AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRA

TITULO
SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
CASO PRACTICO: PANADERIA Y PASTELERIA VAMYS

PRESENTADO POR:
GUERRERO FERNANDEZ EDINSON GABRIEL

DOCENTE
Dr. JESUS MERINO VELASQUEZ

TUMBES - PERU
2016

Contenido
Introduccin................................................................................................... 3
SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE.........................................................3
Captulo

1:

Marco

Terico

dela

informacin

contable4
1.1

Anlisis

de

pronunciamientos

doctrinarios

en

contabilidad..6
1.2

La

contabilidad

la

Administracin.
...7
1.3

Objetivos

del

sistema

contable
8
2.

Tareas

de

procesamiento

de

datos..

10
3.

Los

principales

subsistemas

del

sistema

contable.11
4.

Surtir

pedidos

los

clientes
..12
5.

Ordenar

existencias

de

reabastecimiento..18
Conclusiones
..22
Bibliografa................................................................................................... 23

Introduccin

La finalidad de este trabajo es presentar un diseo del sistema

de informacin contable aplicado a la empresa AKEMY LIGTH E.I.R.L;
buscando integrar todos los procesos que afecten la contabilidad en
un solo sistema de gestin permitiendo observar y comprender de
una manera clara y precisa cmo funciona el engranaje entre las
diferentes reas y el rea contable, a su vez, que le ayude a facilitar y
direccionar de una manera exacta y precisa la toma de decisiones.
En la actualidad los Sistemas de Informacin Contables (SIC)
son sin lugar a dudas una herramienta estratgica de gestin
econmica de las organizaciones. Al efecto existen diversas posturas
tericas que explican y caracterizan a estos sistemas como un banco
de procesamiento de datos de ndole financiero y no financiero para
su conversin en cifras de carcter monetario, de tal manera se
exponen definiciones, elementos y tipos de sistemas de informacin
contable que se ubican en torno a su eje informativo.
La sociedad de informacin y conocimiento en que nos
movemos hace que cambie constantemente el mundo de los
negocios. Los costos de interaccin y de transformacin ya no son tan

elevados, los activos fsicos ya no desempean un papel protagonista,

el acceso a la informacin ha dejado de ser costoso y restringido y ya
no se necesitan grandes capitales para tener un negocio de escala
mundial.

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

CAPITULO 1: MARCO TEORICO DE LA INFORMACION

CONTABLE
En este primer captulo se trata de presentar el marco terico
que respalda la gravitacin que puede atribursele a la informacin
contable como apoyo al proceso de toma de decisiones, entendiendo
este ltimo con una visin amplia que contempla las relaciones con el
exterior de la organizacin, adems de la evaluacin y apoyo de la
gestin interna.
Un soporte de esencial prioridad para toda organizacin en la
toma de decisiones es un riguroso y efectivo Sistema de Informacin
Contable, el autor (Montao, 2011), lo define como la combinacin
de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para
cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera.
Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una
comprensin bsica de los sistemas de contabilidad.
Un sistema de informacin contable comprende los mtodos,
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un
control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para
la toma de decisiones. La informacin contable se puede clasificar en
dos grandes categoras: la contabilidad financiera o la contabilidad
externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. (Raymond
McLeod, 2000)
Los sistemas de informacin contable constituyen un complejo
entramado de captura de datos, organizacin de los mismos y
emisin de informacin para diversos usuarios.

Distintos miembros de la organizacin intervienen de forma

interrelacionada en las sucesivas etapas del procesamiento de datos
e informacin, a lo que debe agregarse la incidencia de
requerimientos de terceros entes pblicos y/o privados- que actan
basndose en disposiciones normativas aplicables a la actividad de
que se trate.
Como algunos autores la definen a los sistemas de informacin
contable en el siguiente cuadro:

Autor
(Horgren,
C. Datar
M,
y
Foster G.,
2007)

Definicin
Seala que los SIC es quizs una de las bases de las
actividades empresariales, por no decir la ms importante
dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de
informar acerca del incremento de la riqueza, la
productividad y el posicionamiento de las empresas en
los ambientes competitivos, por lo que es imperioso que
vaya al ritmo de las exigencias de los distintos usuarios
dentro y fuera de la entidad.

Martelo
(2008)

Un SIC, captura, procesa, almacena y distribuye

informacin vital para la correcta toma de decisiones en
la empresa.
Va un poco ms all en su apreciacin conceptual de los
Lpez y sistemas de informacin contables, pues los sita como
una clase de sistema para la direccin empresarial que, a
otros
travs de la realizacin del proceso contable, suministra
(1996)
informacin econmica relevante para la gestin. Su
utilizacin,
por
consiguiente,
puede
contribuir
notablemente a facilitar y mejorar las decisiones
empresariales.
La contabilidad es considerada una fuente de referencia para la
mayor parte de las decisiones gerenciales y financieras de una
organizacin. Todas las actividades econmicas desarrolladas por el
ente son susceptibles de ser registradas para determinar las
variaciones patrimoniales producidas en un perodo determinado.
En ese marco, la informacin de uso externo que le es requerida
a la contabilidad, se basa en la rendicin anual que los
administradores deben hacer ante los accionistas. Los exponentes
histricamente reconocidos como informes vlidos a tales fines son
los denominados Balance General (Estado de Situacin Patrimonial) y
Estado de Resultados.

(Garca Casella C. L., 2000) Destaca que para abordar el

tratamiento acadmico de los sistemas de informacin contable y su
vinculacin con la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de
Gestin debe establecerse previamente el carcter cientfico de la
contabilidad. Desde esa perspectiva es posible describir aquellos
elementos que compondran el universo o dominio del discurso contable,
siendo fundamentales entre ellos los Sistemas Contables y los Modelos
Contables.

El autor propicia la generacin de Modelos Contables

Alternativos relacionados con los diversos Segmentos Contables, los
que se diferencian por los objetivos que persiguen en su realizacin.
As tenemos:
SEGMENTO CONTABLE
Contabilidad
Financiera
Contabilidad
Administrativa

Patrimonial

Gerencial

OBJETIVO
Patrimonio y su evolucin
o
Cumplimiento de
o organizacionales.

las

normas

Contabilidad
Pblica

Gubernamental

o Servicios a los contribuyentes y

su aporte

Contabilidad
Nacional

Econmica

o Propuestas
a
la
teora
macroeconmica
Propuestas a las teoras micro y
macro sociolgicas

Contabilidad Social

La necesaria integracin de los sistemas que constituye una

hiptesis bsica en su planteo queda reflejado al afirmar que: ...Los
elementos materiales de los Sistemas Contables de cada entidad
debern disearse en forma integrada para que atiendan tanto a un
Modelo como al otro..... La influencia de los modelos abstractos de la
contabilidad generar demandas diversas para los sistemas contables.
(Garca Casella C. )

Encuadrando su opinin dentro de una concepcin amplia de

Contabilidad, este autor concluye que ...el sistema de informacin
contable de un ente determinado sera el conjunto de elementos que,
vinculados entre s, participan del objetivo de proporcionar
informacin eficiente, racional y oportuna a los decididores internos y
externos de cada ente.

1.1. Anlisis de pronunciamientos doctrinarios en

contabilidad
En la construccin de un concepto de contabilidad, pueden
encontrarse numerosas acepciones generadas por organismos
profesionales y por los doctrinarios del rea. Las que a continuacin
se presentan reflejan algunas de ellas, habiendo influido en el criterio
de seleccin la perspectiva de la generacin de informes de uso
interno y externo.
Para el Instituto Americano de Contadores Pblicos
Certificados "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y
resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las
operaciones y los hechos que son - cuando menos- de carcter
financiero, as como el de interpretar sus resultados".
Por su parte Horngren & Harrison (1991), la identifican como
"...el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a
los encargados de tomar las decisiones"
(Fowler Newton, 2005) Define a la contabilidad como ..... la
parte integrante del sistema de informacin de un ente (con fines de
lucro o sin l) que suministra informacin sobre la composicin y
evolucin de su patrimonio, los bienes de propiedad de terceros en su

poder y ciertas contingencias. Esta informacin debe ser til para la

toma de decisiones (por los administradores y por terceros) y para
facilitar el control sobre los recursos y las obligaciones del ente

1.2. La contabilidad y la administracin

El tratamiento dado a la relacin de la contabilidad con la
administracin parte de reconocer que nos encontramos en un
momento de ruptura del perfil tradicional de la funcin contable,
puesto que ya no aporta "valor" la tarea de la registracin contable
aislada del quehacer econmico-financiero de los entes, habindose
generado adems la aparicin de nuevas demandas vinculadas con la
responsabilidad social empresaria.
El mayor nfasis que debe drsele desde la contabilidad a
cuestiones interdisciplinarias, lo vemos reflejado en el pensamiento
de (Mattessich, 2002) quien analiza las posibilidades de incluir a la
contabilidad como una ciencia administrativa. Parte de considerar que
la Ciencia
de la
Administracin
constituye un esfuerzo
interdisciplinario, un intento de fusionar las ramas de varias ciencias
sociales con las de la ingeniera, la matemtica y la filosofa. A partir
de ello, se cuestiona si debera considerarse a la contabilidad como
una de las ciencias administrativas. En respuesta a ello encuentra que
algunas reas de la ciencia de la administracin se hallan tan
estrechamente vinculadas a la contabilidad que resulta difcil excluir a
nuestra disciplina de ese movimiento interdisciplinario, llegando a
aseverar que la contabilidad es parte de un esfuerzo interdisciplinario.
Atendiendo a sus particularidades, Mattesich vincula a la
contabilidad con las siguientes funciones de control dentro de la
organizacin postulando que:
El comercio, la industria y las actividades gubernamentales,
requieren sistemas de control interno y externo que tradicionalmente
han sido proporcionados por la contabilidad. Existen dos criterios
decisivos para el control patrimonial:
1) La custodia, es decir, el control dirigido principalmente a la
fiscalizacin de la honestidad y la administracin de la
persona que es sujeto del mismo, y
2) La evidencia objetiva, es decir, el control que se basa en
documentacin de naturaleza altamente objetiva. Ambos
criterios se refieren al control de custodia que es slo un
aspecto del control, el otro, el control de eficiencia,

inspecciona la habilidad manifestada por una persona u

organizacin. (Mattessich, 2002)

1.3. Objetivos del sistema de informacin contable

Cabe plantearse, Cules son los objetivos de la informacin
contable? Entendemos que el propsito de la contabilidad es
proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica.
Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa
informacin financiera de la empresa para realizar una buena
planificacin y control de las actividades de la organizacin.
El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y
comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede
hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e
informes impresos, que ha sido lo tradicionalmente utilizado.
La estructura de un sistema de informacin contable incluye
actividades de captura, registracin, clasificacin y resumen de
datos vinculados con las actividades del ente. Las salidas
informacin constituyen la forma de comunicar aquello que
demandado por los diversos usuarios.

las
los
de
es

Las actividades de registro, clasificacin y resumen constituyen

los medios que se utilizan para generar informacin contable. Forma
parte del proceso contable la consideracin de la exteriorizacin de
los resultados que surgen del mismo, atendiendo a los requerimientos
internos y externos de los diversos usuarios.
Un concepto intrnsecamente asociado con la generacin de informes
contables es el de la utilidad que puedan tener los mismos. Las
posibilidades de anlisis e interpretacin que stos brinden,
constituirn la mejor justificacin de su generacin.
El tipo de relaciones que pueden establecerse teniendo como
fuente la informacin contable permiten arribar a conclusiones
vinculadas con las actividades del ente y sus resultados econmicos y
financieros, tales, como por ejemplo, la determinacin de costos de
oportunidad entre estrategias alternativas, la proyeccin de ingresos
y egresos sobre la base del comportamiento histrico registrado.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados
gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable,
tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron
esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta
comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los
informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que
est en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos
de contabilidad, probablemente no apreciar hasta qu punto la

informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones

precisas y exactas.
SISTEMAS CONTABLES Y MODELOS CONTABLES
En este nivel del anlisis, si bien los estados contables de uso
externo surgen de los datos recogidos por un sistema de informacin
administrativo-contable aplicado en la organizacin y son preparados
siguiendo criterios contables contenidos en las normas vigentes en
una jurisdiccin, no deben confundirse los trminos sistemas
contables y modelos contables. As lo analiza Garca Casella
(2000, pg. 4-16), destacando que los componentes del sistema
contable deberan estar destinados a lograr un objetivo particular, tal
como el representado por la voluntad de generar un informe contable
o un grupo de informes contables.
Atendiendo a ese objetivo, el diseo del sistema contable es un
arreglo establecido de los componentes del mismo, que son:

Informe contable a emitir;

Plan de Cuentas;
Registros Contables;
Medios de registro;
Mtodo de registro;
Control interno; y
Archivo de comprobantes

Seala este autor que si nos limitamos a considerar la

existencia de Modelos Contables Patrimoniales y Modelos Contables
Gerenciales, ambos deberan influir en el diseo de los sistemas
contables para que los informes que se elaboren sean tiles a
destinatarios con situaciones de decisin diversas. Su propuesta
consistira en:

Un nico sistema de informacin integrado (tipo base de

datos);
Salidas hacia terceros en base a un Modelo Contable
Patrimonial o Financiero definido; y
Salidas hacia los diversos usuarios internos en base a
Modelos Contables Gerenciales alternativos.

Las conclusiones que hemos reseado planteadas por Scott

(1997) y Garca Casella (2000) nos permiten ilustrar acerca del
inters que el tema reviste para la actividad que diariamente se lleva
a cabo en las organizaciones, y acerca del hecho de que sus niveles
de eficiencia y eficacia slo son perceptibles por los usuarios a partir

de la informacin de la que pueden disponer en respuesta a sus

demandas sectoriales.

2. Tareas de procesamiento de datos

Segn el autor (Raymond McLeod, 2000)
o Recoleccin de Datos
Cuando la compaa proporciona productos y servicios a su
entorno, cada accin se describe con un registro de datos. Si en la
accin interviene un
elemento del entorno, la accin recibe el
nombre de transaccin; de ah el
trmino de procesamiento
de transacciones.
El sistema de procesamiento de datos rene los datos que
describen cada una de las acciones internas de la compaa y sus
transacciones con el entorno.
o Manipulacin de Datos
Es necesario manipular los datos para convertirlos en
informacin. Las operaciones de manipulacin de datos
incluyen:
o Clasificacin
Ciertos elementos de datos de los registros funcionan como
cdigos. En el campo de la computacin, un cdigo es uno o
ms caracteres que sirven para identificar y agrupar registros.
Por ejemplo, un registro de nmina incluyen cdigos que
identifican el empleado (nmero de empleados), el
departamento del empleado (nmero de departamento) y la
clasificacin de nmina del empleado (clase de nmina).
o Ordenamiento
Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en
los cdigos y otros elementos de los datos. Por ejemplo, el
archivo de registros de nmina se ordena de modo que todos
los registros de cada empleado estn juntos.
o Calculo
Se realizan operaciones aritmticas y lgicas con los elementos
de datos para producir elementos de datos adicionales. En un

sistema de nmina, por ejemplo, el salario por hora se

multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso
bruto.
Resumen hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en
forma de totales, subtotales, promedios, etctera.
o Almacenamiento Datos
En una compaa pequea podra haber cientos de
transacciones y acciones cada da; en una empresa grande hay
miles. Cada transaccin se describe con varios elementos de
datos. Todos estos datos deben guardarse en algn lado en
tanto se necesitan, y esa es la funcin del almacenamiento de
datos. Los datos se guardan en medios de almacenamiento
secundario, y los archivos pueden integrarse lgicamente para
formar una base de datos. Por regla general, la mayor parte de
los datos de la base de datos son datos de contabilidad.
o Preparacin de Documentos
El AIS produce salidas para individuos y organizaciones tanto de
dentro como de fuera de la compaa. Las salidas se originan de
dos maneras:
Por una accin se producen salidas cuando algo sucede. Un
ejemplo es la factura que se produce cada vez que se surte un
pedido de un cliente.
Por un plan se produce salidas en una fecha determinada. Un
ejemplo es un cheque de nmina que se prepara cada viernes.
En la mayor parte de los casos las salidas son documentos
impresos, pero cada vez ms los usuarios estn usando las
salidas en pantalla

3. Los principales subsistemas del sistema contable.

El diagrama de contexto este bien para definir las fronteras del
sistema: los elementos del entorno y las interfaces. Sin embargo,
necesitamos saber ms acerca de los procesos que se llevan a
cabo. (Raymond McLeod, 2000) Para ello, identificamos los tres
subsistemas principales:

Sistemas que surten pedidos de clientes

Se muestran los cuatro sistemas principales que intervienen en
el surtido de pedidos de los clientes: captura de pedidos,

inventarios,
facturacin
y
cuentas
por
cobrar.
Aprenderemos ms acerca de los cuatro sistemas de surtido de
pedidos ms adelante. Por ahora, solo necesitamos entender
que el sistema de captura de pedidos introduce los pedidos de
los clientes en el sistema, el sistema de inventarios mantiene
los registros de inventarios, el sistema de facturacin prepara
las facturas de los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar
cobra dinero a los clientes.

Sistemas que ordenan existencias de reabastecimiento

De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan
de ordenar existencias de reabastecimiento de los proveedores.
El sistema de compras enva rdenes de compra a los
proveedores para las existencias que se requieren, el sistema
de recepcin recibe las existencias, y el sistema de cuentas por
pagar realiza pagos.

Sistemas que efectan procesos de contabilidad general

El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el
sistema contable que combina los datos de los otros sistemas
contables con el objeto de presentar un panorama financiero
compuesto de las operaciones de la compaa. El archivo que
contiene los datos contables combinados es el libro mayor.
Dos subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema
de actualizacin del libro mayor asienta en el libro mayor los
registros que describen las diversas acciones. El subsistema de
preparacin de informes utiliza el contenido del libro mayor
para preparar los informes de la gerencia.

4. Surtir pedidos a los clientes

La gestin de pedidos de cliente incorpora la fase de preventas,
el pedido de cliente real y las acciones siguientes resultantes, tales
como la entrega, las reclamaciones y devoluciones y la
facturacin. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar
operaciones comerciales de la fase de preventas en el sistema.
Conviene crear consultas y ofertas si desean utilizarse los
documentos resultantes como base para los anlisis que se
ejecutan en el sistema.
4.1 Captura de pedidos

Documenta el sistema de captura de pedidos. Pues documenta con

mayor detalle el procesamiento.
4.1.1 Editar datos de pedidos
Las compaas usan formas de rdenes de venta para registrar los
datos que necesitan para progresar un pedido de un cliente.
Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para
ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de
captura de pedidos corrige los errores si es posible, digamos
buscando el nmero del cliente. Sin embargo, si es imposible
corregir el error, como cuando el nmero de artculo no concuerda
con el nombre del artculo, el empleado prepara un aviso de orden
ventas rechazadas que se enva al cliente pidindole que vuelva
presentar una orden de ventas corregida.
El empleado tambin archiva la orden de ventas en un archivo
llamado rdenes de ventas rechazadas por edicin. Los pedidos
rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de
suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta
que los pedidos se transfieran a algn tipo de archivo histrico. No
incluiremos esa actividad en nuestro sistema.
4.1.2 Verificacin de crdito
El propsito de este paso es determinar si la compaa quiere
tratar con el cliente. Esto se efecta mediante una verificacin de
crdito.
Una estrategia para realizar la verificacin de crdito considera el
impacto que tendra el importe del pedido sobre el saldo de
cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero
que se debe a la compaa por ventas previas. La cantidad por
cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por cobrar, pero
tambin incluimos esos datos en un archivo especial, llamado
archivo de crditos de clientes, que se usa para realizar la
verificacin de crdito. El archivo de crdito de clientes tambin
contiene los lmites de crdito del cliente. Un lmite de crdito es el
importe total de cuentas por cobrar que la compaa est
dispuesta a aceptar de un cliente.

El flujo de datos rotulado datos de crdito incluye tanto la cantidad

por cobrar como el lmite de crdito. El importe del pedido se suma
a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el lmite de
crdito. Si se excede el lmite de crdito, el pedido se rechaza. Los
pedidos que no pasan la verificacin de crdito se almacenan en el
archivo de rdenes de compra rechazadas por crdito, y se envan
avisos de orden de venta rechazada a los clientes.
4.1.3 Asentar pedidos
Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitcora de
pedidos en breve descripcin para identificarlo, y se escribe un
registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de
inventarios. La bitcora de pedidos sirve para hacer un
seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La
bitcora de pedidos contiene elementos de datos como el nmero
de cliente, el nmero de pedido del cliente, la fecha del pedido del
cliente y fecha de recepcin del pedido. Los pedidos que estn en
este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir que no
se han surtido.
4.1.4 Marcar pedidos surtidos
Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman
una cadena conectada; estn vinculados por flujos de datos, sin
almacenes de datos interpuestos. Este paso esta aparte porque se
efecta despus, cuando el sistema de facturacin indica que los
pedidos ya se surtieron. El sistema de facturacin crea el flujo de
datos de pedidos completados para que sirva como seal. Aqu, los
registros de la bitcora de pedidos correspondientes a los pedidos
surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para
indicar que ya no estn abiertos.
Al registrar la fecha de surtido en la bitcora de pedidos, se
incrementa el valor de informacin de ese archivo. La
computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para
determinar cules pedidos estn abiertos, y tambin puede
comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas
en que se recibieron para determinar cunto tiempo toma surtir los
pedidos. Esta informacin es valiosa para los gerentes.

4.2 Inventarios
Una vez que se toma la decisin de aceptar los pedidos, se debe
determinar si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro
procesos
principales
del
sistema
de
inventarios.
4.2.1 Verificar existencias
El primer paso es verificar las existencias de cada artculo
ordenado. Se recupera el archivo de inventarios el registro de
artculo del artculo ordenado. El campo de cantidad en existencia
del registro se compara con la cantidad del pedido del registro de
pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo
para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan
surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos
pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el
pedido ahora, pero se surtir apenas se reabastezca el inventario.
Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los
elementos de datos relacionados con el artculo de inventarios. El
registro de inventarios incluye elementos como descripcin del
artculo y ubicacin en bodega, que se usaran posteriormente. Si
recuperamos esos datos aqu y los llevamos junto con los datos de
la transaccin, no ser necesario volver a acceder el archivo de
inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la
parte ms tardada de cualquier sistema y se procura minimizar
este tiempo hasta donde sea posible.
Si el pedido puede surtirse, el flujo de datos artculos disponibles
es el vnculo con el siguiente proceso.
4.2.2 Verificar el punto de reorden (resurtido)
En caso de surtirse el pedido, siguiente paso es determinar si las
nuevas existencias, al reducirse, han hecho que se llegue al punto
de reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que
dispara una actividad de resurtir existencias. Cuando las
existencias disponibles caen al punto de reorden, ha llegado el
momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto
como para que le nuevo suministro se reciba antes de que se
agoten todas las existencias. Al menos, ese es el plan. Cuando se
llega al punto de reorden, los datos de reorden se registran como
datos de compra que el sistema de compras usara.

El proceso de surtido de pedidos se completa escribiendo los

registros de artculos actualizados de vuelta en el archivo de
inventarios. Cada uno de estos registros actualizados contiene las
nuevas existencias disponibles. El flujo de datos artculos surtidos
es el vnculo con el siguiente sistema de surtido de pedidos:
facturacin.
4.2.3 Aadir artculos recibidos
Los procesos anteriores reducen los inventarios cuando se surten
pedidos. Otro proceso incrementa los inventarios cuando se
reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores. En el
paso 1.2.3. Se usa el flujo de datos artculos recibidos del sistema
de recepcin y se actualizan los campos de existencias disponibles
de los artculos recibidos, en el archivo de inventarios.
4.2.4 Proporcionar datos de libro mayor
Los datos de inventario son una entrada importante del sistema de
libro mayor. El valor de los inventarios se incluye como activo en el
balance general. Este paso extrae del archivo de inventarios datos
que el sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema
como flujo de datos contables de inventario.
4.3 Facturacin
Una factura es el aviso oficial que la compaa enva a sus clientes
para notificarles cunto dinero deben. El sistema que prepara las
facturas
es
el
de
facturacin.
Como consumidor, usted recibe factura que probablemente no
identifica como tales. Cada vez que usa su tarjeta de crdito, el
vale que usted firma es una factura: describe una sola transaccin
a crdito y establece su obligacin de pagar en una fecha
posterior.
4.3.1 Obtener datos de clientes
Primero, los datos de inventarios de los artculos surtidos se
complementan con datos del cliente del archivo de clientes. Los
datos de clientes incluyen elementos como nombre y direccin,
instrucciones de embargue y numero de vendedor. Estos
elementos se imprimirn en las facturas y otros documentos, como

los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este

paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.
4.3.2 Preparar facturas
La preparacin de las facturas requiere extender cada rengln, o
articulo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio
por la cantidad. Otros clculos incluyen acumular el total de todos
los artculos y tal vez calcular un impuesto de venta.
Una vez que se imprimen las facturas, se envan a los clientes y los
datos de pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por
cobrar. Los datos de pedidos de pedidos facturados son incluyen
los detalles de cada rengln. Ms bien, esta informacin resume la
transaccin de facturacin identificando la factura por nmero,
fecha, nmero de cliente, nombre y direccin del cliente, nmero
de pedido del cliente, nmero de vendedor e importe de la factura.
Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema
de captura de pedidos para que la situacin de surtido se refleje en
la bitcora de pedidos. Esta notificacin se efecta con el flujo de
datos pedidos completados.
4.4 Cuentas por cobrar
La figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de
cuentas por cobrar. Este sistema es nico en cuanto a que cada
proceso se realiza independientemente de los dems. Se presenta
esta situacin porque cada proceso tiene su propio disparador.
Cuadro
4.4.1 Aadir nuevas cuentas por cobrar
Se aaden registros al archivo de cuentas por cobrar
inmediatamente despus de la facturacin. El disparador pedidos
facturados ocurre a diario.
4.4.2 Eliminar cuentas por cobrar pagadas
As mismo, se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar
para reflejar los pagos de clientes.
4.4.3 Preparar estados de cuenta

Cada mes, se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar

estados de cuenta un estado de cuenta es un recordatorio de que
se debe dinero por una o mas facturas. Es prctica comn dar al
cliente treinta das para pagar una factura. La cuenta por cobrar se
considera vigente hasta que han transcurrido 30 das despus de
la fecha de facturacin. Luego la cuenta por cobrar se considera
vencida.
Un estado de cuenta contiene una sola lnea por cada factura
pendiente: una factura que todava no se ha pagado. El estado de
cuenta que usted recibe cada mes de una compaa de tarjetas de
crdito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).
4.4.4 Proporcionar datos de libro mayor
Tambin cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona
datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor.
Estos datos aparecen como un activo en el balance general.
En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con
los pedidos de los clientes. Ahora necesitamos responder a las
seales de punto de reorden del sistema de inventarios y
conseguir existencias de reabastecimiento.

5. Ordenar existencias de reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las
existencias de reabastecimiento son compras, recepcin, y
cuentas por pagar.
5.1 Compras
El departamento de compras consiste en varios compradores que
se encargan de seleccionar los proveedores que suministran las
existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios
y fechas de entrega.
El sistema de compras tiene como disparador el sistema de
inventarios en el paso 1.2.2 cuando se llega al punto de reorden.
Se aade un registro de flujo que funciona como entrada del
sistema de compras.

5.1.1 Seleccionar proveedores

El comprador decide cuales proveedores debern considerarse
para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando
datos del archivo de proveedores y posiblemente otras fuentes.
El archivo de proveedores mantiene datos que describen las
transacciones previas con la compaa en trminos de calidad de
los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de
entrega prometidas.
5.1.2 Obtener compromisos verbales
Cuando el comprador determina cuales proveedores son los
mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por telfono o
quizs empleado de una red de comunicacin de datos con objeto
de llegar a un acuerdo.
5.1.3 Preparar rdenes de compras
El comprador usa entonces su Terminal para iniciar la preparacin
de
una
orden
de
compra.
Otra salida son los registros de orden de compras que se agregan
al archivo al de rdenes de compras pendientes. Este archivo
permite tener cierto control sobre las rdenes de compras que se
pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo
prometido. Si este archivo se guarda en un medio magntico, la
computadora puede examinar cada registro a diario y avisar a los
compradores apropiados si hay rdenes de compras pendientes:
rdenes de compra que deberan de haberse surtido pero que no
se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los
proveedores para determinar las razones por las que no se
surtieron los pedidos, esto es un ejemplo de administracin por
excepcin.

5.1.4 Cerrar rdenes de compra

Es necesario eliminar registros del archivo de rdenes de compra
pendiente cuando se surtan los pedidos. Esta seal proviene del
sistema de recepcin en forma del flujo de datos los registros de
orden de compra se archivan en un archivo histrico de orden de
compra.

De todos los subsistemas del sistema de distribucin, compras es

el que ha sido ms difcil de computarizar.
La principal razn es el hecho de que el elemento humano es muy
importante. Todas las actividades giran alrededor de las
negociaciones del comprador o los acreedores. Esta situacin
parece estar cambiando tecnologas de comunicacin innovadoras
como ISDN, EDI y videotex se estn aplicando al rea de compras
para mejorar el flujo de informacin entre la compaa y sus
proveedores. Adems se estn programando sistemas basados en
conocimientos para tomar una parte de las decisiones del
comprador.
5.2 Recepcin
El sistema de recepcin tiene la obligacin de actualizar el sistema
conceptual de la compaa de modo que refleje la recepcin de las
existencias de reabastecimiento de los proveedores.
5.2.1 Procesar recepciones
Usted recordara que el sistema de compras avisaba al sistema de
recepciones que habra una recepcin futura con el flujo de datos
de rdenes de compra emitidas. Se ve en la figura que esos
registros se mantienen en el archivo de artculos comprados hasta
que se dispara el proceso de recepcin.
El disparador llega cuando un camin entrega los embarques en la
plataforma de recepcin el personal de recepcin abre las cajas e
inspecciona visualmente el contenido para detectar roturas o
contar los artculos y retirar la boleta del empaque que a menudo
es una copia de la factura del proveedor, que viene dentro de la
caja como registro del contenido.
5.2.2 Notificar a otro sistema
La informacin de recepcin consiste en todos los elementos de
datos que otros sistemas usaran. Un flujo de datos artculos
recibidos se enva al sistema de inventarios para informar los
nmeros de artculos y las cantidades que se usaran para
actualizar el archivo de inventario. Un flujo de datos de rdenes de
compra surtidas se enva al sistema de compras, que lo usara para
cerrar las rdenes de compra pendiente.
Los sistemas orientados a las comunicaciones transmiten los tres
avisos de recepcin con poco o ningn retraso. En los sistemas

manuales pueden pasar das antes de que todas las notificaciones

lleguen a su destino.
5.3 Cuentas por pagar
El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los
proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago la
compaa querr asegurarse de que en verdad debe ese dinero.
Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:

Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba

es un registro en el archivo de cuentas por pagar.
Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la
proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la
notificacin de recepcin.
Se recibi una factura del proveedor, lo cual se refleja en el
archivo de factura y estados.

5.3.1 Preparar
proveedor

registros

de

cuentas

por

pagar

del

Se aaden registros al archivo de cuentas por pagar cuando se

recibe el flujo de datos u obligaciones incurridas del sistema de
compras. Podra pasar un tiempo considerable antes de que se
reciba la mercanca.
5.3.2 Efectuar pago a proveedores
Las facturas de proveedores se introducen en el archivo de
facturas y estados donde se conservan hasta que se efecta su
pago. Se efectan cuando se satisfacen las tres condiciones
anteriores.
5.3.3 Eliminar cuentas por pagar pagadas
Cuando se efecta un pago a un proveedor, el registro
correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se
aade
al
archivo
de
cuentas
por
pagar
pagadas.
5.3.4 Proporcionar datos del libro mayor
El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de
contabilidad numeral las cuentas por pagar aparecen como un
pasivo en el balance general.

Conclusiones
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y
registrar datos financieros se desarrolla de una manera ms
simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso
aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos
para ejecutar la contabilidad empresarial.
Un aspecto esencial de la informacin generada por el sistema
contable es que est dirigida a satisfacer totalmente las
necesidades de los diferentes usuarios de la informacin.
Es prescindible recurrir a la tecnologa para cumplir a cabalidad
con los fines de la contabilidad que es el de generar informes
tiles y oportunos a los usuarios tanto internas como externos.

Bibliografa
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