CUADERNO

DE TRABAJO

ASISTENTE LOGSTICO
Gerencia de Informacin y Educacin Electoral

CONTENIDO

Presentacin

Siglas

Asistente logstico

mbito de trabajo del asistente logstico

Sistema de gestin de la calidad

Logstica

24

Cuaderno de Trabajo

PRESENTACIN

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene

a su cargo la planificacin, la organizacin y la ejecucin
de los procesos electorales en todo el pas. Por tal motivo,
se conforman temporalmente las Oficinas Descentralizadas
de Procesos Electorales (ODPE) con el fin de ejecutar las
actividades necesarias para el desarrollo de las elecciones
en cada circunscripcin.
En este marco, el asistente logstico tiene en el cuaderno de
trabajo un material de apoyo para la ejecucin de sus tareas.
El contenido temtico se encuentra organizado en funcin
de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad que se
ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza.
El rea de Capacitacin Electoral (ACE) de la Gerencia de
Informacin y Educacin Electoral (GIEE) ha elaborado
este material para ser utilizado durante el desarrollo de
la capacitacin y recomienda su uso a lo largo del proceso
electoral a manera de consulta.

Gerencia de Informacin y Educacin Electoral

Cuaderno de Trabajo

SIGLAS

ACE

rea de Capacitacin Electoral

ADRH

Analista de Recursos Humanos

ADS

Adjudicacin directa selectiva

AMC

Adjudicacin de menor cuanta

CAODPE

Coordinador Administrativo de la ODPE

CCP

Coordinador de Centro Poblado

CCPP

Centro Poblado

CD

Coordinador distrital

CO

Coordinador de operaciones

CEP

Comit Especial Permanente

CLV

Coordinador de local de votacin

CN

Cuadro de necesidades

COA

Confrontacin de operaciones autodeclaradas

CPO

Capacitacin del personal ODPE y ONPE

CV

Currculum vitae

DJ

Declaracin jurada

ECD

Encargado de cmputo descentralizado

EPOM

Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

GAD

Gerencia de Administracin

GAJ

Gerencia de Asesora Jurdica

GCPH

Gerencia Corporativa de Potencial Humano

GCRC

Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas

GGE

Gerencia de Gestin Electoral

GIEE

Gerencia de Informacin y Educacin Electoral

GITE

Gerencia de Informtica y Tecnologa Electoral

GOECOR

Gerencia de Organizacin Electoral y Coordinacin Regional

GPP

Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

IGV

Impuesto general a las ventas

Cuaderno de Trabajo

JEE

International Standard Organization (Organizacin

Internacional de Normalizacin)
Jurado Electoral Especial

JNE

Jurado Nacional de Elecciones

JODPE

Jefe de la ODPE

LCE

Ley de Contrataciones del Estado

LOE

Ley N 26859, Ley Orgnica de Elecciones

O/C

Orden de compra

OD

Otros documentos

ODPE

Oficina Descentralizada de Procesos Electorales

ONPE

Oficina Nacional de Procesos Electorales

O/S

Orden de servicio

OSCE

Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

PAC

Plan anual de contrataciones

P/C

Pedido de compra

P/S

Pedido de servicio

REDAM

Registro de Deudores Alimentarios Morosos

RLCE

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

ROP

Registro de Organizacin Poltica

SAJE

Sistema Automatizado de Jornada Electoral

SEA

Sistema de Escrutinio Automatizado

SEACE

Sistema Electrnico de las Contrataciones del Estado

SGCP

Subgerencia de Comunicaciones y Prensa

SIAF

Sistema integrado de administracin financiera

SIRC

Sistema integral de rendicin de cuentas

SUNAT

Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

TdT

Tcnico de transmisin

TR

Trminos de referencia

UIT

Unidad impositiva tributaria vigente

VE

Voto electrnico

ISO

Importante

Oficina nacional de procesos electorales

ASISTENTE LOGSTICO

En la estructura organizativa de la Oficina Descentralizada de Procesos Electorales

(ODPE), el asistente logstico depende directamente del administrador, a quien
apoya en la realizacin de los actos preparatorios (indagaciones, estudios de
mercado y consolidacin de expedientes), la ejecucin de los procesos de seleccin
y la atencin de requerimientos de bienes y servicios.
Asimismo, lo apoya en la elaboracin y revisin de proyectos de contratos, al igual
que en la recepcin, el ingreso de informacin al SEACE, el ordenamiento y control
del almacn administrativo.

Cuaderno de Trabajo

MBITO DE TRABAJO
DEL ASISTENTE LOGSTICO
El asistente logstico tiene como mbito de trabajo la circunscripcin de una Oficina
Descentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudades
capitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y se
comunica de manera permanente con el administrador o coordinador administrativo.

Jefe de ODPE/ORC

Coordinador de
capacitacin
Analista de recursos
humanos

Auxiliar de personal

Coordinador administrativo

Auxiliar administrativo
Asistente de
cmputo
descentralizado

Encargado de cmputo
descentralizado

Auxiliar tcnico D/N

Asistente de
microforma

Auxiliar de
cmputo
descentralizado

Digitalizador /
Digitador

Coordinador de prensa
Asistente de finanzas
Asistente logstico
Asistente legal
Auxiliar de operaciones

Coordinador de operaciones

Capacitador electoral

Asistente de oficina

Coordinador distrital o
coordinador de centro poblado

Coordinador de local de
votacin / Responsable de
local de votacin

Tcnico de
transmisin

Coordinador de mesa o
coordinador tcnico de mesa

Asistente
tcnico de local
de votacin

Coordinador de mesa T2
Auxiliar tcnico diurno y
nocturno distrital / CCPP
Fuente: Memorando N 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015

A continuacin, se presenta el sistema de gestin de la calidad y los procesos que se

ejecutan en la ODPE en los cuales participa el asistente logstico. Es importante identificar
las caractersticas especficas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los
procedimientos electorales establecidos y brindar as un servicio de calidad con el fin de
lograr las metas previstas.

Oficina nacional de procesos electorales

SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien
documentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las acciones
de la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica y
coordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento de
polticas y objetivos.
En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una
serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos
(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y
documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al
cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar
aquellos elementos que influyen en la satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados.
La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin de
la Calidad aplicado por los diferentes rganos
y controlado en todas las actividades que
impacten en el logro de la calidad y
por ende en la satisfaccin de los
diferentes actores electorales
durante su participacin
en los procesos electorales
dentro del marco que
establece la ley.

Cuaderno de Trabajo

10

Estrategias

La ONPE tiene lineamientos de poltica definidos, as como

objetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfaccin de
sus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizaciones
polticas y la ciudadana en general. Estas polticas y objetivos
estn alineados a los resultados permanentemente verificados
que como organizacin desea obtener.

Procesos

Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio de

calidad. Cada ODPE registra sus actividades y verifica que cada
accin se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.
Incorpora tambin actividades de seguimiento y control para la
operacin eficaz de los procesos y mejora continua.

Recursos

Se brindan el personal y el equipamiento necesarios para la

prestacin del servicio, as como el ambiente de trabajo y el
recurso financiero para realizar las actividades con calidad.

Estructura
organizacional

Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC se

sostienen sobre la base de una estructura de responsabilidades
definida, con funciones claras y orientadas por la poltica de
calidad.

Documentos

La ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,

formatos y la documentacin necesaria para la operacin eficaz
y eficiente de los procesos y, por ende, de la organizacin.

Oficina nacional de procesos electorales

La calidad se refiere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un cliente

o usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.
La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos para
implementar un sistema de gestin de la calidad que logre que la organizacin
acte de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que las
mejores organizaciones del mundo.

NOTA

Principios del sistema de gestin de la calidad

Participacin del
personal

Liderazgo
Enfoque
al cliente

Enfoque

alidad

de proceso

Enfoque de
sistema para la
gestin

Relaciones
mutuamente
beneficiosas con el

Mejora continua

Enfoque basado
en hechos para la
toma de decisiones

proveedor

Cuaderno de Trabajo

11

Beneficios de un sistema de gestin de la calidad

Los beneficios que aporta un sistema de gestin de la calidad podemos enfocarlos como
los beneficios propios para la organizacin en s y tambin como los beneficios para los
clientes.

Establecimiento, alineacin y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminacin de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales
que reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos
Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas

Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y clarificacin de sus responsabilidades,
que fomenten el trabajo en equipo
Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de confianza en
la ciudadana
Satisfaccin del cliente interno y externo

Reconocimiento nacional e internacional

12

Oficina nacional de procesos electorales

Ciclo PHVA
Es una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,
Hacer, Verificar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en la
red de procesos, la probabilidad de xito es mayor.

HACER

PLANEAR

Establecer los objetivos y procesos

necesarios para conseguir los
resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las polticas
de la empresa.

ACTUAR

Implementar los procesos.

P H
A V

Tomar acciones para mejorar

continuamente el desempeo.

VERIFICAR

Realizar el seguimiento de los

procesos respecto a polticas y
objetivos del producto e informa
los resultados.

Cuaderno de Trabajo

13

Poltica de la calidad
La poltica de la calidad define los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:
Reafirmar los valores
democrticos brindando
a la ciudadana, a las
organizaciones polticas y
de la sociedad civil servicios
acorde a sus requerimientos,
garantizando en su
prestacin el respeto a
los principios de igualdad,
transparencia y estricto
apego legal.

Mejorar continuamente
nuestros procesos internos
contando con personal
calificado y comprometido
con la mejora continua as
como con la tecnologa que
permita asegurar la eficacia
del Sistema de Gestin de
Calidad.

Objetivos de la calidad

1
2
14

Mejorar la satisfaccin del ciudadano, as como de las instituciones pblicas

y privadas, organizaciones polticas y de la sociedad civil, mediante el
cumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.

Mejorar la productividad mediante la reduccin sistemtica de los tiempos de

ciclo de los procesos internos.

Oficina nacional de procesos electorales

3
4

Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con las

buenas prcticas y el mejoramiento continuo de la institucin.

Mejorar la plataforma tecnolgica como soporte a la mejora institucional.

Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores de

acuerdo con los lineamientos de la poltica de calidad. Son nuestras
prcticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con los
valores democrticos requeridos.

NOTA

Cuaderno de Trabajo

15

Visin, misin de la ONPE

La poltica y los objetivos de calidad guardan estrecha relacin con la visin, la misin y los
valores institucionales.

Visin

Ser una institucin de excelencia que cuenta con la confianza

de la poblacin, promoviendo una cultura de valores
democrticos mediante el uso de tecnologa e innovacin.

Misin

Garantizar la obtencin de la genuina y libre expresin de

la voluntad popular para fortalecer la institucionalidad
democrtica.

Valores

16

Transparencia

Nuestras acciones son de conocimiento pblico y de acuerdo

con la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear confianza
y seguridad en la poblacin.

Compromiso

Nuestros esfuerzos estn orientados al fortalecimiento de la

democracia.

Honestidad

Somos garanta del respeto a las normas y a la voluntad

ciudadana expresada en las urnas.

Excelencia
de servicio

Buscamos generar valor pblico en cada uno de nuestros

servicios.

Integridad

Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.

Oficina nacional de procesos electorales

Dnde encuentro los documentos del

Sistema de Gestin de Calidad?
?

El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documental
y normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos de
calidad a travs de su correcta aplicacin.
Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranet
ingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga las
indicaciones mostradas a continuacin:

Cuaderno de Trabajo

17

Estructura de los documentos

El sistema de gestin de la calidad de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)
est regulado por documentos externos e internos.

Documentos externos
Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestin
de la ONPE.

Documentos internos
Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcados
dentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manuales
de gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.

Leyes, decretos, resoluciones,

normas, reglamentos que
regulan la gestin de la ONPE.

Polticas

SISTEMA DE
GESTIN

Directivas
Manuales de gestin
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Otros documentos

18

Oficina nacional de procesos electorales

Cmo participan las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales
de Coordinacin (ORC) en el sistema de gestin de la
calidad de la ONPE?
?

En el sistema de gestin de la calidad de la ONPE, las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinacin (ORC) participan de
la siguiente manera:

Cumpliendo lo establecido por la

poltica y los objetivos de calidad de
la ONPE.

Fortaleciendo las competencias y el

compromiso.

ODPE/ORC
Realizando controles y seguimiento a
sus actividades.

Trabajando por procesos y en equipo.

Tomando acciones para la mejora

continua del servicio.

Cuaderno de Trabajo

19

Cumpliendo lo establecido por la poltica y los objetivos de calidad

de la ONPE

El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.

Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando
garantas para el sufragio.

Fortaleciendo las competencias y el compromiso

El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prcticas y vela por
el cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de la
institucin.

Realizando controles y seguimiento a sus actividades

Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.
El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o
del centro poblado.

Trabajando por procesos y en equipo

Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identifican al proveedor
y los insumos necesarios para la realizacin del producto o servicio electoral.

Tomando acciones para la mejora continua del servicio

Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratacin de
personal idneo para el cargo y el trabajo por resultados.

20

Oficina nacional de procesos electorales

Procesos certificados
Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certificar bajo
los estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:

Verificacin y control de la informacin financiera de los partidos polticos

Sistema de cmputo electoral convencional

Gestin de las oficinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE

Capacitacin de personal ODPE y ONPE

Capacitacin de actores electorales

Conformacin de mesas de sufragio

Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva

Despliegue de material de sufragio

Jornada electoral

10

Repliegue de documentos y activos electorales

11

Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE

12

Asistencia tcnica

13

Educacin electoral

14

Verificacin de firmas

15

Archivo electoral

16

Contratacin de personal CAS

Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecido

en los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.
La consecucin de esta certificacin no hace sino ratificar el compromiso de nuestro
personal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuir
a la consolidacin de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadana, que es el
objetivo estratgico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para los
aos venideros.

La ONPE tiene como objetivo certificar todos los procesos electorales

dentro del marco del sistema de gestin de la calidad (SGC).

Cuaderno de Trabajo

21

22

Oficina nacional de procesos electorales

REQUISITOS

C
L
I
E
N
T
E
Producto o Servicio

Realizacin
del producto o
servicio

Medicin
anlisis mejora

Entorno - Normas - Proveedores - Marco jurdico

Gestin de
recursos

Responsabilidad
de la direccin

Sistema de Gestin de la Calidad

Mejora continua

SATISFACCIN

C
L
I
E
N
T
E

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BASADO EN PROCESOS

Procesos del sistema de gestin de la calidad en la ODPE

La rueda de procesos es una representacin grfica que refleja la estructura y relacin de
los diferentes procesos del SGC, en el que se identifica los siguientes tipos de procesos:
Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan
directamente con el cliente electoral.
Procesos de soporte: Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportndoles
los recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.

Implementacin
de la ODPE

CIO

C
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Cierre de la
ODPE

S S
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hu

Sistema de
cmputo
electoral

I
CAE

Capacitacin
de actores
electorales

ne

E
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LOG

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Rep ateria
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l
e

CO
M

Logstica

ica

D E

DMM

Co
m

un

Designacin
de miembros
de mesa

FIN

Finanzas

CMS

JEL

Jornada
electoral

DMS

Despliegue del
material de
sufragio

Conformacin
de mesas de
sufragio

D
C A L I

La ONPE implementa y certifica progresivamente nuevos procesos en el SGC

NOTA

Cuaderno de Trabajo

23

LOGSTICA (LOG)

TA R E A S D E L ASISTE N TE LO GSTICO
Las actividades que cumple el asistente logstico en el proceso
de implementacin de la ODPE se encuentran definidos en los
procedimientos. Es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el proceso con eficacia. A continuacin se presenta una
breve descripcin de las tareas.

Apoya al administrador o coordinador administrativo para atender los requerimientos

de bienes y servicios.

Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de seleccin y realiza valorizaciones

para atencin de cotizaciones, tales como indagaciones de mercado.

Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la finalidad de obtener los

mejores precios.

Elabora la solicitud del certificado de crdito presupuestal.

Elabora el documento para la aprobacin de los expedientes de contratacin.
Forma parte de los comits especiales que designe el jefe de la ODPE.
Elabora proyectos de contratos.
Realiza el ingreso de informacin al SEACE.
Elabora las rdenes de servicio y/o compra para su remisin al contratista.
Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO.
Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones directas
convenios marco.

24

Oficina nacional de procesos electorales

El proceso establece las actividades para la contratacin de bienes y servicios

en atencin a los requerimientos de manera oportuna.

Cuaderno de Trabajo

25

26

Oficina nacional de procesos electorales

Generacin de
requerimiento
de compra o
servicio

Requerimiento
de transferencia
de partidas

Fuentes para realizar

el EPOM

Estudio de
posibilidades
que ofrece el
mercado

Requerimiento
de habilitacin
presupuestal

Certificado
de crdito
presupuestal

Indagacin de mercado
Requerimiento de contrataciones a los proveedores
Evaluacin de cotizaciones

Anlisis y
evaluacin de
mercado

CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS MAYORES A 3 UIT

Generacin de
requerimiento de
compra o servicio

ENTRADA
Requerimiento de
bienes y servicios

CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS MENORES A 3 UIT

Aprobacin del
expediente de
contratacin

Elaboracin
y
aprobacin
de bases

Formalizacin
contractual

FLUJO DE LOGSTICA

SALIDA
Bien o servicio
adquirido

Formalizacin
contractual

Suscripcin
de documento
contractual

DOCUMENTOS DE LOG
El proceso de logstica (LOG) est sustentado en procedimientos, instructivos,
formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Contratacin de bienes y servicios

INSTRUCTIVO
Contratacin de bienes, servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos
de los procesos electorales y consultas populares

FORMATOS
Pedido de compra/ Servicio-ODPE
Autorizacin de transferencia de partidas - ODPE
Solicitud de cotizacin
Cuadro comparativo de precios
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - ODPE
Declaracin jurada de cumplimiento de TR
Autorizacin de certificacin de crdito presupuestario - ODPE
Orden de compra ODPE
Orden de servicio ODPE
Aprobacin de expediente - ODPE
Acta de instalacin y elaboracin de bases- ODPE
Aprobacin de bases - ODPE
Acta de evaluacin y otorgamiento de la buena pro

OTRO DOCUMENTO
Plan de accin para las ODPE

NOTA

Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de proceso

electoral.

Cuaderno de Trabajo

27

El proceso de logstica comprende el conjunto de actividades de la ODPE para la contratacin

de bienes y servicios en el marco de la ley orgnica de elecciones, la ley de contrataciones
del Estado y otras normas vinculadas a estos procesos.
En la contratacin de bienes y servicios pueden darse dos tipos de procesos:
1. Para la contratacin de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT.
2. Para la contratacin de bienes y servicios mayores a 3 UIT.

Contratacin de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT

En el primer caso, el proceso de contratacin de bienes y servicios implica el desarrollo de
las siguientes actividades y fases:

Generacin del requerimiento compra o servicio

Anlisis y evaluacin del mercado
Requerimiento de habilitacin presupuestal
Formalizacin contractual

28

Oficina nacional de procesos electorales

Generacin del requerimiento compra/servicio

Para la generacin del requerimiento de compra/servicio, se elabora el pedido en el formato
correspondiente, previa verificacin de la disponibilidad de los recursos. A este documento
se adjuntan los trminos de referencia (si se trata de servicios) o las especificaciones
tcnicas (si se trata de adquisicin de bienes). Tanto los trminos de referencia como las
especificaciones tcnicas deben contener plazos, lugar, oportunidad de ejecucin u otra
informacin relevante.
En caso de que el bien o servicio no haya estado programado o su valor supere el 20%
del valor establecido en el cuadro de necesidades, se solicita autorizacin para realizar
transferencia de partidas.

Anlisis y evaluacin del mercado

Se realiza sobre la base del pedido, los trminos de referencia o las especificaciones tcnicas.
El anlisis y evaluacin del mercado se inicia con la remisin de solicitudes de cotizacin a
los proveedores potenciales del bien o servicio que cumplan con los requisitos.
Las cotizaciones dentro de los plazos establecidos son revisadas con la finalidad de verificar
que cumplan con las condiciones sealadas en los trminos de referencia o especificaciones
tcnicas.

Cuaderno de Trabajo

29

Evaluacin de las cotizaciones

Para la evaluacin de las cotizaciones, se consideran nicamente aquellas que cumplen los
requerimientos tcnicos mnimos (RTM).
Con base en dos o ms cotizaciones que cumplan con los RTM, se determina el valor de la
contratacin. En caso de imposibilidad de contar con dos cotizaciones como mnimo (por
ampliacin de plazos u otro motivo), el valor de la cotizacin se determina a partir de una
sola cotizacin que cumpla con los RTM.

Requerimiento de habilitacin presupuestal

Una vez definido el valor de contratacin se solicita la certificacin de crdito presupuestario.

Formalizacin contractual
La relacin contractual con los proveedores se formaliza mediante la notificacin de la
orden de servicio (si se trata de contratacin de servicios) o la orden de compra (si se trata
de la compra de un bien).
Dependiendo de la complejidad, sofisticacin, especializacin o trascendencia del objeto de la
contratacin, la formalizacin contractual puede realizarse mediante la firma de un contrato.
En este caso el proveedor adjudicatario debe entregar algunos documentos adicionales (copia
simple de la vigencia de poder del representante legal de la empresa o copia de la partida
registral que acredite a propiedad del inmueble en caso de tratarse de un alquiler.)

Contratacin de bienes y servicios mayores a 3 UIT

En el caso de estas contrataciones, el proceso correspondiente comprende la ejecucin de
las siguientes actividades o fases:
Generacin del requerimiento compra/servicio
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado-EPOM
Certificado de crdito presupuestario
Elaboracin y aprobacin de bases
Formalizacin contractual

Generacin del requerimiento compra/servicio

Al igual que en el caso anterior, la elaboracin del requerimiento de compra/servicio implica
la elaboracin del pedido, la verificacin de la programacin del pedido en el presupuesto
analtico y la formulacin de los trminos de referencia o de las especificaciones tcnicas
segn corresponde.
En caso que el pedido no se haya programado o su valor referencial exceda el 20% del
valor calculado en el cuadro de necesidades, se solicita autorizacin para la transferencia
de partida. Si esta solicitud es aceptada, es evaluada y el resultado se comunica a la ODPE
junto con las especificaciones necesarias

30

Oficina nacional de procesos electorales

Estudio de posibilidades que ofrece el mercado -EPOM

Este estudio se elabora finalizado el plazo para la recepcin de cotizaciones, sobre la base
del pedido, los trminos de referencia y las especificaciones tcnicas segn corresponde.
Adems, este estudio debe sustentarse en dos fuentes como mnimo.
Una de las fuentes deben constituirla los proveedores potenciales a quienes se les enva
la solicitud de cotizacin. El plazo para la elaboracin del EPOM puede ser en este caso de
uno, dos y tres das desde el envo de las solicitudes de cotizacin.
La segunda fuente pueden constituirla los precios histricos, el SEACE, la pgina web,
catlogos, etc.
El estudio de posibilidades que ofrece el mercado es elaborado luego de culminado el plazo
para la recepcin de cotizaciones, el valor referencial del proceso de seleccin es el menor
monto obtenido de dos fuentes referenciales como mnimo. Solo en casos justificados, el
valor se determina a partir de una sola fuente.

Certificado de crdito presupuestario

De acuerdo con el valor referencial determinado en el estudio de posibilidades que ofrece
el mercado-EPOM, se solicita la certificacin del crdito presupuestario.

Aprobacin del expediente de contratacin

La aprobacin del expediente es realizado por el jefe de la ODPE y posteriormente revisado
por un comit designado para este fin, denominado Comit Especial Permanente.

Elaboracin y aprobacin de bases

Esta actividad se inicia con la instalacin del Comit Especial Permanente y la elaboracin
del acta correspondiente: Acta de Instalacin y elaboracin de bases. Seguidamente se
elaboran las bases segn las bases estandarizadas de la OSCE y se solicita su aprobacin
en el menor tiempo posible.
La aprobacin de las bases se realiza teniendo en cuenta la informacin tcnica y econmica
contenida en el expediente de contratacin.
Contando con el expediente aprobado y revisado y las bases aprobadas, se ejecuta el proceso
de seleccin de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y se
elabora el expediente de contratacin una vez consentida la buena pro.

Formalizacin contractual
Para los casos de adjudicacin de menor cuanta, la formalizacin se realiza mediante la
emisin de la orden de servicio u orden de compra segn corresponde. En casos de alquiler
de local s se requiere la suscripcin de un contrato.
El proveedor seleccionado debe ser notificado en un plazo no mayor a cuatro das hbiles
siguientes a la presentacin.

Cuaderno de Trabajo

31

Adquisicin de tiles de escritorio bajo la modalidad de convenio marco de ser

el caso
El caso de adquisicin de tiles se realiza mediante una verificacin en la plataforma de
SEACE, las fichas producto que conforman Convenio Marco de tiles de escritorio, del cual
selecciona los bienes a adquirir.

Convenio Marco es la modalidad de seleccin mediante la cual el

Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) selecciona
a aquellos proveedores con que las entidades pblicas deben contratar
de manera inmediata y sin mediar un proceso de seleccin.

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LOGSTICA

En consecuencia la logstica consiste en lo siguiente:

Recibir el requerimiento de
bienes y servicios

Evaluacin del mercado

Bien o servicio adquirido

Formalizacin contractual

Cuaderno de Trabajo

33

Caso prctico

Escribe verdadero (V) o falso (F) segn la actividad que le corresponde al asistente logstico
en el marco del proceso logstico.

34

Atiendelos requerimientos de bienes y servicios.

( )

Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de seleccin y realiza

valorizaciones para atencin de cotizaciones, tales como indagaciones
de mercado.

( )

Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la finalidad

de obtener los mejores precios.

( )

Elaborala solicitud del certificado de crdito presupuestal.

( )

Elabora el documento para la aprobacin de los expedientes de

contratacin.()

( )

Forma parte de los comits especiales que designe el jefe de la ODPE.

( )

Elabora proyectos de contratos.

( )

Realiza el ingreso de informacin al SEACE.

( )

Elabora las rdenes de servicio y/o compra para su remisin al

contratista.

( )

Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO.

( )

Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones

directas y convenios marco.

( )

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