CONTROL DE BIENES

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

IT-DRM-02

05/07/04
Versin 02

 Derechos Reservados 2003

Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V.
Subdireccin General de Administracin
Direccin de Recursos Materiales
Viaducto Miguel Alemn No. 105, .2 piso, Col. Escandn,
Mxico, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00

La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin

expresa de la Subdireccin General de Administracin del Consejo de Promocin Turstica de
Mxico, S.A. de C.V., dndole el crdito correspondiente.

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE

ACTIVO FIJO

CONTENIDO
Nmero

Tema

Pgina

Objetivo

Alcance

Referencias

Polticas

Responsabilidades

Definiciones

Mtodo de Trabajo

7.1

Diagramas de Flujo

7.2

Descripcin de Actividades

8.

Registros

9.

Anexos

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE

ACTIVO FIJO
1. OBJETIVO
Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacn, as
como su distribucin eficiente y racional a las reas solicitantes, procurando un mejor
aprovechamiento de los bienes.
2. ALCANCE
Esta instruccin de Trabajo aplica desde la recepcin de los bienes de consumo y activo fijo,
su registro y su distribucin.
3. REFERENCIAS
3.1

Manual de Organizacin.

3.2

Manual de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin, seccin 7,

Realizacin del Servicio.

3.3

Gua Electrnica de Servicios Administrativos.

4. POLITICAS

Con base a estadsticas de consumo se deber mantener la existencia adecuada de

artculos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las reas para
el desarrollo de sus funciones.

Anualmente se deber, actualizar y difundir el catlogo de artculos de oficina y bienes

de consumo.

Anualmente se deber realizar el levantamiento del padrn inventarial de activo fijo en

oficinas centrales con el propsito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo
al resultado del inventario.

Anualmente se debern actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.

Se dar entrada al almacn a aquellos artculos que cumplan con las especificaciones,
cantidad y fecha de entrega estipulada.

Se deber realizar dos veces al ao el Inventario fsico de existencias de artculos y

materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Direccin de Recursos
Materiales el resultado de los mismos.

No se surtirn artculos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo

comunicar con oportunidad la suspensin del suministro a todas las reas de la
Institucin.

No proceder el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de

entrada de almacn.

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE

ACTIVO FIJO

Todas aquellas entregas de artculos que realicen los proveedores posterior a la fecha
de entrega establecida se debern reportar a el rea de adquisiciones para que se
proceda a la penalizacin correspondiente.

La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deber reportar la

adquisicin de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el
alta correspondiente y elaboracin del resguardo.

La Gerencia de Administracin de Personal deber notificar cualquier movimiento de

personal o cambio en la estructura del CPTM

5. RESPONSABILIDADES
Director de Recursos Materiales
5.1 Aprobar la Aplicacin de esta Instruccin de Trabajo.
5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instruccin de Trabajo.
5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisicin estn apegados a la normatividad
Vigente.
5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las reas solicitantes.
5.5 Promover la atencin ante las instancias que correspondan de las necesidades de
capacitacin que se requieran por el personal a su cargo.
5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instruccin de Trabajo
5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.
5.8 Mantener una adecuada supervisin y control de las actividades objeto de esta
Instruccin de Trabajo.
Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).
5.9 Elaborar esta Instruccin de trabajo y mantenerla actualizada.
5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instruccin de Trabajo.
5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.
5.12 Controlar el padrn inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.
5.13 Controlar la existencia de los materiales y artculos de oficina y bienes de consumo.
5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE

ACTIVO FIJO
6

DEFINICIONES
6.1 Almacn. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institucin.
6.2 Inventario. Procedimiento que se efecta para conocer la existencia de materiales,
artculos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.
6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.
6.4 AA. Asistente Administrativo.

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ACTIVO FIJO

7 METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de
Bienes de Consumo y de Activo Fijo.
7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO
INICIO

Asistente Administrativo
1. Elabora Programa
para Inventarios Fsicos

2.

Elabora etiquetas
de
identificacin
para inventarios

Reporte

Captura en sistema
Informacin
de
Inventarios

Recibe ajustes y
recomendaciones

7.

Instruye
a
Asistente
para
realizar ajustes.

Programa para
Inventario

Etiquetas de
Identificacin de
Inventario y marbetes

3. Lleva a cabo el
levantamiento de
Inventarios

4.

6.

Reporte

FIN

Resguardo de
Activos

Reporte

Director de Recursos
Materiales
5.

Revisa reporte de
evaluacin
de
Inventario

Oficio

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ACTIVO FIJO
7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable

Paso

Actividad

1.

Elabora programa para inventarios fsicos.

1.1

Elabora el programa para el levantamiento de

inventarios fsicos de bienes de consumo y activo
fijo.

1.2

Informa va Lotus Notes y/o circular a todas las

reas de la Institucin los das en que se llevar
a cabo la toma del padrn inventarial de activo
fijo.

1.3

Informa va Lotus Notes y/o circular a todas las

reas de la Institucin los das que el Almacn no
surtir artculos y materiales.

1.4

Realiza por medio del Sistema de Almacn, la

impresin de artculos y materiales.

2.

Elabora etiquetas
inventarios.

de

identificacin

Elabora las etiquetas de

inventario fsico de activo fijo,

2.2

Elabora marbetes de identificacin de artculos y

materiales de oficina contenidos en el almacn.
Lleva a cabo el levantamiento de inventarios

3.1

3.2
3.3

4.

identificacin

Programa de Inventario

Correo Electrnico
y/o Circular

Listado de Materiales

para

2.1

Asistente
3.
Administrativo

de

Etiquetas de
Identificacin de
Inventario
Marbetes

Para el activo fijo

Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario
y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo
y coloca etiqueta de identificacin.
Localiza la ubicacin y el nombre del usuario
responsable del bien.
Para bienes de consumo

Hoja de Control

Efecta el conteo de artculos del almacn y

anota en listado el resultado del conteo por
artculo.
Captura
en
Sistema
Informacin
del
Inventario
Para el activo fijo

Listado de Materiales

4.1

Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza

el resguardo correspondiente.

4.2

Recaba firma en el resguardo y entregar al

usuario un tanto del mismo.

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Documento de Trabajo

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Base de datos
electrnica
Resguardo de Activos
Anexo 1
Base de datos
electrnica

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ACTIVO FIJO

Responsable

Paso

Actividad

Documento de Trabajo

Para bienes de consumo

Director de
Recursos
Materiales

4.3

Captura en el Sistema de Control de Almacn el

resultado del Inventario.

4.4

Turna al Director de Recursos Materiales el

reporte de evaluacin del inventario.

5.

Revisa reporte de evaluacin de inventario.

5.1

Revisa que el reporte de evaluacin del

inventario no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacn
General contra las cifras del Sistema de
Almacn.

5.2

Informa al rgano Interno de Control el resultado

del inventario.

6.

Recibe ajustes y recomendacin

6.1

Recibir ajustes y recomendacin por parte del

rea de auditoria.

7.

Instruye al Asistente para realizar ajustes.

7.1

Solicita al Asistente que realice los ajustes y

emita un nuevo reporte de evaluacin del
inventario.

7.2

Recibe del Asistente un nuevo reporte

7.3

Verifica que no presente diferencia mayor al 10%

del valor total en existencias del Almacn
General contra las cifras del Sistema de
Almacn.

7.4

Emitir un reporte definitivo.

Reporte

Reporte

Reporte

REGISTROS

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE

ACTIVO FIJO

No. de Control

Nombre

Responsable de
Conservarlo

Tiempo de
Conservacin /
Disposicin

FO-DRM-GS-02

Resguardo de Activos

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

S/N

Reporte

ANEXOS

Anexo

Nombre

No. De Control

Resguardo de Activos

FO-DRM-GS-02

10 REGISTROS
No. de Control

Nombre

Responsable de
Conservarlo

Tiempo de
Conservacin /
Disposicin

FO-DRM-GS-02

Resguardo de Activos

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

S/N

Reporte

11 ANEXOS
Anexo

Nombre

No. De Control

Resguardo de Activos

FO-DRM-GS-02

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ACTIVO FIJO

12 REGISTROS
No. de Control

Nombre

Responsable de
Conservarlo

Tiempo de
Conservacin /
Disposicin

FO-DRM-GS-02

Resguardo de Activos

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

S/N

Reporte

13 ANEXOS
Anexo

Nombre

No. De Control

Resguardo de Activos

FO-DRM-GS-02

14 REGISTROS
No. de Control

Nombre

Responsable de
Conservarlo

Tiempo de
Conservacin /
Disposicin

FO-DRM-GS-02

Resguardo de Activos

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

S/N

Reporte

15 ANEXOS
Anexo

Nombre

No. De Control

Resguardo de Activos

FO-DRM-GS-02

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ACTIVO FIJO

16 REGISTROS
No. de Control

Nombre

Responsable de
Conservarlo

Tiempo de
Conservacin /
Disposicin

FO-DRM-GS-02

Resguardo de Activos

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

Encargada de
almacenes e
inventarios

3 Aos/Archivo
muerto

S/N

Reporte

17 ANEXOS
Anexo

Nombre

No. De Control

Resguardo de Activos

FO-DRM-GS-02

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