1

1. OBJETIVOS

1.1.

OBJETIVO GENERAL

Entender y aplicar todos y cada uno de los conceptos relacionados con la organizacin de
eventos, desde los aspectos generales, pasando por la planeacin detallada del evento,
dirigido por el mercado de inters y finalizando por la parte financiera y administrativa,
completando as un evento acadmico y social.

1.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir qu tipo de evento se realizara y el nombre que representara al mismo.

Establecer las caractersticas del mercado objetivo al cual estar dirigido el evento y
todos aquellos conceptos que lo componen.
Integrar el enfoque del evento con los aspectos administrativos (planear, dirigir,
controlar y evaluar) y los aspectos financieros que sustentan el evento.

2. DEFINICIN DEL EVENTO

2.1.

TIPO DE EVENTO
Se realizara en denominacin a tipo de evento, una feria, pues cumple con las
caractersticas relacionadas con el objetivo y justificacin del evento. Una feria se lleva
acabo con fines econmicos, sociales y/o culturales, enfocado a un tema o propsito.

2.2.

NOMBRE DEL EVENTO

2.3.

I Feria de Orientacin Profesional

JUSTIFICACIN

La decisin vocacional es el primer paso para consolidar y fundamentar un proyecto de

vida. Este debe ser capaz de suplir con las necesidades y aspiraciones de cada individuo,
para as lograr los objetivos visualizados por este.

Para culminar la trayectoria escolar es necesario tener una finalizacin ptima en cuanto
a la eleccin de carrera profesional; para esto es indispensable el abastecimiento de
informacin real sobre las caractersticas, enfoques y campos de trabajo, apoyados de
testimonios ejemplares. Lo anterior, demuestra que es ineludible complementar el proceso
de eleccin por medio de vivencias que contribuirn al fortalecimiento de la capacidad de
decisin.

La implementacin de La I Feria de Orientacin Profesional ser el inicio de una

exposicin masiva, basada en fuentes externas, en diagnsticos previos y posteriores y en
procesos que evidencien la transicin del estudiante. As se podr realizar un estudio a

3
travs de los resultados obtenidos, mediante encuestas, que permitir analizar el aporte
positivo o negativo en la poblacin escogida.

2.4.

PRODUCTO O SERVICIO A OFRECER

Abastecimiento de informacin real sobre las caractersticas, enfoques y campos de

trabajo de las carreras de inters.

Opciones acadmicas en instituciones de cualquier parte del mundial, segn el inters

personal.
Paquete fsico que incluir, CDs con charlas, material didctico y folletos sobre la

feria y sus participantes.

Se establecern con las instituciones participantes, beneficios econmicos para los
asistentes (estudiantes) de la feria.

2.5.

CIUDAD, LUGAR Y ESCENARIO DEL EVENTO

La Primera Feria de Orientacin Profesional, se llevara a cabo en la ciudad de Bogot,
como centro y foco del pas. Teniendo en cuenta el objetivo y propsito de este gran
proyecto, el lugar donde se realizara la feria ser Corferias.

3. PLANEACIN ESTRATGICA DEL EVENTO

3.1.

MISIN
Ser un evento dedicado a brindar servicio integral a nuestros asistentes en sus necesidades
para este evento, I Feria de Orientacin Profesional. Que ofrece todos los productos y
servicios necesarios para la realizacin exitosa de cualquier evento social y empresarial.
Con la calidez de un equipo humano altamente capacitado y la calidad en todos sus
productos, convertimos cada momento importante de la vida de las personas, en un
momento

realmente

inolvidable.

Nuestros esfuerzos se enfocaran en comunicar eficazmente el mensaje del evento,

transmitir una imagen positiva y ganar en reputacin, lograr impactar en los sentidos de
las personas y contribuir plenamente en la bsqueda de los resultados esperados por
nuestros clientes.

3.2.

VISIN
Ser lder en el mercado de eventos relacionados con la orientacin profesional,
reconocidos por el profesionalismo, honestidad, vocacin de servicio y compromiso con
los objetivos de los clientes. Completar el servicio con un excelente personal, capacitado

5
y experimentado, sabiendo que el trabajo en equipo traer mejores resultados en todas las
reas del evento. Seremos ese acompaante de ideas y proyectos de las personas y
empresas, pues es nuestra responsabilidad y obligacin. Nuestra meta es llevar a cabo
eventos que logren expresar sentimientos, sueos, y que marquen momentos nicos e
inolvidables. Dedicando nuestras fuerzas para que en 2 aos se cumpla lo ya mencionado.

3.3.

VALORES

Honestidad: la sinceridad como pilar del trabajo y del servicio prestado, reconociendo
las faltas y falencias, y dispuestos a corregir los errores. Mostrar la transparencia en las

acciones y pensamientos.
Compromiso: orientar al mximo el esfuerzo de la realizacin de las actividades,

apostando todas las capacidades para sacar adelante toda la confianza que se ha puesto.
Integracin: es la unificacin de todos los participantes y contribuyentes para llegar a
cumplir con los objetivos y propsitos, adems de adaptarse a los cambios y dar
resultados aptos.
Respeto: Reconocer y aceptar las diferencias propuestas de pensamiento de todos los

integrantes internos y externos. Acatar de manera correcta las normas y reglas de

trabajo.

3.4.

OBJETIVOS ESTRATGICOS

Articular la produccin, divulgacin, acceso, uso y aprovechamiento de la

informacin.

Maximizar los beneficios econmicos, sociales y ambientales derivados del uso de la

informacin geogrfica, a partir del conocimiento e intercambio de las experiencias y
tecnologas.

Asegurar la calidad de la informacin y su disponibilidad oportuna para fortalecer el

proceso de toma de decisiones.

Contar con informacin actualizada, oportuna y con amplio cubrimiento del tema de
inters.

Ampliar el nivel de conocimiento y accesibilidad de los miembros participantes y

colaboradores sobre la informacin y planeacin.

Estimular la cooperacin, investigacin, complementacin y el intercambio de

experiencias en reas de conocimiento relacionadas en el mbito profesional y
acadmico, con el fin de ampliar el nivel de conocimiento, enriquecer el trabajo
conjunto y accesibilidad de la informacin.

3.5.

ESTRATEGIA GENERAL
Crear, innovar y utilizar diferentes herramientas de expansin y divulgacin de
informacin como los medios impresos; revistas de inters para el mercado objetivo,
folletos distribuidos en el punto de venta, mediante correo o buzn, vallas publicitarias
con mensajes impactantes y de alta recordacin. Igualmente se utilizaran los medios
electrnicos como la televisin, con pautas impactantes que generen curiosidad y
expectativa. La radio ser otro medio utilizado en las franjas de mayor audiencia por el
mercado objetivo, maana y tarde. Finalmente la internet ser uno de los medios ms
importantes, debido a la cercana y al masivo acceso que el mercado objetivo tiene, esto a
travs de las redes sociales, el portal web del evento y publicidad relacionada con el

7
evento, ubicada en los portales web de las principales y ms importantes universidades.
Todo esto ayudado por la capacidad humana de comunicar experiencias y datos. La
capacidad administrativa (Controlar, Planear, Dirigir y Evaluar) de la informacin y los
procesos, es fundamental para el desarrollo general de este gran proyecto, I Feria de
Orientacin Profesional a nivel global.
3.6.

POLTICAS GENERALES

Cumplimiento de la misin y de los propsitos sustantivos del evento en general.

Trabajar acorde con los valores propuestos por la organizacin del evento.
Estar dirigidos por la excelencia educativa y acadmica.
Unir esfuerzos para el bien comn y la integracin de la comunidad de asistentes,

proveedores, patrocinadores y organizadores.

Mantener en alto la imagen del evento.
El evento debe estar sustentado en una planeacin que incluye un plan de trabajo,

presupuesto y cronograma de actividades para la ptima realizacin de la actividad.

Su realizacin debe tener en cuenta el pblico objetivo, el nmero de asistentes, la

intencionalidad, el presupuesto y la capacidad de la sede.

Los expositores debern cumplir con los requisitos de aprobacin y estar capacitados
para la fecha asignada del evento, comprobado por su perfil y un discurso previo.

4. INVESTIGACIN DE MERCADO DEL EVENTO

4.1.

ANLISIS D.O.F.A.
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
Reconocemos que como organizadores El inicio de nuevas alianzas, entre

de primera vez, los errores traern

empresas

consecuencias a corto, mediano y largo

acadmicas y desarrollo internacional

plazo.
El posicionamiento de otros eventos

del evento.
Encontrar ayuda econmica completa e

relacionados,

intermedia

traer

consecuencias

aportantes,

para

los

instituciones

asistentes

negativas.
El cobro de una boleta limitara a

interesados.
Expansin de los factores: escenario de

algunos asistentes.

exposicin y adquisicin de nuevos

expositores.

FORTALEZAS
AMENAZAS

Ser lderes en el desarrollo de eventos La inversin realizada para el evento,

de orientacin profesional.

pretende

retribucin

cuantitativa y cualitativa, y el nmero de

expositores motiva, incentiva y gua a los

asistentes es fundamental para esto. Pues

interesados.

las prdidas monetarias no hacen parte

formacin

profesional

de

Proporcionando

bases

La idea innovadora le da un plus a todo

el desarrollo del evento.

4.2.

una

los

La

slidas para la toma de decisiones.

generar

de la finalidad del mismo.

Tener que depender del tiempo y del
espacio, traer complicaciones en el
desarrollo.

SEGMENTACIN DE MERCADO DEL EVENTO

4.2.1. Demogrfica
Hombres y mujeres, Adolecentes-Adultos entre los 16 y 18 aos de edad, estudiantes
de los grados 10 y 11, solteros; no poseen uniones permanentes ni formales, de
niveles socio econmicos, medio (Estrato 4) con ingresos que les permiten vivir con
ciertas comodidades, y medio alto (Estrato 5) con un alto nivel de vida e ingresos
ligeramente altos.
Sexo
Edad
Estado civil

Masculino y femenino
Entre los 16 y 18
Soltero

9
Nivel de instruccin
Nivel Socio econmico
4.2.2.

Secundaria en proceso
Estrato 4 y 5

Geogrfica

La unidad geogrfica se encuentra ubicada en la ciudad de Bogot, clasificada como

una poblacin urbana. El clima de la ciudad es en su mayora de tiempo es frio;
nublado o lluvioso, con escasas temporadas soleadas.
Unidad geogrfica
Condiciones geogrficas
Tipo de poblacin

4.2.3.

Mercado local (Bogot)

Frio; lluvioso y nublado
Poblacin urbana

Psicografica

Debido a que los jvenes estn en la transicin de adolecentes a adultos, los grupos
de referencia son muy importantes, ya que a partir de estos, la decisin de compra de
algn producto o servicio puede estar influenciada. Entre estos grupos se encuentran:
la familia, amigos natales, compaeros escolares, amigos cercanos y los grupos
deportivos. Otro factor influyente en la decisin de compra es la cultura, que integra
elementos como los valores, el nivel de comunicacin, normas y el entorno donde se
desenvuelve el joven. Los motivos de compra de un producto o servicio se sustentan
en cierto grado en una pirmide de necesidades, que busca llenar aspectos como la
autorrealizacin, estima, pertenencia y seguridad.

10
Grupo de referencia

Familia, compaeros escolares,

Clase social
Cultura
Motivos de compra

y amigos cercanos.
Medio alto
Media
Autorrealizacin,

estima,

pertenencia, y seguridad.
4.3.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN DE MERCADO

4.3.1. Objetivo general

Poder aplicar estrategias diferenciadas para cada segmento de mercado, logrando de

este modo una mayor satisfaccin de los diferentes consumidores de cada segmento
de mercado.

4.3.2. Objetivos especficos

Satisfacer de forma efectiva las necesidades y deseos de los consumidores.

Dirigir todos los esfuerzos de la organizacin a la satisfaccin de consumidores

segmentados.

Identificar grupos de consumidores con necesidades similares, para as poder

analizar su comportamiento dentro del mercado.

Brindar a la organizacin, informacin especfica sobre las caractersticas y

deseos, de los segmentos de inters para la organizacin.

11

4.4.

ENCUESTA

ENCUESTA ORIENTACION PROFESIONAL

Nombre y Apellido:
Curso:
1. Ha tenido dificultades, en el momento de elegir una carrera profesional?
Si____ No____
2. Se siente seguro para tomar una decisin solida acerca de su carrera profesional?
Si____ No____
3. En cuanto a su futuro vocacional universitario, est decidido por un rea de estudio
o campo profesional, pero an no ha resuelto que carrera profesional estudiar?
Si____ No____
4. Ha recibido algn tipo de orientacin profesional, que lo ayuden a escoger una
carrera?
Si____ No____
5.

Considera que las vivencias y experiencias de otros, en el campo profesional pueden

influenciar positivamente, al momento de escoger una carrera?

12
Si____ No____

4.5.

ANLISIS Y RESULTADOS

El desarrollo de esta encuesta permite ver como la necesidad que los jvenes tienen de ser
orientados de forma correcta, al momento de decidir qu carrera deben escoger como
proyecto de vida. Es posible ver que dar solucin a tan importante necesidad, que se
manifiesta en los futuros estudiantes universitarios colombianos, es una oportunidad para
satisfacerla. Los niveles de desercin estudiantil en las universidades colombianas, son
altsimos, las estadsticas son alarmantes, y uno de los principales factores, es la falta de
conocimiento que los estudiantes en los grados 10 y 11 tienen acerca del mbito
acadmico, profesional y laboral, como opcin.
Sobre un minucioso estudio de mercado, que va desde la segmentacin de mercado hasta
la elaboracin, tabulacin y anlisis de encuestas, es donde nace la idea de proporcionar
un espacio para los jvenes, donde puedan ser aclaradas sus inquietudes y despejadas las
dudas que puedan tener al momento no solo de escoger una universidad si no una carrera
profesional.

Las encuestas se aplicaron a 10 estudiantes entre los grados 10 y 11de manera aleatoria
de diferentes centros educativos.

13

2. Se siente seguro para tomar una decisin solida acerca de su carrera profesional?
Si No

20%

80%

El 20% de los encuestados respondieron que se sienten seguros para escoger una carrera
profesional y el 80% restante no se siente seguro de escoger una carrera profesional.
Esto nos muestra que ms de la mitad de los encuestados no tiene claro su decisin acerca
de la carrera profesional que quieren estudiar.

3. En cuanto a su futuro vocacional universitario, est decidido por un rea de estudio o campo profesional, pero an no ha resuelto que carrera profesional estudiar?
Si No

50%

50%

14

El 50% de los estudiantes encuestados est decidido por un rea o campo profesional
pero an no ha resuelto que carrera profesional estudiar. Estos resultados nos dan un
panorama en el que los estudiantes tienen definido en cierto modo el campo profesional
en el que se quieren desempear, pero an no tienen clara la carrera especfica que
quieren estudiar.

4. Ha recibido algn tipo de orientacin profesional, que lo ayuden a escoger una carrera?
Si No

50%

50%

El 50% de los encuestados han recibido algn tipo de orientacin profesional pero el otro
50% no ha recibido ningn tipo de orientacin profesional. Lo que esto nos indica es que
no ha sido efectiva la orientacin que el 50% de encuestados ha recibido, ya que estos
mismos han respondido en anteriormente que no tienen clara la carrera que quieren
estudiar, ni se sienten seguros para tomar una decisin en cuanto a su carrera profesional.

15

5. Considera que las vivencias y experiencias de otros, en el campo profesional pueden influenciar positivamente, al momento de escoger una carrera?
Si No

100%

El 100% de los encuestados considera que las vivencias y experiencias de otros, en el

campo profesional pueden influenciar positivamente al momento de tomar una decisin
con respecto a la carrera que deben estudiar.

4.6.

COMPETENCIA DIRECTA (PRODUCTO, PRECIO, PUNTO DE VENTA Y

DISTRIBUCIN, PROMOCIN, PUBLICIDAD Y RELACIONES PBLICAS)

En la actualidad este es un tema que est siendo de gran inters para instituciones y
empresas, sin embargo, no se ha realizado una gran feria donde los participantes no solo
tenga contacto con los programas y pensums, sino tambin con aquellas vivencias de
expertos del tema profesional y laboral. Aunque dentro del mercado se ha desarrollado
ferias universitarias, estas no suplen las necesidades del mercado, ya que estas solo
brindan informar sobre procesos de aplicacin, oferta acadmica entre otros.
Caracterizando a la I Feria de Orientacin Profesional como evento innovador, masivo y

16
capaz de llenar expectativas y suplir necesidades. Sin embargo hay algunos eventos que
podran considerarse como competencia indirecta, entre esos encontramos expo

estudiantes y eduexpos.
EXPO ESTUDIANTES
Producto: esta feria busca convocar a estudiantes de bachillerato de los grados 10 y 11
interesados en las opciones educativas y de financiacin que se les ofrecer despus del
ICFES. La feria rene; -universidades, instituciones tecnolgicas y tcnicas de Educacin
Superior, entidades de Educacin para el Trabajo y el Desarrollo Humano, escuelas de
idiomas, entidades financieras, editoriales, consultoras acadmicas, organismos pblicos
y dems empresas privadas relacionadas con la Educacin Superior y la juventud- que en
sus respectivos stands promovern sus programas, servicios y productos ante el pblico.
Precio: la feria no tiene un precio, el pblico en general tiene acceso a esta con un previo
registro o registro inmediato en el lugar del evento.
Promocin y publicidad: el evento tiene dos segmentos definidos, colegios y otros
interesados. Para los colegios la empresa enva una invitacin con mucha anticipacin
para que este pueda escoger el da y hora ms conveniente. De igual forma los estudiantes
reciben brazaletes de color segn su grado, lo cual facilita el trabajo de promocin de los
asesores en los stands. Para el pblico en general y otros interesados, manejan
comunicacin directa con el Target de cada evento, tambin tienen alianzas con medios
patrocinadores en radio, TV, y diarios que son algunos de los aliados con los cuales
colaboramos para extender la promocin a pblico general. Adicionalmente, en cada
ciudad, se reparten afiches e invitaciones destinados al pblico general.
Distribucin: el evento se realiza en el recinto ferial, corferias, pabelln 8, con el fin de
prestar un excelente servicio tanto a los interesados como a los expositores, siendo este un

17
lugar con las ptimas condiciones para realizar un evento de tal magnitud. Para la
comodidad de los interesados, el evento se realiza durante cuatros dias en el segundo
semestre del ao.

EDUEXPOS
Producto: feria de intercambio estudiantil y cultural donde los interesados podrn
conversar con directores y representantes de las principales instituciones educativas del
mundo y con las mejores agencias de intercambio del pas, todo en un solo lugar.
Precio: la feria no tiene ningn costo, el pblico en general puede acceder a ella, con un
previo registro a travs del portal web del evento.
Promocin y publicidad: el nico medio de difusin y promocin del evento es a travs
de internet; redes sociales y el portal web del evento. El target del evento son estudiantes
de colegio de los grados 10 y 11, estudiantes universitarios y profesionales interesados en
programas de educacin continuada o de postgrado.
Distribucin: el evento se realiza en el hotel Hilton, durante un fin de semana completo,
debido a la poca demanda del evento, este se realiza en un pabelln pequeo.

FERIA EDUCATIVA, LATINO AUSTRALIA EDUCATION

Producto: Latino Australia Education es una organizacin encargada de representar a las

mejores instituciones educativas de Australia. Contamos con 15 aos de experiencia,
durante los cuales nos hemos destacado por brindar de manera gratuita la mejor asesora
personalizada a personas interesadas en realizar estudios en Australia. Entre sus servicios
ofrecen Informacin sobre las instituciones educativas ms reconocidas de Australia.

18
Evaluacin de costos de estudios, opciones de alojamiento, coste de vida, becas y
promociones.
Consejera personalizada durante todo el proceso de aplicacin a la institucin. Trmites
de visa de estudiante y certificacin de documentos. Reserva y venta de tiquetes areos.
Precio: el ingreso a este evento es gratuito y el registro se debe llevar a cabo en internet
en www.feria.latinoaustralia.com
Promocin y publicidad: el evento utiliza la red social facebook, como nico medio de
difusin y promocin del evento. A travs de un perfil en facebook del evento, se realizan
publicaciones, invitando a la gente de manera atractiva a registrarse en el portal web,
gratuitamente en el evento. Desde el momento en que se realiza la inscripcin al evento,
el asistente, recibir informacin sobre los invitados e instituciones que estarn en el
evento.
Distribucin: el evento se realiza en el centro de eventos el cubo de Colsubsido, en donde
en diferentes salones dispuestos para el evento se realizaran durante el evento diferentes
conferencias. Para las personas interesadas que no pudieron realizar la inscripcin
electrnica, se abrir un espacio el da del evento, para que puedan ingresar, haciendo el
respectivo registro con los encargados en las mesas de registro.
La I Feria de Orientacin Profesional, se diferencia de estos eventos,

por sus

caractersticas, ya que estos dos eventos estn enfocados en brindar informacin sobre
programas universitarios, procesos de financiamiento, asesora en estudios en el exterior,
entre otros. La Feria de Orientacin Profesional, como su nombre lo indica busca orientar

19
mediante la vivencia de profesionales de distintas reas, sectores laborales, y experiencias
acadmicas a los futuros estudiantes universitarios. Para ello se van a realizar durante
todo el evento conferencias que permitan a los estudiantes e interesados, interactuar con
los profesionales y aclarar sus dudas en base a las vivencias y experiencias de los
profesionales.

5. PLANEACIN DE MERCADO DEL EVENTO

5.1.

LOGO DEL EVENTO

5.2.

PROCEDIMIENTO

ESTRATEGIAS

PARA

PUBLICIDAD,

PROMOCIN Y VENTA

Estrategias:
Llegar a todos y cada uno de los estudiantes, segn el segmento ya escogido, por

medio de afiches en las instituciones.

Invasin de redes sociales (facebook, twitter, youtube, instagram) nicamente con
informacin general del evento.

20

En cada una de las etapas del procedimiento ser ira dando a conocer los beneficios
tangibles e intangibles del evento, todo por medio de las ofertas y promociones que se
les dar a los estudiantes inscritos al evento.
Como por ejemplo: Inscrbete en nuestro evento, obtn informacin detallada de tu
carrera de inters y adquiere gratuitamente la inscripcin a tu universidad de

preferencia
La estrategia de venta se enfoca en las nuevas redes de la comunicacin, como lo es el
internet, sin dejar a un lado la tradicionalidad, pues captar masas es el inters. Segn lo
anterior, la venta de boletas se realizara en tres espacios: Pagina web del evento
(inscripcin obligatoria), compra de boletas por medio de Que buena compra
Grupon y Cuponidad (inscripcin obligatoria) y por ltimo, a la entrada del evento
las taquillas estarn disponibles para todo publico interesado.

Procedimientos:
El patrocinio es una de las estrategias de mayor importancia, pues con la ayuda de esto,
los procedimientos sern ms eficaces y eficientes, tanto para los participantes como para
los organizadores.
Inscripcin al evento
Compra de boleta
Asistencia al evento
Es posible ver que entre ms reducido sea el procedimiento para los participantes, mayor
captacin de pblico ser el resultado.

5.3.

PRECIOS DE PARTICIPACIN
Se establecer una tarifa nica ya que el objetivo del evento, ms que lucrativo y de
inters econmico, es de fin masivo y acadmico. Gracias a la participacin de

21
proveedores y patrocinadores la inversin en servicio, investigadores y expositores ser
de mayor calidad.
Tarifa nica (boleta evento) $ 12.000, que incluye: entrada al evento, material de
participacin (mochila, agenda de apuntes, esfero y folletos publicitarios del evento) y
refrigerio.
5.4.

PORTAFOLIO DE SERVICIO Y COMIDAS

Preregistro en lnea*
Los interesados pueden realizar su inscripcin por internet para obtener, previo estudio,
confirmacin y autorizacin para el ingreso al evento. Con este preregistro el interesado
debe pagar el valor total de la boleta, y el da del evento tendr acceso preferencial, sin
necesidad de hacer la fila estndar.
Informacin ferial para los visitantes*
Los visitantes pueden obtener informacin sobre los expositores de su inters y servicios
ofrecidos mediante medios como internet, kioscos interactivos y puntos de informacin,
con el fin de ubicarlos en una forma ms gil. De igual forma el evento cuenta con una
aplicacin para dispositivos mviles android, apple, y blackberry. All se encontrara toda
la informacin con respecto al evento; expositores, horarios, tarifas, fecha, lugar, noticias,
entre otros.
Registro para asistentes*

22
El asistente puede obtener una escarapela que le servir para ingresar durante todo el da
al evento, debe inscribir sus datos en el registro para que los organizadores lo puedan
contactar durante y en una etapa posterior al evento.
Alojamiento **
La empresa ha establecido alianzas con los hoteles ms importantes de la ciudad, en tal
sentido puede contactarnos y solicitar informacin sobre los diferentes paquetes que le
podemos brindar y el respectivo costo. Estratgicamente realizamos alianzas con hoteles
ubicados en diferentes zonas de la ciudad de fcil acceso al evento, para asistentes y
expositores. Hoteles cercanos a la zona del evento: Crowne Plaza Tequendama, Bogot
Marriot, Hotel Sheraton, Hotel Capital. Hoteles recomendados: Hotel Estelar la Fontana,
Hotel Estelar Parque de la 93, Hotel Estelar de la Feria.
Alimentacin*
La boleta de entrada al evento incluye el refrigerio de la maana; sanduche de pollo con
lechuga, tomate y mayonesa, paquete de papas chip, chocolatina y una lata de gaseosa.
Igualmente durante todo el da estarn dispuestos en diferentes puntos del lugar
estaciones de caf. El evento cuenta con un selecto grupo de restaurantes y puntos de
comida que a su vez patrocinan el evento, ofreciendo una amplia variedad de platos.
Dentro de la oferta de restaurantes encontramos, hamburguesas El Corral, Dominos
Pizza, La Plaza de Andrs, Carbn de Palo, Mister Lee cocina oriental, Oma cafetera,
Sndwich cubano, entre otros.
Paquete fsico*

23
Cada asistente recibir un paquete fsico que incluir, cds con charlas, agenda y esfero
del evento, informacin sobre los expositores, horarios de las conferencias, mapa del
lugar entre otros.
NOTA
*Estos servicios estn incluidos en el valor final de la boleta.
**Presentando la boleta o el recibo obtienen un 10% de descuento en los hoteles con
convenio.

6. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

El Gimnasio Vermont esta interesado en asistir al evento con 40 personas, a partir de esto se
realiza los siguientes formatos.

6.1.

COMANDA ALIMENTOS Y BEBIDAS

COMANDA ALIMENTOS Y BEBIDAS

24
FECHA
12/NOVIEMBRE/2013
CANTIDAD
40
40
40
40

NUMERO DE COMANDA 001592

DESCRIPCIN
Snduche de pollo
Gaseosa en lata
Chocolatina
Paquete papa chip

15
15
15
15

ADICIONALES
Snduche de pollo
Gaseosa en lata
Chocolatina
Paquete papa chip

6.2.REQUISICIN, SUMINISTROS Y EQUIPOS

REQUISICIN SUMINISTROS Y EQUIPOS
SECCIN Medio tecnolgicos
FECHA 12/NOVIEMBRE/2013
NUMERO 1520
CANTIDAD
UNIDA
DESCRIPCIN
D
PEDIDA
DESPACHADA
Computador
10
10
10
Conexiones elctricas
40
40
Bombillos
40
40
Videovim
5
5

V.B ALMACENISTA:
ELABORADO POR: Carlos Angarita

RECIBI CONFORME:

6.3.REQUISICIN ALIMENTOS Y BEBIDAS

REQUISICIN ALIMENTOS Y BEBIDAS
SECCIN Panadera y Pastelera
FECHA 12/NOVIEMBRE/2013
NUMERO 2030

35
37
5

25
DESCRIPCIN

UNIDAD

PECHUGA
POLLO
PAN ARABE
LECHUGA
TOMATE
MAYONESA

PEDIDA

CANTIDAD
DESPACHADA

PRECIO
UNITARIO

TOTAL

$8.800

$35.200

55
3
4Lb
1

55
3
4Lb

55
3
4Lb

$300
$3.000
$1.500
$5.000

$16.500
$9.000
$6.000
$5.000

V.B ALMACENISTA:
ELABORADO POR: Carlos Angarita

6.4.

RECIBI CONFORME:

FACTURA PARA UN GRUPO

FACTURA GIMNASIO VERMONT

FECHA 12/NOVIEMBRE/2013
NUMERO DE FACTURA 11008
CANTIDAD
DESCRIPCIN
VALOR UNID
VALOR TOTAL
40
Snduche de pollo
$4.500
$180.000
40
Gaseosa en lata
$1.200
$48.000
40
Chocolatina
$400
$16.000
40
Paquete papa chip
$1.000
$40.000

15
15
15
15

ADICIONALES
Snduche de pollo
Gaseosa en lata
Chocolatina
Paquete papa chip

40

Boletas
SUBTOTAL SIN
APLICAR IVA
SUBTOTAL QUE SE
APLICA EL IVA
% IVA
PROPINA
VOLUNTARIA
TOTAL A PAGAR

6.5.

$4.500
$1.200
$400
$1.000
$7.100
$5.800

$232.000

$5.800

$232.000

$14.200
$1.136

$390.500
$31.240

$21.136

$653.740

LISTA DE CHEQUEO
CHECK LIST REFRIGERIO
ARTICULOS
SI

NO

$67.500
$18.000
$6.000
$15.000

26
SERVILLETAS
SNDWICH
GASEOSAS
MESA
BANDEJAS
CHECK LIST STANS
ARTICULOS
BOMBILLO
INTERNET
CONEXIN ELECTRICA

SI

NO

CONEXIN INTERNET
MESA
CHECK LIST DISTINTIVOS DEL EVENTO
ARTICULOS
SI
NO
CAMISETA DEL EVENTO
BOTON DEL EVENTO
STAN PUNTO DE INFORMACIN
SEALIZACIN
MAPA DEL SITIO
CHECK LIST SALONES EXPOSITORES
ARTICULOS
SI
NO
COMPUTADOR
VIDEO VIM
SILLAS
MARCADOR
TABLERO
CHECK LIST MATERIAL INFORMATIVO
ARTICULOS
SI
NO
BOLSA
ESFERO
REVISTA DEL EVENTO
CD CHARLAS
ESCARAPELA

6.6.

EVALUACIN DE UN EVENTO

FORMATO DE EVALUACIN DE EVENTOS

Califique el evento donde excelente es la calificacin mas alta y malo la mas baja
VARIABLES
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
MALO
Acomodacin de los Stans
Variedad de expositores
Logstica para ingresar al evento

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Oferta de servicios
Perfil de servicio del personal de
logstica
Puntualidad de los expositores
Claridad de los expositores
Sealizacin dentro del recinto ferial
Publicidad del evento
Plataforma virtual para el prerregistro

6.7.

MODELO CARTA PATROCINIO

Nombre completo del remitente

Direccin del remitente
Nombre completo del destinatario
Nombre de la empresa
Direccin del destinatario Ciudad, Pais
Ciudad Fecha
Les escribo esta carta solicitando su participacin activa en nuestro proyecto de I FERIA
DE ORIENTACIN PROFESIONAL. A lo largo de nuestra campaa, colocaremos
estantes informativos en los que informar a nuestros clientes y que en su parte superior,
disponemos de un gran panel de dimensiones 2x2 metros, en el que ustedes pueden
anunciar sus productos.
En caso de estar de acuerdo con el patrocinio, les ruego se pongan en contacto con el
departamento comercial y marketing.

28

CORDIALMENTE
Firma

7. CONCLUSIONES

Es posible concluir que el mercado en que se desarrolla un evento es indispensable para

identificar las generalidades del esquema dando lugar a un planteamiento slido y un
resultado exitoso.

Se concluye que la planeacin estratgica del evento, le da a la empresa seriedad y

estatus, brindndole a los interesados seguridad sobre el servicio que se va a prestar. De
igual forma la empresa se posiciona en el mercado como una empresa comprometida y
responsable con sus clientes.

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En conclusin la planeacin de aspectos administrativos y financieros, proporcionan a la

empresa y al evento, un control preciso sobre elementos necesarios para el buen
desarrollo del evento.

Se concluye que la planeacin de mercado del evento, le proporciona a la empresa,

informacin precisa sobre el mercado objetivo, para as lograr de forma efectiva satisfacer
las necesidades del consumidor final.

8. BIBLIOGRAFIA

http://www.amte.org.mx/portal/wpcontent/uploads/2010/11/Planificar_Evento.pdf