MANUAL DE ESTILO

BOLFOR Documento Administrativo 2/1994

USAID Contrato: 511-0621-C-00-3027
Junio 1994

Chemonics International
2000 M St. NW
Washington, DC 20036

TABLA DE CONTENIDOS

Pgina
SECCION I

INTRODUCCION

I-1

A.
B.

I-1
I-1

Propsito del Manual de Estilo

Lista de Control del Procesamiento de Palabras

SECCION II USO DE LINEAMIENTOS GRAMATICALES

A.
B.

C.
D.

E.
F.

Siglas y Abreviaturas
Uso de Letras Maysculas
B1.
Trminos de Organizaciones y Ttulos Oficiales
B2.
Partes de un Documento
B3
Ttulos Profesionales
Nmeros
Puntuacin
D1.
La Coma
D2.
La Raya
D3.
El Punto
Terminologa Especial
Letra Cursiva

SECCION III FORMATOS

A.

B.

II-1
II-1
II-1
II-1
II-2
II-2
II-2
II-2
II-2
II-3
II-3
II-3
II-3
III-1

Documentos
A1.
Partes
A2.
Formato
A3.
Impresin
A4.
Distribucin
Correspondencia

III-1
III-1
III-3
III-5
III-5
III-6

SECCION I
INTRODUCCION

A.

Propsito del Manual de Estilo

Este manual fue escrito para poder ser utilizado por el personal de BOLFOR y est
diseado para llenar varias funciones a la vez. Se delinean procedimientos bsicos para la
preparacin de documentos, ofrece una gua gramatical correcta y su uso y establece estilos
uniformes y formatos para documentos del proyecto. Finalmente, el manual en s mismo utiliza
los estndares de estilo y formato aqu descritos, de manera que pueda ser utilizado como
muestra de cmo formatear un documento.
B.

Lista de Control de Procesamiento de Palabras

Los autores de todos los documentos de BOLFOR debern seguir los siguientes pasos, a
fin de simplificar sus propios requerimientos, as como aqullos del equipo de edicin y
produccin:
$

Crear un archivo separado para cada seccin del documento: un archivo para la
tabla de contenido, otro para el resumen ejecutivo, etc.

Nombrar cada archivo con un nombre fcilmente identificable: SECC 3,

ANEXO A.

Cambiar el margen inferior a 0.55 pulgadas y colocar los nmeros de pgina en el

centro inferior. Esto dejar un margen de una pulgada debajo de la ltima lnea
del texto.

Usar el tabulador y no la barra de espaciadora para los encabezados y las sangras

de cada prrafo, en incrementos de media pulgada (1.5, 2.0, 2.5, etc.).

Crear un archivo separado para cualquier grfico complicado o grficas de texto a

ser incluidos en el documento y nmbrelos claramente (Por Ejemplo, TABLA 3).

Revisin ortogrfica del documento (con el diccionario del paquete).

Asegrese que la misma versin del documento aparezca tanto en el documento

impreso como en el disco. Dar ambos al personal de produccin.

SECCION II
USO DE LOS LINEAMIENTOS

A.

Siglas y Abreviaturas

Las siglas y abreviaturas ahorran espacio y ayudan a acelerar la lectura, pero no deben
sobre-utilizarse. Aunque el uso vara grandemente, de un libro a otro, la meta a conseguir es la
consistencia y la claridad. Las siglas y las abreviaturas se presentan en muchas formas; ambas
son utilizadas para ahorrar tiempo y espacio.
El personal de BOLFOR debe evitar el uso de abreviaturas o smbolos en el texto de un
documento, incluyendo la correspondencia. Ejemplos:
departamento, no Dept.
porciento, no %
Las excepciones son los trminos de medidasCdistancia, longitud, rea, volumen y pesoC
los cuales se escribirn en minsculas, sin punto y con un espacio entre el nmero y la
abreviatura (155 g, 32 km). Una excepcin final es el uso preferencial de abreviaturas en tablas,
cuadros, mapas, grficos y documentos estadsticos.
Las siglas y abreviaturas de organizaciones, asociaciones, agencias gubernamentales y
otros trminos especiales, sern utilizados con frecuencia. El trmino deber ser escrito
completamente la primera vez que aparece en el texto, seguido de la sigla entre parntesis.
Ejemplo:
Banco Internacional para la Reconstruccin y el Desarrollo (BIRD)
Los documentos que contienen muchas siglas y abreviaturas debern incluir una lista de
las mismas despus de la tabla de contenido, en una pgina separada titulada "Lista de Siglas".
B.

Uso de Letras Maysculas

B1. Trminos de Organizaciones y Ttulos Oficiales

Utilice letras maysculas para trminos de organizaciones y ttulos oficiales solamente

cuando use el nombre completo. Ejemplos:
el Departamento de Contabilidad, o el departamento
el Ministerio de Agricultura, o el ministerio
el Gobierno de Honduras, o el gobierno
la Misin Salvadorea, o la misin
el Proyecto BOLFOR, o el proyecto

B2. Partes de un Documento

Use letras maysculas en las palabras Captulo, Seccin, Figura, Tabla, etc., cuando se
refieren a elementos especficos. Utilice mayscula solamente en estos casos. Ejemplos:
Todos los cuadros en este documento fueron trasladados a los anexos
Como se aprecia en la Seccin III, Cuadro 2, el crecimiento econmico es insignificante.
B3. Ttulos Profesionales
Use maysculas en los ttulos profesionales solamente si preceden al nombre de una
persona. Ejemplos:
Jefe de Grupo Lee Hazlewood present a los invitados. El jefe de grupo estuvo ausente.
C.

Nmeros

En general, deletrear los nmeros del uno al nueve y los nmeros del 10 en adelante
utilizar figuras. Cuando los nmeros mayores y menores al 10 aparecen juntos en una serie,
escriba todos los nmeros en figuras. Ejemplo:
Haban 15 paquetes en el primer embarque, 3 en el segundo y 5 en el tercero.
Algunos nmeros siempre debern expresarse como figuras. Estos incluyen cantidades
de dinero (sin dejar espacio entre el signo y el nmero: $5, L200), los decimales y porcentajes (8
porciento), las medidas de distancia (8 ml, 20 km, 5 ha) y meses persona (6 meses-persona, 2
das-persona). Lo mismo aplica a las unidades numricas compuestas con un nmero entero y
una fraccin en figuras (1 1/2, 3 1/4).
Con los nmeros de un milln en adelante, utilice figuras y palabras (3 millones, o 423
billones). Finalmente, deletree los nmeros al principio de una oracin. Ejemplos:
Cincuenta personas trabajan aqu. Hay 50 personas en este departamento.
D.

Puntuacin
D1. La Coma
Utilice una coma despus de cada tem en una serie. Por ejemplo:
El consultor analiz la produccin en varios pases, incluyendo proyectos de exportacin
de madera en Sri Lanka, proyectos de comercio en Sudafrica, planes de manejo forestal
en Burkina Faso y plantaciones forestales a nivel de aldea en la India.

D2.

La Raya

Utilice la raya para indicar un corte repentino en el pensamiento o en la estructura de la

oracin. Por ejemplo:
Creemos que el nuevo plan quinquenal es tcnicamente mejor que el anteriorCaunque
ambos tienen fallasCy llevar a mejoramientos en la balanza comercial.
D3.

El Punto

No se necesita el punto ni ninguna otra puntuacin al final de una lista de temes

puntualizados, a menos que el punto est en la forma de una oracin completa. Por ejemplo:
El enfoque de Chemonics a la asistencia tcnica incluye:
$
$
$

Participacin extensa del pas anfitrin

Enfasis en el reclutamiento de expertos tcnicos
Promocin de principios gerenciales sanos

Si una serie de puntos contiene una ms oraciones completas, utilice el punto (como
signo de puntuacin) a travs de la oracin. Por ejemplo:

E.

La participacin extensa del pas anfitrin contribuir a que el proyecto logre sus
objetivos.

Un enfoque prctico a la implementacin del proyecto ser incorporado al plan de

trabajo desde su inicio.

Terminologa Especial

Una lista de terminologa especial en ingls y en espaol utilizada en el desarrollo

internacional y en campos afines, aparece en el Anexo A.
F.

Letra Cursiva
Utilice la letra cursiva, en vez de subrayar, para los ttulos de libros, buletines y revistas.
Por ejemplo:
$
$

El escribi La Isla de San Jos en 1991

Boletin de Buena Salud

SECCION III
FORMATOS

Esta seccin describe las partes y formato estndar para los documentos y el formato
estndar para la correspondencia de BOLFOR.
A.

Documentos

BOLFOR producir documentos administrativos y tcnicos. Los documentos

administrativos incluyen informes de progreso a USAID. Los documentos tcnicos incluyen
informes sobre los resultados de investigaciones, estudios evaluativos, resultados de talleres de
trabajo, diseos de cursos, etc.. El contenido depender del propsito, alcance y pblico
receptor. Sin embargo, siempre debern prepararse con anticipacin esquemas para todos los
documentos y sern revisadosCjunto con los borradores subsiguientes para asegurar que los
documentos tcnicos estn de acuerdo con los estndares acordados de calidad y flujo. Tanto los
informes administrativos, como los tcnicos, debern contener las partes siguientes: (partes
opcionales entre parntesis).
A1.

Partes
Portada
(Reconocimientos o Prefacio)
Tabla de Contenido y Lista de Cuadros
(Lista de Siglas)
Resumen Ejecutivo
Texto, dividido en secciones
(Anexos)

A1a. La Portada
Use las muestras de WordPerfect correctamente formateadas para todas las portadas.
Fjese que las portadas de los documentos administrativos son distintas a la de documentos
tcnicos. En los Cuadros III-6 a III-8 se encuentran muestras de las portadas correctamente
formateadas.
A1a(1). Documentos Administrativos
Los documentos administrativos debern tener lo siguiente:

Ttulo de documento (Plan de Trabajo) y el estado (borrador, informe final)

(Perodo, por ejemplo, Abril-Septiembre, 1994)
Nmero BOLFOR
USAID nmero de contrato
Fecha
III-1

Direccin de Chemonics

A1a(2). Documentos Tcnicos

Los documentos tcnicos tienen dos portadas, la primera y la segunda.
Para la primera pgina, utilice el papel pre-impreso con el logotipo e incluya lo siguiente:

Ttulo
Nmero BOLFOR
Fecha

La segunda pgina debe incluir lo siguiente:

Ttulo
Direccin de BOLFOR
USAID nmero de contrato
Autor(es)
Fecha
El prrafo que explica el financiamiento y gerencia del proyecto

A1b. Tabla de Contenido

La tabla de contenido muestra una lista de las subdivisiones ms importantes del texto.
Tambin puede incluir una lista de cuadros. Esta pgina ir enumerada. Ver la tabla de
contenido de este manual para los lineamientos del formato y diagramacin.
A1c. Lista de Siglas
Se recomienda una lista de siglas para la mayora de los documentos.
A1d. Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo est escrito para quienes quieren captar rpidamente la informacin
de un documento, sin tener que leer el documento completo. Debe ser breveCno ms de una o
dos pginasCy debe resumir los puntos ms importantes del documento. Se utiliza el formato
para el texto normal que se muestra a continuacin. Las pginas estn enumeradas utilizando
nmeros romanos en letras minsculas.
A1e. Anexos
Los anexos se utilizan para los materiales no esenciales del texto, pero que ayudan al
lector que busca mayor aclaracin. Los ejemplos incluyen alcances de trabajo, bibliografas y
resultados de encuestas. Los anexos y los contenidos siempre debern ser introducidos en el
texto; no deben utilizarse como un lugar para guardar material externo o datos sin procesar que el
III-2

autor no pudo incluir en el texto. Se les nombra con una letra (Anexo A, B, C, etc.) y se enumera
utilizando la letra del anexo como prefijo (pgina A-1, A-2, etc.).
A2. Formato
Cuadro III-1 es una muestra de una pgina de un informe correctamente formateada.
A2a. Esquema
Utilice el formato del esquema, el mismo
que se utiliza en este manual, para organizar los
informes. En este formato, las divisiones
principales se llaman secciones (no captulos) y se
identifican con nmeros romanos. Los ttulos de
secciones estn impresos en letras maysculas, en
negritas y enmarcados con lneas horizontales en la
parte superior e inferior. Los subttulos se
identifican con letras y nmeros arbigos y se
utilizan maysculas (al inicio) y negritas. El primer
subttulo es siempre A., seguido de un Tab, luego
un ttulo descriptivo, alineado a la izquierda. Los
encabezados subsiguientes estn indentados un Tab
con dos espacios entre la letra/designacin
numrica (A1.) y el ttulo.

A.

Ttulo
A1.
Subttulo
A1a.

Subttulo

A1a(1). Subttulo
A1a(2). Subttulo
A1b. Subttulo
A2. Subttulo

El esquema no deber tener ms de cuatro

niveles de subttulos. Si necesita desglosar un tema ms all de un cuarto nivel, utilice puntos o
negritas en la primera frase de cada prrafo. Esto ltimo con frecuencia es preferible a los
encabezados cuando el espacio es muy escaso o cuando los encabezados sobrecargaran la
pgina. Cuando se utiliza esta tcnica, use letras maysculas solamente en la primera palabra, en
la frase en negritas y termine la frase, con un punto (y no punto y coma).
A2b. Formateado Adicional
A2b(1). Tipo de Letra
Times Roman 12 point (o Times New Roman 12 point) es el tipo de letra para todos los
documentos y la correspondencia de BOLFOR.
A2b(2). Numeracin de Pgina
La pgina de la portada y la tabla de contenido no se enumeran. La lista de siglas y el
resumen ejecutivo se enumeran utilizando nmeros romanos en letras minsculas. La
numeracin del texto y anexos se enumera utilizando la letra de la seccin seguida por un guin y
un nmero arbigo (texto: I-1, II-1, etc.; anexos: A-1, B-1, etc.).

III-3

A2b(3). Notas
Hay muchos usos convencionales asociados con el pie de pgina y ciertas profesiones
tienen su propio estilo. En el estilo de negocios es posible distinguir entre dos tipos de notas: (1)
aqullos que proporcionan comentarios entre parntesis o subordinados en el texto; y (2) aqullos
que sirven como referencias bibliogrficas, identificando la fuente de informacin citada en el
texto. Utilice las notas al pie de pgina para los comentarios subordinados y notas al texto para
las referencias bibliogrficas.
Notas al pie de pgina. Las notas al pie de pgina estn vinculadas al texto por un
nmero arbigo sobrescrito (ejemplo1). En WordPerfect, las notas al pie de pgina son creadas
utilizando Insert/Footnote. Los nmeros consecutivos son automticamente asignados a travs
del documento y comienzan con el nmero 1 en cada seccin que es tratada como un documento
separado y se imprimen automticamente en la parte inferior de la pgina apropiada.
Notas al texto. Las notas al texto aparecen entre parntesis dentro del texto principal e
incluyen el apellido del autor y el nmero de la pgina (Jones, p.28) o alternativamente, el
apellido del autor y la fecha de la publicacin (Jones, 1989). La nota al texto es complementada
por la informacin completa de la bibliografa al final del documento.
A2b(4). Cuadros y Tablas
Tanto los cuadros como las tablas se enumeran consecutivamente dentro de las secciones
o anexos, utilizando el nmero de seccin como prefijo en el esquema de enumeracin. Por
ejemplo, el Cuadro III-2 sera el segundo cuadro en la Seccin III. Las tablas y los cuadros
pueden aparecer dentro del texto ya sea entre dos prrafos o como pginas separadas,
dependiendo de su longitud. Todos debern tener ttulos.
En las tablas, se debern utilizar las funciones WordPerfect de tablas, columnas o
TabsCno la barra espaciadoraCpara alinear columnas. Seleccione un Tab alineado a la
izquierda para una columna de texto y un Tab alineado a la derecha para una columna de
nmeros. Si una tabla excede el ancho normal de la pgina o es particularmente larga o
compleja colquela en un archivo separado y nmbrela claramente, por ejemplo, TABLA I.1.
A2b(5). Bibliografa
En la bibliografa se encuentra la lista de todas las obras consultadas en la preparacin de
un documento, as como todas las obras citadas en las notas. Las entradas bibliogrficas
aparecen por orden alfabtico, con el apellido del autor primero. Una alternativa es la de agrupar
las publicaciones por tipo (libros, boletines y documentos de conferencias) y listar las referencias
alfabticamente dentro de cada grupo.

III-4

Si una obra tiene ms de un autor, solamente se invierte el nombre del primer autor. Si se
citan varias publicaciones del mismo autor, el nombre del autor se reemplaza por una lnea de
siete espacios de largo en la segunda entrada y en las subsiguientes. Ntese adems que si una
obra no tiene autor, se anota como editor y no como autor a la organizacin (Ministerio de
Agricultura, USAID, etc.).
Los ttulos de libros, boletines, diarios y revistas se escriben en letra cursiva, mientras que
los artculos, documentos, manuales, panfletos y conferencias se escriben entre comillas. La
primera lnea de la entrada bibliogrfica est alineada a la izquierda. Las lneas subsiguientes
estn indentadas a media pulgada. Ntese que para las entradas bibliogrficas en un curriculum,
todas las entradas estn alineadas al margen izquierdo interior. A continuacin una muestra de
bibliografa:
The Complete Book of Bolivian Shrimp Aquaculture, University of Maryland Press, College
Park, 1994.
Johnson, David, Martin Cohen, and Walter Blanchard, "Nutrition and the Distribution of Income
in Guatemala," Journal of Agricultural Science, Cambridge, 1986.
_______, "Diet and Heatlth in the Central Mountains of Guatemala," Central Economic
Research Station, Guatemala City, Guatemala, 1987.
A3.

Impresin

Cuando sea posible, los documentos deben imprimirse por ambos lados. Producir un
documento por ambos lados requiere que la tabla de contenidos, la lista de siglas, el resumen
ejecutivo y cualquier otro texto sea preparado de manera que comience al lado derecho del
documento. Esto requiere de los siguientes pasos:

Las secciones de una pgina sin nmero de pgina (como la tabla de

contenido o la pgina de reconocimiento) debern ir seguidas de una pgina en
blanco.
Todas las secciones enumeradas deben finalizar con nmero par. Para
aquellas que no, imprima una pgina en blanco, con un nmero par.
Todas las secciones deben comenzar con nmero impar.

Una vez que el documento est completo y listo para ser fotocopiado por ambos lados,
alguien debe revisarlo para asegurarse de que todas las secciones comienzan en pginas a la
derecha, o en pginas con nmeros impares, y que terminan en pginas a la izquierda o pginas
con nmeros pares. Este paso es crtico para asegurar que el documento final est impreso
correctamente.
A4.

Distribucin

Todos los documentos preparados por el Proyecto BOLFOR deben ser distribuidos a:
III-5

B.

Oficial de Proyecto USAID (2 copias)

Biblioteca BOLFOR (2 copias)
Oficina Sede de Chemonics/Washington (4 copias total C3 para
subcontratistas)
MDSMA (1 copia)
FONAMA (1 copia)
Otros, dependiendo del tema

Correspondencia

BOLFOR producir tres tipos de correspondencia-memorndum, cartas y fax. Utilice los

documentos formatados de WordPerfect para estos documentos. Los cuadros III-2 a III-5 tienen
muestras de correspondencia correctamente formateada.

III-6