ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS

El Consejo de Administracin
Ha estado muy relacionado generalmente con las grandes empresas, sin embargo
no es patrimonio exclusivo de las mismas. La creacin de un consejo puede ser,
incluso, de mayor valor en las pequeas y medianas empresas (la mayor parte de
las que componen nuestra realidad empresarial) al tratarse de estructuras
organizativas ms sencillas y flexibles que facilitaran la puesta en prctica de las
decisiones del Consejo.
El Consejo de Administracin permite en una Empresa, separar las actividades
diarias de la autntica gestin de la empresa, facilitando por tanto la discusin y
anlisis de los temas clave en una mesa independiente y distinta, y rompiendo con
inercias, compromisos familiares, etc.
Estos efectos pueden ser notablemente mejores en el caso de que participen en el
Consejo, profesionales directivos-consultores independientes y ajenos a la
empresa. A continuacin se explica cul es la estructura del Consejo de
Administracin de una empresa teniendo en cuenta que en trminos generales los
Consejos de Administracin cuentan con un Presidente, varios Consejeros y un
Secretario.
El Presidente del Consejo de Administracin
El presidente del Consejo ser el responsable de convocar y elaborar el orden del
da, as como de presidir y coordinar las reuniones. Asimismo es el responsable
del correcto funcionamiento del Consejo y de la organizacin de las evaluaciones
anuales. Sobre la base de los Principios de Buen Gobierno Corporativo el puesto
de presidente no debiera ser ejecutivo para, de esta forma, separarse de la figura
del Director General (mximo responsable de la gestin).
Consejeros Ejecutivos del Consejo de Administracin
Son miembros del equipo directivo de la compaa, que ocupan un puesto en el
Consejo de Administracin. Podran tener doble condicin de ejecutivo-accionista
aunque no resulta necesaria.
Consejeros Dominicales del Consejo de Administracin
Consejeros que representan a un porcentaje de las acciones de la compaa. Son
personas ajenas a la gestin diaria de la compaa (consultores externos) pero
cuentan con una vinculacin directa con la misma. En empresas familiares
normalmente representan a aquellas ramas familiares que no se encuentran
directamente relacionados con la gestin. Asimismo, en ocasiones podra ocurrir

que los accionistas deleguen en un profesional externo la representacin de su

participacin.
Consejeros Independientes del Consejo de Administracin
Son veladores externos de la correcta gestin, sin vinculacin alguna con la
compaa ni sus accionistas. Se trata de consejeros profesionales que aportan
una visin externa e independiente con el objetivo de generar valor para los
accionistas.
Secretario del Consejo de Administracin
El secretario del consejo tiene como objetivo garantizar la correccin de los
procedimientos y el cumplimiento de la normativa establecida. Es conveniente que
la funcin de secretario sea desarrollada por un abogado o experto en temas
jurdicos. En este caso, al igual que en el de los consejeros independientes, es
positivo que cuente con experiencia en el desarrollo de su funcin en otros
consejos.

Tradicionalmente, se llama secretario o secretaria a la persona encargada de

supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requera confidencialidad, de
personas de cierto poder, como monarcas, papas, etc. Por otra parte,
dependiendo del tipo de organizacin para la cual trabajan, pueden o no compartir
las tareas del auxiliar administrativo, una profesin orientada a realizar actividades
bsicas de oficina.

Sus funciones principales estn relacionadas con el trabajo de oficina, como

pueden ser:

Recepcin de documentos.
Atender llamadas telefnicas.
Atender visitas.
Archivo de documentos.
Clculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Estar al da de la tramitacin de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de
reuniones.

Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones

Pblicas con los que est ms relacionada la seccin de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los
programas informticos que conllevan.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado(a) es como

gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que ste no deba
preocuparse ms que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la
compaa.

Comisiones del Consejo de Administracin

Consejos de Administracin de compaas medianas-grandes, es recomendable la
creacin de comisiones especiales que se responsabilicen de desarrollar
Cuestiones concretas.
Comisin de Nombramientos.
Funciones del consejo

Elaborar planes y proyectos para el desarrollo de las actividades

econmicas y sociales de la Cooperativa.

Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio econmico para

el cual ha sido elegido.

Reglamentar de acuerdo con los Estatutos:

Las sesiones del Consejo.

Los servicios de la Cooperativa.

Las ventas a crdito.

La inversin de fondos.

Las medidas de seguridad para los trabajadores socios o no socios.

La transferencia de certificados de aportacin sino lo establecen los

Estatutos.

La fiscalizacin econmica por parte de los socios.

Gerente:
El trmino gerente denomina a quien est a cargo de la direccin o coordinacin
de una organizacin, institucin o empresa, o bien de una parte de ella, como un
departamento o un grupo de trabajo. Existe, por ejemplo, el gerente general,
el gerente de finanzas, el gerente de personal, el gerente de seccin, el gerente de
turno, gerente de proyecto y otros.

Otra definicin de gerente afirma que es la persona que coordinada y supervisa el

trabajo de otras de tal forma que cumplan con los objetivos de la organizacin. Los
empleados no administrativos trabajan directamente en una labor o tarea y no
tienen a alguien que les reporte. Las organizaciones o empresas estructuradas
suelen tener gerentes de primera lnea, gerentes de nivel medio y gerentes de
nivel alto. En otras organizaciones de configuraciones ms generales, los gerentes
pueden no ser identificables fcilmente, aunque alguien debe desempear esa
funcin.
Rol
El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible todos
los recursos a su disposicin a fin de obtener el mximo posible de beneficio de
los mismos. En otras palabras, maximizar la utilidad productiva de la organizacin
o seccin.

En la prctica moderna, el gerente es generalmente un empleado, remunerado en

parte por un salario y, en ocasiones, en parte a travs ya sea de bonos de
produccin o del otorgamiento de acciones de la organizacin para la cual trabaja.

Tesorero:
Tesorero es la denominacin histrica del oficio de corte o funcionario encargado
de la custodia y administracin del Tesoro de reyes y emperadores; tuviera o no
vinculada la recaudacin de impuestos. En la organizacin tradicional de la iglesia,
"tesorero" era el cannigo cuyo cometido era la custodia de las reliquias y dems
objetos valiosos. Por extensin, tambin se denomina "tesorero" al cargo
corporativo que, en cualquier institucin que maneje fondos (como una empresa o
una asociacin de cualquier tipo), tiene como funcin de gestionar y dirigir los
asuntos relacionados con los movimientos econmicos o flujos monetarios.

Contador:
Un contador es un profesional encargado de registrar los diversos estados
econmicos de una empresa. Esta actividad implica tomar nota de la adquisicin
de derechos, obligaciones, bienes, etc.
Funciones.
Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto
de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numrico de la
contabilizacin de cada una de las operaciones, as como la actualizacin
de los soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre
las distintas partidas que constituyen el movimiento contable y que dan
lugar a los balances y dems reportes financieros.

Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan

correctamente los datos fiscales de la empresa que cumplan con las
formalidades requeridas.

Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a travs del sistema

computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por
pagar.

Revisar el clculo de las planillas de retencin de Impuesto sobre la

renta del personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en
caso de no cumplir con las disposiciones.

Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante

el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaracin
de IVA.

Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la

informacin siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado,
a objeto de obtener los estados financieros.

Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa.

Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable,

administrativo y fiscal, formuladas por el Contralor Interno, Asesor fiscal /
financiero.

Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es

el software utilizado por la organizacin para dicha actividad.

Elaboracin de cheques para el recurso humano de la empresa,

proveedores y servicios.

Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios).

Control y ejecucin de solvencias de Seguro Obligatorio.