ACTA DE

CONSTITUCIN DE
PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIN DE SOFTWARE SAMM EN EQUIPOS AGROINDUSTRIALES DE
COLOMBIA
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
Razn Social
Gerente
Ciudad
Direccin
Telfonos
Asesor comercial
cliente de OT
Nmero

EQUIPOS AGROINDUSTRIALES DE COLOMBIA

HENRY DIAZ
BOGOT
CR 61 B # 51 B 45 SUR
(571 )8132414
ASTRID MACHADO
OTI - ####

Equipos Agroindustriales de Colombia es una empresa que atiende procesos de la

agroindustria
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El proyecto consiste en implementar el Software de Mantenimiento Moderno SAMM en la
compaa en los mdulos adquiridos por el cliente. Este proyecto ser desarrollado por la
empresa IDAE SOLUCIONES S.A.S. quien es el fabricante del software.
La implementacin consiste en la instalacin del Software, la capacitacin y
acompaamiento requerida de acuerdo a las horas de consultora determinadas en el
alcance, al igual que las parametrizaciones necesarias y permitidas por el Software.
El proyecto se llevar a cabo entre el 24/03/2016 y el 24/05/2016 y dependiendo de las
actividades a ejecutar se programarn sesiones en la oficina de Idae, en la oficina de la
compaa o por teleconferencia.
El proyecto se ejecutar de acuerdo las siguientes especificaciones:
PRODUCTO ADQUIRIDO
SAMM WEB
NMERO DE EMPRESAS
1
NMERO DE USUARIOS
50
HORAS DE CONSULTORA
150
MDULOS ADQUIRIDOS
SERVICIO COMPRAS - INVENTARIO
SERVICIOS
ADICIONALES NINGUNO
CONTRATADOS

DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO

SAMM Sistema de Administracin de Mantenimiento Moderno, es el sistema especializado
para mantenimiento en empresas de servicios y manufactura, SAMM permite centralizar
toda la operacin de servicio en una sola aplicacin desde la recepcin de los
requerimientos del cliente hasta el cierre de los mismos pasando por todas las etapas del
proceso, SAMM se convertir en la principal herramienta de planeacin, gestin y gerencia
de servicio tcnico en la compaa.

IDAE Soluciones SAS /www.idaesoluciones.com / idae@idaesoluciones.com

PBX (57-1) 3381691/ Bogot Colombia

EQUIPO DE TRABAJO
ROL

NOMBRE

CELULAR

CORREO ELECTRNICO

DANIEL DIAZ

EQUIPO CLIENTE
300 435
5350
300 435
5350
3205667896

DANIEL DIAZ

3205667896

d.diaz@agrocolombia.com

DALMA GUERRA

3002168346

d.guerra@agrocolombia.co
m

SPONSOR

HENRY DIAZ

GERENTE DE
PROYECTO
LDER DE
PROCESO
LDER DE TICS
USUARIOS
OTROS
IMPLICADOS

HENRY DIAZ

DIRECTOR DE
PROYECTO
COORDINADOR
DE PROYECTO
CONSULTOR
LIDER
CONSULTOR
JUNIOR

Ing. Rodolfo Ordoez

h.diaz@agrocolombia.com
h.diaz@agrocolombia.com
d.diaz@agrocolombia.com

EQUIPO IDAE SOLUCIONES

Ing. Sandra Barrera Roa
Henry Yosef Daz

3400953 Ext
201
3400953 Ext.
204
3400953 Ext.
204

Rodolfo.ordonez@idaesolucion
es.com
sandra.barrera@idaesoluciones
.com
Yosef.diaz@idaesoluciones.com

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN

EL PROYECTO
ORGANIZACIN O GRUPO
ROL QUE DESEMPEA
ORGANIZACIONAL
NO APLICA

DEFINICIN DEL ALCANCE

FINALIDAD Y JUSTIFICACION DEL PROYECTO
El objetivo de la implementacin de SAMM en la compaa es controlar toda la
operacin de la compaa en un sistema de administracin ya que en el momento todo
se lleva en macros de Excel y los formatos se generan en papel qumico dentro de un
proceso de mejoramiento empresarial una estrategia es sistematizar las reas de
servicio, metrologa y Proyectos
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO
OBJETIVOS
INICIO DEL PROYECTO
1. ALCANCE

Acta de constitucin, plan de trabajo (EDT)

PLATAFORMA TECNOLGICA
Instalacin, licencia del Software
PARAMETRIZACIN SAMM
Cargue informacin, cambios en formatos de
impresin, lenguaje en el sistema.
CAPACITACION
En temas para cumplir los requisitos
aprobados
ACOMPAAMIENTO
En temas para cumplir los requisitos

CRITERIO DE XITO
Aceptacin de entregables
por parte del cliente

IDAE Soluciones SAS /www.idaesoluciones.com / idae@idaesoluciones.com

PBX (57-1) 3381691/ Bogot Colombia

aprobados
INTEGRACIN SAMM-ERP
En los siguientes puntos:

2. TIEMPO
3. COSTO

Costo de licencia, horas de consultora y

nmero de usuarios establecido en
acuerdo comercial.

Entrega total fecha

establecida
Entrega de proyecto con el
presupuesto establecido

REQUISITOS DEL PROYECTO

POR PARTE DE IDAE:
Idae espera del cliente: (*ESTADO: Aprobado/Rechazado)
#
REQUISITO
OBSERVACIONES
1
2
3
4

Asignacin del equipo de proyecto por parte

del cliente
Consecucin del servidor por parte del cliente

ESTADO
*
A

Contratarn servicio
de Hosting con IDAE
SOLUCIONES

Asignacin de mnimo dos personas para

recibir las capacitaciones
Pago oportuno segn el acuerdo comercial

A
A

POR PARTE DEL CLIENTE:

El cliente espera del proyecto: (*ESTADO: Aprobado/Rechazado)
#
REQUISITO
OBSERVACIONES
1

Hoja de Vida de los equipos y su historial

de servicio.

SAMM maneja el
formato
de hoja de vida de los
equipos con su historial
de
servicio, repuestos
cambiados, informacin
de
Componentes y
caractersticas del
equipo. Se usara
el formato de hoja de
vida
estndar

Programacin de los tcnicos.

Formato de OT de proyectos.

En SAMM se puede
visualizar la
programacin de los
tcnicos y saber qu
servicios tienen
asignados en la
semana.
Se revisa en la sesin
de definicin de
alcance.

ESTADO
*
A

IDAE Soluciones SAS /www.idaesoluciones.com / idae@idaesoluciones.com

PBX (57-1) 3381691/ Bogot Colombia

Formato de
metrologa.

OT

de Es igual al de

proyectos;
cambian los
colores.

Llevar consecutivos independientes en

todos los documentos de las tres reas,
Metrologa, Proyectos y Servicio.

Poder
subir
archivos,
fotos
videos
manuales fichas tcnicas a los equipos y
ordenes de trabajo.

Crear
variables
de
medicin
para
contratarlas a partir del reporte tcnico.

Realizar cotizaciones de servicio con el

mdulo de SAMM

Poder crear estados a las rdenes de

trabajo.

10

Se llevarn los formatos SAMM estndar

en: (Hoja de vida de los equipos,
Solicitudes de servicio, rdenes de
compra, documentos de inventario y
Reporte tcnico.)

11

Crear las caractersticas de los equipos.

12

Cronograma de mantenimiento preventivo

13

Parametrizar
la
interfaz
grfica
independiente para cada departamento.

14

Firma digital de reportes de servicio desde

el aplicativo, se debe ver en el formato
impreso.

15

Se debe enviar correo a cliente cuando la

OT de servicio est en Servicio Atendido

16

Controlar los gastos de las OT impidiendo

a los usuarios hacer RQ u OC, solo un
usuario podra autorizar.

17

Indicador que muestre el costo de las OT

por tipo de OT.

Se manejar por el
proceso de
autorizaciones; el
cliente debe enviar la
informacin de costos
mximos para el
control.

IDAE Soluciones SAS /www.idaesoluciones.com / idae@idaesoluciones.com

PBX (57-1) 3381691/ Bogot Colombia

18

En el formato de la Para que

COT debe salir la funcione sin
problemas; los
imagen de cada tem cotizado.
catlogos deben tener

la imagen cargada en su
info bsica.

19

Permitir acceso a los clientes para que

creen sus propias solicitudes y hacer
seguimiento a la hoja de vida de sus
equipos.

FUERA DE ALCANCE
Queda fuera del alcance de este proyecto:
Integracin con otro software
Implementacin de otros mdulos no contratados

RIESGOS DEL PROYECTO

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (Riesgos negativos)
Para el nivel de la operacin se contrat un nmero muy reducido de usuarios.
Disponibilidad de tiempo del lder de tics.
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (Riesgos positivos)
Trabajar con una empresa dedicada al control de maquinaria para el agro.
Contribuir en transformacin digital de la compaa.

CRONOGRAMA DE HITOS DEL

PROYECTO
HITO O EVENTO
SEMANA
SIGNIFICATIVO
ESTIMADA
Instalacin de SAMM
28-03-2016
Cargue de plantillas
07-04-2016
Creacin de los formatos
15-04-2016
Inicio de capacitacin
02-05-2016
Salida en vivo
08-05-2016
Cierre del proyecto
21-05-2016
SIGUIENTE ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Instalacin Samm
Capacitacin en registro de Plantillas
AUTORIZACIN DE INICIO DE PROYECTO
NOMBRE
CARGO
ROL

RESPONSABLE
Luis Carlos
Pantano
Consultor

FECHA
28-03-2016
30-04-2016

FIRMA

IDAE Soluciones SAS /www.idaesoluciones.com / idae@idaesoluciones.com

PBX (57-1) 3381691/ Bogot Colombia

Gerente
General
HENRY DIAZ

Rodolfo Ordez

Consultor Snior

VERSIONES DEL DOCUMENTO

VERSION
FECHA
1.0
24-03-2016

Sponsor

Director
Proyecto

CAMBIOS
Documento redactado en la sesin de inicio

IDAE Soluciones SAS /www.idaesoluciones.com / idae@idaesoluciones.com

PBX (57-1) 3381691/ Bogot Colombia