GRUPO DE INTERES

GESTION DE PROYECTOS
SESION PRESENCIAL
ENERO 21, 2016

Agenda
DESAYUNO
ASUG MEXICO & GRUPOS DE INTERES
MA. ELENA GUTIERREZ L. // ASUG MEXICO, TONY LPEZ // SDIIT

SAP ACTIVATE
EDUARDO M. ORTEGA // SAP

GESTION DEL CAMBIO COMO HERRAMIENTA DE XITO

FRANCISCO BRISEO // DELOITTE

UN PROYECTO EN TIEMPO Y COSTO HISTORIA DE XITO GRUPO MEXICO

SALVADOR CARDENAS GONZALEZ // GRUPO MXICO

CENTRO DE EXCELENCIA AVANZADO CASO DE XITO DE CFE

LILIA PARRA HERNANDEZ // CFE

SIGUIENTES PASOS / CIERRE

ASOCIACION DE USUARIOS DE SAP EN MXICO

GRUPOS DE INTERES

Asociacin de Usuarios de SAP en Mxico

Es una Asociacin Civil, sin fines de lucro, independiente de SAP, creada para proporcionar al
ecosistema en la regin, una plataforma de comunicacin, relacionamiento, intercambio de
experiencias e informacin sobre productos y servicios.

Misin
Ser una entidad que capitalice la sinergia entre sus miembros, para influenciar la evolucin
de las soluciones SAP.
Proporcionar un foro abierto, amigable y profesional en donde los usuarios y los
prestadores de servicios puedan interactuar, intercambiar, generar y adquirir conocimiento,
herramientas y mejores prcticas sobre el uso de las soluciones SAP, basados en la realidad
de una geografa local, pero con acceso a recursos tanto locales, como regionales y
globales.

Qu es un Grupo de Inters? (SIG)

Llamamos SIG a un Grupo de Inters por sus siglas en Ingls Special Interest Group.
Es la agrupacin virtual y/o presencial de miembros de ASUG Mxico que comparten intereses y escenarios
comunes relacionados con las soluciones SAP, ya sea para solucionar un tema funcional, generar mejores
prcticas, ganar conocimiento, experiencia, pero sobre todo para beneficiarse de la oportunidad de influir en
la evolucin de la solucin SAP que utilizan, as como en los servicios relacionados a sta, generando
Focus Topics.
Un Grupo de Inters interrelaciona a usuarios, proveedores de servicios, proveedores de herramientas
complementarias de SAP, personal de SAP y expertos en las soluciones.

EL ENFOQUE GIL DE
IMPLEMENTACIN
EDUARDO M ORTEGA, MBA, PMP

SAP ACTIVATE for

Build smart, run simple
SAP Activate is the consumption experience
introduced for SAP S/4HANA

SAP Activate is a unique combination of SAP

Best Practices, Methodology, and SAP Guided
Configuration delivered with a reference
solution
SAP Activate enables customers to start fast,
build smart, and run simple while continuously
innovating with SAP S/4HANA in the cloud and
anywhere

Successor of the ASAP and SAP Launch methodology

La evolucin a SAP Activate

Accelerated Adoption

SAPACTIVATE

2002
SAP Best Practices
Single package
On premise
Accelerated SAP

2010
SAP Rapid-Deployment
Solutions

Single package
On premise
Service included
ASAP for Simplified
Rapid-deployment
Solution Experience

2013
SAP Best Practices and RDS onpremise, cloud and hybrid
Pre-configured landscapes / Assemble to
order compliance
Re-use and delivery via many channels: SAP
Solution Manager, SAP Service Marketplace
SAP Launch methodology for cloud
deployments

2015-16
Accelerated Deployment and
Continuous Innovation
End-to-end implementation
experience (delivered in SAP
S/4HANA)
Content Lifecycle Management
One unique methodology SAP
Activate for all deployment types

Principales caractersticas del enfoque de

implementacin de SAP ACTIVATE
START WITH BEST PRACTICES
Re-use Knowledge Assets
and Prebuilt Content

PRE-ASSEMBLY & CLOUD READY

Leverage the flexibility and speed of the
cloud

VALIDATE SOLUTION
Validation to Best Practices and fit-gap
analysis

PREMIUM ENGAGEMENT READY

Implementation and Operations fully
supported with ICC/OCC and MCC*

MODULAR AND AGILE

Configure the project, deliver the solution
incrementally

QUALITY BUILT-IN
Identify risk early with total quality
approach for implementation

* ICC (Innovation Control Center), OCC (Operation Control Center), MCC (Mission Control Center) Premium Engagement only

Entrega incremental de valor

Flujos de trabajo

Flujos de trabajo y entregables

Actividades principales

Value Management: confirm business drivers, goals, & success metrics

Confirm project scope & schedule
Establish project team
Initiate DEV/TST system landscape
Set-up governance and standards
Prepare and conduct kickoff
Execute Quality Gate

Go-live
Execute handover to support / operations
Closeout project
Use post go-live support

SAP ACTIVATE

Build Smart, Run Simple

Execute technical & load testing , if applicable

Execute cutover to PROD
Prepare for solution adoption
Execute Quality Gate

Plan cutover
Initiate PROD environment
Set-up PROD integration

Hold workshops to validate business scenarios

Document delta requirements and gaps
Document requirements for solution extensions
Prepare for integration
Hold design workshops, if applicable
Complete level 1 project team enablement
Execute Quality Gate
Configure solution (iterative)
Execute unit testing (iterative)
Perform solution walkthrough with users (iterative)
Set-up DEV/TST integration
Develop solution extensions
Complete level 2 project team enablement
Execute Quality Gate

Execute user acceptance testing of E2E scenarios, including data migration,

integration and solution extensions

Deploy solution extensions to PROD

Setup Value Monitoring framework
Execute Quality Gate

Mejores Prcticas SAP, Herramientas,

Metodologa
Starting
Point

Accelerating your transition project with

SAP Activate - delivered with SAP S/4HANA

SAP S4/HANA
implemented

New
Implementation
SAP S/4HANA
Cloud Edition

System Conversion

Landscape
Transformation
depending on your
transition scenario

SAP S/4HANA
On-premise Edition

Mejores Prcticas SAP S/4HANA

The processes delivered with SAP Best
Practices baseline support core industry
requirements and cross enterprise priorities
and are optimized for SAP S/4HANA
SAP Best Practices baseline support
requirements of 11 core industries, not
including industry extensions
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Consumer Products
Wholesale Distribution
Life Sciences
Chemicals
Mill Products & Mining
Automotive
High Tech
Industrial Machinery & Components
Aerospace & Defense
Engineering, Construction & Operations
Professional Services

SAP Best Practices base scope for SAP S/4HANA in 2015

Business Priority
Core Finance

On-premise edition

Cloud enterprise
edition

Cloud Project
services edition

x
x

Core Human Resources

Streamlined Procure to Pay

Accelerated Plan to Product

Optimized Order to Cash

Project and Managed Services

Cloud Marketing
edition

Enhanced Request to Service

Strategic Marketing
Integration with Ariba
Integration with SFSF

x
x

Integration with hybris

Integration with C4C

x
x

Herramientas
Implementation Cockpit

Metodologa Principales Beneficios

KEY MESSAGE

La metodologa SAP Activate est diseada para reemplazar todas las variantes de ASAP 8 y SAP Launch
Las diferencias entre los distintas opciones de entrega estn reflejadas en las versiones especficas por cada tipo de
despliegue. Nuevas implementaciones, Conversiones, Transformacin de landscape. On-Premise, cloud, hybrid.

System Conv. &

Landscape Transf.

New
Implementation

Old
ASAP 8

SAP Launch

Replaced with

SAP Activate methodology

for on premise edition

SAP Activate methodology

for cloud edition

SAP Activate methodology

for System Conversion /
Landscape Transformation
(planned)

Main improvements

Based on use of SAP Best

Practices

Agile project delivery

Reduced project lifecycle only

4 phases

Leverage Guided Configuration

Solution fit/gap workshops

replace detailed Blueprint

10 or less key deliverables per

phase, thus easier access to key
guides and accelerators

Supported implementations

SAP S/4 HANA on premise edition

SAP Business Suite (ERP, CRM, SRM,)
SAP S/4 HANA cloud editions
enterprise, marketing, project services
SFSF, C4C and Ariba will transition to SAP
Activate later in 2016.

SAP S/4 HANA on premise edition

SAP S/4 HANA cloud editions
enterprise, marketing, project services

SAP ACTIVATE acceso va SAP JAM

SAP.com/activate http://go.sap.com/services/s4hana-deployment.html

GESTIN DEL CAMBIO

HERRAMIENTA DE XITO

Gestin del Cambio

Mediante la gestin del cambio, se busca habilitar a la organizacin impactada a entender claramente la necesidad de cambio, los impactos de ste en su
quehacer diario, a obtener las capacidades necesarias y la motivacin.
El enfoque de gestin del cambio debe abordar temas tradicionales como el Anlisis de Impacto Organizacional, la Estrategia de Capacitacin y el Plan de
Comunicacin, pero tambin debe desplegar acciones especficas para alinear y obtener apoyo visible de los Lderes Formales e Informales as como generar un
esquema de involucramiento sostenido y de aceptacin del cambio a travs de la medicin de efectividad de los esfuerzos realizados por este frente dentro del
proyecto, para medir su valor.
En el proceso de asimilar el cambio, se enfrentan los siguientes retos:

Lograr la colaboracin con una visin alineada a los objetivos del negocio

Comprometer al liderazgo en la transmisin de la importancia del cambio

para lograr su aceptacin en toda la organizacin

Disminuir costos y riesgos con la gil adopcin en los colaboradores,

logrando entiendan su rol e impacto dentro de la organizacin

Incrementar la productividad disminuyendo la curva de aprendizaje

mediante una transmisin adecuada de conocimiento

Aumentar la rentabilidad de las iniciativas de cambio en la organizacin

Gestin del Cambio Gestin y Adopcin

PROPSITO DEL FRENTE

QU PASARA SI

El propsito de este frente es evaluar la disposicin al cambio de la

organizacin y plantear e implementar las estrategias que soportarn la
movilizacin de los grupos de inters clave hacia la adopcin y sustentabilidad
de la nueva forma de operar, as como identificar adecuada y oportunamente
riesgos o acciones clave que pongan en peligro el xito del Proyecto.

no se implementaran actividades de este frente?

No se alcanzan los objetivos del proyecto
El personal no se siente tomado en cuenta, no encuentra beneficios
personales para el cambio y se siente solo durante el cambio. No estn lo
suficientemente involucrados por lo que no confan en la solucin

PRINCIPALES ACTIVIDADES

se implementaran actividades de este frente?

Prepara a la organizacin para el cambio
Genera que las actividades y objetivos del proyecto se desarrollen en un
ambiente de cordialidad, motivacin y confianza

Estrategia de Administracin del Cambio

Modelo y plan para habilitacin del equipo de alto desempeo y
seguimiento a su ejecucin
Taller de sensibilizacin al cambio
Propuesta de Valor

Enfoque y Alcance

Medicin

Gestin del Cambio Liderazgo

PROPSITO DEL FRENTE

QU PASARA SI

El propsito de este frente es formar una red de personas clave en la

organizacin con el fin de generar involucramiento, sentido de pertenencia y
apoyo genuino al Proyecto y habilitarlos para transmitir el sentido de urgencia
del cambio al resto de la organizacin.
.

no se implementaran actividades de este frente?

El equipo se desmotiva o en caso extremo, aborta su lucha por el cambio
por falta de apoyo e involucramiento de los lderes
Los lderes mandan mensajes equivocados o negativos hacia el proyecto a
sus subordinados

PRINCIPALES ACTIVIDADES

se implementaran actividades de este frente?

Un liderazgo comprometido al xito del proyecto
Activa un puente de informacin en ambos sentidos entre gestin del
cliente y los usuarios finales, por medio de la red de Agentes de Cambio

Evaluacin de disposicin al cambio y alineacin de liderazgo

Estrategia y plan de liderazgo y patrocinio
Taller de agentes de cambio
Coordinacin de ejecucin del plan de liderazgo y patrocinio y generacin
de reporte de avance

Gestin del Cambio Comunicacin

PROPSITO DEL FRENTE

QU PASARA SI

El propsito de este frente es generar entendimiento, percepcin positiva,

conciencia, compromiso, sentido de propiedad y demanda de cambio a travs
de la difusin oportuna de mensajes clave en los diferentes medios orientados
a cada audiencia de acuerdo a su rol y la etapa en el proceso de
implementacin. Habilitar un modelo de retroalimentacin entre el Proyecto y
la organizacin.

no se implementaran actividades de este frente?

Circulan rumores falsos del proyecto, lo cual puede desmotivar o
preocupar a los individuos impactados
Se tiene una percepcin negativa del proyecto, lo cual provoca el rechazo
del mismo

PRINCIPALES ACTIVIDADES

Sesin de kick-off
Identidad del proyecto
Comunicacin inicial
Estrategia comunicacin y seguimiento a su ejecucin
Campaa pre go-live

se implementaran actividades de este frente?

El personal asimila el cambio de forma controlada, de acuerdo a la fase
del proyecto
Los usuarios finales estn informados, educados y entusiasmados sobre
la transicin

Gestin del Cambio Organizacin

PROPSITO DEL FRENTE

QU PASARA SI

El propsito de este frente es analizar el impacto de la implementacin

tecnolgica en los procesos de negocio, puestos, perfiles e infraestructura
tecnolgica y plantear recomendaciones organizacionales para soportar la
transicin, con el objetivo de sostener e internalizar el cambio derivado del
Proyecto.

no se implementaran actividades de este frente?

Las nuevas tareas de los individuos crean conflictos con sus descripciones
de puesto, responsabilidades, estatus e incluso sueldos
Al no estar alineados los nuevos comportamientos requeridos a las
mtricas de desempeo, el cambio no se sostiene

PRINCIPALES ACTIVIDADES

Anlisis de impacto organizacional

Mapeo de rol a puesto
Alineacin organizacional
Guas de transicin

se implementaran actividades de este frente?

Los empleados tienen un claro entendimiento de los cambios en los
procesos y sus respectivos roles
Se alinea la estructura para soportar el nuevo modelo de operacin

Gestin del Cambio Capacitacin

PROPSITO DEL FRENTE

QU PASARA SI

El propsito de este frente es implementar las actividades que permitirn

cerrar las brechas de conocimientos derivadas de la implementacin
tecnolgica. Ensear a los usuarios finales cmo aplicar en su trabajo diario los
nuevos procesos y el nuevo sistema. Transferir el conocimiento a la
organizacin para sustentar el cambio.

no se implementaran actividades de este frente?

Los usuarios finales no saben cmo operar la herramienta el da del Go
Live, poniendo as en peligro la operacin real del negocio
El personal no est habilitado para trabajar con los nuevos procesos y
sistema, continan trabajando como antes o duplicando esfuerzos

PRINCIPALES ACTIVIDADES

Estrategia y programa de capacitacin a usuarios finales y seguimiento a

su ejecucin
Coordinacin del desarrollo de materiales
Taller de formacin de facilitadores internos
Taller de lecciones aprendidas

se implementaran actividades de este frente?

Derivado del conocimiento del sistema, hay un aprovechamiento del uso
de la aplicacin
Soporta un proceso de arranque estable y un mecanismo de soporte a la
operacin controlado

UN PROYECTO EN TIEMPO Y COSTO

HISTORIA DE XITO DE GRUPO MXICO

PROYECTO INTEGRA
Grupo Mxico: ventas por 10,000 Millones de USD
Tres divisiones
Mineria
Infraestructuras
Transporte
Divisin Minera
Operaciones en Mxico, Per y EU
4o productor mundial de cobre
16,000 empleados
30 empresas

PROYECTO INTEGRA

RAZONES PARA ELABORAR PROYECTO

ERP anterior con mal Soporte y pocas posibilidades de crecimiento.
Cada pas tenia supropia version del Sistema
Plataforma tecnolgica obsoleta

PROYECTO INTEGRA
OBJETIVOS DEL PROYECTO:
Una sola plataforma para los tres pases.
Homologacin de procesos.
ERP con Soporte en los tres pases.
Tecnologa a nivel mundial

PROYECTO INTEGRA
QUE SE IMPLEMENT:
ERP: AP,AR,AF,GL,TR,LP,TM,IM, PS,MM,IM,WM,PM, PA,OM,TM;BE
SRM
CLM
BPC
Success Factors
BW/HANNA
BO
Comercial: SD,CPE,TSW,Le-tra,QM,MM,GTM

PROYECTO INTEGRA
EQUIPO DE TRABAJO
80 Key users de los tres pases.
60 consultores
68 Procesos Homologados
TIEMPO DE PROYECTO
Mxico 16 meses
EU 19 meses
Per 21 meses

PROYECTO INTEGRA
LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

Key users seleccionados y 95% de tiempo de participacin

Capacitacin a key users antes de empezar el Proyecto.
Plan de Proyecto detallado con entregables y fechas.
Revisin semanal de avance.
Modelo de gobierno claro y eficiente.
BBP se desarrollaron en los tres pases.
Modelo de colaboracin y concenso.
Limitar al mximo los desarrollos

PROYECTO INTEGRA
LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO
Comit tcnico decide desarrollos.
Reportes despus de Go Live
Capacitacin antes, durante y despus del Proyecto.
DIFICULTADES Y DESAFIOS
BBP fue muy poco tiempo lo que presion al equipo.
Homologar e implementar dificulta el proceso
PMO con pocos recursos

PROYECTO INTEGRA
LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

DIFICULTADES Y DESAFIOS
Limpieza de datos y migracin compleja, mejorar equipo.
Cambio de alcance iniciado el Proyecto.
Change Management muy limitado
Poco tiempo de transicin entre equipo de Proyecto y mesa de Soporte.
Necesario entrevistar a consultores.

CENTRO DE EXCELENCIA AVANZADO

CASO DE XITO CFE

Agenda
Proceso de certificacin de CFE como Centro de
Excelencia Avanzado (CCOE)
Cmo transform CFE su operacin a partir de la certificacin?

Beneficios
Recomendaciones

Proceso de certificacin de CFE como

CCOE
Primer intento

Segundo intento

Factores crticos de xito

Patrocinio
ejecutivo

Leer y entender
claramente
las instrucciones

Identificar y
nombrar los
Quality Managers
adecuados

Definicin de
KPIs
Quality Gates

Asignar tareas
claramente a
todos los miembros
del equipo

Documentar todos
los puntos de la
auditora con
evidencias

Traduccin
simultnea

Cmo transform CFE su operacin a

partir de la certificacin?

Proyectos basados en metodologas

Documentacin centralizada
Control de cambios eficiente
Madurez en la gestin de pruebas
Manejo eficiente en desarrollos Z
Precisin en el anlisis causa raz
Automatizacin de la operacin

Beneficios
Reduccin de interrupciones no planeadas
Mejora en el tiempo de respuesta
Confianza del CCOE en nuevas implementaciones
Mayor relacin costo/beneficio sobre la inversin
en mantenimiento
Costo
Mayor confianza del equipo ejecutivo
Usuarios contentos

Uso

Recomendaciones
Aprovechar los
servicios incluidos
en la cuota de
mantenimiento

Fortalecer el
conocimiento
del equipo

Motivar la
transferencia
de conocimiento

Motivar
autoaprendizaje

Aprovechar al
mximo
Solution Manager

SIGUIENTES PASOS

Quin puede participar en un Grupo

de Inters?

Grupos de Inters disponibles:

HCM-Nmina
Gestin de Proyectos

Transformacin Digital
Finanzas-Contabilidad
Electrnica (ERP)

Miembros activos** de ASUG Mxico:

* Usuarios
* Proveedores de Servicios y
herramientas
* Colaboradores SAP Mxico y
SAP global
Cmo inscribirse?
Consultando en el portal de ASUG Mxico los
Grupos de Inters Abiertos y Programados.
http://asug.mx/
Contactando a ASUG Mxico, o al lder del
SIG
** Miembros activos son aquellos que cuentan con una membresa pagada

Membresas
nase a la comunidad ASUG Mxico
y empiece a recibir beneficios
Consulte detalle sobre las membresas, sus
beneficios y cuotas asociadas:
En nuestro portal: http://asug.mx/
Va correo electrnico:
lourdes.sanchez@asug.mx
malena.gutierrez@asug.mx

SIGUIENTES PASOS