PLAN MEJORAM RES 5872 07

FORMATO No 1
INFORMACIN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contralora Municipal
Entidad:
Representante Legal:
NIT:
Periodo fiscal que cubre:
Modalidad de Auditoria:
Fecha de Suscripcin:

Alcaldia de Armenia
Luz Piedad Valencia Franco
890.000.464-3
2013

Denuncia Ciudadana D-013-0020

07/01/15

Numero
consecuti
vo del
hallazgo

Cdigo
hallazgo

1603001
1603003

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

HALLAZGO No. 1
PAGOS REALIZADOS AL RETROCARGADOR
410-D MODELO 94
A la maquinaria Retrocargador se le instalaron
repuestos a finales de 2012 e inicios del 2013,
esta maquinaria no est en funcionamiento, ni
se realizo mantenimiento preventivo que
permitiera la permanencia en funcionamiento del
vehculo,Sin embargo la inversin realizada a
esta maquinaria fue de por el orden de
$35.367.142 incluidos dichos repuestos, tal
como lo muestran las actas de satisfaccin y
factura de venta. en la actualidad se encuentra
parado y en total abandono en la Plaza
Minorista, sin que la Administracin Municipal
realice alguna gestin para la recuperacin del
mismo, igualmente dejando en completo
abandono piezas extradas del vehculo
ubicadas en el taller el TRACTOR es importante
mencionar que las piezas que se retiran de los
vehculos se deben conservar en el almacn o
bodega del municipio, demostrando que no est
cumpliendo en este aspecto
A este vehculo se le realiz mantenimiento
correctivo en el momento de detectarse las
fallas, como procedimiento eventual, debido a
que no se tiene un diagnstico de los vehculos
que permita conocer su estado actual para
evitar erogaciones cuantiosas en este tipo de
mantenimiento.
Por lo tanto, se ratifica el hallazgo con incidencia
administrativa y Fiscal por la suma de
$35.367.142.

Causa del
Hallazgo

Efecto del
Hallazgo

Accin de
Mejoramient
o

Objetivo

Determinar el
Realizar un estado real de los
diagnstico al
vehculos que
Parque
hacen parte del
Automotor del
Parque
Municipio de
Automotor del
Armenia
Municipio de
Armenia

Incluir en la
hoja de vida
de cada
vehculo, la
lista de
Falta de
Incumplimiento
repuestos
controles y
de las
retirados y
seguimientos obligaciones del
adquiridos que
al estado de
contratista,
hagan parte
los vehculos Resolucin No.
del arreglo del
del parque
2422 de
mismo
automotor del
31/10/2008
Municipio de
Manual de
Armenia
Interventora

Denominaci
Descripcin
n de la
de las
Unidad de
Metas
medida de la
Meta
Informe con
resultados del
diagnstico
realizado a los
vehculos
hacen parte
del Parque
Automotor del
Municipio de
Armenia

Realizar
seguimiento
trimestralment
e por parte del
Conservar en el
supervisor a
Almacn o
las hojas de
Bodega del
vida , con el fin
Municipio de
verificar se
Armenia, los
encuentren
repuestos
registradas
retirados a los los repuestos
vehculos
retirados y
adquiridos,
evidenciados a
travs de
actas

Pgina 1

Unidad de
medida de
las Metas

Fecha
iniciacin
Metas

Fecha
terminaci
n Metas

Plazo en
semanas
de las
Meta

Informe

02/01/2015

30/06/2015

25.57

Actas

02/01/2015

31/12/2015

51.86

rea
Responsable

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

1603001
1603003

1201004

cumpliendo en este aspecto

A este vehculo se le realiz mantenimiento
correctivo en el momento de detectarse las
fallas, como procedimiento eventual, debido a
que no se tiene un diagnstico de los vehculos
que permita conocer su estado actual para
evitar erogaciones cuantiosas en este tipo de
mantenimiento.
Por lo tanto, se ratifica el hallazgo con incidencia
administrativa y Fiscal por la suma de
$35.367.142.

HALLAZGO No. 2
HURTO VOLQUETA INTERNACIONAL ONJ
029
Revisada la hoja de vida de la Volqueta
Internacional ONJ 029, modelo 2008 donada por
la DIAN, segn consta en la Resolucin No.
06008 de julio 8/08, adscrita a la Secretara de
Infraestructura ,se encontr la denuncia sobre el
robo el 09 de agosto de 2013, realizada por
dicha secretara.
Igualmente, el vehculo se vio involucrado en un
accidente de trnsito en la vigencia 2011y no se
haba efectuado el respectivo levantamiento
judicial y solo un ao despus de haber ocurrido
el robo la entidad realiz acciones que permiten
la compensacin al asegurado por la prdida del
mismo.
A la fecha no se ha realizado el trmite de
traspaso y cancelacin de la matrcula del
automotor,solicitado por la Previsora S.A.
Por lo tanto, se ratifica el hallazgo
administrativo con incidencia
Fiscal, por
cuanto no se ha efectuado el pago por parte de
la compaa La Previsora S.A por valor de
$19.152.777.78, tal como consta en el libro
auxiliar de contabilidad contable 167502

seguimientos obligaciones del

al estado de
contratista,
los vehculos Resolucin No.
del parque
2422 de
automotor del
31/10/2008
Municipio de
Manual de
Armenia
Interventora

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

PLAN MEJORAM RES 5872 07

Realizar
oportunamente
mantenimiento
preventivo a la
maquinaria
pesada que
permita para
mantener en
constante
funcionamiento
estos vehculos
, con el fin de
poder atender
los
requerimientos
exigidos por la
administracin

Que a los
vehculos de
maquinaria
pesada con que
cuenta la
administracin
municipal ,se les
realicen
mantenimiento
preventivo para
evitar desgaste
en los repuestos
y permitir as su
constante
funcionamiento

Mediante
actas el
supervisor
Verificara
trimestralment
e el
mantenimiento
preventivo a la
maquinaria
pesada que
posee la
administracin
municipal

Realizar el
pago de
Reclamacin
impuestos
extempornea
adeudados y
Sanciones y
ante la
efectuar el
acumulacin de
aseguradora
correspondient
impuestos
por pendientes
e traspaso y
judiciales
cancelacin de
matrcula del
automotor

Allegar a la
aseguradora los
documentos
soportes del pago
de impuestos, del
traspaso y
cancelacin de
matricula del
automotor, con el
fin de realizar el
pago de la pliza

Entrega de
documentos
soporte

Pgina 2

Actas

Oficio

02/01/2015

02/01/2015

31/12/2015

25/05/2015

51.86

20.43

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

PLAN MEJORAM RES 5872 07

HALLAZGO No.3 MINICARGADOR THOMAS
PLACA HD 233
El vehculo maquinaria pesada Minicargador
Thomas referencia HD-233 hace un tiempo
est inactivo, por cuanto la administracin no le
ha hecho el mantenimiento y se encuentra
ubicado en el taller el TRACTOR ,
se
evidencia falta de varias bombas hidrulicas
Falta de
(retiradas por desgaste) para su funcionamiento,
igualmente, el equipo auditor manifiesta que controles en el
manejo y
esta situacin es dada por negligencia por parte
del responsable del manejo y custodia de los custodia de
bienes y del ente central al dejar este vehculo los bienes
en un parqueadero, sin que se pueda establecer
cual es el vinculo entre el taller y el Municipio de
Armenia , generando situacin de incertidumbre
frente la custodia y aseguramiento del bien. Se
ratifica
la
observacin
con
incidencia
administrativa

HALLAZGO
SUPERVISOR

1404004

No.4

INFORMES

DEL

Los informes del supervisor presentan falencias

por cuanto no cuentan con la suficiente
Incumplimient
informacin que relacione las novedades de los
o de las
vehculos objeto de reparacin, adems de ello
obligaciones
no se evidencia un registro que contenga el
del supervisor
estado de los vehculos, fallas, kilometraje,
de los
fecha y hora de revisin, fecha prxima de
contratos
revisin. No se evidencia bitcora del supervisor
sobre las fallas que presenta cada uno de los
vehculos antes de ser enviado a los talleres.
Se ratifica la observacin con incidencia
administrativa

Sanciones

Dar de baja el
vehculo
maquinaria
pesada
Minicargador
Thomas
referencia HD233

Incluir en el
informe
presentado por
por el
supervisor las
novedades de
Sanciones;
los vehculos
Incumplimiento
objeto de
del Manual de
reparacin
Interventora
(fallas,
kilometraje,
fecha y hora de
revisin, fecha
prxima de
revisin )

Evitar
erogaciones
onerosas

Solicitar al
Comit de
bajas , retirar
del inventario
Minicargador
Thomas
referencia HD233

Contar con un
historial
Hacer
actualizado sobre seguimiento
el estado de
semestralment
cada uno de los
e a las
vehculos que novedades de
hace parte del
los vehculos
parque automotor
objeto de
del Municipio de
reparacin
Armenia

Pgina 3

Oficio

Informes

02/01/2015

02/01/2015

25/05/2015

31/12/2015

20.43

Almacenista
General
Lder Actividad
Administracin
de recursos
Fsicos y
Materiales

51.86

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

PLAN MEJORAM RES 5872 07

HALLAZGO No. 5 MECANISMOS DE
CONTROL

1603001

1602001

El Municipio de
Implementar
No se registra dentro del plan un procedimiento
Armenia debe
el
plan
de
para los vehculos de carga, liviana y maquinaria
tener
mantenimiento
pesada del parque automotor.
Falta
implementado un
predictivo,
La entidad al no tener implementado un plan de mecanismos Incumplimiento
plan de
del Manual de
preventivo y
mantenimiento predictivo, preventivo y
de control
mantenimiento
procesos
y
correctivo
para
correctivo, est generando un riesgo de prdida
para los
predictivo,
procedimientos y los vehculos
de recursos, por no contar con una base de
vehculos que
preventivo y
literal
a)
del
de
carga
datos de los vehculos, que reduzca la
hace parte del
correctivo para
artculo 2 de la
liviana y
probabilidad de presentarse daos severos que
parque
los vehculos
Ley 87 de 1993.
maquinaria
no se puedan solucionar. Se ratifica la
Automotor
livianos y
pesada
del
observacin con incidencia administrativa
maquinaria
parque
pesada del
automotor
parque automotor

HALLAZGO No. 6 PROCEDIMIENTO CAMBIO

DE REPUESTOS O RETIRO DE PIEZAS DE
LOS VEHICULOS DE MAQUINARIA PESADA
Y CARGA
El procedimiento establecido por el Municipio a
travs del Departamento Administrativo de
Bienes y Suministros para el retiro de piezas o
partes de los vehculos se conservan en el taller
designado para la reparacin o en el almacn
principal del contratista, con un tiempo de tres
meses adems cuenta con un archivo
fotogrfico y para el caso de las llantas se
realiza un estudio sobre aquellas que pueden
utilizarse para un desvare del vehculo y luego
son guardadas en bodegas por el personal de
cada dependencia responsable.
Lo anterior evidencia que no existen
procedimientos para dar de baja los repuestos
que son retirados , repuestos que por su
deterioro pierden su vida til.
Se ratifica la observacin con incidencia
administrativa

Faltan
mecanismos y
procedimiento
s para dar de
baja los
repuestos que
son retirados
de los
vehculos que
hacen parte
del Parque
Automotor del
Municipio de
Armenia

Elaborar un
manual de
bajas que
incluya el
proceso para
dar de baja los
repuestos que
Sanciones
son retirados
Incumplimiento
de los
Art. Decreto
vehculos del
127 de 2014
parque
Creacin Comit
automotor de
de Bajas
propiedad del
Municipio de
Armenia de
acuerdo al Art
6 literal g del
Dec. 127 de
2014,

Contar con un
Proceso para dar
de baja los
repuestos de los
vehculo del
parque automotor
de propiedad del
Municipio de
Armenia

Pgina 4

Aplicar el
plan de
mantenimiento
Plan de
predictivo,
Mantenimiento
preventivo y
predictivo,
correctivo para preventivo y
los bienes del
correctivo
Municipio de
Armenia

Proceso para
dar de bajas
los repuestos
de los
vehculos del
Manual de bajas
parque
automotor de
propiedad del
Municipio de
Armenia

02/01/2015

02/01/2015

30/06/2015

30/05/2015

25.57

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

21.14

Almacenista
General
Lder Actividad
Administracin
de recursos
Fsicos y
Materiales

PLAN MEJORAM RES 5872 07

1601004

1603001

HALLAZGO No. 7 ACTUALIZACION DE

HOJAS DE VIDA
En la hoja de vida de los vehculos , se registra
un formato que describe las caractersticas
generales del vehculo; sin embargo, este
formato no contiene la totalidad de la
informacin que debe relacionarse como el
mantenimiento preventivo, correctivo de los
vehculos desde el momento en que se
adquirieron,
pero no describe fecha de
realizacin de mantenimientos, hora, centro de
diagnstico que prest el servicio, tipo de
mantenimiento.
No se evidencian planillas de registro de
novedades diarias del conductor asignado que
debe informar sobre el funcionamiento en
general de los vehculos, las fallas que presenta,
el registro de kilometraje, fecha, hora, el tipo de
falla si corresponde a fallas elctricas,
hidrulicas mecnicas entre otras.
As mismo, no se encontr dentro de las hojas
de vida un formato que contenga el inventario
del vehculo, fechas de revisin y fechas de
prximas revisiones, retiro de algn vehculo.
Se ratifica la observacin con incidencia
administrativa

Falta de
informacin en
las Hojas de
vida de los
vehculos del
Parque
Automotor del
Municipio de
Armenia

HALLLAZGO N 8. MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAS
MOTOS.
No se cuenta con cronograma debidamente
proyectados donde se evidencie la fecha
programacin para el mantenimiento preventivo
de los vehculos ( motos) , adems los informes
del supervisor no contiene registros sobre
Falta de
novedades objeto de reparacin, diagnostico
control
y
sobre el estado de los vehculos (motos ),
seguimiento a
fallas , hora de revisin. Igualmente no existen
revisiones peridicas que permitan la detencin los vehculos
( Motos)
y prevencin de las fallas de su fase inicial para
que sean corregidas en su momento oportuno
Se ratifica la observacin con incidencia
administrativa con traslado a Procuradura

No existen
registros
completos del
historial de los
vehculos

Actualizar y
normalizar el
formato de
hoja de vida de
los vehculos
del Parque
Automotor del
Municipio de
Contar con un
Armenia con
historial
la informacin
Formato de
actualizado de los
requerida
hoja de vida
vehculos del
Formato de hoja
sobre
actualizado
Parque
de vida
mantenimiento
normalizado y
Automotor del
de los
aplicado
Municipio de
vehculos
Armenia
( hora de la
entrada al
taller, centro de
diagnostico,
que prest el
servicio, tipo
de
mantenimiento)

elaborar
Implementar
cronograma
Contar con un
cronograma
incumplimiento
preventivo y
cronograma
preventivo y
objeto
correctivo para
preventivo y
correctivo para
contractual y
el
correctivo para el
el
Manual de
mantenimiento mantenimiento de mantenimiento
Interventoria
de los
los vehculos
de los
vehculos
( Motos)
vehculos
(motos)
( Motos)

Pgina 5

Cronograma
implementado

100%

02/01/2015

02/01/2015

31/12/2015

03/03/2015

51.86

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

8.57

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

PLAN MEJORAM RES 5872 07

1603003

HALLAZGO
No.
9
ORDENES
DE
SUMINISTRO
Se evidenci que la entidad no realiza el
correspondiente control en debida forma, por
cuanto el documento anexo al acta de recibido a
Falta de
satisfaccin que relaciona la cantidad de
control y
consumo de combustible a los vehculos que seguimiento a
fueron objeto de revisin no contiene hora, los vehculos
nombre del conductor, placa del vehculo como
( Motos)
sucede en algunas ordenes de suministro,
kilometraje, recorrido o relacin anexa, adems
el documento no tiene logotipo de la entidad.

Anexar al acta
de recibido a
satisfaccin las
ordenes de
suministros del
Realizar
contratista
seguimiento
debidamente
trimestral a las
incumplimiento
Diligenciamiento
diligenciadas
ordenes de
objeto
efectivo de las
teniendo en
suministros
contractual y
ordenes de
cuenta
debidamente
Manual de
suministro de
( Cantidad de
diligenciadas
Interventora
combustible
consumo de
evidenciados a
combustible
travs de
entregado,hora
actas
, placa del
vehculo,
nombre del
conductor )

actas de
seguimiento

Realizar
seguimiento
trimestral a los
contratos , con
el fin de
verificar de
que estn
foliados y
archivado en
forma
cronolgica e
incluir los
informes de
los
supervisores
evidenciados a
travs de
actas

Actas de
seguimiento

HALLAZGO No. 10 Gestin Documental

10

2205100

Revisados los expedientes que contiene el

Contrato de Prestacin de Servicios No. 2106 y
el Contrato de Suministros No. 05 de 2013, se
observ que se encuentran mal foliadas y en
desorden, como tambin no contiene informes
del supervisor de los contratos, bitcora sobre
fallas que presenta cada uno de las motos antes
ser enviados a los talleres, registro que
contenga el estado de las motos, kilometraje,
fecha y hora de revisin, fecha prxima de
revisin.

Riesgo de
prdida de
informacin

Organizar los
expedientes
de los
contratos, que
incumplimiento estn foliados
a la Ley General y archivados
del archivo 594
en forma
del 2000
cronolgica y
que se
incluyan los
informes de los
supervisores

Garantizar que
los expedientes
de los contratos
estn
debidamente
foliados y
archivados en
forma cronolgica
y que se incluyan
los informes de
los supervisores

Pgina 6

02/01/2015

02/01/2015

31/12/2015

31/12/2015

51.86

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

51.86

Auxiliar
Administrativo
Lder Actividad
Servicios
Generales

PLAN MEJORAM RES 5872 07

LUZ ELENA MEJIA CARDONA

Alcaldesa (e)

Pgina 7

SEGUIMIENTO PL MEJ RES 5872 07

INFOR
Informe
Entidad:
Representante Legal:
NIT
Perodo Fiscal que
Cubre
Fecha de subscripcin
Fecha de Evaluacin

Numero
consecutiv
o del
hallazgo

Cdigo
hallazgo

Descripcin
hallazgo (No
mas de 50
palabras)

Causa Del
Hallazgo

Efecto Del
Hallazgo

Accin de
mejoramiento

Objetivo

TOTALES
Para cualquier
Convenciones:
Columnas
de calculoen
automtico
Informacion
suministrada
el informe de la
CGR
Celda con formato fecha: Da Mes Ao
Fila de Totales

Pgina 8

Puntajes base de evaluacin

Puntaje base evaluacin de cu
Puntaje base evaluacin de a
Cumplimiento del plan
Avance del plan de mejoramie

SEGUIMIENTO PL MEJ RES 5872 07

FORMATO No 2
INFORMACIN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contralora General de la Repblica

Denominacin
Unidad de
Descripcin de la Unidad
medida de
de las Metas de medida de
la Meta
la meta

Fecha
iniciacin
Metas

Fecha
Plazo en
terminacin semanas de
Metas
las Metas

Avance
fsico de
ejecucin
de las
metas

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Para cualquier duda o aclaracin puede dirigirse al siguiente correo: joyaga@ contraloriagen.gov.co
Evaluacin del plan de mejoramiento

untajes base de evaluacin

untaje base evaluacin de cumplimiento
untaje base evaluacin de avance
umplimiento del plan
ance del plan de mejoramiento

Pgina 9

SEGUIMIENTO PL MEJ RES 5872 07

Porcentaje
de Avance
Puntaje
Puntaje Logrado
fisico de
Logrado por por las metas
ejecucin
las metas
Vencidas
de las
metas (Poi)
(POMVi)
metas
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%

0
0
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0.00

0
0
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0
0
0
0
0
0
0
0.00

Puntaje
atribuido
metas
vencidas

Area Responsable

SI

NO

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

gov.co
l plan de mejoramiento
PBEC =
PBEA =
CPM = POMMVi/PBEC
AP= POMi/PBEA

Pgina 10

0
0
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