UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
CONDUCTA DE ENTRADA

Usted ha sido invitado a gerenciar un proyecto que ya fue diseado. Pero al

revisarlo, se sorprende que a pesar del excelente trabajo realizado, no hicieron
el diseo del plan de comunicaciones. Como usted es nuevo en el proceso,
logra recabar la siguiente informacin que considera le puede ser til para
hacer una propuesta, en la que debe tener en cuenta tanto las actividades
como los recursos implicados.
La contratante del proyecto que ejecuta un pool de 3 empresas de software, es
una empresa familiar que tiene ms de 50 aos en el mercado vendiendo
productos de consumo masivo en 83 puntos ubicados en 5 departamentos del
pas. Durante casi 40 aos operaron en 3 puntos en Cali, pero desde que se dio
el relevo generacional por la muerte del fundador, los hijos decidieron que era
el momento de crecer y empezaron a hacer inversiones en otros barrios de la
ciudad, del Valle del Cauca y durante los ltimos 3 ao en 4 Departamentos
vecinos, con unos resultados impresionantes.
Estos supermercados populares ofrecen 175 lneas diferentes de producto, con
ms de 22000 referencias y cerca de 1780 marcas. Venden desde carnes,
frutas y verduras que son los productos de ms difcil control, hasta pequeos
electrodomsticos como licuadoras, planchas, batidoras de marca propia que
son maquilados por una empresa china y que llegan bajo la marca del
supermercado. Cada punto est organizado por grupos compuestos por entre 3
y 5 personas que se encargan de cada categora de productos, desde el surtido
de las gndolas y estantes, el control de inventario y reportar los
requerimientos de compras. La nica rea que tiene un nmero mayor de
colaboradores es la carnicera, servicio con el que empez el negocio y que
ofrece precios inferiores a los del mercado, y que cuenta con 3 colaboradores
en cerdo, 5 en carne de res, 2 en pollos y aves, 1 en pescado y 1 en otros como
conejo y otras especies poco comunes.
Al decidir implantar la estrategia de crecimiento, se tom como modelo de
desarrollo el punto ms importante que tenan en Cali. Por eso siempre
consiguen locales que ocupen entre 1500 y 2000 metros cuadrados, sin zona
de parqueadero, ubicado sobre una va principal, en barrios de estratos 2 o 3.
Al fondo del local montan el cuarto fro para las carnes y en la pared ms larga
disponen las verduras de hoja, frutas delicadas y los lcteos. Despus de la
zona de carnes vienen las verduras y posteriormente cereales, granos,
galletera, dulcera, bebidas, productos de aseo y ms cerca de las cajas los
pequeos electrodomsticos. Cuentan con un grupo de vigilantes en las
puertas y recorredores, los cuales son empleados de la empresa y hacen parte
del grupo de la gerencia administrativa, compuesta por un administrador de
punto de venta, un jefe de cajeros y un jefe de bodega.
La gestin de proveedores es impecable. Existe una programacin detallada de
horas de recepcin de los productos de acuerdo con las categoras, abriendo

ventanas de tiempo especiales para aquellos productos que han tenido alta
demanda. Se paga a 45 das con un estricto cumplimiento con sus
obligaciones, con excepcin de la maquila, que implica el pago del 30% al
momento de planear la produccin, el 40% al momento de iniciar la produccin
y el 30% restante al momento de despacho del pedido, proceso que toma 45
das entre la primera y la ltima fase. Entre el despacho y la llegada del
producto a Buenaventura son entre 40 y 45 das, 5 das de nacionalizacin y 1
de transporte al centro de almacenamiento que tienen en Cali.
Todas las ventas se realizan de contado, a travs de las 830 cajas dispuestas
en la totalidad de supermercado, quienes deben hacer envos de efectivo cada
hora por un sistema de tubos, dejando en caja solamente el valor de la base
que siempre son $150.000 ms las monedas que siempre han sido difciles de
controlar. Las cajas tienen actualmente un sistema POS conectado con los
inventarios, lo que permite controlar los ingresos y egreso de los
supermercados e identificar faltantes a travs del sistema de conteo por el
cdigo de barras y las pistolas lectoras, proceso que se debe hacer 4 veces al
da por parte de los encargados de cada rea.
La gestin administrativa ha sido soportada por un equipo que actualmente
est compuesto por 86 personas, ubicado en la ciudad de Cali, quien recibe en
lnea los reportes de ingreso y egreso de personal, ventas, inventarios, rdenes
de compra, recepcin de productos y rdenes de pago a los proveedores. En
este mismo edificio se encuentran los 7 hijos del fundador, 3 hombres y 4
mujeres, que se encargan de la direccin de los procesos del negocio, bajo la
direccin de la hermana mayor que reemplaz a su padre como Presidente. En
este mismo edificio estar el equipo del proyecto que usted va a dirigir.
El proyecto consiste en el desarrollo de un ERP que soporte la operacin actual
del negocio y su desarrollo futuro, con una meta de duplicar el nmero de
tiendas en los prximos 5 aos y triplicarlo en los 5 siguientes. Los sistemas de
informacin actuales no son suficientes para la operacin del negocio, lo que
est generando todo tipo de problemas para el cliente. Despus de varios
intentos fallidos e inversiones importantes para lograr actualizar el sistema de
informacin adquirido al momento de empezar el crecimiento, que inicialmente
estaba proyectado para soportar 15 puntos, la empresa decidi que era el
momento de buscar una solucin radical y con visin de futuro. Pero como
necesitan que el negocio siga operando, plantearon una fase cero del proyecto
que est siendo ejecutada por otro equipo de trabajo, y que tiene como
objetivo la optimizacin de la operacin actual, de tal manera que se reduzcan
los errores al mximo. Este proceso se ha hecho a travs de la sectorizacin
geogrfica de la operacin, buscando el mximo nivel de eficiencia con los
sistemas actuales, pero con 5 equipos del proyecto quienes realizan tareas
simultneas para las zonas definidas. Usted sabe que se han presentado
muchas dificultades que han tensionado la relacin con el pool que lo contrat
y que este ambiente de tensiones seguramente afectar el proyecto.
Cuando los propietarios de la empresa buscaron un proveedor para la solucin
tecnolgica requerida nunca se imaginaron que el nivel de complejidad del
proyecto implicara que 3 de las empresas desarrolladoras de soluciones para
el sector empresarial se tuvieran que unir para darles respuesta a sus

requerimientos. An hoy, la Presidente considera que el nmero de personas

dedicadas al proyecto es demasiado grande, ya que est compuesto por 3
ingenieros de arquitectura de software, 30 programadores, 5 diseadores web,
9 diseadores app, 5 ingenieros dedicados a temas de seguridad y
almacenamiento; adems de una persona de la empresa por cada uno de los 6
procesos que comprende la gestin del negocio. El gerente usuario es uno de
los hermanos que tiene algunos conocimientos sobre gestin de retail
adquiridos en cursos cortos en universidades norteamericanas y que est
encargado del negocio de los pequeos electrodomsticos desde hace un par
de aos, cuando al regresar de uno de los cursos realizados en Harvard trajo la
idea y el plan de negocio para implementarlo. Es la estrella de la familia, el
mejor formado, el que conoce ms de cmo operan los retail en diferentes
lugares del mundo, el que tiene mejores relaciones con empresas a nivel
mundial y de quien todos dicen que pronto ser el Presidente de la Compaa.
Pero cuando usted lo conoci se dio cuenta que no conoce mucho del tema de
desarrollo de software y sus implicaciones.
Para construir los mdulos que tendr el ERP no slo deber tener en cuenta el
gerente usuario del proyecto, sino que debe contar con los requerimientos de
los otros hermanos propietarios del supermercado, ya que todos tienen un
inters muy alto en que sus reas sean las primeras en lograr los procesos de
automatizacin de la operacin y la administracin. El modelo de gestin
implantado por el supermercado hace que cada categora de productos, como
es denominada en su lenguaje, funcione como una unidad de negocio
diferente, con sus propias estrategias, modelo de operacin, rentabilidad,
gestin de proveedores, gestin de talento humano, logstica, etc.
Al analizar la estructura de la empresa se da cuenta que tiene una unidad
administrativa bajo la cabeza de un gerente general, miembro de la familia,
que es ingeniero industrial de una importante universidad de la regin y cuenta
con un MBA en la misma. Esta unidad se encarga de la coordinacin general de
la operacin del negocio, maneja de manera centralizada las finanzas
entregando reporte a cada lnea y a la presidencia, se encarga de hacer los
pagos ordenados por cada lnea y de los gastos tanto de nmina como
generales del negocio. Bajo su responsabilidad se encuentra el edificio
administrativo y su operacin, adems de un complicado proceso para
recaudar el efectivo de las tiendas, el cual se realiza con una compaa de
transporte de valores que deben pasar cada 3 o cuatro horas por la totalidad
de las tiendas, retirando el efectivo y llevndolo a las cuentas bancarias que
maneja la empresa. Es el proceso que ms cuidadosamente se realiza en la
compaa, porque como dice la Presidente, es como el flujo sanguneo en una
persona: cualquier trombo se lo lleva. Luego se encuentran las 5 reas:
carnes, frutas y verduras, perecederos, no perecederos y pequeos
electrodomsticos, que se encuentran en cabeza de cada uno de los hermanos
y que tienen una autonoma total en la gestin de su rea, con metas sobre
rentabilidad y crecimiento de categoras y productos en cada una de ellas. La
Presidencia se encarga de la visin general del negocio, las proyecciones de
crecimiento y el control de los resultados, pero no est inmersa en ninguno de
sus procesos operativos, ni siquiera el de gestin. Ella sostiene que el xito de

la empresa se da por la cultura familiar de dar autonoma y exigir resultados,

as como siempre lo hizo su padre con ella, sus hermanos y sus colaboradores.
Uno de los principales retos del proyecto est en el nmero de proveedores
que debern aprender a manejar el software desde un app para dispositivos
mviles, ya que la autonoma propia de la cultura de la empresa tambin se
expresa en la participacin de ellos en la gestin de inventarios, despachos,
entregas, recoleccin de sobrantes y garantas, cuentas de cobro y en la
administracin de los tiempos de impulsadores en el almacn, el cual requiere
de alta coordinacin para evitar que los espacios sean ocupados
innecesariamente por los proveedores. De la misma manera, los equipos de
cada categora de productos son otro reto grande, ya que ellos deben alimentar
el ERP al manipular los productos de la misma, en el momento de ingreso y
salida al trabajo, horas extras, evaluacin de los productos, ingreso de
recomendaciones de los clientes y evaluacin de sus compaeros. Finalmente,
los administradores de los puntos de venta tambin juegan un rol, en el que
debe hacer el seguimiento de los indicadores de su punto y de los dems de la
empresa para buscar los mximos niveles de eficiencia y rentabilidad, en una
especie de competencia para lograr que por cada metro cuadrado sea el mejor
de la empresa, la cual es compensada con bonificaciones importantes. Esta
medicin le genera preocupaciones en cuanto a la arquitectura requerida y la
manera como estn organizados algunos de los almacenes que presentan
mayores metrajes dedicados a las diferentes categoras, ya que usted ley que
uno de los principales valores de la empresa es el trato equitativo a los
trabajadores.
Para la operacin del proyecto se defini un Comit Presidencial en el que
estar la Presidente y el Gerente General de la compaa, los 3 Gerentes de las
3 empresas de software, el gerente usuario y usted como gerente del proyecto.
Luego est un Comit Gerencial del Proyecto con la participacin del Gerente
General, el Gerente usuario y usted. Y despus estarn los comits operativos
por procesos.
A usted lo contrataron los gerentes de las 3 empresas de software que se
ganaron la licitacin, quienes conformaron un Joint Venture para participar en
la misma y operar el proyecto. Los gerentes consideran que ste ser, en
mucho tiempo, el ms importante proyecto que realizarn y que el xito en el
mismo les permitir contar con un desarrollo competitivo para atacar mercados
en otras zonas geogrficas del pas y de Latinoamrica. Para usted tambin es
un gran reto. Los tiempos son cortos, los retos mltiples y las expectativas que
se generan de potenciar su desarrollo profesional en otros pases le ilusionan
mucho. Por eso desea lograr que nada falle.