinar responsabilidades, siguiendo el debido proceso.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA.

1) Realizar inventario.
2) Cotejo.
3) Revisin.
4) Procesamiento de datos.
5) Emisin de resguardos y etiquetas.
6) Pegado de etiquetas.
7) Archivo
Realizar el inventario.
Este consiste bsicamente en la localizacin y toma de los datos del bien, asignndole a cada
uno un nmero fijo e intransferible para su respectivo control. Dicho inventario lo practica el
personal de contabilidad asignado para tal efecto, el de auditora y los jefes o encargados de
los departamentos o unidades productivas.
Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.
Revisin.
Consiste en corregir y completar la informacin desarrollada en el inventario.
Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la informacin recolectada por el personal
designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.
Emisin de resguardos y etiquetas.
El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta y
Equipo, inventariados con todos los datos que a estos describen. Emitindose tambin la
etiqueta de cdigo de barras con el numero de inventario.
Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la informacin del bien y le adhiere la
etiqueta en un lugar visible para su fcil visualizacin.
Archivo.
El departamento de Contabilidad quien es la encargado de efectuar el inventario, archiva el
resguardo original, acompaado de su correspondiente ficha de captacin, entregando una
copia al encargado del departamento y otra al departamento de auditora.
NORMAS PARA EFECTUAR EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
Para efectos del inventario de activo fijo, todas las dependencias, secciones o departamentos
sern incluidos en su totalidad, para que dicha gestin sea incluyente, responsable y en
especial que sea fiable.
ETIQUETADO.
Esta operacin se realiza por medio de etiquetas de cdigo de barras en el cual se le asigna un
nmero de identificacin del bien. Esta etiqueta se adhiere al bien.
FORMAS DE ETIQUETADO.

Este proceso est en funcin de la filosofa de la empresa, aunque una aproximacin podra
ser la siguiente:

LOGISTICA PARA EL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.

De acuerdo a la planificacin estratgica de la empresa, se envan memorndum a todas las
dependencias y reas de que se efectuara dicho inventario y se les pide la total colaboracin
para que den todas las facilidades al personal encargado para que dicho inventario sea bien
elaborado.
El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de reas para
informar de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y establecer de comn cuando
inicia y termina dicho inventario.
TIPOS DE REPORTE.

El siguiente es un ejemplo sencillo de cmo establecer un formato que nos ayude a tener un
reporte actualizado de lo que es el inventario de la Propiedad, Planta y Equipo, de nuestra
empresa a una fecha determinada. Dicho reporte tiene que ir avalado por los responsables
directos de dicho inventario.

PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, O SIMPLEMENTE

ACTIVO FIJO.
Quizs una de las principales actividades que tiene que ver con el xito o fracaso de un buen
control de activo fijo, consiste en la logstica a implementar en el da a da, es decir con la parte
operativa de poder establecer mecanismos de control que nos den la confianza de que todo
lo concerniente a dicho control se est realizando de la mejor manera.
En la prctica se necesita una buena dosis de comunicacin, buena voluntad de hacer las
cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso. Esto se complementa con el uso
responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas de las
entradas y salidas del activo fijo.
ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.

Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras de la empresa son dados
de alta e incorporados al inventario de la dependencia correspondiente, una vez se verifican
los datos, se le asigna un numero, inclusive se le etiqueta con su cdigo de barras y
posteriormente es enviado a la dependencia donde ser utilizado para fines administrativos o
en su caso para los procesos productivos. De esta documentacin una copia le queda al
departamento de auditora, otra para el departamento de contabilidad y otra para la gerencia
administrativa.
Todas las entradas por concepto de reparacin, permuta o prstamos deben ser tramitadas
por los encargados de las dependencias con la gerencia administrativa y comunicar de esto
mediante informe escrito al departamento de auditora y contabilidad.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener actualizados los

registros de inventarios.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del departamento de
contabilidad y auditora, mediante informe avalado por la gerencia administrativa. Esta
normativa permitir llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la empresa
posea a una fecha determinada.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA MANERA DE
CONTROL.
Algunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de transporte, el cual

de acuerdo a la actividad econmica, resulta vital e imprescindible. Claro est, que este tipo de
activo fijo necesita de mecanismos de control que estn acordes a una realidad que
establezca responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y mantenimiento adecuado
para que dicho activo fijo siempre este en optimas condiciones para su uso.

Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de tener los informes
necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier anomala que tenga que ver con el uso
y cuido de las unidades de transporte.

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