21.10.2013.BS-P-03 Mantenimiento de La Infraestructura Fisica PDF

Cdigo: BS-P-03
PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA
FISICA
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para realizar las actividades que permitan conservar en
ptimas condiciones, la infraestructura fsica y los bienes muebles, para el normal
funcionamiento de las diferentes sedes de la Orquesta Filarmnica de Bogot, con el fin
de proteger la inversin patrimonial de la entidad conservando y prolongando la vida til
de la misma para ofrecer a sus ocupantes espacios limpios, seguros, ordenados y un
mejor ambiente laboral.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboracin del cronograma con las necesidades de mantenimiento
detectadas y finaliza con la evaluacin y seguimiento de las actividades realizadas.
2. TRMINOS Y DEFINICIONES
Aseo: Limpieza de las instalaciones y sedes que componen la Orquesta Filarmnica de
Bogot D.C., por una persona o grupo de personas calificadas para la prestacin de este
servicio.
Bien: articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos,
los materiales y artculos en proceso de produccin.
Dotacin: Comprende el equipos de comunicacin e informtica, los muebles y enseres
para uso administrativo y asistencial.
Equipo de comunicacin e informtica: Hacen parte los equipos y software que
permitan el procesamiento, reproduccin y transcripcin de informacin.
Infraestructura: Conformada por edificaciones y sus instalaciones fsicas, redes
elctricas, de sistemas y comunicaciones, hidrulicas y las reas adyacentes a las
edificaciones.
Inventario: relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la
cual debe mostrar: nmero de unidades en existencia, descripcin y referencia del
producto o activo, valor de compra, precio de venta fecha de adquisicin, etc.
Mantenimiento Correctivo: Consiste en la correccin de averas o fallas cuando stas se
presentan sin ser planificadas. Obedece a la demanda y prioridad del servicio, y
corresponde a la inspeccin, ajuste y lubricacin de aquellas partes y elementos no
detallados en el programa de mantenimiento preventivo, la revisin y cambios de partes y
elementos que no se consideren como propios de un mantenimiento preventivo, la
Revisado por
Blanca Lilia Buitrago
Responsable Gestin de Bienes, Servicios e
Infraestructura
Fecha: Octubre de 2013
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
Resolucin 001 del 20 septiembre de 2001
Procedimiento Contralora de Bogot
Cdigo: BS-P-03
PROCEDIMIENTO
FSICA
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renovacin o reparaciones cuando se trate de corregir daos causados a los equipos

objeto del mantenimiento, ocasionados por causas ajenas al control del responsable del
mantenimiento preventivo, como: fatiga de los materiales, cumplimiento de vida til, etc
Mantenimiento Preventivo: Se entiende como la programacin de inspecciones (tanto
de funcionamiento como de seguridad), ajustes, reparaciones, anlisis, limpieza,
lubricacin y calibracin, que deben llevarse a cabo en forma peridica con base en un
plan establecido, para encontrar y corregir los problemas menores antes de que estos
provoquen fallas. El mantenimiento preventivo puede ser definido como una lista
completa de actividades, todas ellas realizadas por usuarios, operadores y
mantenimiento, para asegurar el correcto funcionamiento de la planta, maquinaria,
equipos, vehculos, muebles, etc. Bajo esta premisa se disea el programa con frecuencia
calendario o uso del equipo, para realizar cambios de partes, reparaciones, ajustes a
maquinaria, equipos e instalaciones y que se considera importante realizar para evitar
fallos. Se refiere a las acciones tales como reemplazos, adaptaciones, restauraciones,
inspecciones, evaluaciones etc.
Mantenimiento Rutinario: Corresponde a la filosofa de trabajo para reforzar el
mantenimiento preventivo, comprende las labores de revisin, observacin y limpieza
realizadas diariamente y dentro de periodos de tiempos cercanos. Este proceso da como
resultado la realizacin de reparaciones menores
.
Plan de Mantenimiento: Se entiende como el instrumento gerencial diseado para
proporcionar acciones sistemticas de trabajo al departamento o servicio de
mantenimiento de cada Entidad. El plan deber incluir los objetivos, las metas, la
programacin de actividades, los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros,
necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada entidad.
Reparaciones: Se refiere a los arreglos necesarios para lograr nuevamente la capacidad
productiva de un activo.
Telefona: Sistema de comunicaciones para la transmisin de la palabra utilizando las
propiedades de las ondas electromagnticas
3. CONDICIONES GENERALES:
Los planes de mantenimiento, deben permitir que la infraestructura y los bienes con que
cuenta la entidad estn en pleno funcionamiento, asegurar la disponibilidad y garantizar el
funcionamiento eficiente de los recursos fsicos.
El mantenimiento de la infraestructura fsica deber incluir todos los servicios y materiales
requeridos para alcanzar un ptimo estado de conservacin de manera que puedan ser
utilizados en forma continua para el propsito para el cual fueron construidos.
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Infraestructura
Aprobado por
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PROCEDIMIENTO
FSICA
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Los materiales y servicios a adquirir debern ser de ptima calidad, atendiendo lo

preceptuado en el rgimen de la contratacin pblica.
Para la correcta aplicacin de las polticas de mantenimiento, es responsabilidad de los
funcionarios delegados por el (la) Subdirector (a), Administrativo (a), diferenciar el tipo de
personal a utilizar de acuerdo con el tipo de mantenimiento y especialidad. El
mantenimiento rutinario se puede realizar con personal de servicios generales,
supervisando las labores y los productos utilizados. El mantenimiento preventivo y
correctivo debe prestarse por personal idneo y requiere de un nivel de observacin
mayor al anterior.
Todos los equipos especiales como equipos de aire acondicionado, sistemas de
ventilacin mecnicos, plantas elctricas, equipos de bombeo y dems equipos elctricos,
electrnicos, de presin, mecnicos, etc, deben ser atendidos en forma directa por los
proveedores o firmas especializadas en la materia y realizarlos en las frecuencias
recomendadas, con los materiales y repuestos sugeridos en los manuales de operacin,
de funcionamiento o mantenimiento.
As mismo, el responsable del mantenimiento de los edificios y de los bienes muebles,
deber tener en cuenta las garantas otorgadas por los constructores y proveedores de
los mismos.
De otra parte, es importante que el responsable del mantenimiento de las sedes de la
entidad, tenga en cuenta entre otras las siguientes especialidades:
1. Componentes estructurales (vigas, muros, fachadas)
2. Techos y cubiertas
3. Instalaciones hidrulicas
4. Instalaciones sanitarias
5. Instalaciones, sistemas elctricos y mecnicos y equipos elctricos y mecnicos
6. Pintura
7. Carpintera tanto metlica como en madera
8. Vas de circulacin y zonas de estacionamiento
9. Mampostera
10. Vidrios, puertas y ventanas
11. Cerraduras
12. Muebles
13. Cimentacin y Pisos,
14. Obras civiles menores
15. Tanques de reserva de agua y equipos de bombeo
16. Aseo, (utilizacin de cantidades de insumos, con la periodicidad indicada y con los
equipos y en las formas sealadas en los manuales).
17. Iluminacin
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18. Cerraduras y espejos

19. Sistemas de seguridad y control
20. Sistemas contra incendio
21. Equipos de ventilacin mecnica
22. Zonas verdes y jardines
23. Demarcacin de espacios y sealizacin
24. Espacios para disposicin de basuras o material reciclable.
25. Zonas especficas (Cuartos tcnicos y de ventilacin, cocinetas, ascensor, terrazas,
reas de servicio sanitario, reas de oficinas, reas de recibo y puntos fijos, reas de
parqueadero).
Se deber atender las recomendaciones de aseo y mantenimiento sealadas en los
manuales de funcionamiento entregados por los proveedores de equipos y mquinas, as
como de los edificios entregados por los arquitectos constructores.
Para asegurar la conservacin de la infraestructura fsica, y de los equipos, maquinaria y
herramienta, se hace necesario que se tenga en cuenta lo siguiente:
1. El responsable del mantenimiento general de la planta fsica, efectuar un estudio
mediante el cual determinar las necesidades y frecuencias de ejecucin de actividades
de aseo y de mantenimientos preventivos y correctivos tanto a la infraestructura como a
todos los equipos y mquinas que coadyuvan al normal funcionamiento de las distintas
sedes que componen la entidad. Esta programacin se efecta para la vigencia que
corresponda.
2. Con el anterior estudio, se determinan los recursos necesarios para garantizar el
normal funcionamiento y se realiza el cronograma de actividades de mantenimientos
aplicados a la vigencia
3. Se efectan los correspondientes estudios de mercado para programar los recursos
financieros necesarios para la adquisicin de bienes y servicios requeridos para atender
las necesidades antes detectadas.
4. Se suministra la informacin para elaborar el plan de compras.
5. Se solicita la contratacin de los bienes y servicios reflejados en el plan de compras
6. Ejecucin de los contratos de acuerdo con el cronograma establecido inicialmente
7. Se efecta seguimiento y control a fin de garantizar el cumplimiento del Plan de
actividades programado inicialmente
8. Para la ejecucin de lo anterior, se elaboraran los correspondientes cronogramas, se
efectuarn los chequeos locativos programados en el tiempo, dejando las evidencias en
los formatos establecidos para tal fin.
9. El responsable de cada sede, entregar en forma peridica al responsable del
mantenimiento designado por la Subdireccin Administrativa, un informe detallado de las
actividades de aseo y mantenimiento realizadas en dicha sede
10. El responsable del mantenimiento consolidar la informacin recibida y presentar en
forma mensual al (la) Subdirector (a) un informe detallado de las actividades realizadas en
cada sede.
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FSICA
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11. El (la) Subdirector (a) evaluar junto con el profesional o auxiliar administrativo, la
gestin adelantada durante el periodo a fin de establecer acciones tanto preventivas como
correctivas a que haya lugar.
Para cumplir con lo anterior, el responsable del mantenimiento de la infraestructura fsica
y los bienes muebles deber socializar y sensibilizar el contenido de los Manuales de
Mantenimiento bajo su custodia y la del encargado del proceso, al personal asignado para
realizar las labores de acuerdo con sus especialidades. Estas jornadas debern realizar
mnimo dos veces al ao, dejando las correspondientes evidencias.
Igualmente, el servidor o responsable del proceso, deber elaborar el correspondiente
plan operativo con sus correspondientes cronogramas, sealando los recursos que
requerir para el ejercicio de tales actividades que ejecutar durante la vigencia, as
mismo deber evaluar cada tres (3) meses la gestin y efectuar los correctivos si hubiere
lugar. Para ello debe contar estadsticas y otras herramientas de tipo informticos que
permite analizar y tomar decisiones necesarias para alcanzar el objetivo propuesto.
Identificar las necesidades de mejoramiento fsico del entorno laboral de los funcionarios
de la entidad por parte de la subdireccin Administrativa y Financiera y hacerle los
requerimientos necesarios con el propsito de mejorar el ambiente fsico de trabajo.
Establecer las medidas para identificar, verificar, proteger y mantener la infraestructura
propia conformada por los edificios, instalaciones fsicas, redes elctricas, de sistemas y
comunicaciones, telefnicas, hidrulicas, redes locales, las reas adyacentes a las
edificaciones.
Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que logren la seguridad laboral y sirvan
de herramienta para el cumplimiento de los requisitos legales referentes a velar por el
buen estado de equipos e infraestructura fsica.
4. NORMATIVIDAD REQUISITOS
Resolucin 01 del 20 de septiembre de 2001

Decreto 30 del 12 de enero de 1999
Decreto 356 del 05 de septiembre de 2007
Decreto 381 del 13 de septiembre de 2006
Resolucin 001 de 2001
Resolucin SDA 6416 de 2011
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No.
Actividad
Realizar
un
cronograma
que contenga
las
necesidades
de
mantenimiento.
Efectuar
los
estudios
tcnicos para
la
adquisicin de
los
bienes
Solicitar
compras
las
Documento o
Registro
Se
hace
un Responsable del Cronograma
diagnostico fsico de proceso
de de
las necesidades de Bienes Servicios mantenimiento
mantenimiento,
e Infraestructura
s
estructurando
una
programacin de
Responsable de
mantenimiento
Mantenimiento
preventivo
y
correctivo a todas las
sedes de la OFB para
el efecto se tiene en
cuenta
las
caractersticas
de
cada uno de los
inmuebles
y
los
bienes muebles,
herramientas y dems
accesorios necesarios
para
el
normal
funcionamiento de la
entidad.
El
profesional Responsable del Estudios
coordinar
la proceso
de tcnicos
estructuracin de las Bienes Servicios
especificaciones
e Infraestructura
tcnicas, de acuerdo
con
las
normas
legales vigentes en
materia
de
contratacin pblica, y
teniendo en cuenta el
proceso de Gestin
Contractual
Se solicita ante la Responsable del Estudios
Subdireccin
proceso
de previos.
Administrativa
y Bienes Servicios
Financiera,
se e Infraestructura
Estudios
de
adelantan
los
mercado
procesos
de Responsable
contratacin
Gestin
de
Descripcin
Revisado por
Infraestructura
Responsable
Punto de
Control
Vo.Bo.
Subdirecci
n
Administrati
va
y
Financiera
Aprobado por
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PROCEDIMIENTO
FSICA
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No.
Actividad
4
Mantenimiento
Correctivo
Descripcin
pertinentes para la
adquisicin de bienes
y
servicios,
que
permitan atender las
necesidades
de
mantenimiento de los
inmuebles y de los
equipos de la entidad
y as asegurar el
normal
funcionamiento
de
los mismos.
Se cotiza y el servicio
de
mantenimiento
correctivo
y
se
registra la actividad.
sistemas
tecnologa
Mantenimiento
Preventivo
locativos
Las actividades de
limpieza
y
mantenimiento de las
instalaciones locativas
se
realizan
de
acuerdo
a
lo
estipulado
en
el
cronograma
y
se
registran
en
la
planilla.
las Solicitar
ante
la
Subdireccin
Administrativa
y
Financiera
la
Contratacin de las
compras
de bienes y servicios
inherentes
para
atender
las
necesidades
de
Solicitar
compras
Revisado por
Infraestructura
Punto de
Control
Responsable del Cotizaciones

proceso
de
Bienes Servicios
e Infraestructura
Responsable
Gestin
sistemas
tecnologa
Documento o
Registro
Responsable
de
y
Responsable del Formato BS-Fproceso

de 07 Planilla de
Bienes Servicio e Mantenimiento
Infraestructura
Responsable del Estudios

proceso
de previos.
Bienes Servicios
e Infraestructura
Estudios
mercado
Responsable del
area de sistemas.
de
Aprobado por
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PROCEDIMIENTO
FSICA
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Pg. 8 de 9
No.
Actividad
Descripcin
Responsable
mantenimiento de los
inmuebles y de los
equipos
para
asegurar el normal
funcionamiento de los
mismos.
Realizar visitas El responsable del Responsable del
de
proceso o Secretario o proceso
de
Auxiliar Administrativo Bienes Servicios
chequeo
realizar visitas a las e Infraestructura
instalaciones de la
entidad para verificar Secretario
o
el
estado
y Auxiliar
funcionamiento de las Administrativo
mismas, as como de
sus
equipos
y
maquinaria. En caso
de observaciones se
har mediante correo
al lder del proceso
informando.
Reprogramar
Con base en la Secretario
o
actividades
revisin el funcionario Auxiliar
asignado
dar
la Administrativo
informacin a que
haya
lugar
y
reprogramar
las
actividades
y
los
recursos necesarios
para el desarrollo de
las mismas.
Evaluar
actividades
Se
verifican
las
labores realizadas y
los recursos utilizados
y los registrar en el
seguimiento
al
cronograma
de
actividades, en caso
de
requerirse,
elaborar los informes
para la Subdireccin
administrativa
y
Revisado por
Infraestructura
Documento o
Registro
Punto de
Control
Correo
electrnico
Lista
chequeo
Responsable del Cronograma

proceso
de con
Bienes Servicios seguimiento
e Infraestructura
de
Verificar
cronograma
planeado vs.
Actividades
ejecutadas
Aprobado por
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PROCEDIMIENTO
FSICA
Versin: 1
Pg. 9 de 9
No.
Actividad
Descripcin
Responsable
Documento o
Registro
Punto de
Control
financiera,
las
dependencias o entes
de control que los
requieran.
Si se cuenta con
el servicio tercerizado,
el proveedor deber
entregar informes, en
forma mensual, de las
actividades
correspondientes
al
seguimiento y control.
Igualmente,
deber
asegurarse que se
generen todos los
reportes necesarios y
se presenten con la
informacin suficiente
a
las
distintas
dependencias que lo
requieran y a los
entes de control.
Fin del Procedimiento
Anexo 1. Control de Cambios

Versin
Fecha Aprobacin
Naturaleza del Cambio
Diciembre de 2012
Documento original
Octubre de 2013
Ajuste de actividades, responsables e inclusin de puntos de

control
Revisado por
Infraestructura
Aprobado por

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renovacin o reparaciones cuando se trate de corregir daos causados a los equipos

Los materiales y servicios a adquirir debern ser de ptima calidad, atendiendo lo

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable del Cotizaciones

Responsable del Formato BS-Fproceso

Responsable del Estudios

Responsable del Cronograma

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Naturaleza del Cambio

Ajuste de actividades, responsables e inclusin de puntos de

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