Circuito Final

UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
Asignatura: SEMINARIO DE INTEGRACION
Curso a cargo del Profesor:

Dr. Adolfo Ernesto Rinaldi
Tesina sobre el Tema:

RELEVAMIENTO DE LOS CIRCUITOS DEL GRUPO GANCIA
Nombre: Martin Desse
N de registro: 175.186
Ciudad de Buenos Aires

Primer Cuatrimestre
2001.
Seminario de integracin
INDICE
Ttulos
Pagina
Introduccin
Descripcin de la empresa
Teora de Control Interno
- Circuito de Compras
- Circuito de Cuentas a Pagar
12
- Circuito de Ventas
15
Practica Empresarial
- Circuito de Compras
19
- Circuito de Cuentas a Pagar
23
- Circuito de Ventas
31
Anexos
40
Conclusin
43
Bibliografa
48
INTRODUCCIN
El presente trabajo tiene por finalidad realizar el relevamiento del circuito de Compras,
Cuentas a Pagar, Ventas y Facturacin del Grupo GANCIA, con el propsito de realizar un
aporte constructivo para mejorar el control interno del circuito relevado.
La descripcin de las tareas desarrolladas en los sectores que intervienen en los circuitos
mencionados fueron puestas en nuestro conocimiento a travs del relato del personal y
encargados de los mismos, no surgiendo de los manuales, dado que estos se encuentran
desactualizados respecto de la realidad practica de la empresa.
En primer lugar se procede a realizar una breve descripcin de la actividad desarrollada

por la empresa y como estn definidas las funciones dentro de ella.
En segundo lugar se procede a comentar la Teora General del Control Interno dentro de
una compaa, tal cual debera ser o dentro de los limites en los que debiera producirse.
En tercer lugar se describen las tareas realizadas (en la practica empresarial) por los
diferentes circuitos de Compras y Cuentas a Pagar y el de Ventas y Facturacin, para luego
analizarlas y determinar las criticas y modificaciones de acuerdo a mi criterio.
Por ltimo, elaborare una conclusin del trabajo realizado.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
El grupo Gancia es un slido conjunto industrial y comercial de capitales argentino, productor y

distribuidor de alimentos, bebidas con y sin alcohol y envases de vidrio.
Bebidas
El Grupo posee 4 plantas fabriles con una importante capacidad de produccin.

Estas plantas ocupan 129.000 m de terrenos con superficie edificada de 42.700 m. La
capacidad de almacenamiento es de 35.500.000 Litros.
Su principal producto, Americano Gancia, es el producto que transform el concepto de
aperitivo en la Argentina, cuyo xito dio origen al Grupo Gancia. Constituye una propuesta
superadora de mercado de los vermouths, y como tal, logr consolidarse en un espacio distinto,
nico, eminentemente propio.
Americano Gancia es un aperitivo que resulta de la justa combinacin de
alcohol, vinos e infusiones de hierbas aromticas. Goza de un liderazgo indiscutido ( 55% de
share ) en el mercado de aperitivos y vermouths, que en Argentina alcanza una dimensin de
50.000.000 de litros anuales. Su performance es consecuencia de un eficaz trabajo de
posicionamiento, fortsima inversin comercial y el respaldo de la mejor calidad de producto.
Cuenta adems con una distribucin fsica del 85% y distribucin ponderada del 99% ( Fuente:
Nielsen ).
Luego el Pronto nace en un mundo que tiende hacia las propuestas con menor tenor
Alcohlico, ms livianas, mas claras y fciles de tomar. Es una lnea de productos que con solo
4,5 grados de alcohol en volumen, se inserta en prcticamente todo momento de consumo.
El gran desafo fue el lanzamiento de Livenza, ya que se logro un producto sin
alcohol capaz de emular la ideologa y las sensaciones de un producto alcohlico.
Tambin produce y distribuye bajo licencia de Martini & Rosso (TorinoItalia),
la lnea de Vermouths Martini Bianco, Rosso y Dry.
El amargo Terma es una bebida elaborada en base a hierbas. Sin alcohol, sper
refrescante y con todos los atributos de la naturaleza. Su casi 400% de crecimiento en los
ltimos 10 aos se consolido, principalmente, a partir de la instalacin de su consumo en las
comidas: almuerzo y cena en casa como reemplazo a las bebidas alcohlicas. Cuenta con un
72% de share en un mercado creado y desarrollado por la propia marca, que en Argentina hoy,
equivale a un consumo de mas de 160.000.000 litros anuales.
Produccin Vitivincola
El Grupo Gancia posee 1000 hectreas de fincas en la mejor zona productiva de

la Pcia. de Mendoza, el polo vitivincola, de las cuales 300 estn destinadas a la produccin de
uva de las mas finas variedades.
Su bodega de 24.000.000 litros; dotada de todo el equipamiento necesario
incluida su instalacin de fro, para producir la ms alta calidad de vino.
Tambin produce mostos concentrados, blancos y tintos.
Alimentos
Euralim S.A. es una empresa nacida de una asociacin entre el Grupo Gancia y
Findim de Agrate Brianza ( Miln Italia ).
Esta planta instalada en la ciudad de Avellaneda, posee todos los adelantos
tecnolgicos que se emplean hoy en Europa y representa una importante contribucin al
desarrollo del sector alimenticio.
Euralim S.A. elabora pastas rellenas deshidratadas, con el mas alto grado de
confiabilidad, y con una capacidad de produccin de 2.000.000 de sobres de 250 grs. por mes,
es lder absoluto en este mercado, habiendo logrado una importante participacin en el mercado
total de pastas.
Vidrios
En este campo el Grupo desarrolla intensa actividad, sea mediante Nuevas

Cristaleras Avellaneda S.A., empresa perteneciente al Grupo, como en importantes
participaciones accionaras en Compaas lideres en el rea.
Resumiendo, la filosofa del Grupo Gancia, es darle siempre al consumidor lo
que este espera, a travs de:
Profundo conocimiento de los mercados en que acta
Dinmica gestin de marketing
Modernas tcnicas de comunicacin
Modernas tcnicas de fabricacin
Rigurosos controles de calidad
TEORIA DE CONTROL INTERNO

Concepto
En primer termino, la palabra control tiene dos acepciones gramaticales

distintas. Por un lado quiere decir, examen, intervencin o inspeccin pero, por otro, significa
dominio, supremaca o mando. As, en el lenguaje comn, cuando se quiere expresar que algo
debe ser sujeto a revisin o fiscalizacin se expresa que ello debe ser sometido a un control.
Asimismo, si se tiene sobre algo un poder de direccin o dominio, entonces se afirma que se
posee un control sobre ese algo.
Desde una perspectiva mas amplia de la administracin, el sistema de Control

Interno tiene como finalidad prevenir y evitar que se cometan errores, anomalas y fraudes, este
depende de los sistemas administrativos y del procesamiento de la informacin ( personal,
software y hardware ).
Los requerimientos de un sistema de control interno tendrn en cuenta los siguientes aspectos:
Separacin de funciones.
Asignacin de responsabilidades.
Niveles de autorizacin.
Documentacin de traslado de bienes y valores.
Recaudos de seguridad sobre bienes y valores.
Diseo de formularios y archivos.
Control numrico del uso de formularios.
Normas de seguridad informtica.
Normas respecto del personal.
Puntos especficos de control y controles cruzados.
Registros contables y estadsticos.
Por lo visto hasta ahora podemos dar una pequea definicin del Sistema de Control Interno:
El sistema de Control Interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos,
verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover la eficiencia operativa y
fomentar la adhesin a las polticas administrativas prescriptas.
Sub Sistemas aplicados
Sub Sistema de compras
Este sistema se encarga de obtener los recursos necesarios para el desenvolvimiento

normal de la empresa en los mejores trminos, al mnimo costo, en calidad adecuada y al
momento oportuno.
Este sistema se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de
aprovisionamiento, en el caso de los bienes, es el sector de almacenes quien detecta la falta de
un producto o material, mientras que el sector de ingeniera establece las especificaciones
tcnicas cuando corresponde.
El departamento de compras es quien debe conseguir la mejor cotizacin del proveedor
y asegura que las mercaderas sean recibidas en el momento oportuno.
El sector compras se encarga de minimizar el costo de los productos, maximizar la
calidad, la entrega y satisfaccin del cliente.
La funcin de compras debe estar separada del manejo fsico de los bienes y de la
registracin de los mismos.
Compras, por lo tanto debe estar separada de los sectores de almacenes, recepcin,
cuentas a pagar y contabilidad.
La operacin de compra debe iniciarse con un pedido formal por parte de un
funcionario responsable, es conveniente que los materiales que entran a formar parte del
producto terminado se adquieran en virtud de especificaciones, en las cuales se describe
exactamente el material y sus propiedades y as lograr que la persona responsable de compras
conozca los detalles de las compras y pueda controlar la calidad de los materiales recibidos.
Para las compras superiores a determinado monto debe pedirse varias cotizaciones,
stas deben ser por escrito, la decisin de cerrar contrato se debe tomar en funcin de las
ofertas recibidas, esta decisin debe ser tomada por un funcionario responsable, una vez
tomada la decisin, quien la tom debe firmar la cotizacin del proveedor o la orden de
compra.
Es recomendable que la cantidad de productos que se soliciten sean acordes con las
necesidades de consumo, para ello las empresas deben fijar puntos de pedido, esto es, la
cantidad de existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artculo. Se establece
como stock mnimo un margen de seguridad.
Una vez determinados los niveles de inventario ms adecuados corresponde establecer,
considerando los lotes asociados, el lote ptimo de compra.
Es importante el control de la cantidad y calidad de la mercadera recibida, los
formularios que trascienden a terceros, como aquellos que sin salir de la empresa avalan el
movimiento de los bienes. deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.
En este circuito es conveniente la prenumeracin de las solicitudes de compra, rdenes
de compra, informe de recepcin y de control de calidad.
Es necesario que exista un control sobre la correlatividad de los formularios utilizados.
Los datos referidos a las operaciones de compras y los que se encuentran disponibles en
registros y archivos ( subdiario de compras, stocks de materias primas y materiales, cuentas a
pagar, solicitudes de compra, etc.) constituyen la base de informacin que se prepara para el
uso de la gerencia.
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Descripcin del circuito de compras

El responsable de almacenes despacha un pedido (vale de materiales) y determina que
ha llegado al punto de pedido o stock mnimo, en ese momento confecciona solicitud de
compras y la enva al departamento respectivo.
El formulario de solicitud de compras consiste en el pedido de compras de bienes o
servicios efectuadas por una persona autorizada al departamento de compras.
Es recomendable emitirlo por duplicado, el original se enva a compras, mientras que el
duplicado se mantiene en almacenes.
Compras luego de recibir la solicitud de compras, verifica las firmas autorizadas y
consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos ms afines al pedido y
solicitarles cotizacin.
El pedido de cotizacin consiste en la solicitud por escrito
La seleccin de ofertas no es una tarea sencilla, es aconsejable tener en cuenta no solo
los precios cotizados, sino la calidad ofrecida, la financiacin, plazo de entrega, etc.
Para la seleccin de la mejor oferta suele resultar conveniente confeccionar una planilla
de anlisis de cotizaciones.
En la misma planilla, o por separado, se indicar la adjudicacin, con la firma del
funcionario responsable.
La adjudicacin se formaliza mediante la emisin de la orden de compra, este
comprobante representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los
materiales especificados en la misma.
En una gran empresa puede emitirse orden de compra por cuadruplicado:
-
Original: para el proveedor.
Duplicado: para compras.
Triplicado: para recepcin.
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Cuadriplicado: para cuentas a pagar.
El sector de compras toma como base el duplicado de la orden de compras, efecta su

requerimiento y evala el cumplimiento del proveedor.
El ingreso de la mercadera acompaada por el original y copia del remito del
proveedor, se produce en el sector de recepcin, la copia del remito del proveedor se devuelve
conformada.
En recepcin se decide aceptar o rechazar la mercadera recibida, luego de efectuar el
control de calidad y cantidad y emite informe de recepcin, este formulario permite que el
sector contabilidad de la empresa tenga la certeza que la mercadera ingres, conozca la
cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobacin de calidad.
Este documento suele hacerse en cuadruplicado:
-
Original: para almacenes.
Duplicado: para compras.
Triplicado: para contadura.
Cuadriplicado: para recepcin.
Al recibir almacenes la mercadera con el informe de recepcin controla ambos

elementos y los devuelve a recepcin una copia del informe con su conforme.
Compras, con la copia del informe de recepcin da por cumplida su gestin, y
contadura integra la copia junto con el remito del proveedor al legajo de compra.
La contabilizacin depender del sistema contable que tenga la organizacin, en general
la contabilidad debe realizar la registracin en el momento de ingreso de la mercadera,
obteniendo los datos del informe de recepcin y valorizndolo segn orden de compra.
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Sub Sistema de Cuentas a Pagar
Este sistema se encarga de la cancelacin de las obligaciones contradas por la empresa,

esta obligacin tiene su origen en una compra efectuada a un proveedor.
Este sistema se relaciona con el de compras y comprende desde el momento que en que
se controla la obligacin pendiente de cancelacin hasta que se haga efectivo su pago,
mediante la entrega de valores al acreedor, la recepcin de comprobante de pago y la
contabilizacin correspondiente.
El sector cuentas a pagar es quien rene la documentacin referida a las compras, las
controla y conforma para su pago en trmino.
El sector tesorera, que custodia y maneja los recursos financieros de la organizacin, es
quien confecciona el instrumento de pago y efecta su cancelacin
El manejo de fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la
registracin. No es conveniente que el cajero realice la registracin contable de donde surge el
saldo por el cual es responsable.
En el caso de pagos, la liquidacin y autorizacin debe ser realizada por una persona
ajena a tesorera.
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Descripcin del circuito de Cuentas a Pagar
Cuentas a pagar recibe la factura del proveedor y procede a la comparacin de la misma

con el remito, el informe de recepcin, la orden de compra, documentacin de sta ltima
disponible en el archivo.
El control debe contemplar los siguientes aspectos:
-Que la mercadera recibida responda a la requerida por la empresa.
-Que el remito se encuentre conformado por recepcin en cuanto a calidad y cantidad de
mercaderas recibidas.
-Que los precios facturados coincidan con los cotizados previamente por el proveedor.
-Que la factura contemple los descuentos y/o bonificaciones pactadas con el proveedor en su
cotizacin,
-Que las condiciones de pago correspondan a las pactadas.
-Que los totales de impuestos estn bien calculados.
Una vez efectuados dichos controles, se registra la factura en la cuenta del proveedor,
cancelando la registracin efectuada al ingresar la mercadera.
La liquidacin del pago la realiza cuentas a pagar, cuando se produce el vencimiento de

la factura del proveedor, procede a emitir la orden de pago y a efectuar las retenciones de IVA
correspondientes.
La orden de pago consiste en un comprobante mediante el cual se comunica al
departamento de tesorera que prepare el pago correspondiente de la/s factura/s del proveedor.
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El nmero de copias puede variar de acuerdo a las caractersticas de la organizacin,

pero bsicamente son:
-Original: para contadura.
-Duplicado: para tesorera.
-Triplicado: para cuentas a pagar.
La emisin del cheque tiene lugar cuando el departamento de tesorera, en funcin de la

orden de pago autorizada y la documentacin respaldatoria, procede a emitir el cheque
correspondiente.
Tesorera debe indicar en la orden de pago, el nmero de cheque, el nombre del banco y
el importe por el cual se emite.
Tesorera coloca la primera firma al cheque y luego lo entrega con toda la
documentacin (previa anulacin de la misma con el sello de pagado) y los comprobantes de
retencin de impuestos, al responsable que controlar y firmar el cheque en segunda instancia.
El pago tiene lugar cuando tesorera entrega o remite los valores al proveedor y de
corresponder los comprobantes de retencin.
Tesorera procede a archivar el duplicado de la orden de pago y entrega el original junto
con la documentacin respaldatoria y el recibo de contadura.
Sobre la base de la orden de pago, contadura debita el pago de la cuenta del proveedor
y acredita la cuenta de banco y retencin de impuestos.
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Sub Sistemas de ventas
Este sistema comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a
sus compradores, consumidores finales, o sus canales de distribucin para colocar sus
productos o servicios.
El sistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepcin del pedido, hasta
la entrega del bien y la registracin en los libros de la empresa, pasando previamente por el
control de pedidos y del crdito, as como la facturacin.
Es un recaudo bsico que la persona que vende no tenga acceso a los registros de stock
y cuentas de los clientes, ya que esto evita que quien realiza la operacin de ventas intervenga
tambin en el circuito de control.
La venta debe separarse de la concesin del crdito, para que no se otorguen crditos a
clientes que pueden ser insolventes o resultar morosos.
Ventas tiene que estar separada de facturacin, para poder controlar los precios que
ventas coloca en la nota de pedido y aplicar los precios oficiales al confeccionar la factura.
Tienen que fijarse polticas por escrito, referentes a condiciones de ventas,
otorgamientos de crditos, determinacin de precios.
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Descripcin del circuito de ventas
La recepcin del pedido tiene lugar una vez que existe un requerimiento de los
productos comercializados por la organizacin, este requerimiento es captado por el vendedor
mediante una nota de pedido y que luego ser valorizada en administracin de venta, con las
condiciones vigentes.
La nota de pedido es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos
de mercaderas, con sus correspondientes condiciones de pago, es usual que se emita por
cuadruplicado:
-Original; para el cliente.
-Duplicado y triplicado: para la empresa.
-Cuadruplicado: para el vendedor.
La aprobacin del crdito tiene lugar cuando el departamento de crditos recibe la nota
de pedido, con el objetivo de otorgar o no el crdito al cliente.
En el departamento almacenes reciben la nota de pedido del departamento de crditos,

con el objeto de controlar si hay existencias para preparar las mercaderas y los remitos que
enviarn a expedicin.
El remito es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido al

comprador, se lo utiliza para detallar y acompaar la mercadera y para comprobar su entrega,
ya que debe ser firmado de conformidad por quien lo recibe.
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El remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta, a la parte
vendedora le permite controlar las salidas de mercaderas de almacn, al encargado de
transporte le permite organizar y controlar la entrega y, una vez conformado, es la prueba de
haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante la emisin de la factura.
El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de
compra y con la factura que luego recibir.
Es usual que el remito sea emitido con varias copias:
-Original y duplicado: para la persona encargada del transporte, esta persona debe entregar la
mercadera y el original del remito, hacer firmar el duplicado como constancia y devolverlo a
expedicin. Otra copia del documento permitir la facturacin de lo vendido.
A partir del remito, tambin se efecta la baja en las fichas de stock.
El despacho tiene lugar cuando el departamento de expedicin recibe las mercaderas

pendientes de entrega junto con el remito correspondiente y procede a efectuar la entrega de
mercaderas a los clientes.
Tendr que decidir el recorrido y medio de transporte que utilizar para la entrega,
utilizando un formulario denominado hoja de ruta.
La facturacin tiene lugar cuando el sector facturacin, o directamente contadura, a

partir de la copia del remito, procede a confeccionar las facturas.
La factura es el comprobante de ventas, que emite la parte vendedora cuando entrega la
mercadera o luego de su envo, con el correspondiente remito. Sirve como detalle de lo
vendido, para notificar o comunicar la deuda y el plazo en que debe pagarse, segn lo pactado
previamente.
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La factura sirve de base para registrar contablemente la venta y, en el caso de ser a

crdito, para actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente.
La tarea de registracin a cargo de contadura, comprende dos procesos:

-Uno diario de pase de las operaciones al subdiario de ventas y de la actualizacin de la cta.cte.
del cliente.
-Otro mensual que consiste en el asiento resumen de ventas.
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CIRCUITO DE COMPRAS
La compaa se maneja con dos modalidades de compra:
1. Por P.I.C. ( Pedido Interno de Compras ), que surge por las necesidades de compras
detectadas por cada sector.
2.
Por programa. Para las compras de materias primas y materiales.
La necesidad de compras es detectada por los responsables de cada sector, en ese
momento se confecciona lo que denominamos P.I.C. ( Pedido Interno de Compras ), los cuales
son cargados en el sistema. El departamento de compras recibe el P.I.C., el paso siguiente es
verificar si el pedido es de Materiales elctricos, Papelera, tiles de Oficina, Etc, para consultar
as el padrn de proveedores habituales del rubro que corresponda, que surge de la evaluacin
que realiza la empresa de acuerdo a precio, calidad, tiempo de entrega, historia del proveedor,
etc, como mnimo debemos contar con tres presupuestos para evaluar a los proveedores ( la
evaluacin se realiza cada 3 o 4 meses ). La evaluacin consiste en solicitar a distintos
proveedores un pedido de cotizacin idntico; al recibir los presupuestos, se rankean de acuerdo
a los precios, fecha de entrega, que se respete la calidad de los productos solicitados,
disponibilidad de mercadera, etc. Esto evita tener que realizar un pedido de cotizacin por cada
P.I.C. que se genera en la empresa, se ahorran tiempos operativos (los P.I.C. se utilizan
mayormente para la compra de materiales de mantenimiento, y repuestos que no estn
relacionados con la produccin).
20
Se realiza el pedido al proveedor que mejor posicionado se encuentre de acuerdo a los

puntos tenidos en cuenta en la evaluacin.
Entonces, una vez designado el proveedor al que se le asignara la compra, se procede a
la redaccin de la Orden de Compra. Se imprimen dos juegos de Ordenes de Compra ( en
original y copia ) a travs del sistema, las cuales son autorizadas por el jefe del Depto. de
Compras y por el Jefe del sector que solicito la compra.
El departamento de compras enva:
Una orden de compra al proveedor

Una orden de compra a cuentas a pagar
Una copia se archiva en el sector compras
Una copia se la queda el sector solicitante de compra
Una vez que el proveedor entreg la mercadera, se produjo la recepcin por parte de
almacenes y el sector de Control de Calidad verifica que la calidad de las mismas es la
convenida en la Orden de Compra, el sector de compras procesa el vale de recepcin
proveniente de almacenes colocando el sello de procesado, anotando la cantidad recibida. El
control que se realiza en el sector de Compras como paso previo de la finalizacin de la
tarea consiste en verificar que la cantidad entregada coincida con la cantidad solicitada en la
orden de Compra, para luego enviar el remito en Original y triplicado junto con el vale de
recepcin a Cuentas a Pagar.
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Se realiza un programa ventas que es la base para el programa de produccin. Este
programa es utilizado para determinar los insumos necesarios para cubrir la produccin del
programa. El programa de compras establece el tipo de bien de cambio, la denominacin del
producto y el stock de seguridad, tambin indica la fecha de la ultima compra, la cantidad y el
precio. El stock inicial que se encuentra en planta se encuentra establecido en el programa, de
acuerdo a las existencias estimamos las futuras compras que le son informadas al proveedor
para que tenga la mercadera disponible.
En el momento de decidir la compra de materias primas directas, previamente se
necesita la aprobacin del Laboratorio que analiza una muestra del insumo y da la aprobacin o
no para la compra de la mercadera. Por esto hay casos de ciertas materias primas que se les
adquiere a un solo proveedor (Ej.: cido Tartrico).
Una vez definida la accin de compra, se confecciona la Orden de Compra que en estos
casos se denomina abierta por una cantidad determinada ( se utiliza en la compra de insumos
directos ). Esta orden se va modificando de acuerdo a las necesidades de compra, al llegar la
mercadera se descarga la Orden de Compra, el remito va a Cuentas a Pagar que luego se
adjunta con la factura, las cantidades y precios deben coincidir con la Orden de Compra, si se
presentan diferencias de precio, deber informar a compras que tratara con el proveedor o con le
sector comprador.
22
Estas ordenes de compra se mantienen mientras perdura la relacin con el proveedor, las
cerradas son las que se generan con los P.I.C. que surgen de acciones de compra que por lo
general se refieren a cantidades exactas y limitadas.
En los casos de las ordenes abiertas, por lo general no se le enva al proveedor, se le
comunica el numero de orden de Compra para que referencie la factura, pero si la Orden de
Compra se modifica en cantidad y precios es necesario enviarla al proveedor.
Las materias primas que se utilizan en la empresa deben ser controladas con mucha
rigurosidad, ya que hay que cuidar la marca y la historia de los productos, por lo que los
proveedores de estos insumos por lo general no varan.
En almacenes, cuando reciben la mercadera pueden controlar la cantidad y los tipos de
productos, no tienen acceso a los precios para evitar espionaje entre proveedores y estimular
ineficiencias o diferencias en los stocks.
23
CIRCUITO DE CUENTAS A PAGAR
Este sector recibe en la correspondencia diaria distintos tipos de documentos

procedentes de los diversos sectores de la compaa, los cuales son sellados con la leyenda
RECIBIDO CUENTAS A PAGAR indicando la fecha de intervencin del mismo. Dentro de
la correspondencia la compaa recibe: remitos, facturas, recibos, notas, memos, etc.
Las facturas y remitos pasan por los siguientes controles:

1- Revisin desde el punto de vista legal, el cual consiste en verificar si el documento
rene las condiciones legales, N de inscripcin en la A.F.I.P., rentas, municipalidad
y N de C.A.I. (Cdigo de Autorizacin de Impresin) y el vencimiento del mismo.
2- Verificar que en el legajo del proveedor existan los comprobantes de inscripcin
mencionados en el punto anterior.
3- Revisin de los clculos de las facturas, que las mismas no contengan tachaduras ni
enmiendas.
4- Otro de los controles a realizar es identificar el tipo de facturas recibidas:
Si es del tipo A debe tener I.V.A discriminado.
Si es del tipo C no debe tener I.V.A discriminado (dentro de esta categora
debemos identificar qu tipo de inscripcin frente al IVA tiene el proveedor, si es
monotributista no se le efecta ningn tipo de retencin, si es no categorizado se
debe tener en cuenta la retencin de I.V.A y ganancias).
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Luego de los controles legales debemos tener en cuenta la revisin con respecto a
las normas internas de la compaa, las cuales tienden a un procedimiento gil, seguro y
uniforme. Estas normas fueron dictadas sobre la base de la experiencia y errores cometidos, los
que al ser corregidos permitieron lograr un sistema de registracin y pago completamente
seguro.
Las facturas recibidas por la compaa son clasificadas en: Autorizadas y Con
ingresos. Por lo general por las compras de bienes de cambio, bienes de uso y obras, el sistema
de facturacin utilizado es con ingresos. Esto significa que por las compras de estos bienes y
servicios el Departamento de Compras, luego de la rutina de cotizaciones y la asignacin de la
compra a un proveedor emite una Orden de Compra en la cual detalla especificaciones tcnicas,
cantidades, precio unitario, plazo de pago, plazo de entrega, lugar de entrega, asignacin de la
cuenta contable y centro de responsabilidad funcional. No existe una poltica establecida con
respecto a los casos en que compras debe obligatoriamente efectuar Orden de Compra. Vale la
pena aclarar que en los casos detallados anteriormente es conveniente confeccionarla, afn de
contar con una historia de precios y proveedores.
La orden de compra es ingresada al sistema con firma electrnica del Gerente del
rea, almacenes cuando recibe mercaderas, compara los datos de la orden de compra con los
del remitos: cantidad, proveedor, tipo de mercadera. Si coinciden ingresa l remito al sistema
generando automticamente el asiento contable:
Mercaderas
A Facturas a Recibir.
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Efectuada la registracin del remito en el sistema si la cantidad es total, quedar

cancelada la Orden de Compra; si la entrega es parcial se modificar el saldo de la Orden de
Compra.
Posteriormente se proceder a sellar l remito con la leyenda RECIBIDO
ALMACENES con fecha de recepcin y firma conforme sobre el sello.
Este remito es enviado a Cuentas a Pagar donde luego de efectuar los controles,
archiva los mismos transitoriamente, en una carpeta donde tambin archiva las facturas. Da por
da, el operador de Cuentas a Pagar revisa dicha carpeta tratando de juntar el remito con su
respectiva factura, cruzar los datos que surgen de ambos documentos y de no haber diferencias
los aparta para su registracin. El operador de Cuentas a Pagar debe observar que no le queden
remitos y facturas sin su correspondiente contrapartida.
La empresa ha establecido las mercaderas que debern pasar por el control de
calidad. En esos casos almacenes ingresa la mercadera al sistema y enva el remito a control de
calidad, ste si no hay objeciones, sella y firma el remito con su intervencin dando el ok o
indicando el rechazo total o parcial, realizando un informe para el proveedor. Devuelve el
remito a almacenes, si est aprobado en un 100% lo enva a cuentas a Pagar; si existiera algn
rechazo total o parcial, el remito ser observado y almacenes emitir una nota de devolucin de
mercadera enviando los dos documentos a Cuentas a Pagar.
Antes de la registracin de una factura el operador de Cuentas a Pagar debe
verificar que el proveedor tenga el alta como tal, en el padrn de proveedores. En caso de
tratarse de un proveedor nuevo se volcarn al sistema los datos requeridos por la reglamentacin
vigente. Ingresados los datos el computador asigna automticamente un N de proveedor
correlativo. Cabe aclarar que el sector cuenta con un archivo actualizado de los certificados de
inscripcin de los proveedores.
El Departamento de Impuestos se encuentra constantemente comunicado con el
sector Cuentas a Pagar; le informar los cambios que puedan establecer los organismos
pertinentes.
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El operador de Cuentas a Pagar al registrar la factura con ingreso debe identificar

al proveedor, el tipo de compra que se realiz: bienes, servicios, alquileres, honorario, etc.
Cuentas a Pagar una vez reunidos los elementos: factura y remito sin
observaciones, est en condiciones de registrar contablemente el pago efectuado. El
procedimiento sera: ingresa N de factura, fecha de proceso, fecha de factura, descripcin de lo
comprado, ingresa N de remito. El computador trae los datos del remito ingresado por
Almacenes e ingresa el total de la base imponible (ingresa el IVA, ingresa el total de la factura,
imprime un volante de contabilizacin o imputacin, el cual es adjuntado a la factura y remito;
por ltimo, se archiva el legajo hasta el vencimiento de la factura).
Cuando se trata de facturas autorizadas el operador controla si la firma est
registrada en el registro de firmas y montos para cada nivel. El registro de firmas y montos
mximos autorizados son determinados por la direccin. Esta direccin estableci que, cada
responsable autorizado a efectuar una compra es tambin responsable de la imputacin de los
gastos, es decir que en cada factura debe indicar la cuenta contable y el centro de
responsabilidad en el que desee reflejar el gasto.
Una vez verificados todos los datos establecidos, el operador est en condiciones
de registrar la factura sin afectacin de remito. Luego, archiva el legajo por vencimiento.
Cuentas a Pagar es el sector que paga con cheques las deudas de la compaa. Por
ello requiere del Sector Pagos, las chequeras a utilizar. Adicionalmente emitir los pagos
correspondientes de acuerdo a las pautas establecidas por el Departamento de Finanzas.
Siguiendo las indicaciones de Finanzas, retira del archivo de facturas a pagar los
vencimientos del da y los que puedan ser pagados con cheques diferidos. Agrupa los legajos
por proveedor y procede a elaborar la Orden de Pago. Se le indica al computador el N de
proveedor, fecha de pago y este nos trae las deudas a cancelar, seleccionamos las facturas, el
computador consultar las tablas impositivas preestablecidas y calcular los importes a retener
si correspondiere: IVA, Ganancias, Ingresos Brutos, etc.; se asigna el banco pagador, N de
27
cheque, vencimiento de cheque, importe. Posteriormente, se imprime la Orden de Pago, el

computador le asigna un nmero correlativo, se confecciona el cheque, se sellan todos los
documentos del legajo con la leyenda pagado con fecha del da, y se pasa al responsable del
sector quien proceder a autorizar, con su firma en el legajo si considera que no hay errores.
Luego es enviado a la firma del apoderado de la Compaa quien visar el contenido del legajo,
firmar el cheque y cada factura incluida en el legajo sobre el sello pagado; de esta manera
matar la factura. Acto seguido, remitir el legajo a cuentas a pagar.
La rutina descripta anteriormente se utiliza con los proveedores a quienes le
compramos habitualmente. Respecto a las compras no habituales y que no tengan retenciones,
cuentas a pagar tambin puede registrarlas y pagarlas con un procedimiento similar al de las
facturas autorizadas no habituales, el cual tendr un nico N de proveedores. A los efectos
del libro de compras, estas liquidaciones sern consideradas una por una, y cada una de ellas
tendr N de C.U.I.T, razn social, N de factura, etc.
Cuentas a Pagar puede pagar anticipos a proveedores por contratos o por
requerimiento de algn sector de la Compaa, esta metodologa debe ser utilizada con sumo
cuidado. La autorizacin de anticipos debe provenir directamente de las distintas gerencias,
quienes se hacen responsables por nota firmada de los fondos anticipados. Cuentas a Pagar debe
tener a resguardo el pedido que avalar el anticipo efectuado.
Los cheques confeccionados y firmados se envan a caja con un listado adjunto.
Caja entrega los valores a los proveedores que se presentan al cobro, emitiendo un recibo oficial
en el que se detallan facturas y retenciones liquidadas. Los cheques no retirados quedan en
custodia en la caja. Esta emite un listado de cheques pendientes de entrega el cual permite a
Cuentas a Pagar tener y brindar informacin a los requerimientos de los proveedores.
Al fin del da se efectan los siguientes controles: se emite un listado de pagos con
los rangos (fecha, banco) requeridos. Este listado se tildar con la chequera. Las chequeras se
deben guardar en Caja, siendo este sector el responsable de su custodia.
28
El listado mencionado formar parte de una caja de egresos juntamente con los
comprobantes de los proveedores No habituales, se enviar a Contadura quien controlar los
datos y archivar por fecha.
29
MODALIDADES DE PAGO
Pagos por banco
Este sistema es similar a la modalidad de pago con cheques. El proceso consiste en

grabar la informacin en disketes (Proveedor, factura cancelada, importe a abonar), se adjunta
adems una planilla con los certificados de retencin correspondientes.
El banco procesa la informacin remitida por la compaa, emite los cheques con la
firma escaneada de los apoderados de la compaa.
Se presentan los proveedores, retiran los pagos, certificados de retencin contra la
entrega de un recibo oficial. Toda la documentacin es enviada a la compaa para su archivo en
el legajo del proveedor
Empresa con beneficios de promocin industrial:
Uno de los beneficios de la Promocin Industrial es que por compra de materia

prima y materiales de empaque, la A.F.I.P. asigna a la Compaa una Cuenta Corriente con un
crdito fiscal en la cual mensualmente se informan los beneficios tomados. El monto asignado
es por ao y por beneficio, de acuerdo a la presentacin del proyecto de costo fiscal terico
presentado por la empresa. El tiempo de duracin de estos beneficios estn establecidos en
forma decreciente y por ejercicios vencidos, van variando los porcentajes del beneficio. Del IVA
facturado por los proveedores, la empresa promocionada descuenta el porcentaje establecido, el
importe resultante se contabiliza en una cuenta transitoria llamada Bonos pagos Proveedores. En
cada cierre de mes se listan los proveedores afectados por el descuento y se informa a la A.F.I.P.
Del total retenido detallado por proveedor, dentro del mes, la A.F.I.P. nos entregar un bono
fiscal para cada proveedor presentado en aquella lista. El proveedor retira el
30
Bono entregando un recibo oficial por el mismo. Cuentas a Pagar registra la entrega del bono
como un pago, imputando a la cuenta de bonos. El proveedor utilizar el bono fiscal como pago
a cuenta del IVA, descontando este pago de la posicin de I.V.A. Existen casos en que tiene el
proveedor saldo a favor en el IVA y hacen mencin a ello a manera de protesta. El porcentaje
correspondiente a bonos debe ser aprovechado en el mes en curso, de no hacerlo, se pierde el
derecho a solicitarlo en otro mes.
No se debe aplicar este beneficio a las compras de materiales, a proveedores
locales de origen extranjero. La factura deber contener el nmero de despacho de Aduana.
Si en la negociacin por algn motivo que a la empresa le interese, se puede pactar
con el proveedor no tomar bonos, por supuesto que esta situacin debe responder al inters de la
empresa.
31
CIRCUITO DE VENTAS
El grupo realiza sus ventas solamente a mayoristas, grandes cadenas y supermercados

excluyendo al comercio minorista.
Ingreso de pedidos:
El 90% de los mismos se ingresan a travs del sistema de telemarketing (el grupo posee una
lnea 0-800 gratuita para la atencin de los clientes), y el resto se realiza mediante las solicitudes
a los vendedores.
Los vendedores se dividen por distrito y tipo de cliente y su perfil tiende a ser ms de tipo
negociador visto el grado de automatizacin del proceso de toma de pedidos (telemarketing).
Los distritos en que est dividida la zona de vendedores son:
Capital.
GBA.
Interior, y dentro de ste:
Cuyo.
Crdoba.
Rosario.
Nordeste.
Noroeste.
Patagonia.
Litoral.
32
En algunos distritos importantes la empresa posee una pequea oficina de ventas para
uso exclusivo de los vendedores.
Procesamiento y anlisis de los pedidos:
A partir del ingreso por telemarketing o por nota de pedido por parte de los vendedores,
se registra el PEDIDO, dentro de un sistema auxiliar al contable que realiza el control crediticio
de los clientes en funcin a sus deudas, el monto regular de compras y el nuevo pedido a
ingresar.
Si el PEDIDO es aceptado por el sistema, pasa a una base de pedidos confirmados

dentro del sistema principal, de lo contrario, se genera una base temporaria de pedidos retenidos
la cual es analizada por el sector de administracin de ventas junto con los jefes de ventas. La
retencin del PEDIDO no puede exceder las 72 horas (segn poltica de la empresa). Pasado
este tiempo se debe decidir entre su eliminacin, informando al vendedor para la renegociacin
con el cliente, o su aprobacin para el pasaje a pedidos confirmados.
Bocas de expendio:
La empresa posee dos centros de distribucin: uno sito en Camino General Belgrano y
12 de Octubre en la localidad de Quilmes y otro en la ciudad de San Juan, lugar donde se
encuentra la principal planta elaboradora.
Por otra parte la empresa trabaja con depsitos de terceros para el almacenaje y
despacho de los productos congelados debido a que la misma no cuenta con cmaras
frigorficas. Este es el caso de la empresa Swift Armour en su planta de la localidad de Pilar.
33
A su vez, para facilitar la distribucin en el interior de pastas deshidratadas, la empresa opera

con empresas de logstica en la provincia de Crdoba (Morel) y Mendoza (Bolognesi Hnos).
Desde el centro ubicado en Quilmes son despachados principalmente los envos
hacia Capital y Gran Buenos Aires. En el caso de Capital los mismos se realizan en general en
vehculos pequeos (camionetas) dada la dificultad de acceso a los clientes. Por otra parte la
distribucin desde San Juan es mayoritariamente hacia clientes grandes y del interior, y todos
los traslados se realizan mediante camiones con acoplado.
Fletes:
La empresa no posee vehculos de reparto propios, sino que terceriza esta operacin a
travs de empresas de fletes.
Lgicamente el vehculo contratado estar relacionado con la cantidad y tipo de
mercadera a enviar, el origen y el destino de la entrega, teniendo en cuenta las restricciones
legales en cuanto al lmite mximo a transportar por tipo de vehculo.
La empresa posee un nomenclador de los valores de flete por caja teniendo en cuenta la
distancia del cliente ms lejano en cada reparto, el peso de la mercadera y el tipo de camin.
El pago de los mismos se realiza a travs de VALES emitidos diariamente al momento
de recibir y controlar los remitos conformados que entregan los fleteros. En un mdulo del
sistema para la liquidacin de fletes, se ingresan los viajes por N de viaje, liquidndose cada
uno, e imprimindose en VALE en un solo ejemplar. Estos son archivados en forma provisoria
por expedicin hasta la finalizacin de la quincena, momento en que son entregados a los
transportes correspondientes, para que estos procedan a su facturacin.
34
En el caso de tener que realizar viajes a puntos distantes (principalmente en la zona de

Patagonia) la empresa utiliza expresos hacindose cargo del fletamento hasta la carga en dicho
transporte y negocindose con el cliente el cargo del expreso mismo.
Armado de pedidos:
La consolidacin de los pedidos es definida en el Centro de Distribucin de Quilmes

(CDQ) tanto para este depsito como para el centro de distribucin de San Juan.
El sistema de gestin permite al operador analizar y agrupar los pedidos de diferentes
formas:
Por zonas de flete.

Por regin segn la direccin del cliente.
Por fecha de pedido.
Por fecha de entrega.
Por cliente.
Por negocio.
El primer agrupamiento es el ms importante puesto que sirve de parmetro principal

para la distribucin. As se encuentran definidas distintas zonas de distribucin tales como la
zona de costa atlntica dentro de la regin de Buenos Aires; tres zonas en la provincia de
Crdoba y Santa Fe, etc.
El operador define, entonces, los pedidos que integran cada reparto y genera la ORDEN
DE ENTREGA asociada a un NMERO DE REPARTO. Este documento no es impreso ni es
utilizado en ninguna operacin; solo consiste en la formalizacin del agrupamiento de los
35
pedidos. En este momento el sistema da de baja los pedidos de la base de pendientes y emite la
HOJA DE PICKING en un solo ejemplar, en la cual constan los artculos que componen cada
reparto (en pallets completos y cajas sueltas), la cantidad de pallets y el peso terico de la carga.
A partir de este documento se procede a realizar la carga de camiones con pallets completos y el
picking de cajas unitarias por parte del sector de expedicin. La HOJA DE PICKING es firmada
por el supervisor de turno y entregada al servicio de vigilancia (el cual est a cargo de una
empresa privada). Cabe destacar que el picking resulta antieconmico debido a la gran cantidad
de trabajo manual y tiempo insumido por esta tarea, las posibles roturas en el proceso, los robos
y las diferencias por errores en los armados.
Una vez cargado el camin se realiza un control comparativo por parte del personal de
vigilancia entre el peso real de la mercadera transportada y el peso terico que emita el sistema,
a travs de los pesos unitarios cargados en la base de artculos y la cantidad de mercadera
despachada por cada viaje. Posteriormente procede a registrar la salida en el libro
correspondiente y entrega el documento a expedicin para su archivo provisorio.
Por otra parte se emite el CARCAM (Carga de camiones) por duplicado, que posee la
misma informacin que la HOJA DE PICKING pero adems la lista de los clientes a visitar, y
asigna al reparto un NUMERO DE VIAJE. Uno de los formularios es archivado en expedicin
para su archivo provisorio, y el otro es entregado al transporte,
Al regreso del camin, la HOJA DE PICKING Y EL CARCAM en poder de expedicin

son archivadas en forma definitiva, una vez que se confirma la entrega de la mercadera.
36
Facturacin:
Los REMITOS/FACTURAS se distribuyen de la siguiente manera:
Original y triplicado de remito y original de factura se entregan al transporte para

que proceda a su entrega al cliente, adems de ser un requisito para transitar con la
mercadera la posesin de los remitos correspondientes. El transporte entrega los
comprobantes al cliente quien firma el triplicado del remito conformando la
recepcin de la mercadera, y los devuelve al transporte, quien a su vez los entrega
al centro de distribucin que corresponda.
El duplicado y triplicado de factura son archivados en forma provisoria facturacin

a la espera del remito conformados, y a su llegada son enviados a cobranzas.
El duplicado del remito es destruido.
La facturacin se puede realizar de dos maneras:
En forma automtica:
Este proceso es utilizado por el CDQ debido a la gran cantidad de comprobantes a

emitir. El mismo se realiza al final del da y para su ejecucin ser necesario tener completa la
lista de los repartos del da siguiente.
37
En base al armado de los repartos se procede a:
Facturar por cliente emitiendo REMITO/FACTURA troquelada por

triplicado.
Descontar de stock de productos terminados.
Alimentar la cuenta corriente del cliente.
La utilizacin de este proceso se da siempre que haya seguridad en cuanto a la

existencia de las mercaderas que componen cada uno de los repartos.
En forma manual:
Esta modalidad la emplea la seccin de expedicin en San Juan y se realiza a pie de

camin una vez realizado el control de peso anteriormente mencionado.
La misma se emplea para facturar los pedidos en los cuales se encuentre algn artculo
que el centro de salida no posea en stock.
La ventaja que ofrece el sistema de facturacin manual es la de poder abrir el reparto y

seleccionar los artculos que hay en existencia dejando en una base temporaria de pedidos en
espera de stock en caso de considerar que es posible el aprovisionamiento de los mismos. En
caso contrario el artculo se dar de baja de la lista de repartos y de la base de pedidos
pendientes de entrega.
38
Una vez seleccionados todos los artculos el sistema proceder a generar los mismos
formularios y alimentar las mismas bases de informacin que en el proceso automtico.
Facturacin de productos expedidos desde terceros:
Swift Armour: La facturacin se realiza a travs de un proceso de generacin de un
archivo de impresin de formularios por parte de administracin de ventas, el cual

es enviado por modem al tercero, quien procede a la impresin de los mismos.
Depsitos de terceros en el interior: Las facturas se imprimen en base al listado de
pedidos enviados por estos depsitos y son enviadas por correo a los mismos.
En ambos casos la facturacin descuenta del stock y alimenta las respectivas cuentas
corrientes.
Para el control de stock se requiere que estos depsitos enven informacin
mensualmente de los inventarios, la cual se compara con el stock lgico arrojado por sistema.
Para asegurar la veracidad de esta informacin se realiza un control de inventario cada
tres o cuatro meses aproximadamente.
39
Devoluciones / Generacin de notas de crdito:
Los sectores habilitados para la confeccin de NOTAS DE CREDITO son:
Expedicin (por devoluciones reales de mercadera: decomisos, roturas,

vencimientos, mal estado del producto, etc.).
Administracin de ventas (por volmenes de compra en funcin de las polticas de
incentivos de venta existentes)
Cobranzas (por bonificaciones especiales que otorgan los vendedores en virtud de
acciones comerciales que realiza la empresa y son confeccionadas manualmente).
En
todos los casos las NOTAS DE CREDITO son emitidas por cuadruplicado
realizndose la siguiente divisin de los mismos:
Original, duplicado y triplicado quedan en poder o son enviadas a cobranzas.

Cuadruplicado queda en poder o es enviada a administracin de ventas.
En el primero de los casos las tres copias son entregadas al vendedor quien guarda el
duplicado para su control y entrega los otros dos ejemplares al cliente.
El cuadruplicado es efecto de un control por parte de administracin de ventas, quien
posteriormente archiva transitoriamente por dos meses el formulario para luego archivarlo en
forma definitiva. En el caso del cuadriplicado proveniente de cobranzas Adm. de vtas. registra
en el sistema la operacin para la afectacin de las cuentas corrientes continundose luego el
circuito normal de dichos comprobantes.
40
ANEXOS
En este caso pasare a presentar los Diagramas de Bloques genericos que ilustran la
operatoria de cada uno de los Circuitos antes descriptos, para su mayor comprensin.
Diagrama de bloque del sistema compras

Mdulo del sistema
Entradas
Archivos
Procesos
Salidas
-Deteccin de la necesidad -Vale de pedido de -Stocks
de -Verificacin de -Solicitud de
de compras.
materiales.
materias primas existencias.
-Requerimiento de y materiales.
sectores varios.
-Seleccin de proveedores -Solicitud
de -Registro
y pedidos de cotizacin.
-Adjudicacin
compras.
-Cotizaciones
compra.
a compras.
de -Seleccin
proveedores.
proveedores.
-catlogos,
Emisin
de -Pedidos
compras
entre
pendientes,
recibidas.
de -Registro
adjudicacin.
de -Emisin
proveedores.
orden
-Antecedentes
compra
de
contrato.
de
cotizacin.
de
guas, etc.
pedidos.
de -solicitudes de -Seleccin
proveedores
-Colocacin de la orden de -Informe
compras.
-Requerimiento
ofertas
-Planillas
de
anlisis
de
cotizaciones.
de -Orden
de
de
compra
o
contrato.-
adjudicacin.
-Recepcin
-Remito
proveedor
-Registracin
-Informe
recepcin
del -Ordenes
de -Control
de
compra
o cantidad
y
contratos
calidad.
pendientes.
-Remisin
a
almacenes.
de -Ordenes
de -Valorizacin
compra
de
bienes
pendientes
recibidos.
-Registracin
provisoria.
Diagrama en bloque del sistema pagos
41
-Informe de
recepcin.
-Asiento
cuentas
pagar
de
a
Mdulo del sistema

Entradas
-Recepcin de la factura del -Factura
proveedor.
Archivos
.-Cuentas
a
pagar.
-Ordenes
de
compra, remito,
informe
de
recepcin
(legajo
de
compras)
-Factura y legajos -Resoluciones
comprobados.
DGI.
Salidas
-Factura y legajo.
-Notas de crdito
o de dbito.
-Subdiario
de
proveedores.
-Emisin del cheque.
-Orden de pago.
-Documentacin
de respaldo.
-Comprobantes
retenciones
impositivas.
-Cheques
firmados .
-Comprobantes
retenciones
impositivas.
-O.Pago
y
documentacin
de respaldo.
-Pago.
-Orden de pago.
-Cheques..
-Comprobantes
retenciones
impositivas
-Recibos.
-Ordenes de pago.
-Liquidacin de pago.
-Registracin.
-Saldos
cuentas
bancarias.
Diagrama de bloque del sistema ventas
42
Procesos
-Control de la
factura, remito,
informe
de
recepciny la
orden
de
compra.
-Registracin
definitiva.
-Emisin orden
de pago.
-Clculo de las
retencione de
impuestos.
-Autorizacin
de pago.
de -Control
de
documentacin.
-Emisin
y
firma
del
cheque.
-Anulacin con
sello de pagado
de
la
documentacin
respaldatoria.
-Entrega
del
cheque
-Recepcin del
recibo de pago.
-Cuentas
corrientes
proveedores.
-Cuentas
bancarias.
-Orden de pago.
-Documentacin
de respaldo.
-Comprobantes
retenciones
impositivas.
-Orden de pago.
-Cheques.
-Comprobantes
retenciones
impositivas.
-Actualizacin -Subdiarios
de
cuentas proveedores
y
corrientes.
bancos.
-Actualizacin -Asientos
de
de
cuentas retenciones
bancarias.
impositivas.
Mdulo del sistema

-Recepcin del pedido.
-Aprobacin del crdito.
Entradas
Archivos
-Pedido
del -Fichas stock.
cliente.
-Lista
de
precios.
-Condiciones
de venta.
-Nota de pedido -Cuenta
valorizada.corrientes
clientes.
-Lmite
de
crdito.
-Registro nota
de
pedido
aprobadas
y
an
no
facturadas
-Preparacin del pedido.
-Nota de pedido -Ficha

valorizada.
stocks
artculos.
-Despacho.
-Remito.
-Facturacin.
-Remito
conformado.
-Lista
de
precios.
-Nota de pedido
autorizada
y
aprobada.
-Registracin.
-Factura
-Remito.
-Subdiario de
ventas.
-Facturas.
-Remitos.
-Cta.cte.cliente.
-Stock
CONCLUSIONES
43
de
de
Procesos
Salidas
-Consulta fichas -Nota de pedido
stocks
valorizada.
-Control c/c, nota

de
pedido
aprobadas y no
facturadas
y
lmite de crdito.
-Autorizacin del
pedido.
Actualizacin de
registro de notas
de
pedido
pendientes
de
facturacin.
-Control
de
stock.
-Emisin
de
remito.
-Actualizacin de
stock.
-Envio
de
mercadera
a
expedicin.
-Control
de
mercaderas con
remito.
-Emisin hoja de
ruta.
-Entrega
al
cliente.
-Control de nota
de
pedido
autorizada
y
aprobada
con
remito.
-Emisin
de
factura.
-Contabilizacin
facturas.
-Actualiz.cta.cte.
-Descarga ficha
stock.
-Nota de pedido
autorizada.
-Nota de pedido
-Remitos.
.Parte faltante de
mercaderas.
-Hoja de ruta.
-Remito.
-Factura.
-Remito.
-Asiento
resumen.
diario
Como conclusin de este trabajo, primero pasare a describir cuales son los puntos dbiles y
cuales son los puntos fuertes de la operatoria de la empresa, y luego dar mi conclusin general,
a la cual he llegado luego de realizar este trabajo.
PUNTOS DEBILES
1. Sugiero a la compaa que una vez adjudicada la orden de compra, enve al proveedor dos
copias. Una quedara en poder del proveedor y la otra deber ser firmada por el mismo
indicando la fecha de recepcin de la orden.
De esta manera logramos:
Con la firma, obtendremos la conformidad del proveedor con respecto a la cantidad y
precio.
Con la fecha, compras podr efectuar un seguimiento que le permitir controlar que la
operacin llegue a su fin.
2. Surge otro problema, en el caso de recepcin de la mercadera ( Separacin de Funciones ),

ya que Almacenes no debera ser quien recibe la Mercadera sino el Sector de Recepcin.
3. La cantidad resumida en el informe de Recepcin debe ser registrada por Almacenes y no

por el sector de Compras, ya que Almacenes es el sector que efecta el control de stock de
los productos que se encuentran en el mismo.
4. En el caso de Cuentas a Pagar, faltara realizar dos tipos de Listas Recordatorias, la primera
relacionada a las facturas recibidas de los proveedores y que no tengan ingresado al sistema
el remito correspondiente y no tienen imputacin directa, por lo que surge el problema de
que a los proveedores no les sean pagadas algunas facturas en termino; y en la segunda
44
relacionada a los cheques pendientes de cobro por los proveedores, ya que los mismos no
pasan a retirar el pago y de esa forma surgen problemas en los saldos de los proveedores.
5. Se produce una deficiencia en las Disciplinas de Control, ya que no hay una Separacin de
funciones correctas, porque la misma persona que registra las facturas y controla, no puede
tambin emitir la Orden de Pago y los Cheques, esto debera ser tarea del sector Tesorera.
6. Se produce un problema importante en la toma de pedidos, debido a que el 90% se produce

por el Sector de Telemarketing, mas all de tener un beneficio, surge la debilidad de no
poseer ningn comprobante por escrito del cliente, en el cual solicita tal o cual mercanca.
Con lo que pueden producirse futuros problemas en las entregas, por error voluntarios o
involuntarios.
7. Debido a que la Facturacin puede llegar a realizarse al pie del camin, esto significa que
tenemos un problema de Doble Verificacin, ya que no seria necesaria tener que esperar
hasta la carga para recin all facturar esa mercanca, si es antes se procedi a Verificar el
Pedido luego de ser armado.
PUNTOS FUERTES
45
8. Sin entrar en detalle del resto de las tareas realiadas, ya que seria muy extenso, podemos
decir que en los diferentes sectores se producen tanto tareas de Supervisin, como tambien
de Autorizacin y Comparacin, es decir que los diferentes comprobantes que se emiten,
por lo general tienen una o varias firmas autorizantes y verificatorias.
9. A su vez, existe tambien un acceso restringido a los Activos de la empresa, tanto sean
valores( Dinero / Cheques ) como tambien a los diferentes Bienes.
10. En la compaa se observ la integracin entre los distintos sectores, lo que permite al
sector el logro de los objetivos con eficacia y eficiencia. (Cuentas a pagar Impuestos /
Compras / Cuentas a Pagar ).
11. El sistema de informacin instalado en el ao 1996, agiliz los controles internos, la

verificacin de la informacin, el desarrollo de informes de control para la gestin en
tiempos mucho ms acotados que le permiten a la direccin tomar decisiones en base a
informacin rpida y confiable, con trabas de sistema que minimizan el error humano.
46
Conclusin General
Luego de realizar el relevamiento del Control Interno del Grupo Gancia, y luego de
incorporar los conocimientos obtenidos en las Bibliografas Tericas, he podido observar que
cuanta mayor complejidad estructural y organizativa posea una empresa, mayor ser la
importancia de un adecuado sistema de Control Interno.
Tal cual podemos deducir de lo expuesto en este trabajo, estamos frente a una empresa
nacional grande, con varias plantas, cientos de empleados y una gran cantidades de operaciones
diarias, lo que hace que el Control Interno sea muy sofisticado y que ofrezca una mayor
seguridad.
En este tipo de empresas, donde existe mas de un dueo, los requerimientos de
presentacin de informes a diversos usuarios, la necesidad de un sistema de informacin
relativamente confiable y otro tipo de factores, hacen que la ingerencia de los propietarios sea
menor que en el caso de una pequea empresa o unipersonal y la necesidad de delegacin en los
empleados sea mayor.
Los propietarios pasan a tener un papel diferente dentro de la Ca. O mejor dicho mas
especifico, ya que se dedican a tomar las decisiones corporativas y fijan las polticas de la
empresa, las cuales deben ser cumplidas por los empleados.
Mediante el sistema de Control Interno, los propietarios o gerentes corporativos, vigilan
el cumplimiento de dichas polticas, y obtiene una razonable seguridad de que los
procedimientos utilizados por las operaciones son los adecuados.
Lo que sucede tambin, es que cuanto ms se alejan los propietarios de la empresa,
fsicamente o de hecho, ms necesario se hace la existencia de un sistema de Control Interno
estructurado para lograr una administracin racional y eficiente.
Esto desde el punto de vista gerencial.
Si pasamos a ver que sucede con los empleados, a medida que bajamos en el
Organigrama de la empresa, podemos observar un rechazo automtico al sistema de Control
47
Interno, ya que este esta altamente relacionado a un Sistema Burocrtico y por lo general, mas
lento y complicado quel que se deseara realizar Esto se debe a que no siempre uno tiene la
misma visin que la gerencia o los propietarios y solo se limita a realizar sus tareas de la forma
mas sencilla y rpida posible y no de la forma mas eficiente y eficaz.
A que quiero llegar con esto ? A que los empleados, tanto en los niveles bajos como
tambin en algunos superiores, no siempre tienen, como se dice vulgarmente, puesta la camiseta
de la Ca. y esto genera que los niveles superiores deban tratar de incentivar, ya sea con
beneficios, aumentos, premios, etc., a los empleados ineficientes para que logren el mismo
resultado que otros que si hacen lo que les corresponde.
Con lo cual llegamos a una triste conclusin, en la cual vemos que al no cumplir con el
Sistema de Control Interno, estamos produciendo en algn lugar un agujero negro, que deber
ser solucionado por otro mtodo y lo que generara ineficacias operativas y por supuesto
perdidas extraordinarias.
48
BIBLIOGRAFIA
Juan Jos Gilli (1998) - Sistemas Administrativos - Tcnicas & Aplicaciones , Ed. Docencia, Bs.As.
Jos Alberto Schuster (1992) Control Interno , Ed. Macchi, Bs. As.
Apuntes de Auditoria UBA.
49

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UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

Asignatura: SEMINARIO DE INTEGRACION

Curso a cargo del Profesor:

Tesina sobre el Tema:

Nombre: Martin Desse

Ciudad de Buenos Aires

Teora de Control Interno

- Circuito de Cuentas a Pagar

- Circuito de Cuentas a Pagar

En primer lugar se procede a realizar una breve descripcin de la actividad desarrollada

Por ltimo, elaborare una conclusin del trabajo realizado.

El grupo Gancia es un slido conjunto industrial y comercial de capitales argentino, productor y

El Grupo posee 4 plantas fabriles con una importante capacidad de produccin.

El Grupo Gancia posee 1000 hectreas de fincas en la mejor zona productiva de

En este campo el Grupo desarrolla intensa actividad, sea mediante Nuevas

Profundo conocimiento de los mercados en que acta

Dinmica gestin de marketing

Modernas tcnicas de comunicacin

Modernas tcnicas de fabricacin

Rigurosos controles de calidad

TEORIA DE CONTROL INTERNO

En primer termino, la palabra control tiene dos acepciones gramaticales

Desde una perspectiva mas amplia de la administracin, el sistema de Control

Documentacin de traslado de bienes y valores.

Recaudos de seguridad sobre bienes y valores.

Diseo de formularios y archivos.

Control numrico del uso de formularios.

Normas de seguridad informtica.

Normas respecto del personal.

Puntos especficos de control y controles cruzados.

Registros contables y estadsticos.

Sub Sistemas aplicados

Sub Sistema de compras

Este sistema se encarga de obtener los recursos necesarios para el desenvolvimiento

Descripcin del circuito de compras

Original: para el proveedor.

Duplicado: para compras.

Triplicado: para recepcin.

Cuadriplicado: para cuentas a pagar.

El sector de compras toma como base el duplicado de la orden de compras, efecta su

Original: para almacenes.

Duplicado: para compras.

Triplicado: para contadura.

Cuadriplicado: para recepcin.

Al recibir almacenes la mercadera con el informe de recepcin controla ambos

Sub Sistema de Cuentas a Pagar

Este sistema se encarga de la cancelacin de las obligaciones contradas por la empresa,

Descripcin del circuito de Cuentas a Pagar

Cuentas a pagar recibe la factura del proveedor y procede a la comparacin de la misma

La liquidacin del pago la realiza cuentas a pagar, cuando se produce el vencimiento de

El nmero de copias puede variar de acuerdo a las caractersticas de la organizacin,

La emisin del cheque tiene lugar cuando el departamento de tesorera, en funcin de la

Sub Sistemas de ventas

Descripcin del circuito de ventas

En el departamento almacenes reciben la nota de pedido del departamento de crditos,

El remito es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido al

El despacho tiene lugar cuando el departamento de expedicin recibe las mercaderas

La facturacin tiene lugar cuando el sector facturacin, o directamente contadura, a

La factura sirve de base para registrar contablemente la venta y, en el caso de ser a

La tarea de registracin a cargo de contadura, comprende dos procesos:

Por programa. Para las compras de materias primas y materiales.

La necesidad de compras es detectada por los responsables de cada sector, en ese

Se realiza el pedido al proveedor que mejor posicionado se encuentre de acuerdo a los