REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
BETIJOQUE, NCLEO TRUJILLO

Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros de la

Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional
Experimental Politcnica De La Fuerza Armada Nacional Bolivariana,
Ncleo Trujillo

Nombres:
Apure Henrriquez Andreina del valle CI. 23.780.431
Albornoz Gimenes Kelly Johana

CI. 24.565.431

Barragn Chinchilla Edward Leandro CI. 25.374.338

Chinchilla Chinchilla Luis Leandro

CI. 24.566.553

Valenzuela Nuez Mara Andreina

CI. 24.882.423

Ynfante Vielma Leiner Danireth

CI. 21.367.862

Prof. Mara Rondn

Seccion.02 / Ingeniera de Sistemas
MAYO, 2015

INDICE
Resumen.
Introduccin.
Planteamiento del Problema.

III
4
7

Formulacin de Problema.

12

Objetivos de la Investigacin

13

Justificacin.

14

Delimitacin.

16

Antecedentes de la investigacin

17

Bases tericas.

20

Bases legales..

33

Tipo y Diseo de Investigacin

35

Poblacin.

37

Muestra.

38

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos.

39

Anlisis y Discusin de los resultados.

46

Conclusiones y Recomendaciones..

47

Referencias Bibliogrficas..

50

Anexos

51

Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros de la

Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional
Experimental Politcnica De La Fuerza Armada Nacional Bolivariana,
Ncleo Trujillo
RESUMEN

El objetivo de este trabajo de investigacin es la implementacin de

un sistema automatizado para el registro y control de libros de la Biblioteca
Dr. Jos Gregorio Hernndez

de la Universidad Nacional Experimental

Politcnica de La Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo. Por

medio de este sistema se llevan a cabo una serie de procesos
automatizados lo cual permite que este sea ms eficiente y eficaz, algunos
de estos procesos son: registrar libros con sus respectivas caractersticas
(ttulo, autor, cota, descripcin y ejemplares), y la ubicacin de los mismos, a
la hora de su bsqueda permite realizarla de manera ms rpida, adems
lleva un control de estos y genera un reporte de todos los libros ya
registrados. Cabe resaltar que para acceder a este sistema se necesita
introducir un nombre de usuario y una clave, la cual es manejada por el
personal autorizado, brindando seguridad al mismo. El tipo de investigacin
utilizada en este trabajo fue documental y de campo para lograr mejoras en
las estrategias actualmente utilizadas por medio de teoras precedentemente
sustentadas, permitiendo crear las soluciones ms optimas, adems para la
realizacin de este sistema se implement la metodologa de Kendall y
Kendall la cual consta de 7 fases.

Palabras claves: Sistema, Automatizado, Registro y Control.

INTRODUCCIN
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una
organizacin competitiva, es fundamental evaluar las tcnicas actuales y la
tecnologa disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y
eficacia de la gestin de la informacin relevante. Para ello, es necesario un

sistema eficaz que ofrezca mltiples posibilidades, permitiendo acceder a los

datos relevantes de manera frecuente y oportuna. De esta manera, con los
aos se han ido incorporando los avances de la tecnologa informtica para
brindar las herramientas necesarias en la creacin de sistemas de
informacin confiable y eficaz.
A travs de los siglos el hombre se ha propuesto mejorar sus
condiciones de vida, facilitar sus labores cotidianas, mejorar los procesos de
produccin, ser ms competitivo y generar mayor riqueza a travs de su
trabajo, evitando desgastarse e incluso, tener que hacerlo por s mismo. En
medio de su afn por mejorar sus producciones, conseguir mayores
beneficios, y ser mejor cada da, el hombre de la mano de la tecnologa,
grandes investigaciones y una infinidad de posibilidades ha logrado crear
sistemas automatizados, que de una u otra manera han hecho ms fcil y a
la vez ms productiva la vida del hombre.
No obstante Estos sistemas, creados a partir de conceptos bsicos de
las diferentes ciencias, ramas de la industria, e incluso de necesidades tan
bsicas como el tener que contar, han generado en el hombre la necesidad
de tener todo proceso de manera automatizada, a partir de esta idea, se
concibe la automatizacin, como una serie de sistemas que de manera
automtica o semiautomtica logran realizar cualquier trabajo en menos
tiempo y con mayor calidad.
La automatizacin como proceso ha sido una de las mayores
creaciones del hombre, pues a partir de sus resultados se han logrado
disminuir significativamente fallas de tipo humano,

as como se han

mejorado los niveles de produccin, y sus mismos niveles de vida. De igual

manera en el proceso de automatizacin, se pueden evidenciar sistemas y
mecanismos de todo tipo, desde una impresora, hasta salas de control de

proceso de ensambladora de autos. No existe ningn lmite ms all de la

imaginacin del hombre. Cabe resaltar que la preparacin previa de la
programacin al realizar un sistema automatizado, dependen en gran
medida los resultados esperados. Dentro este marco de ideas Loyola,
(1995:40), seala que "un Sistema Automatizado es la automatizacin de un
sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas manualmente
por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos". Son
muchas las empresas que tienen sistemas automatizados para agilizar la
produccin y rendir en el mercado donde hoy en da existe una
gran competencia, puestos que gracia a la tecnologa se ha superado
eficazmente y eficientemente la produccin que venan trabajndose
manualmente.
Es evidente que as como se siguen utilizando computadoras y otras
tecnologas para mejorar los servicios ofrecidos por parte de distintas
industrias, los proveedores de informacin, tales como las bibliotecas,
tambin estn automatizando sus sistemas de recoleccin de informacin y
sus recursos internos. La automatizacin de la informacin disponible en las
bibliotecas trae aparejados muchos beneficios, tanto para el personal como
para los usuarios por igual. De all radica el inters de disear un Sistema
Automatizado para el Registro y Control de Libros de la Biblioteca Dr. Jos
Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de
la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo. Esta investigacin
est estructurada por (5) captulos, cuyo contenido se describe a
continuacin:
Captulo I: Presenta el planteamiento del problema, formulacin del
problema, objetivos (general y especficos), justificacin y delimitacin.
Captulo II: Comprende el marco terico, incluye antecedentes de la
investigacin, bases tericas y bases legales. El captulo III: Se refiere al

marco metodolgico, incluye tipo y diseo de investigacin, muestra,

poblacin, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos. Captulo IV: Es
el anlisis y discusin de los resultados. Captulo V: Conclusin y
recomendaciones, referencias bibliogrficas y anexos.

FASE I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema

Cabe considerar que la tecnologa se ha convertido en una

herramienta de cambio para la mayora de las actividades que realiza el ser
humano, y ha entrado fuertemente en los ambientes educativos, tanto as
que para cada actividad educativa se hace uso de un recurso tecnolgico
que brinda factibilidad y rapidez a dichas actividades. Al respecto
Hernndez, R. (2011), afirma que la tecnologa Es el conjunto organizado
de conocimientos, procedimientos y mtodos aplicados para alcanzar un
objetivo especfico. El desarrollo de los sistemas automatizados ha logrado
una aceptacin a nivel mundial, originando su evolucin y diversidad.
Asimismo los procesos automatizados son importantes porque facilitan la
realizacin de tareas en cualquier parte en que las personas se encuentren,
la importancia de los procesos automatizados est en que brindan la
posibilidad de obtener grandes ventajas en cualquier rea en la que se
desea implantar las nuevas tecnologas.
Igualmente la optimizacin se aborda con el propsito de mejorar el
desempeo de los procesos que se han venido haciendo en mayor o menor
grado de forma manual. Ahora bien, un sistema de informacin se considera
como un conjunto de elementos y se relacionan entre s para lograr un
objetivo especfico; en efecto estos no necesariamente incluyen equipos
electrnicos (Hardware), mas sin embargo en la prctica se utiliza como
sinnimo de sistema de informacin computarizado. Al mismo tiempo Peralta
(2008), de una manera ms acertada define sistema de informacin como
Conjunto de elementos que interactan entre s, con el fin de apoyar las
actividades de negocios. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional
necesario para que el sistema de informacin pueda operar y el recurso
humano que interacta con el sistema de informacin; el cual est formado
por las personas que utilizan dicho sistema. De la misma manera Gil, I.
(1997), define el sistema de informacin como:

Conjunto integrado de procesos, principalmente

formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que
operando sobre un conjunto de datos estructurados (base de
datos) de una organizacin, recopilan, procesan y distribuyen
selectivamente la informacin necesaria para, la operatividad
habitual de la organizacin y las actividades propias de la
direccin de la misma p.18.
Ciertamente, una biblioteca se considera como el lugar en donde se
almacenan libros que por su organizacin facilita la bsqueda de una
informacin determinada, estas son de gran importancia ya que su fcil
acceso ha dado pie a que las bibliotecas se utilicen principalmente como un
apoyo escolar, aparte de esto se define como un espacio en donde los nios
se acercan a los libros y tanto ellos como los jvenes y adultos aprenden a
querer la lectura, adems se convierte en una posibilidad de desarrollo, esta
ofrece una diversidad de caminos para desarrollar el potencial humano,
tambin las actividades propias de la biblioteca, al igual que el bibliotecario
promueven y satisfacen la curiosidad de los usuarios.
En tal sentido, las primeras bibliotecas rudimentarias son las tablillas
de arcilla de Mesopotamia y Egipto, antes incluso de la antigedad helnica.
Las ms antiguas son las de Asiria y Babilonia del milenio IV a.C., escritas
en cuneiforme. La Biblioteca ms antigua que se conoce es la de Ebla. En el
mundo helenstico aparecen las primeras bibliotecas conocidas hasta el siglo
IV a. de C. Eran colecciones particulares de escritores y filsofos convertidas
en bibliotecas pblicas. En Egipto hubo bibliotecas dependientes de los
templos. Prgamo desarroll una biblioteca que rivaliz con la de Alejandra
hasta llegar a dejar Egipto de exportar papiro. En el mundo romano hubo
importantes biblifilos. El emperador Augusto, fund las primeras bibliotecas
pblicas romanas.

Como es el caso, en el mundo cristiano las primeras bibliotecas

aparecen en los monasterios a partir del siglo IV. Simultneamente, en el
Siglo XVI empiezan a aparecer bibliotecas reales, de nobles y particulares o
de organizaciones que posteriormente se convertirn en nacionales. En
1608, el cardenal Federico Borromeo funda en Miln la Biblioteca
Ambrosiana que contiene valiosos manuscritos y cdices y es considerada la
primera biblioteca pblica. Con la Revolucin Francesa, en 1789 nace el
concepto de biblioteca moderna. Despus, en el siglo XVIII se caracteriza
por el triunfo de lo secular frente a lo religioso, de las lenguas vernculas
frente al latn. Las Bibliotecas reales se abren al pueblo y se crean
bibliotecas nacionales. Los ciudadanos se organizan en cooperativas para
promover la lectura y se formaban bibliotecas de suscripcin.
Finalmente, en el siglo XX el desarrollo de la enseanza y las
producciones editoriales, gracias al avance de la tcnica, provocan la
explosin de la informacin y la expansin bibliotecaria. Asimismo el siglo XX
ha experimentado el desarrollo crucial en el mbito de las bibliotecas
escolares, universitarias y especializadas. De la misma manera en 1850
durante el gobierno de Jos Tadeo Monagas se crea por decreto
presidencial,

la

Biblioteca

Nacional.

Sin

embargo,

no

entr

en

funcionamiento porque no se incluy en el presupuesto correspondiente a

ese ao. Pero fue Jos Gregorio Monagas quien derog el decreto de su
hermano y Jos Gregorio Monagas dict uno nuevo, mediante el cual se
establecieron las normas para el funcionamiento y organizacin de la
Biblioteca en el Convento de San Francisco, en Caracas.
De hecho, la Biblioteca Nacional, desde 1977 pas al Ministerio de
Cultura con el objetivo de promover, planificar y coordinar el desarrollo de un
Sistema Nacional de Servicios de Bibliotecas de Informacin Humanstica,
Cientfica y Tecnolgica. Por lo tanto, la labor de la Biblioteca Nacional y la
9

Red Nacional de Bibliotecas Pblicas durante el ao 2008, arroja un balance

altamente positivo, propio de una institucin que suma su esfuerzo al del
Ministerio del Poder Popular para la Cultura, en el propsito de fortalecer el
patrimonio y los valores que constituyen la identidad nacional, mientras
paralelamente impulsa la organizacin popular y la toma de conciencia del
colectivo por medio del conocimiento. En este sentido la Red Nacional de
Bibliotecas Pblicas ha asumido un papel preponderante, con la expansin
de sus sedes, que alcanzan las 780 diseminadas en toda Venezuela, que
representan la ms extensa plataforma del sector cultural estatal, desde la
cual se fomenta el Poder Popular y se sacian las necesidades de
informacin de la poblacin. Con esta finalidad, durante el primer semestre
de 2008, se incorporaron a la coleccin bibliohemerogrfica del sistema ms
de 400 mil volmenes, mientras en el mismo perodo se asesoraron 546
consejos comunales en el diseo de bibliotecas comunitarias.
Adems La creacin de la Biblioteca Digital Venezolana es otro
avance significativo, sitio en que desde el portal en la Web de BN, ofrece la
versin digital de documentos fundamentales de la historia venezolana y
latinoamericana. La oferta de recursos digitales de la institucin tambin se
ha incrementado, con la publicacin de la totalidad del Archivo Histrico del
Generalsimo Francisco de Miranda, versin digital, disponible tambin en el
portal de la BN. Esta serie de avances, que son slo un asomo a una lista
ms extensa de logros institucionales, perfilan a la Biblioteca Nacional y la
Red Nacional de Bibliotecas Pblicas como organizaciones que da a da
edifican el Socialismo del Siglo XXI.
No obstante una de las primeras bibliotecas creadas en el Estado
Trujillo es la Mario Briceo Iragorry, antigua sede del Convento Regina
Angelorum, Su construccin, se remonta al ao 1622; permaneci como
convento ocupado por las monjas hasta el ao 1874. De igual manera el
10

Estado Trujillo cuenta con treinta Bibliotecas pblicas situadas en diferentes

Municipios del Estado. Cabe resaltar uno de los ncleos de la Universidad
Nacional

Experimental

Politcnica

de

la

Fuerza

Armada

Nacional

Bolivariana, se encuentra ubicado en dicho estado, la cual cuenta con una

biblioteca que tiene por nombre Dr. Jos Gregorio Hernndez, y esta a su
vez tiene un sistema manual. Visto as, surge la necesidad de realizar un
Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros de la Biblioteca
Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional Experimental
Politcnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo, para
as brindar mayor factibilidad, rapidez y eficiencia a

la hora de solicitar

cualquier libro.

Formulacin del Problema:

11

Por qu es necesaria la creacin de un Sistema Automatizado para

el registro y control de libros de la biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez,
de dicha universidad?

Objetivos de la investigacin

12

Objetivo General:
Disear un Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros
de la Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional
Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo
Trujillo.
Objetivos Especficos:

Diagnosticar la necesidad para

la creacin de un Sistema

Automatizado para el Registro y Control de Libros de la Biblioteca Dr.

Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional Experimental

Politcnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo.

Planificar las actividades que permitan la creacin del Sistema
Automatizado para el Registro y Control de Libros de la Biblioteca Dr.
Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional Experimental

Politcnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo.

Ejecutar el Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros
de la Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad
Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana, Ncleo Trujillo.

Justificacin

13

La tecnologa es de gran importancia en todo el mundo, porque sus

avances han hecho que toda la sociedad se beneficie de ella, ya que
estamos en una poca en la que cada da surge un proceso evolutivo que
hace un gran aporte a el desarrollo de la misma, de igual forma lo que fue
un avance en el ayer, hoy ya no tiene relevancia para la humanidad, todo va
quedando en el pasado, es por esto que el hombre se ha encargado de que
cada da haya algo nuevo por ensear al mundo. Cada da la tecnologa se
apodera con mayor fluidez de la humanidad, dndonos a conocer
diariamente nuevos proyectos para el beneficio de la misma. Por tal motivo
surge la imperiosa necesidad de producir cambios en la biblioteca en cuanto
a su sistema manual, que conlleven a la solucin del problema de
ineficiencia en el registro y control de libros de la misma.
Tal es el caso de la creacin de un sistema automatizado, el cual se
considera sumamente importante para la sociedad, ya que este junto con
las Tecnologas de Informacin (TI) han cambiado la forma en que operan
las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes
mejoras,

pues

automatizan

los

procesos

operativos,

suministran

una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo

ms importante, su implantacin logra ventajas competitivas; de igual
manera los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la
organizacin, en la actualidad se ha observado una gran innovacin y
desarrollo de tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), que ha
permitido la evolucin de sistemas de computadores que son capaces de
producir informacin a la sociedad con aportes a los distintos sectores
econmicos, sociales, polticos, educativos, entre otros.
Dentro de este contexto, puede decirse que en la Universidad Nacional
Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo
Trujillo se ha percibido que la biblioteca de dicha Universidad, la cual lleva
14

por nombre Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez, no cuenta con un

sistema automatizado para el registro y control de libros, lo cual se considera
como una deficiencia y una necesidad, para ello se aplicaron tcnicas tales
como la observacin directa y una entrevista no estructurada, debido a que
el sistema manual con el que actualmente cuenta, tiende a retrasar los
procesos

anteriormente mencionados; en efecto se puede generar

descontento y desmotivacin por parte de los estudiantes de dicha

Institucin, al asistir a la Biblioteca en busca de un libro. Desde la
perspectiva ms general el siguiente Proyecto Comunitario se propone a
disear un Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros de la
Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad Nacional
Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo
Trujillo.

Delimitacin

15

El sistema automatizado para el registro y control de los libros en la

biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez Ubicada en la Universidad Nacional
Experimental Politcnica de la fuerza Armada nacional Bolivariana, Ncleo
Trujillo se realiza con el fin de solventar la necesidad que presenta dicha
biblioteca debido a que sus registro y control se realizan manualmente, de tal
manera que a la hora hacer uso de dicha biblioteca los procesos de
bsqueda son lentos generando prdida de tiempo.
La realizacin de este sistema se llev a cabo en un periodo de
tiempo de tres meses desde febrero hasta mayo del presente ao 2015.
Con el fin de beneficiar a toda la poblacin de esta universidad.

FASE II

16

MARCO TERICO
Para Ramrez (2006) el marco referencial o terico es el espacio del
informe o del proyecto de investigacin destinado a ilustrar al lector sobre:
1) Las investigaciones ya realizadas sobre la problemtica estudiada.
2) El contexto histrico en el cual se enmarca el problema.
3) Los parmetros tericos desde los cuales comprendemos nuestro
problema de investigacin en sus mltiples facetas y dimensiones.
4) Las hiptesis (si son planteadas) y las variables a estudiar.
Este marco aborda caractersticas del tema o problema en el estudio,
y estas caractersticas (cualidades o condiciones), constituyen las variables,
que no son ms que las diferentes proposiciones, diversos conocimientos
que permitirn estudiar el problema u objeto de estudio.
Antecedentes de la investigacin
Silva, H. y Briceo, D. (2013), realizaron un estudio titulado Sistema
de Informacin Automatizado en Red para los Procesos de Inscripcin y
Carga de Notas de la Divisin de Secretaria. Caso: UNEFA Trujillo El trabajo
de investigacin tiene como propsito implementar un sistema automatizado
en red para los Procesos de Inscripcin y Notas de la Divisin de Secretaria
de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada
Nacional Ncleo Trujillo. Este software permite controlar los procesos
administrativos que all se realizan, los cuales involucran: periodo de
inscripcin, carga de notas, generar data OPSU, posibles graduandos,
constancia de estudio, registros de notas, cartas de buena conducta, entre
otros, es necesario los procesos operativos y se suministr una plataforma

17

de informacin necesaria para la toma de decisiones aportando informacin

precisa y adecuada que contribuye a que no ocurra duplicidad de datos y
generar procesos ms eficaces en funcin de las necesidades del servicio
que se presta a travs de una intranet. Dicho trabajo sigui un tipo de
investigacin documental y de campo, a travs de los cuales permite crear
una solucin apoyada en el uso de mtodos y herramientas tericamente
sustentadas para modificar una situacin, para adaptar las mejores
estrategias y herramientas de uso actual, en el desarrollo de software se
utiliz la metodologa de Jons Montilva, con Access y PSQL.
Velzquez (2004), La automatizacin en el proceso de Reclutamiento
y Seleccin del personal en la empresa Balgres, C.A. En su investigacin
presenta como objetivo determinar la importancia de la automatizacin del
proceso de reclutamiento y seleccin de personal en la empresa Balgres,
C.A. El soporte terico se enfatiz en los sistemas automatizados y en el
rea

de

recursos

humanos.

En

sus

conclusiones:

recomienda

la

automatizacin del proceso de reclutamiento y seleccin de personal, la cual

coadyuvara

en

el

mejor

funcionamiento

operacin

del

mismo,

suministrando informacin rpida confiable y actualizada de todos los

registros almacenados.
Esta investigacin es de gran importancia para los investigadores ya
que se basa en que la aplicacin de un sistema automatizado con el fin de
mejorar el rea de recursos humanos, dando como resultado la obtencin de
informacin rpida y confiable, suministrando no solo al trabajador
facilidades en cuanto a solicitar o modificar sus vacaciones, ver recibos de
pagos e impresiones del mismo, solicitudes de constancias de trabajo,
adelanto de viticos, reporte de gastos, visualizar y solicitar adelantos
prestaciones sociales, visualizar aporte de la caja de ahorro y solicitudes de
prstamos comerciales, actualizar y modificar datos del personal, solicitudes
18

de permisos especiales a cuenta de vacaciones, inscripcin y modificaciones

en el HCM, entre otros beneficios siendo esta la finalidad del presente
proyecto.

Bases tericas

19

Sistema
Un sistema es un conjunto de funciones que operan en armona o con
un mismo propsito, y que puede ser ideal o real. Por su propia naturaleza,
un sistema posee reglas o normas que regulan su funcionamiento y, como
tal, puede ser entendido, aprendido y enseado. Por consiguiente, si
hablamos de sistemas, podemos referirnos a cuestiones tan distintas como
el funcionamiento de una nave espacial o la lgica de una lengua. Cualquier
sistema es ms o menos complejo, pero debe poseer una coherencia
discreta acerca de sus propiedades y operacin. En general, los elementos o
mdulos de un sistema interactan y se interrelacionan entre s.
Caractersticas de los sistemas
Propsito u objetivo: Las unidades u elementos, as como las
relaciones, definen una distribucin que trata de alcanzar un objetivo.
Globalismo: Todo

sistema

tiene naturaleza orgnica;

cualquier

estimulo en cualquier unidad del sistema afectar a todas las dems

unidades debido a la relacin existente entre ellas.
Entropa: Tendencia

que

tienen

los

sistemas

al

desgaste

desintegracin, es decir, a medida que la entropa aumenta los sistemas se

descomponen en estados ms simples.
Homeostasis: Equilibrio dinmico entre las partes del sistema, esto
es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios
internos y externos del ambiente.
Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de
distintas condiciones inciales y por distintos caminos llega a un

20

mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el

mismo.
Tipos de sistemas
Existe variedad de sistemas y varias tipologas para clasificarlos. Los
tipos de sistemas son:
1. En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden ser fsicos o
abstractos:
a) Sistemas fsicos o concretos: Se componen de equipos,
maquinaria, objetos y cosas reales. Se denominan hardware. Pueden
describirse en trminos cuantitativos de desempeo.
b) Sistemas
conceptos,

abstractos

filosofas, hiptesis e

conceptuales:

ideas. Aqu,

Se

componen

de

los smbolos representan

atributos y objetos, que muchas veces solo existen en el pensamiento de las

personas. Se denominan software.
2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o
abiertos:
a) Sistemas cerrados: No representan intercambio con el medio
ambiente que los circunda, pues son hermticos a cualquier influencia
ambiental.
b) Sistemas abiertos: Presentan relaciones de intercambio con
el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas. Los sistemas
abiertos cambian materia y energa regularmente con el medio ambiente.

21

Automatizacin
Automatizacin es la tecnologa que trata de la aplicacin de sistemas
mecnicos, electrnicos y de bases computacionales para operar y controlar
la produccin. Esta tecnologa incluye:

Herramientas automticas para procesar partes.

Mquinas de montaje automtico.

Robots industriales.

Manejo automtico de material y sistemas de almacenamiento.

Sistemas de inspeccin automtica para control de calidad.

Control de reaprovechamiento y control de proceso por computadora.

Sistemas por computadora para planear colecta de datos y toma de

decisiones para apoyar las actividades manufactureras.

En otras palabras la automatizacin es un sistema donde se trasfieren

tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a
un conjunto de elementos tecnolgicos.
Un sistema automatizado consta de dos partes principales:
Parte de Mando
Parte Operativa

La Parte Operativa es la parte que acta directamente sobre la

mquina. Son los elementos que hacen que la mquina se mueva y realice
la operacin deseada. Los elementos que forman la parte operativa son los
accionadores de las mquinas como motores, cilindros, compresores, entre
otros y los captadores como fotodiodos, finales de carrera, entre otros.

22

La Parte de Mando suele ser un autmata programable (tecnologa

programada),

aunque

hasta

hace

bien

poco

se

utilizaban

rels

electromagnticos, tarjetas electrnicas o mdulos lgicos neumticos

(tecnologa cableada). En un sistema de fabricacin automatizado el
autmata programable est en el centro del sistema. Este debe ser capaz de
comunicarse con todos los constituyentes de sistema automatizado.

Objetivos de la automatizacin

Mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costes de la

produccin y mejorando la calidad de la misma.

Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo los

trabajos penosos e incrementando la seguridad.

Realizar las operaciones imposibles de controlar intelectual o

manualmente.

Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las

cantidades necesarias en el momento preciso.

Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera

grandes conocimientos para la manipulacin del proceso productivo.

Integrar la gestin y produccin.

Registro
Un registro es un reconocimiento de una determinada situacin que
se considera de relevancia. El trmino puede referir a un nmero extenso de
circunstancias que tienen en comn el hecho de dejar asentado un
determinado fenmeno con sus particularidades especficas con la finalidad
de que exista un conocimiento al respecto para terceros o para un control.
Un mbito en donde este tipo de situacin suele ser recurrente es en

23

entidades pblicas, que suelen necesitar tomar referencias de la poblacin

de forma continua para lograr una administracin ms eficiente. Con el
desarrollo de la informtica, sin lugar a dudas este tipo de procedimientos se
ha simplificado mucho.

Control
El control es una de las principales actividades administrativas dentro
de las organizaciones.
El control es el proceso de verificar el desempeo de distintas reas o
funciones de una organizacin. Usualmente implica una comparacin entre
un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se
estn cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones
correctivas cuando sea necesario.
La funcin de control se relaciona con la funcin de planificacin,
porque el control busca que el desempeo se ajuste a los planes. El proceso
administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un proceso circular que
se retroalimenta. Es por esto que en la gestin, el control permite tomar
medidas correctivas.
Libros
Un libro es una obra (que puede ser manuscrita, impresa o pintada)
dispuesta en hojas de papel encuadernadas y protegidas por una cubierta.
En general, para ser considerado un libro, debe tener al menos 50 pginas, y
puede estar distribuido en varios tomos o volmenes. Se llama libro a una
obra que trata sobre cualquier tema e incluso que no contiene palabras, sino
slo imgenes. A menudo un libro est compuesto de una cubierta que
protege a las hojas, un lomo que rene la encuadernacin, anteportada,

24

portada y contraportada, cuerpo de la obra constituido por hojas, prlogo o

introduccin, ndice, captulos y otros elementos complementarios.

Biblioteca
La palabra Biblioteca proviene de los vocablos griegos biblion (libros)
y teka(depsito o caja), a pesar de su etimologa, una biblioteca no es un
mueble o un edificio para guardar libros, sino una coleccin de libros
debidamente clasificados y ordenados, para la lectura y la consulta del
pblico especialmente estudiantes, investigadores y amantes de la lectura.
Las tareas fundamentales que justifican la existencia de una biblioteca
es formar la coleccin, organizarla y ponerla en servicio. La biblioteca tiene
como objetivo proporcionar a sus usuarios tanto el acceso al documento
como el acceso y localizacin de la informacin.
En las bibliotecas se pueden encontrar libros de cualquier rea de
conocimiento, puestos a disposicin del pblico para que puedan
consultarlos o tomarlos en prstamo. Los usuarios disponen de salas
espaciosas, acondicionadas con mesones y sillas, y de la asistencia de
bibliotecarios (personal de la biblioteca).
Una biblioteca tiene tres caractersticas: Coleccin, organizacin y
uso. Y para mantener este orden es necesario saber el tipo de biblioteca que
vamos a utilizar, en un formato que vaya acorde con nuestro ingenio para
crear y el presupuesto disponible.
Tipos de Bibliotecas

25

Bibliotecas Nacionales: Las denominadas "bibliotecas nacionales"

estn financiadas con fondos pblicos y cumplen una doble finalidad:
proporcionar material bibliogrfico de investigacin para cualquier disciplina,
y conservar y difundir el patrimonio cultural (referente a informacin
registrada a lo largo del tiempo) de cada pas. En general, cada Estado tiene
una biblioteca que es considerada "nacional" y cuyos objetivos son los antes
reseados.
Bibliotecas Pblicas: Las bibliotecas pblicas pretenden responder a
la amplia gama de necesidades que pueden demandar sus usuarios.
Adems de obras literarias clsicas, sus fondos pueden estar integrados por
textos que proporcionan informacin sobre servicios sociales, obras de
referencia, discos, pelculas y libros recreativos.
Muchas

de

ellas

patrocinan

organizan

actos

culturales

complementarios, tales como conferencias, debates, representaciones

teatrales,

conciertos

musicales,

proyecciones

cinematogrficas

exposiciones artsticas. En este sentido, deben ser mencionados los

servicios infantiles, seccin caracterstica de las bibliotecas pblicas que
promueve sesiones literarias, procura la existencia de una pequea
biblioteca infantil y, en ocasiones, hasta dispone de dependencias con
juguetes. Dado que el objetivo de las bibliotecas pblicas es satisfacer las
necesidades del mayor nmero posible de ciudadanos, tambin suelen
contar con mquinas de lectura y audicin, as como con libros impresos en
formatos especiales (por ejemplo con el sistema Braille) para personas que
padecen problemas de visin. La financiacin de estas bibliotecas procede
de los poderes pblicos locales
Bibliotecas Escolares: Al igual que las bibliotecas acadmicas, las
bibliotecas escolares complementan los programas de las instituciones a las

26

que pertenecen, aunque tambin disponen de libros no acadmicos para

fomentar el hbito de la lectura. Muchas cuentan con distintos medios
audiovisuales y electrnicos. Su financiacin procede de las instituciones
escolares en las que estn integradas.
Bibliotecas Especializadas: Las bibliotecas especializadas estn
diseadas para responder a unas necesidades profesionales concretas. Por
ello, suelen depender de empresas, sociedades, organizaciones e
instituciones especficas, que proporcionan a sus empleados y clientes estos
servicios durante su trabajo. La formacin del personal de una biblioteca
especializada incluye conocimientos tanto de la materia que cubren sus
fondos como de biblioteconoma.
Bibliotecas Acadmicas: Las bibliotecas de las facultades, escuelas
y dems unidades acadmicas de las universidades y centros de enseanza
superior difieren de las bibliotecas de investigacin. Estn al servicio de sus
estudiantes y tienen que apoyar los programas educativos y de investigacin
de las instituciones en que se encuentran integradas, de las que obtienen,
por regla general, su financiacin.
Lenguaje de programacin
Un lenguaje de programacin es un lenguaje formal diseado para
expresar procesos que pueden ser llevados a cabo por mquinas como las
computadoras.
Pueden usarse para crear programas que controlen el comportamiento
fsico y lgico de una mquina, para expresar algoritmos con precisin, o
como modo de comunicacin humana.
Est formado por un conjunto de smbolos y reglas sintcticas y
semnticas que definen su estructura y el significado de sus elementos y
27

expresiones. Al proceso por el cual se escribe, se prueba, se depura, se

compila (de ser necesario) y se mantiene el cdigo fuente de un programa
informtico se le llama programacin.
Tambin la palabra programacin se define como el proceso de creacin
de un programa de computadora, mediante la aplicacin de procedimientos
lgicos, a travs de los siguientes pasos:
El desarrollo lgico del programa para resolver un problema en
particular.
Escritura de la lgica del programa empleando un lenguaje de
programacin especfico (codificacin del programa).
Ensamblaje o compilacin del programa hasta convertirlo en lenguaje
de mquina.
Prueba y depuracin del programa.
Desarrollo de la documentacin.
Existe un error comn que trata por sinnimos los trminos 'lenguaje de
programacin' y 'lenguaje informtico'. Los lenguajes informticos engloban
a los lenguajes de programacin y a otros ms, como por ejemplo HTML
(lenguaje para el marcado de pginas web que no es propiamente un
lenguaje de programacin, sino un conjunto de instrucciones que permiten
estructurar el contenido de los documentos).
Permite especificar de manera precisa sobre qu datos debe operar una
computadora, cmo deben ser almacenados o transmitidos y qu acciones
debe tomar bajo una variada gama de circunstancias. Todo esto, a travs de
un lenguaje que intenta estar relativamente prximo al lenguaje humano o
natural. Una caracterstica relevante de los lenguajes de programacin es
precisamente que ms de un programador pueda usar un conjunto comn
de instrucciones que sean comprendidas entre ellos para realizar la
construccin de un programa de forma colaborativa.

28

Dreamweaver
Es una aplicacin en programa de estudio (basada en la forma de
estudio de Adobe Flash) que est destinada a la construccin, diseo y
edicin de sitios, vdeos y aplicaciones Web basados en estndares. Creado
inicialmente por Macromedia (actualmente producido por Adobe Systems) es
uno de los programas ms utilizados en el sector del diseo y la
programacin web por sus funcionalidades, su integracin con otras
herramientas como Adobe Flash y, recientemente, por su soporte de los
estndares del World Wide Web Consortium.
PHP
PHP es un acrnimo recursivo que significa PHP Hypertext Preprocessor (inicialmente PHP Tools, o, Personal Home Page Tools). Fue
creado originalmente por Rasmus Lerdorf; sin embargo la implementacin
principal de PHP es producida ahora por The PHP Group y sirve como el
estndar de facto para PHP al no haber una especificacin formal. Publicado
bajo la PHP License, la Free Software Foundation considera esta licencia
como software libre.
PHP es un lenguaje de programacin de uso general de cdigo del
lado del servidor originalmente diseado para el desarrollo web de contenido
dinmico. Fue uno de los primeros lenguajes de programacin del lado del
servidor que se podan incorporar directamente en el documento HTML en
lugar de llamar a un archivo externo que procese los datos. El cdigo es
interpretado por un servidor web con un mdulo de procesador de PHP que
genera la pgina Web resultante. PHP ha evolucionado por lo que ahora
incluye tambin una interfaz de lnea de comandos que puede ser usada en

29

aplicaciones grficas independientes. Puede ser usado en la mayora de los

servidores web al igual que en casi todos los sistemas operativos y
plataformas sin ningn costo.
Base de datos
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que
pertenecen al mismo contexto almacenados sistemticamente para su
posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base
de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en
papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo
tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de
las bases de datos tienen formato electrnico, que ofrece un amplio rango de
soluciones al problema de almacenar datos.
Appserv
Appserv es una herramienta Open Source para Windows con Apache,
MySQL, PHP y otras adiciones, en la cual estas aplicaciones se configuran
en forma automtica, lo que permite ejecutar un servidor web completo.
Open Source
Open Source significa que la persona que quiera puede usar y
modificar MySQL. Cualquiera puede descargar el software de MySQL de
Internet y usarlo sin pagar por ello. Inclusive, cualquiera que lo necesite
puede estudiar el cdigo fuente y cambiarlo de acuerdo a sus necesidades.
MySQL usa la licencia GPL (Licencia Pblica General GNU), para definir qu
es lo que se puede y no se puede hacer con el software para diferentes
situaciones. Sin embargo, si uno est incmodo con la licencia GPL o tiene
la necesidad de incorporar cdigo de MySQL en una aplicacin comercial es
posible comprar una versin de MySQL con una licencia comercial. Para
30

mayor informacin, ver la pgina oficial de MySQL en la cual se proporciona

mayor informacin acerca de los tipos de licencias.
Servidor HTTP Apache
El servidor HTTP Apache es un servidor web HTTP de cdigo abierto,
para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Microsoft Windows,
Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.1 y la nocin de sitio
virtual. Cuando comenz su desarrollo en 1995 se bas inicialmente en
cdigo del popular NCSA HTTPd 1.3, pero ms tarde fue reescrito por
completo. Su nombre se debe a que Behelendorf quera que tuviese la
connotacin de algo que es firme y enrgico pero no agresivo, y la tribu
Apache fue la ltima en rendirse al que pronto se convertira en gobierno de
EEUU, y en esos momentos la preocupacin de su grupo era que llegasen
las empresas y "civilizasen" el paisaje que haban creado los primeros
ingenieros de internet. Adems Apache consista solamente en un conjunto
de parches a aplicar al servidor de NCSA. En ingls, a patchy server (un
servidor "parcheado") suena igual que Apache Server.
El servidor Apache se desarrolla dentro del proyecto HTTP Server
(httpd) de la Apache Software Foundation.
MySQL
MySQL es el servidor de bases de datos relacionales ms popular,
desarrollado y proporcionado por MySQL AB. MySQL AB es una empresa
cuyo negocio consiste en proporcionar servicios en torno al servidor de
bases de datos MySQL. MySQL es un sistema de administracin de bases
de datos relacionales.
Una base de datos relacional almacena los datos en tablas separadas
en lugar de poner todos los datos en un solo lugar. Esto agrega velocidad y
31

flexibilidad. Las tablas son enlazadas al definir relaciones que hacen posible
combinar datos de varias tablas cuando se necesitan consultar datos. La
parte SQL de "MySQL" significa "Lenguaje Estructurado de Consulta", y es el
lenguaje ms usado y estandarizado para acceder a bases de datos
relacionales.
phpMyAdmin
phpMyAdmin es una herramienta escrita en PHP con la intencin de
manejar la administracin de MySQL a travs de pginas web, utilizando
Internet. Actualmente puede crear y eliminar Bases de Datos, crear, eliminar
y alterar tablas, borrar, editar y aadir campos, ejecutar cualquier sentencia
SQL, administrar claves en campos, administrar privilegios, exportar datos
en varios formatos y est disponible en 62 idiomas. Se encuentra disponible
bajo la licencia GPL Versin 2.
Este proyecto se encuentra vigente desde el ao 1998, siendo el
mejor evaluado en la comunidad de descargas de SourceForge.net como la
descarga del mes de diciembre del 2002. Como esta herramienta corre en
mquinas con Servidores Webs y Soporte de PHP y MySQL, la tecnologa
utilizada ha ido variando durante su desarrollo.

32

Bases legales
Segn lo establecido en la ley de tecnologa de Informacin:
Neutralidad tecnolgica
Artculo 12. El Poder Pblico podr hacer uso de cualquier tipo de
tecnologa de informacin para el logro de sus fines de conformidad con lo
establecido en la presente Ley.
Actualizacin tecnolgica
Artculo 18. Los rganos y entes del Poder Pblico podrn incorporar
tecnologas de informacin y emplear cualquier medio electrnico,
informtico, magntico, ptico o telemtico para el cumplimiento de sus
fines. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la
misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
requisitos exigidos por las leyes que regulan la materia y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
Sistemas de informacin integrados
Artculo 30. Los rganos y entes del Poder Pblico, rectores en la
materia

de

su

competencia,

crearn

un

sistema

de

informacin

automatizado, gil y de fcil acceso que sirva de apoyo al funcionamiento de

los servicios de atencin al pblico, disponible para el organismo, para la
prestacin misma del servicio, para el personal asignado a los mismos y, en
general, para cualquier funcionario de otros organismos, a los fines de
integrar y compartir la informacin, propiciando la coordinacin y
colaboracin entre los rganos y entes del Poder Pblico
Por su parte la Ley Orgnica de Ciencia y Tecnologa e Innovacin
expone lo Siguiente:

33

ARTICULO N 1: Plantea: "la presente ley tiene por objeto desarrollar

los principios orientadores que en materia de ciencia y tecnologa e
innovacin y sus aplicaciones, establece la constitucin de la repblica
bolivariana de Venezuela, organizar el sistema nacional de ciencia,
tecnologa e innovacin, definir los lineamientos que orientaran las polticas y
estrategias para la actividad cientfica, tecnolgica, de innovacin y sus
aplicaciones, con la implantacin de mecanismos institucionales y operativos
para la promocin, estmulo y fomento de la investigacin cientfico, la
apropiacin social del cocimiento y la transferencia e innovacin tecnolgica,
a fin de fomentar la capacidad para la generacin, uso y circulacin del
conocimiento e impulsar el desarrollo nacional."
ARTICULO N 5. "las actividades de ciencia, tecnologa, innovacin y
sus aplicaciones, as como, la til izacin de los resultados, deben estar
encaminadas a contribuir con el bienestar de la humanidad, la reduccin de
la pobreza, el respeto a la dignidad, a los derechos humanos y la
preservacin del ambiente.

34

FASE III
MARCO METODOLGICO
Tipo y Diseo de Investigacin:
El tipo de investigacin utilizada en este estudio es la investigacin
descriptiva, Sabino (1986:51), define la investigacin descriptiva como La
investigacin de tipo descriptiva trabaja sobre realidades de hechos, y su
caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta.
Para la investigacin descriptiva, su preocupacin primordial radica en
descubrir algunas caractersticas fundamentales de conjuntos homogneos
de fenmenos, utilizando criterios sistemticos que permitan poner de
manifiesto su estructura o comportamiento. De esta forma se pueden
obtener las notas que caracterizan a la realidad estudiada. Los
investigadores consideraron til esta investigacin porque describe de
manera detallada lo que se observa en el momento, adems se considera
que tiene un nivel de profundidad intermedio lo cual aumenta los
conocimientos.
Existen diversos tipos de investigacin dependiendo del mtodo y de
los fines que se quieran alcanzar, dentro de esa categora se ubica la
investigacin documental En la abundante literatura existente sobre la
tcnica de investigacin documental, Baena (1985) define La investigacin
documental es una tcnica que consiste en la seleccin y recopilacin de
informacin por medio de la lectura y crtica de documentos y materiales
bibliogrficos, de bibliotecas, hemerotecas, centros de documentacin e
informacin; se consider til este tipo de investigacin debido a que para
poder realizar este estudio, los investigadores con el propsito de
profundizar y ampliar el conocimiento, buscaron referencias bibliogrficas
referentes al tema de estudio.
35

Adems se utiliz la investigacin de campo la cual es definida por

Sabino (1.992); como aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando
los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad, durante el
trabajo concreto del investigador y sus equipos. Estos datos obtenidos
directamente de la experiencia emprica, denominacin que alude el hecho
que son datos de primera, originales, productos de una investigacin en
curso, sin la intermediacin de ninguna naturaleza; para el desarrollo de este
estudio se utiliz la investigacin de campo debido a que nos permite
interactuar de forma directa con el usuario en el rea donde se presenta la
problemtica.

36

Poblacin
Segn Tamayo y Tamayo (2002:176). La poblacin se define como la
totalidad de un fenmeno de estudio que incluye la totalidad de unidades de
anlisis o entidades de poblacin que integra dicho fenmeno y que debe
cuantificarse para determinar un estudio. La poblacin est conformada por
el personal activo que est directamente implcito en el tema de
investigacin.

La poblacin beneficiada con la realizacin del sistema automatizado

para el registro y control de los libros en la biblioteca Dr. Jos Gregorio
Hernndez de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la fuerza
Armada nacional Bolivariana est conformada por un total aproximado de
2217 estudiantes y 635 profesores siendo esta un tipo de poblacin finita ya
que esta es la agrupacin en que se conoce la cantidad de unidades que la
integran, adems que existen un registro documental de dichas unidades.

37

Muestra:
Segn

Balestrini,

M.

(1997:128),

la

muestra

"es una

parte

representativa de una poblacin cuyas caractersticas deben producirse en

ella lo ms exactamente posible". Asimismo, Tamayo y Tamayo (2001:213),
define la muestra como "el principio de que las partes o subconjuntos
representan un todo y por lo tanto reflejan las caractersticas que definen la
poblacin de la cual fue extrada, lo cual indica que es representativa". En la
realizacin de esta investigacin no se tom ninguna muestra, debido a que
la poblacin es finita.

38

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Para el desarrollo de la investigacin se emplearon como tcnica la

observacin directa, Balestrini, M (1998:73), define la observacin directa
como La utilizacin de los sentidos para la percepcin de los
acontecimientos que se encuentran en el entorno, o son de inters para el
investigador, se evidencia entonces que la aplicacin de la observacin
directa permiti a los investigadores interactuar con el sistema actual para
as verificar su funcionamiento, posibles fallas y mejoras, con el fin de utilizar
esta informacin para la elaboracin del nuevo sistema.
Asimismo se utiliz la entrevista no estructurada, Segn Hurtado, J.
(2010) Consiste en formular preguntas de manera libre con base a las
respuestas que va dando el interrogado. Permitir obtener datos sin recurrir
39

a la ayuda de tcnicas especiales, para la aplicacin de este mtodo se

realizaran entrevistas bsicas con el personal involucrado para llevar a cabo
los debidos procedimientos, se consider importante el uso de este tipo de
entrevista porque se realiza de manera inmediata, ahorrando tiempo.

Metodologa de Kendall y Kendall:

Segn la metodologa de Kendall & Kendall el ciclo de vida de un
sistema consta de siete partes: siendo la primera la identificacin del
problema, la segunda identificacin de requisitos de informacin, la tercera
es el anlisis de las necesidades del sistema, la cuarta es el diseo del
sistema recomendado, la quinta desarrollo y documentacin del sistema, la
sexta prueba y mantenimiento y la ltima implementacin y evaluacin. Cada
fase se explica por separado pero nunca se realizan como pasos aislados,
ms bien es posible que algunas actividades se realicen de manera
simultnea, y algunas de ellas podran repetirse.
FASE I: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos
En la primera fase el analista es el encargado de identificar los
problemas

de

la

organizacin,

detallarlos,

examinar,

evaluar

las

oportunidades y objetivos.
El analista debe identificar y evaluar los problemas existentes en la
organizacin de manera crtica y precisa. Mayormente los problemas son
detectados por alguien ms y es cuando el analista es solicitado a fin de
precisarlos.
La Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza
Armada Bolivariana no se escapa al trabajo manual que se realiza en los
departamentos, entre el cual se encuentra la biblioteca Dr. Jos Gregorio
Hernndez, en la misma existe un sistema manual para la entrega y
bsqueda de material bibliogrfico, revistas, tesis entre otros, esta bsqueda
genera prdida de tiempo y extravo de informacin, por tal razn se requiere

40

la implantacin de un Sistema Automatizado para el registro y control de

libros para una mejor eficiencia de la misma.
FASE II: Determinacin de los requerimientos de informacin
En esta fase el analista se esfuerza por comprender la informacin
que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Entre las
herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de
informacin de un negocio se encuentran mtodos interactivos como las
entrevistas, los muestreos, la investigacin de datos impresos y la aplicacin
de cuestionarios; mtodos que no interfieren con el usuario como la
observacin del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones
y sus entornos e oficina, al igual que mtodos de amplio alcance como la
elaboracin de prototipos.
A travs de la observacin directa y la entrevista no estructurada,
aplicada en la biblioteca de la Universidad Nacional Experimental Politcnica
de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo, los investigadores
observaron que en la misma se presentan una serie de problemticas en
cuanto al registro y control de libros en su sistema manual, algunas de ellas
fueron: prdida de tiempo, grado de inseguridad de la informacin, dificultad
para conocer la descripcin de los libros entre otras. Es por ello que se
requiere de un sistema automatizado para el registro y control de libros de
dicha universidad, para un mejor y buen funcionamiento solventando las
necesidades de los usuarios.
FASE III: Anlisis de las necesidades
En esta fase el analista evala las dos fases anteriores, usa
herramientas y tcnicas como el uso de diagramas de flujo de datos para
graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio
en una forma grfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos

41

se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en

el sistema as como sus respectivas especificaciones.
El analista prepara en esta fase, una propuesta de sistemas que sintetiza
sus hallazgos, proporciona un anlisis de costo/beneficio de las alternativas
y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer.
Los investigadores utilizaron tcnicas para as visualizar los procesos
del Sistema Automatizado para el Registro y Control de Libros

de la

Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de las

Fuerzas Armada Nacional Bolivariana Ncleo Trujillo entre las tcnicas se
utilizaron diagramas de flujo de datos para as poder explicar la entradas,
procesos y salidas del sistema antes mencionado, de una forma
estructurada, en esta fase se trabaj de forma organizada la informacin
perteneciente al sistema para dar una precisin de los datos que maneja
dicho sistema, de esta manera se toma en cuenta los beneficios que ofrece
el sistema automatizado para el registro y control de los libros a los usuario
de la misma .
FASE IV: Diseo del sistema recomendado
En esta fase el analista utiliza la informacin recopilada en las
primeras fases para realizar el diseo lgico del sistema de informacin.
El analista disea procedimientos precisos para la captura de datos
que aseguran que los datos que ingresen al sistema de informacin sean
correctos. Facilita la entrada eficiente de datos al sistema de informacin
mediantes tcnicas adecuadas de diseo de formularios y pantallas. La
concepcin de la interfaz de usuario forma parte del diseo lgico del
sistema de informacin. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por
tanto es sumamente importante.

42

Tambin incluye el diseo de archivos o bases de datos que

almacenarn gran parte de los datos indispensables para los encargados de
tomar las decisiones en la organizacin. En esta fase el analista interacta
con los usuarios para disear la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga
las necesidades de informacin de estos ltimos. Finalmente el analista
debe disear controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema
y a los datos y producir paquetes de especificaciones de programa para los
programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la
salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento.
Se realiza el

diseo del sistema por medio de un prototipo,

observando as los requisitos y funciones de este, para que de esta manera

los investigadores puedan resolver los problemas identificados en el anlisis
previo, adems se disean procedimientos y se establece la manipulacin
de datos que requiere el sistema para la gestin y confiabilidad de los datos
por medio de la interfaz de usuario; los investigadores parten a realizar el
diseo de la base de datos del sistema automatizado para el registro y
control de los libros, interactuando los investigadores con los usuarios para
as poder satisfacer las necesidades de informacin en el sistema
mencionado.
FASE V: Desarrollo y documentacin del software
En la quinta fase del ciclo del desarrollo de sistemas, el analista
trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar
cualquier software original necesario. Entre las tcnicas estructuradas para
disear y documentar software se encuentran los diagramas de estructuras,
los diagramas de Nassi-Shneiderman y el pseudocdigo.
Durante esta fase el analista trabaja con los usuarios para desarrollar
documentacin efectiva para el software, como manuales de procedimientos,
43

ayuda en lnea y sitios web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes

en archivos lame que se integrarn al nuevo software
La documentacin indica a los usuarios cmo utilizar el sistema y qu
hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso.
Los programadores desempean un rol clave en esta fase porque
disean, codifican y eliminan errores sintcticos de los programas de
cmputo.
Se elabora la documentacin adecuada para el sistema automatizado
para el registro y control de los libros, realizando un manual que explica a
profundidad todo el funcionamiento del sistema, de tal manera que los
usuarios de dicho sistema puedan obtener un conjunto de informacin que
pueda explicar o ayudar a los usuarios con preguntas preocupantes o
algunos problemas que puedan ser solucionados mediante el uso de la
documentacin, adems es un instrumento para ensear a los usuarios
como interactuar con el sistema y el funcionamiento del mismo, siendo
obtenida mediante dicha documentacin.
FASE VI: Prueba y mantenimiento del sistema
Antes de poner en funcionamiento el sistema es necesario probarlo es
mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se
entregue a los usuarios.
Una parte de la pruebas la realizan los programadores solos, y otra la
llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se
realizan las pruebas con datos de muestra para determinar con precisin
cules son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales
del sistema actual.

44

El mantenimiento del sistema de informacin y su documentacin

empiezan en esta fase y se llevan de manera rutinaria durante toda su vida
til.
Despus del desarrollo del sistema automatizado para el registro y
control de los libros de la biblioteca de la universidad nacional experimental
politcnica de las fuerzas armada nacional bolivariana ncleo Trujillo se
realizaron algunas pruebas antes de su puesta en marcha, de esta manera
se pudo observar si el sistema presentaba fallas durante su funcionamiento,
para as poder corregirlos a tiempo. Siendo de gran importancia el monitoreo
del sistema y el mantenimiento del mismo
FASE VII: Implementacin y evaluacin del sistema
Esta es la ltima fase del desarrollo de sistemas, y aqu el analista
participa en la implementacin del sistema de informacin. En esta fase se
capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitacin la
imparten los fabricantes, pero la supervisin de sta es responsabilidad del
analista de sistemas.
Se menciona la evaluacin como la fase final del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas principalmente en reas del debate. En realidad, la
evaluacin se lleva a cabo durante cada una de las fases.
El trabajo de sistemas es cclico, cuando un analista termina una fase
del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un
problema podra obligar a regresar a la fase previa y modificar el trabajo
realizado.
Los investigadores realizaron la implantacin del sistema desarrollado
en la Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental Politcnica De La
Fuerza Armada Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo, adems se ejecut
45

dicho sistema completamente para mostrar el funcionamiento del mismo,

dando la capacitacin necesaria al personal que trabaja en dicha biblioteca.
Posteriormente se realiz una evaluacin para conocer a cabalidad si se
solventaron las necesidades y si se logr satisfacer con lo requerido.

FASE IV
Anlisis y Discusin de los resultados
De acuerdo a la informacin suministrada por el personal que labora
en la biblioteca a travs de una entrevista no estructurada se evidencio la
necesidad de implementar un sistema automatizado para el registro y control
de libros de la biblioteca ya que la actual se hace de manera manual lo que
produce prdida de tiempo; dificultad para conocer

la cantidad de un

determinado libro existente, en caso de que dos o ms personas requieran

del mismo, as como tambin el tiempo que genera el registrar nuevos libros
con sus respectivas caractersticas entre otros.
La

implementacin

del

sistema

arrojo

resultados

positivos,

permitiendo tanto al personal de la biblioteca como a los usuarios el uso de

46

una serie de procesos de manera eficiente y eficaz, es funcional ya que

registra libros y lleva un control de los mismos, es seguro ya que para
acceder a l permite ingresar un nombre de usuario y una clave. Adems
permite la bsqueda

de los libros de forma rpida, mostrando las

caractersticas de cada uno, como: ttulo, autor, cota, descripcin, ejemplares

y la ubicacin de estos (estantes), as como tambin genera un reporte de
los libros registrados en el sistema pudiendo imprimir dicho reporte.

FASE V
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusin
Para la implementacin del sistema se puso en marcha el alcance de
algunos objetivos. De acuerdo con el primer objetivo: Diagnosticar la
necesidad para la creacin de un sistema automatizado para el registro y
control de libros de la Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la
Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada
Nacional Bolivariana, Ncleo Trujillo. En este sentido se realiz una visita a
la biblioteca de dicha institucin donde se aplic una observacin directa,
permitiendo a los investigadores interactuar con el sistema anteriormente
utilizado, lo que permiti detectar las siguientes problemticas: el tiempo que

47

tarda el personal encargado de la biblioteca en buscar un libro, debido a que

el registro de los mismos se encuentra plasmado en una lista; dificultad para
conocer la cantidad de un determinado libro existente, as como tambin el
tiempo que genera el registrar nuevos libros con sus respectivas
caractersticas; dificultad para conocer la descripcin de los libros; el tiempo
que demoran los usuarios esperando su turno para ser atendidos y el grado
de seguridad de la informacin plasmada. Del mismo modo se aplic una
entrevista no estructurada, utilizando como instrumento una cmara de video
para llevar un control de las respuestas obtenidas, algunas interrogantes
fueron: Cmo son los procesos de registro y control en la biblioteca?,
Cada cunto visitas la biblioteca y Por qu?, entre otros, demostrando as
la necesidad que requiere la biblioteca.
De acuerdo

al segundo objetivo: Planificar las actividades que

permitan la creacin del Sistema Automatizado para el Registro y Control de

Libros de la Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez de la Universidad
Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana. En funcin de lo antes expuesto, se elabor un cronograma de
actividades con el fin de atender las necesidades de

implementar un

sistema automatizado en sustitucin del sistema manual.

Asimismo el tercer objetivo: Ejecutar el Sistema Automatizado para el
Registro y Control de Libros de la Biblioteca Dr. Jos Gregorio Hernndez
de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada
Nacional Bolivariana. De este modo al concluir el proyecto comunitario, el
equipo investigador logro satisfactoriamente

la creacin de un sistema

automatizado cumpliendo a cabalidad con lo planificado arrojando como

resultado la rapidez, seguridad y eficiencia, para el buen funcionamiento de

48

esta; logrando solventar las necesidades, haciendo de esta un espacio que

brinda una atencin acorde con las necesidades de los usuarios.
Recomendaciones
Es importante la actualizacin permanente que se le de al sistema
automatizado para el registro y control de libros
Capacitar al personal autorizado para que utilice el sistema
automatizado correctamente.
Que

los

profesores

motiven

constantemente la biblioteca, ya

sus

estudiantes

visitar

que esta permite enriquecer los

conocimientos.
Realizar constantemente mejoras a fin de prestar un mejor servicio a
la comunidad.
Gestionar ante las autoridades para la dotacin de textos de las
carreras que se desarrollan en la UNEFA, ncleo Trujillo.
Que las materias de metodologa de investigacin, implantacin
pertenezcan a los primeros semestres de la carrera de ingeniera de
sistemas.

49

Referencias Bibliogrficas

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Documental. Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Balestrini M. (1987) Procedimientos Tcnicos de la Investigacin
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proceso

de

Reclutamiento y Seleccin de Personal en la empresa Balgres,

C.A. Universidad Santa Mara.

Anexos

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BSQUEDA

TTULO DEL LIBRO

VERIFICACIN
NO

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SI
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FIN

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