Introduccin

Todos los cambios y procesos que se realizan en una biblioteca, necesitan un plan de accin. La
automatizacin de una biblioteca, es un proceso que tambin se debe planificar; si esto no sucede es
muy probable que se tome una decisin precipitada y como resultado surjan errores que dificulten
el funcionamiento del sistema y la aplicacin.

Pasos para automatizacin de una biblioteca

Existen diferentes pasos a realizar a la hora de automatizar las actividades de una biblioteca. De
acuerdo cada tipo de biblioteca se plantearan unos requisitos generales, que incidirn desde su
origen en la planificacin ms adecuada.
Los requisitos que podemos considerar son:

El tamao Nmero de coleccin, servicios ofrecidos, recursos humanos disponibles, etc.

El momento en el que se necesite la automatizacin de los ncleos de actividades Aqu

hay que diferenciar las bibliotecas de nuevas creacin de las de historia. En este ultimo caso, de
debe distinguir las nuevas adquisiciones bibliogrficas de las ya existentes, ya que las colecciones
adquiridas con anterioridad ya catalogadas, precisaran ser reconvertidas en soporte magntico.

Dinero disponible para la automatizacin y coste inicial La automatizacin de una biblioteca

y mantenimiento precisaran una inversin constante.

Disponibilidad del personal con conocimiento y experiencia en la automatizacin.

La complejidad del sistema Refirindonos al sistema bibliotecario.

Etapas del proceso de automatizacin de una biblioteca

En el momento de realizar un proceso de automatizacin se deben recorrer diferentes etapas que
variarn de acuerdo con las caractersticas y situacin de la biblioteca:
1. Establecimiento de la direccin y del equipo e direccin.
2. Estudio de vialidad.
3. Definicin de especificaciones.
4. Eleccin de una alternativa.
5. Implantacin de la solucin elegida.

Descripcin de cada una de las etapas para el proceso de automatizacin:

1. Establecimiento de la direccin y del equipo de direccin:
-Como se llevara a cabo la ejecucin y control del proyecto.
-Designar a un responsable, existen 3 posibilidades en este caso:
A- Contratar a un asesor externo:
Ventajas, opcin adecuada, sino hay experiencia en automatizacin en la institucin.
Desventajas, coste de la consultara y falta de conocimiento detallado del sistema bibliotecario.
Dentro de esta opcin existen 3 modalidades:
Realizacin de todo el proyecto por parte del asesor externo.
Colaboracin con la comisin encargada del proyecto.
Asesoramiento en los aspectos del equipo fsico y comunicaciones.
B- Constitucin del comit directivo:
Ventaja de esta alternativa, es un trabajo en equipo y todas las partes se sienten implicadas en el
proyecto, lo que facilitara la puesta en funcionamiento.
Desventaja: esta opcin requiere una dedicacin importante por parte del bibliotecario. Esto puede
repercutir en el funcionamiento habitual de la biblioteca.
Este comit puede estar formado por:
- Directivos de la institucin, el responsable de la misma, un informtico, eventualmente un asesor
externo y tambin representantes de los usuarios.
Funciones del comit:
- Asesoramiento desde el punto de vista bibliotecario.
- Coordinacin y supervisin de las actividades del responsable del proyecto.
- Definicin de las especificaciones funcionales del sistema automatizado.
- Eleccin entre las posibles alternativas.
- Evaluacin de ofertas, en caso de optar por la adquisicin de un programa comercial.
- Seleccin y propuesta de adquisicin del sistema.
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- Planificacin de las acciones para la instalacin.

- Puesta en funcionamiento del sistema automatizado.
C- Designacin de un responsable de la biblioteca
-

nica opcin en bibliotecas pequeas.

El responsable redacta las especificaciones funcionales y planifica la instalacin y puesta en

funcionamiento del sistema automatizado.

Ventajas: El responsable tiene un profundo conocimiento de la biblioteca.

Desventajas: Es poco probable que una sola persona tenga las habilidades necesarias de gestin
para juzgar todas las etapas del proyecto.

Estudio de viabilidad
Analisis de la situacin actual del sistema bibliotecario.
a) Establecer los procesos de la automatizacin
b) costos
Debemos preveer
1) Equipo fsico necesario: cantidad de terminales
capacidad de memoria del disco
2) Mano de obra que se va a utilizar en el proceso: cantidad de personas
horas de trabajo
3) Capacitacin: cursos de formacin
4) Redistribucin del personal
5) Costos del proceso de automatizacin
Analisis de situacin actual para la implementacin del sistema
Situacin optima contar con

Manuales de procedimientos
Definicin de funciones
Estructuras organizadas
Normas y polticas de catalogacin, adquisicin,
Conservacin y servicios bibliotecarios.

De no ser as, se deben considerar los siguientes aspectos:

Misin de la biblioteca.
Dependencias orgnicas
Estructura de la biblioteca
Cuantificacin de la coleccin
Descripcin de procesos de cada actividad

1.Misin, objetivo

a) determinar tipos de usuarios

b) finalidad y funciones

2.Dependencias orgnicas

c) cuadro de jerarqua de la institucin (organigrama)

3.Estructura de la biblioteca

d)analisis de los puestos de trabajo (funciones)

4.Cuantificacin de la coleccin

e)inventario dividido por tipos de material, esto sierve

para definir el tamao de la base de datos

5. Descripcin de los procesos de cada ncleo de actividad, definiendo al ncleo de la

actividad como un conjunto de procesos que permiten llegar a un objetivo, por ejemplo: la
adquisicin de material nos permite obtener el material bibliogrfico, mediante una suma de
procesos podemos llevar a cabo la incorporacin del materia pedido en el catalogo de
desiderata, este proceso consta de una seleccin de material , la peticin de la partida
presupuestaria , la gestin de
eleccin de proveedores, etc.
- Objetivo del proceso
- Funciones en que se descompone el proceso
- Descripcin literaria
- Normas y polticas utilizadas para la adquisicin por ej. ISBD
- Fichero y descripcin de la ficha, medida del asiento, espacios en blanco entre
palabras,notas, notas de contenido, etc
- Descripcin del producto
- Recursos humanos que se van a dedicar el proceso
- Recursos tcnico empleados
- Estimacin del tiempo de cada proceso
- Costos del proceso o ncleo de la actividad
Objetivos generales de la informatizacin
La informacin nos sirve para saber si es viable o no la automatizacin.

Objetivos de la informatizacin y sus ventajas

a- creacin de reg. Bibliogrfico nico para su control
b- agilizacin de procesos de catalogacin
c-capacidad de recupero de informacin y puntos de acceso, datos precisos
d-minimizar tareas rutinarias por ej. reclamo de prstamos
e-crear mtodos y procedimientos de trabajo
f-intercambio de informacin bibliogrfico y proyectos coorporativos
g-ahorro de costos de mantenimiento de recursos tcnicos
h-mejor distribucin de los RRHH y supresin de algunos puestos de trabajos
La informatizacin puede mejorar tareas rutinarias hacerlas de mejor calidad, aumentar las
posibilidades de recuperacin de informacin pero tambien debemos tener en cuenta otros
aspectos no tan buenos: aumentan los costo de papel, electricidad, se necesita preveer en el
presupuesto un costo destinado al mantenimiento del sistema y puede haber ms costos en el
rea de capacitacin
Estimacin de recursos fsicos y lgicos
Sistemas fsicos

Sistemas lgicos

*T erminales
* Memoria del disco
* Memoria central y de
unidad central de procesos

* Sistemas operativos
* Programas de comunicacin
* Aplicacin o sistemas de gestin
de la base de datos

Dicha estimacin se har en base a la informacin recopilada en el analisis de la situacin

actual de la biblioteca
El plan de accin es un cronograma de acciones, el cual nos permite ver los pasos , la secuencia
y el tiempo necesariao para el proyecto, este estudio tambin nos va a facilitar la estimacin de
los recursos que vamos a necesitar, o sea el presuesto de los recursos fsico y la infraestructura
necesaria para la automatizacin de nuestra biblioteca

Especificaciones funcionales e informticas del sistema de automatizacin

Este ser un documento base para el desarrollo del analisis funcional y orgnico, la redaccin
de este documento servir para la seleccin y contratacin o para elaborar el pliego para la
licitacin pblica, las especificaciones se pueden detallar por separado pero es preciso que
el equipo fsico y el lgico se adecuen a las normas y que se tengan en cuenta las caractersticas
de los datos bibliogrficos.

Especificaciones funcionales
Cada subsistema expondr:
F inalidad del subsistema
Descripcin del funcionamiento del subsistema
Procesos, las funciones a ser realizadas y los produc
tos obligatorios, las opciones y las mejoras
Normativas a aplicar y las mejoras
Descripcin de la estructura lgica de los ficheros
y tablas principales del mdulo, relacin con otros ficheros y
tablas del mismo subsistema
Descripcin de los productosy sus objetivos.Estructura y criterios de ordenacin.
Especificacin del equipo fsico (hardware)
Elementos a tener en cuenta

Cantidad de pantallas o estaciones de trabajo

Memoria Ran
Disqueteras, fax o scaner asociados a cada terminales
Tipo de servidores

Estas son las principales consideraciones a tener en cuenta, tambin debemos evaluar el estado
de nuestros equipos, la instalacin elctrica, etc.
Especificacin del equipo lgico (software)
Sistema Oparativo

Estndar
Multitarea
Multiusuario
Ficheros con registros de longitud variable y campos repetibles
Posibilidades de migrar la informacin

Sistema de gestin de bases de datos especifico (adecuado a la biblioteca)

Sistema de gestin de bases de datos genrico (para varias aplicaciones) que
debe combinar un sitema de gestin (adquisicin y circulacin) con un sistema
de consulta (catalogacin y recuperacin).Los registros deben adecuarse a las
especificaciones establecidas por las ISBD, AACR2 y al formato MARC.
Debe ser conversacional (interaccin usuario / mquina).
Debe facilitar la actualizacin de ficheros.
Debe asignar cdigos MARC y puntuacin ISBD automticamente.

Programa de aplicacin

Programas de comunicaciones

Deben adecuarse a las normas ISO y/o ITU.

Estudio de alternativas
Tomar decisiones sobre:
1. Equipo fisico, sistema operativo y programas de comunicaciones.
2. Desarrollo, adquisicin de una aplicacin o conexin a una red o servicio
bibliotecario.
Estas decisiones dependen del tipo de biblioteca, su tamao, complejidad y grado de autonoma con respecto a
una institucin mayor.
Equipo fsico, sistema operativo y programas de comunicaciones:
Factores a tener en cuenta:

Grado de adecuacin del sistema informtico central

Coste de configuracin
Complejidad del sistema

Programa de aplicacin
Factores a tener en cuenta:

Grado de complejidad de la aplicacin que necesita la biblioteca.

Disponibilidad de personal bibliotecario e informtico idoneo.
Costos realistas.
Presupuesto disponible.
Urgencia de la puesta en funcionamiento del sistema automatizado.

Luego de considerar estos factores hay tres opciones:

1. Desarrollar una nueva aplicacin
2. Adquirir un programa comercial
3. Contratar los servicios de conexin de una red bibliotecaria
Desarrollo de una nueva aplicacin
Ventajas:

Mayor adecuacin a las necesidades de la biblioteca.

Control del desarrollo y funcionamiento del sistema.

Desventajas:

Costo elevado
Demoras en la explotacin
Personal bibliotecario dedicado al desrrollo
Insuficientes recursos informticos
Incidencias de los cambios de equipos o sistema operativo en el funcionamiento del programa
de la biblioteca.

Adquisicin de un programa comercial

Ventajas:

Desventajas:

Pueden suministrar el equipo fsico, el software y el programa de aplicacin.

Instalacin y explotacin inmediata
Supresin de costos de analisis y programacin
Algunos no precisan personal informtico permenente
Facilidad de ser adaptados
Conocimientos informticos por parte de los bibliotecarios
Mayor control del equipo y el programa por parte de la biblioteca
Caracteristicas conocidas y demostrables
Diseo dinmico del sistema

Desmbolso importante de capital

Eventualmente inadaptable a las necesidades de la biblioteca
Funciona en un determinado equipo y de un sistema operativo concreto
Costo de mantenimiento del equipo y del programa

Conexin a una red o servicio bibliogrfico

Ventajas:

Desventajas:

Inversin inicial no demasiado importante

Costos de desarrollo, mejoras y actualizaciones repartidos entre las bibliotecas participantes
Conocimientos informticos mnimos por parte de los bibliotecarios
Utilizacin inmediata
Rapidez en la conversin de los catalogos manuales a soporte informtico
Participacin en programas cooperativos
Racionalizacin de procesos
Elevados costos de telecomunicaciones y utilizacin del sistema
Falta de control del funcionamiento
Prdida de la individualidad de la biblioteca
Adopcin de normas, procedimientos y servicios que no se ajusten a las necesidades de una
biblioteca

Glosario
Automatizacin
Manual de procedimientos,
Adquisicin
Catalogacin
Conserva
Coleccin
Canje
Catalogo de desiderata
Informacin bibliogrfica

TRABAJO PRCTICO DE DOCUMENTACIN

PLANIFICACIN DE LA AUTOMATIZACIN
DE UNA BIBLIOTECA

Profesor: Antonio Barone

Integrantes: Sandra Di Rienzo
Rosana Sagr
Perla Yaez

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Septiembre de 2009

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