FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

La iniciacin de proyectos, la determinacin de la factibilidad del

proyecto, la calendarizacin del proyecto y la administracin de las
actividades y de los miembros del equipo para lograr la productividad, son
capacidades muy importantes que debe dominar el analista de sistemas. Por lo
tanto son fundamentales en el proyecto.
Un proyecto de sistema comienza con problemas y oportunidades de
mejora dentro de la organizacin, eso implica que la organizacin se va
adaptando a los nuevos cambios.
Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabaja rpidamente
con los tomadores de decisiones, para determinar si es factible. Si es
aprobado un proyecto se har un estudio de sistema completo. Las actividades
del proyecto son calendarizadas mediante el uso de herramientas tales como
grficas de Gantt y PERT, para que el proyecto pueda ser realizado a tiempo.
El manejo efectivo de la calendarizacin asegura una productividad a
los miembros del equipo.

INICIO DEL PROYECTO

I. Cmo comienzan los proyectos de sistemas.
Las aplicaciones se originan en todas las reas de negocio con
diferentes problemas.

1.1 Razones para iniciar un proyecto.

Los usuarios solicitan proyectos de sistemas de informacin por
diferentes razones. A veces es para solucionar un problema, como la
reduccin de costos, realizar ciertas tareas o mejorar el control del trabajo
que se lleva a cabo.
Algunas de la razones son :

Mayor velocidad
Mayor exactitud y mejor consistencia
Consulta ms rpida de la informacin
Integracin de la reas del negocio
Reduccin de costos
Mayor seguridad

 Mayor velocidad
La razn fundamental por que se busca el desarrollo de proyectos de
sistemas es la velocidad, ya que las computadoras procesan los datos muy
rpidamente.
Si se requiere un proceso rpido, el sistema automatizado es lo ms til,
siempre que se disee y se utilice en forma apropiada y efectiva.
Por ejemplo: El uso de cajeros para mejorar la velocidad.

Mayor exactitud y mejor consistencia.

En ocasiones se solicitan los proyectos de sistemas de informacin para
mejorar la exactitud de los datos procesados o para asegurar que siempre se
siga un procesamiento que prescribe como realizar una tarea especifica.
Por ejemplo, un proceso comn es el de facturas : Lo que lleva consigo
el clculo de cada una de ellas, lo que significa una exactitud
matemtica.

 Consulta mas rpida de la informacin.

Esta razn nos ayuda a la cantidad de informacin. Por ejemplo las
empresas almacenan grandes cantidades de datos sobre sus operaciones,
empleados, clientes, proveedores y finanzas. Existen dos aspectos : donde
almacenar los datos y cmo consultarlos cuando se necesitan lo que se vuelve
ms complejo cuando existen varias formas de consultar por algn dato en
particular.
Por ejemplo : La informacin sobre el suministro y uso de al materia prima es
de vital importancia para las compaas manufactureras. Cada
parte utilizada en la manufactura de una mquina de escribir por
empleo, tiene un nmero de parte que lo identifica y es nico, y
una descripcin de ese articulo ; adems, cada articulo lo
suministran fabricantes especficos y se utilizan en uno o ms
productos diferentes. Hay muchos usuarios de los datos, como el
supervisor de produccin que maneja la manufactura, el
comprador que adquiere la materia prima o el ingeniero quien
determina el conjunto de piezas necesarias para la fabricar cada
producto. Los usuarios necesitan tener informacin para
responder a ciertas preguntas, como por ejemplo :

1.

Qu materiales suministra la General Steeworks

Inc. ?

2.

Quin es el proveedor de motor de bajo ruido de un

caballo de fuerza ?

3.

en qu modelos de mquinas de escribir se utiliza

tabulador automtico ?

4.

Cuantos membretes de identificacin de la marca

hay en el almacn ?

5.

Qu productos incluye el nmero de artculo X234 ?

Todas las preguntas pueden dar una respuesta a una empresa sin
necesidad de tener una computadora, lo que implica buscar en cada registro
hasta encontrar la informacin que se solicita.
Entonces aparecen los costos de tiempo y espacio de almacenamiento
para cada opcin de consulta. Al realizar cada bsqueda a travs de un sistema
de informacin la posibilidad de obtener las respuesta para cualquiera de las
preguntas es ms rpida.

Integracin de la reas de negocio

Los sistemas de informacin se utilizan para integrar las actividades que
se expanden alrededor de diferentes reas de la empresa.
En muchas empresas el trabajo hecho en determinada rea es
coordinado con el que se lleva a cabo en otra.
Por ejemplo :

Los Sistemas de Polica Internacional.

La coordinacin en el diseo y produccin de un avin. Un
grupo de diseadores trabaja en las alas otro en la cabina,
otro en la seccin de la cola y as sucesivamente, otro grupo
se encargara de la parte elctrica, comunicacin, etc. Y todo
ello necesita materiales diferentes de costos variables, se
necesita de coordinacin en toda fase del proyecto, por
ejemplo al ensamblarlo.

 Reduccin de costos.
La idea de la reduccin de costos es aceptar la ventaja del calculo
automatizado y de las capacidades de recuperacin que se puedan incluir.
Donde se realizar el mismo trabajo pero a un tiempo mas pequeo loo que
implica bajar los costos, porque toda la parte tediosa se llevar a cabo en
forma automtica y quedar menos que hacer en la parte manual.
Entonces el personal se capacitar y la empresa no tendr que reducir a
sus empleados, ya que la creacin de un sistema automatizado permitir a
ellos la posibilidad de experimentar sobre aplicaciones nuevas, luego su
trabajo puede llegar a convertirse en algo ms interesante si todas aquellas
tareas tediosas se automatizan.

Mayor seguridad
Esta razn se refiere fundamentalmente a la seguridad de los datos, en
un proceso no automatizado la informacin esta a la vista de cualquier persona
aunque ella no la necesite, y se repite en todos lados dependiendo quin la
desee. Al tener un ambiente automatizado el acceso a la informacin es
controlado a travs de claves, O sea el acceso a la base de datos es restringido.
Por otro lado los datos son confiables porque al no repetirse la misma
informacin en diferentes lados permite que no halla errores, por lo tanto
cualquier cambio de un dato modificar automticamente toda la informacin
relacionada con l.
Por ejemplo: Si se desea cambiar el costo de un ingrediente, cambiar
inmediatamente aquellos costos que involucren a ese ingrediente en forma
automtica.

RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO.

RAZN

INFORMACIN

MAYOR VELOCIDAD EN EL
PROCESO

Utilizar la capacidad de la computadora

para calcular, clasificar y consultar datos e
informacin cuando se desea una mayor
velocidad que la del personal que efecta
las mismas tareas.
MAYOR EXACTITUD Y MEJOR
Llevar a cabo correctamente y en la misma
CONSISTENCIA
forma cada vez las etapas de calculo que
incluyen aritmtica.
CONSULTA MAS RPIDA DE LA
.Localizar y consultar informacin del
INFORMACIN
almacenamiento.
Efectuar
rastreos
complejos.
INTEGRACIN DE LAS AREAS DE Coordinar las actividades del negocio que
NEGOCIO
se realizan en reas separadas de la empresa
a travs de la capitacin y distribucin de la
informacin
REDUCCIN DE COSTOS
Utilizar la capacidad de computo para
procesar datos a un costo menor que con
otros mtodos, mientras se mantiene la
exactitud y los niveles de rendimiento.
MAYOR SEGURIDAD
Salvaguardar los datos confidenciales e
importantes, de manera que sean accesibles
solamente para aquellas personas que
tengan autorizacin.

Las solicitudes de proyectos se incluyen por ms de una razn. Lo que

no sera una razn valida o justificable es desarrollar un proyecto que porque
parece ms avanzado al tener un sistema automatizado.

Las razones amplias de la sugerencia de un estudio de sistema, se

pueden sintetizar en dos:
1. Para experimentar en problemas que les lleven por s mismos a
soluciones de sistemas.
2. Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la
actualizacin, alteracin o instalacin de nuevos sistemas.

Ambas situaciones pueden darse cuando la organizacin se adapta y

enfrenta a cambios naturales y evolucionados.
Problemas dentro de la organizacin
o A
los administradores no les gusta pensar que su
organizacin tiene problemas (menos hablar de ellos o
compartirlos con externos).

Sin embargo, los buenos administradores se dan cuenta que el

reconocimiento de sntomas de problemas o, en un momento posterior, el
diagnosticar los problemas por ellos mismos y enfrentarlos, es imperativo si el
negocio va a seguir funcionando a su ms alto potencial.
Los problemas salen a la superficie de muchas formas diferentes.

Por ejemplo,

El no cumplimiento de objetivos
El cumplimiento a medias (demasiados errores)
Cambio de comportamiento en los empleados.

Dificultades
dentro de la
organizacin
(interno)

Retroalimentacin
qu tambin la organizacin esta
satisfaciendo sus objetivos?

Quejas o sugerencias de los clientes, proveedores

vendedores
Ventas perdidas
Ventas bajas

La retroalimentacin a partir del

ambiente externo es extremadamente
importante y no debe ser ignorada

Ambiente
externo

Resumen de sntomas y enfoques tiles para la deteccin de problemas:

Para identificar problemas

Busque estos signos especficos

Revise la salida contra los

criterios de desempeo

Demasiados errores
Trabajo terminado lentamente
Trabajo hecho incorrectamente
Trabajo hecho en forma incompleta.
Trabajo que no se ha realizado del todo

Observe comportamiento de
los empleados

Alto ausentismo
Alta insatisfaccin en el trabajo
Alta rotacin de personal

Escuche retroalimentacin
externa:
Vendedores
Clientes
Proveedores

Quejas
Sugerencias de mejoras
Perdida de venta
Menores ventas.

Oportunidades de mejora
Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que
darn como resultado beneficios aumentados y que valen la pena. Como
por ejemplo:
Mejora de facilidad de interaccin con el cliente.
Mejora de la satisfaccin del trabajador con el sistema.
Mejora en la integracin de sistemas y subsistemas.
Etc.

1.2 Origen de las solicitudes de proyectos

Existen cuatro orgenes para solicitar un proyecto ya sean estos
aplicaciones totalmente nuevas o cambios de las ya existentes dependiendo del
origen y la razn de la solicitud.

Gerentes de departamentos
Altos ejecutivos
Analistas de Sistemas
Grupos externos.

Gerentes de Departamentos.
Los gerentes de departamentos buscan una ayuda dentro de su
departamento. Las actividades de operacin diaria necesitan mejoras, ya sea
para solucionar un problema por errores excesivos, por costos o trabajos
inconsistentes o tal ves para mejorar la eficiencia del trabajo.
Las solicitudes de los gerente se enfocan a aspectos especficos,.
El gerente de departamento que solicita un proyecto puede no
considerar la interaccin de otros departamentos, an cuando en la realidad
esa interaccin exista, lo que tambin implica que pueden beneficiar a otros
departamentos.
Veamos el ejemplo:

 Ejecutivos de Alto Nivel.

Los ejecutivos de alto nivel son los presidentes, presidentes de consejos
y vicepresidentes.
Ellos tienen informacin que por lo general no manejan los gerentes de
departamentos, ellos influyen en los proyectos que ellos solicitan, tienen
amplias responsabilidades.
Las solicitudes de sus proyectos en sus objetivos son ms amplios que
los que prepara en gerente de departamento
Los proyectos que incluyen a muchos departamentos son difciles de
controlar y administrar, no as a los proyectos departamentales y por lo tanto
tienen ms probabilidad de xito.
Analistas de Sistemas.
Los analistas de sistemas detectan reas donde los sistemas se deben
desarrollar, mediante una propuesta o a travs del gerente. Por ejemplo:
Si el se da cuente que algn sistema de bsqueda de registros es muy
lento, provocando errores y es ineficiente puede elaborar una propuesta.
Dando un conocimiento de la tecnologa que har que el sistema sea ms
rpido.
Se debe tener en cuenta que los analistas de sistemas y los
desarrolladores tambin pueden ser usuarios.

 Grupos Externos.
Por ejemplo la presencia de organismos pblicos en las empresas
requiere de los sistemas de informacin para revisar la retencin de impuestos.
Estos organismos pblicos muchas veces son ellos quienes determinan el tipo
de formato para la entrega de informacin.
Estos proyectos tienen la misma importancia que el generado por la
empresa misma.

1.3. Administracin de la revisin y seleccin de proyectos.

Es cierto que en una empresa se generan muchos proyectos y no todos
pueden ser aprobados por diferentes motivos, algunos valen la pena otros no.
Los no aprobados se dejan de lado para un reestudio ms adelante.
La decisin de aceptar o rechazar una solicitud depende mayormente de
los miembros de la empresa los que se dividen generalmente en comits. Ellos
son:
Mtodo de comit directivo
Mtodo del comit de sistema de informacin
Mtodo del comit del grupo de usuarios

1. Mtodo del comit directivo

Un comit directivo consta generalmente de gerentes claves de diversos
departamentos de la empresa, al igual que de miembros del grupo de sistemas
de informacin. (no dominado por ellos). Donde los miembros pueden ser:
1. Miembros de altas gerencias:
Vicepresidente ejecutivo
Vicepresidente de produccin
2. Gerencias departamentales:
Gerente de comercializacin al menudeo
Gerente de crdito
3. Gerentes tcnicos:
Gerente de investigacin y desarrollo
Coordinador de control de calidad
4. Grupo de sistemas de informacin
Gerente de procesamiento de datos
Analistas de sistemas con experiencia.
El comit recibe propuestas y las evala, su responsabilidad es tomar
una decisin.
El comit consta de gerentes importantes, quienes tienen tanto la
responsabilidad como la autoridad de decidir cuales proyectos son de principal
inters para la compaa en su conjunto. Porque esto favorece ya que los
proyectos de sistemas son inversiones de negocios.
Los gerentes tienen la informacin y criterio sobre cada uno de ellos,
porque estn involucrados en el trabajo.
Los especialistas de sistemas del comit proporcionan la informacin
tcnica y de desarrollo, til en la decisin de la administracin de proyecto.

Los gerentes son los que seleccionan los proyectos a desarrollar, no los
analista, porque son ellos quienes ven las decisiones en base al costo de
proyectos, al beneficio de la empresa, y a la factibilidad de llevar a cabo el
desarrollo en la empresa.
2. Mtodo del comit de sistemas de informacin.
En algunas empresas la responsabilidad de revisin de las solicitudes se
asignara al comit de gerentes y analistas de departamentos de sistemas de
informacin. El comit de sistemas de informacin aprueba o desaprueba los
proyectos y les asigna prioridades, indicando cuales son ms importantes y
deben recibir atencin inmediata.
Pero cuando se deben tomar decisiones como compra de equipos o
proyectos de desarrollo a largo plazo para realizar un proyecto, se necesita la
decisin compartida con los ejecutivos de alto nivel.

3. Mtodo del comit del grupo de usuarios.

En este mtodo la responsabilidad de las decisiones de proyectos se
distribuye en los usuario.
Los departamentos, en forma individual o las divisiones, contratan a sus
propios analista y diseadores, quienes manejan la seleccin de proyectos y
llevan a cabo un desarrollo. Los departamentos formas sus propios comits de
seleccin, controlan lo que se ha desarrollado y cuando se pondr en marcha.
Toda esta realizacin de sistemas de informacin por departamentos trae
una desventaja enorme, como tambin las posibilidades de xito son pocas.

Criterios para la seleccin de proyectos:

Hay que considerar la motivacin que impulsa la propuesta del
proyecto. Es necesario asegurarse de que el proyecto bajo consideracin no
este siendo propuesto simplemente para mejorar la propia reputacin poltica,
o poder de la persona o grupo que lo propone, debido ha que hay mucha
probabilidad de que el proyecto est concebido inadecuadamente y hasta que
sea mal aceptado.
Por lo tanto los proyectos deben de tener una perspectiva de sistemas,
de tal forma que se considere el impacto del cambio propuesto sobre la
organizacin completa.
Adems de estas consideraciones generales existen cinco criterios
especficos que debe tener para la seleccin de proyectos.
1. Respaldo de la administracin.
El ms importante, el respaldo de la administracin. No se
puede lograr absolutamente nada sin la aprobacin de las
personas que, al final de cuentas, pagarn la cuenta.
2. Temporizacin adecuada para comprometerse con el proyecto.
Saber si en realidad el negocio ser capaz actualmente de
hacer compromiso de tiempo para la instalacin de nuevos
sistemas o la mejora de los existentes.
3. Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la organizacin.
El proyecto debe poner a la organizacin hacia su destino y no
desalentarla de sus objetivos finales.

4. Que sea prctico en trminos de recursos

sistemas y la organizacin.

para los analistas de

Que sea posible llevar a la prctica, de acuerdo con los

recursos y capacidades propias as como las del negocio.
Algunos proyectos no caern dentro del campo de experiencia
propia y se debe ser capaz de reconocerlo.
5. Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la
organizacin pueda invertir los recursos.
Se debe llevar a un acuerdo bsico con la organizacin acerca
del valor del proyecto de sistema ante cualquier otro proyecto
posible que est siendo considerado.

La solicitud del proyecto.

La solicitud de un proyecto es un elemento crtico para iniciar el estudio
de sistemas, aunque esto es diferente entre las empresa, existe una
estandarizacin sobre que se debe entregar.
En la propuesta se identifica:

La situacin donde se necesita ayuda, con detalles

Conocer porqu se cree que el proyecto es importante
La descripcin del significado del problema
Si surgi por un evento o es recurrente
Nombres de personas que puedan dar ms informacin

Por ejemplo: